Η σημασία του σχεδιασμού επιτυχίας για τις ομάδες διαχείρισης πόλεων

Η πόλη θα πρέπει επίσης να εξετάσει το ενδεχόμενο αποστολής υποσχόμενου προσωπικού σε εξωτερικά προγράμματα όπως τα Harvard Kennedy School executive programs[] ή την εκπαίδευση του δημοτικού πρωταθλήματος της πολιτείας.

Βήμα 4: Δημιουργία ενός Σχεδίου Επιτυχίας που Καταγράφεται

Πρέπει να κωδικοποιηθούν οι καλές προθέσεις.

• Κατάλογος κρίσιμων θέσεων και του επιπέδου προτεραιότητας τους για τη διαδοχή.
• Ονομαζόμενοι ή με βάση τον ρόλο δυνητικοί διάδοχοι για κάθε θέση.
• Αναπτυξιακά σχέδια για κάθε υποψήφιο, συμπεριλαμβανομένων χρονοδιαγραμμάτων και ορόσημων.
• Σαφή μεταβατικά πρωτόκολλα, όπως περίοδοι ειδοποίησης, έγγραφα παράδοσης, και ενδιάμεσες ρυθμίσεις ηγεσίας.
• Στρατηγική επικοινωνίας για την ανακοίνωση αλλαγών στο προσωπικό και το κοινό.

Το σχέδιο θα πρέπει να μοιράζεται με το δημοτικό συμβούλιο ή το συμβούλιο και να έχει εγκριθεί ως προτεραιότητα διακυβέρνησης. Ενώ η εμπιστευτικότητα γύρω από τους κατονομαζόμενους διαδόχους μπορεί να είναι κατάλληλη σε πρώιμα στάδια, η διαφάνεια σχετικά με τη διαδικασία [ χτίζει εμπιστοσύνη και ενθαρρύνει την εξαγορά από τους εργαζόμενους.

Βήμα 5: Ανασκόπηση και Ενημέρωση Τακτικά

Το σχέδιο θα πρέπει να επανεξετάζεται τουλάχιστον ετησίως, ιδανικά σε συνδυασμό με τις αξιολογήσεις επιδόσεων ή τους κύκλους στρατηγικού σχεδιασμού. Τακτικές αναθεωρήσεις βοηθούν να διασφαλιστεί ότι η ομάδα των υποψηφίων παραμένει σχετική, τα αναπτυξιακά προγράμματα είναι αποτελεσματικά και οι αναδυόμενοι ηγέτες παρακολουθούνται. Επίσης, επιτρέπει στην πόλη να προσαρμοστεί σε απάντηση σε αναπάντεχες αποχωρήσεις ή μετατοπίζοντας τις ανάγκες της κοινότητας.

Μερικές πόλεις βρίσκουν χρήσιμο να δημιουργήσουν ένα ταμπλό με σχέδιο παραχώρησης [[LFT:0]] που παρακολουθεί τα επίπεδα ετοιμότητας για κάθε κρίσιμο ρόλο, καθιστώντας εύκολο για την ηγεσία να παρακολουθεί την πρόοδο και να παρεμβαίνει όταν είναι απαραίτητο.

Υπερνίκηση των Κοινών Προκλήσεων

Παρά τα οφέλη του, ο προγραμματισμός διαδοχής στην κυβέρνηση της πόλης συναντά συχνά αντιστάσεις ή πάγκους για πρακτικούς λόγους.

Αντίσταση στην Αλλαγή

Οι έμπειροι ηγέτες μπορεί να είναι απρόθυμοι να εκπαιδεύσουν τους διαδόχους τους, φοβούμενοι ότι θα μπορούσαν να τους κάνουν αντικαταστάσιμους ή να μειώσουν την εξουσία τους. Αυτή η νοοτροπία είναι κοντόφθαλμη. Στην πραγματικότητα, η φροντίδα ενός ικανού διαδόχου συχνά ελευθερώνει τον σημερινό ηγέτη να επικεντρωθεί σε στρατηγικά έργα υψηλού επιπέδου και μειώνει την εξάντληση. Οι διαχειριστές πόλεων μπορούν να επανασχεδιάσουν τον σχεδιασμό διαδοχής ως δραστηριότητα κληροδοτήματος-οικοδόμησης: οι καλύτεροι ηγέτες είναι εκείνοι που αφήνουν πίσω μια ισχυρότερη ομάδα από ό, τι βρήκαν. Ενθαρρύνοντας έναν πολιτισμό όπου η ανταλλαγή γνώσης ανταμειφεται, αντί να συσσωρεύεται, είναι απαραίτητη.

Περιορισμένοι πόροι και προσωπικό

Οι μικρές πόλεις ιδιαίτερα μπορεί να αγωνίζονται για να διαθέσουν χρόνο και προϋπολογισμό για επίσημα προγράμματα διαδοχής. Ωστόσο, ο προγραμματισμός διαδοχής δεν χρειάζεται να είναι ακριβός. Απλές ενέργειες όπως το προσωπικό διασταυρούμενης κατάρτισης, η εφαρμογή ζευγών καθοδήγησης, και η τεκμηρίωση τυποποιημένων διαδικασιών λειτουργίας κοστίζουν ελάχιστα, αλλά αποφέρουν σημαντικά οφέλη.

Δυσκολία στην Πρόβλεψη των Μελλοντικών Αναγκών

Οι piροτεραιότητε, οι διακυμάνσει του piροϋpiολογισού ή η ξαφνική κρίση piορούν να αλλάξουν τι δεξιότητε piου χρειάζονται για έναν ηγέτη. Αν και είναι αδύνατο να piροβλέψουν τα πάντα, ια ευρεία piροσέγγιση ανάpiτυξη piορεί να βοηθήσει.

Πολιτικοί και ενωσιακοί περιορισμοί

Οι κανόνες της δημόσιας υπηρεσίας, οι συμβάσεις των συνδικάτων ή οι πολιτικοί διορισμοί μπορεί να περιορίζουν τον τρόπο με τον οποίο οι πόλεις μπορούν να προικίσουν και να επιλέξουν διαδόχους. Για παράδειγμα, ορισμένοι ρόλοι πρέπει να συμπληρωθούν με βάση την αρχαιότητα ή την ανταγωνιστική βαθμολογία των εξετάσεων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο προγραμματισμός διαδοχής μπορεί να προσθέσει αξία εξασφαλίζοντας ότι οι εργαζόμενοι αναπτύσσουν τα απαραίτητα προσόντα και την εμπειρία για να επιτύχουν σύμφωνα με αυτούς τους κανόνες. Η συμμετοχή των εκπροσώπων του ΥΕ και των συνδικάτων στην αρχή της διαδικασίας μπορεί να συμβάλει στην ευθυγράμμιση του σχεδιασμού διαδοχής με νομικά και συμβατικά πλαίσια.

Μελέτες Περιπτώσεων σε Δημόσιο Τομέα Επιτυχία

Ενώ συγκεκριμένα παραδείγματα πόλεων είναι συχνά ευαίσθητα, αρκετές ανώνυμες περιπτώσεις δείχνουν τη δύναμη της προνοητικής διαδοχής:

• Ο επικεφαλής του τμήματος της πόλης σε μέγεθος μεσαίου μεγέθους:[ Μια πόλη 100.000 κατοίκων αντιμετώπισε ένα επερχόμενο κύμα συνταξιοδότησης σε πέντε επικεφαλής τμημάτων. Με την εφαρμογή ενός προγράμματος εναλλαγής ηγεσίας, εντόπισαν τρεις διευθυντές υψηλής δυναμικής ανά τμήμα και τους έδωσαν έξι μήνες διορισμούς σε παρακείμενα τμήματα. Μετά από δύο χρόνια, και οι πέντε θέσεις συνταξιοδότησης συμπληρώθηκαν εσωτερικά με υποψηφίους που είχαν ήδη χτίσει σχέσεις σε διάφορα τμήματα, μειώνοντας το χρόνο μετάβασης κατά 60%.
• Διαδικασία διαχείρισης καταστάσεων έκτακτης ανάγκης:[ Μετά την παρατεταμένη διακοπή της ηγεσίας μιας αγροτικής κομητείας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης πλημμύρας, καθιέρωσαν ένα πρόγραμμα «αναπληρωτής ετοιμότητας» Ο αναπληρωτής διευθυντής κλήθηκε να παρακολουθήσει όλες τις συνεδριάσεις διοίκησης έκτακτης ανάγκης, να διαχειριστεί τουλάχιστον μία ετήσια άσκηση και να ολοκληρώσει τα μαθήματα του Εθνικού Συστήματος Διαχείρισης Περιστατικών της FEMA. Όταν ο διευθυντής αποσύρθηκε, ο αναπληρωτής πάτησε απρόσκοπτα, και η κομητεία διατήρησε την πιστοποίηση αντιμετώπισης έκτακτης ανάγκης χωρίς διακοπή.

These examples show that with intentional investment, cities can turn potential vulnerability into a competitive advantage in service delivery.

Μέτρηση των Επιπτώσεων του Σχεδιασμού Διαδοχής

Για να δικαιολογηθούν οι συνεχείς επενδύσεις, οι διαχειριστές πόλεων θα πρέπει να παρακολουθούν τους βασικούς δείκτες επιδόσεων που σχετίζονται με τη διαδοχή.

• Ώρα να συμπληρώσετε κρίσιμους ρόλους (συγκρίνοντας εσωτερικές έναντι εξωτερικών προσλήψεων).
• Ποσοστό προώθησης από μέσα για ηγετικές θέσεις.
• Ποσοστά κράτησης των υψηλών δυνατοτήτων εργαζομένων.
• Βαθμολογία εμπλοκής των εργαζομένων που σχετίζεται με ευκαιρίες ανάπτυξης σταδιοδρομίας.
• Κόστος εξοικονόμησης από τις μειωμένες δαπάνες πρόσληψης και επιβίβασης.

Αρκετές πόλεις έχουν αναφέρει μετρήσιμα ROI: Η έρευνα της Society for Human Resource Management (SHRM) δείχνει ότι οργανισμοί με επίσημα σχέδια διαδοχής συμπληρώνουν ηγετικούς ρόλους 40% ταχύτερα και με 25% χαμηλότερο κόστος από αυτούς που δεν έχουν. Ενώ ο αριθμός του δημόσιου τομέα μπορεί να διαφέρει, η αρχή ισχύει.

Ενσωματώνοντας την Τεχνολογία και τα Σύγχρονα Εργαλεία

Το σύγχρονο λογισμικό σχεδιασμού εργατικού δυναμικού μπορεί να απλοποιήσει τον προγραμματισμό διαδοχής για τα τμήματα HR πόλης. Εργαλεία όπως πλατφόρμες διαχείρισης επιδόσεων (π.χ., BambooHR, Workday) επιτρέπουν στους διαχειριστές να ετικετώνουν πιθανούς διαδόχους και να παρακολουθούν την πρόοδο ανάπτυξης. Ορισμένες πόλεις χρησιμοποιούν απλά υπολογιστικά φύλλα ή βάσεις δεδομένων που είναι κλειδωμένα στο διάγραμμα οργ τους. Όποιο και αν είναι το εργαλείο, το κλειδί είναι η συνέπεια: η τακτική ενημέρωση των επιπέδων ετοιμότητας των υποψηφίων και η σύνδεση των αναπτυξιακών δραστηριοτήτων με το σχέδιο.

Για παράδειγμα, ένα σύστημα κυκλοφορίας-φωτός (πράσινο = έτοιμο τώρα, κίτρινο = αναπτυσσόμενο, κόκκινο = δεν προσδιορίζεται διάδοχος) για κάθε κρίσιμο ρόλο παρέχει μια κατά τη λάμψη άποψη του οργανωτικού κινδύνου.

Συμπέρασμα: Να γίνει ο σχεδιασμός της επιτυχίας μόνιμη προτεραιότητα

Για τις ομάδες διαχείρισης πόλεων, οι κίνδυνοι είναι εξαιρετικά υψηλό: η συνέχεια ηγεσίας επηρεάζει τα πάντα από τη δημόσια ασφάλεια μέχρι την οικονομική ανάπτυξη μέχρι την ικανοποίηση των κατοίκων. Με τη συστηματική αξιολόγηση των αναγκών, τον εντοπισμό και την ανάπτυξη μελλοντικών ηγετών, και την τεκμηρίωση σαφών διαδικασιών μετάβασης, οι πόλεις μπορούν να πλοηγηθούν στις αναπόφευκτες μετατοπίσεις στο προσωπικό με εμπιστοσύνη και χάρη.

Η καλύτερη στιγμή για να ξεκινήσει ο σχεδιασμός διαδοχής ήταν πριν από πέντε χρόνια. Η δεύτερη καλύτερη στιγμή είναι σήμερα. Ακόμα και μικρά βήματα ⁇ όπως η έναρξη ενός προγράμματος καθοδήγησης ή η τεκμηρίωση των καθημερινών διαδικασιών ενός κρίσιμου ρόλου ⁇ μπορούν να δημιουργήσουν ορμή. Πόλεις που ενστερνίζονται τον σχεδιασμό διαδοχής δεν θα επιβιώσουν μόνο μεταβάσεις ηγεσίας αλλά θα ευδοκιμήσουν μέσω αυτών, εξασφαλίζοντας στις κοινότητές τους να λαμβάνουν αδιάκοπη, υψηλής ποιότητας υπηρεσία για τις επόμενες γενιές.

Για περαιτέρω ανάγνωση, διερευνήστε τους πόρους από το Κέντρο Διαδοχής του ICMA] και το Καθοδήγηση διαδοχής του δημόσιου τομέα] διαθέσιμο μέσω επαγγελματικών ενώσεων.