Introducción: Equilibrar la integridad de la investigación con los derechos de los empleados

El robo en el trabajo y la falta de conducta de los empleados pueden amenazar a una organización, erosionar la confianza y crear responsabilidades legales. Cuando los empleadores o agentes del orden lanzan una investigación, deben navegar por una red compleja de requisitos legales – entre ellos la necesidad de un mandato legal. Comprender exactamente cuando se requiere un mandato, cómo obtenerlo y qué excepciones existen es fundamental para cualquier investigador, profesional de las RH o asesor jurídico. Este artículo proporciona un guía completo y orientado a la práctica para garantizar los requisitos en las investigaciones de robo y falta de conducta en el trabajo, que cubra la base jurídica, las expectativas de privacidad, las pruebas digitales, el consentimiento y las graves consecuencias del incumplimiento.

Comprender la base jurídica para las órdenes

La cuarta enmienda a la Constitución de los Estados Unidos protege a los individuos contra las búsquedas y confiscaciones irrazonables. Aunque la enmienda se aplica directamente a los agentes del gobierno, sus principios forman muchas investigaciones en el lugar de trabajo porque los agentes de la ley están frecuentemente involucrados. Un mandato es una orden judicial que autoriza una búsqueda o confiscación. Para ser válido, debe basarse en causa probable, respaldada por una declaración jurada, describir el lugar y los elementos con particularidad, y ser emitidos por un magistrado neutral.

En el sector privado, los empleadores no están obligados constitucionalmente a obtener un mandato antes de registrar la propiedad de la empresa. Sin embargo, cuando el orden público participa en la investigación o cuando el empleador actúa como agente del gobierno, se aplica el requisito del mandato del cuarto enmienda. Esta distinción es crucial. Por ejemplo, si un agente de policía pide a un administrador que registre en un escritorio de empleados la propiedad robada, la búsqueda puede considerarse una acción del gobierno y exigir un mandato a menos que se aplique una excepción.

¿Cuándo se requiere una orden en las investigaciones en el lugar de trabajo?

Empleadores públicos vs. del sector privado

Los empleadores gubernamentales (federales, estatales y locales) están directamente obligados por la Cuarta Enmienda. Cualquier búsqueda realizada por un empleador del sector público para encontrar pruebas de falta de conducta requiere generalmente un mandato, a menos que caiga en una excepción reconocida, como el consentimiento, circunstancias exigibles, o una búsqueda realizada para un propósito no investigatorio relacionado con el trabajo (por ejemplo, inventario). En cambio, los empleadores privados generalmente no están sujetos a la Cuarta Enmienda al llevar a cabo investigaciones internas. Sin embargo, la situación cambia drásticamente si se involucra la aplicación de la ley.

La participación en la aplicación de la ley y la teoría de la agente

Si los agentes policiales o federales solicitan, alientan o participan activamente en una búsqueda privada del empleador, la búsqueda puede ser tratada como acción estatal. Los tribunales examinan el grado de participación del gobierno: ¿el oficial simplemente recibió pruebas entregadas voluntariamente, o dirigieron el momento, el alcance y la forma de la búsqueda? Este último escenario normalmente desencadena requisitos de orden. Por ejemplo, en Estados Unidos v. Walther (9th Cir. 1986), el tribunal sostuvo que cuando un agente de seguridad de la aerolínea revisó un paquete a petición explícita de un agente de la DEA, la búsqueda fue una búsqueda del gobierno que requería una causa probable.

Expectativa de privacidad en el lugar de trabajo

El requisito de la orden depende de si el empleado tiene una expectativa razonable de privacidad en la zona o el elemento buscado. La Corte Suprema reconoció en OÑConnor v. Ortega (1987) que los empleados públicos tienen algunos derechos de privacidad en sus oficinas, escritorios y gabinetes de archivos. Sin embargo, esa expectativa puede ser reducida por las políticas del empleador, los espacios de trabajo compartidos o la naturaleza del empleo. Los tribunales consideran factores tales como:

  • Si el espacio de trabajo es privado o compartido.
  • Indica si el empleador ha anunciado políticas de monitoreo.
  • Si el empleado tiene control exclusivo (por ejemplo, un escritorio bloqueado o un casillero personal).
  • Normas y deberes laborales de la industria (por ejemplo, un cajero de banco tiene menos privacidad en un cajón de caja).

En general, si la espera de privacidad es razonable, se requiere un mandato antes de que las fuerzas del orden puedan realizar una búsqueda. Sin un mandato, cualquier prueba obtenida puede ser suprimida en un proceso penal.

Cuando es necesario un mandato, los investigadores deben satisfacer varios elementos procesales estrictos. El incumplimiento de cualquiera de ellos puede hacer el mandato inválido y la evidencia resultante inadmisible.

Causa probable

Existe una causa probable cuando la totalidad de las circunstancias llevaría a una persona razonable a creer que la evidencia de un delito o falta de conducta está localizada en el lugar a ser buscada. Para el robo en el lugar de trabajo, esto podría incluir grabaciones de vigilancia que muestren a un empleado tomando artículos, declaraciones de testigos o discrepancias en los registros de inventario. Es importante destacar que la causa probable debe ser información nueva y fastidiada debilita la justificación.

El afidavit

Los investigadores deben preparar una declaración jurada que detalle los hechos que establecen la causa probable. La declaración jurada debe ser minuciosa, incluyendo fechas, nombres, observaciones específicas, y cómo se obtuvo la información. Las declaraciones concluyentes (en nuestra opinión el empleado robó .) son insuficientes. El afiliado debe explicar la base para esa creencia. Los afiliados son típicamente agentes de la ley, pero los investigadores privados pueden proporcionar información que forma la base de una declaración jurada del oficial con arreglo a la doctrina del conocimiento colectivo .

Particularidad

El mandato debe describir con especificidad el lugar que se debe buscar y los objetos que se van a confiscar. Un mandato que autoriza una búsqueda de un edificio de oficinas entero para .evidencia de robo . es probablemente sobreamplio. En cambio, el mandato debe especificar, por ejemplo, .el escritorio, el archivo y la torre de ordenadores en Office 215, . y listar elementos como .cash registrar los recibos del 1 al 15 de junio, un iPhone 12 con número de serie XYZ, y cualquier documento relacionado con el cuenta #12345. . Esto evita las expediciones de pesca y protege materiales privados no relacionados.

Aprobación judicial

Un magistrado neutral y desprendido revisa la declaración jurada. Si el juez encuentra causa probable y el mandato es adecuadamente particular, lo firman. Los investigadores deben ejecutar el mandato dentro del plazo establecido por la ley (a menudo 10 días en casos federales, pero más cortos en algunos estados) y sólo entre horas especificadas (normalmente de 6 a 22 horas) a menos que se autorice una búsqueda nocturna.

Excepciones al requisito de la orden

Varias excepciones pueden permitir una búsqueda sin garantías por parte de las fuerzas del orden en un contexto laboral:

  • Consent: Consentimiento voluntario de una persona con autoridad sobre el área (por ejemplo, el empleado o un supervisor con autoridad común).
  • Circunstancias exigibles[: Peligroso inmediato de destrucción de pruebas, fuga o daño a otros.
  • Vista plain[: Un oficial que está legalmente presente ve contrabando o pruebas a la vista.
  • Busques de inventario: Procedimientos estándar para las propiedades confiscadas.
  • Necesidades especiales: Busca para fines no relacionados con la aplicación de la ley, como garantizar la seguridad en el trabajo (por ejemplo, pruebas de drogas en trabajos sensibles a la seguridad).

Sin embargo, estas excepciones son interpretadas de manera restrictiva, y los investigadores deben obtener un mandato siempre que sea factible para evitar los recursos legales.

Expectativas de privacidad y derechos de los empleados: jurisprudencia clave

O .Connor v. Ortega (1987)

En este caso histórico, el Tribunal Supremo sostuvo que los empleados públicos tienen una expectativa razonable de privacidad en sus oficinas y escritorios. Sin embargo, el Tribunal también reconoció que las búsquedas relacionadas con el trabajo realizadas por supervisores con fines no de investigación (por ejemplo, para recuperar un archivo necesario) o por falta de conducta relacionada con el trabajo pueden ser razonables sin un mandato si la búsqueda está justificada al principio y tiene un alcance razonable. El caso subraya que el requisito de mandato no es absoluto para los empleadores públicos que actúan sin participación de las fuerzas del orden.

Ciudad de Ontario v. Quon (2010)

Este caso se refirió a la privacidad en las comunicaciones electrónicas. Un departamento de policía revisó los mensajes de texto personales enviados a un agente en un buscador emitido por el gobierno. La Corte asumió (sin decidir) que el oficial tenía una expectativa razonable de privacidad, pero consideró la búsqueda razonable porque estaba motivada por un propósito legítimo relacionado con el trabajo (auditoría de excesos) y no era excesivamente intrusiva. Quon ilustra que incluso cuando existen expectativas de privacidad, un mandato puede no ser requerido para investigaciones internas del gobierno que son .razonables.

Estados Unidos v. Ziegler (9o Cir. 2007)

En este caso, el tribunal se dirigió al consentimiento del empleador para registrar un ordenador del empleado. El empleador voluntariamente permitió a los agentes del FBI registrar al ordenador del escritorio del empleado. El tribunal sostuvo que, debido a que el empleador tenía autoridad común sobre el ordenador (que era propiedad de la empresa), la expectativa de privacidad del empleado no era objetivamente razonable, y la búsqueda no violó el cuarto Enmienda. Este caso se cita frecuentemente para apoyar la propuesta de que los empleadores privados pueden consentir a las búsquedas policiales de dispositivos emitidos por la empresa.

Consideraciones especiales para las pruebas digitales

Las investigaciones en el lugar de trabajo involucran cada vez más computadoras, smartphones, servidores de correo electrónico y almacenamiento en la nube.

Dispositivos de propiedad de la empresa vs. dispositivos de propiedad personal

Para los dispositivos emitidos por la empresa, los empleadores generalmente tienen derecho a acceder a los datos, especialmente si el empleador tiene una política escrita clara que indica que no se espera privacidad y que el dispositivo está sujeto a supervisión. Si las fuerzas del orden quieren buscar un dispositivo emitido por la empresa, el empleador puede consentir si el empleado no tenía derecho exclusivo a la privacidad. Sin embargo, si el dispositivo es personal (BYOD), el empleado probablemente mantenga una expectativa razonable de privacidad, y es necesario un mandato a menos que se aplique una excepción.

Ley de comunicaciones almacenadas (SCA)

El SCA (18 U.S.C. §§ 2701-2712) restringe el acceso del gobierno a las comunicaciones electrónicas almacenadas. Generalmente, la policía necesita un mandato para obligar a un proveedor (como un servicio de correo electrónico o el departamento informático del empleador) a revelar el contenido de las comunicaciones que han sido almacenadas durante 180 días o menos. Para los mensajes almacenados más antiguos, una citación o una orden judicial pueden ser suficientes en algunos circuitos. Los investigadores deben estar al tanto de estos requisitos superpuestos.

Almacenamiento en la nube y datos de terceros

Si un empleado utiliza el almacenamiento en nube proporcionado por la empresa (por ejemplo, Google Workspace, Microsoft 365), el empleador puede acceder a los datos a través de sus controles administrativos. Sin embargo, si el orden público solicita los datos directamente al proveedor de nube, el proveedor normalmente requerirá un mandato o una citación válida. La decisión del Tribunal Supremo en Carpenter c. Estados Unidos (2018) amplió los requisitos de los mandatos a determinados tipos de datos de terceros (información de ubicación del sitio celular), y los tribunales inferiores están afrontando su aplicación a los datos en nube.

El papel del consentimiento y las políticas de la empresa

El consentimiento es una de las formas más comunes de superar los requisitos de los mandatos en las investigaciones en el lugar de trabajo. Pero el consentimiento debe ser voluntario, específico y dado por alguien con autoridad real o aparente.

Expresso vs. consentimiento obligatorio

El consentimiento expreso ocurre cuando un empleado firma un reconocimiento de una política de búsqueda o acepta verbalmente una búsqueda. El consentimiento implícito puede inferirse de las acciones o deberes del empleado. Por ejemplo, un conductor de entrega que utiliza un camión de la empresa y sabe que se utiliza el seguimiento GPS puede considerarse que ha consentido implícitamente en el seguimiento de la ubicación. Sin embargo, los tribunales son cautelosos en implicar el consentimiento, especialmente para las búsquedas altamente intrusivas.

Políticas escritas y reconocimiento

La mejor práctica es tener una política clara y escrita que: (1) establece que la propiedad de la empresa (incluyendo escritorios, armarios, computadoras y electrónicas) está sujeta a búsqueda en cualquier momento; (2) informa a los empleados de que no tienen expectativas de privacidad en esas áreas; (3) especifica que los dispositivos personales utilizados para el trabajo también pueden estar sujetos a inspección; y (4) exige a los empleados que firmen un reconocimiento. Tales políticas reducen la razonabilidad objetiva de las expectativas de privacidad y facilitan que los empleadores consientan en realizar búsquedas policiales.

Consentimiento de terceros

En muchos casos, un supervisor o administrador de TI puede consentir a una búsqueda de una zona o dispositivo si comparte autoridad común. Por ejemplo, si un empleado comparte un escritorio con un compañero de trabajo, cualquiera de los ocupantes podría consentir a una búsqueda en el escritorio. Sin embargo, para un archivo cerrado que sólo el empleado utiliza, el consentimiento del supervisor puede ser insuficiente. Los tribunales pesan la totalidad de las circunstancias.

Consecuencias de la falta de conformidad

Si no se adhiere a los requisitos de la orden puede tener consecuencias devastadoras para una investigación.

Exclusión de las pruebas

Si la evidencia se obtiene sin una orden cuando se requirió una, la regla de exclusión normalmente prohíbe su uso en procedimientos penales. Esto puede destruir un caso de robo o mala conducta. La regla se aplica no sólo a la prueba primaria, sino también a los frutos del árbol venenoso .– cualquier evidencia derivada descubierta como resultado de la búsqueda ilegal.

Responsabilidad civil bajo la sección 1983

Los empleados públicos pueden demandar a los empleadores o agentes del orden del gobierno por daños y perjuicios bajo el artículo 42 de la U.S.C. § 1983 por violar sus derechos al cuarto Enmienda. Los empleadores privados que actúen de consuno con funcionarios del gobierno también pueden enfrentarse a las reclamaciones de § 1983. Además, los empleados pueden presentar reclamaciones por detrimento (por ejemplo, invasión de la privacidad, rescisión ilícita) basadas en una búsqueda inadecuada.

Sanciones penales

En casos raros, las personas que realizan deliberadamente una búsqueda ilícita pueden enfrentarse a cargos penales bajo las leyes estatales que prohíben la vigilancia ilícita, la intrusión en el ordenador o la falta oficial.

Daño financiero y de reputación

Incluso si ninguna demanda tiene éxito, la percepción de una investigación ilícita puede dañar la reputación de un empleador, erosionar el moral de los empleados y llevar a acuerdos costosos.

Mejores prácticas para investigaciones legales en el trabajo

Para evitar trampas legales mientras todavía investiga eficazmente el robo o la mala conducta, siga estos pasos prácticos:

  1. Desarrollar políticas claras[: Implementar y comunicar una política de búsqueda y seguimiento integral. Obtener reconocimiento escrito de todos los empleados. Revisar y actualizar regularmente la política para reflejar los cambios en la tecnología y el derecho.
  2. Consultar a un abogado temprano: Antes de cualquier búsqueda, especialmente de una que implique a las fuerzas del orden, un abogado puede revisar el plan. El abogado puede ayudar a evaluar si se necesita un mandato o si se aplica una excepción.
  3. Documentar todo: Mantenga registros detallados de las faltas observadas, los reconocimientos de políticas y el consentimiento. Si se da el consentimiento, haga que el empleado firme un formulario de consentimiento que especifique el alcance de la búsqueda.
  4. Límite de búsquedas a la necesidad empresarial: No se dedique a la pesca exploratoria. Articule claramente el propósito de la búsqueda y limitela a áreas donde es probable que se encuentren pruebas.
  5. Separar los roles internos y de aplicación de la ley: Si la aplicación de la ley se involucra, delinee claramente la investigación independiente del empleador privado de las acciones del gobierno. Evite que los oficiales dirijan el momento o el alcance de las búsquedas internas.
  6. Obtenir un mandato cuando esté en duda: La acción más segura cuando las fuerzas del orden necesitan registrar un área privada o un dispositivo personal es obtener un mandato. Incluso si toma tiempo extra, el mandato protege la admisibilidad de las pruebas y protege a los investigadores de la responsabilidad.
  7. Investigadores de tren: El personal de recursos humanos, el personal de seguridad y los gerentes deben recibir capacitación regular sobre las leyes de búsqueda y confiscación, las expectativas de privacidad y los procedimientos adecuados para la conservación de las pruebas.

Conclusión

Los requisitos de la orden son una piedra angular de las investigaciones legales en el lugar de trabajo sobre robo y falta de conducta de los empleados. Ya sea un empleador privado, una agencia gubernamental o un agente de la fuerza pública, entender cuándo es necesario un mandato y cómo obtenerlo adecuadamente es esencial para preservar las pruebas, respetar los derechos de los empleados y evitar sanciones legales. La intersección de las expectativas de privacidad, los datos digitales, el consentimiento y la Cuarta Enmienda exige una planificación cuidadosa y orientación legal. Al adherirse a los principios descritos en este artículo, los investigadores pueden llevar a cabo investigaciones completas y legales que se pongan de pie para ser examinadas en cualquier foro.

Para más información, consulte el Departamento de Justicia de los Estados Unidos Manual de recursos penales sobre las órdenes, el Cornell Legal Information Institute . Resumen del cuarto enmienda, y la Corte Suprema opina en O .Connor v. Ortega[. También considere revisar el Electrónico Privacy Information Center .