Table of Contents
جلسات عمومی و چگونگی حضور در این مراسم: راهنمای شهروندی
جلسات عمومی یک پایه حکومت دموکراتیک است، ارائه یک کانال مستقیم برای شهروندان برای تعامل با دولت محلی خود، درک تصمیمات کلیدی و شنیدن صدای آنها است، چه یک جلسه شورای شهر، جلسه هیئت مدیره مدرسه، یا جلسه هیئت مدیره منطقه ای شنیدن، این گردهمایی ها شفافیت و پاسخگویی را برای بسیاری از، روند پیدا کردن، حضور و شرکت در یک جلسه عمومی می تواند شما را به طور موثر از طریق کشف همه چیز و درک نظر عمومی کمک کند.
درک جلسات عمومی
در هسته خود، جلسات عمومی گردهمایی های رسمی یک دولت یا آژانس است که برای عموم مردم باز است، آنها توسط قوانین جلسه باز اداره می شوند، اغلب به نام "قوانین نور خورشید" نامیده می شوند، که نیاز به توجه بیشتر جلسات از قبل، قابل دسترس برای همه، و مردم یک فرصت برای اظهار نظر داده می شود.
انواع جلسات عمومی
جلسات عمومی در بسیاری از اشکال قرار دارند، هر کدام با یک هدف و ساختار متمایز. درک نوع جلسه ای که قصد حضور دارید، به شما کمک می کند تا به طور مناسب آماده شوید.
- شورای شهر یا هیئت نظارت بر جلسات: این جلسات رایج ترین نشست های دولت محلی است.آنها همه چیز را از احکام عبور و بودجه های اثبات برای بحث در مورد پروژه های توسعه جامعه پوشش می دهند.
- ]برنامه ریزی و نشست های کمیسیون زودیینگ: این تمرکز بر استفاده از زمین، مجوز ساختمان، تغییرات منطقه ای و برنامه ریزی بلند مدت اغلب شامل ارائه های دقیق و شنیدن عمومی در پروژه های خاص.
- جلسات هیئت مدیره مدرسه: هیئت مدیره مدرسه بحث سیاست، تغییرات برنامه درسی، ارتقاء تسهیلات و بودجه های موثر بر مدارس محلی است.
- جلسات ویژه منطقه: بسیاری از جوامع دارای مناطق ویژه برای آب، پارک ها، کتابخانه ها و یا حمل و نقل هستند. هر کدام جلسات عمومی خود را دارند که به طور مستقیم بر کیفیت زندگی شما تاثیر می گذارد.
- جلسات عمومی: در حالی که از نظر فنی بخشی از جلسات دیگر، جلسات عمومی دوره هایی برای اعضای جامعه تعیین شده است تا شهادت رسمی در مورد یک موضوع خاص، مانند یک قانون پیشنهادی یا طرح توسعه.
الزامات قانونی برای جلسات عمومی
در ایالات متحده، قوانین جلسه باز در هر دو سطح ایالتی و محلی وجود دارد. [۵] این قوانین معمولاً نیاز دارند که جلسات حداقل ۴۸ تا ۷۲ ساعت قبل ارسال شوند، که برنامه ها منتشر می شوند و این دقیقه ها برای عموم مردم ثبت و در دسترس هستند. برخی از بدن ها همچنین اجازه می دهند تا مشارکت مجازی یا هیبریدی خود را با قوانین خاص آفتاب دولت خود آشنا کنید.
چگونه درباره جلسات پیدا کنیم
آگاه ماندن در مورد جلسات آینده اولین گام برای مشارکت است. خوشبختانه راه های مختلفی برای ماندن در حلقه وجود دارد، از تابلوهای اطلاع رسانی سنتی گرفته تا ابزارهای دیجیتال مدرن.
وب سایت های دولتی رسمی
اکثر شهرداری ها یک وب سایت را با یک بخش “Meetings” یا “Agendas & Minutes” حفظ می کنند، در اینجا شما تقویم جلسات آینده، دستور کار دانلود، بسته های جلسه و اغلب لینک هایی را برای پخش زنده یا آرشیو ویدئو پیدا خواهید کرد. Bookmark این صفحات و بررسی آنها در هفته.
اخبار محلی و رسانه ها
روزنامه های محلی، ایستگاه های تلویزیونی و رادیوی اجتماعی اغلب جلسات عمومی را در بخش “تعهدات هویت” خود فهرست می کنند.در عصر کاهش پوشش خبری محلی، این فهرست ها منبع قابل اعتماد به ویژه برای جلسات مهم یا پرمخاطره باقی می مانند.
انجمن های Bulletin و کتابخانه ها
تابلوهای گلوله فیزیکی در کتابخانه های عمومی، مراکز اجتماعی و سالن شهر هنوز برای ارسال اطلاعیه های جلسه استفاده می شوند، اگر شما یک یادآوری ملموس را ترجیح می دهید، این روش برای بسیاری از ساکنان خوب کار می کند.
رسانه های اجتماعی و E-Newsletters
بسیاری از سازمان های دولتی در حال حاضر از فیس بوک، توییتر (X) یا دره بعدی برای اعلام جلسات استفاده می کنند. زیرمجموعه ای از گزینه های ثبت نام در وب سایت شهر شما اغلب ساده ترین راه برای دریافت یک هضم هفتگی جلسات آینده و جلسات عمومی است.
سازمان های اجتماعی و همسایگان
انجمن های همسایه، گروه های مدنی و انجمن های صاحب خانه اغلب اطلاعات مربوط به جلسات عمومی مربوطه را به اشتراک می گذارند. پیوستن به یک گروه محلی یا پس از صفحه رسانه های اجتماعی محله شما می تواند شما را در مورد مسائل مربوط به بلوک شما مطلع کند.
برگزاری جلسات عمومی
هنگامی که شما یک جلسه برای حضور در آن را شناسایی کردید، آماده سازی اطمینان حاصل می کند که بیشترین تجربه را از آن دریافت می کنید. جلسات عمومی می تواند از سالن های شهر به خوبی شلوغ و جلسات کمیته ای آرام با تنها چند نفر در مخاطبان باشد.
قبل از جلسه: چک لیست آماده
- برنامه را بررسی کنید: دستور کار پیش از زمان منتشر شده و هر آیتم را فهرست کنید تا مورد بحث قرار گیرد.
- قالب را بشناسید: بررسی کنید که آیا جلسه در شخص، مجازی یا هیبریدی است.
- حمل و نقل و زمان خود را برنامه ریزی کنید حداقل 15 تا 20 دقیقه زودتر از آن، این به شما زمان می دهد تا پارک را پیدا کنید، از طریق هر گونه غربالگری امنیتی عبور کنید و صندلی را امن کنید.
- نظارت بر روند اظهار نظر عمومی: اکثر جلسات یک دوره تعیین شده برای نظر عمومی را کنار بگذارید، برخی از شما نیاز به ثبت نام در پیشبرد (به صورت ایمیل یا در یک برگه امضا در درب) دارند.
- لباس مناسب: جلسات عمومی رسیدگی رسمی است، در حالی که هیچ کد لباس سخت وجود ندارد، پوشیدن لباس تمیز و محترم می تواند به شما کمک کند احساس اعتماد به نفس بیشتری داشته باشید و یک تصور مثبت ایجاد کنید.
در طول جلسه: چه انتظاری باید داشته باشید
هنگامی که جلسه شروع می شود، رئیس جمهور (اغلب شهردار یا رئیس هیئت مدیره) جلسه را برای سفارش می نامد، آنها دستور کار را بررسی می کنند، تماس رول را دریافت می کنند و از طریق موارد حرکت می کنند.در اغلب جلسات، دوره اظهار نظر عمومی در ابتدای یا در نقاط خاص زمانی که یک مورد برای بحث در نظر می گیرد، برخی از بدن ها یک دوره عمومی در نزدیکی شروع یا جلسه برای موارد نهایی را در مورد موارد نهایی قرار می دهند.
یک ناظر توجه باشید که به گزارش ها و بحث ها گوش دهید، نکاتی را که ممکن است بخواهید بعداً به آن ها رسیدگی کنید یادداشت برداری کنید، حتی اگر صحبت نکنید، حضور شما سیگنالی را ارسال می کند که جامعه در حال تماشا کردن است.
جلسات مجازی و هیبریدی
بسیاری از نهادهای دولتی از سال 2020 فرمت های جلسه مجازی یا هیبریدی را برای شرکت در اینترنت به کار گرفته اند، معمولاً باید در پیش ثبت نام کنید یا از لینک ارائه شده استفاده کنید. [۱] ممکن است صندلی از شرکت کنندگان مجازی بخواهد تا با یک اتصال اینترنتی خوب، یک محیط آرام و یک میکروفون یا دوربین کار در صورت لزوم، تماس بگیرند.
مشارکت موثر
ایجاد یک نظر عمومی می تواند دلهره آور باشد، اما با آماده سازی می توانید پیام خود را به وضوح و متقاعد کننده ارائه دهید.این نظرات موثر مختصر، مرتبط و محترم هستند.
ساخت نظرات شما
- نام و وابستگی خود را بیان کنید [FLT 1] با شناسایی خود و اینکه آیا در منطقه زندگی می کنید، یک کسب و کار دارید یا نماینده یک گروه است، این امر باعث می شود که سهم شما در این زمینه باشد.
- Focus در یک موضوع: [FLT 1] مگر اینکه جلسه دارای یک دوره نظر باز برای هر موضوع باشد، به آیتم برنامه ای که برای آن امضا کرده اید بچسبانید و یا موضوعات غیر مرتبط را معرفی کنید.
- حقایق و تجارب شخصی را به اشتراک بگذارید: [FLT 1] داده ها را با نمونه های زندگی واقعی ترکیب کنید، به عنوان مثال، اگر در مورد بازسازی پارک صحبت کنید، به این نکته اشاره کنید که چگونه اغلب شما و خانواده تان از پارک استفاده می کنید و چه پیشرفت هایی برای شما به معنای بهبود است.
- آیا می خواهید به این نکته اشاره کنید؟ آیا از این طرح حمایت می کنید؟ آیا می خواهید به یک مطالعه بپردازید؟ آیا درخواست تاخیر دارید؟ آیا می خواهید درخواست کنید؟ آیا این کار را انجام دهید؟
- آن را کوتاه نگه دارید: اکثر دوره های نظر عمومی، سخنرانان را به 2 تا 5 دقیقه محدود می کند، نظر خود را با صدای بلند تمرین کنید تا در محدوده زمانی باقی بمانید.
در دوره عمومی
هنگامی که نام شما نامیده می شود، به podium بروید (یا خودتان را آنلاین بی صدا کنید) به وضوح و با سرعت متوسط صحبت کنید.اگر ارائه شده است، از میکروفون استفاده کنید.به اعضای شورا یا هیئت مدیره نگاه کنید، نه فقط در یادداشت های خود، اگر احساس عصبی بودن می کنید، بهتر است مکث کنید و نفس بکشید.
اگر دیگران قبل از شما صحبت می کنند، به طور مستقیم به نظرات خود پاسخ ندهید یا به آنها پاسخ ندهید، پس از اتمام، از بدن برای زمان خود تشکر کنید و به صندلی خود بازگردید.
ارسال نظرات نوشته شده
آماده نیست که به صورت شخصی صحبت کنید؟ شما اغلب می توانید نظرات کتبی را قبل از جلسه یا در طول آن ارسال کنید. بسیاری از بدن ها نیاز به شهادت کتبی دارند تا یک یا دو روز قبل از ثبت نام در رکورد گنجانده شوند، حتی اگر لازم نباشد، ارسال ایمیل به تمام اعضای شورا یا کارمند هیئت مدیره یک راه موثر برای ثبت نام صدا است.
پس از جلسه
پس از جلسه، چند دقیقه وقت بگذارید تا بررسی کنید که چه اتفاقی افتاده است.در صورت ارسال (معمولاً در عرض یک هفته) یا ضبط کردن آن ها (معمولاً در یک هفته) اگر تصمیمی گرفته شده باشد که شما به آن ها اهمیت می دهید، ایمیل کوتاه را با تشکر از آنها برای زمان خود و تجدید نظر موقعیت خود، پیام شما را تقویت می کند.
همچنین پیوستن به یک کمیته مشاوره شهروندی یا حضور در جلسات آینده برای ایجاد حرکت در یک موضوع را در نظر بگیرید.معامل مدنی موثر یک تعهد بلند مدت است نه یک رویداد یک بار.
بیشترین مشارکت مدنی شما
اختصاص جلسات عمومی یک راه قدرتمند برای تأثیرگذاری بر تصمیماتی است که جامعه شما را شکل می دهد. [۵] اعتماد بین ساکنان و مقامات را ایجاد می کند، دیدگاه های گوناگون شنیده می شود و دموکراسی را در سطح مردمی تقویت می کند، برای بینش عمیق تر در مورد چگونگی موثرتر شدن مشارکت شما، کشف منابع از سازمان هایی مانند FLT:0 OpenGov که راهنمایی های عملی برای دسترسی به اطلاعات محلی فراهم می کند.
علاوه بر این، پیوستن به کارگاه های آموزشی یا جلسات آموزشی در سخنرانی عمومی یا حمایت از بسیاری از غیر انتفاعی مانند لیگ رای دهندگان زنان راهنمایی های غیرحزبی در مورد چگونگی شهادت در شنوایی عمومی و تعامل با نهادهای دولتی محلی ارائه می دهد.
چالش های مشترک و چگونگی غلبه بر آن
درگیری های شلینگ
جلسات عمومی اغلب در طول شب های هفته ای اتفاق می افتد که می تواند با تعهدات کاری یا خانوادگی تعارض داشته باشد، اگر نمی توانید حضور داشته باشید، به نمایندگان خود بنویسید یا یک نظر کتبی ارائه دهید، بسیاری از بدن ها اکنون جلسات را ضبط می کنند و برای مشاهده ی اطلاعات بعدی خود را به صورت آنلاین ارسال می کنند.
احساس ترس
پیاده روی در یک اتاق جلسه رسمی می تواند عصبی باشد، به یاد داشته باشید که مقامات منتخب و کارکنان برای خدمت به شما وجود دارند.با حضور در جلسات به آرامی شروع کنید تا پویایی را مشاهده کنید، هنگامی که جریان را درک می کنید، صحبت کردن آسان تر می شود.
مسائل پیچیده
برخی از موارد دستور کار، مانند تخصیص بودجه یا برنامه های توسعه، می توانند شامل اصطلاحات فنی قبل از جلسه، نگاه کردن به هر شرایطی که شما نمی دانید، دفتر کارمند شهر برای توضیح ساده زبان، بسیاری از شهرداری ها در حال حاضر منتشر "د ورق" و یا خلاصه در کنار بسته های برنامه خود.
زمان محدود برای صحبت کردن
هنگامی که زمان تنگ است، یک نسخه یک دقیقه از نظرات خود را با تمرکز بر پرسش کلیدی آماده کنید، همیشه می توانید یک نسخه طولانی تر برای ثبت نام ارسال کنید. برخی از بدن ها به گروه ها اجازه می دهند یک سخنران واحد را طراحی کنند؛ با متحدان هماهنگ کنید تا از تکرار اجتناب کنند.
نتیجه گیری
جلسات عمومی فقط رسمی نیستند – آنها انجمن های زندگی هستند که در آن صداهای جامعه سیاست واقعی را شکل می دهند، با یادگیری نحوه پیدا کردن جلسات، آماده سازی متفکرانه و شرکت به طور موثر، شما از یک ناظر منفعل به یک عامل فعال از تغییر تبدیل می کنید، و حضور شما در این گردهمایی ها، اصل را تقویت می کند که دولت بهترین کار می کند زمانی که با مردم آن کار می کند، امروز با نگاه کردن به برنامه شورای محلی خود و حضور شهروندان آینده شما بستگی دارد.