اهمیت محرمانه بودن در برخی از جلسات اداری

نمونه های دقیق محرمانه بودن در انواع خاص شنوایی اداری

برای درک اینکه محرمانه بودن در عمل چگونه عمل می کند، به بررسی چند دسته از شنوایی های اداری که در آن این حفاظت ها به ویژه قوی هستند، کمک می کند.

پزشکی و بهداشت و درمان مجوز شنوایی

هنگامی که یک هیئت پزشکی دولتی اقدام انضباطی علیه یک پزشک را در نظر می گیرد – برای مثال، برای سوء استفاده از مواد، غفلت شدید یا سوء رفتار جنسی – معمولاً در مرحله تحقیق محرمانه است. سوابق پزشکی بیمار شواهد مرکزی هستند و این سوابق توسط هر دو HIPAA و قوانین حفظ حریم خصوصی دولتی محافظت می شوند.حتی پس از تصمیم نهایی، بسیاری از هیئت مدیره تنها خلاصه ای از حقایق و نام های تحریم را منتشر می کنند، در حالی که ممکن است اطلاعات خاص بیمار را حفظ کنند.

شنوایی اشتغال و ناتوانی

شنوایی قبل از کمیسیون فرصت اشتغال برابر (EEOC) یا سازمان های حقوق بشر دولتی اغلب شامل اتهامات تبعیض بر اساس نژاد، جنسیت، معلولیت یا مذهب است.این شواهد ممکن است شامل سوابق پزشکی، ارزیابی های روانشناختی و ارتباطات خصوصی باشد.در طول بررسی و فازهای ارتباطی شخصی توسط قانون (به عنوان مثال، ۴۲ تاریخ، ایالات متحده، گزارش امنیت اجتماعی) به طور مشابه در طول فرآیند شنیدن اطلاعات شخصی (۷) است.

محیط زیست و شنوایی نظارتی

هنگامی که یک شرکت یک نقل و نقل محیط زیست یا انکار مجوز قبل از یک هیئت مدیره محیط زیست دولتی را به چالش می کشد، شنوایی ممکن است شامل فرآیندهای تولید اختصاصی، فن آوری های کنترل انتشار، یا داده های تحقیقاتی باشد.دولت و سازمان های محیط زیست فدرال اغلب از دستور های حفاظتی برای جلوگیری از این اطلاعات محرمانه و یا افشای اطلاعات تجاری خود استفاده می کنند.

مهاجرت و شنوایی پناهندگی

رسیدگی های مهاجرت در بسیاری از کشورها به طور پیش فرض محرمانه است، به ویژه در موارد پناهندگی که متقاضی از آزار و اذیت می ترسد، در ایالات متحده، جلسات دادگاه مهاجرت به طور کلی برای عموم مردم باز است، اما رسیدگی های پناهندگی تقریبا همیشه برای محافظت از ایمنی خانواده متقاضی بسته است، قوانین اداره اجرایی برای بررسی مهاجرت اجازه می دهد اقدامات حفاظتی از جمله در گواهی دوربین، سوابق مهر و موم شده و افشای محدود از شواهد کشور باقی مانده به معنای واقعی کلمه کلیدی در شناسایی آنها است.

چالش های در تعادل با شفافیت و پاسخگویی

در حالی که محرمانه بودن ضروری است، بدون مشکل نیست یا راز بیش از حد مورد بررسی می تواند اعتماد عمومی را تضعیف کند، اشتباهات اداری را پنهان کند و از نظارت معنادار جلوگیری کند.

خطر بی عدالتی در پشت درهای بسته

هنگامی که شنوایی کاملا محرمانه است، خطر وجود دارد که تصمیمات تعصب آمیز، بی نظمی های رویه ای یا سوء رفتار آشکار توسط مقامات غیر قابل توضیح است.تحقیقات رسانه ای و بررسی عمومی به عنوان بررسی قدرت محرمانه خود عمل می کنند، و یا اینکه همه پرونده های شنوایی را به طور خودکار پوشش می دهند - بدون توجیه پرونده - انتقاد از اینکه سیستم محافظت از مواد نظارت خود را به جای اینکه یک رژیم محدود دسترسی به عنوان یک رژیم محدود شامل شود، باید شامل شود.

اختلافات در قبال احزاب و مقامات

وکلا که مشتریان را در جلسات محرمانه نمایندگی می کنند، با وظایف اخلاقی هر دو برای محافظت از اطلاعات محرمانه مشتری و عمل کردن به طور قاطع مواجه هستند، گاهی اوقات یک مشتری ممکن است بخواهد اطلاعاتی را فاش کند که قوانین باید مخفی نگه داشته شوند یا برعکس، افسران شنوایی ممکن است مجبور به حفظ محرمانه بودن شوند، اما همچنین وظیفه دارند تا برخی از مقامات سوء رفتار (به عنوان مثال سوء استفاده از کودک یا تقلب) را گزارش کنند.

چالش های عملی در اجرای

حتی با قوانین قوی، اجرای محرمانه بودن می تواند در عمل دشوار باشد. افشای الکترونیکی از نمایشگاه های شنوایی، افشای بی طرفانه در طول کشف، یا صحبت کردن در میان شرکت کنندگان می تواند هدف محرمانه بودن را شکست دهد.بدن اداری باید در سیستم های مدیریت اسناد امن، آموزش برای همه شرکت کنندگان و تحریم های معتبر برای نقض سرمایه گذاری کند.

بهترین تمرین ها برای حفظ محرمانه بودن در طول فرآیند شنوایی

برای سازمان ها، متخصصان حقوقی و احزاب درگیر در جلسات اداری، اقدامات زیر به اطمینان از این که محرمانه بودن بدون تبدیل شدن به مانعی برای عدالت موثر است، کمک می کند.

برنامه ریزی و دستورالعمل های حفاظتی

در مرحله اول، مقامات شنوایی باید تعیین کنند که آیا محرمانه بودن به طور قانونی مورد نیاز است یا مجاز است، اگر چنین باشد، یک دستور محافظ باید تعریف کند که چه اطلاعاتی محرمانه است، چه کسی ممکن است به آن دسترسی داشته باشد و چگونه باید پس از ادامه کار ذخیره و بازگردانده شود.

مدیریت ایمن شواهد فیزیکی و دیجیتال

تمام اسناد، ضبط ها و شواهد دیگر باید به وضوح به عنوان محرمانه برچسب گذاری شوند. فایل های الکترونیکی باید رمزگذاری شده و در سرورهای امن با log های دسترسی ذخیره شوند.نسخه های سخت باید در کابینت های قفل شده نگه داشته شوند و با زنجیره ای از حضانت ردیابی شوند.

دستورالعمل های درخواست شده برای شاهدان و ناظران

قبل از شروع هر شهادت، هر کسی که در جلسه استماع بسته حضور دارد باید به تعهدات محرمانه خود یادآوری کند، شاهدان باید هشدار داده شوند که در مورد شهادت یا شهادت دیگران در خارج از جلسه، اگر جلسه دادرسی تا حدی باز باشد، بخش محرمانه باید به وضوح سیگنال داده شود و افراد غیر مجاز باید از آنها خواسته شود که اتاق را ترک کنند.

تصمیم گیری های جمعی و وزرای عمومی

تصمیم نهایی باید شامل بخش توصیف هر گونه اقدامات محرمانه ای باشد که در آن اعمال شده است و نشان می دهد که در آن اقدامات قرمز اعمال شده است.یک نسخه عمومی از تصمیم باید آماده شود که نام، آدرس ها، داده های پزشکی، اسرار تجاری و سایر اطلاعات محافظت شده را برآورده کند.این نسخه عمومی نیاز به پاسخگویی در حالی که حفظ منافع حریم خصوصی اصلی.

آینده محرمانه بودن در شنوایی اداری

از آنجایی که تکنولوژی در حال تکامل است و انتظارات عمومی در مورد تغییر شفافیت، سیستم هایی که محرمانه بودن در شنوایی اداری را اداره می کنند، احتمالاً چندین روند در سال های آینده شکل خواهند گرفت.

افزایش ریسک های امنیت سایبری و دی ان ای

شنوایی از راه دور، که در طول اپیدمی COVID-19 رایج شد، آسیب پذیری های جدید را معرفی کرده اند. ضبط ویدئو، لاگ ها و سیستم های ثبت الکترونیکی همه نقاط بالقوه از سازمان های نقض هستند.در حال توسعه پروتکل هایی برای سیستم عامل های مجازی امن، رمزگذاری نهایی و آموزش اجباری برای شرکت کنندگان در جلوگیری از افشای غیر قابل احترام در طول شهادت از راه دور است.

افزایش تماس برای دولت باز و عدالت رویه ای

جنبش های شفافیت دولتی و عدالت رویه ای استدلال می کنند که رسیدگی های بسته می تواند به طور ذاتی سرکوبگرانه باشد، به ویژه هنگامی که گروه های محروم درگیر هستند، برخی از حوزه های قضایی با "باز بودن پیش بینی" برای جلسات اداری آزمایش می کنند، که نیاز به نشان دادن خاصی از آسیب قبل از مهر زدن هر بخشی از رکورد دارند.

دیدگاه های بین المللی و هماهنگ سازی

سیستم های حقوقی مختلف سنت های مختلفی در مورد محرمانه بودن اداری دارند.در اتحادیه اروپا، مقررات حفاظت از داده های عمومی (GDPR) محدودیت های سختگیرانه ای را در پردازش اطلاعات شخصی اعمال می کند که به طور مستقیم بر چگونگی اداره اسناد و مدارک اداری در کشورهای مشترک مانند کانادا و استرالیا تأثیر می گذارد، دادگاه های اداری وظایف مشترک محرمانه خود را توسعه داده اند.

نتیجه گیری

محرمانه بودن در جلسات اداری یک راز محرمانه اداری نیست؛ یک ابزار حقوقی پیچیده است که ارزش های رقابتی حریم خصوصی، candor، انصاف و پاسخگویی را متعادل می کند، هنگامی که به درستی اجرا می شود، از افراد آسیب پذیر در برابر ننگ و آسیب محافظت می کند، موقعیت رقابتی کسب و کار را حفظ می کند و تضمین می کند که تصمیم گیرندگان دسترسی به حقیقت کامل دارند، در عین حال باید نظارت محرمانه برای جلوگیری از هر کسی که به طور منطقی است، و یا مطمئن است، به عنوان یک سیستم های معتبر برای جلوگیری از افشای منطقی و معقول برای جلوگیری از اطلاعات.

با قدردانی از هر دو ضرورت محرمانه بودن و تنش های ذاتی آن، ذینفعان می توانند به سمت جلسات اداری که هم منصفانه و هم قابل اعتماد هستند، کار کنند.در عصری که نقض داده ها و نقض حریم خصوصی سرفصل های روزانه است، نظارت دقیق اطلاعات محرمانه در این انجمن های شبه قضایی هرگز مهم تر نبوده است.