Oinarrizko misioa: zergatik diren estatuko artxiboen materia

Estatuko sailek estatuko ondare dokumentalaren zaindari ofizial gisa balio dute, gobernuaren eta herriaren ekintzak, erabakiak eta bizitzak dokumentatzen dituzten erregistroak gordez. Erakunde horiek ez dira biltegi-eginbideak bakarrik, kontu-emateen, gardentasunaren eta memoria kolektiboaren zaindari aktiboak dira. Estatuko artxibo eta erregistro historikoak kudeatuz, ziurtatzen dute historiaren material gordinak, lege-ekintzak, auzitegi-aginduak, lur-laguntzak, zerbitzu-fitxategi militarrak eta baita funtzionario publikoen korrespondentzia pertsonalak ere, ikerketa, ikerketa eta hezkuntza-programak egiteko prest daudela.

Estatu-artxiboen balioa gobernu-eragiketetatik haratago doa. Genealogistek familia-historiak arakatzen dituzte jaiotza, heriotza eta ezkontza-erregistroen bidez. Historialariek mugimendu politikoak, joera ekonomikoak eta gizarte-aldaketa berreraikitzen dituzte errolda-datuak, mapak eta argazkiak erabiliz. Kazetariek eta lege-ikertzaileek artxiboak erabiltzen dituzte gertaerak egiaztatzeko eta ustelkeria argitzeko. Labur esanda, estatu-artxiboak hiritartasun informatuaren eta gobernu demokratikoaren oinarri dira.

Oinarrizko funtzioak: Erantzukizunen taxonomia

Estatuko artxiboak kudeatzeak funtzio interkonektatu batzuk eskatzen ditu, espezializazio-, azpiegitura- eta politika-esparruak behar dituztenak. Funtzio hauek ez dira hautazkoak, baizik eta funtsezkoak artxiboaren osotasunarentzat. Azpiatal hauek estatu-sail guztiek bete behar dituzten oinarrizko erantzukizunak azaltzen dituzte.

Erosketa: Erregistroa eraikitzea

Estatu-sailek legezko aginduen, bilketa proaktiboaren eta dohaintzaren konbinazioaren bidez eskuratzen dituzte materialak. Estatutuek normalean gobernu-agentziak behar izaten dituzte erregistro iraunkorrak estatu-artxiboetara transferitzeko, erretentze-denboraldi jakin baten ondoren. Hala ere, eskuratzea ez da pasiboa. Arkivistek estatu-agentziek, gobernu lokalek eta erakunde pribatuek edo erregistro ofizialak osatzen dituzten pertsonek sortutako material historiko baliotsuak identifikatu behar dituzte.

Babesa: Decay-ren aurkako defentsa

Kontserbazioa da estatuko artxiboen baliabiderik handiena. Paper, parchment, film edo zinta magnetikoen erregistro fisikoak ahulak dira argiaren, hezetasunaren, tenperaturaren muturrekoen, intsektuen, moldeen eta manipulazio fisikoaren aurrean. Estatuko sailek klimak kontrolatutako biltegi-instalazioetan inbertitzen dute, azidorik gabeko itxituratan eta maneiatzeko prozedura zainduetan, hondatze motela egiteko. Kontserbazio-tratamenduak, kontserbatzaile trebatuek hornituak, hondatutako elementuak egonkortu ditzake, baina helburu nagusia prebentzioa da.

Erakundea: Kaosatik ordena sortzea

Behin eskuratuta, erregistroak sistematikoki antolatu eta deskribatu behar dira, erabiltzaileek behar dutena aurkitzeko. Funtzio honi arkibal-prozesaketa esaten zaio. Identifikatzaileak, jatorrizko ordenari eusten diotenak, eta erregistroak serietan biltzen dituztenak, funtzio edo motan oinarrituta. Arkatzaileek bilaketa-laguntzak sortzen dituzte, bilduma bakoitzaren edukia, datak eta testuingurua deskribatzen dituzten inbentario txiki batzuk. Bilaketa-laguntzak gero eta gehiago argitaratzen dira datu-baseen bidez, bilaketa osoa eta aurrez aurre arakatzea baimentzen dutenak.

Sarbidea: Artxiboak mundura irekitzea

Sarbidea da artxiboen azken helburua. Estatuko sailek sarbide fisikoa eskaintzen dute irakurketa-geletan, non ikertzaileek jatorrizko materialak azter ditzaketen gainbegiratzepean. Gainera, urruneko sarbidea eskaintzen dute digitalizazioaren bidez, lineako datu-baseen bidez eta erreferentzia-zerbitzu birtualen bidez. Estatuko artxibo askok digitalizazio-programa sendoak dituzte, erabilera handikoak edo historikoki garrantzitsuak diren erregistroak linean, hala nola estatuko konstituzioak, lege legegileak, zerbitzu militarreko erregistroak eta mapa historikoak. Digitalizazioak ezin dira artxiboetara joan, ikasleak, estatu-ikertzaileak eta publikoak barne. Hala ere, sarbide-baldintzetako babes-beharrak behar dira, adibidez, eta sarbide-kontratuak, sarbide-kontratuak, eta segurtasun-kontratuak, adibidez, sarbide-kontratuak, eta segurtasun-kontratuak, eta segurtasun-kontratuak, baldintza pribatuak, eta segurtasun-kontratuak, baldintza pribatuak, eta segurtasun-kontratuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, adibidez, eta segurtasun-kontratuak, eta segurtasun-kontratuak, eta segurtasun-kontratuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak, baldintza pribatuak,

Lege-betebeharra: paisaia arautzailean zehar ibiltzea

Estatuko artxiboek lege eta arauen web trinko batean funtzionatzen dute. Horien artean, erregistroen kudeaketa-ekintzak, erregistro publikoen legeak, pribatutasun-legeak daude (adibidez, HIPAA osasun-datuetarako edo FERPA hezkuntza-erregistroetarako), eta estatu-sekretu zehatzen esleipen-planak gorde behar dira, beharrezko gutxieneko aldietarako, eta legez kanpo daudenak, ahal denean. Halaber, administrazio-erakundeei aholkatzen diete erregistroak kudeatzeko jardunbide egokiei. Betebeharrak estatuko abokatu edo lege-organoen edo gainbegiratze-organoen ohiko ikuskapenak edo gobernu-organoen koordinazioa dakar. Horrez gain, artxiboek copyright- eta jabetza intelektualeko arazoak kudeatu behar dituzte, eta jabetza-erakundeen esku-emaileen esku-emaileen esku-eskuliburutegien esku uzten dituztenei, eta erregistro pribatuen esku uzten zaienean, eta erregistroak babesteko, eta erregistroak, eta erregistroak babesteko, eta lege-eskuliburutegien esku.

Kontserbazioa ezinbesteko: estrategia fisiko eta digitalak

Hain da garrantzitsua kontserbazioa, non bere eztabaida zabaldua merezi duen funtzioen ikuspegi orokorraz harago. Gaur egungo estatu-sailek erronka bikoitza dute aurrean: paper, film eta euskarri magnetikoen bildumak mantentzea, eta gobernu modernoak sortutako erregistro digitalen uholdea hartzea. Euskarri bakoitzak estrategia espezifikoak behar ditu, baina biek helburu bera dute: urte, hamarkada edo mendeetako erabilerraztasuna bermatzea etorkizunean.

Kontserbazio fisikoa XXI. mendean

Kontserbatzeko metodo tradizionalak funtsezkoak dira erregistro historiko gehienetan. Estatuko sailek dentsitate handiko apalkuntzan, suteak kentzeko sistemetan eta HVAC sistemetan inbertitzen dute, 65-68°F eta 35-45% hezetasun erlatiboa duten paperetan. Filmek, argazkiek eta euskarri digitalek ere eskakizun zorrotzagoak dituzte. Departamentu askok barneko kontserbazio-laborategiak ezarri dituzte, malkoak konpontzeko, zinta kentzeko eta papera desakidatzeko.

Kontserbazio digitala: helburu mugikor bat

Kontserbazio digitala da, ziurrenik, estatu-sailen mugarik zailena. Papera ez bezala, mendeetan zehar iraun dezakeena baldintza onetan, fitxategi digitalak hauskorrak dira. Urte askotan zaharkituta dauden hardware, software eta formatu jakin batzuen mende daude. 1990eko WordPerfect fitxategia irakurtezina izan daiteke tresna espezializaturik gabe. Estatuko artxiboek babes-sistema digital sendoak ezarri behar dituzte, osotasuna egiaztatzeko, fitxategiak hainbat kokalekutan gordetzeko (kanpoan), eta formatu-migrazioa edo emulazioa kudeatzeko modu aktiboan. TheFchiLT:0Libradition of Congress's for Digital Preservation programa, LT1, LT: LTXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Estatuko artxiboen kudeaketa ez da ariketa tekniko edo administratibo hutsa, demokrazia eta eskubide indibidualen ehunean sakon errotua dago. Estatuko sailek etengabe ibili behar dute jakinaren gainean eta gizabanakoaren pribatutasunerako eskubidearen artean. Informazio sentikorra duten erregistroetarako bereziki zorrotza da: erregistro medikoak, auzitegiko fitxategiak, zerga-itzulpenak eta langileen fitxategiak. Estatu gehienek lege horiek zehaztu behar dituzte noiz ireki daitezkeen, eta, askotan, 75 errolda edo 100 erregistro artxibatiboetarako.

Erronkak eta etorkizuneko joerak

Estatu sailek erronka ugariri aurre egiten diete, beren eginkizuna betetzeko gaitasuna arriskuan jartzen dutenak. Erronka horiek pentsamendu berritzailea, borondate politikoa eta inbertsio iraunkorra eskatzen dute. Hauek dira estatuko artxiboen etorkizunaren itxura ematen duten gai eta joerarik premiazkoenetako batzuk.

Infektatu eta lan-eskaintzak

Artxiboak, sarri, estatuko beste zerbitzu batzuekin konparatuta finantzatzen dira. Aurrekontu-murrizketak atzera dezake prozesatzean, digitalizazioan eta sarbide publikoko orduak murriztean. Estatuko artxibo askok funts orokorren eskurapen, diru-laguntzen nahasketan oinarritzen dira (FLT:0]] Argitalpen eta Erregistroen Batzorde Historiko Nazionaletik (NHPRC) eta estatuko gizatasunen kontseiluetatik), eta kuotan oinarritutako zerbitzuen artean. Lan-langileak zahartzen ari dira, eta ez dira nahikoa programa graduatuak estatu-ikasketak ordezteko.

Born-Digital Records-en erronka

Gaur egun, gobernu-erregistro gehienak digitalki sortzen dira, baina asko ez dira inoiz formatu iraunkorretan inprimatu edo gordetzen. Posta-helbideak, datu-baseak, GIS fitxategiak eta gobernarien webgune ofizialak ere digital jaioak dira. Erregistro horiek eskuratzea zaila da, agentziak ez baitira atxikitze-orduak jarraitzen, edo fitxategiak artxibora iristezinak diren sistema jabedunetan gordetzen baitira. Estatuko sailek autoritatea eta gaitasun teknikoa behar dute erregistro horiek ezabatzeko edo galtzeko. Horrek IT sailekin eta legezko mandatuekin lankidetza behar du, artxiboen kudeaketa-erregistroak egiteko eskubidearen erregistro digitalen bidez ikuskatzeko sistemak emateko.

Adimen artifiziala eta ikasketa automatikoa

AAk aukera eta arriskuak eskaintzen ditu estatuko artxiboetarako. Alde positiboan, makina-ikaskuntzak automatikoki sailkatu eta atera ditzake metadatuak bilduma handietatik, eskuz idatzitako dokumentuak (adibidez, idazketa-ezagutzea erabiliz) eta birak egiteko informazio sentikorra detektatu. AAk babes digitalean ere lagun dezake fitxategi-formatuaren arriskuak monitorizatuz. Hala ere, AA algoritmoek iraun dezakete erregistro historikoetan edo metadatuetan dauden albo-ondorioak. Estatuko sailek AA tresnak ebaluatu behar dituzte, etikoki eta gardenki erabiltzen direla bermatuz.

Klima-aldaketa eta hondamendi naturalak

Artxiboak gero eta ahulagoak dira muturreko eguraldi-gertakarien aurrean: urakanak, suteak, uholdeak eta itsas maila gorakorrak. Katrina urakanak, adibidez, Louisianako estatu eta tokiko erregistro asko kaltetu edo suntsitu ditu. Estatuko sailek hondamendien prestaketari lehentasuna ematen diote, erregistro digitalen eta bilduma fisikoen larrialdi-hornikuntzak barne. Estatu batzuek artxiboak eraikitzen dituzte uholde-lautaden gainetik, suarekiko erresistenteak diren materialak erabiliz eta babeskopia-sortzaileak instalatuz. Klima-aldaketak material fisikoak hondatzea ere bizkortzen du, eta ingurumena eta kontserbazioa areagotzeko beharra areagotzen du.

Erregistroaren kultura eraikitzea: lankidetza eta dibulgatzea

Estatuko artxiboek, sarritan, tokiko gobernuei, hiriei eta eskola-barrutiei prestakuntza eta orientazioa ematen diete, beren artxibo profesionalak falta zaizkielarik. Erregistroak atxikitzeari, hondamendiak berreskuratzeari eta idazteari buruzko tailerrak egiten dituzte. Dibulgazio-programek historiara eramaten dute erakusketa, sare sozial eta K-12 hezkuntza-baliabideen bidez. Adibidez, estatu-artxibo batek unibertsitate batekin batera joan behar du, Gerra Zibila digitalizatzeko eta ikasle-programak sortzeko, hala nola, informazio publikoa eta informazio publikoa eskuratzeko baliabideak.

Digitalizazio-proiektuak zabalkuntza-harri bihurtu dira. Estatuko artxiboek material asko erabiltzen dute linean, hala nola naturalizazio-erregistroak, estatuko erroldak eta lur-patenteak. Bilduma digital horiek genealogistek eta historialariek erabiltzen dituzte, eta jatorrizkoen higadura murrizten dute. Kongresuaren Zuzendaritza Digitalaren Liburutegi Nazionalak, memoria-erakundeen arteko lankidetzarako baliabideak eskaintzen ditu. Gainera, estatuko artxiboek eskala handiko lankidetzan parte hartzen dute, hala nola FLT:2Balance of State of Congress-en kontserbazio- eta azpiegitura digitalen ezagutza partekatuan.

Ondorioa:

Artxiboak eta erregistro historikoak kudeatzen dituzten estatu sailek ezinbesteko zerbitzu publikoa egiten dute. Ziurtatu egiten dute iraganeko belaunaldien erabaki, borroka eta lorpenak ez direla denbora edo zabarkeriara galtzen. Bilduma zainduaren, kontserbazioaren, antolaketaren eta sarbidearen bidez, gizarte demokratikoen mende dauden gardentasun, kontu-emate eta kultura-ondarearen printzipioak babesten dituzte. Erronkak garrantzitsuak dira: mugak, uholde digitalak, lege-konplexutasunak eta ingurumen-mehatxuak, baina sariak neurrigabeak dira. Gizarte batek badaki bere historia hobeto nabigatzen duela etorkizunean.