نکات عملی برای ارتباط موثر با نمایندگان شما

درک فرآیند قانون گذاری

برای برقراری ارتباط موثر، مهم است که درک درستی از چگونگی عملکرد فرآیند قانون گذاری داشته باشید، این دانش به شما کمک می کند تا نگرانی های خود را به فرد مناسب در زمان مناسب هدایت کنید.برای مثال، شما نمی خواهید با یک قانونگذار ایالتی در مورد یک مسئله فدرال یا برعکس تماس بگیرید.

قانون گذاری معمولاً از طریق چندین مرحله حرکت می کند: معرفی، بررسی کمیته، بحث کف، رای گیری و تایید اجرایی. درک اینکه یک لایحه خاص در این فرآیند است می تواند به شما کمک کند تا ارتباطات خود را برای حداکثر تأثیر، عاقلانه است که در مراحل قانونی ارتباط برقرار کنید و یک تجاوز ثابت با سناتورها، نمایندگان و کارکنان خود ایجاد کنید تا به عنوان ایده ها نفوذ داشته باشید.

نقش کارکنان قانون گذاری

در حالی که یک قانون گذار ممکن است متخصص در یک یا دو موضوع باشد، برای هر قانونگذار غیر ممکن است که هر موضوعی را که احتمالاً قبل از کنگره مطرح می شود، به عنوان یک متخصص انتخاب شده، تخصص خارجی و ورودی تشکیل دهنده برای نشان دادن مردم منطقه یا دولت خود، به این واقعیت مهم است، زیرا اکثر ارتباطات شما در واقع توسط کارکنان اداره می شود نه به طور مستقیم انتخاب شده است.

تقریبا تمام نامه ها توسط یک دستیار قانون گذاری شده است که معمولا با ارسال نامه های فرم پاسخ می دهند، در حالی که خبرنگاران قانون معمولا پاسخ های شخصی را می نویسند، توسط این کار دلسرد نمی شوند – کارکنان متخصص هستند که ارتباطات را جدی می گیرند و پیام های مهمی را به مدیران کنگره ارسال می کنند.

آماده سازی برای ارتباطات موثر

بررسی موضوع Thorough

قبل از رسیدن به نماینده خود، زمان را در درک موضوعی که می خواهید بحث کنید، جمع آوری حقایق، آمار و نمونه هایی که از موقعیت شما حمایت می کنند، سرمایه گذاری کنید.اگر نگران یک بخش خاص از قانون هستید، درباره شماره لایحه، وضعیت فعلی آن و آنچه که در صورت تصویب آن انجام می شود، یاد بگیرید.

بررسی موقعیت نماینده خود را در مورد موضوع اگر آنها یک به طور عمومی اعلام کرده اند، بررسی وب سایت خود، انتشار مطبوعات اخیر، رکورد رای گیری و حساب های رسانه های اجتماعی قبل از برقراری ارتباط با اعضای کنگره، بازدید از وب سایت های خود را برای آخرین اطلاعات در مورد اولویت های بالا خود را.این دانش پس زمینه اجازه می دهد تا شما را به خیاط پیام خود را به طور موثر و به اعتراض های بالقوه و یا نگرانی های نماینده خود را ممکن است.

افکار و امتیازات کلیدی خود را سازماندهی کنید

ارتباطات موثر نیاز به وضوح و تمرکز دارد قبل از اینکه به آن برسید، افکار خود را سازماندهی کنید و مهم ترین نکاتی را که می خواهید ایجاد کنید شناسایی کنید، سه نکته قوی را انتخاب کنید که در متقاعد کردن قانونگذاران برای حمایت از موقعیت و جسم شما موثر خواهد بود. داشتن یک ساختار واضح به اطمینان از پیام شما کمک می کند منسجم و متقاعد کننده است، آیا شما یک نامه می نویسید، یک تماس برقرار می کنید یا ملاقات شخصی در آن شخص.

در نظر بگیرید که دیدگاه شما چه چیزی منحصر به فرد یا ارزشمند است، آیا شما تجربه شخصی با موضوع دارید؟ آیا شما تحت تاثیر سیاست در سوال هستید؟ آیا شما تخصص حرفه ای دارید که مرتبط است؟ این عناصر می توانند ارتباطات شما را قانع کننده تر و به یاد ماندنی تر کنند.

آماده سازی مواد

ارتباطاتی که مقامات دولتی را تحت تاثیر قرار می دهد باید روشن، مختصر، دادگاهی و منطقی باشد، آنها با استناد به شواهد و مثال تقویت می شوند، جمع آوری مواد مانند مقالات خبری محلی، مطالعات تحقیقاتی، داستان های شخصی یا داده هایی که نشان دهنده نقطه شما هستند، انتخابی هستند - شما می خواهید شواهد کافی برای حمایت از موقعیت خود بدون افشای نماینده یا کارکنان خود با اطلاعات بسیار زیاد ارائه دهید.

انتخاب روش ارتباطی مناسب

همه روش های تماسی همان وزن را حمل نمی کنند.تحقیقات توسط سازمان هایی که عملیات کنگره را بررسی می کنند، سلسله مراتب روشنی از نفوذ را نشان می دهد. موثرترین روش ها نیازمند تلاش بیشتر و تسهیل ارتباط شخصی هستند، در حالی که ارتباطات عمومی کمترین تاثیر را دارند.

جلسات در رده: استاندارد طلا

تعامل مستقیم، چهره به چهره استاندارد طلا برای حمایت است.این موثرترین راه برای ایجاد یک رابطه، انتقال شور و صداقت است و بحث در مورد مسائل پیچیده به طور دقیق است.در جلسات چهره به چهره، حتی موثر تر از برقراری ارتباط با مقامات منتخب است.

یک جلسه شخصی نشان می دهد تعهد بالا و شما را از یک نام در یک نامه به یک فرد به یاد ماندنی تبدیل می کند، اما اجازه می دهد تا گفتگوی واقعی از طریق دیگر غیر ممکن است.در حالی که برنامه ریزی یک جلسه نیاز به تلاش و برنامه ریزی بیشتر از روش های دیگر دارد، تاثیر بالقوه آن را برای مسائل شما بسیار مهم می کند.

هنگام درخواست جلسه، با زمان بندی و مکان، نمایندگان اغلب در دفاتر منطقه خود نسبت به دفاتر واشنگتن در دسترس بودن بیشتری قرار دارند.اگر نماینده در دسترس نباشد، این کارکنان اغلب نفوذ قابل توجهی در تصمیمات سیاسی دارند.

تلفن های همراه: Direct and Timely

تماس تلفنی یکی از موثرترین روش های سریع برای شنیدن صدای شما است. تماس به جای ایمیل اگر موضوع فوری باشد، تماس تلفنی تنها موثرترین راه برای تاثیر گذاری است. تماس های تلفنی نشان دهنده سطح بالاتری از تعهد نسبت به ایمیل و اجازه ارتباط فوری است که به ویژه در هنگام حرکت سریع است.

شما می توانید نماینده خود را مستقیماً تماس بگیرید یا به صندوق سوئیچ کاپیتالیست ایالات متحده در 202-224-3121 تماس بگیرید، یک راه برای صرفه جویی در زمان و کمک به شما برای برقراری تماس با کنگره یک عادت، نجات شماره تلفن های قانونگذاران در تلفن همراه شما است.این باعث می شود که تماس به طور منظم و ماندن با مسائل مداوم راحت تر شود.

هنگام تماس تلفنی، انتظار داشته باشید با یک عضو کارکنان به جای نماینده مستقیم صحبت کنید. فردی که انتخاب می کند به طور معمول یک دستیار کارکنان یا یک کارآموز است یا ممکن است نیاز به ترک یک ایمیل صوتی داشته باشید، آنها به آنچه شما باید بگویید و پیام خود را به عضو کنگره ارسال می کنند، اگر صحبت با یک فرد واقعی باعث عصبی شدن شما می شود، می توانید ساعت ها تماس بگیرید تا یک ایمیل را ترک کنید.

دانلود کتاب های نوشته شده: نامه ها و ایمیل ها

نامه ها و فکس ها یک راه بسیار موثر برای برقراری ارتباط با مقامات منتخب شما هستند. مکاتبات کتبی به شما اجازه می دهد تا یک بحث دقیق و به خوبی سازمان یافته ارائه دهید و یک رکورد دائمی از ارتباطات شخصی خود را فراهم می کند و احتمالاً پاسخ بیشتری دریافت می کند.آنها تنها نامه هایی هستند که می توانند مشکلات شخصی با نامه های شخصی دولت را حل کنند.

بسیاری از قانونگذاران هنوز یک نامه متفکرانه و اصیل را به ارزش 1000 نامه از پیش نوشته شده در نظر می گیرند، در حالی که حروف و دادخواست ها می توانند گستره حمایت از یک مسئله را نشان دهند، حروف شخصی شده وزن بیشتری دارند زیرا آنها تفکر و تعهد فردی را نشان می دهند.

این که آیا شما تصمیم به ارسال یک نامه فیزیکی یا ایمیل به جدول زمانی و تنظیمات ایمیل خود دارید، سریعتر است و پیام شما به سرعت می رسد، در حالی که نامه های فیزیکی ممکن است در یک دوره زمانی که اکثر ارتباطات الکترونیکی است، بیشتر ایستادگی کنند.

تالارهای شهری و مجمع عمومی

جلسات سالن شهر فرصت های خوبی برای صحبت کردن به طور مستقیم با قانون ساز شما هستند و اجازه می دهند آنها را در مورد مسائل مورد نظر شما درگیر کنند.این انجمن های عمومی به شما اجازه می دهند تا سوالات، نگرانی های مشترک را بپرسید و موقعیت های نماینده خود را در موضوعات مختلف بشنوید. آنها همچنین فرصتی برای دیدن اینکه چگونه سایر اجزای مهم در مورد موضوعات مهم احساس می کنند و ارتباطات با اعضای جامعه مانند ذهن.

سالن های شهری می توانند به ویژه موثر باشند زیرا در یک محیط عمومی اتفاق می افتد که در آن پاسخ های نماینده شما توسط سایر اجزای و گاهی اوقات توسط رسانه ها دیده می شود.این پاسخگویی عمومی می تواند نمایندگان را به نگرانی های تشکیل دهنده پاسخگو کند.

مشارکت رسانه های اجتماعی

تقریبا تمام اعضای کنگره حساب های فیس بوک و توییتر دارند، سناتورها و نمایندگان خود را دنبال کنید تا ببینید چه موضوعاتی برای آنها مهم است و دیدگاه های شما را با آنها به اشتراک بگذارید، در حالی که تماس های تلفنی و نامه ها هنوز هم ممکن است وزن بیشتری در چشم قانونگذاران و دستیاران کنگره داشته باشند، صحبت با قانونگذاران شما از طریق رسانه های اجتماعی مزیت وقوع در چشم عمومی را دارد.

هنگامی که شما در صفحه فیس بوک قانونگذار خود اظهار نظر می کنید یا یک توییت ارسال می کنید، سایر اجزای سازنده می توانند پیام شما را بخوانند، این ممکن است یک گفتگو را ایجاد کند، همچنین می تواند به افزایش آگاهی در مورد موضوعی که شما در حال افزایش و ایجاد حمایت از علت خود هستید کمک کند. رسانه های اجتماعی به ویژه می توانند برای ایجاد آگاهی عمومی و نشان دادن حمایت از یک مسئله، هر چند که به طور معمول باید برای جایگزینی فرم های ارتباطی سنتی استفاده شود.

ایجاد پیام خود را برای حداکثر تاثیر

شروع قوی: شناسایی خود و هدف خود

در پاراگراف اول، به قانونگذاران خود بگویید که شما یک جزء هستید و مسئله ای را که در مورد آن می نویسید شناسایی می کنید، همیشه مطمئن باشید که نام و آدرس خود را برای روشن کردن اینکه در منطقه یا ایالت مربوطه زندگی می کنید، مشخص کنید، این بسیار مهم است زیرا نمایندگان منتخب بیشتر به اجزای خود واکنش نشان می دهند (افرادی که می توانند به آنها رای بدهند).

اگر شما در حال پرداختن به یک بخش خاص از قانون هستید، شماره صورتحساب را در اوایل ارتباطات خود ذکر کنید، این به کارکنان کمک می کند تا به سرعت درک کنند که شما در حال بحث و هدایت پیام خود هستید و به درستی توضیح دهید که شما چه کسی هستید و چرا شما می خواهید حقایق خود را به طور مستقیم و نقاط صحبت خود را آماده کنید.

پاک، گیج و متمرکز باشید

نامه ها هرگز نباید بیش از یک صفحه باشند و باید به یک مسئله محدود شوند.دز نامه های زیادی را در مورد مسائل زیادی در یک روز بخواند، بنابراین نامه شما باید به اندازه ای مختصر باشد که حداکثر طول نامه / ایمیل باید ۱ صفحه باشد.

این اصل از بازگشت به همه اشکال ارتباطات اعمال می شود، چه شما یک ایمیل، ایجاد تماس تلفنی، یا صحبت در سالن شهر، احترام به زمان نماینده خود را با مختصر بودن و متمرکز شدن به نقطه به سرعت، پرونده خود را به وضوح، و نتیجه گیری با یک درخواست خاص و یا تماس به عمل.

داستان شخصی و تخصص خود را به اشتراک بگذارید

به یاد داشته باشید که شغل قانونگذار شما این است که نماینده شما باشید، باید به دادگاه و به نقطه، اما نترسید که یک موقعیت محکم را بگیرید، به یاد داشته باشید که اغلب مقامات منتخب شما ممکن است بیشتر در مورد یک مسئله مشخص از شما اطلاع نداشته باشند.

به اشتراک بگذارید که چگونه این مسئله شخصاً، خانواده یا جامعه شما را تحت تاثیر قرار می دهد، اگر شما تخصص حرفه ای مربوط به این مسئله دارید، اعتبار و تجربه خود را ذکر کنید، داستان های شخصی و نمونه های دنیای واقعی اغلب متقاعد کننده تر از استدلال های انتزاعی هستند، زیرا آنها تاثیر انسانی تصمیمات سیاسی را نشان می دهند.

حفظ یک اسباب بازی حرفه ای و محترم

در 99 درصد تماس ها با کنگره، شما با یک عضو هیات مدیره صحبت خواهید کرد.صدای خود را بالا نبرید یا استدلالی خواهید کرد، در تمام مکالمات کوتاه، مختصر، محرمانه و دادگاهی باشید، مهم ترین بخش هر پیام به نماینده این است که در لحن و انتخاب کلمه مودبانه باقی بماند، زیرا توسط شخص در مورد دیگر افکار نهایی که به یاد می آورند، به سادگی تصمیم گیری های خود را در مورد کار خود نمی گیرند.

تهدیدات تلافی جویانه یا وعده های پیشنهادی را ایجاد نکنید زیرا آنها با اهداف برقراری ارتباط با کنگره مقابله می کنند و یک رابطه را در یک نبرد حاشیه ای ایجاد می کنند، حتی اگر شما با موقعیت نماینده خود مخالفت شدید، حفظ لحن محترمانه احتمال اینکه پیام شما به طور جدی گرفته شود و شما می توانید یک رابطه سازنده در طول زمان ایجاد کنید.

یک درخواست خاص ایجاد کنید

فقط نظر خود را بیان نکنید – برای اقدام خاص درخواست کنید نماینده خود را به آنها اجازه دهید تا بدانند که چگونه می خواهید آنها را به یک لایحه خاص رای دهند یا درخواست یک اقدام خاص به شما اهرم می دهد تا آنها را پاسخگو نگه دارید یا اینکه آیا از آنها می خواهید یک راه مشخص رای دهند، یک لایحه رای رای دهند یا یک موقعیت عمومی در یک مسئله را اتخاذ کنند، درخواست واضح و واضح برای پاسخ دادن به شما را آسان تر می کند.

سوالات و اعتراض های ضد بارداری

پیش بینی سوال های قانون گذار یا عضو کارکنان می تواند از شما بپرسد و پاسخ دهد اگر از شما سوال پرسیده می شود که پاسخ را نمی دانید، می گوید که نمی دانید، اما پیشنهاد می کنید که وقتی پاسخی دارید، فکر کردن را از طریق اعتراض های بالقوه به موقعیت خود و آماده سازی پاسخ نشان می دهد که شما موضوع را به طور کامل در نظر گرفته اید و به شما کمک می کند تا به طور موثر ارتباط برقرار کنید.

قالب های ارتباطات نمونه

نام انگلیسی : Phone Call Script

هنگام تماس با دفتر نماینده خود، داشتن یک اسکریپت یا طرح می تواند به شما کمک کند تا متمرکز و مطمئن باشید، در اینجا یک ساختار اساسی است که می توانید آن را تطبیق دهید:

[و] [از این رو] [و [به نام]: سلام، نام من [نام شما] است، و من از [شهر / شهر] تو، من می خواهم حمایت خود را از / محل کار خود را به [قانون خاص] یا موضوع خاص بیان کنم.

پیام اصلی: من در مورد این مسئله نگران هستم، زیرا [داستان شخصی یا دلیل] [یک یا دو واقعیت کلیدی] یا امتیاز] می خواهم [نام نمایندگی] به [عمل خاص که می خواهید آنها را به آن ها بدهید].

[از این رو]: [از دست دادن: [از این رو] [از شما متشکرم که تماس من را گرفته اید و برای عبور از پیام من به [نام نمایندگی] می توانم نام شما را برای سوابق من داشته باشم؟

تماس خود را کوتاه نگه دارید – به طور معمول دو تا سه دقیقه کافی است.عضو کارکنان ممکن است از اطلاعات تماس شما درخواست کند تا اطلاعات تماس شما را پیگیری کند یا اطلاعات مربوط به موقعیت نماینده را ارسال کند.

نامه کتبی یا ایمیل قالب

یک نامه یا ایمیل خوب باید شامل عناصر زیر باشد:

آدرس و Salutation: از فرم مناسب آدرس برای نماینده خود استفاده کنید.همه نامه ها باید با سناتور / نماینده عزیز شروع کنند، شما همچنین می توانید از "مقابل افتخار" استفاده کنید و به دنبال نام کامل خود باشید.

باز کردن پاراگراف: خودتان را به عنوان یک عضو، آدرس خود را مشخص کنید و به وضوح موضوع یا لایحه ای که در مورد آن می نویسید را شناسایی کنید.

پاراگراف های فرعی: دو یا سه نقطه قوی خود را ارائه دهید، شامل حقایق مربوطه، تجارب شخصی یا نمونه هایی که از موقعیت شما حمایت می کنند. توضیح دهید که چگونه مسئله بر شما، خانواده یا جامعه شما تأثیر می گذارد.

از دست دادن پاراگراف: [FLT 1] به وضوح بیان کنید که چه اقداماتی را می خواهید نماینده خود را برای زمان و توجه خود انجام دهید.