Miks heategevusorganisatsioonid vajavad kriisile reageerimise kava

Heategevuslikud organisatsioonid tegutsevad usalduse alusel. Doonorid annavad oma raskelt teenitud raha, vabatahtlikud annetavad oma aega ja abisaajad toetuvad teie teenustele. Kui kriis tabab - olgu see loodusõnnetus, andmete rikkumine, finantsvigade väide või rahvatervise hädaolukord -, võib usaldus tundidega haihtuda. Ilma kriisile reageerimise plaanita võib teie organisatsioon olla raske tõhusalt suhelda, kaitsta haavatavaid elanikkondi või isegi tagajärgede üle elada. Hästi struktureeritud kriisiplaan ei aita hädaolukordade ohjamisel rohkem kui hädaolukordade ohjamine; see kaitseb teie missiooni, kaitseb teie mainet ja tagab, et teie meeskond saab otsustavalt tegutseda suurte heategevusorganisatsioonide ainulaadsete vajadustega.

1. etapp: viia läbi põhjalik riskihindamine

Enne kriisi planeerimist tuleb mõista, mida sa plaanid. Riskianalüüs tuvastab ohud, millega organisatsioon silmitsi seisab, ning hindab nende tõenäosust ja võimalikku mõju. See protsess peaks hõlmama kogu organisatsiooni panust, sealhulgas programmi töötajaid, operatsioone, rahandust ja juhtimist.

Heategevusorganisatsioonide riskikategooriad

Tavalised riskid jagunevad mitmesse kategooriasse. ]Looduskatastroofide hulka kuuluvad üleujutused, orkaanid, maavärinad ja metsatulekahjud, mis võivad kahjustada teie rajatisi või häirida teie programme. Küberturvaohud ], nagu lunavararünnakud, õngitsuspettused ja andmete rikkumised, võivad paljastada doonoriinfot ja tundlikke saajaandmeid. ]Finants- ja tegevusriskid hõlmavad omastamist, pettust, suure doonori kadumist või võtmepersonali ootamatut lahkumist.Maine riskid-dedu võivad tekkida, pingete korral meediakanalites või kehvade katteallikates,.

Kuidas hindamist läbi viia

Alusta funktsionaalse meeskonna kokkupanekust, et ajurünnakud võiksid olla seotud sinu missiooni ja geograafiaga. Kasuta riskimaatriksit, et hinnata iga ohtu kahel teljel: tõenäosus (harva peaaegu kindel) ja mõju (väike kuni katastroofiline). See harjutus aitab määrata, millised riskid nõuavad kõige rohkem ettevalmistust. Iga prioriteetse riski puhul dokumenteeri käivitavad tegurid, hoiatusmärgid ja võimalikud tagajärjed. Välised ressursid, näiteks Ready.gov juhend mittetulundusühingutele[[ FLT: 1]] pakub täiendavaid kontrollnimekirju, mis on kohandatud hädaolukorraks valmisolekule.

2. samm: luua spetsiaalne kriisiohjerühm

Kriisi ajal võib otsustusvõimetus olla sama kahjulik kui sündmus ise. Määratud kriisiohjemeeskond tagab, et volitused on selged, otsused tehakse kiiresti ja ükski kriitiline funktsioon ei jää tähelepanuta. See meeskond peaks olema piisavalt väike, et tegutseda tõhusalt, kuid piisavalt põhjalik, et katta kõik olulised valdkonnad.

Meeskonna koosseis ja rollid

Määrake järgmised rollid oma organisatsiooni struktuuri alusel. ]kriisimeeskonna juht ] – tavaliselt tegevdirektor või kõrgem juhatuse liige – teeb lõplikud otsused ja on lõplik autoriteet. side juhib sõnumite edastamist töötajatele, doonoritele, kasusaajatele, meediale ja avalikkusele. ] operatsioonid juhivad järelevalvet ohutuse, logistika ja teenuste järjepidevuse üle. FLT:6] juriidiline ja vastavusametnik ] nõustab regulatiivsete kohustuste ja vastutusega seotud küsimustes.[FLT:FLT:8] Iga töötaja esmane roll ja puudumine on seotud FLT:FLT:F10.[8]

Rühma tegevusele volituste andmine

Sinu kriisimeeskonnal peab olema õigus teha otsuseid ilma juhatuse heakskiitu ootamata ajatundlikes olukordades. Määrake kindlaks selged parameetrid, milliseid otsuseid saab teha iseseisvalt ja mis nõuab eskaleerimist. Meeskond peaks aktiivse kriisi korral koordineerimiseks looma ka turvalise suhtluskanali, näiteks spetsiaalse grupivestluse või krüptitud sõnumirakenduse.

3. samm: luua tugevad kommunikatsioonistrateegiad

Suhtlemine on kriisijuhtimise päästerõngas.Seadlased vajavad usaldusväärseks säilitamiseks ja asjakohaste meetmete võtmiseks täpset, õigeaegset ja empaatilist teavet.Teie plaan peaks käsitlema nii sise- kui ka välissuhtlust, kusjuures mallid ja protokollid on valmis kasutusele võtma kohe ette.

Sisekommunikatsioon

Sinu töötajad ja vabatahtlikud on sinu esmased prioriteedid. Nad peavad teadma, mis toimub, mida neilt oodatakse ja kuidas turvaliselt käituda. Töötada välja astmeline teavitussüsteem: esialgne teade teksti või telefonikõne kaudu, millele järgneb regulaarne uuendamine e- posti või sisemise platvormi kaudu. Ettekirjutused erinevate stsenaariumide jaoks, et saaksid ka stressi korral kiiresti suhelda. Kaasa arvatud juhised tööde peatamiseks, rajatiste evakueerimiseks või kaugtööle üleminekuks.

Väliskommunikatsioon

Välised sihtrühmad on doonorid, abisaajad, partnerorganisatsioonid, meedia ja üldsus. Tuvastage oma peamised pressiesindajad ja koolitage neid kriisikommunikatsioonitehnikates. Valmistage ette mallid pressiteadete, sotsiaalmeedia postituste ja veebisaidi uuenduste jaoks, mida saab kohandada konkreetsete sündmuste jaoks. Teie sõnum peaks tunnistama olukorda, väljendama empaatiat, näitama, mida teete, ja andma inimestele võimaluse saada värskendusi või pakkuda abi. ] CDC kriisi- ja hädaolukordade riskikommunikatsiooni (CERC) raamistik [[FLT: 1]] pakub suurepäraseid juhiseid usaldust tekitavate ja paanikat vähendavate sõnumite koostamiseks.

Sidusrühmade kaardistamine

Kõik sidusrühmad ei vaja üht ja sama teavet. Loo sidusrühmade kaart, mis tuvastab iga rühma, nende peamised mured, eelistab nende jaoks suhtluskanalit ja uuenduste ajakava. Näiteks võivad suuremad rahastajad nõuda tegevdirektori isiklikku kõnet, samas kui üldsust teenindavad kõige paremini pressiteated ja sotsiaalmeedia postitused.

4. etapp: töötada välja stsenaariumipõhised reageerimismenetlused

Üks plaan ei sobi kokku kõigi kriisidega. Kuigi üldine raamistik peaks olema järjepidev, erinevad andmete rikkumise korral vajalikud konkreetsed meetmed loodusõnnetuse korral vajalikest. Töötada välja kõige prioriteetsemate riskidega seotud reageerimismenetlused, täpsustades kohese reageerimise etapi (esimesed 24–48 tundi) etapi etapi kaupa võetavad meetmed.

Iga reageerimismenetluse põhielemendid

Iga menetlus peaks hõlmama järgmist: 1 kuidas kriisi algselt tuvastatakse ja sellest teatatakse, 2 kriisirühma aktiveerimise kriteeriumid, 3 viivitamatud ohutusmeetmed nt evakueerimine, süsteemi seiskamine, arstiabi, 4 ametiasutuste, kindlustusandjate ja sidusrühmade teavitamise protokollid, 5 dokumentatsiooninõuded ja 6 käsuliin otsuste eskaleerimiseks.

Näide: küberturvalisuse intsidentide menetlus

Lunavararünnaku korral võib teie protseduur hõlmata järgmist: nakatunud süsteemide eraldamine võrgust kohe, teavitage IT juhti ja kriisimeeskonna juhti, võtke ühendust oma küberkindlustuse operaatori ja õigusnõustajaga, ärge tasuge lunaraha ilma ekspertide nõuanneteta ning valmistage ette kommunikatsioon doonoritele ja partneritele võimaliku andmete kokkupuute kohta. ]Mittetulunduslik küberturvalisuse ressursikeskus ] pakub täiendavaid ressursse väiksematele piiratud IT-eelarvega organisatsioonidele.

Näide: looduskatastroofi menetlus

Teie rajatist ähvardava orkaani või maastikutulekahju korral võib protseduur hõlmata järgmist: ilmateadete jälgimine ametlike kanalite kaudu, teavitussüsteemi aktiveerimine kontorite sulgemiseks ja programmide tühistamiseks, kriitiliste andmete ja seadmete liigutamine asukohtade või pilve varukoopiate turvaliseks muutmiseks, mõjutatud piirkondade töötajate ja abisaajate kontrollimine ning koordineerimine kohalike hädaolukordade ohjamise asutustega.

5. samm: valmistage ette ressursid, kontaktid ja digitaalsed tööriistad

Kriis ei ole aeg telefoninumbrite otsimiseks või hädaabivarude leidmiseks. Plaan peaks sisaldama tsentraliseeritud ressursikataloogi, mis on kättesaadav nii digitaalselt kui ka trükisena. Kataloogi tuleks üle vaadata ja uuendada kord kvartalis.

Hädaabikontaktid

Koostage nimekiri võtmekontaktidest, sealhulgas kohalikest politsei- ja tuletõrjeosakondadest, haiglatest, mürgistuskontrollist, kommunaalettevõtetest, teie kindlustusmaaklerist, õigusnõustajast, IT-toest ja kriisi suhtekorraldajatest. Lisage igale inimesele peale tundi kontaktteave ja varukoopia kontaktid. Lisage ka sisekontaktid, näiteks juhatuse liikmed, võtmetöötajad ja rajatiste haldajad.

Füüsilised ja digitaalsed ressursid

Varusta vajalikud tarvikud, näiteks esmaabikomplektid, hädaabitoidud ja -vesi, taskulambid, patareid ja tekid, kui sinu organisatsioon kasutab füüsilist rajatist. Digitaalse valmisoleku tagamiseks säilita regulaarselt oma andmete krüptitud varukoopiad, salvesta need väljaspool asukohta või pilve ning testi taastamisprotseduure. Kontrolli, et sinu meeskonnal oleks juurdepääs varundamisseadmetele, näiteks satelliittelefonidele või kahesuunalistele raadiotele, kui mobiilivõrgud võivad olla maas.

Kuidas juhtida oma kriisiplaani

Digitaalse sisu platvorm nagu Directus võib olla kogu kriisile reageerimise plaani keskne hoidla. Salvesta oma riskihindamisdokumendid, kontaktide nimekirjad, suhtlusmallid ja stsenaariumispetsiifilised protseduurid turvalises rollipõhises süsteemis, mis on volitatud kriisimeeskonna liikmetele kättesaadav mis tahes seadmest. Directuse paindliku sisumodelleerimisega saab luua struktureeritud kirjeid iga kriisistsenaariumi jaoks, siduda vastavad kontaktid ja ressursid ning anda kiiresti värskendusi oma meeskonnale arenevas olukorras. See välistab kaose, kus iga minut läheb vaja mitu arvutustabelit või pabersidet.

6. samm: rongi, testi ja pidevalt täiusta

Plaan, mis asub sideaines, ei ole plaan. Regulaarsed treeningud ja simulatsiooniharjutused tagavad, et meeskond teab oma rolle, protseduurid on praktilised ja lüngad tuvastatakse enne reaalset hädaolukorda. Pühenduge pidevale treeningute, testimise ja uuendamise tsüklile.

Harjutuste tüübid

Alustage ]lauaharjutusega, kus kriisimeeskond koguneb, et rääkida samm-sammult läbi hüpoteetilise stsenaariumi. See madalrõhuseadistus aitab tuvastada ebaselgeid ülekandmisi või puuduvat teavet. Seejärel viige läbi funktsionaalne harjutus ], mis testib konkreetseid protseduure, näiteks teie teavitussüsteemi aktiveerimist või sidemalli täitmist. Suurema valmidusega organisatsioonide jaoks hõlmab täismahus harjutus ] realistliku kriisi simuleerimist mitme elemendiga, nagu koordineeritud meedia reageerimine, evakuatsiooniprotseduurid ja andmete taastamine.

Meetmete järelkontroll

Pärast iga harjutust tee järelkontroll, et selgitada välja, mis töötas, mis mitte ja mis vajab parandamist. Dokumenteeri need tulemused ja uuenda oma plaani vastavalt. Määra iga toimingu omandiõigus kindla tähtajaga. Julgusta ausat tagasisidet kõigilt osalejatelt, ka neilt, kes on tuvastanud lüngad suhtlemises või ressurssides.

Planeeringu hoidmine kehtivana

Kriisilahendusplaan peaks olema elav dokument. Vaadake see üle vähemalt kord aastas või siis, kui teie organisatsioonis toimuvad olulised muutused, näiteks kolimine uude asutusse, uue programmi käivitamine või võtmetöötajate kaotamine. Tellige oma sektori jaoks olulised ohuteabekanalid, et olla teadlik tekkivatest riskidest.

Eriline tähelepanu heategevusorganisatsioonidele

Heategevusorganisatsioonid seisavad silmitsi ainulaadsete väljakutsetega, mis eristavad nende kriisiplaneerimist kasumipõhistest ettevõtetest.Nende nüansside mõistmine muudab teie plaani tõhusamaks ja kaitseb inimesi, keda teenite.

Haavatavate abisaajate kaitsmine

Kui teie organisatsioon teenindab lapsi, eakaid, puuetega inimesi või teisi haavatavaid elanikkonnarühmi, peavad teie kriisiprotseduurid sisaldama konkreetseid ohutusmeetmeid. See võib hõlmata evakuatsioonitoole mitte-ambulatoorsetele isikutele, kommunikatsioonivahendeid kuulmis- või nägemispuudega inimestele ning protokolle kasusaajate taasühinemiseks peredega.

Vabatahtlike kommunikatsiooni juhtimine

Vabatahtlikud on olulised paljude heategevusmissioonide jaoks, kuid kriisi ajal võivad nad olla suhtlusväljakutseks. Erinevalt personalist ei pruugi neil olla regulaarset ligipääsu sisemistele kanalitele. Kaasa vabatahtlikud oma teavitussüsteemi ja anna selged juhised, millal teatada ja millal koju jääda. Mõtle eraldi protokollile vabatahtlikele, kes võivad soovida kriisi ajal aidata, kuid keda tuleb suunata turvalistesse rollidesse.

Konfidentsiaalsuse säilitamine kriiside ajal

Teie organisatsioon võib hoida abisaajate kohta tundlikku teavet, näiteks meditsiinilisi andmeid, finantsajalugusid või isiklikke lugusid. Kriis võib tekitada survet info kiireks avaldamiseks, kuid konfidentsiaalsuse rikkumine võib põhjustada püsivat kahju. Lisage oma kommunikatsioonistrateegiasse juhised selle kohta, millist teavet saab väliselt jagada ja mida tuleb kaitsta, isegi meedia kontrolli all.

Finantsiline vastupidavus ja kindlustus

Suur kriis võib häirida rahaliste vahendite kogumist ja tekitada ootamatuid kulusid. Vaadake oma kindlustuspoliisid läbi, et need kataksid kriisiga seotud kahjud, sealhulgas kübervastutus, äritegevuse katkemine ning direktorite ja ametnike vastutus.Hoia erakorralist reservifondi, mis võrdub vähemalt kolme kuu tegevuskuludega, ja kaaluge krediidiliini loomist, mida saab kiiresti kasutada. ]Riiklik mittetulundusühingute nõukogu annab heategevusorganisatsioonidele juhiseid finantsriskide juhtimiseks.

Valmisolekukultuuri loomine

Kõige jõulisem kriisile reageerimise plaan on lõppkokkuvõttes ainult sama tõhus kui inimesed, kes seda rakendavad.Kultuurita kultuur, kus valmisolek on osa igapäevastest toimingutest, mitte kord aastas toimuv harjutus. Julgusta töötajaid teatama peaaegu möödalastudest, jagama ohutusalaseid soovitusi ja osalema väljaõppes süüd kartmata. Tunnusta ja premeeri valvsust. Kui kogu organisatsioon võtab omaks mõtteviisi, et kriisid ei ole kas, vaid millal, ehitad vastupidavust, mis ulatub kaugemale igast plaanist.

Valmisolek on ka usaldussignaal abiandjatele ja partneritele.Kui sidusrühmad näevad, et teil on struktureeritud ja hästi praktiseeritud kriisile reageerimise kava, jäävad nad suurema tõenäosusega rasketel aegadel lojaalseks.

Järeldus

Kriisilahendusplaani väljatöötamine on üks olulisemaid investeeringuid, mida heategevusorganisatsioon teha saab. See kaitseb sinu meeskonda, kasusaajaid, mainet ja võimet täita oma missiooni ootamatuse korral. Põhjalikult riske hinnates, oskuslikku meeskonda kokku pannes, kommunikatsioonistrateegiaid luues, stsenaariumipõhiseid protseduure luues, ressursse ette valmistades ja pidevale väljaõppele pühendudes saad sa hädaolukordades selguse ja kindlusega navigeerida. Alusta juba täna – isegi osaline plaan on parem kui mitte midagi, ning iga täiustus toob lähemale tõelisele organisatsioonilisele vastupidavusele.