Table of Contents
چرا شفافیت در بیانیه های شنوایی اهمیت دارد
وضوح بستر ارتباط موثر در هرگونه پیگیری شبه قضایی یا شبه داوری است.در یک جلسه اداری، تصمیم گیرنده - یک قاضی قانون اداری (ALJ) یا افسر شنوایی - نباید مقررات اغلب پیچیده، حقایق رقابت و روایت های متناقض را تجزیه کند.هنگامی که بیانیه حزب فاقد وضوح است، شنوایی مجبور به حدس زدن در مورد ابهام طولانی است، اگر نمی تواند به سوال در مورد خطا کمک کند، و استدلال های حزبی منجر شود.
یک بیانیه روشن از طریق سر و صدا کاهش می یابد، یک موضوع منطقی را ارائه می دهد که حقایق را به استانداردهای قانونی پیوند می دهد، به عنوان مثال، به جای گفتن "تصمیم آژانس ناعادلانه بود"، یک بیانیه روشن مشخص می کند: "سازمان درخواست من را بر اساس محاسبه نادرست از دوره واجد شرایط بودن من تحت بخش 5.2 از مقررات، همانطور که توسط سوابق متصل شده نشان داده شده است، نه تنها اطلاع از اطلاع از اینکه یک افسر قضایی، بلکه نشان می دهد که به طور دقیق و مشخص می دهد که یک مقام های خاص، ارائه می دهد که به طور دقیق در بیانیه مرجع قضایی، به طور دقیق و یا خیر.
آمار و شواهد حکایتی از قانون اداری این نکته را برجسته می کند. [۱] مطالعه توسط کنفرانس اداری ایالات متحده نشان داد که شنوایی هایی که احزاب ارائه می دهند، به وضوح نوشته شده در ۳۰ درصد سریعتر از کسانی که دارای ارسال مبهم یا غیر سازمان یافته هستند، سرعت را نشان می دهد، اما نتیجه: اظهارات واضح تر احتمالاً در یافته های مطلوب حاصل می شوند، زیرا آنها کمتر اتاق را برای تکمیل توصیه های کنفرانس با وضوح عمیق تر از حد و روشن تر ترک می کنند.
نقش دقیق در بیانیه های حقوقی
در حالی که وضوح به درک پذیری مربوط می شود، دقت دقیق به دقت یک بیانیه می تواند هنوز روشن باشد، به عنوان مثال، "من به دلیل یک اشتباه از مزایای آن محروم بودم" در سادگی آن روشن است، اما آن را در مورد ماهیت اشتباه، تاریخ آن رخ داده است، و شواهد حمایت از آن دقیق نیاز دارد که هر ادعای واقعی با یک جزئیات خاص، یک سند یا یک نام نظارتی، یک شماره تنظیم کننده، و یا یک نام نظارتی خاص، یک نام تنظیم کننده، یک.
دقت چندین تابع را ارائه می دهد.اول، اعتبار را ایجاد می کند که می تواند تاریخ دقیق را بخواند و بخش های خاصی از کد قابل اجرا را به نظر می رسد قابل اعتماد تر از آن است که به طور کلی صحبت می کند. دوم، دقت توانایی بازبینی حزب در مورد مبهم بودن پرونده درخواست شده است: در ثبت نام قانونی یا یادداشت برداری شده، یک بیانیه آشکار می تواند پیچیده یا رد شود.
دقت همچنین به انتخاب زبان گسترش می یابد، استفاده از "تقریبا"، "در اطراف"، یا "به طور مشابه" باید اجتناب شود مگر اینکه عدم اطمینان ذاتی به واقعیت باشد، در عوض، با توجیه پیش بینی می کند: "دستگاه در استفاده از 3 ژوئن به 10 ژوئن 2023، همانطور که توسط ثبت نام تعمیر و نگهداری در آن تاریخ تایید شده است، "در صورت برخورد با مقررات دقیق و توضیح می دهد که "به جای اینکه من می توانم به عنوان مثال "تنظیم دقیق" (به جای اینکه "F اشاره کنم، "ب، ".
عناصر کلیدی بیانیه های شفاف و دقیق
استفاده از زبان ساده و مستقیم
جلسات اداری اغلب شامل احزابی هستند که وکیل نیستند، حتی زمانی که مشاور حقوقی وجود دارد، افسر شنوایی انگلیسی را به زبان انگلیسی ساده می داند، از قوانینی مانند "فرودی" یا "مزام" خودداری می کند، به جای آن می گوید "با توجه به" یا "همانطور که در آن گفته می شود" جملات کوتاه با صدای فعال حرکت روایت را حفظ می کنند: "سازمان نامه انکار را در ۱ مارس ارسال کرد که من دریافت کردم تنها در سه روز پیچیده تر از این پاسخ دادن به من است.
به حقایق مرتبط پایبند باشید و از جزئیات غیر ضروری اجتناب کنید
هدف از یک بیانیه شنوایی متقاعد کردن واقعیت یاب در مورد مسائل مورد مناقشه است.اطلاعات پس زمینه اضافی - مانند سابقه طولانی شکایات شخصی غیر مرتبط با پرونده - نیروی استدلال را فراموش می کند، اگر یک جزئیات از یک عنصر قانونی حمایت نمی کند یا ادعای مخالفت، آن را امتحان مفید می داند: "اگر هنوز این سوال را حذف می کند، اگر یک افسر جزئیات از حذف آن خودداری کند، آیا هنوز این حقیقت مفید است؟"
درباره تاریخ، زمان و مکان ها مشخص باشید
جزئیات زمان و فضایی عبارت را در رکورد قرار می دهند: "در 15 سپتامبر 2023، در ساعت 10:30 صبح، من درخواست را در دفتر منطقه در خیابان اصلی 200، اتاق 203 ارائه دادم" اگر جلسه شامل یک توالی از رویدادها، ایجاد یک جدول زمانی یا جدول زمانی است، این نه تنها به شنیدن جریان کمک می کند، بلکه در تاریخ های مخالف در 10 آگوست، ادعا می کند که یک آژانس زمانی خاص ارسال کرده است.
بیانیه های پشتیبانی با شواهد در صورت امکان
هر ادعای واقعی باید بلافاصله پس از استناد به نمایشگاه حمایت شده باشد. [۱] در اظهارات کتبی، ضمیمه ارجاعات مانند "نگاه کنید به صفحه ۳، پاراگراف ۲" در شهادت شفاهی، به صراحت این سند را بیان می کند: "من به مکاتبات ایمیل اشاره شده به عنوان نمایشگاه D اشاره می کنم" شواهد بیان بیش از گمانه زنی ها را به اثبات تبدیل می کند.حتی زمانی که شواهد خود را به حساب می آورد.[۱۰]
از Jargon یا شرایط فنی اجتناب کنید مگر اینکه به وضوح توضیح داده شود.
اگر شما باید از اصطلاحات خاص صنعت استفاده کنید، بلافاصله آنها را تعریف کنید، یک مورد افشا کننده که شامل "CFR انطباق" است باید توضیح دهد که CFR برای کد مقررات فدرال است و بخش مربوطه را مشخص می کند، به طور مشابه، شرایط پزشکی در یک شنوایی معلولیت باید با توضیح ساده زبان همراه باشد: "وضعیت، شناخته شده به عنوان رایپاتی کمر، اشاره به فشرده سازی عصب در استدلال کاهش درد است که بدون هدف شنوایی، ممکن است به دنبال آن باشد.
آماده سازی بیانیه خود: یک رویکرد گام به گام
مرحله 1: چارچوب حقوقی را تشریح کنید
قبل از نوشتن یک جمله، قوانین قابل اجرا، مقررات یا سیاست های آژانس که بر پرونده حکومت می کنند را شناسایی کنید. عناصری که باید ثابت کنید (یا عدم اثبات) برای مثال، در یک جلسه استماع معلولیت اجتماعی، باید یک اختلال قابل تشخیص پزشکی را نشان دهید که از فعالیت قابل توجهی برای حداقل 12 ماه جلوگیری می کند.
مرحله ۲: جمع آوری و سازماندهی شواهد
جمع آوری تمام اسناد، ایمیل ها، logs، عکس ها یا گزارش های متخصص که از ادعاهای واقعی شما حمایت می کنند، لیست نمایش شماره ای را ایجاد کنید، مدارک زمانی یا با موضوع.این آماده سازی آن را آسان می کند تا بیانیه های دقیق بنویسید زیرا شما می توانید به جای تکیه بر حافظه، اقلام بتنی را ارجاع دهید.
مرحله 3: پیش نویس با خواننده در ذهن
فرض کنید که افسر شنوایی یک بار بیانیه شما را بخواند، شاید در حالی که به شهادت شفاهی نیز گوش می دهد، با قوی ترین نقطه خود، از جمله های موضوعی برای هر پاراگراف استفاده کنید. پاراگراف های طولانی را به بخش های قابل هضم سه تا پنج جمله تقسیم کنید.از سرفصل ها و زیر سرها (مانند آنهایی که در این مقاله) برای هدایت خواننده استفاده کنید.
مرحله 4: بررسی برای وضوح و دقت
اگر شما یک جمله را به تعویق بیندازید، آن را بازنویسی کنید. هر ادعای واقعی را در برابر شواهد بررسی کنید.اگر نمی توانید یک سند را ذکر کنید، در نظر بگیرید که آیا این ادعا ضروری است یا عبارات مبهم را تغییر دهید.به عنوان مثال، تغییر "تعجاز" برای "تضعطی ۴۷ روز، بیش از حد ۱۰ روزه تنظیم شده توسط تنظیم مقررات.
مرحله پنجم: دریافت یک پست یا مشاور
در صورت امکان، یک همکار یا مشاور حقوقی، بیانیه شما را خوانده باشد.از آنها بخواهید هر نقطه ای را که به نظر می رسد نامشخص یا غیر قابل انکار است شناسایی کنند.یک مجموعه تازه از چشم ها اغلب شکاف هایی را که نویسنده در جلسات رسمی نادیده می گیرد، این مرحله می تواند تفاوت بین ارسال مبهم و متقاعد کننده یک باشد.
قرص های معمولی برای جلوگیری از
Vagueness و Generality
بیانیه هایی مانند "سازمان با من ناعادلانه رفتار کرد" یا "آنها بسیاری از اشتباهات" تقریبا بی فایده هستند، آنها حزب مخالف را دعوت می کنند تا بدون پرداختن به اقدامات خاص، هویت عمومی را انکار کنند.
زبان عاطفی
کلماتی مانند "بیرون از حد" ، "بیدار" یا "شوک" می توانند اعتبار را در یک جلسه رسمی تضعیف کنند ، افسر شنوایی انتظار دارد که ارائه های واقعی ، ارائه های اندازه گیری شده ، جذابیت های عاطفی حتی ممکن است تصمیم گیرنده علیه سخنران را که ممکن است به نظر می رسد تعصب یا غیر قابل اعتماد است ، تضعیف کند: "تصمیم مخالف سیاست منتشر شده بود" وزن بیشتری نسبت به "تصمیم گیری کامل اشتباه" دارد.
بدون خستگی
در حالی که شنوایی اداری اغلب قوانین صریح و روشن را دارند، می شنوند – وضعیت هایی که کسی در جلسه حضور ندارد – هنوز شواهد ضعیف است اگر شما مجبور به اعتماد به حساب دست دوم هستید، توضیح دهید که چرا منبع اصلی در دسترس نیست و حمایت از شواهد مبهم است، اما بهتر است، یک اعلامیه سوگند خورده از سخنران اصلی.
عدم پذیرش در داخل بیانیه
تناقض ها اعتبار را از بین می برند اگر شما در بند دو اظهار نظر کنید که در 1 آگوست نامه را دریافت کرده اید و سپس در پاراگراف 10 که در 3 اوت دریافت کرده اید، افسر شنوایی به اطمینان کلی شما شک خواهد کرد.
شکست در آدرس Weak Points
یک بیانیه یک طرفه که شواهد مخالف را نادیده می گیرد، حزب مخالف را به برجسته کردن حذف ها دعوت می کند. حقایق نامطلوب را تصدیق می کند و توضیح می دهد که چرا آنها ناشاد نیستند، به عنوان مثال: "در حالی که این حقیقت است که درخواست من در ابتدا ناقص بود، دولت های هدایت آژانس که برنامه های ناقص باید برای 30 روز نگه داشته شوند تا اجازه دهند که متقاضی به درمان کمبود - یک آژانس گام این بحث را تقویت نکرد اما این بحث را متوقف کرد.
مزایای بیانیه های خوب-Prepared
افزایش قابلیت پذیری
یک بیانیه روشن و دقیق نشان می دهد که سخنران تکالیف خود را انجام داده است، نشان می دهد که احترام به روند شنوایی و برای تصمیم گیرنده، اعتبار می تواند وزن را حتی زمانی که حقایق نزدیک هستند، حمل کند. ALJs اغلب توجه می کند که احزابی که بیانیه های خوب سازمان یافته ارائه می دهند، بیشتر احتمال دارد که موقعیت های پذیرفته شده خود را داشته باشند.
جلسات شنوایی کارآمد
هنگامی که اظهارات به خوبی آماده هستند، شنوایی می تواند بر مسائل واقعاً مورد مناقشه تمرکز کند.در حقیقت، توضیحات کمتر مورد نیاز است، تکرار متقابل موثرتر می شود و افسر شنوایی می تواند تصمیم گیری را سریع تر انجام دهد.این هر دو طرف با کاهش استرس و هزینه های قانونی. کنفرانس اداری ایالات متحده بارها توصیه کرده است اظهارات قبل از تمرین به عنوان بهترین روش برای ساده.
کاهش ریسک درک یا اختلافات
اگر یک بیانیه شنوایی مبهم باشد، حریف ممکن است بعدا استدلال کند که حزب چیزی را که قصد نداشت، پذیرفته یا تصدیق کرد.زبان دقیق از آن خیابان ها بسته می شود، یک رکورد روشن احتمال حرکت های پس از تمرین را برای اصلاح رکورد یا بازگشایی شهادت کاهش می دهد.
تصمیم گیری آگاهانه –Making
هدف نهایی هر جلسه اداری، یک قطعنامه بر اساس حقایق و قانون است.[۱] یک بیانیه آماده شده به افسر شنوایی با ابزارهای مورد نیاز برای رسیدن به این قطعنامه مجهز می کند. [۱] ارتباط روشنی بین شواهد و استانداردهای قانونی برقرار می کند و تصمیم به نوشتن و دفاع از بیان را در صورت درخواست مجدد، آسان تر می کند.
توصیه های عملی نهایی
نوشتن یک بیانیه واضح و دقیق اداری لوکس نیست - یک ضرورت استراتژیک است.پیش نویس چندین نسخه را امتحان کنید. استدلال های خود را در برابر پاسخ های احتمالی حزب مخالف استفاده از زبان مقررات به عنوان راهنمای خود و همیشه حمایت از هر حقیقت با یک نمایشگاه یا مرجع خاص.
به یاد داشته باشید که افسر شنوایی یک انسان با زمان و توجه محدود است، کار خود را با مستقیم، دقیق و به خوبی سازمان یافته آسان تر کنید: در عوض، شانس خود را برای یک نتیجه مطلوب افزایش می دهید، چه شما خودتان را نمایندگی می کنید یا با مشورت کار می کنید، اصول وضوح و دقت یکسان باقی می مانند: آنها ستون های دوقلو هستند که بر اساس متقاعد کردن استدلال های قانونی، می باشند.