Συμμετοχή σε δημόσιες ακροάσεις και συνεδριάσεις του κρατικού οργανισμού

Κάθε είδος ακρόασης ακολουθεί συγκεκριμένους διαδικαστικούς κανόνες. Η επαλήθευση της ιστοσελίδας του οργανισμού’s ή η επικοινωνία με τον σύμβουλο ακροάσεων εκ των προτέρων μπορεί να διευκρινίσει ποια μορφή να περιμένουμε και τι είδους εισροές θα είναι πιο χρήσιμη.

Προετοιμασία για Συμμετοχή

Έρευνα του θέματος και του οργανισμού

Η αποτελεσματική συμμετοχή αρχίζει πολύ πριν μπείτε στην αίθουσα ακροάσεων. Ξεκινήστε με τον προσδιορισμό του οργανισμού που είναι υπεύθυνος για την απόφαση και του συγκεκριμένου καταλόγου ή του αριθμού υπόθεσης που συνδέεται με την πρόταση. Οι ιστοσελίδες του οργανισμού συνήθως δημοσιεύουν ανακοινώσεις για δημόσιες ακροάσεις, μαζί με τα δικαιολογητικά έγγραφα, όπως σχέδια κανόνων, δηλώσεις περιβαλλοντικών επιπτώσεων, ή εκθέσεις προσωπικού. Διαβάστε αυτά τα υλικά προσεκτικά για να καταλάβετε τι προτείνεται και γιατί.

Αν η πρόταση αναφέρεται σε τεχνικά πρότυπα ή επιστημονικές μελέτες, εξετάστε το ενδεχόμενο να συμβουλευτείτε αυτές τις πηγές ή να απευθυνθείτε σε ομάδες υπεράσπισης που ακολουθούν το θέμα. Όσο περισσότερο κατανοείτε τις τεχνικές λεπτομέρειες, τόσο πιο πειστικά θα είναι τα σχόλιά σας.

Κατανοήστε τους διαδικαστικούς κανόνες

Κάθε οργανισμός έχει κανόνες που διέπουν τη συμμετοχή του κοινού.

• Πρέπει να εγγραφώ εκ των προτέρων για να μιλήσω, ή μπορώ να γραφτώ στην πόρτα;
• Πόσο χρόνο θα διαθέσει ο κάθε ομιλητής; Τρία λεπτά είναι συνηθισμένα, αλλά μερικές ακροάσεις επιτρέπουν πέντε ή δέκα λεπτά για περίπλοκα ζητήματα.
• Είναι τα γραπτά σχόλια αποδεκτά εκτός από την προφορική μαρτυρία; Πολλοί οργανισμοί θεωρούν τα γραπτά σχόλια εξίσου σημαντικά.
• Καταγράφεται ή μεταγράφεται η ακρόαση; Αν ναι, μπορείτε να ζητήσετε αργότερα ένα αντίγραφο του αρχείου.
• Υπάρχουν περιορισμοί στην παρουσίαση οπτικών βοηθημάτων, χαρισμάτων ή εκθεμάτων;

Γνωρίζοντας τους κανόνες σας βοηθά να αποφύγετε να κοπεί σύντομη ή αποκλείονται από την τάξη. Αν η υπηρεσία προσφέρει μια προκαταρκτική συνεδρία πληροφοριών ή φροντιστήριο για το πώς να καταθέσει, να επωφεληθούν από αυτό.

Χειροποίητο το Μήνυμα Σας

Να αποφεύγετε τις ευρείες δηλώσεις γνώμης χωρίς να υποστηρίζετε τη λογική. Αντ' αυτού, συνδέστε την εμπειρία ή την εμπειρογνωμοσύνη σας με τους ειδικούς παράγοντες που ο οργανισμός καλείται να εξετάσει, όπως η δημόσια υγεία, οι περιβαλλοντικές επιπτώσεις, η οικονομική σκοπιμότητα ή η συνέπεια με το κρατικό δίκαιο.

Ένα ισχυρό δημόσιο σχόλιο συνήθως περιλαμβάνει:

• Μια σαφής δήλωση της θέσης σας (υποστήριξη, αντίθεση ή σύσταση για τροποποίηση)
• Ειδικοί λόγοι που αιτιολογούνται σε γεγονότα, δεδομένα ή προσωπική εμπειρία
• Παραπομπές στη γλώσσα της πρότασης’ s ή στα δικαιολογητικά έγγραφα
• Μια συγκεκριμένη πρόταση για το τι πρέπει να κάνει διαφορετικά ο οργανισμός

Αν εκπροσωπείτε έναν οργανισμό, συντονιστείτε με άλλα μέλη για να αποφύγετε την επανάληψη των ίδιων σημείων. Διαφορετικοί ομιλητές μπορούν να καλύψουν διαφορετικές πτυχές του θέματος για να μεγιστοποιήσουν τον αντίκτυπο της συλλογικής σας μαρτυρίας.

Υποβολή γραπτών σχολίων

Ακόμα και αν σκοπεύετε να μιλήσετε αυτοπροσώπως, η υποβολή γραπτών σχολίων πριν από την προθεσμία εξασφαλίζει ότι το πλήρες επιχείρημά σας είναι στην ιστορία. Τα γραπτά σχόλια μπορούν να περιλαμβάνουν περισσότερες λεπτομέρειες από την προφορική κατάθεση και να σας επιτρέψουν να επισυνάψετε δικαιολογητικά έγγραφα, πίνακες δεδομένων, ή παραπομπές. Οι περισσότεροι οργανισμοί δέχονται σχόλια μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω διαδικτυακής πύλης, ή μέσω ταχυδρομείου. Επιβεβαιώστε τη μέθοδο υποβολής και την προθεσμία για την ειδοποίηση ακρόασης.

Τα γραπτά σχόλια θα πρέπει να οργανώνονται με τίτλους και σημεία σφαίρας για αναγνωσιμότητα. Συμπεριλάβετε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, και να αναφέρετε το συγκεκριμένο δελτίο ή τον αριθμό υπόθεσης στην κορυφή του εγγράφου. Κρατήστε ένα αντίγραφο για τα αρχεία σας και, αν είναι δυνατόν, επιβεβαιώστε την παραλαβή από το πρακτορείο.

Κατά τη διάρκεια της ακροαματικής διαδικασίας ή της συνεδρίασης

Φτάνουμε Νωρίς και Παρατηρούμε

Σχεδιάστε να φτάσετε τουλάχιστον 15 με 30 λεπτά πριν την προγραμματισμένη ώρα έναρξης. Χρησιμοποιήστε τον επιπλέον χρόνο για να βρείτε το δωμάτιο, ελέγξτε με το προσωπικό, και να παρατηρήσετε πώς διεξάγεται η ακρόαση. Σημειώστε πού κάθονται ή στέκονται οι ομιλητές, πώς ο προεδρεύων αξιωματικός διαχειρίζεται την ημερήσια διάταξη, και αν υπάρχουν πινακίδες ή οδηγίες για τους ομιλητές. Αν η ακρόαση είναι εικονική, ελέγξτε τον ήχο και την σύνδεση βίντεο σας μπροστά από το χρόνο και να εξασφαλίσει το όνομα εμφάνισης σας εμφανίζεται όπως σκοπεύετε.

Αν ο προεδρεύων αξιωματικός είναι αυστηρός όσον αφορά τα χρονικά όρια, εξασκηθείτε να παραμείνετε μέσα τους. Αν η ακρόαση είναι πιο συζητήσιμη, ίσως έχετε χώρο να επεκταθείτε στα σημεία σας.

Ακολουθήστε τις κατάλληλες διαδικασίες

Όταν το όνομά σας καλείται, προσεγγίστε το βήμα ή αποσυνδέστε το μικρόφωνο σας αμέσως. Δηλώστε το όνομα και την υπαγωγή σας σαφώς για την εγγραφή. Απευθυνθείτε στον προεδρεύοντα αξιωματικό και τα μέλη του συμβουλίου με σεβασμό. Αν έχετε γράψει υλικό για να υποβάλετε, παραδώστε τα στον υπάλληλο ή χρησιμοποιήστε την εικονική λειτουργία αποστολής σύμφωνα με τις οδηγίες.

Μίλα με μετριοπαθές ρυθμό και προέβαλε τη φωνή σου ώστε να μπορούν να σε ακούσουν όλοι στο δωμάτιο. Αποφύγετε την ανάγνωση από ένα σενάριο λέξη-προς-λέξη? αντ 'αυτού, μιλούν από σημειώσεις ή ένα περίγραμμα για να διατηρήσει την επαφή με τα μάτια και φυσικό τονισμό. Μείνετε στα κύρια σημεία σας και να αντισταθείτε στην παρόρμηση να αντιμετωπίσει κάθε πτυχή της πρότασης.

Χειριστείτε ερωτήσεις από το Διοικητικό Συμβούλιο

Αν δεν γνωρίζετε την απάντηση, πείτε το και προσφέρετε να παράσχετε πρόσθετες πληροφορίες γραπτώς μετά την ακρόαση. Μην μαντέψετε ή εικάζετε, καθώς ανακριβείς πληροφορίες μπορούν να υπονομεύσουν την αξιοπιστία σας. Αν μια ερώτηση υπερβαίνει το πεδίο εφαρμογής των προετοιμασμένων παρατηρήσεων σας, διευκρινίστε ευγενικά ότι η κατάθεσή σας περιορίζεται σε ορισμένες πτυχές της πρότασης.

Να Είστε Σεβόμενοι και Επαγγελματίες

Ακόμα και αν αισθάνεστε έντονα για το θέμα, να διατηρείτε ένα τόνο σεβασμού. Διακόπτοντας άλλους ομιλητές, φωνάζοντας, ή κάνοντας προσωπικές επιθέσεις μπορεί να οδηγήσει στην απομάκρυνση από την ακρόαση και να αποδυναμώσει τον σκοπό σας. Ο στόχος είναι να πείσετε τους υπαλλήλους του οργανισμού, να μην τους ανταγωνιστούν.

Πρόσθετες Συμβουλές για την Αποτελεσματική Συμμετοχή

• Φέρτε ένα εφεδρικό σχέδιο[ – Αν καταθέτετε αυτοπροσώπως, φέρτε ένα έντυπο αντίγραφο των γραπτών σχολίων σας σε περίπτωση που το σύστημα ήχου αποτύχει ή πρέπει να αφήσετε ένα αρχείο. Για εικονικές ακροάσεις, έχετε μια εφεδρική σύνδεση στο διαδίκτυο ή τηλεφωνικό αριθμό έτοιμο.
• Συντονισμός με συμμάχους – Εάν πολλοί άνθρωποι από την οργάνωση ή την κοινότητα σχεδιάζουν να μιλήσουν, συντονίζουν τα μηνύματά σας για να αποφύγουν την απόλυση. Αναθέστε διαφορετικούς ομιλητές να καλύψουν διαφορετικές γωνίες, όπως επιπτώσεις στην υγεία, οικονομικές επιπτώσεις, και νομικές εκτιμήσεις.
• Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα – Αποφύγετε την ορολογία, τα ακρωνύμια, ή τους τεχνικούς όρους που μπορεί να συγχέουν τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή το κοινό. Εξηγήστε έννοιες σε καθημερινή βάση χωρίς να υπεραπλούστε την ουσία του επιχειρήματός σας.
• Πες μια ιστορία[; Οι προσωπικές αφηγήσεις μπορεί να είναι ισχυρές.Περιγράψτε πώς η προτεινόμενη δράση θα επηρεάσει την οικογένειά σας, την επιχείρησή σας, ή τη γειτονιά σας. Ειδικά παραδείγματα κολλήσει στη μνήμη περισσότερο από αφηρημένα επιχειρήματα.
• Επιθεωρήστε τα χρονικά όρια – Εάν σας δοθούν τρία λεπτά, προετοιμάστε μια δήλωση δυόμισι λεπτών για να επιτρέψετε παύσεις και φυσική παράδοση. Αν υπερβείτε το χρόνο σας, μπορεί να έχετε ως αποτέλεσμα ο προεδρεύων αξιωματικός να σας αποκόψει.
• Εγγραφή της ακρόασης[ – Σημειώστε τι λένε τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και άλλοι ομιλητές. Καταγράψτε τα ονόματα των παρόντων μελών του συμβουλίου, τις ψήφους που ελήφθησαν, καθώς και τις όποιες δεσμεύσεις του προσωπικού να παρακολουθεί τα θέματα που εγείρονται.
• Μείνετε ενημερωμένοι για τις επερχόμενες ακροάσεις – Εγγραφείτε σε λίστες email του οργανισμού, παρακολουθείτε ιστοσελίδες δημόσιας ειδοποίησης και ακολουθήστε τα σχετικά κρατικά συμβούλια στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
• Αύξηση πριν και μετά την ακρόαση[; Προσωπικό του πρακτορείου επικοινωνίας ή μέλη του διοικητικού συμβουλίου πριν από την ακρόαση για να συζητήσουν τις ανησυχίες σας. Μετά την ακρόαση, στείλτε ευχαριστήριο σημείωμα ή επακόλουθο email επαναλαμβάνοντας τα βασικά σημεία σας και προσφέροντάς σας πρόσθετες πληροφορίες.

Εικονική Συμμετοχή: Τι Έχει Αλλάξει

Πολλές κρατικές υπηρεσίες προσφέρουν τώρα εικονικές ή υβριδικές επιλογές συμμετοχής, επεκτείνοντας την πρόσβαση για τους πολίτες που δεν μπορούν να ταξιδέψουν σε ακροάσεις. Η εικονική συμμετοχή ακολουθεί τους ίδιους διαδικαστικούς κανόνες με την παρουσία σε πρόσωπο, αλλά απαιτεί πρόσθετη προετοιμασία. Δοκιμάστε την τεχνολογία σας μπροστά από το χρόνο, συμπεριλαμβανομένης της φωτογραφικής μηχανής, του μικροφώνου και της σύνδεσης στο διαδίκτυο. Εξοικειωθείτε με την πλατφόρμα που χρησιμοποιείται, είτε Zoom, Microsoft Teams, Webex, είτε μια προσαρμοσμένη πύλη.

Κατά τη διάρκεια εικονικών ακροάσεων, κρατήστε την κάμερα σας ανοιχτή, αν είναι δυνατόν και τοποθετήστε την σε επίπεδο ματιών. Φόρεμα επαγγελματικά, ακριβώς όπως θα κάνατε για μια ακρόαση από το πρόσωπο. Σβήστε το μικρόφωνο σας όταν δεν μιλάτε για να αποφύγετε το θόρυβο φόντου. Στη συνομιλία ή Q&Ένα χαρακτηριστικό, χρησιμοποιήστε το μόνο όπως κατευθύνεται από τον συντονιστή.

Ένα πλεονέκτημα της εικονικής συμμετοχής είναι η δυνατότητα να μοιραστείτε την οθόνη σας για να παρουσιάσει διαφάνειες, χάρτες, ή οπτικοποιήσεις δεδομένων. Επιβεβαιώστε με το πρακτορείο εκ των προτέρων αν η κοινή χρήση οθόνης επιτρέπεται και πώς να ανεβάσετε αρχεία παρουσίασης.

Μετά την Ακρόαση

Η συμμετοχή σας δεν πρέπει να λήξει όταν διακοπεί η ακρόαση. Ακολουθήστε τον οργανισμό για να βεβαιωθείτε ότι τα σχόλιά σας έχουν καταχωρηθεί στο επίσημο αρχείο. Αν υποσχεθήκατε να δώσετε πρόσθετες πληροφορίες, να τις υποβάλετε αμέσως εντός της προθεσμίας που ορίζει ο οργανισμός. Ελέγξτε την ιστοσελίδα του οργανισμού’s για το χρονοδιάγραμμα της διαδικασίας λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένου του πότε το συμβούλιο θα ψηφίσει ή πότε θα δημοσιευθεί ο τελικός κανόνας.

Αν ο οργανισμός καταλήξει σε απόφαση, ανασκοπήστε την τελική εντολή ή τον κανόνα για να δείτε πώς αντιμετωπίστηκε η δημόσια συνεισφορά. Πολλοί οργανισμοί δημοσιεύουν μια απάντηση σε έγγραφο σχολίων που εξηγεί γιατί εγκρίθηκαν ή απορρίφθηκαν ορισμένες προτάσεις. Το έγγραφο αυτό μπορεί να ενημερώσει τη στρατηγική σας για μελλοντική συμμετοχή.

Share what you learned with others in your community. Γράψτε μια σύντομη περίληψη της ακρόασης για ένα τοπικό ενημερωτικό δελτίο, blog, ή social media post. Βοηθήστε άλλους να προετοιμαστούν για μελλοντικές ακροάσεις με την ανταλλαγή συμβουλών και διαδικαστικών ενοράσεων.

Πώς να Βρίσκετε Ακροάσεις και Συνεδριάσεις του Κρατικού Οργανισμού

Εντοπισμός επερχόμενες ακροάσεις απαιτεί να γνωρίζετε πού να κοιτάξετε. Κάθε κράτος διατηρεί μια ιστοσελίδα ειδοποίησης ή δελτίο όπου οι οργανισμοί δημοσιεύουν ειδοποιήσεις ακρόασης. Ορισμένα κράτη συγκεντρώνουν τις ειδοποιήσεις μέσω μιας ενιαίας πύλης, όπως το κρατικό μητρώο ή ιστοσελίδα διοικητικού κώδικα. Άλλοι απαιτούν έλεγχο κάθε οργανισμού’s ατομικό site. Ο ομοσπονδιακός USA.gov κρατικός κατάλογος οργανισμών μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε τις σχετικές υπηρεσίες για το θέμα σας.

Εκτός από τις επίσημες ανακοινώσεις, πολλές μη κερδοσκοπικές οργανώσεις και ομάδες υπεράσπισης παρακολουθούν ακροάσεις για συγκεκριμένα θέματα. Εγγραφείτε για τις ειδοποιήσεις τους για να λάβετε πληροφορίες επιμέλειας. Τοπικές βιβλιοθήκες, ειδικά αυτές που ορίζονται ως αρχεία καταγραφής εγγράφων της κυβέρνησης, συχνά διατηρούν πίνακες ανακοινώσεων ή σε απευθείας σύνδεση ημερολόγια δημόσιων συναντήσεων. Τέλος, εξετάστε το ενδεχόμενο εγγραφής στην [[LFT:0] Εθνική Ένωση Υπαλλήλων Προϋπολογισμού[[LFT:1]] ή παρόμοιων οργανισμών που δημοσιεύουν πληροφορίες σχετικά με τις δημοσιονομικές ακροάσεις σε κρατικό επίπεδο.

Νομική προστασία της συμμετοχής του κοινού

Οι νόμοι αυτοί διαφέρουν ανάλογα με το κράτος, αλλά γενικά απαιτούν από τους οργανισμούς να παρέχουν προειδοποίηση, να επιτρέπουν δημόσια παρατήρηση και να δέχονται δημόσια σχόλια για ορισμένα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Ορισμένα κράτη απαιτούν επίσης από τους οργανισμούς να παρέχουν διερμηνείς ή άλλα καταλύματα για άτομα με αναπηρίες. Εξοικειωθείτε με το καταστατικό της κρατικής και της ιδιωτικής σας συνεδρίασης με την επίσκεψη στην Επιτροπή Εκθέσεων για την Ελευθερία του Τύπου Open Government Guide[[LFT:1]], η οποία παρέχει περιλήψεις σε κάθε πολιτεία.