Pravna strana upletanja zajednice: Ono što trebate znati

Učešće zajednice predstavlja jednu od najmoćnijih sila za pozitivnu promjenu u društvu. Bilo da organizirate čišćenje susjedstva, pokretanje neprofitne inicijative, osnivanje zajedničkog vrta, ili koordinaciju volonterskih programa, aktivno građansko učešće jača društvenu tkaninu i adresira lokalne potrebe. Međutim, dok su prednosti angažmana zajednice jasne, mnogi organizatori i učesnici previde kritičnu dimenziju tih aktivnosti: pravni okvir koji njima upravlja.

Razumijevanje pravne strane uključenosti zajednice nije stvaranje prepreka ili obeshrabrujuće učešće. nego, radi se o osiguravanju da su vaši dobronamjerni napori zaštićeni, održivi, i usklađeni s primjenjivim zakonima i propisima. Od odgovornosti za dopuštenje zahtjeva, od osiguranja razmatranja privatnosti podataka, pravni krajolik rada zajednice je višestruko i sve složeniji.

Ovaj sveobuhvatni vodič istražuje bitne pravne aspekte koje organizatori zajednice, neprofitni lideri, volonteri i građanski učesnici trebaju razumjeti.Bilo da tek započinjete svoj prvi zajednički projekat ili upravljate uspostavljenom organizacijom, ovaj članak će vam pomoći da upravljate zakonskim zahtjevima, zaštitite svoju organizaciju i učesnike, i izgradite temelj za dugoročni uspjeh.

Razumijevanje pravnih struktura za organizacije zajednice

Prije nego što se bacite na posebne zakonske zahtjeve, neophodno je razumjeti različite pravne strukture dostupne za organizacije zajednice. Struktura koju odaberete će značajno utjecati na vaše pravne obaveze, porezni status, izloženost odgovornosti i operativne zahtjeve.

Neformalne grupe i neinkorporisana udruženja

Mnoge inicijative zajednice počinju kao neformalne grupe bez formalne pravne strukture. Dok ovaj pristup nudi jednostavnost i fleksibilnost, on također nosi značajne rizike. U neinkorporiranom udruženju, pojedini članovi mogu lično biti odgovorni za dugove grupe i pravne obaveze. To znači da ako neko bude povređen na vašem društvenom događaju ili ako vaša grupa izvrši dug, pojedini članovi mogu biti lično odgovorni.

Uprkos tim rizicima, neformalne grupe ostaju zajedničke za male, kratkoročne projekte ili inicijative za trasarenje.

Neprofitne korporacije

Za organizacije koje planiraju održive aktivnosti uključenosti zajednice, formiranje neprofitne korporacije nudi znatne prednosti. neprofitna korporacija je zasebna pravna osoba, što znači da može posjedovati imovinu, ući u ugovore, i preuzeti obveze u svoje ime, a ne u nazive pojedinih članova ili direktora.

Proces inkorporiranja kao neprofit varira po državi ali općenito uključuje podnošenje članaka o ugradnji, donošenje podzakonskih akata, imenovanje odbora direktora, i dobijanje identifikacijskog broja poslodavaca (EIN) od Porezne uprave. Iako to zahtijeva više početnog napora i tekućeg administrativnog rada, on pruža ključne pravne zaštite i otvara vrata mogućnosti finansiranja.

501(c)(3) Status oslobođenja od poreza

Mnoge organizacije u zajednici traže 501(c)(3) porezni izuzeti status od Službe za unutrašnje prihode. Ova oznaka nudi značajne pogodnosti, uključujući oslobođenje od federalnog poreza na dohodak, prihvatljivost za primanje porezno-odgojivih dobrotvornih doprinosa, i pristup bespovratnim sredstvima koja su dostupna samo organizacijama koje se oslobađaju poreza.

Da bi se kvalificirala za 501(c)(3) status, organizacija se mora organizirati i djelovati isključivo u izuzete svrhe kao što su dobrotvorne, vjerske, obrazovne, naučne ili književne svrhe. organizacija se ne smije organizirati niti operirati u korist privatnih interesa, a niti jedan dio svojih neto zarada ne može koristiti bilo kojem privatnom dioničaru ili pojedincu.

Proces prijave uključuje podnošenje Forme 1023 ili Form 1023-EZ Poreznoj upravi, uz detaljne informacije o strukturi vaše organizacije, upravljanju i planiranim aktivnostima. Organizacije sa 501(c)(3) status mora biti u skladu sa tekućim zahtjevima, uključujući i godišnja povrata informacija (Obraz 990), obaveze javnog objavljivanja, i ograničenja političkih aktivnosti.

Ostale organizacijske strukture

Pored 501(c)(3) organizacija, druge pravne strukture mogu biti prikladne za određene vrste uključenosti zajednice. One uključuju 501(c)(4) organizacije socijalne skrbi, 501(c)(6) poslovne lige i komore trgovine, društva s ograničenom odgovornošću (LLC) organizirane u društvene svrhe, te koristi korporacijama ili B-corpsima koje uravnotežuju profit sa socijalnom misijom.

Svaka struktura dolazi sa posebnim zakonskim zahtjevima, poreznim implikacijama i operativnim razmatranjima.Savjetovanje sa advokatom koji je specijalizovan za neprofitno pravo može vam pomoći da utvrdite koja struktura najbolje se slaže sa ciljevima i aktivnostima vaše zajednice.

Dozvole, dozvole i regulatorni pristanak

Jedan od najčešće previdjenih aspekata uključenosti zajednice je potreba za odgovarajućim dozvolama i dozvolama.U zavisnosti od prirode i opsega vaših aktivnosti, možda će vam trebati odobrenje više vladinih subjekata na lokalnom, državnom, pa čak i federalnom nivou.

Dozvole za događaj

Ako je uključena u javne događaje, vjerovatno će vam trebati različite dozvole, posebne dozvole za skupove u javnim prostorima, parkovima ili ulicama, te dozvole osiguravaju da vaš događaj bude u skladu s lokalnim propisima u vezi buke, veličine gomile, parkinga i javne sigurnosti.

Proces prijave za dozvole događaja varira po nadležnosti ali općenito zahtijeva dostavu detaljnih informacija o vašem planiranom događaju dobro unaprijed često 30 do 90 dana prije datuma događaja.

Ako služite hranu, trebaće vam dozvola za poslugu hrane i moraćete da se pridržavate propisa o zdravstvenom osiguranju.

Registracija prikupljanja sredstava

Mnoge države zahtijevaju od dobrotvornih organizacija da se registruju prije traženja donacija od stanovnika. Ovi dobrotvorni zakoni o prostituciji su dizajnirani da zaštite donatore od prijevara i osiguraju transparentnost u aktivnostima prikupljanja sredstava. Zahtjevi za registraciju se znatno razlikuju po državi, ali većina zahtijeva od organizacija da podnesu početne formulare za registraciju, plate prijavnice i dostave godišnjih finansijskih izvještaja.

Neke države izuzimaju određene organizacije od zahtjeva za registraciju, kao što su vjerske organizacije, obrazovne institucije ili male organizacije koje godišnje podižu manji iznos od određenog. Međutim, čak i ako vaša organizacija kvalificira za izuzeće, možda ćete ipak morati podnijeti zahtjev za to izuzeće.

Ako vaša organizacija zajednice planira da traži donacije preko državnih linija uključujući preko online platformi za prikupljanje sredstava možda ćete se morati registrovati u više država. To može postati složeno brzo, tako da mnoge organizacije rade sa službama za usklađivanje ili pravnim savjetom kako bi osigurale da ispunjavaju sve primjenjive zahtjeve.

Građevina i Zoningovo saglasnost

Zajednički projekti koji uključuju fizičke strukture ili upotrebu zemljišta moraju biti u skladu sa lokalnim propisima o zoniranju i kodovima zgrada. Bilo da osnivate zajednički vrt, gradite igralište, renovirate društveni centar ili instalirate javne umjetnosti, morat ćete osigurati da vaš projekt bude dozvoljen prema lokalnim zakonima o zoni i dobiti potrebne građevinske dozvole.

Zakoni o zoniranjem reguliraju kako se zemljište može koristiti u različitim područjima, navodeći da li se imovina može koristiti u stambene, komercijalne, industrijske ili miješane svrhe. ako se vaš projekat zajednice ne uskladi sa trenutnim oznakama za zoniranje, možda ćete morati da se prijavite za varijancu ili uslovnu upotrebu dozvole.

Građevinske dozvole osiguravaju da građevinski ili renovirani radovi zadovoljavaju sigurnosne standarde i kodove zgrada. čak i naizgled manji projekti mogu zahtijevati dozvole, a rad koji se obavlja bez pravilnih dozvola može rezultirati novčanim kaznama, nalozima za zaustavljanje rada, ili zahtjevima za uklanjanjem ili ponovnom izvršenjem radova.

Propisi o okolišu

Zajednički projekti koji utiču na životnu sredinu mogu pokrenuti različite regulatorne zahtjeve. projekti čišćenja okoliša, inicijative za kvalitet vode, restauraciju staništa i slične aktivnosti mogu zahtijevati dozvole u skladu sa zakonima o okolišu kao što su Zakon o čistoj vodi, Zakon o čistom zraku, ili statuti o državnoj zaštiti okoliša.

Prije početka bilo kakvog projekta koji uključuje uznemiravanje tla, uticanje na vodene puteve ili mijenjanje prirodnih staništa, konsultuju se s lokalnim agencijama za zaštitu okoliša kako bi se utvrdile koje dozvole ili procjene mogu biti potrebne. Nepoštovanje propisa o okolišu može rezultirati značajnim kaznama i može zahtijevati skupu remediaciju.

Pitanja odgovornosti i upravljanje rizicima

Kada spojite ljude za društvene aktivnosti, nesreće se mogu dogoditi, a vaša organizacija može biti odgovorna za povrede ili štete koje se događaju.

Razumijevanje različitih vrsta odgovornosti

Organizacije zajednice suočavaju se s nekoliko kategorija potencijalne odgovornosti. Opća odgovornost] obuhvata tjelesnu povredu treće strane i imovinsku štetu na primjer, ako učesnik putuje i padne na vašu društvenu manifestaciju ili ako vaši volonteri slučajno oštete imovinu dok rade na projektu.

Stručna odgovornost, poznata i kao greška i izostanak osiguranja, štiti od potraživanja koja proizlaze iz profesionalnih usluga koje vaša organizacija pruža.To je posebno relevantno za organizacije zajednice koje nude savjetodavne, obrazovne programe, ili druge profesionalne usluge.

Direktori i oficiri odgovornost štiti članove odbora i organizacione vođe od lične odgovornosti za odluke donesene u njihovom službenom svojstvu. Ova pokrivenost je sve važnija jer članovi odbora mogu lično biti tuženi zbog navodnog lošeg upravljanja, kršenja fiducijarne dužnosti, ili drugih propusta u upravljanju.

Odgovornost za praksu zapošljavanja obuhvata tvrdnje vezane za pitanja zapošljavanja, uključujući navode o nepravednom raskidu, diskriminaciji, uznemiravanju ili prekršajima plaća i sati. čak se i male organizacije zajednice sa samo nekoliko zaposlenih ili volontera mogu suočiti s tim tvrdnjama.

Zakoni o zaštiti volontera

Prepoznavši važnost volonterske službe, Kongres je donio Zakon o zaštiti volontera iz 1997. godine, kojim se pruža ograničena zaštita odgovornosti za volontere neprofitnih organizacija. po ovom saveznom zakonu, volonteri su općenito zaštićeni od odgovornosti za štetu uzrokovanu njihovim aktima ili propustima u ime organizacije, pod uslovom da se ispune određeni uslovi.

Da bi se kvalificirao za zaštitu prema Zakonu o zaštiti volontera, volonter je morao djelovati u okviru svojih odgovornosti, mora da je bio pravilno licenciran ili certificiran ako je to potrebno, ne smije nanijeti štetu putem svojevoljnog ili kaznenog nedoličnog ponašanja ili bruto nemara, te ne smije biti naneseno štete dok upravlja motornim vozilom za koje je potrebna dozvola i osiguranje operatera.

Važno je napomenuti da Zakon o zaštiti volontera štiti pojedine volontere, ali ne štiti samu organizaciju od odgovornosti, osim toga, mnoge države imaju svoje zakone o dobrovoljnoj zaštiti koji mogu pružiti širu ili užu zaštitu od saveznog zakona.

Dužnost brige i neslaganja

Organizacije zajednice duguju dužnost brige prema učesnicima, volonterima i javnosti. To znači poduzimanje razumnih koraka kako bi se spriječila predvidljiva šteta. Neglasnost se događa kada organizacija ne obavlja razumnu brigu i da neuspjeh uzrokuje povrede ili štetu.

Da bi se smanjili rizici od nemara, organizacije zajednice trebaju provesti procjene rizika prije aktivnosti, razvijati i provoditi sigurnosne politike i procedure, pružati odgovarajući nadzor za aktivnosti, održavati objekte i opremu u sigurnom stanju, i odgovarajuće reagirati na incidente kada se do njih dođe.

Dokumentacija je ključna za odbranu od nemarnih zahteva, održavanje podataka o obuci, izveštajima o incidentima, zapisima o održavanju i drugim dokazima koji pokazuju posvećenost vaše organizacije bezbednosti i razumne nege.

Posebna razmatranja za aktivnosti koje uključuju maloljetnike

Organizacije zajednice koje rade s djecom suočavaju se s povećanim zakonskim odgovornostima i rizicima odgovornosti. pored opće dužnosti nege, organizacije koje rade s maloljetnicima moraju provoditi politiku zaštite djece, provoditi provjere pozadine osoblja i volontera koji rade s djecom, održavati odgovarajuće omjere nadzora, te se pridržavati obaveznih zahtjeva za izvješćivanje za osumnjičeno zlostavljanje ili zanemarivanje djeteta.

Mnoge države imaju posebne zakone kojima se uređuju organizacije koje služe za mlade, uključujući zahtjeve za obuku za sprečavanje zloupotrebe, politike kojima se zabranjuje kontakt između odraslih i maloljetnika, te procedure za odgovor na navode o nedoličnom ponašanju. Nepoštovanje tih zahtjeva može rezultirati ne samo građanskom odgovornošću nego i kaznenim kaznama.

Pokriće osiguranja za organizacije zajednice

Dok prakse upravljanja rizikom mogu smanjiti izloženost odgovornosti, osiguranje pruža suštinsku finansijsku zaštitu kada se dogode incidenti. mnogi izvori finansiranja, mjesta održavanja, i ugovori mandat da neprofitne organizacije nose osiguranje od odgovornosti kao uslov angažmana, čineći adekvatnu pokrivenost ne samo razboritom nego često neophodnom za operacije.

Opšte osiguranje odgovornosti

Neprofitno osiguranje od opće odgovornosti štiti vas od potencijalnih pravnih potraživanja i finansijskih gubitaka koji nastaju od nesreća u kojima su oštećeni klijenti i imovinska šteta.

Opća odgovornost treće strane osigurava pokrivanje tjelesnih povreda, imovinske štete, lične/oglasne povrede i troškove povezane sa branjenjem ovih potraživanja.

Prilikom odabira opće pokrivenosti odgovornosti obratite pažnju na ograničenja politike, koja se tipično izražavaju kao po ograničenjima po navratu i agregatnim ograničenjima. limit po najavljivanju je maksimum koji će osiguravatelj platiti za jedan incident, dok je agregatna granica maksimum osiguratelj će platiti za sve potraživanja u periodu politike. Mnoge organizacije nose ograničenja od najmanje milion dolara po pojavi i dva miliona dolara agregata, iako zahtjevi variraju na osnovu aktivnosti organizacije i ugovornih obaveza.

Direktori i oficiri osiguranja

Svaka neprofitna organizacija sa odborom direktora treba da smatra direktore i oficire osiguranjem, vrstom upravljanja osiguranjem od odgovornosti.

D&O odgovornost štiti oficire, direktore i članove odbora od tvrdnji o greškama, propustima, nepravednim aktima i pogrešnom upravljanju, uključujući zaštitu od nemara, kršenja dužnosti i odgovornosti za radnu praksu. Bez tog pokrivanja, članovi odbora mogu biti nevoljni da služe, a oni koji služe ličnom finansijskom riziku.

Politika D&O-a obično uključuje pokrivanje troškova odbrane, nagodbi i presuda koje proizlaze iz potraživanja protiv pojedinih direktora i službenika. Neke politike također pružaju pokrivenost entiteta, štiteći samu organizaciju od određenih potraživanja. Prilikom procjene D&O politika, razmotrite da li pokrivenost uključuje odgovornost za radne prakse, da li postoje isključenja za specifične vrste potraživanja, zadržavanje ili odbitak iznosa, i da li politika pružarep pokrivenost za bivše direktore i službenike.

Osiguranje od imovine

Ako vaša organizacija u zajednici posjeduje ili zakupljuje imovinu, osiguranje imovine štiti od gubitka ili štete zgradama, opreme, zalihama i drugih fizičkih sredstava. osiguranje imovine za neprofitne organizacije pruža zaštitu za gubitak prihoda od poslovanja i pridružene troškove za ponovno pokretanje organizacije.

Pokriće imovine treba da obuhvata ne samo zamjenske troškove oštećene imovine već i poslovno prekinuto pokrivanje, što kompenzira izgubljene prihode i nastavak troškova ako vaša organizacija ne može da radi zbog pokrivene imovinske štete. Za organizacije zajednice koje se oslanjaju na specifičnu opremu ili objekte za isporuku programa, pokrivenost poslovnim prekidom može biti ključna za organizacijski opstanak nakon katastrofe.

Posebno osiguranje događaja

Organizacije zajednice često su domaćini događanja, a skupljanje sredstava je veliki dio operacija za neprofitne organizacije, koja zahtijeva zaštitu za događaje sa ili bez odgovornosti za alkohol. Specijalno osiguranje događaja može se kupiti kao samostalna politika za jednokratne događaje ili kao podrška godišnjoj politici opće odgovornosti.

Osiguranje događaja obično pokriva opću odgovornost za događaj, odgovornost za alkohol ako se služi alkohol, otkaz ili odgoda zbog pokrivenih uzroka, te štetu na unajmljenoj opremi ili prostorima. prilikom planiranja događaja u zajednici, dobro pregledajte osiguranje unaprijed i osigurajte da bilo koji dobavljač, izvođači ili izvođači također nose odgovarajuće osiguranje.

Osiguranje od Cyber odgovornosti

Kako se organizacije zajednice sve više oslanjaju na digitalne alate i elektronski prikupljaju lične informacije, osiguranje od sajber odgovornosti je postalo suštinsko. ovo pokrivanje štiti od troškova povezanih sa povredama podataka, uključujući troškove obavještenja, praćenje kredita za pogođene pojedince, troškove pravne odbrane, regulatorne kazne i kazne, te troškove odnosa s javnošću za upravljanje reputacijskim štetama.

Čak i male organizacije zajednice koje prikupljaju adrese e-pošte, obrađuju online donacije, ili održavaju baze podataka o članstvu suočavaju se sa kibernetičkim rizicima i trebale bi razmotriti tu pokrivenost.

Daje osiguranje

Neprofitne organizacije Osiguravajuće Alijanse (NIA) pružaju osiguranje od odgovornosti isključivo za 501(c)(3) neprofitne organizacije, sa pokrivenošću trenutno dostupnom u mnogim državama za mnoge vrste 501(c)(3) neprofitne organizacije. Rad sa osiguračima koji su specijalizirani za neprofitnu pokrivenost može pružiti prednosti, jer ovi provajderi razumiju jedinstvene rizike sa kojima se organizacije zajednice suočavaju i mogu ponuditi prilagođene mogućnosti pokrivenosti.

Prilikom odabira osiguranja, nemojte jednostavno birati opciju najniže cijene. Razmotrite osigurateljevu finansijsku stabilnost i sposobnost plaćanja potraživanja, iskustvo sa neprofitnim organizacijama, širinu mogućnosti pokrivenosti, kvalitet usluge kupca i upravljanje potraživanjima, i da li politika uključuje resurse upravljanja rizikom i podršku. Rad sa brokerom osiguranja koji je specijaliziran za neprofitno osiguranje može vam pomoći da navigirate opcije i osigurate adekvatnu pokrivenost za specifične potrebe vaše organizacije.

Pravni sporazumi i dokumentacija

Ispravna dokumentacija i pravni sporazumi su od ključne važnosti za zaštitu vaše organizacije zajednice i razjašnjavanje očekivanja sa učesnicima, volonterima, partnerima i drugim dionicima.

Oblici odricanja i objavljivanja

Odricanje od odgovornosti i obrasce oslobađanja obično koriste organizacije zajednice da bi informirale učesnike o rizicima i dobile svoj sporazum da ne drže organizaciju odgovornu za određene povrede ili štete. dok odricanja mogu pružiti neku pravnu zaštitu, oni nisu otporni na metke i moraju biti pažljivo izrađeni da bi bili sprovodljivi.

Da bi se odricanje izvršilo, mora se jasno pisati razumljivim jezikom, posebno identificirati rizike koji se odriču, biti dobrovoljno potpisan od strane učesnika (ili njihovog roditelja/čuvara ako je učesnik maloljetnik), a ne kršiti javnu politiku. Sudovi pomno proučavaju odricanja i neće provoditi odricanja koja pokušavaju osloboditi odgovornosti za bruto nemara, namjerno nedolično ponašanje ili kršenje zakona.

Važno je razumjeti da odricanja za maloljetnike predstavljaju posebne izazove.U mnogim državama, roditelji se ne mogu odreći prava djeteta da tuže za povrede, što znači da odricanja koja su roditelji potpisali u ime djece možda nisu izvršiva.Usprkos tim ograničenjima, odricanja i dalje služe važnim funkcijama obavještavajući učesnike i roditelje o rizicima i demonstrirajući da organizacija ozbiljno shvaća sigurnost.

Volonteri

U pisanim sporazumima o volonterima razjašnjen je odnos između volontera i vaše organizacije.Ti sporazumi bi trebali da ocrtaju ulogu i odgovornosti volontera, očekivanja opredeljenja za vrijeme, organizacijske politike koje volonter mora da poštuje, obaveze o povjerljivosti ako će volonter pristupiti osjetljivim informacijama, i priznanje da volonterska pozicija nije odnos prema zaposlenju.

Volonterski sporazumi pomažu u sprečavanju nesporazuma i mogu biti važni dokazi ako se pojave sporovi o prirodi volonterskog odnosa. oni također pružaju mogućnost da se komuniciraju važne politike, kao što su kodeksi ponašanja, politika protiv diskriminacije, i sigurnosni zahtjevi.

Pristanak za maloljetnike

Kada aktivnosti zajednice uključuju maloljetnike, osnovni su pristanci roditelja. Ovi obrasci trebaju uključivati dozvolu maloljetnika da učestvuje u određenim aktivnostima, priznavanje rizika povezanih s aktivnostima, odobrenje za hitno liječenje ako je potrebno, kontakt informacije za roditelje/čuvare, informacije o bilo kakvim medicinskim uvjetima ili alergijama, te dozvolu za korištenje slike maloljetnika na fotografijama ili videozapisima ako je primjenjivo.

Pristanke obrasce treba dobiti prije svake aktivnosti ili programa, jer opći obrazac saglasnosti potpisan početkom godine ne može adekvatno pokriti specifične rizike povezane s određenim aktivnostima. Držite obrasce saglasnosti lako dostupnim tokom aktivnosti tako da su po potrebi dostupni podaci o hitnom kontaktu i medicinski podaci.

Sporazumi o partnerstvu i saradnji

Projekti zajednice često uključuju saradnju između više organizacija.Pisani sporazumi o partnerstvu ili saradnji pomažu da se osigura da sve strane razumiju svoje uloge, odgovornosti, i očekivanja.Ti sporazumi bi trebali rješavati svrhu i ciljeve saradnje, specifične odgovornosti svakog partnera, finansijske aranžmane i podjelu troškova, vlasništvo nad intelektualnim svojstvima ili materijalima stvorenim, dodjelu odgovornosti i zahtjeve osiguranja, procese donošenja odluka, trajanje odredaba o partnerstvu i raskidu, i procedure rješavanja sporova.

Čak i kada se udružuju sa vjernim organizacijama, pisani sporazumi sprečavaju nesporazume i pružaju okvir za rješavanje nesuglasica koje mogu nastati.

Ugovori sa dobavljačima i davateljima usluga

Kada vaša organizacija zajednice zapošljava dobavljače ili pružatelje usluga kao što su ugostitelji za događaje, izvođači radova za građevinske projekte, ili konsultanti za specijalizirane usluge pisani ugovori štite obje strane. ugovori bi trebali odrediti opseg rada ili usluga koje treba pružiti, vremenske rokove i rokove, uvjete plaćanja i iznose, zahtjeve osiguranja i odštete, vlasništvo nad proizvodom za rad, odredbe prekida rada, i procedure rješavanja sporova.

Prije potpisivanja ugovora, osigurajte da razumijete sve uvjete i da ugovor precizno odražava sporazum. Ako je ugovor složen ili uključuje značajne financijske obveze, razmislite da ga pregleda odvjetnik.

Zaštita privatnosti i podataka

Organizacije zajednice rutinski prikupljaju i održavaju lične podatke o učesnicima, volonterima, donatorima i drugima. time se stvaraju zakonske obaveze da se te informacije zaštite i da se na odgovarajući način koriste.

Zakoni o privatnosti i propisi

Razni zakoni uređuju kako organizacije prikupljaju, koriste i štite lične informacije. Dok sveobuhvatno federalno zakonodavstvo o privatnosti ostaje ograničeno u SAD-u, sektorski specifični zakoni se odnose na određene vrste informacija. npr. Zakon o prenosivosti i odgovornosti Zdravstvenog osiguranja (HIPAA) regulira zdravstvene informacije, Zakon o porodičnim obrazovnim pravima i privatnosti (FERPA) štiti studentske podatke o obrazovanju, a Zakon o zaštiti privatnosti djece (COPPA) ograničava prikupljanje informacija od djece na temelju 13.

Pored toga, nekoliko država je donijelo sveobuhvatne zakone o privatnosti koji se odnose na organizacije koje djeluju u ili prikupljaju informacije od stanovnika tih država. California's Consumer Privacy Act (CCPA), Virginia's Consumer Data Protection Act, Colorado's Privacy Act, i slični zakoni u drugim državama stvaraju obaveze u vezi obavijesti o prikupljanju podataka, prava potrošača na pristup i brisanje podataka, te ograničenja prodaje i dijeljenja podataka.

Organizacije zajednice moraju razumjeti koji se zakoni o privatnosti odnose na njihove aktivnosti i osigurati usklađenost sa primjenjivim zahtjevima. To može uključivati postavljanje politika privatnosti na web stranicama, dobivanje saglasnosti prije prikupljanja određenih vrsta informacija, pružanje pojedincima pristupa njihovim podacima, provedbu sigurnosnih mjera zaštite podataka, te prijavljivanje kršenja podataka kada se dogode.

Data Security Najbolje prakse

Pored pravne usklađenosti, organizacije zajednice imaju etičku obavezu da zaštite lične informacije koje su im povjerene. sigurnost podataka najbolje prakse uključuju ograničavanje prikupljanja podataka na informacije koje su zapravo potrebne, čuvanje podataka sigurno pomoću kontrola enkripcije i pristupa, redovno ažuriranje softverskih i sigurnosnih sistema, obučavanje osoblja i volontera o sigurnosti podataka, razvijanje i implementacija planova za kršenje podataka, te pravilno odlaganje podataka kada više nije potrebno.

Čak i male organizacije zajednice mogu doživjeti povrede podataka, a troškovii finansijski i reputacijski mogu biti poražavajući. Ulaganje u odgovarajuće mjere sigurnosti podataka je od ključne važnosti za zaštitu vaše organizacije i pojedinaca čije informacije održavate.

Fotografija i korištenje slike

Organizacije zajednice često fotografišu ili snimaju video zapise aktivnosti u promotivne svrhe, društvene medije, ili dokumentaciju. Međutim, korištenjem slika pojedinaca bez dozvole može se stvoriti pravna pitanja vezana za prava privatnosti i prava publiciteta.

Najbolje prakse uključuju dobijanje pismenog pristanka prije korištenja slika identifikacijskih pojedinaca, posebno oprezno sa slikama maloljetnika, jasno komuniciranje kako će se slike koristiti, odavanje počasti zahtjevima pojedinaca koji ne žele da budu fotografirani, te izbjegavanje korištenja slika na načine koji bi mogli biti neugodni ili štetni za pojedince prikazane.

Obrasci za izdavanje fotografija trebaju navesti koje vrste upotrebe su dozvoljene (kao što su web stranica, društveni mediji, štampani materijali), da li organizacija može dati dozvolu trećim osobama da koriste slike, koliko dugo traje dozvola, i da li pojedinac može opozvati dozvolu.

Radno i volontersko upravljanje

Pravna razlika između zaposlenih i volontera ključna je za organizacije zajednice, jer pogrešno klasificiranje može rezultirati značajnim pravnim i finansijskim posljedicama.

Zaposlenik protiv dobrovoljnog razvrstavanja

Prema Zakonu o fer standardima rada (FLSA), pojedinci koji obavljaju posao za organizaciju moraju se generalno kompenzirati kao zaposlenici ukoliko se ne kvalificiraju kao volonteri. Da bi se smatrali volonterom u okviru FLSA-e, pojedinac mora svoje usluge nuditi slobodno bez prinude ili pritiska, služiti za građanske, dobrotvorne ili humanitarne razloge, a ne očekivati ili primati naknadu izvan naknade troškova.

Činjenica da se neko zove avolunteer ne čini ga automatski jednim u pravne svrhe. ako pojedinac obavlja isti posao kao plaćeni zaposlenici, prima naknadu izvan naknade troškova, ili je dužan da volontira kao uslov primanja beneficija ili usluga, može biti klasificiran kao zaposlenik bez obzira na naziv koji se koristi.

Ako niste sigurni da li neko treba da bude klasifikovan kao radnik ili dobrovoljac, konsultujte se sa advokatom za zapošljavanje ili stručnjakom za ljudske resurse.

Zakon o zapošljavanju u skladu

Zajedničke organizacije sa zaposlenicima moraju se pridržavati brojnih zakona o zapošljavanju na federalnom, državnom i lokalnom nivou. ključne oblasti u skladu sa zakonom o plaćama i satu koji zahtijevaju isplatu minimalne plaće i prekovremenog rada, zakone o suzbijanju diskriminacije na osnovu zaštićenih karakteristika, propisa o sigurnosti radnog mjesta po Zakonu o sigurnosti na radu (OSHA), zahtjevima za porodicnim i medicinskim dopustom, osiguranja od nadoknade radnika, te osiguranja nezaposlenosti.

Mnogi zakoni o zapošljavanju se odnose samo na poslodavce sa minimalnim brojem zaposlenih, ali se neke zaštite primjenjuju bez obzira na veličinu organizacije. Osim toga, državni i lokalni zakoni o zapošljavanju često pružaju veću zaštitu od saveznog prava, pa organizacije moraju biti u skladu sa najzaštitnijim primjenjivim standardom.

Provjera pozadine

Organizacije zajednice, posebno one koje rade sa ranjivim stanovništvom kao što su djeca ili starije osobe, trebale bi provoditi provjere zaposlenih i volontera. provjere pozadine pomažu identificirati pojedince sa kriminalnim historijama ili drugim crvenim zastavama koje ih mogu učiniti neprikladnima za određene pozicije.

Prilikom provođenja provjere pozadine, organizacije moraju biti u skladu sa Zakonom o poštenom kreditnom izvještavanju (FCRA) ako koriste kompaniju za probir treće strane. FCRA zahtjevi uključuju dobivanje pismenog pristanka od pojedinca, pružanje potrebnih objava, te nakon posebnih postupaka ako se poduzimaju nepovoljne radnje na osnovu rezultata provjere pozadine.

Državni i lokalni zakoni mogu nametati dodatne zahtjeve ili ograničenja u pozadinskoj provjeri, uključujući ograničenja u razmatranju određenih vrsta krivične historije ili zahtjeva za specifične vrste provjere položaja u koje su uključena djeca.

Politika upravljanja volonterima

Efektivno upravljanje volonterima zahtijeva jasne politike u vezi s postupcima zapošljavanja i probirljivosti, zahtjevima obuke i orijentacije, nadzorom i nadzorom, kodeksima ponašanja i očekivanjima ponašanja, sigurnosnim protokolima, postupcima nadoknade troškova, priznavanjem i uvažavanjem, te procedurama za rješavanje problema performansi ili nedolično ponašanje.

Pisane volonterske politike pomažu da se osigura dosljednost, zaštita organizacije od odgovornosti, i kreiraju pozitivna volonterska iskustva. Politika treba biti osigurana volonterima u pisanom obliku i pregledana redovno kako bi se osiguralo da ostanu aktualna i učinkovita.

Upravljanje i Fiducijarne odgovornosti

Za inkorporirane organizacije zajednice, odbor direktora snosi konačnu odgovornost za organizaciono upravljanje i pravnu usklađenost.Razumjevanje fiducijarnih dužnosti i upravljačkih najboljih praksi je od suštinskog značaja za efikasno i pravno usaglašeno rukovodstvo.

Fiducijarne dužnosti članova odbora

Članovi odbora neprofitnih organizacija duguju tri primarne fiducijarne dužnosti organizaciji. Dužnost brige zahtijeva od članova odbora da budu razumno informirani o aktivnostima organizacije i da učestvuju u odlukama uz brigu da bi obično razborita osoba vršila u sličnim okolnostima. To uključuje prisustvovanje sastancima, pregled materijala, postavljanje pitanja, i donošenje informiranih odluka.

duznost lojalnosti zahtijeva od clanova odbora da djeluju u najboljim interesima organizacije, a ne u njihovim licnim interesima.To uključuje izbjegavanje sukoba interesa, ne korištenje organizacionih resursa u licnu korist, i održavanje povjerljivosti osjetljivih organizacijskih informacija.

Dužnost poslušnosti zahtijeva od članova odbora da osiguraju da organizacija bude u skladu s primjenjivim zakonima i da ostane vjerna svojoj misiji i upravnim dokumentima.To uključuje osiguranje da organizacija djeluje u okviru svoje porezno-izuzetne svrhe i da bude usklađena s ograničenjima svojih aktivnosti.

Proboj fiducijarnih dužnosti može rezultirati ličnom odgovornošću članova odbora, iako je takva odgovornost relativno rijetka kada članovi odbora djeluju u dobroj vjeri i vrše razumnu brigu.

Sukob interesa Politike

Sukobi interesa nastaju kada članovi odbora ili ključni zaposlenici imaju lične ili finansijske interese koji bi mogli utjecati na njihove odluke u ime organizacije. dok sukobi interesa nisu inherentno ilegalni, oni moraju biti pravilno u mogućnosti zaštititi organizaciju i zadržati povjerenje javnosti.

Učinkoviti sukob interesa politike zahtijevaju od članova odbora i ključnih zaposlenika da otkriju potencijalne sukobe, uspostave procedure za reviziju i rješavanje otkrivenih sukoba, zahtijevaju odbijanje iz rasprava i glasova o pitanjima u kojima postoje sukobi, te dokumentiraju kako su se vodili sukobi.

Porezna uprava zahtijeva da organizacije koje se oslobađaju poreza imaju politiku sukoba interesa i da izvijesti o Formi 990 da li imaju takve politike i kako se provode.

Financijsko nadzorno i transparentno

Članovi odbora odgovorni su za osiguranje dobrog finansijskog upravljanja i transparentnosti. To uključuje reviziju i odobravanje budžeta, praćenje finansijskih izvještaja i usporedbu stvarnih performansi sa budžetima, osiguranje adekvatnih unutrašnjih kontrola za sprečavanje prevare i lošeg upravljanja, uređenje godišnjih finansijskih revizija ili revizija kada je to potrebno, te osiguravanje pravovremenog podnošenja traženih poreskih prijava i izvještaja.

Porezno-izuzetne organizacije moraju određene dokumente staviti na raspolaganje za javnu inspekciju, uključujući Obrazac 1023 (primjena za status oslobođenja od poreza), Obrazac 990 (godišnji povrat informacija), i uređivanje dokumenata kao što su članci o udruzi i podzakonskim aktima. Organizacije bi trebale imati procedure za odgovaranje na javne zahtjeve za tim dokumentima.

Podzakonski i upravljački dokumenti

Organizacijskim aktima utvrđuju se pravila za način upravljanja organizacijom, uključujući sastav i uvjete odbora, oficirske pozicije i odgovornosti, ispunjavanje zahtjeva i procedura, zahtjeve glasanja i kvoruma, strukturu odbora i procedure izmena.

Podzakonske propise treba periodično preispitivati kako bi se osiguralo da ostanu prikladne za trenutnu veličinu i aktivnosti organizacije. Kada treba izmijeniti podzakonske akte, organizacije moraju slijediti procedure amandmana određene u postojećim podzakonskim aktima.

Pored podzakonskih akata, organizacije bi trebale održavati i druge upravljačke dokumente kao što su sukob interesa politike, zadržavanje dokumenata i politika uništavanja, politika zviždača i politika izvršne kompenzacije.

Razmatranja intelektualnog vlasništva

Organizacije zajednice stvaraju i koriste razne oblike intelektualnog vlasništva, od organizacionih imena i logotipa do obrazovnih materijala i kreativnih djela. Razumijevanje prava intelektualnog vlasništva pomaže zaštiti imovine vaše organizacije i izbjegava kršenje prava drugih.

Zaštitni znakovi

Zaštitni znaci štite imena, logotipe, slogane i druge identifikatore koji razlikuju vašu organizaciju od drugih. dok prava zaštitnih znakova nastaju iz upotrebe a ne registracije, federalna registracija sa Uredom za patente SAD-a i žigove pruža značajne prednosti, uključujući i nacionalnu zaštitu, zakonsku pretpostavku vlasništva, te pravo korištenja simbola ®.

Prije usvajanja imena ili logotipa, izvršite pretragu zaštitnih znakova kako biste osigurali da ne kršite postojeće zaštitne oznake. Koristeći ime ili logo koji je zbunjujuće sličan zaštitnim znakom druge organizacije može rezultirati pravnim djelovanjem i zahtjevima za rebrandom, koji mogu biti skupi i ometajući.

Autorska prava

Autorska prava štite originalna djela autorstva, uključujući pisane materijale, fotografije, videozapise, muziku i softver. zaštita autorskih prava nastaje automatski kada se djelo stvara i fiksira u opipljivom obliku, iako registracija sa Uredom za autorska prava SAD-a pruža dodatne pogodnosti.

Organizacije zajednice trebaju imati na umu autorska prava u dva konteksta. Prvo, zaštitite vlastite materijale autorskih prava uključivanjem obavijesti o autorskim pravima, registracijom važnih djela, te korištenjem licenci ili sporazuma za kontrolu kako drugi mogu koristiti vaše materijale. Drugo, poštujte tuđa autorska prava dobijanjem dozvole prije korištenja autorskih materijala, razumijevanjem ograničenja fer upotrebe, te korištenjem pravilno licenciranih slika, muzike i drugog sadržaja.

Doktrina za fer upotrebu omogućava ograničeno korištenje autorskih materijala bez dozvole za svrhe kao što su kritika, komentar, izvještavanje vijesti, nastava, stipendija ili istraživanje. međutim, pravedna upotreba je složena pravna doktrina, a organizacije ne bi trebale pretpostavljati da se njihova upotreba kvalificira kao pravedna upotreba bez pažljive analize ili pravnih savjeta.

Licence otvorenog koda i kreativnog prostora

Mnoge organizacije zajednice imaju koristi od korištenja softvera otvorenog koda i sadržaja licenciranog Creative Commons, koji se može slobodno koristiti pod navedenim uslovima. Prilikom korištenja tih resursa, pažljivo pregledajte primjenjive uvjete licence kako biste osigurali usklađenost. Neke licence zahtijevaju pripisivanje, zabranu komercijalne upotrebe, ili zahtijevaju da se derivatni radovi pod istom licencom podijele.

Slično tome, ako vaša organizacija stvara obrazovne materijale ili druge sadržaje koje želite podijeliti široko, razmislite o korištenju Creative Commons licence kako bi jasno komunicirali kako drugi mogu koristiti vaš rad uz zadržavanje određenih prava.

Politička aktivnost i ograničenja pri prijavljivanju

Porezno-izuzetne organizacije u okviru Sekcije 501(c)(3) suočavaju se sa značajnim ograničenjima političke aktivnosti kampanje i lobiranja. Razumijevanje tih ograničenja je ključno za organizacije zajednice koje žele da se zalažu za svoje uzroke uz zadržavanje statusa oslobođenja od poreza.

Zabrana aktivnosti političke kampanje

Član 501(c)(3) organizacijama je apsolutno zabranjeno učestvovanje ili interveniranje u političkim kampanjama u ime ili u protivljenju kandidatima za javno zvanje. Ova zabrana je sveobuhvatna i primjenjuje se na sve aktivnosti, bez obzira na to koliko su male ili jeftine.

Zabranjene aktivnosti uključuju podrške ili protivničke kandidate, davanje doprinosa kandidatima ili političkim strankama, distribuciju materijala za kampanju, omogućavanje kandidatima da koriste organizacione resurse, te davanje izjava u zvaničnim organizacionim publikacijama u korist ili protiv kandidata.

Kršenje zabrane političke kampanje može rezultirati trošarinama za organizaciju i njene menadžere, a u nečuvenim slučajevima, opozivom statusa oslobođenja od poreza. Organizacije zajednice moraju biti oprezne u pogledu održavanja političke neutralnosti u kontekstu kampanje.

Dopustljive aktivnosti pri priključka

Za razliku od aktivnosti političke kampanje, lobiranje nije apsolutno zabranjeno za 501(c)(3) organizacije, ali mora biti ograničeno. lobiranje uključuje pokušaje da se utiče na zakonodavstvo putem kontakta sa zakonodavcima ili njihovim osobljem, pozivajući javnost da kontaktira zakonodavce, ili zauzimanje pozicija na specifičnim zakonodavnim prijedlozima.

Organizacije mogu birati između dva testa za mjerenje dopuštenog lobiranja. Podznačajnim dijelom testom, lobiranje ne može predstavljati znatan dio aktivnosti organizacije. Ovaj test je neodređen i činjenica-specifičan. Alternativno, organizacije mogu izabratiskupoću test iz dijela 501(h), koji pruža jasna ograničenja dolara za lobiranje rashoda na temelju izdataka organizacije izuzete svrhe.

Mnoge organizacije biraju test rashoda jer on pruža veću jasnoću i općenito omogućava više lobiranja od značajnog dijela testa. Organizacije čine ove izbore podnošenjem obrasca 5768 sa Poreznom službom.

Zagovaranje i obrazovanje

Iako je politička kampanja zabranjena i lobiranje je ograničeno, 501(c)(3) organizacije mogu da se uključe u neograničeno zagovaranje i obrazovanje o pitanjima vezanim za njihovu misiju. Dozvolljive aktivnosti uključuju edukaciju javnosti o pitanjima, provođenje istraživanja i objavljivanja nalaza, domaćinstvo foruma kandidata koji nisu stranci i pokrivaju širok spektar pitanja, podsticanje registracije glasača i učešća bez podrške specifičnim kandidatima, te zalaganje za političke pozicije bez upućivanja na specifično zakonodavstvo.

Linija između dozvoljenog zagovaranja i zabranjenog lobiranja ili aktivnosti kampanje može biti suptilna. pri planiranju zagovaračkih aktivnosti, organizacije zajednice trebaju pažljivo razmotriti da li aktivnosti prelaze u zabranjenu teritoriju i traže pravne savjete kada su nesigurne.

Pristupačnost i nediskriminacija

Organizacije zajednice imaju zakonske i etičke obaveze da osiguraju da su njihovi programi i objekti dostupni i da ne diskriminiraju zaštićene grupe.

Amerikanci sa invaliditetom Zakon o sukladnosti

Amerikanci sa Zakonom o invalidnostima (ADA) zabranjuje diskriminaciju nad osobama sa invaliditetom u zapošljavanju, javnim smještajem, i drugim područjima. Za organizacije zajednice, ADA usklađenost uključuje osiguranje fizičke pristupačnosti objekata, pružanje razumnog smještaja za zaposlene i volontere sa invaliditetom, omogućavanje pristupa programima i uslugama, te osiguravanje pristupačnih web stranica i digitalnog sadržaja.

Zahtjevi za fizičku pristupačnost uključuju pristupačno parkiranje, ulazne rampe i pristupačne ulaze, pristupačne toalete, i pristupačne rute širom objekata. prilikom renoviranja objekata ili izgradnje novih zgrada, organizacije moraju biti u skladu sa standardima pristupačnosti ADA.

Pristupačnost programu znači da pojedinci s invaliditetom moraju moći učestvovati i imati koristi od programa i usluga. To može zahtijevati pružanje pomoćnih pomagala i usluga kao što su tumači znakovnih jezika, modifikacija politike ili procedura, ili nudi alternativne formate za materijale.

Zakoni o građanskim pravima i nediskriminaciji

Razni federalni, državni i lokalni zakoni zabranjuju diskriminaciju na osnovu zaštićenih karakteristika kao što su rasa, boja, nacionalno porijeklo, spol, religija, starost i invaliditet.Ti zakoni se odnose na zapošljavanje, programe i usluge, te druge organizacione aktivnosti.

Organizacije zajednice trebaju usvojiti i provesti politike nediskriminacije, pružiti obuku o zahtjevima za nediskriminaciju, uspostaviti procedure za rješavanje diskriminacijskih pritužbi, te osigurati da se programi i usluge pružaju ravnopravno svim prihvatljivim pojedincima.

Organizacije koje dobiju federalnu finansijsku pomoć moraju biti u skladu sa dodatnim zahtjevima za nediskriminaciju, uključujući i naslov VI Zakona o građanskim pravima (zabranjuje rasnu diskriminaciju), naslov IX amandmana na obrazovanje (zabranjuje spolnu diskriminaciju u obrazovnim programima), odjeljak 504 Zakona o rehabilitaciji (zabranjuje diskriminaciju invaliditeta), i Zakon o dobnoj diskriminaciji).

Jezik

Organizacije zajednice koje služe raznolikim populacijama trebale bi razmotriti pristup jezika za pojedince s ograničenom engleskom stručnošću. dok zahtjevi variraju u zavisnosti od izvora finansiranja organizacije i nadležnosti, najbolje prakse uključuju procjenu jezičkih potreba zajednice kojima se služi, pružanje usluga interpretacije za ključne interakcije, prevođenje vitalnih dokumenata na uobičajeno govorne jezike, te obuku osoblja o radu efikasno sa interpretatorima i ograničenim engleskim veštim pojedincima.

Pružanje pristupa jeziku ne samo da pomaže osigurati pravnu usklađenost već i unaprjeđuje misiju organizacije čineći programe i usluge istinski dostupnim svim članovima zajednice.

Smjernice i zakoni ponašanja

Uspostava jasnih smjernica i kodeksa ponašanja zajednice pomaže u stvaranju sigurnih, uvažavajućih i produktivnih okruženja za uključenost zajednice, a istovremeno pruža okvir za rješavanje problematičnog ponašanja.

Razvijajući efektivne smjernice zajednice

Smjernice zajednice trebaju artikulirati vrijednosti i očekivanja ponašanja za učesnike u aktivnostima vaše organizacije. efektivne smjernice su jasne i specifične, a ne neodređene, pozitivno uokvirene kada je to moguće, usmjerene na ponašanje a ne na identitet, dosljedno primjenjivane na sve učesnike, te redovno pregledane i ažurirane po potrebi.

Smjernice bi trebale rješavati ključne oblasti kao što su respektabilna komunikacija, uznemiravanje i diskriminacija, sigurnost i sigurnost, korištenje organizacionih resursa, povjerljivost i privatnost, sukobi interesa, te društveni mediji i online ponašanje.

Pravila uznemiravanja i diskriminacije

Sve organizacije zajednice trebaju imati jasne politike kojima se zabranjuje uznemiravanje i diskriminacija. Ove politike bi trebale definirati zabranjeno ponašanje, uključujući seksualno uznemiravanje, neprijateljsko uznemiravanje i diskriminaciju na osnovu zaštićenih karakteristika, uspostaviti procedure za prijavljivanje zabrinutosti, izložiti istražni proces, odrediti potencijalne posljedice za prekršaje, i zabraniti odmazdu nad osobama koje prijavljuju zabrinutost ili učestvuju u istragama.

Politika je efikasna samo ako se komunicira jasno, primjenjuje dosljedno, i podržava odgovarajuća obuka i izvršenje. Organizacije bi trebale pružiti redovnu obuku o uznemiravanju i sprečavanju diskriminacije i odgovoriti brzo i prikladno na sve pritužbe.

Postupak rješavanja sukoba

Uprkos najboljim naporima da se spriječe sukobi, nesuglasice i sporovi neminovno će se pojaviti u organizacijama zajednice. Nakon što jasni postupci rješavanja sukoba pomognu da se pitanja konstruktivno rješavaju prije nego eskaliraju.

Učinkoviti postupci rješavanja sukoba uključuju podsticanje direktne komunikacije između stranaka kada je to prikladno, pružanje posredovanja ili olakšan dijalog za ozbiljnije sukobe, uspostavljanje jasnih eskalacijskih puteva kada je neformalna rezolucija neuspješna, te osiguranje pravednih procesa koji svim stranama daju priliku da se čuju.

Neke organizacije uključuju alternativne odredbe za rješavanje sporova u svojim podzakonskim aktima ili sporazumima, kojima je potrebno posredovanje ili arbitraža prije parnica. Ove odredbe mogu pomoći u rješavanju sporova brže i isplativije od sudskih postupaka.

Izvršavanje i odgovornost

Smjernice zajednice i kodeksi ponašanja su značajni samo ako se provode dosljedno. Organizacije bi trebale uspostaviti jasne procese za rješavanje prekršaja, uključujući istražne postupke, raspon potencijalnih posljedica, žalbene ili revizijske procese, te zahtjeve za dokumentacijom.

Posljedice za prekršaje trebaju biti razmjerne ozbiljnosti ponašanja i mogu se kretati od verbalnih upozorenja do privremene suspenzije do trajnog uklanjanja iz programa ili aktivnosti.Ozbiljne povrede, kao što su nasilje, prijetnje ili nezakonito ponašanje, mogu zahtijevati neposredno djelovanje i uključenost snaga zakona.

Retenzija čuvanja i dokumentacije

Pravilno vođenje zapisa je od ključne važnosti za pravnu usklađenost, organizacijsku odgovornost i efikasne operacije. organizacije zajednice trebaju održavati različite kategorije zapisa i provoditi odgovarajuće politike zadržavanja i uništavanja.

Obavezni upisi

Porezno-izuzetne organizacije moraju održavati evidencije koje podržavaju njihov porezno-izuzetni status i demonstrirati usklađenost sa zahtjevima poreznog prava. Obavezni zapisi uključuju članke o utemeljenju i podzakonskim aktima, IRS-ovo odlučno pismo kojim se odobrava status oslobođenja poreza, Obrazac 990 godišnjih prijava informacija, finansijski zapisi uključujući dokumentaciju o prihodima i troškovima, minute sastanaka odbora i odbora, te evidencije primljenih doprinosa.

Za sve zaposlene se moraju voditi evidencije o zaposlenosti, uključujući prijave za zapošljavanje i dokumente o zapošljavanju, provjeru prihvatljivosti za zapošljavanje I-9, evidencije o plaćama i poreznim obrascima, evaluacije uspješnosti i disciplinske evidencije, te evidencije o odsustvu i smještaju.

Programski zapisi dokumentiraju aktivnosti organizacije i utjecaj, uključujući prijave i saglasnosti učesnika, zapise o posjećenosti, podatke o ocjenjivanju programa i ishodima, prijave za dodjelu bespovratnih sredstava i izvještaje, te ugovore i sporazume s partnerima i dobavljačima.

Pravila za zadržavanje dokumenata

Politike zadržavanja dokumenata određuju koliko dugo treba čuvati različite vrste zapisa i kada se mogu uništiti. Ove politike pomažu osigurati da se važni zapisi sačuvaju uz istovremeno smanjenje troškova nereda i skladištenja za zapise koji više ne trebaju biti zadržani.

Razdoblja zadržavanja variraju u zavisnosti od vrste evidentiranih i primjenjivih pravnih zahtjeva.Na primjer, IRS propisi zahtijevaju da se porezno-izuzetne organizacije održavaju evidencije koje podržavaju Obrazu 990 najmanje tri godine, porezni evidencije o radu moraju se voditi najmanje četiri godine, korporativni evidencije poput članaka o ugradnji i podzakonskim aktima trebaju se trajno držati, a ugovori i sporazumi trebaju se voditi na određeni period nakon isteka.

Politike zadržavanja dokumenata trebaju biti u pisanom obliku, koje odobrava upravni odbor, komuniciraju osoblju odgovornom za održavanje evidencije, i periodično pregledavaju kako bi se osiguralo da ostanu aktuelne sa zakonskim zahtjevima.

Upravljanje elektronskim zapisima

Kako organizacije sve više održavaju zapise elektronski, upravljanje elektronskim zapisima postaje presudno. Elektronički zapisi su općenito prihvatljive zamjene za papirne zapise ako se održavaju u formatu koji čuva njihov integritet i pristupačnost.

Najbolje prakse za upravljanje elektronskim zapisima uključuju korištenje pouzdanih sistema i formata koji će vremenom ostati dostupni, provedbu postupaka za oporavak od backupa i katastrofa, kontrolu pristupa osjetljivim elektronskim zapisima, te osiguranje elektronskih zapisa uključeno je u politiku zadržavanja i uništavanja dokumenata.

_Dokumenti

Kada rok zadržavanja za zapise ističe, organizacije bi trebale uništiti zapise na način koji štiti povjerljive informacije. Papirne zapise koji sadrže osjetljive informacije treba isjeckati, a elektronske zapise sigurno izbrisati metodama koje sprječavaju oporavak.

Organizacije ne bi trebale uništavati zapise koji su predmet nepredviđenih parnica, vladinih istraga ili revizija.

Odgovaranje na pravna pitanja i sporove

Uprkos najboljim naporima u usklađivanju i upravljanju rizikom, organizacije zajednice se mogu suočiti sa pravnim pitanjima ili sporovima. Znajući kako odgovarajući odgovoriti može minimizirati štetu i zaštititi organizaciju.

Kada tražiti pravnog savjetnika

Organizacije zajednice trebaju se konsultovati sa advokatima u raznim situacijama, uključujući prilikom formiranja organizacije ili pravljenja značajnih strukturnih promjena, pri suočavanju sa potencijalnim parnicama ili primanju pravnih zahtjeva, pri rješavanju složenih ugovora ili transakcija, pri rješavanju pitanja zapošljavanja kao što su prekidi ili diskriminacijske pritužbe, pri odgovaranju na vladine istrage ili revizije, te kada su nesigurni u pogledu pravnih zahtjeva ili obaveza usklađivanja.

Mnoge organizacije uspostavljaju odnose sa advokatima koji mogu da daju tekuće savete i da budu lako dostupni kada se pojave pitanja. Neki advokati nude pro bono ili smanjene usluge neprofitnim organizacijama, a organizacije pravne pomoći mogu pružiti pomoć kvalifikacionim grupama.

Odgovaranje na žalbe i pravne zahtjeve

Kada vaša organizacija dobije žalbu, pravnu potražnju ili tužbu, odgovorite odmah i na odgovarajući način. Odmah obavijestite svog nosioca osiguranja ako se stvar može pokriti osiguranjem, savjetujte se sa pravnim savjetnikom prije nego što odgovorite, čuvajte sve relevantne dokumente i komunikacije, ne priznajte odgovornost ili ne preuzimajte obveze bez pravnih savjeta, i održavajte povjerljivost o tom pitanju.

Čak i ako vjerujete da je pritužba neosnovana, shvatite je ozbiljno i profesionalno odgovorite. Otpust ili odbrambeni odgovori mogu eskalirati sukobe i stvoriti dodatnu pravnu izloženost.

Upravljanje krizama

Ozbiljne incidente kao što su nesreće, navodi o nedoličnom ponašanju ili javne kontroverze zahtijevaju koordinirano upravljanje krizom. Organizacije bi trebale imati planove za krizni odgovor koji identifikuju tim za krizni odgovor, uspostave komunikacijskih protokola, odredi glasnogovornike, iznesu procedure za obavješćivanje dionika, te rješavaju zakonska i osiguravajuća pitanja.

Tokom krize, usredotočite se na osiguranje sigurnosti, prikupljanje tačnih informacija, transparentno komuniciranje uz zaštitu pravnih interesa i dokumentiranje akcija koje su poduzete. Nakon što trenutna kriza prođe, izvršite temeljitu reviziju kako biste identificirali naučene lekcije i proveli poboljšanja kako bi se spriječili slični incidenti.

Izgradnja kulture pravne usklađenosti

Umjesto da na pravnu usklađenost gledaju kao na teret, uspješne organizacije zajednice integriraju pravnu svijest u svoju organizacijsku kulturu i operacije.

Obuka i obrazovanje

Redovito osposobljavanje pomaže članovima odbora, osoblju i volonterima da shvate svoje pravne odgovornosti i politike organizacije. teme obuke trebaju uključivati misiju organizacije i pravnu strukturu, fiducijarne dužnosti za članove odbora, sprečavanje uznemiravanja i diskriminacije, upravljanje sigurnošću i rizikom, privatnost i sigurnost podataka, te specifične zakonske zahtjeve relevantne za aktivnosti organizacije.

Treba obezbediti obuku novim članovima odbora, osoblju i volonterima tokom orijentacije i periodično osvježavajućim za sve učesnike. Dokumentacija završetka obuke može biti važan dokaz posvećenosti organizacije u skladu.

Praćenje i revizija usklađenosti

Redovito praćenje usklađenosti pomaže u identifikaciji i rješavanju pitanja prije nego što postanu ozbiljni problemi. Organizacije bi trebale provoditi periodične preglede usklađenosti s ključnim pravnim zahtjevima, redovno pregledavati i ažurirati politike i procedure, provoditi interne revizije finansijskih kontrola i procesa, i tražiti vanjske revizije ili revizije kada je to potrebno.

Praćenje usklađenosti treba dokumentirati, a sva utvrđena pitanja treba rješavati odmah odgovarajućim korektivnim djelovanjem.

Kontinuirano poboljšanje

Pravni zahtjevi i najbolje prakse evoluiraju tokom vremena. Organizacije zajednice trebaju ostati informirane o promjenama u primjenjivim zakonima i propisima, učestvuju u mrežama i udruženjima koja pružaju ažuriranja i resurse, uče od incidenata i blizu propusta za poboljšanje politika i praksi, te redovno procjenjuju i ažuriraju strategije upravljanja rizicima.

Izgradnja kulture kontinuiranog poboljšanja pomaže organizacijama da se prilagode promjeni pravnih pejzaža i održavaju visoke standarde usklađenosti i upravljanja.

Resursi i podrška organizacijama zajednice

Organizacije zajednice ne moraju sami upravljati pravnim kompleksima. Brojni resursi i sistemi podrške su dostupni kako bi pomogli organizacijama da shvate i ispune svoje zakonske obaveze.

Pravni resursi

Mnoge organizacije pružaju pravne informacije i pomoć organizacijama zajednica. Nacionalno vijeće neprofitalnih organizacija nudi opsežne resurse o neprofitnim pravnim pitanjima i državnim specifičnim informacijama. Državna udruženja neprofitnih organizacija pružaju obuku, resurse i zagovaranje za neprofitne organizacije u svojim državama. Pro bono pravni programi povezuju neprofitne organizacije sa volonterskim advokatima. Pravne klinike nude pravne usluge kvalifikacionim organizacijama uz pružanje praktičnog osposobljavanja studentima prava.

Online resursi kao što je web stranica IRS-a pružaju smjernice o zahtjevima za oslobođenje od poreza, dok organizacije poput Nacionalnog vijeća neprofitabilnih nude sveobuhvatne informacije o upravljanju, usklađenosti i najboljim praksama.

Profesionalni savjetnici

Pored pravnih savjetnika, organizacije zajednice imaju koristi od odnosa sa drugim profesionalnim savjetnicima. računovođe i knjigovođe pomažu u osiguravanju tačnih finansijskih evidencija i poreskog usklađenost. brokeri osiguranja specijalizirani za neprofitne organizacije za pomoć u osiguranju dobijaju odgovarajuću pokrivenost. konsultanti ljudskih resursa pružaju smjernice o pitanjima zapošljavanja i usklađenosti.

Izgradnja tima povjerljivih savjetnika pruža organizacijama zajednice stručnost i podršku u više oblasti pravne i operativne usklađenosti.

Mreže i učeće zajednice

Povezivanje sa drugim organizacijama zajednice pruža mogućnost učenja od vršnjaka, podjele resursa i ostajanja informirana o novim pitanjima. Lokalne neprofitne mreže, nacionalna udruženja usmjerena na specifična područja pitanja, online zajednice i forume, a konferencije i obuka događanja sve nude vrijedne mogućnosti za učenje i povezivanje.

Peer učenje može biti posebno vrijedno za male organizacije koje možda nemaju opsežno osoblje ili resurse ali mogu imati koristi od kolektivnog znanja i iskustva šire zajednice.

Zaključak: Pravni usklađenost kao fondacija za utjecaj

Razumijevanje i rješavanje pravne strane uključenosti zajednice nije stvaranje prepreka ili prigušivanje entuzijazma za građansko angažiranje, nego izgradnja čvrste osnove koja omogućava organizacijama zajednice da svoje misije obavljaju efikasno, održivo i etički.

Pravna usklađenost štiti pojedince koji svoje vrijeme i energiju posvećuju radu zajednice, osigurava da se organizaciona sredstva koriste na odgovarajući način i efikasno, gradi povjerenje sa učesnicima, donatorima, i široj zajednici, stvara održivost izbjegavajući pravne probleme koji bi mogli iskljuciti važan rad, te demonstrira profesionalizam i odgovornost koja privlači podršku i partnerstva.

Iako pravni pejzaž može izgledati zastrašujuće, posebno za male organizacije ili inicijative, zapamtite da ne morate biti pravni stručnjak za vođenje usklađene organizacije zajednice. Ono što vam je potrebno je svijest o ključnim pravnim pitanjima, posvećenost učenju i poboljšanju, spremnost da potražite pomoć kada je potrebno, i posvećenost radu sa integritetom i transparentnosti.

Počnite od rješavanja najosnovnijih pravnih zahtjeva za vašu organizacijupropisnu strukturu, potrebne dozvole i dozvole, osnovno osiguranje, i bitne politike i procedure. Kako vaša organizacija raste i vaše aktivnosti se šire, možete graditi na ovoj fondaciji sa sofisticiranijim sistemima usklađivanja i strategijama upravljanja rizicima.

Pravna strana uključenosti zajednice u konačnici služi istoj svrsi kao i sama zajednica: stvaranje pozitivne promjene dok štiti ljude i zajednice uključene. Integracijom pravne svijesti u svoju organizacijsku kulturu i operacije, stvarate okruženje u kojem uključenost zajednice može cvjetati sigurno, održivo i učinkovito.

Bilo da organizujete prvo čišćenje komšiluka ili upravljanje dobro uspostavljenom neprofitnom organizacijom, principi navedeni u ovom vodiču pružaju mapu za navigaciju pravnim aspektima učešća zajednice.

Za dodatne smjernice o specifičnim pravnim pitanjima koja utječu na vašu organizaciju zajednice, razmotrite savjetovanje sa pravnim savjetom, povezivanje sa svojim državnim udruženjem neprofitnih organizacija, ili istraživanje resursa organizacija kao što su Nezavisni sektor koji pruža sveobuhvatne informacije o neprofitnom upravljanju i usklađenosti. Uz pravo znanje, resurse i posvećenost pravnoj usklađenosti, napori u vezi vaše zajednice mogu postići trajan pozitivan utjecaj uz zaštitu svih uključenih.