Pagsumaryo sa Komon nga mga Paagi sa Pagsala

Ang mga paagi sa paghimog mga butang nga mahimong timailhan sa bisan unsang organisadong mga rekord sa pagdumala sa impormasyon mao kon kaha ikaw propesyonal sa katilingban, gamayng tag - iya sa negosyo, o bahin sa usa ka dakong negosyo, ang paagi sa imong paghan - ay sa imong mga payl direktang makaapektar sa imong katakos sa pagkuha dayon sa impormasyon, pagpadayon sa pagsunod, ug pagpamenos sa paglihok sa ibabaw.

Pagsala sa Luto

Ang Alphabetical file maoy mga dokumento nga gibase sa unang sulat (ug nagsunod nga mga letra) sa ngalan, titulo, o keyword, nga mao ang labing epektibong sistema sa intuwisyon alang sa kadaghanang tawo tungod kay kini maoy mga salamin kon sa unsang paagi ang mga diksiyonaryo, direktoryo, ug mga librarya nag - organisar ug impormasyon.

Mga Bentaha

  • [ B ase of conception: Walay komplikadong pagbansay ang gikinahanglan. Halos bisan kinsa nga makakita ug payl pinaagi lamang sa pagbasa sa alpabeto.
  • [ [ BELT:0] Nasikop sa agianan: Alang sa gamay ngadto sa igoigong mga koleksiyon, ang pagkuha halos dihadiha, ilabina kon duyogan sa klarong pagmarka.
  • [ [ BFLT:0]Reduced fifilling: Tungod kay ang mando gipasukad sa usa ka iladong pagkasunodsunod (ang alpabeto), ang mga tiggamit lagmit dili magbutang ug dokumento sa sayop nga dapit kon itandi sa mga sistema nga nagasalig sa mga kodigo.

Mga Disbentaha

  • [ B Nga nag - ingon: [ Samtang matigom ang mga payl, ang sistema mahimong dasok kaayo. Pananglitan, usa ka kompaniya nga may libolibong mga kliyente ubos sa "Smith" mahimong magkinahanglan ug sub - os nga pag - ayo (pananglitan, sa unang ngalan o ID).
  • [ [ BEKLT:0] Daling madaot: ang pagpedido pinaagig alphabetical dili sa kinaiyanhong paagi nalangkit sa mga butang nga tema o petsa. Alang sa dagkong mga databa, ang numero o digital nga sistema mas episyente.
  • [ B Dili - angay: Mga Kausaban sama sa "McaDonald" vs. "Mozadied" or "St. John" vs. "St. "San Juan" mahimong motultol sa kalibog gawas kon ang estriktong pagpunting nga lagda matukod.

Ang pagpayl ug mga materyales nga magpaila sa mga tawo diha sa kalikopan labing epektibo kon ang gidaghanon sa mga dokumento nagpabiling kasarangan ug ang pangunang sukdanan sa pagpangita mao ang ngalan sa usa ka tawo, organisasyon, o produkto.

Dayag nga Pagsala

Ang pagpayl ug numero sa kompiyuter naghatag ug talagsaong numero (o alphanameric code) sa matag dokumento, polder, o rekord. Kining sistemaha kaylap nga nag - ihap, sa legal nga mga buhat, medikal nga mga rekord, ug imbentaryo nga Tistric Disvitorce kon diin ang kompidensiyal nga impormasyon ug ang sequential traing maoy mga prioridad.

Mga Bentaha

  • [ [ BEFLT:0] Natago nga kompidensiyal nga butang: Ang numero sa numero dili magpadayag ug impormasyon bahin sa unod.
  • [ [ BELT:0] Ang pagsubay ug pagpadako: Bag - ong mga dokumento giasayn sa sunod nga numero, nga naghimo niining yano sa pag - ugpos nga dili makapatugaw sa naglungtad nga kahikayan.
  • [ B Mga taho nagatabok sa mga cross-referencing: Uban sa usa ka indise, ang usa ka dokumento mahimong ikalangkit sa daghang numero (e.g., sa numero sa resibo, pumapalit nga ID, kodigo sa proyekto).

Mga Disbentaha

  • [ [ B Magtino ug kasaligang index: [ Kon walay matuki nga index (kaperyo o digital), ang pagpangitag dokumento imposible kon wala ka mahibalo sa gidaghanon niini.
  • [ [ BLT:0] Ang pagbansay sa ibabaw: nga kawani kinahanglang makakat - on sa paggamit sa sistema sa indise ug tingali nakigbisog sa paghinumdom kon ang gidaghanon taas o dili - epektibo.
  • [ [ BEPLT:0] Lisod matiktikan ang mga tawo: Ang sayop nga gidaghanon mahimong ilubong taliwala sa linibong uban pa ug dili mamatikdan hangtod nga ang payl gikinahanglan ug dili makaplagan.

Ang pagpayl ug mga resibo sagad magparis nga may kronolohikal nga sangkap nga prodectorform, sa mga resibo nga gipayl sa numero apan crossrefenced by date in a drager. Sa modernong mga kahimtang, daghang organisasyon naggamit ug Providd management system nga awtomatikong mag - asayn ug mga numero ug mga indise, nga magkombinar sa papel ug digital nga mga pamaagi.

Eronolohikal nga Pagsala

Ang pagpayl ug mga dokumento nga gihimo sa date Juttraxicday, bulan, ug tuig nga Jontracine mahimo usab nga mosaka o mopaubos nga han - ay. Kining paagiha maayo kaayong gamiton sa pagsubay sa mga panghitabo sa paglabay sa panahon: pag - eskedyol ug mga timeline, pagsinulatay sa mga troso, mga transaksiyon sa kuwenta, ug legal nga kaso.

Mga Bentaha

  • [ [ BELT:0] timeline nga talan - awon: Ang mga tiggamit makakita ug kompletong pagkasunodsunod sa mga hitabo, nga bililhon alang sa mga awdito, legal nga diskobre, ug mga pagsubli sa kauswagan.
  • [ [ [ BELT:0] Suprate sa pag - ingon: [ nga nagdugang ug usa ka bag - ong dokumento yanong nagkinahanglan sa pagbutang niini sa kataposan (o sinugdanan) sa nahiangayng seksiyon sa petsa.
  • [ BYET:0] Ang mga trabaho maayo sa ubang mga sistema: Ang Chronolohiya sagad gigamit ingong sub - sort sulod sa alpabet o mga sistema sa ihap (e.g., ang tanan sa mga resibo alang sa usa ka kliyente giklase - pinig sumala sa petsa).

Mga Disbentaha

  • [ [ B Kakulto sa pagpangitag tinong mga dokumento: [ Kon imong hinumdoman ang usa ka petsa nga halos, tingali kinahanglang susihon nimo ang usa ka sukod.
  • [ [ BELT:0] Ayawg harmonya ang pag - establisar: [ Kon ang mga dokumento idugang sumala sa pagkasunodsunod o dili ka makigdeyt sa hustong paagi, ang pagkasunodsunod mabungkag.
  • [ [ BELT:0] Dili angayan sa dagko, nagkadaiyang mga koleksiyon: nga walay grupo nga maggrupo - grupo pinaagig ulohan o matang, ang pagpayl lamang mahimong usa ka dakong listahan sa mga petsa.

Ang pagpayl sa mga dokumento kaylap nga gigamit sa pagkuhag mga email management ug digitalarchiving, diin ang mga selyo nga date awtomatiko. Alang sa pisikal nga mga payl, kasagaran diha sa mga talaan sa mga basahon, adlaw - adlaw nga mga troso, ug mga kliyente ang magtino sa mga kasaysayan.

Pagsala sa Yuta

Ang mga dokumento sa pagpayl sa mga Geographic nga gihimo sa mga grupo pinaagi sa lokasyon sa balay ug yuta, estado, siyudad, rehiyon, o bisan sa espesipikong adres niini nga mga organisasyon gikinahanglan alang sa mga negosyo nga nagpalakaw ug daghang dapit, sama sa mga kompaniya sa propiedad, mga kompaniya sa troso, ug mga ahensiya sa gobyerno nga nagdumala sa rehiyonal nga mga impormasyon.

Mga Bentaha

  • [ [ BYLT:0] BLication-sececficive access: Ang mga tiggamit daling makatangtang sa tanang file nga konektado sa usa ka partikular nga rehiyon alang sa pag - analisar sa tiyanggihan, pagsunod sa balaod, o pagplano sa operasyon.
  • [ [ BELT:0] Kinaiyanhong grupo nga nag - apod - apod ug mga tem: Mga panon sa mga negosyante sa lainlaing mga rehiyon makamentinar sa ilang kaugalingong mga sub - awil samtang ang sentral nga sistema magpabiling organisado sa geograpiya.
  • [ [ BEFLT:0] Ang rehiyonal nga taho nag - ingon: Ang pagkuhag impormasyon pinaagig lokasyon prangka kon ang mga payl giklaseklase na sa mga lugar.

Mga Disbentaha

  • [ B Ang sobrang mga rehiyon makapahinabog kalibog: Pananglitan, usa ka dokumento nga may kalabotan sa usa ka proyekto nga nag - apektar sa "Western Europe" mahimong ipayl ilalom sa "Uropa" o "Pransiya," nga nagkinahanglan ug pagtabok sa mga kasabotan.
  • [ [ BELT:0] Engitens nga pagmentinar: kausaban sa politikanhong mga utlanan, ug bag - ong mga rehiyon motungha.
  • [ B Dili - mamatikdang cross -ferencing: Usa ka dokumento sa usa ka kliyente nga mobalhin ngadto sa usa ka bag - ong rehiyon tingali kinahanglang ayohon, o kopyahon nga mga kopya nga gimugna, diin ang duha kinahanglang may purohang dili madaot.

Ang pagpayl sa Geographic epektibo kaayo kon duyogan sa ubang mga metodo nga ang avidemitorfor Pananglitan, nga ipayl una sa nasod, dayon ang alpabeto sulod sa matag nasod. Digital nga mga sistema makasapaw ug mga tag ibabaw sa bisan unsang pangunang klasipikasyon, nga maghimog dapit nga pinakalayong makolekta nga hilabihan ka malubaylubay.

Nagasala nga Ulohan

Kining paagiha komon diha sa mga librarya, departamento sa akademiko, tem sa pagpamaligya, ug sa bisan unsang palibot diin nga ang impormasyon gibase sa kaundan inay sa ngalan o petsa.

Mga Bentaha

  • [ [ BEKLT:0] Matulon - anon sa kontentong panukiduki: Ang mga tiggamit makapakaon sa tanang materyal sa usa ka partikular nga ulohan nga dili na kinahanglang mahibalo sa mga ngalan o petsa.
  • [ [ BEPLT:0] Mga taho nga naglangkit sa pagdisiplina pinaagig mga bata: [ Mga dokumento nga nalangkit sa "pagkawalay - kasegurohan" mahimong maggikan sa inhenyeriya, pagbaligya, ug legal, ang tanan sa usa ka dapit.
  • [ [ B bug - os nga nadiskobrehan ang Sa dihang ang mga payl ikonektar pinaagig ulohan, ang mga tiggamit sagad makakaplag ug wala - damhang mga koneksiyon ug nalangkit nga unod.

Mga Disbentaha

  • [ [ BWLT:0] Sa tumang kaon ug daghang ulohan: Ang usa ka ulohan sama sa "Finance" makapalupad ug balon ngadto sa ginatos ka polder gawas kon ang mga sub - ubayng mga makina maampingong pagkabatbat.
  • [ [ B gikinahanglan ang pag - organisar pag - usab: Samtang ang bag - ong mga subject mogawas o ang mga tigulang mahimong karaan na, ang pag - anlomiya kinahanglang rebisahon sa time - Nexoneming nga trabaho.
  • [ B Dili - katuohang dapit: [ Ang dokumento mahimong iya sa daghang ulohan (e.g., usa ka artikulo bahin sa balaod sa buhis alang sa mga dili - panapi).

Daghang digital constition system ang sagad mogamit ug mga pulong nga gitawag ug herarkiyal nga pamaagi (e.g., pangunang mga topiko nga dunay sub - upics) aron sa pag - ila sa komplikado kaayo. Daghang digital constition system ang nagdepende niining paagiha, nga naggamit ug mga tag ug mga kategoriya imbes mga physical folder. Alang sa giya bahin sa pagtukod ug epektibong mga manixonomyer, tan - awa ang [POR] nga sukdanan alang sa mga tawo nga dunay kalabotan sa mga makina ug mga tisyu sa panit sa panit sa panit sa lawas [sa].

Digital nga mga Sistema sa Pagsala ug Hybrid Approaches

Karong adlawa, kadaghanang organisasyon dili mosalig lamang sa mga papel files. Digital files files fileptorecute Stouldenpared doading, lokal nga mga network drive, o linaing software Atoriztoritoriform, o mga computer control, ug mga permiso sa pagsulod.

Hybrid, nga naggamit ug daghang paagi sulod sa usa ka sistema. Pananglitan, mahimo nimong gamiton ang enmisyonal nga mga tigpanukter alang sa mga code, [[FLT]ological ordering sa petsa sa paglalang, ug mga awtoridad] nga awtomatikong nagladlad sa tanang butang [F.4] [D.

Kon mobalhin gikan sa lunlon pisikal nga sistema ngadto sa digital, tagda ang mosunod:

  • [ B Di - naandang mga kombensiyon sa pagngalan: gamita ang usa ka managsamang estilo (e.g., YYYYY MMDD_vivivivib Hascription) nga motadlas sa mga kompiyuter ug sa mga likod sa lawas.
  • [ [ B Mga sukdanan sa McMetatatata: Capture fer key fields (kon kinsang ngalan, petsa, ulohan, lokasyon) ang motugot sa episyenteng pagkuha nga dili magsalig sa folder nga herarkiya.
  • [ B Security and kamasinugtanon: Alang sa mga industriya nga nailalom sa mga regulasyon sama sa HIPA o GDPR, ang mga sistema sa digital kinahanglang magmentinar sa mga dalandalan ug mga kontrol sa agianan sa kompiyuter.
  • [ [ BEKLT:0] Ang mga programa sa kompiyuter uban sa naglungtad nang mga trabahante: [ Ang sistema sa pagpayl kinahanglang mohaom sa paagi sa paglihok sa imong tem, dili sa ubang paagi sa pag - alirong.

Alang sa malukpanong sumaryo sa digital files kinamaayohang mga batasan, ang ARMA International nga organisasyon nagtaganag mga giya bahin sa pagdumala sa impormasyon ug sa mga rekord.

Kon Unsaon Pagpili sa Hustong Paagi sa Pagsala

Ang hustong pagpilig paagi sa pagpayl dili kay usa ra ka paagi aron lang matino kon unsay imong gikinahanglan: Gamita ang mosunod nga sukdanan aron kutohan ang mga kapilian:

  • [ B Tomo sa mga dokumento: gagmayng mga koleksiyon (ubos sa 500 files) maayog lakat sa mga sistema sa alpabeto o sa kronolohiya. Ang dagkong koleksiyon sagad nagkinahanglag numero o subject - binase sa sukdanan sa digital indese.
  • [ BYEKS:0] access nga sumbanan: Unsay kasagaran nimong pangitaon kon dunay mga payl? Sa pagkakaron, pagpilig paagi nga mohaom sa naandang paagi sa pagpangita.
  • [ [ BYLT:0] Mga kinahanglanon sa pag - ugmad: [ nga mga palibot sa tem makabenepisyo gikan sa sukdanang mga sistema diin ang tanan mosunod sa mao gihapong mga lagda. Kon nalangkit ang hilit nga mga tem, ang gipasukad - sa - panganod nga sistema sa pagpayl nga may papel - ubos nga mga pagtugot maoy maayo.
  • [ [ BEKLT:0] Ang sekreto ug kompidensiyal nga mga butang nagkinahanglag: Financial, legal, ug medikal nga mga rekord sagad magkinahanglan sa pagpayl sa gidaghanon alang sa wala - maawdi nga mga agianan ug mga balaod sa pribasiya.
  • [ B Mga banabana sa panit: Ang imong dokumento modoble ba sa duha ka tuig? Pagpilig praktikal nga paagi nga gitawag ug scal fibronciumnerical or subject nga may sub - puteries Obrificitotris avoid ang masakit nga pag - usab.
  • [ [ BYLT:0] Ang epektibong pagbansay ug mga kahinguhaan: Komplikadong mga sistema (e.g., geograpiya nga may daghang rehiyon) nagkinahanglag padayong pagmentinar ug pagbansay.

Maalamon usab nga itunong ang imong gipiling metodo pinaagi sa gamayng gisukip nga mga payl sa dili pa kini iligid sa halapad nga paagi.

Labing Maayong mga Batasan sa Pagmentinar sa Imong Sistema sa Pagsala

Bisag unsang paagiha ang imong pilion, ang sistema sa pagpayl sama rag pag - atiman niini, nga mag - organisar sa imong mga payl ug daling mabatonan sa taas nga panahon:

  • [ [ BELT:0] klarong mga lagda sa pagngalan: Document alang sa mga marka, mga ngalan sa folder, ug mga lagda sa payl. Post kini sa usa ka makitang dapit o ilakip kini sa giambitang kahibalo.
  • [ B regular nga mga komentaryo: Pag - eskedyol ug un - kuwarto o bidanual audites sa pagpahid sa karaang mga payl, pagdugang ug sayop nga mga pulong, ug pagdalisay sa mga kategoriya.
  • [ [ BEKLT:0] Ustroha ang mga pulong ug mga indise: [ Alang sa pisikal nga mga sistema, hupti ang index card system o ang usa ka yanong squade nga magmapa sa matag dokumento sa pangunang mga payl niini.
  • [ [ BYLT:0] Nag - urong ang mga suplay: Gamit ug managsamang mga marka sa kolor, nagbitay nga mga polder, ug mga tigbahin aron mas daling makita ang mga hulagway.
  • [ [ BEKLT:0] Bansaya ang tanang tiggamit: [[ BFLT:1] Pagtaganag unang pagbansay ug mga sesyon sa pagpalagsik.
  • [ B Mamukto sa digital files: Kon mogamit ka ug digital nga sangkap, seguroa nga ang awtomatikong mga kapuli mabatonan dayon, ang mga serbisyo sa Cloud nga may bersiyon (sama sa Google Drive o Sambiont) makadugang ug dugang lut - od sa kahilwas.

Alang sa mas lalom nga pagsusi sa mga rekord sa paghinumdom sa mga eskedyul ug paghipos sa impormasyon, tagda ang [ National Archives nga nagsunod sa giya nga , nga mapadapat kanato sa bisan unsang mga awtoridad.

Konklusyon

Samtang ang naandang mga paagi sa pagpayl maoy usa ka hinungdanong desisyon nga makaapektar sa adlaw - adlawng pagkamabungahon, pagsunod, ug dugayng pagsunod sa impormasyon. samtang ang naandang mga paagi nga gitawag ug Ruskulionalphabetical, numero, geograpiya, ug subject nga pag - payl dunay klarong mga katakos, ang labing epektibong mga sistema sagad mosagol ug daghang paagi sa pag - usab sa elektronikong mga himan nga awtomatikong magkonektar sa mga panginahanglan ug pagsusi.