Definiši svoj plan misije i finansija

Uspješni dobrotvorni događaji počinju sa kristalno jasnom misijom. Prije nego što rezervirate mjesto ili objavite jedan letak, zapitajte se: koji specifičan ishod želite? Da li je to da prikupite 10.000 dolara za lokalnu banku hrane, prikupite 500 kaputa za skloništa za beskućnike, ili povećate svijest za medicinsku istraživačku fondaciju? Zapišite svoj primarni cilj i dva ili tri sekundarna cilja. Ova jasnoća će voditi svaku odluku koju donesete i spriječiti gmizavca iz opsega koji vam upropasti budžet.

Sa vašim ciljevima zaključanim u, stvoriti granularni budžet. Nabrojite svaki mogući trošak: najam mjesta, dozvole, osiguranje, dekoracije, audio-vizuelna oprema, štampanje, ugostiteljstvo, zabava, osoblje, i nepredviđeni fond (tipično 1015% ukupnih troškova). Koristite tabelu za praćenje i projiciranih i stvarnih troškova. Istraživanja prosječni troškovi u vašem području za zajedničke stavke. Na primjer, osnovni PA sistem za iznajmljivanje može koštati 200500 dolara, dok lokalni bend može naplatiti 5001.500 dolara. Znajući da vam ovi brojevi pomažu u pregovaranju i prioritetu.

Da bi vaš budžet bio realan, odvojene potrebe od želja. Sjedeća večera sa konobarima je želja; pečena šipka krompira koju su radnici volonteri postavili je potreba koja može spasiti hiljade. Budite iskreni o tome šta vaša zajednica može realno donirati. Koristite bez budžeta predloške dizajnirane za neprofitne događaje kako biste osigurali da don&8217; ne propustite bilo koju rečenicu.

Izaberi mjesto gdje će se pobijediti’t razbiti banku

Troškovi prostora mogu potrošiti 40% ili više vašeg budžeta ako ste’t strateški. Počnite sa gledanjem besplatnih ili jeftinih opcija. Javni prostori kao što su opštinski centri, javni parkovi (sa dozvolom), školska gimnazija, crkveni podrumi, ili čak veliko privatno dvorište može poslužiti kao odlična mjesta. Lokalne biblioteke često imaju sastančane prostorije za nominalne naknade. Ako vam je potrebna formalnija postavka, pristup crkvama ili opštinskim dvoranama koje bi mogle odreći naknade za dobrotvorne događaje.

Još jedna pametna taktika je partnerstvo sa lokalnim biznisom koji ima veliki prostor, kao što su pivara, prostor za događaje ili skladište. Mnogi poslovi su otvoreni za domaćinstvo dobrotvornog događaja u zamjenu za izloženost i dobru volju. Možete ponuditi da uključite njihov logo na svim marketinškim materijalima, da ih povičete sa pozornice, ili ih nabrojte kao sponzora. Uvijek imate rezervni plan za događaje na otvorenom: iznajmite šator ($150400$) ili provjerite da li mjesto ima unutrašnju alternativu. Sites kao Peerspace[] može vam pomoći da pronađete pristupačne jedinstvene prostore u vašem području.

Kada procjenjujete mjesto sastanka, pitajte o skrivenim troškovima. Da li najam uključuje stolove, stolice i osnovne AV? Da li postoje naknade za čišćenje? Da li od vas traže da koristite njihov unutarnji catering? Pregovarajte: tražite neprofitni popust, ponudite da budete domaćin tokom slobodnog vremena (radnog popodneva naspram subotnjeg večeri), ili tražite smanjenu stopu u zamjenu za dugoročnu obavezu ako planirate više događaja.

Osiguraj doniranje i sponzorstvo u Kini

Jedan od najmoćnijih načina da se rastegne vaš budžet je da se dobije roba i usluge donira. Napravite listu želja svega što vam treba hrane, pića, štampanja, ukrasa, nagrada, zabave, čak i osiguranja a zatim uporedite svaku stavku sa potencijalnim lokalnim donatorom. Na primjer, lokalna picerija bi mogla donirati pizze za volonterski sastanak; pekara bi mogla obezbediti sto za desert; štamparska kompanija bi mogla donirati letke i bannere.

Pristup tim preduzećima uz profesionalni sponzorski prijedlog. Objasnite svoju misiju, očekivanu posjećenost, i ono što će oni’dobiti zauzvrat: plasman logotipa na vašoj web stranici događaja, spomeni društvenih medija, potpis na događaju, i priznanicu za njihovu donaciju koja se odriče poreza. Ako možete ponuditi tiered sponzorstvo nivo (npr., Silver, Gold, Platinum), olakšavate poslovanje svih veličina za učešće.

Don’ ne možete previdjeti online platforme za prikupljanje sredstava. Postavite kampanju na GoFundMeu, Facebook fondažerima ili namjensku stranicu za donaciju na vašem web sajtu sedmicama prije događaja. Koristite kodove za prikupljanje teksta kako bi prisutni mogli dati na licu mjesta. Također, razmotrite “ donacija ulaznica” model: umjesto naplaćivanja ravnog prijema, predložiti preporučuju donaciju od 25 dolara, ali neka ljudi plate koliko mogu. Ovo zapravo može povećati ukupni prihodi dok je uključeno.

Osloni se na volontere za smanjenje troškova rada

Volonteri su vaš najvredniji resurs. Regrutiraj rano iz vaše postojeće baze pristalica, lokalnih koledža (posebno studenata u ugostiteljstvu, planiranju događaja ili marketinškim programima), i grupama zajednica kao što su Rotary ili Kiwanis. Dodijelite jasne uloge: check-in desk, postavu ekipe, ekipu za čišćenje, trkače na aukciji, voditelje aktivnosti i fotografiju. Koristite alat za raspored volontera kao što su SigneUpGenius ili Google Sheets kako biste izbjegli preklapanja.

Da bi volonteri bili angažirani, dali jasne upute, oznake imena i brzu obuku. Ponudite male tonove zahvalnosti: majicu, besplatnu užinu ili fotografiju zahvalnice koju mogu podijeliti na društvenim medijima. Nikada ne pretpostavljajte da ljudi znaju šta da rade dajte im štampanu ili digitalnu karticu za ulogu sa kontrolnom listom.

Ako vam je potrebna specijalizirana vještina (npr. DJ ili fotograf) ali može’t priuštiti profesionalce, uzeti u obzir trgovinu. Ponuditi da promoviraju svoje poslovanje u velikoj mjeri tokom događaja, prikazati svoj rad na svojim društvenim kanalima, ili im dati slobodan štand na događaju. Mnogi talentirani kreativci rado podržavaju dobar razlog u zamjenu za izloženost i porezni odbitak.

Dizajniraj niskokot, visoko-impaktne aktivnosti

Ovo su dokazane ideje koje stvaraju uzbuđenje i sredstva bez da koštaju mnogo da se proizvede:

  • Tiha aukcija sa doniranim predmetima (košare za poklone, certifikati restorana, spa paketi, sportske uspomene). Koristite online nadmetanje preko platformi kao što su 32auctions ili Handbid za smanjenje papira i rada.
  • Raffle ili 50/50 remi. Prodavati ulaznice tokom manifestacije i dodjeljivati nagradu (donaciju) ili podijeliti lonac.
  • štandovi za igru. Jednostavne karnevalske igre poput bacanja prstena, bacanja vreće graha, ili zakucavanja (posuditi ili izgraditi jeftine verzije). naplatiti $1 po igri.
  • Živjeti zabavu. Lokalni muzičari, plesne grupe, ili komičari često nastupaju besplatno ili mali počasni ako je to’s u dobrotvorne svrhe. Pozovi ih da prikupljaju savjete ili prodaju robu na tom događaju.
  • Foto štand. Postavite pozadinu sa zabavnim rekvizitima (pronađe trgovina) i koristite smartphone na tronošcu sa aplikacijom za daljinsko zatvaranje. Štampajte fotografije pomoću prijenosnog štampača ili jednostavno dijelite digitalne datoteke.
  • Interaktivna darovnica. Stvorite zid ili poster gdje ljudi mogu prikovati svoje doprinose i vidjeti ukupni uspon.

Svaka aktivnost treba da se poveže sa vašim ciljem prikupljanja sredstava. Na primjer, ako ste’re prikupljanje novca za školske potrepštine, postavite “Napunite Backpack” stanicu gdje ljudi doniraju specifične predmete opipljiv, vizualni uspjeh metrički.

Tržište je pametnije, nije jače

Plaćeni oglasi mogu brzo da pojedu vaš budžet, umesto toga, fokusirajte se na organski, društveni marketing koji ne košta ništa osim vremena.

  • Socijalni mediji. Kreirajte Facebook stranicu događaja, Instagram postove i video seriju TikTok koja vodi do dana. Ohrabrujte članove vašeg odbora i volontere da dijele svakodnevno. Koristite lokalne hashtagove (npr., #DenverCharityEvent).
  • Email blasts. Pošalji sedmičnu e-mail adresu na svoju listu sa ličnom pričom o tome zašto ti’re hosting događaj, odbrojavanje, i djeljiv grafika. Koristi Mailchimp ili MailerLite’s slobodnim planovima.
  • Lokalni mediji. Pošaljite saopštenje za štampu vašim lokalnim novinama, radio stanicama, kalendarima TV novinske zajednice i blogovima. Ponudite kod za popust ili besplatne karte za prvih 50 ispitanika.
  • Opštinske oglasne ploče. Ispiši jednostavne letke i postavi ih u biblioteke, kafiće, prodavnice i lokalne centre. Uvijek uključi QR kod koji povezuje tvoju stranicu događaja.
  • Partnerstvo. Zamolite svoje sponzore da promoviraju događaj na svoje mailing liste i socijalne sljedbenike. unakrsno promicanje umnožava vaš doseg bez trošenja ni novčića.

Za mali budžet, razmotrite jačanje jedne ili dvije Facebook postove ciljanoj lokalnoj publici ($20$50). Ta mala potrošnja može donijeti značajne povrate ako je vaše ciljanje precizno.

Logistike strujanja i dan izvršenja

Neugodan događaj se osjeća bez napora, ali zahtijeva detaljno planiranje. Napravite glavnu vremensku liniju za dan od postavljanja do rušenja i podijelite ga svim osobljem i volonterima. Uključite zadatke, odgovorne osobe i vremenske prozore. Ovdje su ključni logistički savjeti za uštedu novca i glavobolje:

  • Checklist. Pakirajte kutiju sa produžnim kabelima, zip vezicama, ljepljivom trakom, priborom za prvu pomoć, dodatnim baterijama, oštricama i energetskom trakom. Posudite predmete umjesto da kupujete.
  • Potpis. Koristite ploče, ploče ili prenamjene kartonskih znakova oslikanih kredom. Oni’je jeftini, ponovno upotrebljivi, i vizualno privlačni.
  • Muzika. Umjesto da unajmite DJ-a, napravite visokoenergetsku listu pjesama koristeći Spotify ili Apple Music i pustite je kroz iznajmljeni ili posuđeni zvučni sistem. Crowdsource pjesma zahtijeva unaprijed.
  • Katering. Potluck-stil ili kamioni za hranu koji doniraju dio prodaje su budžetski-friendly. Alternativno, služe jednostavne grickalice kao kokice, kolačići, i limunada koju pružaju volonteri.
  • Prijavite se. Koristite besplatnu aplikaciju za mobilno kartiranje poput Eventbrite (besplatno za besplatne događaje) ili jednostavan Google Form za praćenje posjećenosti i prikupljanje e-mail adresa za praćenje.

Na dan, odredite pucača problema nekoga ko nije vezan za određeni zadatak i može se nositi s neočekivanim pitanjima kao što je nestali produžni kabel ili volonter koji se nije&8217;t pojavio. Držite se mirno i sjetite se zašto ste’re tamo: podržati uzrok i spojiti ljude.

Maksimiziraj donacije tokom i nakon događaja

Don’, ne ostavljajte novac na stolu, nego upišite svoj događaj da uhvatite donacije na više tačaka:

  1. Pri registraciji — zatraži predloženu donaciju.
  2. Tijekom događaja — daju najave koje objašnjavaju utjecaj svakog iznosa donacije (npr., “$50 hrani porodicu sedmicu”).
  3. Na tihoj aukciji naplata — podstiče ljude na “ zaokružiti” njihov ukupno.
  4. Na kraju — konačna strastvena žalba člana odbora ili korisnika.

Imajte vidljivo nekoliko metoda donacije: QR kod koji se povezuje sa mobilnom donacijskom stranicom, istaknuto postavljenom teglom za donaciju, i karticom za slanje teksta na donaciju. Ako je moguće, ponudite mali poklon za zahvalu donatorima (naljepnicu ili ručnu karticu) kako biste stvorili nezaboravnu vezu.

Nakon događaja, rad je’t završen. Pošalji email zahvale u roku od 48 sati. Uključite galeriju fotografija, prikupljena ukupna sredstva (ako ga imate), i ličnu priču o tome kako će se novac koristiti. Traži povratne informacije putem kratkog istraživanja. Ovo praćenje gradi dobru volju i postavlja pozornicu za vaš sljedeći događaj. Razmislite o stvaranju videozahvalnog sponzora i volontera, zatim ga podijelite preko društvenih medija.

Savjeti za održivo budžetiranje i budući rast

Jedan događaj koji je povoljan za budžet može postati godišnja tradicija ako pratite šta radi i šta radi&8217;t. Nakon vašeg događaja, držite izvještaj sa svojim glavnim timom. Pregledajte svoj budžet protiv stvarnosti, obratite pažnju koji su marketinški kanali vozili prisustvo, i identificirajte koje aktivnosti su najviše prikupile novac. Sačuvajte sve predloške, kontrolne liste i kontakte dobavljača za ponovnu upotrebu sljedeće godine.

Zadržite “lessons earn” dokument. Na primjer, ako ste otkrili da se štampani programi rijetko čitaju, preskočite ih sljedeći put i koristite jednostavnu digitalnu verziju. Ako su volonteri preopterećeni pri prijavi, uložite u drugi tablet ili obučite nekoga posebno za tu ulogu. Kontinuirano poboljšanje smanjuje troškove i povećava utjecaj tokom vremena.

Ako je lokalni biznis sponzorisao vaš događaj ove godine, pristupite im nekoliko mjeseci ranije za sljedeću godinu sa studijama slučaja događaja’s uspjehom. Slično tome, izgradite volonterski odbor koji se sastaje kvartalno da počnete planirati, tako da ste’t scambling last-minute.

Za daljnje čitanje o vođenju niskoprofitnih događaja, provjerite TechSoup’s resursa o tehnologiji za neprofitne organizacije i WildApricot’s kontrolna lista planiranja događaja. Ovi alati pomažu integrirati slobodan ili diskontiran softver u vaš proces planiranja.

Zaključak: Svaki ušteđeni dolar ide dalje za vaš cilj

Hosting dobrotvorni događaj na ograničenom budžetu ne&8217;to znači da se zadovolji za manje.Naprotiv, ograničenja često uzgajaju kreativnost i dublju uključenost zajednice. Postavljanjem jasnih ciljeva, poticanjem partnerstva, oslanjanjem na volontere, i fokusiranjem na nisko-isplative aktivnosti, možete baciti događaj koji se osjeća velikodušnim i profesionalnim bez šestocifrene cijene tag.Vaše pristalice će se sjetiti strasti i svrhe, a ne fensi posteljine.

5.000 dolara neto profita od budžeta od 500 dolara je 900% povrata, daleko bolji ishod od 10.000 dolara koji donosi 4000 dolara, planiraj pametno, potroši i pusti da tvoj cilj zablista.