Определи мисията и финансовия си план

Преди да резервирате място или да отпечатате един лист, запитайте се: какъв конкретен резултат искате? Дали да се съберат $ 10 000 за местна хранителна банка, да се съберат 500 палта за бездомни приюти, или да се повиши осведомеността за медицинска фондация? Напишете основната си цел и две или три вторични цели. Тази яснота ще ръководи всяко решение, което правите и да се предотврати обхвата пълзене, което духа бюджета си.

С вашите цели заключени, създаване на общ бюджет. Изброете всеки възможен разход: наем на наем, разрешителни, застраховки, декорации, аудио-визуално оборудване, печат, кетъринг, забавление, персонал, и неофициално финансиране (обикновено 10 .15% от общите разходи). Използвайте електронна таблица, за да следите двете прогнозни и действителните разходи. Изследователски средни разходи във вашия район за общи елементи. Например, основна PA система на наем може да струва $200 .$500, докато местна банда може да таксува $500 . $1,500. Знаейки тези номера ви помага да преговаряте и приоритизирате.

За да запазите бюджета си реалистична, отделна нужда от желания. Седящата вечеря с сервитьорите е желание; печеният картофен бар, който е нает от доброволците, е необходимост, която може да спести хиляди. Бъдете честни за това, което вашата общност може реалистично да дари. Използвайте безплатни бюджетни шаблони, предназначени за нетърговски събития, за да се гарантира, че не&# 8217; не пропускайте всяка линия точка.

Изберете място, което спечели &# 8217;t Разчупи банката

Разходите за място могат да консумират 40% или повече от бюджета си, ако сте ’т стратегически. Започнете с разглеждане на безплатни или евтини опции. Обществени пространства като обществени центрове, обществени паркове (с разрешително), училищни гимнастики, църковни сутерени или дори голям частен двор могат да служат като отлични места. Местните библиотеки често имат заседателни зали за номинално заплащане.

Друга умна тактика е да се партнира с местен бизнес, който има голямо пространство, като пивоварна, мероприятие пространство, или склад. Много фирми са отворени за домакин на благотворително събитие в замяна на експозиция и добра воля. Можете да предложите да включите логото им на всички маркетингови материали, да им даде извиквам от сцената, или да ги изброите като спонсор. Винаги имат резервен план за външни събития: наем на палатка ($150 .$400) или да проверите дали на място има вътрешна алтернатива. Сайтове като Пеерпространство може да ви помогне да намерите достъпни уникални пространства в района си.

При оценяването на място, попитайте за скрити разходи. Включва ли наем маси, столове и основни AV? Има ли такси за почистване? Изискват ли от вас да използвате техния вътрешен кетъринг? Преговарят: да поискате отстъпка с нестопанска цел, да предложите да бъде домакин по време на извънпикови периоди (седмични следобеди срещу съботни вечери), или да поискате намалена ставка в замяна на дългосрочен ангажимент, ако планирате множество събития.

Безопасни дарения и спонсори

Един от най-мощните начини да разтегнете бюджета си е да получите стоки и услуги дарени. Създайте списък с желания на всичко, което ви е необходимо за хранене, напитки, печат, декорации, награди, развлечения, дори застраховка и след това да съвпадат с всеки елемент с потенциален местен донор. Например, местен пица магазин може да дари пици за доброволец среща; пекарна може да предостави десертна маса; печатна компания може да да дари листовки и плакати.

Обяснете мисията си, очакваното си присъствие и какво те &# 8217; ще получите в замяна: поставяне на логото на сайта на събитието, социалните медии споменават, подпис на събитието, и разписка за тяхното данъчно-дедуктивно дарение. Ако можете да предложите подредени нива на спонсорство (напр., Silver, Gold, Platinum), вие го правите по-лесно за бизнеса от всички размери да участват.

Дон ’т пренебрегва онлайн платформите за набиране на средства.Настройте кампания на GoFundMe, Facebook Fundraisers или специална дарителска страница на сайта си седмици преди събитието. Използвайте текст за даване на кодове, така че участниците могат да дадат на място. Също така, помислете за &# 8220; билет за вземане на решения&# 8221; модел: вместо да се таксува фиксирана входна сума, предлага препоръчва дарение от $25, но нека хората плащат каквото могат.

Облегни се на доброволците да намалят разходите за труд

Доброволците са най-ценният ви ресурс. Набирайте си работа от началото на съществуващата си поддръжничка база, местни колежи (особено студенти в гостоприемство, планиране на събития или маркетингови програми), както и общностни групи като Ротари или Киванис. Назначете ясни роли: чекиране на бюрото, създаване на екип, почистване на търга бегачи, дейност домакини, и фотография. Използвайте инструмент за доброволно планиране на програмата като SignUpGenius или Google Sheets, за да избегнете припокривания.

За да се държат доброволци ангажирани, да предоставят ясни инструкции, тагове име, и бърза сесия обучение. Оферта малки символи на благодарност: тениска, безплатна закуска, или благодарност снимка, която те могат да споделят в социалните медии. Никога не се предполага, че хората знаят какво да правят.

Ако имате нужда от специализирани умения (например DJ или фотограф), но може ’т да си позволи професионалисти, да разгледа търговията. Офертата да популяризират бизнеса си силно по време на събитието, да представят работата си по социалните канали или да им дадат безплатен щанд на събитието. Много талантливи креативни са щастливи да подкрепят добра кауза в замяна на излагане и приспадане на данъци.

Дизайн ниско-източни, високо-импактни дейности

Тук са доказани идеи, които генерират вълнение и средства, без да струва много за производство:

  • Тилен търг с дарени артикули (подарък кошници, сертификати за ресторанти, спа пакети, спортни memorabilia). Използвайте онлайн наддаване чрез платформи като 32auctions или Handbid да намали хартия и труд.
  • Рафле или 50/50 равенство. Продава билети по време на събитието и награда награда (даван) или разделяне на пота.
  • Игра кабини. Прости карнавални игри като хвърляне на пръстен, боб чанта хвърляне, или заби резервоар (заем или изграждане на евтини версии). Заплати $1 на игра.
  • Live entertainment. Местни музиканти, танцови групи, или комедианти често изпълняват безплатно или малък почетен ариум, ако тя&# 8217; е за благотворителност. Поканете ги да събират съвети или продават стоки на събитието.
  • Фото будка. Нагласете на фона на забавни подпори (намери магазин за трифт) и използвайте смартфон на триножник с дистанционно приложение за затваряне. Печат на снимки с преносим принтер или просто споделяне на цифрови файлове.
  • Интерактивна дарителска дъска. Създаване на стена или плакат, където хората могат да закачат своите вноски и да видят общото изкачване.

Например, ако сте ’ събирате пари за училищни доставки, създавате &# 8220; Допълнете раницата&# 8221; станция, където хората даряват конкретни елементи, а осезаем, метричен визуални успех.

По-умен пазар, не по-силен.

Платената реклама може да изяде бюджета ви бързо. Вместо това, се фокусира върху органични, общностно-ориентиран маркетинг, който струва нищо друго освен време. Използвайте тези безцени канали:

  • Социални медии. Създаване на Facebook страница събитие, Instagram мнения, и видео серия TikTok, водещи до деня. Насърчавайте членовете на борда и доброволците си да споделят ежедневно. Използвайте местни хаштагове (напр., #DenverCharityEvent).
  • Email blasts. Изпрати седмичник имейл до списъка си с лична история за това защо &# 8217; сте домакин на събитието, обратно броене и споделени графики. Използвайте Mailchimp или MailerLite&# 8217; е безплатни планове.
  • Местни медии. Изпратете съобщение за пресата на вашия местен вестник, радиостанции, телевизионни новинарски календари и блогове.
  • Общност бюлетин табла. Отпечатвайте прости листовки и ги публикувайте в библиотеки, кафенета, магазини за хранителни стоки и читалища. Винаги включвайте QR код, който се свързва с страницата на събитието.
  • Партньори. Помолете спонсорите си да промотирате събитието в техните пощенски списъци и социални последователи. Кръстословията умножава вашия обсег без да харчите и цент.

За малък бюджет, помислете за повишаване на един или два Facebook мнения към целева местна аудитория ($20 .$50).

Логистика на потоците и ден на изпълнение

Създайте гладък събитие се чувства без усилие, но изисква подробно планиране. Създаване на главен график за деня от настройка до събаряне и го разпределя на всички служители и доброволци. Включете задачи, отговорни лица, и прозорци на времето. Ето ключови логистични съвети за спестяване на пари и главоболие:

  • Checklist. Опаковайте кутия с удължители, цип връзки, тиксо, комплект за първа помощ, допълнителни батерии, острилки, и електрическа лента.
  • Подпис. Използвайте тебеширни дъски, бели дъски, или пренасочени картонени знаци, боядисани с тебеширна боя. Те &# 8217; са евтини, използваеми и визуално привлекателни.
  • Музика. Вместо да наема DJ, създайте високоенергиен плейлист с помощта на Spotify или Apple Music и го пуснете чрез наета или заета звукова система.
  • Катеринг. Камиони тип "Глутница" или храна, които даряват част от продажбите са изгодни за бюджета.
  • Check-in. Използвайте безплатно мобилно приложение за билет като Eventbrite (безплатно за безплатни събития) или проста форма на Google за проследяване на присъствието и събиране на имейл адреси за проследяване.

В деня на определянето на отстраняване на проблеми някой, който не е свързан с конкретна задача и може да се справи с неочаквани проблеми като липсващ удължител или доброволец, който не е &# 8217;т покаже. Дръжте хладно и помнете защо и&# 8217;ре там: да подкрепи кауза и да събере хората заедно.

Максимизиране на даренията по време на и след събитието

Дон &# 8217;т оставете пари на масата. Структура на събитието си, за да улови дарения в множество точки на тъч:

  1. При регистрация го поискайте от мен.
  2. По време на събитието . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
  3. На безшумен търг касата . . окуражават хората да &# 8220; Round up&# 8221; тяхната обща.
  4. В края . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Има няколко метода за дарение видими: QR код, свързващ страницата за мобилно дарение, ясно поставен буркан за дарение, и карта за текст-да-да-да. Ако е възможно, предлагат малък благодарствен подарък за донори (лепка или ръчна карта), за да се създаде незабравима връзка.

След събитието работата е’т е свършена. Изпрати благодарствен имейл в рамките на 48 часа. Включете фотогалерия, общите събрани средства (ако имате), както и лична история за това как парите ще бъдат използвани. Поискайте обратна връзка чрез кратко проучване. Това следване изгражда добра воля и поставя сцената за следващото събитие. Помислете за създаване на видео благодарствени спонсори и доброволци, след което го поделяйте в социалните медии.

Съвети за устойчиво бюджетиране и бъдещ растеж

Едно събитие, което е изгодно за бюджета, може да се превърне в годишна традиция, ако следите какво работи и какво прави &# 8217;т. След вашето събитие, да проведете разговор с основния си екип. Прегледайте бюджета си срещу действителните данни, обърнете внимание кои маркетингови канали са довели до присъствието, и да се идентифицират кои дейности са събрали най-много пари. Спестете всички шаблони, списъци и контакти на продавачите за повторна употреба през следващата година.

Съхранявайте &# 8220;Указания, които са се научили&# 8221; документ. Например, ако откриете, че печатните програми рядко се четат, пропуснете ги следващия път и използвайте проста цифрова версия. Ако доброволците са били претоварени при настаняване, инвестирайте във втори таблет или тренирайте някой специално за тази роля. Непрекъснатото подобрение намалява разходите и увеличава въздействието с течение на времето.

Ако местният бизнес спонсорира събитието ви тази година, се обърнете към тях няколко месеца по-рано за следващата година със случайни проучвания на събитието&# 8217; успех. По същия начин, изградим доброволческа комисия, която се среща на тримесечие, за да започне планирането, така че вие сте&# 8217;т бъркане в последната минута.

За допълнително четене на нискотарифни нерентабилни събития, проверете TechSup’ ресурси за технологии за нерентабилни и WildApricot&# 8217; е контролен списък за планиране на събития[. Тези инструменти спомагат за интегриране на свободен или сконтов софтуер във вашия процес на планиране.

Заключение: Всеки долар, спасен отива по-далеч за вашата кауза

Водейки благотворително събитие на ограничен бюджет, не означава по-малко. Напротив, ограниченията често пораждат креативност и по-дълбоко участие на общността. Като поставяте ясни цели, задвижвате партньорства, разчитате на доброволци и се фокусирате върху високо-влиятелни ниско-разходи дейности, можете да организирате събитие, което се чувства щедро и професионално без шест-цифрената цена.

Започнете малък, итерат и празнуват всеки успех. А $ 5,000 нетна печалба от $ 500 бюджет е 900% връщане далеч по-добър резултат от $ 10 000 събитие, което мрежи $4,000. Планирайте умен, харчете разумно, и нека вашата кауза блесне. Това е рецептата за наистина успешно благотворително събитие в бюджета.