Ymmärtäminen Miten valitut virkamiehet Kuuntele: Yhteydenotto Edustajat Tehdään yksinkertaisiksi

Ottaa yhteyttä valittuihin virkamiehiin on yksi tehokkaimmista tavoista osallistua demokraattiseen prosessiin ja varmistaa äänesi muokkaa politiikkaa, joka vaikuttaa jokapäiväiseen elämään. Osalliset luottavat vaaleilla valittuihin virkamiehiin toimimaan puolestapuhujanaan, ilmaistakseen huolia ja etuja hallitukselle heidän puolestaan. Olitpa huolissasi paikallisista asioista, valtion lainsäädännöstä tai liittovaltion politiikasta, ymmärtää, miten edustajat kuuntelevat ja käsittelevät osallisia viestintä voi dramaattisesti lisätä tehokkuutta tavoittamiseen pyrkimyksiä.

Tämä kattava opas opas opastaa sinua läpi kaiken mitä tarvitset tietää yhteydenottoja valittuihin virkamiehiin, alkaen siitä, miten kongressin toimistot käsittelevät viestit valita tehokkaimmat viestintämenetelmät oman tilanteen.

Miksi äänesi on tärkeämpi kuin luulet?

Edustavassa demokratiassa kansalaisviestintä on tärkeä osa lainsäädäntöprosessia, ja äänestäjien tehokas viestintä voi ja usein vaikuttaa merkittävästi politiikan tuloksiin.

Valtion tasolla, jossa virkamiehillä on usein pienempiä henkilökuntaa ja vaalipiirejä, yksittäisten yhteyksien vaikutus on suurentunut, kun lainsäädäntövirastot raportoivat, että jopa kuusi tai kahdeksan viestiä yhdellä puolella asiaa voidaan pitää "landslide." Tämä tarkoittaa, että yksittäinen puhelu tai sähköposti voisi olla yksi vain kourallinen viestejä virkamies saa tietyssä asiassa, joka antaa äänen outsize vaikutus.

Kongressin henkilökunta kirjautuu jokaiseen puheluun, joka tulee heidän toimistoonsa tietokantaan, joka ilmoittaa jäsenelle asioista, joiden kanssa heidän äänestäjänsä ovat mukana, ja he käyttävät näitä tietoja ilmoittaakseen päätöksistään. Sinun kommunikaatiosi ei katoa tyhjiöön.Se tulee osaksi tietoja, jotka muokkaavat lainsäädännöllisiä painopisteitä ja äänestyspäätöksiä.

Kongressin toimistojen rakenteen ymmärtäminen

Ennen kuin sukeltaa viestintästrategioihin, on hyödyllistä ymmärtää, kuka todella vastaanottaa ja käsittelee viestejä. Kongressin toimistot ovat monimutkaisia toimia henkilöstön jäsenten hoitaa erilaisia velvollisuuksia.

Toimistot jaetaan kahteen eri paikkaan, DC:n toimistoon ja piirikunnan toimistoon. Kukin toimipiste palvelee eri tehtäviä, ja piiritoimistot keskittyvät tyypillisesti enemmän peruspalveluihin ja caseworkiin, kun taas DC:n toimistot käsittelevät lainsäädäntöasioita.

Henkilökunnan avainasemat, jotka sinun tulisi tietää

Eri henkilöstön jäsenten tehtävien ymmärtäminen voi auttaa sinua ohjaamaan viestintääsi tehokkaammin:

• Henkilöstöavustajat:[ Yleisin tulotason asema Capitol Hillissä, henkilöstöavustaja hoitaa kaikki toimistovastuut, vastaukset, puhelimia, aikatauluja, ja usein valvoo postiohjelman, ja toimii myös usein harjoittelijana.
• Lainsäädännön yhteyshenkilöt:[ Nämä henkilöstön jäsenet vastaavat valmistelusta, jossa käsitellään perustiedotteita, ja hoitavat yleensä joitakin lainsäädäntökysymyksiä.
• Lainsäädäntöavustajat:[ Nämä työntekijät ovat vastuussa perusteellisen tutkimuksen suorittamisesta, poliittisten kysymysten analysoinnista, lainsäädännön laatimisesta ja kongressin jäsenen neuvomisesta lainsäädäntöasioissa.
• Asiantuntijoiden tai peruspalvelujen edustajien osuus: [) Lähinnä piiritoimistossa ja keskitytään auttamaan äänestäjiä ratkaisemaan liittovaltion virastojen ongelmia.
• Henkilöstöpäällikkö:[ Henkilöstöpäälliköt toimivat valitun virkamiehen keskeisenä neuvonantajana, esimiehenä ja päivittäisen toiminnan sujuvuuden varmistajana.

Kun otat yhteyttä edustajasi toimistoon, olet todennäköisesti vuorovaikutuksessa avustajan tai harjoittelijan kanssa aluksi, mutta viestisi lähetetään asianomaiselle toimihenkilölle käsittelemäsi asian perusteella.

Miten valitut virkamiehet todella käsittelevät viestisi

Kun ymmärrät, miten viestit käsitellään, voit ymmärtää, miten viestit toimivat ja vaikuttaa.

Muodollinen käsittelyjärjestelmä

Jos halutaan helpottaa kansalaisviestintää, on hyödyllistä ymmärtää, miten toimistot käsittelevät näitä eri viestintäkanavia, sillä tämä edustaa mekanismitoimistoja, jotka ovat ottaneet järjestelmällisesti käyttöön ja pohtineet perustajalausuntoja.

Sähköpostit yleensä järjestäytyvät eriin aihe ja kysymys käsillä, ja enemmän sähköposteja laitetaan luokiteltu erä, mitä enemmän ne todennäköisesti huomata. Jos on olemassa erityinen poliittinen huolenaihe, joka räjäyttää erän se on järjestetty, niin keskustelut ovat varmoja, että tapahtuu ympäri toimistoa, ja nämä keskustelut lopulta tekevät siitä kokouksen kongressiedustajan kanssa.

Mikä tekee viestisi erottuu

Kaikkiin organisaatioihin ei kiinnitetä yhtä paljon huomiota. Jotkut toimistot sisältävät suoraan perustekstin, jos se on ainutlaatuinen, mielenkiintoinen tai tärkeä, jos se edustaa suurta määrää yhteydenottoja vastaanoton tai jos sitä tarvitaan auttamaan henkilökuntaa etsimään neuvoja siitä, miten parhaiten vastata herkkä tai erittäin tekninen yhteys.

Esikirjoitettu lomake kirjaimet on automaattisesti lajiteltu ja sovitettu yksinkertainen "pro" tai "con" laskee kysymyksiä, mutta lisäämällä jopa yksi tai kaksi mukautettua lauseita voi merkittävästi lisätä sen mahdollisuus huomata. Tämä tarkoittaa personointi asiat valtavasti.

Kriittinen massavaikutus

Henkilöstön vastaukset siihen, mitä tarvitaan saada toimisto tuntemaan kuin asia on tärkeää, ovat "jos on paljon tulossa" tai "riittää tehdä erä," mikä osoittaa tietyn kriittisen massan viestinnän toimisto ottaa vakavasti idea. Siksi koordinoituja kampanjoita voi olla niin tehokas . Kun useat äänestäjät yhteyttä edustaja samasta asiasta, se osoittaa, että aihe ansaitsee huomiota.

On todennäköistä, että heti kun henkilökunta lopettaa puhelun, he kysyvät muilta toimistossa, onko heille tullut samanlaisia puheluita tänään, ja jos he ovat saaneet paljon samanlaisia puheluita, niin on mahdollista, että kongressiedustaja kuulee asiasta.

Vaikuttavuusanalyysi

Kaikki keinot yhteydenottojen edustajiensa kanssa eivät ole yhtä tärkeitä. Tässä on erittely yleisimmistä viestintäkanavat, jotka ovat sijoittuneet niiden tyypillinen tehokkuus.

1. Henkilökohtaiset kokoukset (suurin vaikutus)

Mikään ei korvaa ihmisten kontaktia, joten paras tapa tulla kuulluksi on edelleen kasvokkain tapaaminen joko Zoomissa, heidän toimistossaan Washingtonissa tai heidän toimipisteissään kotona. Kasvokkaintapaamiset mahdollistavat vuoropuhelun, suhteiden rakentamisen ja mahdollisuuden esittää monimutkaista tietoa tavalla, joka ei sovi yhteen muiden menetelmien kanssa.

Tapaamisen järjestäminen suoraan vaaleilla valitun virkamiehen kanssa on paras tapa välittää viesti tai mielipide selkeästi, sillä henkilökohtaiset yhteydet ovat erittäin arvokkaita ja suosittuja. Vaikka tapaamisen järjestäminen vaaleilla valitun virkamiehen kanssa voi olla haastavaa, tapaamiset tiettyjä politiikan aloja neuvovien korkeiden virkamiesten kanssa voivat olla lähes yhtä tehokkaita.

Kuinka pyytää kokousta:[] Ota yhteyttä aikatauluttajaan virkamiehen verkkosivujen tai toimiston puhelinnumeron kautta. Ole tarkka asiasta, josta haluat keskustella ja miksi se on tärkeää sinulle äänestäjänä. Ole joustava ajoitus ja sijainti, ja ole valmis tapaamaan ylempiä työntekijöitä eikä valittu virkamies suoraan.

2. Puhelut (suurteho)

Puhelu on tehokkain yksittäinen nopea tapa vaikuttaa. Puhelut vaativat enemmän vaivaa kuin sähköpostit tai sosiaalisen median viestit, jotka viestivät henkilöstölle, että välität asiasta syvästi. Ne myös tuottavat välitöntä dokumentaatiota toimiston seurantajärjestelmässä.

Kongressiedustajan soittaminen on edelleen paras tapa varmistaa, että saat heidän huomionsa. Kun soitat, puhut tyypillisesti avustajan tai harjoittelijan kanssa, jonka tehtävänä on kirjata vaalipiirin jäsenten huolenaiheet.

Puhelimiin vastaavia henkilöitä koulutetaan puhumaan äänestäjien kanssa ja he tekevät sitä koko päivän. Vastaaja on tyypillisesti henkilöstöavustaja tai harjoittelija tai saatat joutua jättämään vastaajaviestin, ja he kuuntelevat mitä sinulla on sanottavaa ja välittävät viestisi kongressin jäsenelle.

Puhelinvastaanottojen parhaat käytännöt:

• Valitut edustajat ovat kaikkein reagoivaisia omille äänestäjilleen (ihmisille, jotka voivat äänestää heitä), joten ole varma priorisoida kutsumalla kongressin jäseniä, jotka edustavat sinua.
• Muistakaa, että henkilöstön jäsen, ei kongressin jäsen, ottaa vastaan puheluita, joten pyytäkää puhumaan sen henkilöstön jäsenen kanssa, joka käsittelee asiaa, josta haluatte kommentoida.
• Ole lyhyt ja kunnioittava, kun otat yhteyttä puhelimitse, pidä mielessä kaikki edellä mainitut kohdat ja harkitse kirjoittamista ylös mitä haluat sanoa ennen puhelun, älä korota ääntäsi tai tulla argumentoiva, ja olla lyhyt, kohtelias ja kohtelias kaikissa keskusteluissa.
• Jos oikean ihmisen kanssa puhuminen hermostuttaa, voit soittaa työtuntien jälkeen jättääksesi vastaajan!

3. Henkilökohtainen kirjeet ja sähköpostit (Modedrate to High Impact)

Sähköpostit, kirjeet ja puhelut ovat tehokkaita tapoja kommunikoida valittujen virkamiesten kanssa. Kirjallisen viestinnän tehokkuus riippuu kuitenkin suuresti henkilöllisyydestä ja laadusta.

Pidä se ytimekkäänä (yksi sivu tai noin 500 sanaa), keskity yhteen asiaan, ja sisällytä koko nimi ja katuosoite tarkistaa vaalipiiri. Osoitteesi on ratkaiseva. Henkilökunta varmistaa, että olet todella äänestäjä ennen kuin annat viestin täysin huomioon.

Henkilökuntaa kehotetaan poistamaan sähköpostit piirin ulkopuolelta, tarkistamaan osoite, jotta voidaan varmistaa, että kirjoittaja todella asui alueella ennen kuin hän laittaa viestinsä järjestelmään, koska edustajat käyttävät aikaa asioihin, joista he kuulevat oman piirinsä.

Mitä lisätä kirjeeseen tai sähköpostiin:

• Alue, jolla asut, henkilökohtainen kokemus ja historia aiheesta (mukaan lukien tiedot, jos sinulla on niitä), tutkimukset ja sanomalehtiartikkelit paikallisista lähteistä, pelkosi siitä, jos lakiesitys hyväksytään tai ei läpäise, ja sinun suositeltu toimintatapa.
• Äänestäjien henkilökohtaiset viestit voivat olla erittäin tehokas tapa kommunikoida lainsäätäjien kanssa, aina olla varmoja, että nimesi ja osoitteesi on mukana, jotta voidaan tehdä selväksi, että asut asianomaisessa piirissä tai valtiossa, ja kaikkien kirjeiden pitäisi alkaa senaattorista/edustajasta, ja ne voivat olla vain muutamia kohtia yhdestä asiasta.

Harkitkaa oman alkuperäisen kirjeenvaihdon kirjoittamista, sillä monet organisaatiot voivat antaa teille esikirjoitetun kirjeen tai postikortin, jonka vain allekirjoitatte, monet lainsäätäjät pitävät edelleen ajattelevaista, alkuperäistä kirjettä 1000:n arvoisena esikirjoitetun kirjeenä.

4. Kaupungintalot ja julkiset kokoukset (situational High Impact)

Kaupungintalon kokoukseen osallistuminen tarjoaa mahdollisuuden olla suoraan ja julkisesti yhteydessä virkamieheen, voit esittää kysymyksen ja saada vastauksen julkisella foorumilla, joka pitää virkamiestä vastuullisena, ja se osoittaa myös virkamiehelle ja medialle, että asia saa laajaa yhteisön tukea.

Kaupungintalolla on hyvät mahdollisuudet puhua suoraan lainsäätäjälle ja kertoa äänestäjilleen, että he ovat mukana asioissa, joista välität, ja tämä on todella tehokas tapa saada äänesi kuulluksi, vaikka aikaa vievä.

[[LUT:0]]Kaupunki-aulan vinkit: [[LUT:1]]

• Virkamiehet mainostavat säännöllisesti kaupungintalolla pidettäviä kokouksia verkkosivustoillaan ja sosiaalisessa mediassa, saapuvat niin aikaisin kuin on mahdollista ilmoittautumismenettely kysymysten esittämiseksi, valmistelevat yhden selkeän kysymyksen ja ovat kohteliaita ja kunnioittavaisia myös silloin, kun ovat eri mieltä.
• Henkilökohtainen viestintä on henkilökohtaisempaa, äänestäjät arvostavat myös merkityksellistä yhteyttä, ja se on informatiivista ja opimme aina jotain.

5. Sosiaalinen media (ala-alan suora vaikutus, suuren yleisön tietoisuuden lisääminen)

Sosiaalisen median foorumit ovat useimpien virkamiesten käytössä viestinnässä kansalaisten kanssa. Vaikka sosiaalinen media voi olla hyödyllistä yleisön tietoisuuden lisäämiseksi ja yhteisön tuen osoittamiseksi jollekin asialle, sillä on rajoituksia suoralle suostuttelulle.

Henkilökunta raportoi, että sosiaalisen median käyttäjät ovat todella äänestäjiä, mikä voi vähentää viestin suoraa vaikutusta lainsäädäntöprosessiin. Vaikka puhelut ja kirjeet saattavatkin olla tärkeämpiä lainsäätäjien ja kongressiavustajien silmissä, puhuminen lainsäätäjille sosiaalisen median kautta on etu, joka tapahtuu julkisella silmällä, ja kun kommentoit lainsäätäjän Facebook-sivua tai lähetät twiitan muille äänestäjille voi lukea viestisi, joka voi herättää keskustelua ja myös auttaa lisäämään tietoisuutta aiheesta, jota nostat esiin ja rakentaa tukea asiallesi.

6. Esikirjoitetut lomakkeet ja vetoomukset (Lounaan suora vaikutus)

Esikirjoitetut lomakkeet ovat helpoimpia viestintämuotoja, jotka lähetetään ja näin ollen vähiten vaikutusvaltaisia, koska lainsäädäntötoimistot eivät yleensä lue näitä viestejä yksityiskohtaisesti ja sen sijaan ne on automaattisesti lajiteltu ja sovitettu yksinkertaisiksi "pro" tai "con" lasketaan kysymyksiin.

Kun organisaatiot yrittävät tehdä massakirjautumiskampanjoita, ne käyttävät usein brändejä eteenpäin, jotka sisältävät saman tekstin ja kirjepaperin, ja nämä voivat tehdä olosi suureksi, koska ne ovat hyvin nopeita ja miellyttäviä, ja hätätilanteessa ne voivat olla suuria, mutta se lähettää viestin, että asia, jota kannatat, ei ole ruohonjuuritason.

Jos käytät esikirjoitettua mallia, hyödyllinen temppu voi olla vain kopioida teksti omaan sähköpostiisi ja muuttaa sanoja hieman. Tämä yksinkertainen askel voi nostaa viestisi täsmällisestä merkistä johonkin, joka luetaan ja harkitaan.

Tehokkaan viestin laatiminen: Olennaiset elementit

Valitsemastasi viestintämenetelmästä riippumatta tietyt tekijät tekevät viestistäsi todennäköisemmän ja toimivat sen mukaisesti.

1. Perusta Vaalipiirisi

Tunnusta itsesi äänestäjäksi, koska lainsäätäjät ja heidän henkilökuntansa ovat paljon vastaanottavaisempia, kun he tietävät puhuvansa äänestäjälle (ja äänestäjälle). Aina on mukana koko nimesi ja täydellinen katuosoite, ei vain ZIP-koodisi. Tämä tarkistus on välttämätön.Viestit muilta kuin valtiovaltalaisilta usein hylätään tai annetaan mahdollisimman vähän huomiota.

2. Ole selkeä ja tarkka

Päätä, mistä haluat puhua ja olla tarkka, voit soittaa soittaa kertoaksesi jäsentesi toimistoille, missä olet asia, josta välität, ja muista, että sinun ei tarvitse olla asiantuntija, joka voi ilmaista mielipiteesi ja puhelusi voi olla lyhyt ja makea.

Soita edustajallesi, jotta he tietävät, miten haluaisit heidän äänestävän tietystä lakiesityksestä, sillä tietyn toimen pyytäminen antaa sinulle vaikutusvaltaa heidän vastuuseensa. Jos on olemassa tietty lakiesityksen numero tai laki, viittaa siihen selvästi.

3. Jaa henkilökohtainen tarinasi

Henkilökohtaiset tarinat ja kokemukset ovat paljon abstraktia argumenttia vakuuttavampia. Selitä, miten asia vaikuttaa suoraan sinuun, perheeseesi tai yhteisöön. Tämä inhimillinen elementti auttaa henkilöstöä ja virkamiehiä ymmärtämään poliittisten päätösten reaalimaailman vaikutuksia.

4. Pidä se likimain

Kunnioita kiireisten toimistojen aikarajoituksia. Kirjoitat tai soitat, päästä pääkohtaan nopeasti ja välttää pitkiä selityksiä. Yksi sivu kirjeitä, muutama minuutti puheluja, ja yksi selkeä kysymys kaupungintalot ovat hyviä ohjeita.

5. Säilytä kunnioittava sävy

Henkilökunta on virkamies, jolle ei makseta tarpeeksi, jotta hän voisi elää mukavasti järjettömän kalliissa Washingtonissa, ja poliitikolle työskentely voi olla tuhoisaa mielenterveydellesi, varsinkin jos alueella asuvat ihmiset huutavat sinulle kahdeksan tuntia päivässä. Lisäksi jos äänestäjä tulee ulos ja kuulostaa vihaiselta, henkilökunta ottaa sinut vähemmän vakavasti, koska he todennäköisesti pitävät sinua vain fanaattisena henkilönä, joten ole kohtelias.

Tärkein osa viestistä edustajalle on pysyä kohtelias sävy ja sanavalinta, koska se on parempi vastaanottaa henkilö toisessa päässä puhelin, ja muistaa, että he eivät tee mitään lopullisia päätöksiä siitä, mitä kantaa heidän toimistoonsa ottaa asioita, koska heidän työnsä on vain panna muistiin ajatuksia, ja he eivät kysy kysymyksiä tai väittele kanssasi siitä, mitä sanot ja sinun ei tarvitse yrittää vakuuttaa heitä mistään.

6. Pyyntö vastaus

Kysy senaattorin tai edustajan kantaa asiaan tai lakiesitykseen, voit myös pyytää kirjallista vastausta puheluun, ja aina kohtelias ja kohtelias ja varmista kiittää heitä heidän ajastaan. Vastauspyyntö luo vastuullisuutta ja varmistaa, että viestintä on kirjattu ja jäljitetty.

Vasteaikojen ja seurannan ymmärtäminen

Vastausaikojen odotusten hallinta on tärkeää tehokkaan ajallisen edunvalvonnan ylläpitämiseksi pitkällä aikavälillä.

Mitä odottaa

Vastausajat vaihtelevat huomattavasti useiden tekijöiden perusteella: käytetty viestintämenetelmä, ongelman monimutkaisuus, toimiston vastaanottamien viestien määrä ja se, onko kysymys ajallinen vai ei, voi saada välittömän tunnustuksen, mutta muodolliset vastaukset voivat kestää viikkoja. Kirjallinen viestintä kestää yleensä kauemmin saada vastauksen.

Jäsenet saavat usein yli tuhat kansalaispyyntöä vuodessa kaikesta sosiaaliturvaetuuksista ja passiasioista monimutkaisiin sääntelykysymyksiin, mikä tarkoittaa, että viestisi kilpailee huomiosta monien muiden kanssa.

Seuraamisen merkitys

Kun olette ottaneet yhteyttä valittuun virkamieheen ja äänestäneet siitä, miten haluatte kirjoittaa lyhyen kiitoksen, ilmoitatte, että tulos vaikuttaa teihin, mutta jos lainsäätäjänne ei äänestänyt haluamallanne tavalla ja kunnioittavasti ilmaista pettymyksenne ja ehkä sisällyttää siihen lyhyen huomautuksen siitä, miten se vaikuttaa teihin, ja kaikissa jatkokirjeissä tai -sähköposteissa mainitaan, että te kirjoititte ne ennen äänestyksen tekemistä.

Jatkossa kirjoittamalla kiitoskirje. Kongressin toimistot kuulevat valituksia jatkuvasti, ja aivan kuten kaikki muutkin, jotka tuntevat itsensä palkituksi, kun heidän toimia arvostetaan, joten aina kiittää.

Strateginen monikanavainen lähestymistapa

Älä rajoitu yhteen viestintämenetelmään, sillä strateginen lähestymistapa voi olla, että aloitetaan puhelun avulla toimiston aseman selvittämiseksi, seuraa yksityiskohtaista sähköpostia, johon sisältyy tausta-asiakirjoja, pyytää henkilökohtaista tapaamista monimutkaisiin kysymyksiin, ja käyttää sosiaalista mediaa julkisesti kiittää virkamiehiä positiivisista toimista.

Suhteen luominen edustajiisi

Tehokas vaalien ajaminen ei ole vain kertaluonteista viestintää. Kyse on jatkuvien suhteiden rakentamisesta, joka tekee äänestäsi ajan myötä vaikutusvaltaisemman.

Käynnistä säännöllisesti, ei vain aikana kriisit

Paremmin perille saaneet äänestäjät kommunikoivat yleensä tehokkaammin ja osoittavat enemmän arvostusta ja tarjoavat tukea. Älä ota yhteyttä edustajiisi vain, kun olet poissa tolaltasi jostakin. Tavoita heitä, kun he ottavat vastaan kannat, jaa tietoa yhteisön huolenaiheista ennen kuin heistä tulee kriisejä, ja osallistu säännöllisiin sitoutumiseen.

Kehitetään suhteita henkilöstöön

Lainsäädäntöhenkilöstö on erittäin tärkeää, ja on erittäin hyödyllistä kehittää työsuhde henkilökuntaan, joka on osoitettu asialle, koska kun on aika toimia tietäen jonkun soittaa kannattaa. Henkilökunta pysyy usein heidän tehtävissään pidempään kuin vaaleilla valitut virkamiehet ja voi tulla arvokkaita liittolaisia edunvalvontapyrkimyksiä.

Osallistu useisiin eri muotoihin

Tämä sitoumus on monin tavoin, kuten lainsäädäntökiertueita, tapaamisia ja tervehdyksiä, uutiskirjeitä, postikortteja, sosiaalista mediaa, kyselyitä ja muuta. Mitä enemmän sinulla on kontaktipisteitä edustajan toimistossa, sitä todennäköisemmin he tunnistavat sinut sitoutuneena ja tietoisena äänestäjänä.

Digitaaliset alustat, kuten mobiilisovellukset ja sosiaalinen media, helpottavat viestintää, sillä nämä alustat mahdollistavat reaaliaikaiset päivitykset ja palautteen antamisen valitsijoille, jotka tekevät virkamiesten saataville.

Eri hallintotasoja koskevat erityishuomiot

Vaikka monia periaatteita sovelletaan kaikilla hallinnon tasoilla, on merkittäviä eroja siinä, miten lähestyä liittovaltion, valtion ja paikallisten virkamiesten.

Liittovaltion edustajat (kongressi)

Kongressin toimistot ovat kaikkein jäsennellyimpiä ja niillä on kehittyneimmät järjestelmät, joilla käsitellään osavaltioiden viestintää. Heillä on tyypillisesti suurempia henkilökuntaa ja muodollisempia menettelyjä. Kun ihmiset eksyvät byrokraattiseen sokkeloon tai eivät saa käyttöönsä tietoja tai huomiota he tarvitsevat usein pyytää kongressin jäseniä puuttumaan asiaan, ja tämä asia voi toimia välineenä kongressin valvoessa hallintovaltiota lisäämällä kongressin tietoisuutta mahdollisista ongelmista virasto-operaatioiden ja palvelujen tarjoamisen yhteydessä.

Valtion lainsäätäjät

Valtion lainsäätäjillä on usein pienempiä työntekijöitä ja ne voivat olla helpommin saatavilla kuin liittovaltion edustajat. Valtion tasolla, jossa virkamiehillä on usein pienempiä henkilökuntaa ja vaalipiirejä, yksittäisten kontaktien vaikutus on suurentunut. Henkilökohtaisten kokousten varmistaminen tai suoran vastauksen saaminen valitulta virkamieheltä ei ole mahdollista.

Paikalliset virkamiehet

Paikalliset virkamiehet.Kaupunginvaltuuston jäsenet, läänin komissaarit, pormestarit...

Työn ja lainsäädännön ajoitus

Lainsäädäntöprosessin ymmärtäminen voi auttaa sinua ajamaan mahdollisimman suurta vaikutusta.

Keskity komitean jäseniin

Suuri osa todellisesta työstä tapahtuu valiokunnissa, joten opi, mitkä valiokunnat käsittelevät asioitasi ja keskittyvät näiden valiokuntien jäseniin, vaikka suurin osa viestintälainsäätäjistä on heidän suorilta äänestäjiltään, ei ole sääntöjä, jotka estävät muiden lainsäätäjien yhteydenoton erityisesti, jos he ovat vallan haltijoita, parlamentin puhemiestä, vähemmistöjohtajia, puheenjohtajaa ja valiokunnan korkeimpia jäseniä sekä asiaa käsittelevän valiokunnan jäseniä, jotka haluavat ilmaista mielipiteensä asiasta.

Aikataulu

Ajoitus on hyvin tärkeää, ikään kuin ongelmasi olisi pian yhteydessä lainsäätäjään nopeasti puhelimitse tai sähköpostitse, mutta jos aika mahdollistaa hyödynnettävimpien lisätekniikoiden, kuten kirjeen kirjoittamisen tai tapaamisen kongressin jäsenten ja heidän henkilöstönsä kanssa.

Budjettiprosessin aikana tehdään monia poliittisia päätöksiä. Ymmärtäminen budjettikeskustelujen aikana, laskujen laatiminen vs. äänestysten aika, ja kun valiokunnat järjestävät kuulemisia, voi auttaa ajamaan ajamista strategisesti.

Yleiset virheet välttää

Jopa hyvää tarkoittava ajaminen voi olla tehotonta, jos teet nämä yhteiset virheet:

Ota yhteyttä edustajiin, jotka eivät edusta sinua

Valitut edustajat ovat kaikkein reagoivaisia omille äänestäjilleen (ihmisille, jotka voivat äänestää heitä), joten ole varma priorisoida kutsua kongressin jäseniä, jotka edustavat sinua, ja tiedämme, että on houkuttelevaa, mutta se ei ole tehokasta soittaa jäsenille, jotka eivät edusta sinua ja tekee niin saattaa estää puhelut äänestäjiensä, jotka voisivat olla enemmän vaikutusta.

Vain lomakkeen kirjaimia käyttäen

Vaikka lomake kirjaimet ovat parempia kuin ei mitään, ne kantavat minimaalinen paino. Aina personoida viesti, vaikka käytät mallin lähtökohtana.

Hämärä tai keskittymätön

Yritetään käsitellä useita ongelmia yhdessä viestissä heikentää viestiä. Keskity yhteen tiettyyn kysymykseen tai laskun yhteydenotto.

Yhteystietojen unohtaminen

Ilman koko nimeäsi ja osoitettasi viestisi voidaan hylätä, koska sitä ei voida vahvistaa kuuluvan äänestäjän toimesta.

Epäkunnioittava tai uhkaileva

Vihamielinen viestintä on haitallista ja siitä voidaan ilmoittaa viranomaisille, jos ne sisältävät uhkia. Erimielisyys on hyvä ja odotettavissa, mutta se on ilmaistava kunnioittavasti.

Työkalut ja resurssit, joilla voidaan tehdä yhteydenotot virkamiehiin helpommin

Useat työkalut ja resurssit voivat virtaviivaistaa edustajienne haku- ja yhteydenottoprosessia:

Edustajan löytäminen

Liittovaltion edustajille tämä palvelu auttaa sinua sovittamalla ZIP-koodisi kongressipiiriisi, linkeillä jäsenesi verkkosivuille ja yhteyssivulle. Virallinen Edustajien talon verkkosivusto (house.gov) ja senaatin verkkosivusto (senate.gov) tarjoavat molemmat hakutyökaluja.

Valtion ja paikallisviranomaisten verkkosivustot, kuten []USA.govin vaaleilla valittujen virkamiesten hakemisto[, voivat auttaa sinua edustavien henkilöiden tunnistamisessa hallinnon kaikilla tasoilla.

Viestintäalustat

Kongressin jäsenille on monia resursseja, jotka helpottavat prosessia, mukaan lukien Democracy.io, joka lähettää sähköpostisi kongressille, FaxZero, joka lähettää faksisi edustajalle ja senaattoreille, Resistbot, joka muuttaa tekstiviestisi päivittäisiksi kirjeiksi kongressille, ja Sance, joka välittää viestisi kongressiedustajan vastaajaan.

Osajärjestelmien hallintajärjestelmät

CMS-työkalut auttavat johtajia ja heidän tiimiään järjestämään, seuraamaan ja vastaamaan tuhansiin viesteihin, joita he saavat vuosittain sähköpostin, verkkolomakkeiden ja sosiaalisen median kautta. Näiden järjestelmien olemassaolosta tietäminen voi auttaa sinua ymmärtämään, miten viestintääsi käsitellään ja seurataan.

Paikallisen median rooli äänenvahvistamisessa

Paikallisilla sanomalehdillä, radioasemilla ja televisiouutisilla on usein enemmän vaikutusvaltaa vaaleilla valittuihin virkamiehiin kuin kansallisiin tiedotusvälineisiin. Kirjoittaminen toimittajalle, op-ed-ten lähettäminen tai yhteydenotto paikallisiin toimittajiin asioista voi vahvistaa viestiäsi enemmän kuin suora yhteys.

Kun vaaleilla valitut virkamiehet näkevät, että äänestäjät nostavat esiin kysymyksiä julkisilla foorumeilla ja paikallisissa tiedotusvälineissä, se viestii laajemmasta yhteisön huolesta ja voi motivoida toimia tehokkaammin kuin pelkkä yksityinen viestintä.

Raja-arvojen ja realististen odotusten ymmärtäminen

Vaikka äänestäjäviestintä on voimakas, on tärkeää olla realistisia odotuksia siitä, mitä se voi saavuttaa.

Edustajanne voi olla aidosti eri mieltä kannastanne tai heihin kohdistuu poliittisia paineita, jotka vaikeuttavat äänestämistä.

Valistaa äänestäjiä päätöksentekoprosessin, tarjota ohjelma resursseja, jotka ovat tarpeen heidän etujensa, luoda tehokkain linjat viestinnän itselle ja henkilökunta, ja tehdä selväksi, mitä voidaan tai ei voida toteuttaa roolisi. Ymmärtäminen rajoitteet ja rajoitukset edustajan rooli voi auttaa sinua ajamaan tehokkaammin ja ylläpitää realistisia odotuksia.

Perustavasta viestinnästä on tehtävä tapa

Tehokkaimmat kannattajat eivät vain ota yhteyttä edustajiinsa kerran.

Yksi tapa säästää aikaa ja auttaa sinua tekemään soittaa kongressiin on tallentaa lainsäätäjien puhelinnumerot matkapuhelimeen. Aseta muistutuksia tarkistaa asioita, joista välität, tilata uutiskirjeitä edunvalvontajärjestöjen työskentelevät teidän kysymyksiä, ja luoda yksinkertainen järjestelmä seuranta, kun olet ottanut yhteyttä edustajiisi ja mitä vastauksia olet saanut.

Vaalipiirin jäsenten kanssa on niin tärkeä osa vaaleilla valittua virkamiestä, ja suuri tennispelaaja Arthur Ashe sanoo: "Tee mitä voit, käytä sitä, mitä sinulla on, aloita missä olet." Tämä neuvo koskee yhtä hyvin äänestäjiä, missä olet, käytä käytettävissä olevia työkaluja ja aikaa ja tee mitä voit saada äänesi kuuluviin.

Osa-alueen sitoutumisen laajempi vaikutus

Yksi tärkeimmistä tehtävistä valitulle virkamiehelle on kommunikointi äänestäjien kanssa, sillä tehokas viestintä auttaa rakentamaan luottamusta oman piirisi ihmisiin ja nostaa toimiston profiilia sekä ilmoittaako uusi aloite vai vastaako kansalaisten sähköpostit ja kirjeet, jotka haluat selkeäksi oikea-aikaiseksi ja kohdennetuksi.

Kun olet tekemisissä vaaleilla valittujen virkamiesten kanssa, et vain kannata tiettyjä politiikkoja. Osallistut demokraattiseen prosessiin, pidät edustajiasi tilivelvollisina ja autat varmistamaan, että hallitus on edelleen reagoiva ihmisille, joita se palvelee.

Valittujen virkamiesten keskuudessa vallitsee suuri epäluulo, ja suuri osa äänestäjistä on vihaisia. Säännöllinen, kunnioittava ja tietoinen kansalaisviestintä on yksi tapa kuroa umpeen tämä kuilu ja palauttaa kansalaisten ja heidän edustajiensa luottamus.

Toiminta: Seuraavat askeleet

Nyt kun ymmärrät, miten vaaleilla valitut virkamiehet kuuntelevat ja käsittelevät äänestäjien viestintää, on aika panna tämä tieto toimintaan. Tässä yksinkertainen toimintasuunnitelma aloittaa:

• Tunnista edustajasi:[ Käytä online-työkaluja selvittää kuka edustaa sinua liittovaltion, valtion ja paikallisella tasolla. Tallenna heidän yhteystietonsa paikkaan, johon voit helposti päästä.
• Valitse kysymys:[ Valitse yksi asia, josta välität syvästi. Tutki lainsäädännön tai politiikan nykytilaa tähän asiaan.
• Tee ensimmäinen yhteys:[ Aloita puhelu tai personoitu sähköposti. Käytä ohjeita tässä artikkelissa luoda tehokas viesti.
• Seuraa:[) Seuraa saamaasi vastausta ja seuraa tarvittaessa.
• Rakenna tapa:[) Muistuta ottamaan säännöllisesti yhteyttä edustajiisi kuukaudessa tai neljännesvuosittain .
• Laajenna kihlaustasi: [ Kun tulet mukavammaksi, osallistu kaupungintalon kokoukseen, pyydä henkilökohtaista tapaamista tai kirjoita kirje paikalliselle sanomalehdelle.

Muista, että äänelläsi on enemmän merkitystä kuin luulet. Jokainen puhelu, joka on kirjattu, jokainen sähköposti on luettavissa, ja jokainen kaupungintalolle ilmestyvä äänestäjä osallistuu tietoihin, jotka muokkaavat lainsäädännön painopisteitä ja päätöksiä. Osallistuminen demokraattiseen prosessiin ei pääty äänestyslaatikkoon.Se jatkuu jatkuvalla sitoumuksella virkamiesten kanssa, jotka olet valinnut edustamaan sinua.

Ymmärtämällä, miten vaaleilla valitut virkamiehet kuuntelevat, käsittelevät ja vastaavat äänestäjien viestintään, voit varmistaa, että ääntäsi kuullaan selkeästi ja tehokkaasti. Olitpa ajamassa paikallisia parannuksia, valtion politiikan muutoksia tai liittovaltion lainsäädäntöä, tässä oppaassa esitetyt periaatteet auttavat sinua kommunikoimaan tavoilla, jotka saavat tuloksia ja tekevät todellista muutosta politiikassa, joka vaikuttaa elämääsi ja yhteisöäsi.

Lisätietoja kansalaisvaikuttamisesta ja asian ajamisesta saat vierailemalla []:n (Yhdysvaltain kongressin) virallisella verkkosivustolla[]], valtion lainsäädäntöelimen verkkosivuilla ja organisaatioissa, kuten [:ssa, jotka antavat puolueettomuutta vailla olevia tietoja lainsäädäntöprosessista ja siitä, miten osallistua tehokkaasti.