Ein Überblick über Sponsoring International Employees in Großbritannien

Die Förderung eines internationalen Mitarbeiters in Großbritannien ist eine der effektivsten Möglichkeiten, kritische Qualifikationslücken zu schließen und vielfältige Perspektiven in Ihr Unternehmen einzubringen. Der Prozess beinhaltet jedoch strenge rechtliche Verantwortlichkeiten, detaillierte Formalitäten und laufende Compliance-Verpflichtungen. Von Anfang an spart man Zeit und Geld und vermeidet Sanktionen im Innenministerium. Dieser erweiterte Leitfaden umfasst die wesentlichen Schritte, vom Erhalt einer Sponsorenlizenz über die Unterstützung Ihres neuen Mitarbeiters bis hin zur Aufrechterhaltung der langfristigen Compliance.

Erhalten einer Sponsorenlizenz: Was Ihr Unternehmen beweisen muss

Bevor Sie einem ausländischen Arbeitnehmer ein Sponsoringzertifikat (CoS) zuweisen können, muss Ihr Unternehmen sich zunächst eine Sponsorenlizenz vom britischen Innenministerium sichern. Dies ist keine einfache Checklistenübung; das Innenministerium prüft die Echtheit Ihres Unternehmens, die HR-Prozesse und die Fähigkeit, Sponsorenaufgaben zu erfüllen.

Förderkriterien

Ihre Organisation muss eine echte Einheit sein, die rechtmäßig im Vereinigten Königreich (oder einer britischen Niederlassung eines ausländischen Unternehmens) tätig ist. Sie müssen nachweisen, dass es sich bei den von Ihnen zu besetzenden Rollen um echte offene Stellen handelt, die nicht einfach vom ansässigen Arbeitsmarkt besetzt werden können (obwohl die aktuelle Mangelbesetzungsliste und die neue Gehaltsliste für Einwanderungsbeamte dies vereinfachen können).

Wichtige Dokumentation für den Lizenzantrag

Bereiten Sie diese Dokumente im Voraus vor:

  • Registrierungsnachweis: Companies House Zertifikat, Mehrwertsteuerregistrierung oder gleichwertig für Wohltätigkeitsorganisationen und Partnerschaften.
  • Evidenz des echten Handels: Aktuelle Bankauszüge, PAYE-Aufzeichnungen und geprüfte Konten.
  • HR-Systeme dokumentieren: Eine Beschreibung, wie Sie das Recht der Mitarbeiter auf Arbeit, Abwesenheiten und Kontaktdaten verfolgen.
  • Organisationsdiagramm zeigt die Position der Rolle und die Berichtslinien.
  • Job-Anzeigen oder Nachweise des “Residenten-Arbeitsmarkttests”, wenn Sie sich nach älteren Förderregeln bewerben (obwohl dieser Test für die meisten Skilled Worker-Anwendungen nicht mehr erforderlich ist, müssen Sie möglicherweise dennoch zeigen, dass die Rolle dem Qualifikationsniveau und dem Gehalt entspricht).

Das Home Office zielt darauf ab, Lizenzanträge innerhalb von 8 Wochen zu bearbeiten, aber es kann zu Verzögerungen kommen, wenn Dokumente unvollständig sind.

Wählen Sie die richtige Visa-Kategorie für Ihren Mitarbeiter

Das Visum für qualifizierte Arbeitskräfte ist die häufigste Route, aber es ist nicht die einzige Option.Die Wahl der richtigen Kategorie reduziert das Risiko der Ablehnung und stellt sicher, dass Sie bestimmte Gehalts- und Qualifikationsschwellen erfüllen.

Das Skilled Worker Visa: Schlüsselanforderungen

  • Job bei RQF 3 oder höher: Die Rolle muss mindestens auf A-Level-Äquivalent (RQF Level 3 auf den neuen Besetzungscodes) ausgebildet sein.
  • Mindestgehalt: Im Allgemeinen £ 26.200 pro Jahr oder der „laufende Satz für den Beruf, je nachdem, welcher Wert höher ist.
  • Englische Sprache: Der Mitarbeiter muss Englischkenntnisse nachweisen (z. B. einen genehmigten Test, einen in Englisch unterrichteten Abschluss oder die Staatsangehörigkeit eines mehrheitlich englischsprachigen Landes).
  • Ausreichende Mittel: Der Arbeitnehmer muss nachweisen, dass er sich in Großbritannien selbst versorgen kann (normalerweise £1.270 für 28 aufeinanderfolgende Tage, es sei denn, der Arbeitgeber zertifiziert die Wartung).

Sonstige relevante Strecken

Für Führungskräfte, Forscher oder Personen mit außergewöhnlichen Talenten sollten Sie das Global Talent Visum (keine Gehaltsschwelle oder Sponsoring erforderlich) oder das Senior- oder Specialist Worker Visum (Global Business Mobility Route) in Betracht ziehen. Für kurzfristige Einsätze kann das Scale-up Worker Visum geeignet sein, wenn der Mitarbeiter von einem qualifizierten Scale-up-Unternehmen gesponsert wird. Überprüfen Sie immer die spezifischen Qualifikationsanforderungen auf der Arbeitsvisumseite der britischen Regierung.

Erstellung einer vollständigen und genauen Dokumentation

Unvollständige oder inkonsistente Dokumente sind die Hauptursache für die Ablehnung von Visa, jedes Beweisstück muss korrekt, aktuell und idealerweise im empfohlenen Format (PDF, gescannte Farbkopien) vorgelegt werden.

Dokumente, die Ihr Unternehmen bereitstellen muss

  • Certificate of Sponsorship (CoS): Dies ist eine elektronische Aufzeichnung, die über das Sponsor Management System (SMS) generiert wird.
  • Alternative Beweise für echte freie Stellen: Wenn das Innenministerium vermutet, dass die Rolle nicht echt ist, kann es zusätzliche geschäftliche Beweise anfordern (z. B. Finanzprognosen, Kundenverträge).

Dokumente, die der Mitarbeiter einreichen muss

  • Reisepass (gültig für die Dauer des Visums).
  • Nachweis der Englischkenntnisse (z.B. SELT-Zertifikat von einem zugelassenen Anbieter).
  • Bildungszertifikate (wenn sie sich auf einen Abschluss oder eine berufliche Qualifikation verlassen, um das Qualifikationsniveau zu erreichen).
  • Bankauszüge, die die erforderlichen Wartungsfonds zeigen (oder eine Erklärung des Arbeitgebers, dass sie die Kosten für den ersten Monat decken, wenn die Konzession in Anspruch genommen wird).
  • TB-Prüfzertifikat, wenn der Mitarbeiter aus einem aufgeführten Land stammt.

Überprüfen Sie, ob alle Namen über Dokumente hinweg übereinstimmen. Ein kleiner Tippfehler kann eine Verzögerung oder Ablehnung verursachen. Geben Sie eine klare, strukturierte Dateinamenskonvention (z. B. „Smith John Passport.pdf) an, um die Verarbeitung zu beschleunigen.

Sponsoringpflichten und laufende Compliance

Das Home Office erwartet von Ihnen, dass Sie bei allen Compliance-Besuchen zusammenarbeiten, genaue Aufzeichnungen führen und bestimmte Ereignisse innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens melden.

Key Duties auf einen Blick

  • Aufzeichnungen: Bewahren Sie Kopien von Mitarbeiterpässen (einschließlich BRP- oder eVisa-Daten), Kontaktdaten, Abwesenheiten und Änderungen des Beschäftigungsstatus für die Dauer des Sponsorings plus zwei Jahre danach auf.
  • Reporting: Benachrichtigen Sie das Home Office innerhalb von 10 Arbeitstagen, wenn der Mitarbeiter 10 oder mehr aufeinanderfolgende Tage ohne Erlaubnis abwesend ist, die Arbeit einstellt, die Stelle wechselt oder wenn Sie das Sponsoring beenden.
  • Rechtskontrollen für die Arbeit: Führen Sie vor Beginn der Beschäftigung gesetzliche Rechteprüfungen für die Arbeit durch. Für qualifizierte Arbeitnehmer müssen Sie auch überprüfen, ob der Arbeitnehmer ein gültiges Visum besitzt oder vor Ablauf seines vorherigen Visums einen Antrag gestellt hat.
  • Sponsor Management System (SMS) Management: Eine Person in Ihrem Unternehmen muss der Authorising Officer sein, der die Gesamtverantwortung für das Sponsoring trägt.

Compliance-Besuche und Audits

Das Innenministerium führt unangekündigte Compliance-Besuche durch. Bereit sein, Mitarbeiterakten, Gehaltsabrechnungen und den Nachweis der laufenden Compliance kurzfristig zu erstellen. Eine häufige Falle ist, dass Mitarbeiterabwesenheiten nicht verfolgt werden oder die SMS nicht aktualisiert wird, wenn ein gesponserter Mitarbeiter ausscheidet. Nicht-Compliance kann zu Lizenzherabstufungen, Aussetzung oder Widerruf führen. Für eine detaillierte Aufschlüsselung der Sponsorenaufgaben siehe die offizielle Home Office Sponsoring-Anleitung.

Unterstützung Ihres Mitarbeiters während des gesamten Visa-Prozesses

Der Visumantragsprozess kann für Neueinstellungen stressig sein. Eine proaktive Unterstützung durch den Arbeitgeber verbessert die Erfahrung des Mitarbeiters und verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die das Visum verzögern könnten.

Praktische Wege zu helfen

  • Geben Sie einen klaren Zeitplan: Erklären Sie die Phasen - CoS-Zuweisung, Visumantrag, biometrischer Termin, Entscheidung und Reise nach Großbritannien. Setzen Sie realistische Erwartungen für Bearbeitungszeiten (normalerweise 3-8 Wochen für Standardentscheidungen, aber es gibt Optionen mit Priorität / höchster Priorität).
  • Dokumentation: Bevor der Mitarbeiter seine Online-Bewerbung abgibt, bitten Sie ihn, Ihnen einen Entwurf des Bewerbungsformulars zu schicken. Überprüfen Sie auf Inkonsistenzen mit dem CoS (z. B. Gehalt, Berufsbezeichnung, Startdatum).
  • Überdeckungskosten oder Bereitstellung eines Wartungsschreibens: Wenn der Mitarbeiter Schwierigkeiten hat, ausreichende Wartungsmittel vorzuweisen, können Sie seine Wartung auf dem CoS zertifizieren. Das bedeutet, dass Sie garantieren, dass er seine Kosten für den ersten Monat deckt - eine große Hilfe für Arbeitnehmer in der frühen Karriere oder für Arbeitnehmer mit finanziellen Einschränkungen.
  • Einwanderungs-Gesundheitszuschlag (IHS): Der Mitarbeiter muss den IHS zahlen (derzeit £ 624 pro Jahr für die meisten Arbeitnehmer). Ihr Unternehmen kann dies als Selbstbehaltsleistung erstatten, ist aber nicht obligatorisch.

Onboarding nach Ankunft

Sobald der Mitarbeiter in Großbritannien ankommt, vereinbaren Sie eine gründliche Onboarding-Sitzung, die Folgendes umfasst: Bestätigung des Arbeitsrechts, Eröffnung eines Bankkontos (einige Banken benötigen einen Brief des Arbeitgebers), Steuergesetzgebung (viele müssen sich an HMRC wenden, um einen Notfallcode zu korrigieren) und Mietunterkunft.

Die Kosten pro Arbeitnehmer können leicht einige tausend Pfund übersteigen, je nach Visumtyp und ob Sie rechtliche Unterstützung in Anspruch nehmen. Das Verständnis der Kosten im Voraus hilft Ihnen, zu budgetieren und zu entscheiden, ob Sie Gebühren an den Arbeitnehmer weitergeben sollen (obwohl einige Gebühren rechtlich nicht weitergegeben werden können).

Typische Ausgaben

  • Sponsorlizenzantragsgebühr: £536 für ein kleines Unternehmen (oder £1.476 für ein mittleres / großes Unternehmen, basierend auf Ihrem Größenband, wie vom Home Office definiert).
  • CoS-Gebühren: £ 199 pro uneingeschränktem CoS (oder £ 21 pro eingeschränktem CoS für Jobs auf dem allgemeinen Kontingent, aber die meisten qualifizierten Arbeiter Rollen verwenden jetzt uneingeschränkte CoS).
  • Visumantragsgebühr: £719 für ein 3-Jahres-Visum (Standarddauer) und höher für längere Aufenthalte; hängt von der Besetzung ab und davon, ob es sich um eine Mangelrolle handelt.
  • Einwanderungs-Gesundheitszuschlag: £624 pro Jahr (erhöht auf £1,035 pro Jahr ab Anfang 2025 für einige Kategorien - überprüfen Sie die aktuellen Preise auf der UK Government IHS Seite.
  • Rechts- und Einwanderungsgebühren: Wenn Sie einen Einwanderungsanwalt (für komplexe Fälle empfohlen) verwenden, erwarten Sie 500 bis 2.000 £ pro Antrag.
  • Kosten der Rückführung, wenn der Arbeitnehmer geht: Obwohl es sich nicht um eine direkte Gebühr handelt, sollten Sie die Kosten für die Suche nach einem Ersatz und das Risiko des Verlusts des CoS berücksichtigen, wenn der Arbeitnehmer vorzeitig geht.

Beachten Sie, dass Sie dem Mitarbeiter per Gesetz keine Gebühren für die CoS oder die Kosten eines Compliance-Besuchs in Rechnung stellen können, Sie können jedoch zustimmen, die Visumantragsgebühr und die IHS zu erstatten, wenn Sie das Angebot attraktiver machen möchten.

Vor der Änderung der Einwanderungspolitik

Die britischen Einwanderungsregeln haben sich vor allem nach dem Brexit und der Einführung des neuen Einwanderungssystems im Jahr 2021 häufig geändert.

Wie man informiert bleibt

  • Abonnieren Sie die Updates des Home Office: Die vierteljährliche Veröffentlichung der Einwanderungsstatistiken der Regierung signalisiert oft bevorstehende Änderungen. Melden Sie sich auch für E-Mail-Benachrichtigungen auf der Seite für Visa und Einwanderung in Großbritannien an.
  • Treten Sie einem professionellen Netzwerk bei: Organisationen wie der Immigration Law Practitioners’ Association (ILPA) veröffentlichen regelmäßige Briefings zu neuen Richtlinien.
  • Einen spezialisierten Einwanderungsanwalt engagieren: Für Unternehmen, die jährlich mehr als 10 Mitarbeiter sponsern, kann ein Halter bei einer seriösen Anwaltskanzlei (z. B. Fragomen oder Smith Stone Walters) Sie vor Compliance-Fällen bewahren.
  • Überprüfen Sie Ihr Sponsor-Management-System regelmäßig: Überprüfen Sie nach Home Office-Benachrichtigungen über Lizenzänderungen oder neue Anforderungen. Die SMS zeigt Benachrichtigungen an, wenn Ihre Lizenz verlängert werden soll oder wenn neue Sponsorenaufgaben hinzugefügt werden.

Brexit und Zukunftstrends

Seit dem Austritt des Vereinigten Königreichs aus der EU müssen alle EU-/EWR-Bürger, die bis Dezember 2020 keinen Wohnsitz hatten, in gleicher Weise gesponsert werden wie Nicht-EU-Bürger. Die Regierung hat auch eine neue „Immigration Salary List (die die Shortage Occupation List ersetzte) im April 2024 eingeführt. Diese Liste wird regelmäßig aktualisiert und kann sich auf die Rollen mit niedrigeren Gehaltsschwellen und niedrigeren Visagebühren auswirken. Behalten Sie diese Liste im Auge, da sie vorschreibt, ob Sie eine bestimmte Rolle zu geringeren Kosten sponsern können.

Aufbau einer langfristigen internationalen Talentstrategie

Erfolgreiches Sponsoring sollte kein reaktiver Prozess sein. Zukunftsorientierte Unternehmen integrieren internationales Recruiting in ihre Rekrutierungsstrategie und machen Compliance zu einem nahtlosen Bestandteil der HR-Operationen.

Strategische Schritte zu ergreifen

  • Erstellen Sie ein internes Sponsorenlizenzhandbuch: Dokumentieren Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Berichterstattung und Mitarbeiterunterstützung. schulen Sie alle Einstellungsmanager zu den Grundlagen des Sponsorings, damit sie Gehaltsschwellen und Dokumentationsanforderungen verstehen.
  • Prognostizieren Sie Ihren Bedarf: Wenn Sie in den nächsten 12 Monaten mehrere gesponserte Mitarbeiter einstellen möchten, beantragen Sie im Voraus uneingeschränkte CoS. Sie können einen Bestand an nicht verwendeten CoS halten (vorbehaltlich Ihrer Lizenzzuteilung).
  • Partnerschaft mit mehreren Agenturen: Aufbau von Beziehungen zu Rekrutierungsagenturen, die auf internationale Talente spezialisiert sind. Sie können Kandidaten auf Visa-Berechtigung vorab prüfen und Ihnen helfen, Nischenanforderungen für schwer zu füllende Rollen zu navigieren.
  • Betrachten Sie eine Compliance-Rolle für das Home Office: Für mittlere und große Unternehmen stellt die Ernennung eines engagierten Compliance-Beauftragten für Einwanderungsfragen sicher, dass Sponsoring-Aufgaben nie übersehen werden.

Finale Checkliste für eine reibungslose Sponsoring-Reise

Zum Abschluss finden Sie hier eine kurze Liste von Maßnahmen, die Ihren Sponsoring-Prozess auf dem richtigen Weg halten und Ihr Unternehmen vor Home Office-Sanktionen schützen:

  • ☐ Die Kommission muss die in Absatz 1 genannten Informationen in einer Weise veröffentlichen, die die Wirksamkeit der Genehmigungen und der Genehmigungen für Sponsoren gewährleistet.
  • ☐ Stellen Sie sicher, dass Ihr Anweisungsbefugter und Ihr Personalteam ihre Verantwortlichkeiten verstehen.
  • ☐ Durchführung eines Schein-Compliance-Audits alle sechs Monate: Überprüfung der Mitarbeiterakten, Abwesenheitsprotokolle und SMS-Berichte.
  • ☐ Für neue Mitarbeiter, einen Mentor oder Kumpel zuweisen, um bei der Ansiedlung in Großbritannien (Wohnung, Gesundheitsregistrierung, etc.) zu helfen.
  • ☐ Behalten Sie die Immigration Gehaltsliste und Going-Rate-Updates für Ihre Branche im Auge.
  • ☐ Ihre Visakategorien jährlich neu bewerten: Eine Rolle, die für qualifizierte Arbeitnehmer geeignet war, kann nun für globale Talente oder Scale-up in Frage kommen, was billiger oder schneller sein könnte.

Die Förderung internationaler Mitarbeiter ist eine wichtige Verpflichtung, aber mit sorgfältiger Planung, gründlicher Dokumentation und fortlaufender Compliance kann sie zu einer zuverlässigen Säule Ihrer Talentakquisitionsstrategie werden. Indem Sie Sponsoring als langfristige Investition und nicht als einmalige administrative Aufgabe behandeln, halten Sie sich nicht nur an das Gesetz, sondern bauen auch eine wirklich globale Belegschaft auf, die Ihr Unternehmen stärkt.