Sissejuhatus: Miks korraldada heategevust?

Hästi planeeritud heategevusüritus teeb enamat kui raha kogumine – see loob kogukonda, tõstab teadlikkust eesmärgist ning loob püsivaid suhteid kohaliku heategevusorganisatsiooni ja selle teenindavate inimeste vahel. Olenemata sellest, kas oled kogenud korraldaja või esmakordne vabatahtlik, nõuab see läbimõeldud strateegiat, selget suhtlemist ja hoolikat elluviimist. Käesolev juhend hõlmab kõiki olulisi samme, alates eesmärkide määratlemisest kuni annetajate tänamiseni, et saaksid korraldada ürituse, millel on reaalne mõju.

1. samm: seadke selged ja mõõdetavad eesmärgid

Enne planeerimise alustamist on vaja konkreetset sihtmärki. Ebamäärased eesmärgid, nagu näiteks „suurendada raha” või „aita heategevust”, ei suuna sinu otsuseid. Selle asemel määratle konkreetsed mõõdetavad eesmärgid, mis on kooskõlas heategevuse missiooni ja võimekusega.

Määrake oma peamine eesmärk

Küsige endalt: Kas peamine eesmärk on koguda raha, meelitada uusi vabatahtlikke või suurendada üldsuse teadlikkust?Paljud edukad rahakogujad ühendavad kaks või kolm eesmärki, kuid peaksite ühe seadma prioriteediks. Näiteks võib heategevuslik jalutuskäik keskenduda nii annetustele kui ka kogukonna nähtavusele, samas kui vaikne oksjon võib olla mõeldud peamiselt tulu teenimiseks.

Finantsnäitajate määramine

Kui raha kogumine on sinu peamine prioriteet, sea endale realistlik eesmärk, mis põhineb sinu ressurssidel, oodataval osalemisel ja heategevuslikel vajadustel. Jaga see järgmiselt: mitu piletit sa pead müüma? Milline on keskmine annetuse summa? Kasuta lähtepunktina varasemaid sündmusi, kui see on olemas. ]online- kampaaniate ] puhul pakuvad platvormid nagu GoFundMe või Facebook Fundraisers vahendeid, mis võimaldavad jälgida edusamme reaalajas.

Mitterahalised eesmärgid

Rahakogujad tugevdavad ka kogukonnasidemeid. Sea endale eesmärgid vabatahtlikele registreerumiseks, sotsiaalmeedias mainimiseks või uute e- posti tellijate jaoks. Näiteks püüa värvata 20 uut vabatahtlikku või koguda 100 allkirjastatud pandikaarti. Need mõõdikud aitavad mõõta pikaajalist kaasamist, mitte ainult üheöö edu.

2. samm: vali õiged fondikogujad

Kõik korjandused ei tööta võrdselt hästi iga ürituse või kogukonna puhul. Parim vorming sobib sinu publiku, eelarve ja heategevuse missiooniga. Allpool on populaarsed tüübid oma tugevate külgede ja ideaalsete kasutusvõimalustega.

Kogukonnaüritused

Messid, kontserdid, blokipeod ja festivalid loovad piduliku õhkkonna, mis tõmbab peresid ja naabreid. Nad töötavad hästi kohalike heategevusorganisatsioonide jaoks, kellel on lai kogukonna huvi, näiteks toidupangad, loomade varjupaigad või noorteprogrammid. Tulu tuleb piletimüügist, toidu- ja joogikontsessioonidest, tegevustasudest ja sponsorluskabiinidest. Need üritused nõuavad suurt vabatahtlike baasi ja palju logistikat - lubasid, müüjaid ja kindlustust - kuid need võivad tekitada märkimisväärseid buzzi ja annetusi.

Online ja Peer-to-Peer kampaaniad

Digitaalsed rahakogujad võimaldavad toetajatel koguda annetusi oma isiklikest võrkudest. Platvormid nagu ]GiveLively ], ]JustGiving ] või ]Donorbox ] võimaldavad hõlpsat seadistamist ja ja jagamist. See tüüp sobib ideaalselt tugeva veebikohalolekuga põhjustele või siis, kui isiklikud kogunemised ei ole teostatavad. Peer-to-peer kampaaniad on odavad ja võivad jõuda laia publikuni. Pakkuge neile malle ja graafikat, mis võimendavad nende jõupingutusi.

Vaikivad oksjonid

Külalised teevad annetuste või kogemuste pakkumise mobiilirakenduse või paberpakkumiste lehtede kaudu. Vaiksed oksjonid sobivad suurepäraselt suurte summade kogumiseks ] nišipublikult ] (nt kunstipatrioodid, korporatiivsed sponsorid) ja neid saab kombineerida õhtusöögigala või kokteilitunniga. Võti on kvaliteetsete esemete hankimine – puhkusepaketid, allkirjastatud mälestusesemed, eratunnid – mis innustavad konkureerivat pakkumist. Hästi korraldatud oksjon nõuab spetsiaalset hankemeeskonda ja sujuvat väljaregistreerimisprotsessi.

Heategevusjooksud, jalutuskäigud ja sportlikud üritused

Olgu see siis 5K lõbus jooks, spin-a-thon või joogamaraton, füüsilised üritused julgustavad osalejaid koguma pantkirju ja tegutsema. Need toimivad hästi tervisega seotud mittetulundusühingute, koolide ja heaolu edendavate põhjuste jaoks. Hallatavad osalemistasud ja sponsorluse tasandid võivad katta kulud, samas kui osalejad koguvad raha sõpradelt ja perelt. Kaasatuse suurendamiseks kasutage ajastuskiipe, digitaalseid juhtplaate ja sotsiaalse jagamise funktsioone.

Õhtusöögi galad ja ametlikud üritused

Kõrged piletiõhtusöögid peaesinejatega, elav meelelahutus ja oksjonid on ahvatlevad annetajatele, kes hindavad eksklusiivsust. Need üritused on töömahukad ja kulukad, kuid võivad anda suuri annetusi ja tugevdada suhteid suuremate toetajatega. Piletihinnad jäävad sageli vahemikku 100 kuni 1000 dollarit või rohkem. Gala on parim, kui heategevusel on olemas kindel doonorbaas ja andmist inspireeriv lugu.

3. samm: luua tugev planeerimismeeskond

Keegi ei saa korraldada edukat heategevusüritust üksi. Kogu kokku komitee, mis toob kaasa erinevaid oskusi – ürituste korraldamist, turundust, rahastamist ja vabatahtlike koordineerimist. Alusta varakult, vähemalt kolm kuni kuus kuud enne ürituse kuupäeva.

Määratle rollid ja kohustused

Määrake konkreetsed valdkonnad: a ]logistika juhib ] lubade, müüjate ja toimingute päeva; FLT:2] turundusjuht ] juhib reklaami ja sotsiaalmeediat; FLT:4] maksuhaldur ] jälgib eelarvet ja rahavoogu; FLT:6]] vabatahtliku koordinaatori värbamis- ja ajagraafikute töötajad. Suuremate ürituste puhul kaaluge FLT [[8]] sponsorluskapten, et kindlustada äripartnerid.

Vabatahtlike värbamine varakult

Lisaks põhikomisjonile on vaja ka abiliste päevade kogumit. Kasuta vabatahtlikke registreerimisplatvorme nagu VolunteerMatch[[ FLT:1]] või SignUpGenius[[[ FLT:3]] vahetuste korraldamiseks. Anna selged ülesannete kirjeldused, koolitus ja iga rolli jaoks ühtne kontaktpunkt. Vabatahtlike tänumärkuste või väikeste tänumärkidega tunnustamine aitab neid palju edasi hoida.

4. samm: logistika planeerimine

Logistika on iga sündmuse selgroog. Kui vaadata detaile, nagu load, kindlustus või eelarve, võib see enne ürituse algust rahakogumise rööbastelt maha tõmmata.

Üksikasjaliku eelarve loomine

Loetle kõik eeldatavad kulud: koha rent, toitlustus, kaunistused, meelelahutus, kindlustus, load, trükkimine ja turundus. Hinnata piletimüügist, sponsorlusest, oksjonitest ja rahaannetustest saadavat tulu. Eesmärk hoida kulud alla 30% prognoositud tuludest. Jäta 10% ettenägematute kulude fond. Kasuta arvutustabelit või eelarvestamisvahendit, nagu Summit[[, et jälgida tegelikkust vs. prognoosid.

Kindlusta koht ja kuupäev

Vali asukoht, mis sobib sinu sündmuse tüübiga – park walkatoniks, banketisaal galaks või kogukonnakeskus käsitöömessi jaoks. Kontrolli, kas see on saadaval mitmel kuupäeval ja varukoopia. Mõtle ühistranspordi lähedusele, parkimisele ja puuetega inimeste ligipääsetavusele. Broneeri vähemalt kaks kuud ette ning kinnita, et leping sisaldab seadistamise ja mahavõtmise aega, audiovisuaalset varustust ja vastutuskindlustust.

Lubade ja kindlustuse saamine

Sõltuvalt teie asukohast ja sündmuse suurusest võib teil olla vaja luba ajutiste struktuuride, teede sulgemise, võimendatud heli või toitlustusteenuse jaoks. Võtke protsessi alguses ühendust oma kohaliku linna või maakonna kontoriga. Vastutuskindlustus kaitseb teie komiteed ja heategevust õnnetuste korral. Paljud kohad nõuavad kindlustuse tõendamist - küsige, kas teid saab lisada nende poliisi või osta lühiajalist sündmuse poliitikat selliste pakkujate kaudu nagu .

Korralda müüjad ja tarned

Kui sinu üritusel on toit, meelelahutus või rent (telgid, toolid, lauad), siis lepi kokku lepingud müüjatega. Hankige mitu hinnapakkumist ja lugege arvustust. Kinnitage tarne- ja pealevõtmisajad ning määrake vabatahtlik müüja kontaktisikuks ürituse päeval. Selliste tarnete puhul nagu oksjonipakkumiste lehed, annetusanumad ja sildid loo kontrollnimekiri ja alustage esemete kogumist vähemalt kaks nädalat enne.

5. samm: luua terviklik turundus- ja müügiedendusstrateegia

Ükskõik kui fantastiline on teie üritus, peavad inimesed sellest teadma. Mitme kanaliga turundusplaan tagab, et jõuate potentsiaalsete osalejate, annetajate ja sponsoriteni.

Teada oma sihtgruppi

Kes kõige tõenäolisemalt sinu heategevust toetab? Olemasolevad annetajad, kohalikud ettevõtete omanikud, lähiümbruse elanikud, kogukonnarühmad või sotsiaalmeedias aktiivsed inimesed? Segmenteeri oma vaatajaskond ja kohanda oma sõnum igale grupile. Näiteks võib lemmikloomade päästefond pöörduda koeraomanike poole Facebooki reklaamidega, samas kui keskkonnaorganisatsioon võib matkajateni jõuda väliklubide kaudu.

Sotsiaalmeedia võimendus

Kasuta platvorme, kus sinu publik on kõige aktiivsem. Laiaulatuslike ürituste puhul on Facebooki sündmused ] ja ]Instagram võimsad tööriistad. Loo spetsiaalne sündmuste leht ja postita regulaarselt: stseenitagused fotod, vabatahtlikud prožektorid, auhinna eelvaated ja loendused. Julgusta jagamist heategevuse sildistamise ja unikaalse teemaviide abil. Kiireloomuliste tähtaegade või välkmüügi korral kaalu tasuliste reklaamide kasutamist – isegi väike eelarve võib võimendada selliste platvormide nagu [FLT: 4] Hutsuite[FLT: 5] tegevust ja aidata sul oma postitusi ajastada.

Kasuta e-posti ja otseposti

Ehita eelmiste annetajate ja vabatahtlike e- posti nimekiri. Saada neile salvestamiskuupäev, seejärel kutsekiri, kus on selgelt kirjas üleskutsed tegevusele: registreeru, anneta, vabatahtlik või sponsor. Lisa lugu sellest, kuidas raha aitab – lühike video või iseloomustustöö eriti hästi. Vanemate demograafiliste näitajate puhul on efektiivsed otseposti flaierid või postkaardid. Trüki need lihtsa annetuse jaoks tagastusümbrikuga kartongile.

Puudutage kohalikke meedia- ja kogukonnanõukogusid

Võta ühendust kohalike ajalehtede, raadiojaamade ja kogukonnablogidega. Saada kaks kuni kolm nädalat enne sündmust pressiteade, tuues esile põhjuse ja kõik unikaalsed elemendid (nt kuulsuste külaline, sobitav kingitus). Postitajad raamatukogude, kohvikute, kirikute ja puhkekeskuste teadetetahvlitel. Partner kohalike ettevõtetega, et näidata oma akendes plakateid või lisada nende uudiskirjadesse ka viide.

6. samm: kaasata kogukond enne, selle ajal ja pärast

Kaasamine teeb vahet ühekordsel annetusel ja eluaegsel toetajal. Planeerige koostoimeid, mis loovad emotsionaalse seose põhjusega.

Sündmuseelne buzz

Loo ootusärevus, jagades lugusid inimestest, keda heategevus on aidanud. Kasuta sotsiaalmeedias lühivideoid või fotoesseesid. Korralda madala võtmega eelürituse kogumine (nt virtuaalne vargsipeiatus või sponsorite õnnelik tund). Pakkuge varajase linnupileti hinda või väikest allahindlust neile, kes jagavad ürituse lehekülge.

Kihluspäev

Pane iga osaleja end tervitatuna ja väärtustatuna tundma. Sea sisse tervitusjaam, millel on sildid, programmid ja selged juhised. Mängi hea muusika, seadista fotokabiinid rekvisiitidega ja lase vabatahtlikel külalistega vestelda. Oksjonite või loosimise puhul kuuluta võitjad otse välja ja tähista neid. Kui sul on selleks tehnoloogia olemas, kasuta oma eesmärgi poole liikumiseks otseülekande termomeetrit või ekraani.

Sündmusjärgne järelkontroll

48 tunni jooksul saatke tänukiri kõigile osalejatele, annetajatele ja vabatahtlikele. Lisa fotogalerii või tõsta sündmusest esile rull. Jaga kogutud kogusummat ja konkreetset näidet, kuidas raha kasutatakse (nt „Sinu annetused andsid sel kuul peredele 500 söögikorda). Kutsu neid üles olema ühenduses, registreerudes heategevuse uudiskirjale või jälgides selle sotsiaalseid kanaleid. Järeluuring (kasutades Google Forms[[[ FLT:1]] või UurimusMonkey[[[)) saab koguda tagasisidet järgmise aasta ürituse kohta.

7. samm: viige sündmus sujuvalt läbi

Päeval on selge suhtlemine ja paindlikkus parimad sõbrad. Loo üldgraafik, kus on kirjas kõik tegevused, vabatahtlikud vahetused ja müüja kohaletoimetamine. Korralda oma meeskonnaga lühike eelüritus, kus saad üle vaadata rollid ja võimalikud probleemid. Leia punktisik kriisijuhtimiseks (kadunud laps, ilmastikuhädaolukord, varustuse rike) ja võimalus jõuda koheselt kõigi vabatahtlikeni (grupitekst või raadiosaatjad). Ole rahulik, delegeeri ja keskendu missioonile – kõike muud saab hiljem parandada.

8. samm: järgige ja tänage doonoreid

Siiras tänu ei ole lihtsalt viisakas, vaid loob doonori lojaalsuse. Saada isikupärastatud märkmed ühe nädala jooksul. Suuremate kingituste puhul kirjuta kaart käsitsi või tee telefonikõne. Vajadusel esita maksukviitung (paljud veebiplatvormid genereerivad need automaatselt). Jaga oma panuse mõju aastalõpuaruande või sündmuse kokkuvõtte kaudu. Annetajad tahavad teada, et nende raha on muutunud, seega ole konkreetne ja läbipaistev. Lihtne infograafik, mis näitab, kuhu iga dollar läks, võib usaldust suurendada.

9. samm: mõõta edu ja teraati

Pärast tänusõnu on aeg hinnata. Võrdle oma tulemusi 1. sammus seatud eesmärkidega. Kas sa said oma finantseesmärgi? Kui palju uusi vabatahtlikke registreerus? Kui palju oli keskmine sotsiaalmeedia haare? Korralda oma komiteega järelkuulamine, et arutada, mis läks hästi ja mida saaks parandada. Dokumenteeri need õppetunnid järgmiseks aastaks. Tähista võitu, nagu , mis ületab sinu annetuse eesmärgi [[ FLT:1]] või , tagades korporatiivse sobituse. Pidev areng muudab hea rahakoguja suureks.

Järeldus: astuge esimene samm juba täna

Kohaliku heategevusorganisatsiooni jaoks rahakogumise korraldamine on üks tõhusamaid viise tagasi anda. Sa ei vaja suurt eelarvet ega professionaalset ürituste planeerijat - lihtsalt selgeid eesmärke, pühendunud meeskonda ja valmisolekut kohaneda. Alusta ühest sammust: määratle oma eesmärk. Siis värba oma komiteega liituma kaks või kolm sõpra. Valige ürituse tüüp, mis sobib teie kogukonna ja eelarvega.Promote seda järeleandmatult, kaasake oma publikut tõeliselt ja jälgige tänulikult. Tasu - teades, et aitasite olulisele põhjusele - on väärt iga unt pingutust. Täiendavaks juhendamiseks uurige ressursse nagu FLT:0] * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *