Πώς να Οργανώσετε έναν έρανο για έναν Τοπικό Φιλανθρωπικό Οργανισμό

Βήμα 4: Σχεδιάστε τα Logistics

Η λογιστική είναι η ραχοκοκαλιά κάθε γεγονότος. Με την εμφάνιση λεπτομέρειες όπως άδειες, ασφάλιση, ή προϋπολογισμός μπορεί να εκτροχιάσει έρανο σας πριν από την έναρξη.

Δημιουργία ενός λεπτομερούς προϋπολογισμού

Αναφέρετε κάθε αναμενόμενη δαπάνη: ενοικίαση χώρου, τροφοδοσία, διακόσμηση, ψυχαγωγία, ασφάλιση, άδειες, εκτύπωση και μάρκετινγκ. Εκτίμηση εισοδήματος από πωλήσεις εισιτηρίων, χορηγίες, δημοπρασίες και δωρεές μετρητών. Στόχος να κρατήσει τα έξοδα κάτω από το 30% των προβλεπόμενων εσόδων. Αφήστε ένα 10% ταμείο έκτακτης ανάγκης για απρόβλεπτες δαπάνες. Χρησιμοποιήστε ένα λογιστικό φύλλο ή εργαλείο προϋπολογισμού όπως Περίληψη για να παρακολουθείτε τις πραγματικές vs. προβολές.

Ασφαλίστε τον Χώρο και την Ημερομηνία

Επιλέξτε μια τοποθεσία που ταιριάζει με τον τύπο της εκδήλωσης σας — ένα πάρκο για έναν walkathon, μια αίθουσα δεξιώσεων για ένα γκαλά, ή ένα κοινοτικό κέντρο για μια έκθεση χειροτεχνίας. Ελέγξτε για διαθεσιμότητα σε αρκετές ημερομηνίες και να έχουν ένα αντίγραφο ασφαλείας. Εξετάστε την εγγύτητα με τη δημόσια διέλευση, το πάρκινγκ και την προσβασιμότητα για τα άτομα με αναπηρίες. Κάντε κράτηση τουλάχιστον δύο μήνες πριν, και επιβεβαιώστε ότι το συμβόλαιο περιλαμβάνει τη δημιουργία και την αποσχιστική ώρα, οπτικοακουστικό εξοπλισμό, και ασφάλιση ευθύνης.

Να έχετε άδειες και ασφάλιση

Ανάλογα με την τοποθεσία και το μέγεθος των γεγονότων, μπορεί να χρειαστείτε άδειες για προσωρινές δομές, κλείσιμο οδών, ενισχυμένο ήχο ή υπηρεσία τροφίμων. Επικοινωνήστε με το τοπικό γραφείο σας ή την κομητεία νωρίς στη διαδικασία. Η ασφάλιση ευθύνης προστατεύει την επιτροπή σας και την φιλανθρωπία σε περίπτωση ατυχήματος. Πολλοί χώροι απαιτούν απόδειξη της ασφάλισης - ⁇ ωτήστε αν μπορείτε να προσθέσετε στην πολιτική τους ή να αγοράσετε μια πολιτική βραχυπρόθεσμων εκδηλώσεων μέσω παρόχων όπως Ο Βοηθός Εκδήλωσης.

Κανονίστε τους Προμηθευτές και τις Προμήθειες

Εάν η εκδήλωση περιλαμβάνει φαγητό, ψυχαγωγία, ή ενοικιάσεις (κονσέρβες, καρέκλες, τραπέζια), διαπραγματεύονται συμβάσεις με πωλητές. Πάρτε πολλαπλά εισαγωγικά και διαβάστε κριτικές. Επιβεβαιώστε την παράδοση και pickup φορές, και να αναθέσει έναν εθελοντή να είναι ο σύνδεσμος πωλητή την ημέρα της εκδήλωσης. Για προμήθειες όπως δελτία προσφορών δημοπρασία, βαζάκια δωρεάς, και την υπογραφή, δημιουργήσετε μια λίστα ελέγχου και να αρχίσει τη συλλογή αντικειμένων τουλάχιστον δύο εβδομάδες πριν.

Βήμα 5: Δημιουργήστε μια ολοκληρωμένη στρατηγική μάρκετινγκ και προώθησης

Ένα σχέδιο μάρκετινγκ πολλαπλών καναλιών εξασφαλίζει την επίτευξη των πιθανών παρευρισκομένων, δωρητών, και χορηγών.

Γνωρίστε το Κοινό Στόχος Σας

Ποιος είναι πιο πιθανό να υποστηρίξει τη φιλανθρωπία σας; Υπάρχουσες δωρητές, ιδιοκτήτες τοπικών επιχειρήσεων, κάτοικοι σε κοντινές γειτονιές, ομάδες κοινοτήτων, ή άτομα που δραστηριοποιούνται στα κοινωνικά δίκτυα; Τμήμα κοινό σας και να προσαρμόσετε το μήνυμά σας σε κάθε ομάδα. Για παράδειγμα, ένας έρανος διάσωσης ζώων συντροφιάς μπορεί να απευθύνεται σε ιδιοκτήτες σκύλων με διαφημίσεις Facebook, ενώ μια περιβαλλοντική οργάνωση μπορεί να φτάσει πεζοπόρους μέσω υπαίθριες λέσχες.

Αποζημίωση των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης

Για τις ευρύτερες εκδηλώσεις της κοινότητας, Facebook Events[ και Το instagram είναι ισχυρά εργαλεία. Δημιουργήστε μια ειδική σελίδα εκδηλώσεων και δημοσιεύστε τακτικά: φωτογραφίες πίσω από τα σκηνικά, προεπισκοπήσεις εθελοντών, προεπισκοπήσεις βραβείων και καταμέτρηση βραβείων. Ενθαρρύνετε το μοίρασμα με το ταμπελάκι της φιλανθρωπίας και χρησιμοποιώντας ένα μοναδικό hashtag. Για επείγουσες προθεσμίες ή πωλήσεις flash, εξετάστε τις πληρωμένες κοινωνικές διαφημίσεις — ακόμα και ένα μικρό προϋπολογισμό μπορεί να ενισχύσει την πρόσβαση σε πλατφόρμες όπως Hootsuite] μπορεί να σας βοηθήσει να προγραμματίσετε δημοσιεύσεις και να παρακολουθείτε τη δέσμευση.

Χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άμεσης αλληλογραφίας

Φτιάξτε μια λίστα email από προηγούμενους δωρητές και εθελοντές. Στείλτε μια save-the-date, στη συνέχεια μια σειρά από μηνύματα πρόσκλησης με σαφείς κλήσεις για δράση: εγγραφή, δωρεά, εθελοντής, ή χορηγός. Περιλάβετε μια ιστορία για το πώς τα χρήματα θα βοηθήσουν - ένα σύντομο βίντεο ή μαρτυρία λειτουργεί ιδιαίτερα καλά. Για παλαιότερα δημογραφικά στοιχεία, απευθείας φυλλάδια αλληλογραφίας ή κάρτες παραμένουν αποτελεσματικά. Εκτύπωση τους στο απόθεμα καρτών με ένα φάκελο επιστροφής για εύκολη δωρεά.

Πατήστε Τοπικά Συμβούλια ΜΜΕ και Κοινότητα

Στείλτε ένα δελτίο τύπου δύο έως τρεις εβδομάδες πριν από την εκδήλωση, τονίζοντας την αιτία και τα μοναδικά στοιχεία (π.χ., ένας διάσημος επισκέπτης, μια πρόκληση δώρου που ταιριάζουν).Ταχυδρομεία σε πίνακες ανακοινώσεων σε βιβλιοθήκες, καφετέριες, εκκλησίες, και κέντρα αναψυχής. Συνεργαστείτε με τοπικές επιχειρήσεις για να εμφανίσετε αφίσες στα παράθυρά τους ή να συμπεριλάβετε μια αναφορά στα ενημερωτικά δελτία τους.

Βήμα 6: Να Συμμετέχετε στην Κοινότητα Πριν, Κατά τη διάρκεια και Μετά

Η εμπλοκή κάνει τη διαφορά μεταξύ μιας εφάπαξ δωρεάς και ενός δια βίου υποστηρικτή.

Προ-γεγονός Buzz

Δημιουργήστε προσμονή μοιράζοντας ιστορίες ανθρώπων που έχει βοηθήσει η φιλανθρωπική οργάνωση. Χρησιμοποιήστε σύντομα βίντεο ή φωτογραφικά δοκίμια στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Φιλοξενήστε μια συγκέντρωση με χαμηλό κλειδί (π.χ., μια εικονική κρυφή ματιά ή μια χαρούμενη ώρα για τους χορηγούς).Προσφέρετε πρόωρη τιμολόγηση εισιτηρίων πουλιών ή μια μικρή έκπτωση για όσους μοιράζονται τη σελίδα εκδηλώσεων.

Ημέρα εμπλοκής

Κάντε κάθε συμμετέχοντας αισθάνονται ευπρόσδεκτοι και να εκτιμηθεί. Δημιουργήστε ένα σταθμό καλωσορίσματος με σήμανση, προγράμματα, και σαφείς κατευθύνσεις. Παίξτε upbeat μουσική, να δημιουργήσει φωτογραφικά περίπτερα με στηρίγματα, και να έχουν εθελοντές να μιλήσουν με τους επισκέπτες. Για δημοπρασίες ή κλήρωση, ανακοινώστε τους νικητές ζουν και να τους γιορτάσουν.

Παρακολούθηση μετά το συμβάν

Μέσα σε 48 ώρες, στείλτε ένα ευχαριστήριο email σε όλους τους συμμετέχοντες, δωρητές και εθελοντές. Συμπεριλάβετε μια συλλογή φωτογραφιών ή τονίζοντας τον κύλινδρο από την εκδήλωση. Μοιραστείτε το συνολικό ποσό που έχει συγκεντρωθεί και ένα συγκεκριμένο παράδειγμα του πώς θα χρησιμοποιηθούν τα κεφάλαια (π.χ., «Οι δωρεές σας παρείχαν 500 γεύματα για οικογένειες αυτό το μήνα»).Προσκαλέστε τους να παραμείνουν συνδεδεμένοι με την εγγραφή στο ενημερωτικό δελτίο του φιλανθρωπικού ιδρύματος ή ακολουθώντας τα κοινωνικά κανάλια του. Μια έρευνα παρακολούθησης (χρησιμοποιώντας [] Φόρμα Google[ ή SurveyMonkey]]) μπορεί να συγκεντρώσει σχόλια για την εκδήλωση του επόμενου έτους.

Βήμα 7: Εκτελέστε το Γεγονό Ομαλά

Δημιουργήστε ένα κύριο πρόγραμμα που καταγράφει κάθε δραστηριότητα, εθελοντική βάρδια, και παράδοση των προμηθευτών. Διεξαγάγετε μια σύντομη συνάντηση πριν το συμβάν με την ομάδα σας για να επανεξετάσετε ρόλους και πιθανά ζητήματα. Έχετε ένα άτομο σημείο για τη διαχείριση κρίσεων (χαμένο παιδί, καιρικές καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, βλάβη εξοπλισμού) και έναν τρόπο για να φτάσετε σε όλους τους εθελοντές αμέσως (ένα ομαδικό κείμενο ή walkie-talkies). Μείνετε ήρεμοι, αντιπρόσωποι και να επικεντρωθεί στην αποστολή - όλα τα άλλα μπορούν να διορθωθούν αργότερα.

Βήμα 8: Παρακολούθηση και Ευχαρίστηση στους Δωροθέτες

Ένα ειλικρινές ευχαριστώ-σας δεν είναι μόνο ευγενικό - χτίζει πίστη δωρητή. Αποστολή εξατομικευμένων σημειώσεων μέσα σε μια εβδομάδα. Για μεγαλύτερα δώρα, γράψτε ένα χέρι ή να κάνει ένα τηλεφώνημα. Δώστε μια απόδειξη φόρου, αν απαιτείται (πολλές online πλατφόρμες παράγουν αυτά αυτόματα).Μοιραστείτε τον αντίκτυπο της συνεισφοράς τους μέσω μιας ετήσιας έκθεσης ή μια σύνοψη εκδήλωσης. Δωροθέτες θέλουν να γνωρίζουν τα χρήματά τους έκανε τη διαφορά, έτσι ώστε να είναι συγκεκριμένη και διαφανή.

Βήμα 9: Μέτρηση της Επιτυχίας και επανάληψη

Μετά την αποστολή των ευχαριστιών, είναι καιρός να αξιολογήσετε. Συγκρίνετε τα αποτελέσματά σας με τους στόχους που θέσατε στο Βήμα 1. Επιτύχατε τον οικονομικό σας στόχο; Πόσοι νέοι εθελοντές έχουν εγγραφεί; Ποιο ήταν το μέσο κοινωνικό μέσο; Πραγματοποιήστε μια ενημέρωση με την επιτροπή σας για να συζητήσετε τι πήγε καλά και τι θα μπορούσε να βελτιωθεί. Καταγράψτε αυτά τα μαθήματα για το επόμενο έτος. Γιορτάστε νίκες όπως υπερνίκηση του στόχου δωρεάς σας ή Εξασφαλίζοντας έναν εταιρικό αγώνα[[LPT:3]].