Määrittele tehtäväsi ja rahoitussuunnitelma

Onnistuneet hyväntekeväisyystapahtumat alkavat kristallinkirkas tehtävä. Ennen kuin varaat paikan tai tulostaa yhden esitteen, kysy itseltäsi: mitä erityistä tulostaa haluat? Onko se nostaa 10000 dollaria paikallisen ruokapankin, kerätä 500 takkia kodittomien turvakodeissa, tai lisätä tietoisuutta lääketieteellisen tutkimuksen säätiö? Kirjoita ylös ensisijainen tavoite ja kaksi tai kolme toissijaista tavoitteita. Tämä selkeys ohjaa jokaista päätöstä teet ja estää laajuus hiipiä, joka räjäyttää budjetti.

Kun tavoitteet lukittu, luoda rakeinen budjetti. Listaa kaikki mahdolliset kustannukset: paikka vuokraus, luvat, vakuutus, koristeet, audiovisuaalinen laitteet, tulostus, ateriapalvelu, viihdettä, henkilökunta, ja vararahasto (tyypillisesti 10.15% kokonaiskustannuksista). Käytä taulukkolaskenta seurata sekä ennustetut ja todelliset kustannukset. Tutkimus keskimäärin kustannukset omalla alueella yhteisiä kohteita. Esimerkiksi perus PA järjestelmän vuokraus saattaa maksaa $ 200.500 dollaria, kun taas paikallinen bändi voi veloittaa $ 500.1500 dollaria. Tietäen nämä numerot auttaa sinua neuvottelemaan ja priorisoida.

Jotta budjettisi olisi realistinen, erillinen tarpeet. Istuma-ateria kanssa waitstaff on halu; paistettu perunabaari henkilökunta vapaaehtoisia on tarve, joka voi säästää tuhansia. Ole rehellinen siitä, mitä yhteisösi voi realistisesti lahjoittaa. Käytä [] ilmaiseksi budjettimalleja[]] suunniteltu voittoa tavoittelemattomia tapahtumia varmistaa sinun don’ missaa mitään riviä kohde.

Valitse paikka, joka voitti’t rikkoa pankin

Paikkakustannukset voivat kuluttaa 40% tai enemmän budjetistasi, jos oletn’t strateginen. Aloita tarkastelemalla ilmaisia tai edullisia vaihtoehtoja. Julkiset tilat kuten yhteisökeskukset, julkiset puistot (luvan kanssa), koulun liikuntasalit, kirkon kellarit tai jopa suuri yksityinen takapiha voivat toimia erinomaisina tilaisuuksina. Paikallisissa kirjastoissa on usein kokoustiloja nimellismaksua varten. Jos tarvitset muodollisempia tiloja, lähesty kirkkoja tai yhteisösaleja, jotka voivat luopua hyväntekeväisyystapahtumista.

Toinen älykäs taktiikka on kumppanina paikallisen yrityksen kanssa, jolla on suuri tila, kuten panimo, tapahtumatila tai varasto. Monet yritykset ovat valmiita isännöimään hyväntekeväisyystapahtumaa vastineeksi altistumisesta ja hyvästä tahdosta. Voit tarjota logoa kaikille markkinointimateriaaleille, antaa heille tervehdyksen näyttämöltä tai listaa heidät sponsorina. Aina on varasuunnitelma ulkona tapahtumille: vuokrata teltta ($150.400) tai tarkistaa, jos paikka on sisätiloissa vaihtoehto. Sivustot kuten []Peerspace[[]] voi auttaa sinua löytämään kohtuuhintaisia ainutlaatuisia tiloja omalla alueellasi.

Kun arvioit tapahtumapaikkaa, kysy piilokustannuksia. Onko vuokra sisältää pöydät, tuolit ja perus AV? Onko siivousmaksuja? Vaaditaanko sinun käyttää heidän talon catering? Neuvottele: pyydä voittoa alennus, tarjota isännöimään off-peace aikoina (viikot päivä iltapäivät vs. lauantai-iltapäivillä), tai pyytää alennettua hintaa vastineeksi pitkän aikavälin sitoumus, jos suunnittelet useita tapahtumia.

Turvalliset linnoitusten ja sponsorointien lähteet

Yksi tehokkaimmista tavoista venyttää budjettia on saada tavaroita ja palveluja lahjoitetaan. Luo toivelista kaikesta mitä tarvitset. Ruoka, juomat, tulostus, koristeet, palkinnot, viihde, jopa vakuutus. Ja sitten sovittaa kunkin tuotteen kanssa mahdollinen paikallinen luovuttaja. Esimerkiksi paikallinen pizzakauppa voi lahjoittaa pizzoja vapaaehtoisen kokouksen; leipomo voi tarjota jälkiruokapöydän; painoyhtiö voi lahjoittaa lehtisiä ja bannereita.

Lähesty näitä yrityksiä ammattimaisella sponsoroinnilla ehdotuksen kanssa. Selitä tehtäväsi, odotettu läsnäolosi ja mitä he’ll saada vastineeksi: logon sijoittaminen tapahtumasi verkkosivuilla, sosiaalinen media mainitsee, opastaa tapahtumassa, ja kuitti niiden verovähennyskelpoinen lahjoitus. Jos voit tarjota tasoitetut sponsorointitasot (esim., Silver, Gold, Platinum), voit helpottaa kaikenkokoisten yritysten osallistua.

Don’t sivuuttaa online varainkeruu alustoja. Perustaa kampanja GoFundMe, Facebook varainkeruun tai omistettu lahjoituksen sivu sivustollasi viikkoja ennen tapahtumaa. Käytä teksti-lahjoitus koodit jotta osallistujat voivat antaa paikan päällä. Myös harkita “ Lahjoituslippu” malli: sijaan veloittaa tasainen pääsy, ehdottaa suositella lahjoituksen $ 25 mutta anna ihmisten maksaa mitä he voivat. Tämä voi todella lisätä kokonaistuloja, kun olet mukana.

Nojaa vapaaehtoisiin työkustannusten vähentämiseksi

Vapaaehtoiset ovat arvokkain resurssisi. Rekrytoi varhain tukikohdastasi, paikallisista korkeakouluista (erityisesti vieraanvaraisuudet, tapahtumasuunnittelu tai markkinointiohjelmat) ja yhteisöryhmistä, kuten Rotary tai Kiwanis. Määrittele selkeät roolit: lähtöselvitys, asennusryhmä, siivousryhmä, huutokauppajuoksijat, aktiviteetti-isännät ja valokuvaus. Käytä vapaaehtoispalvelua, kuten SignUpGenius tai Google Sheets, jotta vältytään päällekkäisyyksiltä.

Jotta vapaaehtoiset voisivat olla mukana, antaa selkeät ohjeet, nimimerkit ja nopea koulutus. Tarjoa pieniä arvostusmerkkejä: T-paita, ilmainen välipala tai kiitoskuva, jonka he voivat jakaa sosiaalisessa mediassa. Älä koskaan oleta, että ihmiset tietävät mitä tehdä, antaa heille painettu tai digitaalinen roolikortti tarkistuslistalla.

Jos tarvitset erikoistaitoja (esim. DJ tai valokuvaaja), mutta voi’t varaa ammattilaisia, harkitse kauppaa. Tarjoa edistää liiketoimintaansa voimakkaasti tapahtuman aikana, ominaisuus heidän työstään sosiaalisia kanavia, tai antaa heille ilmainen koju tapahtumassa. Monet lahjakkaat luovat ovat tyytyväisiä tukemaan hyvää syytä vastineeksi altistumisen ja verovähennys.

Suunnittelu matalan lämpötilan, korkean tehotason aktiviteetit

Tapahtumasi pitäisi olla mukaansatempaava, mutta ei kallis. Tässä on todistettu ajatuksia, jotka tuottavat jännitystä ja varoja ilman kustannuksia paljon tuottaa:

  • Lahjoitettu huutokauppa[] lahjoitettujen tuotteiden kanssa (lahjakorit, ravintolatodistukset, kylpyläpaketit, urheilumuistoesineet). Käytä verkossa tarjouksia alustojen kuten 32auctions tai Handbid vähentää paperia ja työvoimaa.
  • Ravintolat tai 50/50 piirto []. Myy lippuja tapahtuman aikana ja palkinnon (lahjoitettu) tai jakaa potti.
  • ) Pelikopit[]. Yksinkertainen karnevaalipelejä kuten rengasheitto, pavun pussi heittää, tai dunk tank (lainaa tai rakentaa edullisia versioita).
  • ]Viisi viihdettä[. Paikalliset muusikot, tanssiryhmät tai koomikot esiintyvät usein ilmaiseksi tai pieni kunniamerkki, jos se’s hyväntekeväisyyteen. Kutsu heitä keräämään vinkkejä tai myydä kauppatavaraa tapahtumassa.
  • Kuvakoppi[. Perusta tausta hauska rekvisiitta (trift-myymälä löytää) ja käytä älypuhelinta jalustalla kaukosuljinsovelluksella. Tulosta kuvia kannettavalla tulostimella tai yksinkertaisesti jaa digitaalisia tiedostoja.
  • Interaktiivinen lahjoituslautakunta[]. Luo seinä tai juliste, jossa ihmiset voivat kiinnittää panoksensa ja nähdä kokonaisnousun. Tämä peli kannustaa enemmän antamista.

Jokainen toiminta pitäisi sitoa takaisin varainkeruun tavoite. Esimerkiksi jos olet ’ kerätä rahaa koulutarvikkeita, perustaa “Täytä Backpack” asema, jossa ihmiset lahjoittavat tiettyjä kohteita.

Markkina-älykkäämpi, ei kovempi

Maksullinen mainonta voi syödä budjettisi nopeasti. Sen sijaan keskittyä orgaaninen, yhteisölähtöinen markkinointi, joka maksaa vain aikaa. Käytä näitä kustannuksia ilmaiseksi kanavat:

  • Sosiaalimedia[. Luo Facebook-tapahtumasivu, Instagram-viestit ja TikTok-videosarja, joka vie eteenpäin. Kannusta hallituksen jäseniä ja vapaaehtoisia jakamaan päivittäin. Käytä paikallisia hashtageja (esim. #DenverCharityEvent).
  • Sähköpostin blasts[]. Lähetä viikoittain sähköposti listallesi henkilökohtaisella tarinalla siitä, miksi sinä’ isännöit tapahtuman, lähtölaskenta, ja ja jaettava grafiikka. Käytä Mailchimp tai MailerLite’s vapaa suunnitelmia.
  • Local media[]. Lähetä lehdistötiedote paikalliselle sanomalehdelle, radioasemille, TV-uutisyhteisön kalenterit ja blogit. Tarjoa alennuskoodi tai ilmaiset liput 50 ensimmäistä vastaajaa.
  • Yhteisön ilmoitustaulut[. Tulosta yksinkertaisia esitteitä ja lähetä ne kirjastoihin, kahviloihin, ruokakauppoihin ja yhteisökeskuksiin.
  • Kumppanuus[]. Pyydä sponsoreita mainostamaan tapahtumaa postituslistoihinsa ja seuralaisiinsa. Ristiinmarkkinointi moninkertaistaa tavoittavuutesi ilman, että kulutat senttiäkään.

Pienen budjetin, harkita yhden tai kaksi Facebook-palstaa kohdennetun paikallisen yleisön ($ 20.50). Tämä pieni kulut voivat tuottaa merkittävää tuottoa, jos kohde on tarkka.

Virtaviivalogistiikka ja toteutuspäivä

Sileä tapahtuma tuntuu vaivattomalta, mutta vaatii yksityiskohtaista suunnittelua. Luo mestari aikajanan päivä. alkaen set-up repiä alas.Ja jakaa sen kaikille henkilökunnalle ja vapaaehtoisille. Mukaan lukien tehtävät, vastuulliset henkilöt, ja aikaikkunat. Tässä ovat keskeiset logistiset vinkit säästää rahaa ja päänsärkyä:

  • Tarkista[]. Pakkaa laatikko jatkojohdoilla, vetoketjuilla, ilmastointiteippillä, ensiapulaukulla, lisäparistoilla, teroilla ja virtanauhalla. Lainaa tavaraa ostamisen sijaan.
  • Signage[]. Käytä liitutauluja, valkotauluja tai uudelleenkäytettyjä pahvi merkkejä maalattu liidulla maalia. Ne’re halpoja, uudelleenkäytettävä ja visuaalisesti viehättävä.
  • Musiikki[]. Sen sijaan, että palkkaat DJ, luo korkean energian soittolistan Spotify tai Apple Music ja pelata sitä vuokratun tai lainattu äänijärjestelmä. Crowdsource laulu pyytää etukäteen.
  • Ateria [. Potluck-tyylinen tai ruoka-autot, jotka lahjoittavat osan myynnistä ovat budjettiystävällisiä. Vaihtoehtoisesti, tarjoillaan yksinkertaisia välipaloja, kuten popcorn, evästeet, ja limsaa vapaaehtoisten.
  • Tarkista [[]. Käytä ilmainen mobiililippusovellus kuten Eventbrite (ilmainen ilmaisia tapahtumia) tai yksinkertainen Google Form seurata läsnäoloa ja kerätä sähköpostiosoitteet seuranta.

Päivänä, nimetä vian-asentaja.Joku, joka ei ole sidottu tiettyyn tehtävään ja pystyy käsittelemään odottamattomia asioita, kuten puuttuva jatkojohto tai vapaaehtoinen, joka ei näytä ’t. Pidä viileä ja muista miksi olet siellä: tukea asiaa ja tuoda ihmisiä yhteen.

Maksimoi lahjoitukset tapahtuman aikana ja sen jälkeen

Don’t jättää rahaa pöydälle. Rakenneta tapahtumasi kaapata lahjoituksia useita kosketuskohtia:

  1. Tiedot pyydetään rekisteröinnissä.
  2. Ilmoita tapahtuman aikana[ .
  3. Hiljaisen huutokaupan kassalla[ . ... rohkaistaan ihmisiä “ pyöristämään” niiden kokonaismäärä.
  4. Lopun [ . ... lopullinen hallituksen jäsenen tai edunsaajan kiihkeä vetoomus.

On useita luovutusmenetelmiä näkyvissä: QR-koodi, joka yhdistää mobiiliystävälliseen lahjoitussivuun, näkyvästi sijoitettuun luovutuspurkkiin ja korttiin, jossa voit mahdollisuuksien mukaan antaa pienen kiitoslahjan lahjoittajille (tarra tai käsintehty kortti) ikimuistoisen yhteyden luomiseksi.

Tapahtuman jälkeen työ on tehty ’t. Lähetä kiitossähköposti 48 tunnin kuluessa. Sisällytä kuvagalleria, kaikki kerätyt varat (jos sinulla on se) ja henkilökohtainen tarina siitä, miten rahaa käytetään. Pyydä palautetta lyhyen kyselyn kautta. Tämä seuranta luo hyvää tahtoa ja asettaa näyttämön seuraavaa tapahtumaa varten. Harkitse videokiittäen sponsoreita ja vapaaehtoisia, jakakaa se sosiaalisen median kautta.

Vinkkejä kestävään budjetointiin ja kasvuun

Yksi budjettiystävällinen tapahtuma voi tulla vuotuinen perinne, jos seuraat, mikä toimii ja mikä doesn’t. Kun tapahtuma, pitää selonteon ydintiimi. Tarkista budjetti vs. tosiasiat, huomata, mitkä markkinointikanavat ajoi läsnäoloa, ja tunnistaa, mitkä toiminnot keräsivät eniten rahaa. Tallenna kaikki mallit, tarkistuslistat, ja myyjän yhteystiedot uudelleenkäyttöön ensi vuonna.

Pidä “ oppituntia ” dokumentti. Jos esimerkiksi huomaat, että painetut ohjelmat on harvoin luettu, jätä ne ensi kerralla väliin ja käytä yksinkertaista digitaalista versiota. Jos vapaaehtoiset ovat ylipainoisia lähtöselvityksessä, investoi toiseen tablettiin tai kouluta jotakuta erityisesti tätä roolia varten. Jatkuva parannus vähentää kustannuksia ja lisää vaikutusta ajan myötä.

Harkitse toistuvan sponsoroinnin mallin luomista. Jos paikallinen yritys sponsoroi tapahtumaasi tänä vuonna, lähesty heitä useita kuukausia etuajassa ensi vuoden aikana tapahtumaa koskevilla tapaustutkimuksilla’s menestyksen kanssa. Samoin rakenna vapaaehtoistoimikunta, joka kokoontuu neljännesvuosittain aloittaaksesi suunnittelun, joten olet aren’t scrambling viime hetkellä.

Voittoa tavoittelemattomien edullisten tapahtumien harjoittamisesta on vielä luettava TechSoup’s-resurssit voittoa tavoittelemattomien yritysten teknologiassa ja ]WildApricot’s-tapahtuman suunnitteluluettelo[. Nämä työkalut auttavat sisällyttämään vapaat tai diskontatut ohjelmistot suunnitteluprosessiin.

Päätelmä: Jokainen tallennettu dollari menee pidemmälle sinun syysi

Isännöiminen hyväntekeväisyystapahtumassa rajallisella budjetilla donsn’t tarkoittaa tyytymistä vähempään. Päinvastoin, rajoitteet usein lisäävät luovuutta ja yhteisön osallistumista. Asettamalla selkeät tavoitteet, vipuvaikutuksen, vapaaehtoisiin tukeutuminen ja keskittyminen korkean vaikutuksen ja edullisen toiminnan, voit järjestää tapahtuman, joka tuntuu antelias ja ammatillinen ilman kuusinumeroinen hintalappu. Kannattajat muistavat intohimo ja tarkoitus, ei hienoja pellavat.

Aloita pieni, iterate, ja juhlia jokainen menestys. $ 5000 nettovoitto $ 500 budjetti on 900% tuottoa paljon parempi tulos kuin $ 10000 tapahtuma, joka verkot $ 4000. Suunnittele fiksu, kuluttaa viisaasti, ja anna syy loistaa. Se on resepti todella onnistunut hyväntekeväisyystapahtuma budjettiin.