Table of Contents

Kogukonna kaasamine on üks võimsamaid jõude ühiskonnas positiivsete muutuste saavutamiseks. Olgu tegemist naabruskonna koristustööde korraldamise, mittetulundusliku algatuse käivitamise, kogukonna aia rajamise või vabatahtlike programmide koordineerimisega, kodanikuaktiivsus tugevdab sotsiaalset struktuuri ja vastab kohalikele vajadustele. Kuigi kogukonna kaasamise eelised on selged, jätavad paljud korraldajad ja osalejad tähelepanuta nende tegevuste kriitilise mõõtme: neid reguleeriva õigusraamistiku.

Kogukonna kaasamise õigusliku külje mõistmine ei seisne tõkete loomises ega osalemise pärssimises. Pigem on see selle tagamine, et teie heatahtlikud jõupingutused oleksid kaitstud, jätkusuutlikud ja kooskõlas kehtivate seaduste ja määrustega. Alates vastutusega seotud muredest kuni loanõueteni, alates kindlustuskaalutlustest kuni andmekaitsekohustusteni on kogukonnatöö õiguslik maastik mitmetahuline ja üha keerulisem.

See põhjalik juhend uurib olulisi õiguslikke aspekte, mida kogukonna korraldajad, mittetulunduslikud juhid, vabatahtlikud ja kodanikuosalejad peavad mõistma. Olenemata sellest, kas alustate alles oma esimest kogukonnaprojekti või haldate väljakujunenud organisatsiooni, aitab see artikkel teil liikuda õiguslike nõuete täitmisel, kaitsta oma organisatsiooni ja osalejaid ning luua aluse pikaajaliseks eduks.

Õiguslike struktuuride mõistmine ühenduse organisatsioonidele

Enne konkreetsete juriidiliste nõuete täitmist on oluline mõista kogukonna organisatsioonidele kättesaadavaid erinevaid õiguslikke struktuure. Valitud struktuur mõjutab oluliselt sinu juriidilisi kohustusi, maksustaatust, vastutuselevõtmist ja tegevusnõudeid.

Mitteametlikud grupid ja juriidilise isiku õigusteta ühingud

Paljud kogukonna algatused algavad mitteametlike rühmadena, millel puudub ametlik õiguslik struktuur. Kuigi selline lähenemine pakub lihtsust ja paindlikkust, kaasneb sellega ka märkimisväärseid riske. Institutsioonivälises ühenduses võivad üksikud liikmed olla isiklikult vastutavad rühma võlgade ja juriidiliste kohustuste eest. See tähendab, et kui keegi saab teie kogukonnaüritusel viga või kui teie rühm kannab võlga, võidakse üksikliikmeid isiklikult vastutavaks pidada.

Vaatamata nendele riskidele on mitteametlikud rühmad levinud väikesemahuliste lühiajaliste projektide või rohujuuretasandi algatuste puhul. Kui valite selle tee, on oluline säilitada selge teabevahetus rollide, kohustuste ja võimalike kohustuste kohta kõigi osalejate vahel.

Mittetulundusühingud

Organisatsioonidele, kes kavandavad pidevat kogukonna kaasamist, pakub mittetulundusliku ettevõtte moodustamine olulisi eeliseid. Mittetulundusühing on eraldi juriidiline isik, mis tähendab, et ta võib omada vara, sõlmida lepinguid ja võtta kohustusi enda nimel, mitte üksikute liikmete või direktorite nimel.

Mittetulundusühinguna kaasamise protsess on riigiti erinev, kuid üldiselt hõlmab see põhikirja esitamist, määruste vastuvõtmist, juhatuse määramist ja IRS-ilt tööandja identifitseerimisnumbri (EIN) saamist.

501 c 3 Maksuvabastuse staatus

Paljud kogukonna organisatsioonid järgivad 501 (c) (3) maksuvaba staatust Internal Revenue Service'ilt. See nimetus pakub olulisi eeliseid, sealhulgas vabastust föderaalsest tulumaksust, õigust saada mahaarvatavaid heategevuslikke sissemakseid ja juurdepääsu toetustele, mis on kättesaadavad ainult maksuvabadele organisatsioonidele.

501(c)(3) staatuse saamiseks peab organisatsioon olema organiseeritud ja juhitud eranditult maksuvabadel eesmärkidel, nagu heategevuslikud, usulised, hariduslikud, teaduslikud või kirjanduslikud eesmärgid. Organisatsioon ei tohi olla korraldatud või juhitud erahuvide huvides ja ükski osa selle netotulust ei tohi olla kasulik ühelegi eraaktsionärile ega üksikisikule.

Taotlusprotsess hõlmab IRS-ile vormi 1023 või vormi 1023-EZ esitamist koos üksikasjaliku teabega teie organisatsiooni struktuuri, juhtimise ja kavandatavate tegevuste kohta. 501 (c) (3) staatusega organisatsioonid peavad vastama kehtivatele nõuetele, sealhulgas iga-aastased teabedeklaratsioonid (vorm 990), avaliku avaldamise kohustused ja poliitilise tegevuse piirangud.

Muud organisatsioonilised struktuurid

Lisaks 501 (c) (3) organisatsioonidele võivad teatud tüüpi kogukonna kaasamiseks sobida muud õiguslikud struktuurid. Nende hulka kuuluvad 501 (c) (4) sotsiaalhoolekande organisatsioonid, 501 (c) (6) äriliigad ja kaubanduskojad, piiratud vastutusega ettevõtted (LLCd), mis on organiseeritud sotsiaalsetel eesmärkidel, ja heategevusettevõtted või B-korporatsioonid, mis tasakaalustavad kasumit sotsiaalse missiooniga.

Iga struktuur on varustatud erinevate õiguslike nõuete, maksumõjude ja operatiivsete kaalutlustega. Konsulteerimine advokaadiga, kes on spetsialiseerunud mittetulunduslikule õigusele, aitab teil kindlaks määrata, milline struktuur sobib kõige paremini teie kogukonna kaasamise eesmärkide ja tegevustega.

Load, litsentsid ja regulatiivne vastavus

Üks kogukonna kaasamise kõige enam tähelepanuta jäänud aspekte on vajadus korralike lubade ja litsentside järele. Sõltuvalt tegevuse iseloomust ja ulatusest võib vaja minna mitmete kohalike, osariikide ja isegi föderaalsete valitsusasutuste luba.

Ürituse load

Kui sinu kogukonna kaasamine hõlmab avalikke üritusi, on sul tõenäoliselt vaja erinevaid lube. Tavaliselt on vaja eriürituste luba kogunemisteks avalikes kohtades, parkides või tänavatel. Need load tagavad, et sinu üritus vastab kohalikele müra, rahvahulga suuruse, parkimise ja avaliku turvalisusega seotud määrustele.

Ürituse lubade taotlemise protsess on jurisdiktsiooniti erinev, kuid üldjuhul on vaja esitada üksikasjalik teave kavandatud sündmuse kohta aegsasti – sageli 30– 90 päeva enne sündmuse kuupäeva. Esitada tuleb teave eeldatava kohalviibimise, kavandatavate tegevuste, turvameetmete, sanitaar- ja hädaolukorra plaanide kohta.

Sõltuvalt sündmuse eripärast võib olla vaja täiendavaid lube. Kui pakud toitu, vajad toiduabilubasid ja pead täitma tervishoiuosakonna eeskirju. Alkoholi müümisel vajad ajutisi alkoholilitsentse. Kui kasutad võimendatud heli, võib vaja minna müraluba. Kui blokeerid tänavaid või kõnniteid, on vaja tee sulgemise luba.

Rahakogumise registreerimine

Paljud riigid nõuavad heategevusorganisatsioonidelt registreerimist enne elanikelt annetuste taotlemist. Need heategevuslikke pakkumisi käsitlevad seadused on mõeldud doonorite kaitsmiseks pettuste eest ja rahakogumistegevuse läbipaistvuse tagamiseks. Registreerimisnõuded on riigiti väga erinevad, kuid enamik nõuab, et organisatsioonid esitaksid esmased registreerimisvormid, maksaksid registreerimistasud ja esitaksid majandusaasta aruanded.

Mõned riigid vabastavad teatud organisatsioonid registreerimisnõuetest, näiteks usuorganisatsioonid, haridusasutused või väikesed organisatsioonid, kes koguvad aastas vähem kui kindlaksmääratud summa.Kuid isegi kui teie organisatsioon vastab erandi saamise tingimustele, peate selle erandi esitama.

Kui sinu kogukonnaorganisatsioon kavatseb taotleda annetusi riigiti, sealhulgas veebipõhiste rahakogumisplatvormide kaudu, võib tekkida vajadus registreeruda mitmes riigis. See võib muutuda kiiresti keeruliseks, nii et paljud organisatsioonid töötavad vastavusteenuste või õigusnõustajatega, et tagada kõigi kehtivate nõuete täitmine.

Hoone ja tsoonide vastavus nõuetele

Kogukonnaprojektid, mis hõlmavad füüsilisi struktuure või maakasutust, peavad vastama kohalikele tsoneerimismäärustele ja ehitusreeglitele. Kas te rajate kogukonna aia, ehitate mänguväljakut, renoveerite kogukonnakeskust või paigaldate avalikku kunsti, peate tagama, et teie projekt on kohalike tsoneerimisseaduste alusel lubatud ja hankima vajalikud ehitusload.

Tsooniseadused reguleerivad maa kasutamist erinevates piirkondades, täpsustades, kas kinnisvara saab kasutada elamu-, äri-, tööstus- või segaotstarbel. Kui sinu kogukonnaprojekt ei ühti praeguste tsoneerimisnimetustega, võib olla vajalik taotleda dispersiooni- või tingimuskasutusluba.

Ehituslubadega tagatakse, et ehitus- või renoveerimistööd vastavad ohutusstandarditele ja ehitusnormidele.Ka näiliselt väikeste projektide puhul võib olla vaja luba ning ilma nõuetekohaste lubadeta tehtud tööde puhul võib tekkida trahv, peatamiskäsk või nõue lõpetatud tööde eemaldamiseks või uuesti tegemiseks.

Keskkonnaeeskirjad

Keskkonnakaitset mõjutavad ühenduse projektid võivad tekitada erinevaid regulatiivseid nõudeid. Keskkonnapuhastusprojektid, veekvaliteedi algatused, elupaikade taastamine ja muud sarnased tegevused võivad nõuda keskkonnaseaduste, näiteks puhta vee seaduse, puhta õhu seaduse või riikliku keskkonnakaitse põhimääruse kohaseid lubasid.

Enne kui alustatakse projekte, mis hõlmavad pinnase häirimist, veeteede kahjustamist või looduslike elupaikade muutmist, konsulteerige kohalike keskkonnaasutustega, et otsustada, milliseid lubasid või hindamisi võib vaja minna.Keskkonnaeeskirjade täitmata jätmine võib kaasa tuua märkimisväärseid karistusi ja nõuda kulukat heastamist.

Vastutuse küsimused ja riskijuhtimine

Vastutus on kogukonna organisatsioonide jaoks üks olulisemaid õiguslikke probleeme.Kui koondate inimesi kogukonna tegevusteks, võib juhtuda õnnetusi ja teie organisatsioon võib olla vastutav vigastuste või kahju eest.

Erinevate vastutuse liikide mõistmine

Kogukonnaorganisatsioonidel on mitu potentsiaalset vastutuse kategooriat. Üldine vastutus] katab kolmandate isikute kehavigastuse ja varalise kahju - näiteks kui osaleja reisib ja langeb teie kogukonnaüritusele või kui teie vabatahtlikud kogemata kahjustavad vara projekti kallal töötades.

]Kutsevastutus, mida tuntakse ka vigade ja tegevusetuse kindlustusena, kaitseb teie organisatsiooni pakutavatest kutseteenustest tulenevate nõuete eest. See on eriti oluline kogukonna organisatsioonide puhul, kes pakuvad nõustamist, haridusprogramme või muid professionaalseid teenuseid.

]Juhatajate ja ametnike vastutus ] kaitseb juhatuse liikmeid ja organisatsioonijuhte isikliku vastutuse eest nende ametiülesannete täitmisel tehtud otsuste eest. See katvus on üha olulisem, kuna juhatuse liikmeid võidakse isiklikult kaevata väidetava juhtimisvea, usalduskohustuse rikkumise või muude juhtimisvigade eest.

]Tööalase praktikaga seotud vastutus ] hõlmab töösuhtega seotud nõudeid, sealhulgas väiteid ebaseadusliku lõpetamise, diskrimineerimise, ahistamise või palga ja tunni rikkumise kohta.

Vabatahtlike kaitse seadused

Tunnustades vabatahtliku teenistuse tähtsust, võttis kongress vastu 1997. aasta vabatahtlike kaitse seaduse, mis pakub piiratud vastutuse kaitset mittetulundusühingute vabatahtlikele. Selle föderaalseaduse kohaselt on vabatahtlikud üldiselt kaitstud vastutuse eest kahju eest, mida nende tegevus või tegevusetus organisatsiooni nimel põhjustab, kui on täidetud teatud tingimused.

Vabatahtliku kaitse seaduse alusel kaitse saamiseks peab vabatahtlik olema tegutsenud oma kohustuste ulatuses, olema vajaduse korral nõuetekohaselt litsentseeritud või sertifitseeritud, ei tohi olla põhjustanud kahju tahtliku või kriminaalse üleastumise või raske hooletusega ning ei tohi olla põhjustanud kahju mootorsõiduki käitamisel, mille jaoks on nõutav ettevõtja tegevusluba ja kindlustus.

Oluline on märkida, et vabatahtlike kaitse seadus kaitseb üksikuid vabatahtlikke, kuid ei kaitse organisatsiooni ennast vastutuse eest.Lisaks on paljudel riikidel oma vabatahtlike kaitse seadused, mis võivad pakkuda laiemat või kitsamat kaitset kui föderaalseadus.

Hoolekandekohustus ja hooletus

Kogukonnaorganisatsioonid on kohustatud olema tähelepanelikud osalejate, vabatahtlike ja avalikkuse ees. See tähendab mõistlike meetmete võtmist ettenähtava kahju vältimiseks. Hooletus tekib siis, kui organisatsioon ei suuda rakendada mõistlikku hoolt ja kui ebaõnnestumine põhjustab vigastusi või kahjustusi.

Ettevaatamatuse riskide minimeerimiseks peaksid kogukonnaorganisatsioonid enne tegevusi läbi viima riskihindamisi, töötama välja ja rakendama ohutuspoliitikat ja -protseduure, tagama tegevuste piisava järelevalve, hoidma rajatised ja seadmed ohutus seisukorras ning reageerima asjakohaselt intsidentidele, kui need aset leiavad.

Dokumentatsioon on oluline, et kaitsta hooletuse eest.Hoida andmeid ohutusalase koolituse, vahejuhtumite aruannete, hoolduslogide ja muude tõendite kohta, mis näitavad teie organisatsiooni pühendumust ohutusele ja mõistlikule hooldusele.

Alaealisi hõlmavate tegevustega seotud erikaalutlused

Lastega töötavad ühenduse organisatsioonid seisavad silmitsi kõrgendatud õiguslike kohustuste ja vastutusriskidega.Lisaks üldisele hoolduskohustusele peavad alaealistega töötavad organisatsioonid rakendama lastekaitsepoliitikat, viima läbi lastega töötavate töötajate ja vabatahtlike taustauuringuid, säilitama asjakohased järelevalvesuhted ning täitma kohustuslikke aruandlusnõudeid laste kuritarvitamise või hooletuse kahtluse korral.

Paljudes riikides kehtivad noorsooorganisatsioonide suhtes eriseadused, sealhulgas kuritarvitamise ennetamise koolituse nõuded, täiskasvanute ja alaealiste vahelise individuaalse kontakti keelamise poliitika ning rikkumise väidetele reageerimise kord.

Kindlustuskaitse ühenduse organisatsioonidele

Kuigi riskijuhtimistavad võivad vähendada vastutusega seotud riske, pakub kindlustus intsidentide ilmnemisel olulist finantskaitset.Paljud rahastamisallikad, kohad ja lepingud annavad volitused, et mittetulundusühingud kannavad vastutuskindlustust kaasamise tingimusena, muutes piisava katvuse mitte ainult ettevaatlikuks, vaid sageli toimingute jaoks vajalikuks.

Üldine vastutuskindlustus

Mittetulunduslik üldvastutuskindlustus kaitseb teid võimalike juriidiliste nõuete ja finantskahjude eest, mis tulenevad kliendi vigastuste ja varakahjuga seotud õnnetustest.See põhiosa katvus peaks olema prioriteet peaaegu iga kogukonna organisatsiooni jaoks, kes suhtleb avalikkusega.

Üldine vastutus hõlmab kehavigastuste, varakahju, isiku-/reklaamivigastuste ja nende kaitsega seotud kulude katmist kolmandate isikute poolt.Katvus hõlmab tavaliselt õiguskaitsekulusid, mis võivad olla märkimisväärsed isegi siis, kui nõuded on lõpuks rahuldamata.

Üldise vastutuskatte valimisel pöörake tähelepanu poliisipiirangutele, mida tavaliselt väljendatakse juhtumipõhise piiranguna ja koondpiiranguna. Ühe juhtumi limiit on maksimaalne, mida kindlustusandja maksab ühe juhtumi eest, samas kui koondlimiit on maksimaalne, mida kindlustusandja maksab kõigi kindlustusperioodi nõuete eest. Paljudel organisatsioonidel on limiit vähemalt üks miljon dollarit juhtumi kohta ja kokku kaks miljonit dollarit, kuigi nõuded erinevad sõltuvalt organisatsiooni tegevusest ja lepingulistest kohustustest.

Direktorite ja ohvitseride kindlustus

Iga mittetulundusühing, millel on juhatus, peaks kaaluma direktorite ja ametnike kindlustust, mis on juhtimisvastutuse kindlustus. See kindlustus on muutunud üha olulisemaks, kuna juhatuse liikmed seisavad silmitsi kasvava kontrolli ja võimaliku isikliku vastutusega organisatsiooni otsuste eest.

D&O vastutus kaitseb ametnikke, direktoreid ja juhatuse liikmeid vigade, tegematajätmiste, süüliste tegude ja juhtimisvigade eest, sealhulgas kaitse hooletuse, kohustuste rikkumise ja tööpraktika vastutuse eest. Ilma selle katvuseta võivad juhatuse liikmed olla vastumeelsed teenima ja need, kes teenivad, seisavad silmitsi isikliku finantsriskiga.

D&O poliitika hõlmab tavaliselt kaitsekulude, arvelduste ja kohtuotsuste katmist, mis tulenevad üksikute direktorite ja ametnike vastu esitatud nõuetest. Mõned poliitikad pakuvad ka üksuse katvust, kaitstes organisatsiooni ennast teatud nõuete eest. D&O poliitika hindamisel kaaluge, kas katvus hõlmab tööpraktika vastutust, kas on olemas erandid teatud tüüpi nõuete jaoks, poliitika säilitamise või mahaarvatava summa ning kas poliitika pakub endistele juhtidele ja ametnikele sabakatte.

Varakindlustus

Kui teie kogukonna organisatsioon omab või rendib vara, kaitseb varakindlustus hoonete, seadmete, tarvikute ja muude füüsiliste varade kaotuse või kahjustumise eest.Mittetulundusühingute varakindlustus pakub kaitset äritulude kaotuse ja sellega seotud kulude eest, et organisatsioon taas üles ja tööle saaks.

Vara katvus peaks hõlmama mitte ainult kahjustatud vara asendusmaksumust, vaid ka äritegevuse katkemise katvust, mis kompenseerib kaotatud tulu ja jätkuvaid kulusid, kui teie organisatsioon ei saa kaetud varakahju tõttu tegutseda.Ühiskondlike organisatsioonide jaoks, kes sõltuvad programmide edastamiseks konkreetsetest seadmetest või rajatistest, võib ettevõtte katkemise katvus olla organisatsiooni ellujäämiseks katastroofi järel ülioluline.

Erijuhtumikindlustus

Kogukonnaorganisatsioonid korraldavad sageli üritusi ja rahakogumisüritused on suur osa mittetulunduslikest tegevustest, mis nõuavad kaitset alkoholivastutusega või ilma.Erisündmuste kindlustust saab osta ühekordsete ürituste eraldiseisva poliisina või iga-aastase üldise vastutuspoliitika kinnitusena.

Ürituse kindlustus katab tavaliselt sündmuse üldise vastutuse, alkoholivastutuse, kui alkoholi serveeritakse, tühistamise või edasilükkamise tõttu kaetud põhjustel ja kahju renditud seadmetele või kohtadele.Kogukondlike ürituste planeerimisel vaadake oma kindlustuskaitse aegsasti üle ja veenduge, et kõik müüjad, esitajad või töövõtjad kannavad ka asjakohast kindlustust.

Kübervastutuskindlustus

Kuna kogukonnaorganisatsioonid tuginevad üha enam digitaalsetele vahenditele ja koguvad isikuandmeid elektrooniliselt, on muutunud oluliseks kübervastutuskindlustus. See katvus kaitseb andmete rikkumisega seotud kulude eest, sealhulgas teavituskulud, mõjutatud üksikisikute krediidiseire, õiguskaitsekulud, regulatiivsed trahvid ja karistused ning mainekahjude haldamiseks tehtavad avalike suhete kulud.

Isegi väikesed kogukonnaorganisatsioonid, kes koguvad e-posti aadresse, töötlevad online-annetusi või säilitavad liikmelisuse andmebaase, seisavad silmitsi küberriskidega ja peaksid seda katvust kaaluma.

Kindlustuspakkujate valimine

Mittetulundusühingute Kindlustusliit (NIA) pakub vastutuskindlustust ainult 501 (c) (3) mittetulundusühingutele, kusjuures katvus on praegu paljudes riikides saadaval paljude 501 (c) (3) mittetulundusühingute jaoks. Töötamine mittetulunduslikule katvusele spetsialiseerunud kindlustusandjatega võib anda eeliseid, kuna need pakkujad mõistavad ainulaadseid riske kogukonna organisatsioonid ja võivad pakkuda kohandatud katvusvõimalusi.

Kindlustuse valimisel ära vali lihtsalt kõige odavamat võimalust. Arvesta kindlustusandja finantsstabiilsuse ja nõuete tasumise võimekusega, kogemustega mittetulundusühingutega, kattevõimaluste ulatusega, klienditeeninduse ja nõuete käsitlemise kvaliteediga ning sellega, kas poliitika sisaldab riskijuhtimisvahendeid ja - tuge. Töötamine mittetulunduslikule kindlustusele spetsialiseerunud kindlustusmaakleriga aitab sul navigeerida valikutes ja tagada piisava katvuse sinu organisatsiooni erivajadustele.

Õiguslikud kokkulepped ja dokumentatsioon

Nõuetekohane dokumentatsioon ja õiguslikud kokkulepped on olulised, et kaitsta oma kogukonna organisatsiooni ja selgitada ootusi osalejate, vabatahtlike, partnerite ja teiste sidusrühmadega.

Vabastused ja vabastamisvormid

Vastutusest loobumise ja vabastamise vorme kasutavad kogukonnaorganisatsioonid tavaliselt osalejate teavitamiseks riskidest ja nende nõusoleku saamiseks, et organisatsiooni ei võeta vastutusele teatud vigastuste või kahjude eest.Kuigi loobumised võivad pakkuda teatavat õiguskaitset, ei ole need kuulikindlad ja need tuleb täitmisele pöörata hoolikalt koostada.

Selleks et loobumine oleks täitmisele pööratav, peab see olema selgelt kirjutatud arusaadavas keeles, konkreetselt määratlema loobutavad riskid, olema osaleja (või tema vanema / eestkostja, kui osaleja on alaealine) poolt vabatahtlikult allkirjastatud ja mitte rikkuda avalikku korda.Kohtud kontrollivad loobumisi hoolikalt ja ei jõusta loobumisi, mis püüavad vabastada vastutuse raske hooletuse, tahtliku rikkumise või seaduserikkumiste eest.

On oluline mõista, et alaealistele loobumine tekitab erilisi väljakutseid. Paljudes riikides ei saa vanemad loobuda lapse õigusest esitada kahjutasu, mis tähendab, et vanemate poolt laste nimel allkirjastatud loobumised ei pruugi olla täitmisele pööratavad. Vaatamata nendele piirangutele täidavad loobumised endiselt olulisi funktsioone, teavitades osalejaid ja vanemaid riskidest ning näidates, et organisatsioon võtab ohutust tõsiselt.

Vabatahtlike lepingud

Vabatahtlike kirjalikes kokkulepetes tuleks täpsustada vabatahtlike ja organisatsiooni vahelisi suhteid. Need lepingud peaksid kirjeldama vabatahtliku rolli ja kohustusi, ajakulu ootusi, organisatsioonilisi põhimõtteid, mida vabatahtlik peab järgima, konfidentsiaalsuskohustusi, kui vabatahtlik pääseb ligi tundlikule teabele, ning teadvustama, et vabatahtliku ametikoht ei ole töösuhe.

Vabatahtlike kokkulepped aitavad vältida arusaamatusi ja võivad olla oluliseks tõendiks, kui tekib vaidlusi vabatahtliku suhte olemuse üle. Samuti annavad need võimaluse edastada olulisi poliitikavaldkondi, nagu käitumisjuhendid, diskrimineerimisvastane poliitika ja ohutusnõuded.

Alaealiste nõusolekuvormid

Kui kogukonnategevus hõlmab alaealisi, on olulised vanemate nõusoleku vormid; need vormid peaksid hõlmama alaealise luba osaleda konkreetsetes tegevustes, tegevusega seotud riskide tunnistamist, vajaduse korral luba erakorraliseks raviks, vanemate/eestkostjate kontaktteavet, teavet mis tahes terviseseisundi või allergia kohta ning luba alaealise kujutise kasutamiseks fotodel või videotel, kui see on asjakohane.

Nõusolekuvormid tuleb hankida enne iga tegevust või programmi, kuna aasta alguses allkirjastatud üldine nõusolekuvorm ei pruugi adekvaatselt katta konkreetse tegevusega seotud spetsiifilisi riske.

Partnerlus- ja koostöölepingud

Kirjalikud partnerlus- või koostöölepingud aitavad tagada, et kõik osapooled mõistavad oma rolle, kohustusi ja ootusi. Need lepingud peaksid käsitlema koostöö eesmärki ja eesmärke, iga partneri konkreetseid kohustusi, rahastamiskorda ja kulude jagamist, intellektuaalomandi või loodud materjalide omandiõigust, vastutuse jaotamist ja kindlustusnõudeid, otsustusprotsesse, partnerluse kestust ja lõpetamise sätteid ning vaidluste lahendamise menetlusi.

Isegi kui partnerlussuhted usaldusväärsete organisatsioonidega, väldivad kirjalikud kokkulepped arusaamatusi ja annavad raamistiku tekkida võivate erimeelsuste lahendamiseks.

Lepingud müüjate ja teenusepakkujatega

Kui teie kogukonnaorganisatsioon palkab müüjaid või teenusepakkujaid – näiteks ürituste korraldajaid, ehitusprojektide töövõtjaid või eriteenuste konsultante – kirjalikud lepingud kaitsevad mõlemat poolt. Lepingutes tuleks täpsustada osutatavate tööde või teenuste ulatus, ajakava ja tähtajad, maksetingimused ja -summad, kindlustus- ja hüvitisnõuded, töötoote omandiõigus, lõpetamise sätted ja vaidluste lahendamise menetlused.

Enne lepingute sõlmimist veenduge, et mõistate kõiki tingimusi ja et leping kajastab täpselt lepingut. Kui leping on keeruline või sisaldab olulisi rahalisi kohustusi, kaaluge selle läbivaatamist advokaadi poolt.

Eraelu puutumatus ja andmekaitse

Kogukonna organisatsioonid koguvad ja säilitavad regulaarselt osalejate, vabatahtlike, annetajate ja teiste isikuandmeid, mis loob õiguslikud kohustused selle teabe kaitsmiseks ja nõuetekohaseks kasutamiseks.

Privaatsusseadused ja -määrused

Kuigi Ameerika Ühendriikides on ulatuslikud föderaalsed eraelu puutumatuse seadused piiratud, kohaldatakse teatud tüüpi teabe suhtes sektoripõhiseid seadusi. Näiteks tervisekindlustuse kaasaskantavuse ja vastutuse seadus (HIPAA) reguleerib terviseteavet, perehariduse õiguste ja eraelu puutumatuse seadus (FERPA) kaitseb õpilaste hariduse andmeid ning laste võrguprivaatsuse kaitse seadus (COPPA) piirab teabe kogumist alla 13-aastastelt lastelt.

Lisaks on mitmed riigid kehtestanud põhjalikud privaatsusseadused, mis kehtivad nende riikide elanikel tegutsevatele või neilt teavet koguvatele organisatsioonidele. California tarbijate privaatsuse seadus (CCPA), Virginia tarbijaandmete kaitse seadus, Colorado privaatsusseadus ja sarnased seadused teistes riikides loovad kohustusi seoses andmete kogumise teadetega, tarbijate õigused andmetele juurde pääseda ja kustutada ning andmete müügi ja jagamise piirangud.

Ühenduse organisatsioonid peavad mõistma, milliseid eraelu puutumatuse seadusi nende tegevuse suhtes kohaldatakse, ja tagama vastavuse kohaldatavatele nõuetele. See võib hõlmata privaatsuspoliitikate avaldamist veebisaitidel, nõusoleku saamist enne teatavat liiki teabe kogumist, üksikisikutele juurdepääsu võimaldamist oma andmetele, turvameetmete rakendamist andmete kaitsmiseks ja andmete rikkumistest teatamist, kui need esinevad.

Andmete turvalisuse parimad tavad

Lisaks õigusnormidele vastavusele on kogukonnaorganisatsioonidel eetiline kohustus kaitsta neile usaldatud isikuandmeid.Andmeturbe parimad tavad hõlmavad andmete kogumise piiramist tegelikult vajaliku teabega, andmete turvalist säilitamist krüpteerimise ja juurdepääsukontrollide abil, tarkvara ja turvasüsteemide korrapärast uuendamist, töötajate ja vabatahtlike koolitamist andmete turvalisuse alal, andmerikkumistele reageerimise plaanide väljatöötamist ja rakendamist ning andmete nõuetekohast kõrvaldamist, kui neid enam ei vajata.

Isegi väikesed kogukonnaorganisatsioonid võivad kogeda andmete rikkumisi ning kulud – nii rahalised kui ka mainega seotud – võivad olla laastavad. Investeerimine asjakohastesse andmeturbemeetmetesse on oluline teie organisatsiooni ja nende isikute kaitsmiseks, kelle andmeid te säilitate.

Fotograafia ja pildi kasutamine

Kogukonnaorganisatsioonid pildistavad või salvestavad sageli reklaam-, sotsiaalmeedia- või dokumentatsioonialaseid tegevusi.Isikute piltide kasutamine ilma loata võib aga tekitada õiguslikke küsimusi seoses eraelu puutumatuse ja reklaamiõigustega.

Parimate tavade hulka kuuluvad kirjaliku nõusoleku saamine enne tuvastatavate isikute kujutiste kasutamist, eriti ettevaatlik alaealiste piltidega, selge teavitamine sellest, kuidas pilte kasutatakse, austades üksikisikute taotlusi, kes ei soovi, et neid pildistataks, ning vältides kujutiste kasutamist viisil, mis võib olla kujutatud isikutele piinlik või kahjulik.

Fotode avaldamise vormides tuleks täpsustada, millist liiki kasutusviise on lubatud (nt veebisait, sotsiaalmeedia, trükitud materjalid), kas organisatsioon võib anda kolmandatele isikutele loa piltide kasutamiseks, kui kaua luba kehtib ja kas üksikisik võib loa tühistada.

Tööhõive ja vabatahtlike juhtimine

Töötajate ja vabatahtlike õiguslik eristamine on kogukonna organisatsioonide jaoks ülioluline, kuna valesti klassifitseerimine võib kaasa tuua olulisi õiguslikke ja rahalisi tagajärgi.

Töötajate ja vabatahtlike klassifikatsioon

Õiglase töö standardite seaduse (FLSA) kohaselt tuleb organisatsioonis tööd tegevaid isikuid üldiselt kompenseerida töötajatena, välja arvatud juhul, kui nad kvalifitseeruvad vabatahtlikeks.FLSA alusel vabatahtlikuks pidamiseks peab isik pakkuma oma teenuseid vabalt ilma sunni või surveta, teenima ühiskondlikel, heategevuslikel või humanitaarsetel põhjustel ning mitte ootama ega saama hüvitist, mis ületab kulude hüvitamise.

Asjaolu, et kedagi nimetatakse vabatahtlikuks, ei muuda teda automaatselt seaduslikul eesmärgil. Kui isik teeb sama tööd nagu palgatöötajad, saab hüvitist, mis ületab kulude hüvitamise, või on kohustatud vabatahtlikuks hüvitiste või teenuste saamise tingimusena, võib teda liigitada töötajaks, olenemata kasutatavast nimetusest.

Töötajate valesti liigitamine vabatahtlikeks võib kaasa tuua vastutuse maksmata töötasu, ületunnitöö, palgafondimaksude ja trahvide eest.Kui te pole kindel, kas keegi tuleks liigitada töötajaks või vabatahtlikuks, konsulteerige tööhõive advokaadi või personalitöötajaga.

Tööõiguse järgimine

Põhilised valdkonnad, kus töötajad on ühenduse organisatsioonid, peavad järgima paljusid tööseadusi föderaalsel, riiklikul ja kohalikul tasandil.Põhivaldkonnad, mis nõuavad miinimumpalga ja ületunnitöö tasumist, diskrimineerimisvastased seadused, mis keelavad diskrimineerimise kaitstud omaduste alusel, tööohutuse ja töötervishoiu seaduse (OSHA) kohased tööohutuse eeskirjad, pere- ja haiguspuhkuse nõuded, töötajate hüvitiskindlustus ja töötuskindlustus.

Paljud tööseadused kehtivad ainult minimaalse töötajate arvuga tööandjatele, kuid mõned kaitsed kehtivad olenemata organisatsiooni suurusest.Lisaks pakuvad osariigi ja kohalikud tööseadused sageli suuremat kaitset kui föderaalseadused, mistõttu peavad organisatsioonid vastama kõige kaitsvamale kohaldatavale standardile.

Taustakontroll

Kogukonnaorganisatsioonid, eriti need, kes töötavad haavatavate elanikkonnarühmadega, nagu lapsed või eakad, peaksid läbi viima töötajate ja vabatahtlike taustakontrolli.Taustakontrollid aitavad tuvastada kriminaalse ajaloo või muude punaste lippudega isikuid, mis võivad muuta nad teatud ametikohtadele sobimatuks.

Taustakontrollide läbiviimisel peavad organisatsioonid järgima õiglase krediidiaruandluse seadust (Fair Credit Reporting Act, FRA), kui nad kasutavad kolmanda osapoole sõelumisfirmat. FCRA nõuded hõlmavad üksikisiku kirjaliku nõusoleku saamist, nõutava avalikustamise tagamist ja konkreetsete protseduuride järgimist, kui nad võtavad taustakontrolli tulemuste põhjal negatiivseid meetmeid.

Riigi ja kohalike õigusaktidega võidakse kehtestada taustakontrollile lisanõudeid või piiranguid, sealhulgas piiranguid teatavat liiki kriminaalkaristuste arvessevõtmisele või nõudeid konkreetset liiki kontrollidele lastega seotud ametikohtadel.

Vabatahtlike juhtimise põhimõtted

Vabatahtlike tõhus juhtimine nõuab selget poliitikat, mis käsitleb värbamis- ja sõelumismenetlusi, koolitus- ja orienteerumisnõudeid, järelevalvet ja järelevalvet, käitumisjuhendeid ja käitumisootusi, ohutusprotokolle, kulude hüvitamise menetlusi, tunnustamist ja tunnustamist ning menetlusi tulemuslikkuse või üleastumiste käsitlemiseks.

Vabatahtlike kirjalikud poliitikad aitavad tagada järjepidevuse, kaitsta organisatsiooni vastutuse eest ja luua positiivseid vabatahtlike kogemusi.Põhimõtted tuleks vabatahtlikele kirjalikult esitada ja regulaarselt läbi vaadata, et tagada nende jätkuv ja tõhus toimimine.

Valitsemine ja usalduslikud kohustused

Institutsiooniliste kogukonnaorganisatsioonide puhul kannab juhatus lõplikku vastutust organisatsiooni juhtimise ja õigusnormidele vastavuse eest. Usaldusisiku ülesannete ja juhtimise parimate tavade mõistmine on tõhusa ja õiguslikult kooskõlas oleva juhtimise jaoks hädavajalik.

Juhatuse liikmete usalduskohustused

Mittetulundusühingute juhatuse liikmed on organisatsiooni ees kohustatud täitma kolme peamist usalduskohustust. ] Hoolduskohustus ] nõuab, et juhatuse liikmed oleksid mõistlikult informeeritud organisatsiooni tegevusest ja osaleksid otsuste tegemisel hoolsalt, mida tavapäraselt mõistlik isik kasutaks sarnastes olukordades. See hõlmab koosolekutel osalemist, materjalide läbivaatamist, küsimuste esitamist ja teadlike otsuste tegemist.

Lojaalsuskohustus nõuab, et juhatuse liikmed tegutseksid organisatsiooni parimates huvides, mitte oma isiklikes huvides.See hõlmab huvide konfliktide vältimist, organisatsiooni ressursside kasutamist isiklikuks hüvanguks ja tundliku organisatsiooniteabe konfidentsiaalsuse säilitamist.

] kuulekuse kohustus nõuab, et juhatuse liikmed tagaksid, et organisatsioon järgib kehtivaid seadusi ning jääb truuks oma missioonile ja juhtivatele dokumentidele. See hõlmab selle tagamist, et organisatsioon tegutseb oma maksuvaba eesmärgi piires ja järgib oma tegevuse piiranguid.

Usalduskohustuste rikkumine võib kaasa tuua juhatuse liikmete isikliku vastutuse, kuigi selline vastutus on suhteliselt haruldane, kui juhatuse liikmed tegutsevad heas usus ja tegutsevad mõistliku hoolsusega.

Huvide konflikti poliitika

Huvide konflikt tekib siis, kui juhatuse liikmetel või võtmetöötajatel on isiklikud või rahalised huvid, mis võivad mõjutada nende otsuseid organisatsiooni nimel.Kuigi huvide konfliktid ei ole olemuslikult ebaseaduslikud, tuleb neid organisatsiooni kaitsmiseks ja avalikkuse usalduse säilitamiseks nõuetekohaselt hallata.

Tõhus huvide konflikti poliitika nõuab, et juhatuse liikmed ja võtmetöötajad avalikustaksid võimalikud konfliktid, kehtestaksid menetlused avalikustatud konfliktide läbivaatamiseks ja käsitlemiseks, nõuaksid konfliktidega seotud küsimustes aruteludelt ja hääletustelt tagasitõrjumist ning dokumenteeriksid konfliktide juhtimise.

IRS nõuab, et maksuvabadel organisatsioonidel oleks huvide konflikti poliitika ja nad esitaksid vormil 990 aruande selle kohta, kas neil on selline poliitika ja kuidas neid rakendatakse.

Finantsjärelevalve ja läbipaistvus

Juhatuse liikmed vastutavad usaldusväärse finantsjuhtimise ja läbipaistvuse tagamise eest, mis hõlmab eelarvete läbivaatamist ja kinnitamist, finantsaruannete järelevalvet ja tegelike tulemuste võrdlemist eelarvetega, piisava sisekontrolli tagamist pettuste ja juhtimisvigade vältimiseks, iga-aastaste finantsauditite või läbivaatamiste korraldamist, kui see on asjakohane, ning nõutavate maksudeklaratsioonide ja -aruannete õigeaegse esitamise tagamist.

Maksuvabastusega organisatsioonid peavad tegema avalikuks tutvumiseks kättesaadavaks teatavad dokumendid, sealhulgas vormi 1023 (maksuvabastusstaatuse taotlus), vormi 990 (iga-aastane teabedeklaratsioon) ning reguleerivad dokumendid, nagu põhikiri ja määrused. Organisatsioonidel peaks olema kord nende dokumentide avalikele taotlustele vastamiseks.

Põhikirjad ja juhtimisdokumendid

Organisatsiooni põhimäärusega kehtestatakse eeskirjad organisatsiooni juhtimise kohta, sealhulgas juhatuse koosseis ja tingimused, ohvitseride ametikohad ja kohustused, nõuete ja protseduuride täitmine, hääletamis- ja kvooruminõuded, komitee struktuur ja muutmismenetlused.

Põhikirjad tuleb regulaarselt läbi vaadata, et tagada nende vastavus organisatsiooni praegusele suurusele ja tegevusele.Kui põhikirja on vaja muuta, peavad organisatsioonid järgima kehtivates põhikirjades sätestatud muutmiskorda.

Lisaks põhikirjale peaksid organisatsioonid säilitama ka muid juhtimisdokumente, nagu huvide konflikti poliitika, dokumentide säilitamise ja hävitamise poliitika, rikkumisest teatajate poliitika ja täidesaatva hüvitise poliitika.

Intellektuaalomandiga seotud kaalutlused

Kogukonnaorganisatsioonid loovad ja kasutavad erinevaid intellektuaalomandi vorme, alates organisatsiooninimedest ja logodest kuni õppematerjalide ja loometeosteni.Intellektuaalomandi õiguste mõistmine aitab kaitsta teie organisatsiooni varasid ja vältida teiste õiguste rikkumist.

Kaubamärgid

Kaubamärgid kaitsevad nimesid, logosid, loosungeid ja muid identifikaatoreid, mis eristavad teie organisatsiooni teistest.Kuigi kaubamärgiõigused tulenevad pigem kasutamisest kui registreerimisest, annab föderaalne registreerimine USA Patendi- ja Kaubamärgiametis märkimisväärseid eeliseid, sealhulgas üleriigiline kaitse, õiguslik omandiõiguse eeldus ja õigus kasutada ® sümbolit.

Enne nime või logo kasutuselevõttu otsi kaubamärki, et veenduda, et sa ei riku olemasolevaid kaubamärke. Nime või logo kasutamine, mis on segadust tekitavalt sarnane mõne teise organisatsiooni kaubamärgiga, võib kaasa tuua õiguslikud meetmed ja nõuded kaubamärgi muutmiseks, mis võivad olla kulukad ja häirivad.

Autoriõigused

Autoriõigus kaitseb originaalteoseid, sealhulgas kirjalikke materjale, fotosid, videoid, muusikat ja tarkvara. Autoriõiguse kaitse tekib automaatselt, kui teos on loodud ja fikseeritud materiaalsel kujul, kuigi registreerimine USA autoriõiguse ametis annab täiendavaid eeliseid.

Ühenduse organisatsioonid peaksid autoriõigusi arvestama kahes kontekstis. Esiteks, kaitse oma autoriõigustega kaitstud materjale, lisades autoriõiguste märked, registreerides olulisi teoseid ning kasutades litsentse või kokkuleppeid, et kontrollida, kuidas teised saavad sinu materjale kasutada. Teiseks, austa teiste autoriõigusi, hankides selleks loa enne autoriõigustega kaitstud materjalide kasutamist, mõistes õiglase kasutamise piiranguid ning kasutades nõuetekohaselt litsentseeritud pilte, muusikat ja muud sisu.

Õiglase kasutamise doktriin võimaldab autoriõigusega kaitstud materjalide piiratud kasutamist ilma loata sellistel eesmärkidel nagu kriitika, kommentaarid, uudiste edastamine, õpetamine, stipendium või teadustöö. Õiglane kasutamine on keeruline juriidiline doktriin ja organisatsioonid ei tohiks eeldada, et nende kasutamine kvalifitseerub õiglaseks kasutamiseks ilma hoolika analüüsi või õigusnõustamiseta.

Avatud lähtekoodiga ja Creative Commonsi litsentsid

Paljud kogukonnaorganisatsioonid saavad kasu avatud lähtekoodiga tarkvara ja Creative Commonsi litsentsitud sisu kasutamisest, mida saab vabalt kasutada teatud tingimustel. Nende ressursside kasutamisel kontrolli hoolikalt kohaldatavaid litsentsitingimusi, et tagada vastavus. Mõned litsentsid nõuavad omistamist, keelavad kommertskasutuse või nõuavad tuletatud teoste jagamist sama litsentsi all.

Samamoodi, kui teie organisatsioon loob õppematerjale või muud sisu, mida soovite laialdaselt jagada, kaaluge Creative Commonsi litsentside kasutamist, et selgelt teatada, kuidas teised saavad teie tööd kasutada, säilitades samal ajal teatud õigused.

Poliitiline tegevus ja lobitöö piirangud

Maksuvabastusega organisatsioonid vastavalt paragrahvile 501(c)(3) seisavad silmitsi märkimisväärsete piirangutega poliitilise kampaaniategevuse ja lobitöö suhtes. Nende piirangute mõistmine on ülioluline kogukonna organisatsioonidele, kes soovivad oma põhjuseid propageerida, säilitades samal ajal maksuvaba staatuse.

Poliitilise kampaaniategevuse keeld

Paragrahvi 501(c)(3) järgi on organisatsioonidel absoluutselt keelatud osaleda poliitilistes kampaaniates või nendesse sekkuda avaliku võimu kandjate nimel või nende vastu.See keeld on kõikehõlmav ja kehtib kõigi tegevuste suhtes, olenemata sellest, kui väike või odav see on.

Keelatud tegevused hõlmavad kandidaatide kinnitamist või vastandumist, kandidaatidele või erakondadele panuse tegemist, kampaaniamaterjalide levitamist, kandidaatidele organisatsiooniliste ressursside kasutamise võimaldamist ning ametlikes organisatsioonilistes väljaannetes avalduste tegemist kandidaatide kasuks või vastu.

Poliitilise kampaania keelu rikkumine võib kaasa tuua aktsiisimaksud organisatsioonile ja selle juhtidele ning koletutel juhtudel maksuvaba staatuse tühistamise.Ühenduse organisatsioonid peavad olema valvsad poliitilise neutraalsuse säilitamise suhtes kampaania kontekstis.

Lobitegevuste lubatavus

Erinevalt poliitilisest kampaaniategevusest ei ole lobitöö 501 (c) (3) organisatsioonide jaoks absoluutselt keelatud, kuid see peab olema piiratud. Lobitöö hõlmab katseid mõjutada seadusandlust kontaktide kaudu seadusandjate või nende töötajatega, ärgitades üldsust võtma ühendust seadusandjatega või võtma seisukohti konkreetsete seadusandlike ettepanekute kohta.

Organisatsioonid saavad valida kahe lubatud lobitöö mõõtmise testi vahel. "olulise osa" testi puhul ei saa lobitöö moodustada organisatsiooni tegevustest olulist osa. See test on ebamäärane ja faktipõhine. Alternatiivselt võivad organisatsioonid valida "kulu" testi vastavalt jaotisele 501 (h), mis sätestab organisatsiooni väljaarvatud eesmärgist tulenevatele lobikulutustele selged dollaripiirangud.

Paljud organisatsioonid valivad kulutesti, sest see annab suurema selguse ja võimaldab üldiselt rohkem lobitegevust kui sisuline osa test. Organisatsioonid teevad need valimised, esitades IRS-ile vormi 5768.

Advokatsioon ja haridus

Kuigi poliitilise kampaania tegevus on keelatud ja lobitöö on piiratud, võivad 501 (c) (3) organisatsioonid osaleda piiramatus propageerimises ja harimises oma missiooniga seotud küsimustes. Lubatud tegevused hõlmavad avalikkuse harimist küsimustes, uurimis- ja avaldamistulemuste läbiviimist, kandidaatide foorumite võõrustamist, mis on erapooletud ja hõlmavad laia teemaderingi, valijate registreerimise ja osalemise julgustamist ilma konkreetsete kandidaatide toetamiseta ning poliitiliste seisukohtade propageerimist ilma konkreetsetele õigusaktidele viitamata.

Piir lubatud huvikaitse ja keelatud lobitöö või kampaaniategevuse vahel võib olla peen.Juurdekaitsetegevust planeerides peaksid kogukonnaorganisatsioonid hoolikalt kaaluma, kas tegevused satuvad keelatud territooriumile, ning küsima ebamäärasuse korral õigusnõu.

Juurdepääs ja mittediskrimineerimine

Ühenduse organisatsioonidel on õiguslikud ja eetilised kohustused tagada, et nende programmid ja rajatised oleksid kättesaadavad ega diskrimineeriks kaitstud rühmi.

Ameeriklased Puuetega Seaduse Vastavust

Ameerika puuetega inimeste seadus (ADA) keelab puuetega inimeste diskrimineerimise tööhõives, avalikes majutuskohtades ja muudes valdkondades. Kogukonna organisatsioonide jaoks hõlmab ADA järgimine rajatiste füüsilise kättesaadavuse tagamist, mõistlike majutusvõimaluste pakkumist puuetega töötajatele ja vabatahtlikele, programmide ja teenuste kättesaadavaks tegemist ning veebisaitide ja digitaalse sisu juurdepääsetavuse tagamist.

Füüsilise ligipääsetavuse nõuded hõlmavad ligipääsetavat parkimist, sissesõiduteid ja juurdepääsetavaid sissepääsusid, juurdepääsetavaid tualettruume ja juurdepääsetavaid teid rajatistes.

Programmi juurdepääsetavus tähendab, et puuetega inimestel peab olema võimalik programmides ja teenustes osaleda ning neist kasu saada. Selleks võib olla vaja pakkuda abivahendeid ja teenuseid, näiteks viipekeele tõlkide teenuseid, muuta eeskirju või menetlusi või pakkuda materjalidele alternatiivseid vorminguid.

Kodanikuõigused ja mittediskrimineerimisseadused

Erinevad föderaalsed, riiklikud ja kohalikud seadused keelavad diskrimineerimise kaitstud tunnuste, nagu rass, värv, rahvuslik päritolu, sugu, religioon, vanus ja puuete alusel.

Ühenduse organisatsioonid peaksid vastu võtma ja rakendama mittediskrimineerimise poliitikat, pakkuma mittediskrimineerimise nõuete alast koolitust, kehtestama diskrimineerimiskaebustega tegelemise korra ning tagama, et programme ja teenuseid pakutakse võrdselt kõigile abikõlblikele isikutele.

Organisatsioonid, mis saavad föderaalset rahalist abi, peavad täitma täiendavaid mittediskrimineerimise nõudeid, sealhulgas kodanikuõiguste seaduse VI jaotist (millega keelatakse rassiline diskrimineerimine), haridusmuudatuste IX jaotist (millega keelatakse sooline diskrimineerimine haridusprogrammides), rehabilitatsiooniseaduse paragrahvi 504 (puude diskrimineerimise keelamine) ja vanuselise diskrimineerimise seadust (millega keelatakse vanuseline diskrimineerimine).

Keelekasutus

Kuigi nõuded varieeruvad sõltuvalt organisatsiooni rahastamisallikatest ja jurisdiktsioonist, hõlmavad parimad tavad teenindatava kogukonna keelevajaduste hindamist, tõlketeenuste osutamist võtmesuhtluseks, oluliste dokumentide tõlkimist üldkasutatavatesse keeltesse ja töötajate koolitamist tõhusaks töötamiseks tõlkide ja piiratud inglise keele oskusega isikutega.

Keelejuurdepääsu pakkumine mitte ainult ei aita tagada õigusnormide järgimist, vaid edendab ka organisatsiooni missiooni, muutes programmid ja teenused tõeliselt kättesaadavaks kõigile kogukonna liikmetele.

Ühenduse suunised ja tegevusjuhendid

Selgete kogukonna suuniste ja käitumisjuhendite loomine aitab luua kogukonna kaasamiseks ohutu, lugupidava ja produktiivse keskkonna, pakkudes samas raamistikku probleemse käitumise käsitlemiseks.

Tõhusate ühenduse suuniste väljatöötamine

Kogukonna juhised peaksid väljendama organisatsiooni tegevuses osalejate väärtusi ja käitumisootusi. Tõhusad juhised on selged ja konkreetsed, mitte ebamäärased, võimaluse korral positiivselt raamitud, keskenduvad pigem käitumisele kui identiteedile, neid rakendatakse järjepidevalt kõigile osalejatele ning neid vaadatakse regulaarselt ja ajakohastatakse vastavalt vajadusele.

Suunistes tuleks käsitleda selliseid põhivaldkondi nagu lugupidav suhtlemine, ahistamine ja diskrimineerimine, ohutus ja turvalisus, organisatsiooniliste ressursside kasutamine, konfidentsiaalsus ja eraelu puutumatus, huvide konfliktid ning sotsiaalmeedia ja veebikäitumine.

Ahistamis- ja diskrimineerimispoliitika

Nende poliitikatega tuleks määratleda keelatud käitumine, sealhulgas seksuaalne ahistamine, vaenulik keskkonna ahistamine ja kaitstud omadustel põhinev diskrimineerimine, kehtestada kord muredest teatamiseks, kirjeldada juurdlusprotsessi, täpsustada võimalikke tagajärgi rikkumistele ning keelata survemeetmed üksikisikutele, kes teatavad muredest või osalevad juurdlustes.

Poliitika on tõhus ainult siis, kui seda edastatakse selgelt, rakendatakse järjekindlalt ning seda toetavad asjakohane koolitus ja jõustamine. Organisatsioonid peaksid pakkuma regulaarset koolitust ahistamise ja diskrimineerimise ennetamise kohta ning reageerima kiiresti ja asjakohaselt kõigile kaebustele.

Konfliktide lahendamise menetlused

Hoolimata parimatest jõupingutustest konfliktide ärahoidmiseks tekivad kogukonna organisatsioonides paratamatult erimeelsused ja vaidlused.Selgete konfliktide lahendamise menetluste olemasolu aitab lahendada probleeme konstruktiivselt enne nende eskaleerumist.

Tõhusad konfliktide lahendamise menetlused hõlmavad vajaduse korral osapoolte vahelise otsesuhtluse soodustamist, vahendamise või dialoogi võimaldamist tõsisemate konfliktide korral, selgete eskalatsiooniteede loomist, kui mitteametlik lahendamine ei ole edukas, ning õiglaste protsesside tagamist, mis annavad kõigile pooltele võimaluse olla ära kuulatud.

Mõned organisatsioonid lisavad oma põhikirjadesse või kokkulepetesse alternatiivse vaidluste lahendamise sätted, mis nõuavad enne kohtuvaidlust vahendust või vahekohtumenetlust.

Jõustamine ja aruandekohustus

Organisatsioonid peaksid kehtestama rikkumiste käsitlemise selged protsessid, sealhulgas juurdlusmenetlused, võimalike tagajärgede valiku, edasikaebamise või läbivaatamise protsessid ja dokumenteerimisnõuded.

Rikkumise tagajärjed peaksid olema proportsionaalsed käitumise tõsidusega ning võivad ulatuda suulisest hoiatusest kuni ajutise peatamiseni kuni programmidest või tegevustest alalise eemaldamiseni.Tõsised rikkumised, nagu vägivald, ähvardused või ebaseaduslik käitumine, võivad nõuda viivitamatut tegutsemist ja õiguskaitseorganite kaasamist.

Dokumentide säilitamine ja säilitamine

Nõuetekohane arvestus on oluline õigusnormidele vastavuse, organisatsioonilise vastutuse ja tõhusate toimingute jaoks. Ühenduse organisatsioonid peaksid säilitama eri liiki andmeid ning rakendama asjakohast säilitamis- ja hävitamispoliitikat.

Nõutavad kirjed

Maksuvabastusega organisatsioonid peavad pidama arvestust, mis kinnitab nende maksuvaba staatust ja tõendab vastavust maksuõiguslikele nõuetele.Nõutavad andmed hõlmavad põhikirja ja eeskirju, IRSi otsust, mis annab maksuvaba staatuse, vormi 990 iga-aastase teabe deklaratsiooni, finantsandmeid, sealhulgas tulu- ja kuludokumente, juhatuse ja komisjoni koosolekute protokolle ning saadud sissemaksete andmeid.

Kõigi töötajate kohta tuleb pidada töödokumente, sealhulgas tööle kandideerimise ja töölevõtmise dokumente, I-9 vormi kohase töökõlblikkuse kontrolli, palgaarvestuse ja maksude kinnipidamise vorme, töötulemuste hindamist ja distsiplinaarkontrolli ning puhkuse ja majutuse andmeid.

Programmis dokumenteeritakse organisatsiooni tegevust ja mõju, sealhulgas osalejate registreerimis- ja nõusolekuvorme, osalejate andmeid, programmi hindamisi ja tulemuste andmeid, toetuse taotlusi ja aruandeid ning lepinguid ja lepinguid partnerite ja tarnijatega.

Dokumentide säilitamise põhimõtted

Dokumentide säilitamise poliitika määrab, kui kaua eri tüüpi kirjeid tuleb säilitada ja millal neid võib hävitada. Need eeskirjad aitavad tagada oluliste kirjete säilitamise, vähendades samas segadust ja säilitamiskulusid kirjete puhul, mida enam ei ole vaja säilitada.

Näiteks nõuavad IRS-i määrused, et maksuvabad organisatsioonid säilitaksid vormi 990 toetavaid dokumente vähemalt kolm aastat, tööjõumaksu arvestust tuleb säilitada vähemalt neli aastat, ettevõtte arvestust, nagu põhikirja ja põhikirja, tuleks säilitada püsivalt ning lepinguid ja kokkuleppeid tuleks pärast aegumist säilitada kindlaksmääratud aja jooksul.

Dokumentide säilitamise põhimõtted peaksid olema kirjalikud, juhatuse poolt heaks kiidetud, edastatud andmete säilitamise eest vastutavatele töötajatele ning neid tuleks korrapäraselt läbi vaadata, et tagada nende ajakohasus koos õiguslike nõuetega.

Elektrooniliste dokumentide haldamine

Kuna organisatsioonid säilitavad andmeid üha enam elektrooniliselt, muutub väga oluliseks elektrooniline dokumentide haldamine. Elektroonilised kirjed on üldiselt vastuvõetavad paberkandjal kirjete asendajad, kui neid säilitatakse kujul, mis säilitab nende terviklikkuse ja juurdepääsetavuse.

Elektrooniliste dokumentide haldamise parimad tavad hõlmavad usaldusväärsete süsteemide ja vormingute kasutamist, mis jäävad aja jooksul kättesaadavaks, varundamis- ja avariitaastemenetluste rakendamist, juurdepääsu kontrollimist tundlikele elektroonilistele andmetele ning selle tagamist, et dokumentide säilitamise ja hävitamise poliitika hõlmab elektroonilisi andmeid.

Dokumendi hävitamine

Kui dokumentide säilitamisaeg lõpeb, peavad organisatsioonid hävitama kirjed viisil, mis kaitseb konfidentsiaalset teavet; tundlikku teavet sisaldavad paberkandjal kirjed tuleb purustada ja elektroonilised kirjed tuleb turvaliselt kustutada, kasutades meetodeid, mis takistavad taastamist.

Organisatsioonid ei tohiks kunagi hävitada dokumente, mis on pooleli või eeldatava kohtuvaidluse, valitsuse uurimise või auditi objektiks.Kui kohtuvaidlus või uurimine on mõistlikult eeldatav, peavad organisatsioonid asjakohaste dokumentide säilitamiseks rakendama kohtuvaidluse.

Õiguslikele küsimustele ja vaidlustele vastamine

Vaatamata parimatele jõupingutustele vastavuse ja riskijuhtimise alal, võivad kogukonnaorganisatsioonid seista silmitsi õiguslike probleemide või vaidlustega.Teadmine, kuidas asjakohaselt reageerida, võib minimeerida kahju ja kaitsta organisatsiooni.

Millal pöörduda õigusnõustaja poole

Ühenduse organisatsioonid peaksid konsulteerima advokaatidega erinevates olukordades, sealhulgas organisatsiooni loomisel või oluliste struktuurimuutuste tegemisel, võimalike kohtuvaidluste või juriidiliste nõudmiste saamisel, keeruliste lepingute või tehingute lahendamisel, töösuhetega seotud küsimuste lahendamisel, nagu töösuhte lõpetamise või diskrimineerimise kaebused, valitsuse uurimistele või audititele vastamisel ning kui nad ei ole kindlad õiguslike nõuete või vastavuskohustuste osas.

Paljud organisatsioonid loovad suhteid advokaatidega, kes võivad pakkuda pidevat nõu ja olla probleemide tekkimisel kergesti kättesaadavad. Mõned advokaadid pakuvad mittetulundusühingutele pro bono või vähendatud tasu teenuseid ning õigusabiorganisatsioonid võivad pakkuda abi kvalifitseeruvatele rühmadele.

Kaebustele vastamine ja õiguslikud nõudmised

Kui teie organisatsioon saab kaebuse, juriidilise nõude või kohtuasja, vastake kohe ja asjakohaselt. Teavitage oma kindlustusandjat, kui küsimus võib olla kindlustusega kaetud, konsulteerige enne vastamist õigusnõustajaga, säilitage kõik asjakohased dokumendid ja teatised, ärge võtke vastutust ega võtke kohustusi ilma õigusnõustamiseta ning hoidke asja konfidentsiaalsena.

Isegi kui sa arvad, et kaebus on põhjendamatu, võta seda tõsiselt ja vasta professionaalselt. Vastuväidete või kaitsemeetmetega võib konflikte eskaleerida ja tekitada täiendavat õiguslikku säritust.

Kriisiohjamine

Tõsised intsidendid, nagu õnnetused, väidetavad väärkäitumised või avalikud vastuolud, nõuavad koordineeritud kriisiohjet. Organisatsioonidel peaksid olema kriisile reageerimise kavad, milles määratakse kindlaks kriisile reageerimise meeskond, koostatakse teabevahetusprotokollid, määratakse pressiesindajad, visandatakse sidusrühmade teavitamise kord ning käsitletakse õiguslikke ja kindlustuskaalutlusi.

Kriisi ajal tuleb keskenduda ohutuse tagamisele, täpse teabe kogumisele, läbipaistvale suhtlemisele, kaitstes samal ajal õiguslikke huve, ning võetud meetmete dokumenteerimisele.Pärast kriisi vahetut möödumist tuleb saadud kogemused põhjalikult läbi vaadata ja rakendada parandusi sarnaste juhtumite vältimiseks.

Õiguskuulekuse kultuuri loomine

Selle asemel, et vaadata õiguslikku vastavust koormana, edukad kogukonna organisatsioonid integreerida juriidiline teadlikkus oma organisatsioonikultuuri ja tegevuse.

Koolitus ja haridus

Regulaarne koolitus aitab juhatuse liikmetel, töötajatel ja vabatahtlikel mõista oma juriidilisi kohustusi ja organisatsiooni poliitikat. Koolitusteemad peaksid hõlmama organisatsiooni missiooni ja õiguslikku struktuuri, juhatuse liikmete usalduskohustusi, ahistamise ja diskrimineerimise ennetamist, ohutust ja riskijuhtimist, privaatsust ja andmete turvalisust ning organisatsiooni tegevusega seotud konkreetseid juriidilisi nõudeid.

Koolitust tuleks anda uutele juhatuse liikmetele, töötajatele ja vabatahtlikele orienteerumise ajal ning seda tuleks perioodiliselt uuendada kõigi osalejate jaoks. Koolituse läbimise dokumenteerimine võib olla oluline tõend organisatsiooni pühendumisest nõuetele vastavusele.

Vastavuse järelevalve ja auditid

Organisatsioonid peaksid korrapäraselt kontrollima vastavust peamistele õiguslikele nõuetele, vaatama korrapäraselt läbi ja ajakohastama poliitikaid ja protseduure, viima läbi finantskontrolli ja -protsesside siseauditiid ning vajaduse korral nõudma välisauditeid või -ülevaateid.

Vastavuse jälgimine tuleks dokumenteerida ning kõik tuvastatud probleemid tuleks viivitamata lahendada ja võtta asjakohaseid parandusmeetmeid.

Pidev parendamine

Ühenduse organisatsioonid peaksid olema kursis kohaldatavate seaduste ja määruste muudatustega, osalema võrgustikes ja ühendustes, mis pakuvad uuendusi ja ressursse, õppima intsidentidest ja ohuolukordadest, et parandada poliitikat ja tavasid ning korrapäraselt hinnata ja ajakohastada riskijuhtimisstrateegiaid.

Pideva täiustamise kultuuri loomine aitab organisatsioonidel kohaneda muutuvate õiguslike maastike ja säilitada kõrged vastavuse ja juhtimise standardid.

Ühenduse organisatsioonide toetamine ja toetamine

Kogukonnaorganisatsioonid ei pea navigeerima ainult juriidilistes keerukustes.On olemas arvukalt ressursse ja tugisüsteeme, mis aitavad organisatsioonidel mõista ja täita oma juriidilisi kohustusi.

Juriidilised ressursid

Paljud organisatsioonid pakuvad õigusteavet ja abi kogukonna organisatsioonidele.Nõukogu mittetulundusühingute pakub ulatuslikke ressursse mittetulunduslike õigusküsimuste ja riigipõhise teabe kohta.Riiklikud mittetulundusühingute liidud pakuvad oma osariikides mittetulundusühingutele koolitust, ressursse ja propageerimist.Pro bono õigusprogrammid ühendavad mittetulundusühingud vabatahtlike advokaatidega.Õiguskoolide kliinikud pakuvad õigusteenuseid kvalifitseeruvatele organisatsioonidele, pakkudes samal ajal praktikat õigusteaduse üliõpilastele.

Online-ressursid, nagu IRS-i veebisait, annavad juhiseid maksuvabade organisatsioonide nõuete kohta, samas kui organisatsioonid nagu FLT:0]Nõukogu mittetulundusühingute kohta pakuvad põhjalikku teavet juhtimise, vastavuse ja parimate tavade kohta.

Professionaalsed nõustajad

Lisaks õigusnõustajale saavad kogukonnaorganisatsioonid kasu suhetest teiste professionaalsete nõustajatega. Raamatupidajad ja raamatupidajad aitavad tagada täpseid finantsandmeid ja maksukuulekust.Mittetulunduskindlustusele spetsialiseerunud kindlustusmaaklerid aitavad organisatsioonidel saada asjakohast katet. Inimressursi konsultandid annavad juhiseid tööhõiveküsimuste ja vastavuse kohta. Rahakogumise konsultandid aitavad organisatsioonidel arendada jätkusuutlikke rahastamisstrateegiaid, järgides heategevuslikke kutseseadusi.

Usaldusväärsete nõustajate meeskonna loomine annab kogukonna organisatsioonidele teadmisi ja tuge mitmetes õigus- ja operatiivnõuete täitmise valdkondades.

Vastastikused võrgustikud ja õpikogukonnad

Ühenduse loomine teiste kogukonnaorganisatsioonidega annab võimaluse õppida eakaaslastelt, jagada ressursse ja olla kursis esilekerkivate probleemidega.Kohalikud mittetulunduslikud võrgustikud, konkreetsetele teemavaldkondadele keskendunud riiklikud ühendused, veebikogukonnad ja foorumid ning konverentsid ja koolitusüritused pakuvad väärtuslikke võimalusi õppimiseks ja ühenduse loomiseks.

Vastastikune õppimine võib olla eriti väärtuslik väikestele organisatsioonidele, kellel ei pruugi olla ulatuslikku personali või ressursse, kuid kes saavad kasu laiema kogukonna kollektiivsetest teadmistest ja kogemustest.

Järeldus: õiguslik vastavus mõju alusena

Kogukonna kaasamise õigusliku poole mõistmine ja käsitlemine ei tähenda takistuste loomist või entusiasmi summutamist kodanikuaktiivsusele, vaid pigem tugeva aluse loomist, mis võimaldab kogukonna organisatsioonidel oma missioone tõhusalt, jätkusuutlikult ja eetiliselt täita.

Õiguslik vastavus kaitseb inimesi, kes pühendavad oma aega ja energiat kogukonna tööle, tagab organisatsiooni ressursside asjakohase ja tõhusa kasutamise, loob usalduse osalejate, rahastajate ja laiema kogukonna vastu, loob jätkusuutlikkuse, vältides juriidilisi probleeme, mis võivad olulist tööd häirida, ning näitab professionaalsust ja vastutust, mis meelitab toetust ja partnerlust.

Kuigi õiguslik maastik võib tunduda hirmutav, eriti väikeste organisatsioonide või rohujuuretasandi algatuste jaoks, pidage meeles, et nõuetele vastava kogukonnaorganisatsiooni juhtimiseks ei pea olema õigusekspert. Vaja on teadlikkust peamistest õigusküsimustest, pühendumist õppimisele ja täiustamisele, valmisolekut otsida abi, kui vaja, ning pühendumist tegutsemisele ausalt ja läbipaistvalt.

Alustage oma organisatsiooni kõige olulisemate õiguslike nõuete käsitlemisest - õige struktuur, vajalikud load ja litsentsid, põhikindlustuskaitse ning olulised poliitikad ja protseduurid.Kui teie organisatsioon kasvab ja teie tegevus laieneb, saate sellele alusele tugineda keerukamate vastavussüsteemide ja riskijuhtimisstrateegiatega.

Kogukonna kaasamise õiguslik külg teenib lõppkokkuvõttes sama eesmärki kui kogukond ise: positiivsete muutuste loomine, kaitstes samal ajal kaasatud inimesi ja kogukondi.Lõimudes õigusteadlikkuse oma organisatsioonikultuuri ja -tegevustesse, loote keskkonna, kus kogukonna kaasamine võib õitseda ohutult, jätkusuutlikult ja tõhusalt.

Olenemata sellest, kas korraldad oma esimese naabruskonna koristustöö või haldad juba väljakujunenud mittetulundusorganisatsiooni, annavad käesolevas juhendis toodud põhimõtted teekaardi kogukonna kaasamise õiguslike aspektide navigeerimiseks. Kasuta neid teadmisi tugevate ja nõuetele vastavate organisatsioonide loomiseks, mis suudavad suunata oma energia kõige tähtsamale: kogukonnas sisuka muutuse tegemisele.

Täiendavate juhiste saamiseks konkreetsetes õigusküsimustes, mis mõjutavad teie kogukonna organisatsiooni, kaaluge konsulteerimist õigusnõustajaga, ühendamist oma riikliku mittetulundusühingute ühendusega või uurides ressursse sellistelt organisatsioonidelt nagu Sõltumatu sektor ], mis annavad põhjalikku teavet mittetulundusliku juhtimise ja vastavuse kohta. Õigete teadmiste, ressursside ja pühendumusega õiguslikule vastavusele võivad teie kogukonna kaasamise jõupingutused saavutada püsiva positiivse mõju, kaitstes samal ajal kõiki asjaosalisi.