Καθορίστε την αποστολή σας και το οικονομικό σας σχέδιο

Πριν κλείσετε ένα χώρο ή εκτυπώσετε ένα φυλλάδιο, αναρωτηθείτε: τι συγκεκριμένο αποτέλεσμα θέλετε; Είναι να συγκεντρώσετε $10.000 για μια τοπική τράπεζα τροφίμων, να συλλέξετε 500 παλτά για καταφύγια αστέγων, ή να αυξήσετε την ευαισθητοποίηση για ένα ίδρυμα ιατρικής έρευνας; Γράψτε τον πρωταρχικό στόχο σας και δύο ή τρεις δευτερεύοντες στόχους. Αυτή η σαφήνεια θα καθοδηγήσει κάθε απόφαση που παίρνετε και θα αποτρέψει το σκόπευτρο που καταστρέφει τον προϋπολογισμό σας.

Με τους στόχους σας κλειδωμένο σε, να δημιουργήσετε ένα κοκκώδες προϋπολογισμό. Λίστα κάθε δυνατή δαπάνη: ενοικίαση χώρου, άδειες, ασφάλιση, διακοσμήσεις, οπτικοακουστικό εξοπλισμό, εκτύπωση, catering, ψυχαγωγία, στελέχωση, και ταμείο έκτακτης ανάγκης (συνήθως 10 ⁇ 5% του συνολικού κόστους). Χρησιμοποιήστε ένα φύλλο για να παρακολουθείτε τόσο τις προβλέψεις και το πραγματικό κόστος. Έρευνα μέσο κόστος στην περιοχή σας για κοινά αντικείμενα. Για παράδειγμα, ένα βασικό σύστημα PA ενοικίασης μπορεί να κοστίσει $ 200 ⁇ $ 500, ενώ μια τοπική μπάντα μπορεί να χρεώνει $ 500 ⁇ $ 1.500. Γνωρίζοντας αυτούς τους αριθμούς σας βοηθά να διαπραγματευτεί και να ιεραρχήσει.

Για να κρατήσετε τον προϋπολογισμό σας ρεαλιστικό, ξεχωριστές ανάγκες από τις επιθυμίες. Ένα δείπνο καθιστικού με προσωπικό αναμονής είναι μια επιθυμία? ένα μπαρ ψημένη πατάτας στελεχωμένο από εθελοντές είναι μια ανάγκη που μπορεί να σώσει χιλιάδες. Να είστε ειλικρινείς σχετικά με το τι μπορεί να δωρίσει ρεαλιστικά η κοινότητά σας. Χρησιμοποιήστε δωρεάν πρότυπα προϋπολογισμού σχεδιασμένο για μη κερδοσκοπικές εκδηλώσεις για να εξασφαλίσει ότι δεν ’ t χάσετε οποιοδήποτε στοιχείο γραμμής.

Επιλέξτε έναν Χώρο που θα κερδίσει ’t Σπάστε την Τράπεζα

Οι δημόσιες αίθουσες όπως τα κοινοτικά κέντρα, τα δημόσια πάρκα (με άδεια), τα σχολικά γυμνάσια, τα υπόγεια της εκκλησίας, ή ακόμα και μια μεγάλη ιδιωτική αυλή μπορούν να χρησιμεύσουν ως εξαιρετικοί χώροι. Οι τοπικές βιβλιοθήκες συχνά έχουν αίθουσες συνεδριάσεων για ονομαστικά τέλη. Αν χρειάζεστε μια πιο επίσημη ρύθμιση, προσέγγιση εκκλησίες ή αίθουσες κοινότητας που μπορεί να παραιτηθεί από τα τέλη για φιλανθρωπικές εκδηλώσεις.

Μια άλλη έξυπνη τακτική είναι να συνεργαστείς με μια τοπική επιχείρηση που έχει μεγάλο χώρο, όπως ζυθοποιείο, χώρο εκδηλώσεων, ή αποθήκη. Πολλές επιχειρήσεις είναι ανοικτές στη φιλοξενία φιλανθρωπικής εκδήλωσης με αντάλλαγμα την έκθεση και την καλή θέληση. Μπορείτε να προσφέρετε να συμπεριλάβετε το λογότυπό τους σε όλα τα υλικά μάρκετινγκ, να τους δώσετε μια κραυγή-out από τη σκηνή, ή να τους απαριθμήσετε ως χορηγό. Πάντα έχετε ένα εφεδρικό σχέδιο για υπαίθριες εκδηλώσεις: νοικιάστε μια σκηνή (150 ⁇ 400 δολάρια) ή ελέγξτε αν ο χώρος έχει μια εσωτερική εναλλακτική λύση.

Κατά την αξιολόγηση ενός χώρου, ⁇ για το κρυφό κόστος. Περιλαμβάνει η ενοικίαση τραπέζια, καρέκλες, και βασική AV; Υπάρχουν τέλη καθαρισμού; Μήπως σας απαιτούν να χρησιμοποιήσετε το εσωτερικό τους catering; Διαπραγματευτείτε: ζητήστε μια μη κερδοσκοπική έκπτωση, προσφέρετε να φιλοξενήσει κατά τη διάρκεια εκτός αιχμής (απόγευμα της εβδομάδας εναντίον Σαββατόβραδα), ή ζητήστε μια μειωμένη τιμή σε αντάλλαγμα για μια μακροπρόθεσμη δέσμευση εάν προγραμματίζετε πολλαπλές εκδηλώσεις.

Ασφαλείς δωρεές και χορηγίες εντός του συνδρόμου

Δημιουργήστε μια λίστα επιθυμίας από όλα όσα χρειάζεστε ⁇ φαγητό, ποτά, εκτύπωση, διακόσμηση, βραβεία, ψυχαγωγία, ακόμη και ασφάλιση ⁇ και στη συνέχεια να ταιριάζει κάθε στοιχείο με ένα πιθανό τοπικό δωρητή. Για παράδειγμα, ένα τοπικό κατάστημα πίτσας μπορεί να δωρίσει πίτσες για μια εθελοντική συνάντηση? ένας φούρνος μπορεί να παρέχει ένα τραπέζι επιδόρπιο? μια εκτυπωτική εταιρεία μπορεί να δωρίσει φυλλάδια και πανό.

Προσεγγίστε αυτές τις επιχειρήσεις με μια επαγγελματική πρόταση χορηγίας. Εξηγήστε την αποστολή σας, την αναμενόμενη συμμετοχή σας, και τι θα πάρετε σε αντάλλαγμα: τοποθέτηση λογότυπου στην ιστοσελίδα εκδήλωση σας, κοινωνικά μέσα ενημέρωσης αναφέρει, σήμανση στην εκδήλωση, και μια απόδειξη για τη δωρεά τους με έκπτωση φόρου. Αν μπορείτε να προσφέρετε κλιμακωτά επίπεδα χορηγίας (π.χ., Silver, Gold, Platinum), μπορείτε να το καταστήσει ευκολότερο για τις επιχειρήσεις όλων των μεγεθών να συμμετάσχουν.

Don’t παραβλέψτε online πλατφόρμες συλλογής κεφαλαίων. Δημιουργήστε μια εκστρατεία στο GoFundMe, Facebook Fundraisers, ή μια ειδική σελίδα δωρεάς στην ιστοσελίδα σας εβδομάδες πριν από την εκδήλωση. Χρησιμοποιήστε τους κωδικούς κειμένου-για-χορήγηση, ώστε οι συμμετέχοντες μπορούν να δώσουν επί τόπου. Επίσης, σκεφτείτε ένα “ ticket δωρεών” μοντέλο: αντί να χρεώνουν μια επίπεδη εισαγωγή, προτείνουμε μια συνιστώμενη δωρεά των $ 25, αλλά αφήστε τους ανθρώπους να πληρώσουν ό, τι μπορούν. Αυτό μπορεί πραγματικά να αυξήσει τα συνολικά έσοδα, ενώ είναι χωρίς αποκλεισμούς.

Να Σκύβετε στους Εθελοντές για να Μειώσετε το Κόστος Εργασίας

Οι εθελοντές είναι ο πιο πολύτιμος πόρος σας. Προσλήψεις νωρίς από την υπάρχουσα βάση υποστήριξης σας, τοπικά κολέγια (ιδιαίτερα φοιτητές σε φιλοξενία, προγραμματισμό εκδηλώσεων, ή προγράμματα μάρκετινγκ), και ομάδες κοινότητας όπως το Rotary ή το Kiwanis. Αναθέστε σαφείς ρόλους: check-in γραφείο, πλήρωμα εγκατάστασης, πλήρωμα καθαρισμού, δρομείς δημοπρασιών, οικοδεσπότες δραστηριοτήτων, και τη φωτογραφία. Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο προγραμματισμού εθελοντών όπως το SignUpGenius ή το Google Sheets για να αποφύγετε επικαλύψεις.

Για να κρατήσετε τους εθελοντές απασχολημένους, να παρέχουν σαφείς οδηγίες, ετικέτες ονομάτων, και μια γρήγορη συνεδρία κατάρτισης. Προσφέρετε μικρά σημεία εκτίμησης: ένα μπλουζάκι, ένα δωρεάν σνακ, ή μια ευχαριστήρια φωτογραφία που μπορούν να μοιραστούν στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Ποτέ μην υποθέτετε ότι οι άνθρωποι ξέρουν τι να κάνουν - να τους δώσει μια εκτυπωμένη ή ψηφιακή κάρτα ρόλου με μια λίστα ελέγχου.

Αν χρειάζεστε εξειδικευμένες δεξιότητες (π.χ., DJ ή φωτογράφος) αλλά can’t οικονομικά επαγγελματίες, σκεφτείτε ένα εμπόριο. Προσφέρετε να προωθήσει την επιχείρησή τους σε μεγάλο βαθμό κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, να παρουσιάσει τη δουλειά τους στα κοινωνικά κανάλια σας, ή να τους δώσει ένα δωρεάν περίπτερο στην εκδήλωση.

Σχεδιασμός χαμηλού κόστους, υψηλού Impact Δραστηριότητες

Εδώ είναι αποδεδειγμένα ιδέες που δημιουργούν ενθουσιασμό και χρήματα χωρίς να κοστίζει πολλά για να παράγει:

  • Σιωπηλή δημοπρασία με δωρισμένα αντικείμενα (κερδοφόρα καλάθια, πιστοποιητικά εστιατορίων, πακέτα spa, αθλητικά αναμνηστικά). Χρησιμοποιήστε online προσφορές μέσω πλατφορμών όπως 32 δημοπρασίες ή Handbid για τη μείωση χαρτιού και εργασίας.
  • Ράφλε ή κλήρωση 50/50. Πουλήστε εισιτήρια κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης και απονείμετε ένα βραβείο (χορηγήθηκε) ή μοιράστε το ποτ.
  • Περίπτερα παιχνιδιών[[LFT:1]]. Απλό καρναβάλι παιχνίδια όπως το δαχτυλίδι πέταγμα, το φασόλι πέταγμα τσάντα, ή ένα ντεπόζιτο dunk (δανεισμός ή κατασκευή φθηνών εκδόσεων).
  • Ζωντανή ψυχαγωγία. Τοπικοί μουσικοί, χορευτικά συγκροτήματα, ή κωμικοί συχνά εκτελούν δωρεάν ή ένα μικρό τιμάριο αν είναι ’ s για φιλανθρωπική οργάνωση. Προσκαλέστε τους να συλλέγουν συμβουλές ή να πωλούν εμπορεύματα στην εκδήλωση.
  • Φωτογραφικό περίπτερο. ⁇ φόντου με διασκεδαστικά στηρίγματα (slipf store finds) και χρήση smartphone σε τρίποδο με εφαρμογή απομακρυσμένου κλείστρου. Εκτύπωση φωτογραφιών με χρήση φορητού εκτυπωτή ή απλά κοινή χρήση ψηφιακών αρχείων.
  • Διαδραστική επιτροπή δωρεών. Δημιουργήστε έναν τοίχο ή αφίσα όπου οι άνθρωποι μπορούν να καρφιτσώσουν τις συνεισφορές τους και να δουν το συνολικό ανάβαση. Αυτή η gamification ενθαρρύνει περισσότερο το δούναι.

Για παράδειγμα, αν ’ είστε συγκέντρωση χρημάτων για τα σχολικά εφόδια, δημιουργήσει ένα “ Fill το Backpack” σταθμό όπου οι άνθρωποι δωρίζουν συγκεκριμένα αντικείμενα -ένα απτό, οπτική επιτυχία μετρική.

Εξυπνότερος στην Αγορά, Όχι Πιο Σκληρός

Η πληρωμένη διαφήμιση μπορεί να φάει γρήγορα τον προϋπολογισμό σας. Αντ 'αυτού, επικεντρωθείτε σε οργανικά, με βάση την κοινότητα μάρκετινγκ που δεν κοστίζει τίποτα άλλο από το χρόνο. Χρησιμοποιήστε αυτά τα κανάλια χωρίς κόστος:

  • Κοινωνικά μέσα. Δημιουργήστε μια σελίδα εκδηλώσεων στο Facebook, δημοσιεύσεις στο Instagram και μια σειρά βίντεο TikTok που οδηγούν μέχρι σήμερα. Ενθαρρύνετε τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου και τους εθελοντές σας να μοιράζονται καθημερινά. Χρησιμοποιήστε τοπικά hashtags (π.χ., #DenverCharityEvent).
  • Email blasts. Στείλτε ένα εβδομαδιαίο email στη λίστα σας με μια προσωπική ιστορία για το γιατί εσείς ’ είστε φιλοξενία της εκδήλωσης, μια αντίστροφη μέτρηση, και κοινόχρηστα γραφικά. Χρησιμοποιήστε Mailchimp ή MailerLite’s δωρεάν σχέδια.
  • Τοπικά μέσα. Στείλτε δελτίο τύπου στην τοπική εφημερίδα σας, ραδιοφωνικούς σταθμούς, ημερολόγια της κοινότητας των τηλεοπτικών ειδήσεων και blogs.
  • Συμβουλές Κοινοτικών Δελτίων. Εκτύπωση απλών φυλλαδίων και ανάρτησή τους σε βιβλιοθήκες, καφετέριες, παντοπωλεία, και κοινοτικά κέντρα.
  • Συνεργασίες. Ζητήστε από τους χορηγούς σας να προωθήσουν την εκδήλωση στις λίστες αλληλογραφίας και τους κοινωνικούς οπαδούς τους.

Για ένα μικρό προϋπολογισμό, σκεφτείτε την ενίσχυση ενός ή δύο δημοσιεύσεων στο Facebook σε ένα στοχευμένο τοπικό κοινό (20 ⁇ 50 δολάρια).

Streamline Logistics και Ημέρα Εκτέλεσης

Δημιουργήστε ένα κύριο χρονοδιάγραμμα για την ημέρα ⁇ από το στήσιμο μέχρι το σχίσιμο ⁇ και διανέμετε σε όλο το προσωπικό και εθελοντές. Συμπεριλάβετε εργασίες, υπεύθυνα πρόσωπα και χρονικά παράθυρα. Εδώ είναι βασικές συμβουλές υλικοτεχνικής για την εξοικονόμηση χρημάτων και πονοκεφάλους:

  • Ελέγχη. Συσκευασία ενός κουτιού με κορδόνια επέκτασης, φερμουάρ, μονωτική ταινία, κουτί πρώτων βοηθειών, επιπλέον μπαταρίες, οξυγονούχες και μια λωρίδα ενέργειας. Δανεισμός αντικείμενα αντί για αγορά.
  • Σημείωση[[LFT:1]]. Χρησιμοποιήστε πίνακες με κιμωλία, πίνακες, ή επαναχρησιμοποιηθούν πινακίδες από χαρτόνι βαμμένα με κιμωλία χρώμα.
  • Music. Αντί να προσλάβετε έναν DJ, δημιουργήστε μια λίστα αναπαραγωγής υψηλής ενέργειας χρησιμοποιώντας Spotify ή Apple Music και παίξτε το μέσω ενός νοικιασμένου ή δανεικού ηχητικού συστήματος.
  • Catering. Το potluck-style ή τα φορτηγά τροφίμων που δωρίζουν ένα μέρος των πωλήσεων είναι φιλικά προς τον προϋπολογισμό. Εναλλακτικά, σερβίρετε απλά σνακ όπως ποπ κορν, μπισκότα και λεμονάδα που παρέχονται από εθελοντές.
  • Check-in. Χρησιμοποιήστε μια δωρεάν εφαρμογή κινητής κλήσης όπως Eventbrite (δωρεάν για δωρεάν εκδηλώσεις) ή μια απλή φόρμα Google για να παρακολουθείτε την παρακολούθηση και να συλλέγουν διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για παρακολούθηση.

Την ημέρα, ορίστε έναν σκοπευτή προβλημάτων ⁇ κάποιος που δεν είναι συνδεδεμένος με μια συγκεκριμένη εργασία και μπορεί να χειριστεί απροσδόκητα ζητήματα όπως ένα χαμένο καλώδιο επέκτασης ή ένας εθελοντής που did’t δείχνουν. Κρατήστε δροσερό σας και να θυμάστε γιατί you’re εκεί: να υποστηρίξει μια αιτία και να φέρει τους ανθρώπους κοντά.

Μεγιστοποίηση Δωρεών Κατά τη διάρκεια και μετά το γεγονός

Don&# 8217; δεν αφήνουν χρήματα στο τραπέζι. Δομή εκδήλωση σας για να συλλάβει δωρεές σε πολλαπλά σημεία αφής:

  1. Κατά την εγγραφή — ζητήστε μια προτεινόμενη δωρεά.
  2. Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης — να κάνει ανακοινώσεις που εξηγούν τον αντίκτυπο κάθε ποσού δωρεάς (π.χ., “ $50 τροφοδοτεί μια οικογένεια για μια εβδομάδα”).
  3. Σε σιωπηλή δημοπρασία checkout[ — ενθαρρύνει τους ανθρώπους να “ γύρω από πάνω” σύνολο τους.
  4. Στο τέλος — μια τελική παθιασμένη έκκληση από ένα μέλος του συμβουλίου ή δικαιούχο.

Έχετε αρκετές μεθόδους δωρεάς ορατές: έναν κωδικό QR που συνδέει μια σελίδα δωρεάς φιλική προς το κινητό, ένα βάζο δωρεάς που τοποθετείται σε περίοπτη θέση, και μια κάρτα για κείμενο-σε-δωρεά. Αν είναι δυνατόν, προσφέρουν ένα μικρό ευχαριστήριο δώρο για τους δωρητές (ένα αυτοκόλλητο ή μια χειροποίητη κάρτα) για να δημιουργήσετε μια αξέχαστη σύνδεση.

Μετά την εκδήλωση, το έργο είναι ’t γίνει. Στείλτε ένα ευχαριστήριο email μέσα σε 48 ώρες. Συμπεριλάβετε μια συλλογή φωτογραφιών, το σύνολο των κεφαλαίων που έχουν συγκεντρωθεί (αν το έχετε), και μια προσωπική ιστορία για το πώς τα χρήματα θα χρησιμοποιηθούν. Ζητήστε σχόλια μέσω μιας σύντομης έρευνας. Αυτή η συνέχεια δημιουργεί καλή θέληση και θέτει το στάδιο για την επόμενη εκδήλωση σας.

Συμβουλές για Βιώσιμη Δημοσιονομική και Μελλοντική Ανάπτυξη

Ένα φιλικό προς τον προϋπολογισμό γεγονός μπορεί να γίνει μια ετήσια παράδοση, αν παρακολουθείτε τι λειτουργεί και τι does’t. Μετά την εκδήλωση σας, να κρατήσει μια ενημέρωση με την ομάδα πυρήνα σας. Επανεξέταση του προϋπολογισμού σας έναντι πραγματικό, σημείωση που κανάλια μάρκετινγκ οδήγησε την παρακολούθηση, και να προσδιορίσει ποιες δραστηριότητες συγκέντρωσε τα περισσότερα χρήματα. Αποθήκευση όλων των προτύπων, λίστες ελέγχου, και επαφές πωλητή για επαναχρησιμοποίηση του χρόνου.

Κρατήστε ένα “lessons έμαθε” έγγραφο. Για παράδειγμα, αν ανακαλύψατε ότι τα τυπωμένα προγράμματα ήταν σπάνια διαβάζονται, παραλείψτε τα την επόμενη φορά και χρησιμοποιήστε μια απλή ψηφιακή έκδοση. Αν οι εθελοντές ήταν συγκλονισμένοι κατά το check-in, επενδύστε σε ένα δεύτερο tablet ή εκπαιδεύστε κάποιον ειδικά για το ρόλο αυτό. Συνεχής βελτίωση μειώνει το κόστος και αυξάνει τον αντίκτυπο με την πάροδο του χρόνου.

Σκεφτείτε την καθιέρωση ενός επαναλαμβανόμενου μοντέλου χορηγίας. Αν μια τοπική επιχείρηση χρηματοδότησε την εκδήλωση σας φέτος, προσεγγίστε τους αρκετούς μήνες νωρίτερα για το επόμενο έτος με τις μελέτες περιπτώσεων της εκδήλωσης’s επιτυχία. Ομοίως, να οικοδομήσουμε μια επιτροπή εθελοντών που θα συναντηθεί τριμηνιαία για να ξεκινήσει το σχεδιασμό, έτσι είστε’ t scramble τελευταία στιγμή.

Για περαιτέρω ανάγνωση σχετικά με την εκτέλεση μη κερδοσκοπικών εκδηλώσεων χαμηλού κόστους, ελέγξτε TechSoup’s πόρους για την τεχνολογία για μη κερδοσκοπικά [[LFT:1]] και WildApricot’s event planning checklist[[LFT:3]]]. Αυτά τα εργαλεία βοηθούν στην ενσωμάτωση ελεύθερου ή προεξοφλημένου λογισμικού στη διαδικασία σχεδιασμού σας.

Συμπέρασμα: Κάθε δολάριο που αποθηκεύεται πηγαίνει περαιτέρω για την αιτία σας

Η φιλοξενία μιας φιλανθρωπικής εκδήλωσης σε περιορισμένο προϋπολογισμό does’t σημαίνει διευθέτηση για λιγότερα. Αντίθετα, οι περιορισμοί συχνά αναπαράγουν τη δημιουργικότητα και τη βαθύτερη συμμετοχή της κοινότητας. Με τον καθορισμό σαφών στόχων, την εκμετάλλευση εταιρικών σχέσεων, τη βάση για τους εθελοντές, και την εστίαση σε δραστηριότητες χαμηλού κόστους υψηλού αντίκτυπου, μπορείτε να ρίξει ένα γεγονός που αισθάνεται γενναιόδωρη και επαγγελματική χωρίς την εξαψήφιο ετικέτα τιμή. Οι υποστηρικτές σας θα θυμούνται το πάθος και το σκοπό, όχι τα φανταχτερά λινά.

Ένα καθαρό κέρδος $500 από έναν προϋπολογισμό είναι 900% επιστροφή ⁇ ένα πολύ καλύτερο αποτέλεσμα από ένα γεγονός $ 10.000 που διπλώνει $ 4.000. Σχεδιάστε έξυπνα, ξοδεύουν σοφά, και αφήστε την αιτία σας λάμψη. Αυτή είναι η συνταγή για μια πραγματικά επιτυχημένη φιλανθρωπική εκδήλωση σε έναν προϋπολογισμό.