Présentation

Dans les litiges civils, les dossiers médicaux et de santé mentale constituent souvent des preuves essentielles, qu'il s'agisse de prouver l'étendue des blessures, d'établir un modèle d'inconduite ou d'évaluer une compétence d'une partie. Pourtant, ces dossiers comptent parmi les documents les plus délicats de notre système juridique. Les protections de la vie privée qui les entourent ne sont pas seulement des gentillesses procédurales; ils sont fondés sur des droits constitutionnels, des lois fédérales et des règlements d'État.

Cadre juridique pour les exigences relatives aux mandats

L'exigence de mandat pour les dossiers médicaux et de santé mentale n'existe pas dans le vide, car elle découle d'une convergence des principes constitutionnels, législatifs et de jurisprudence.

Quatrième modification Protections

Le quatrième amendement à la Constitution des États-Unis protège les individus contre les perquisitions et saisies déraisonnables. Bien que l'amendement visait initialement les acteurs gouvernementaux, ses protections s'étendent à l'application de la loi et, dans certains contextes, à la découverte civile lorsqu'une entité gouvernementale est impliquée. Les tribunaux ont toujours estimé qu'une personne conserve une attente légitime de vie privée dans ses dossiers médicaux. Par conséquent, toute divulgation forcée par le gouvernement – ou par une partie agissant sous l'autorité du tribunal – doit respecter la norme de caractère raisonnable du quatrième amendement.

HIPAA et Règlement fédéral sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d'assurance-maladie (LPRPA) établit un cadre fédéral pour la protection des renseignements médicaux individuellement identifiables. En vertu de la LPRPAA, les entités visées (fournisseurs de soins de santé, régimes de santé et centres d'échange) ne peuvent divulguer des renseignements médicaux protégés (LPRPA) sans autorisation valide du patient ou mandat légal. L'un de ces mandats est une ordonnance ou un mandat judiciaire. Il est essentiel que la LPRPAA distingue entre une assignation, une ordonnance judiciaire et un mandat. Un mandat (souvent délivré par un juge sur la preuve d'une cause probable) satisfait aux exigences de divulgation de la LPRPAA sans autorisation du patient.

Variations dans le droit de l'État

Les lois de l'État peuvent imposer des protections plus strictes que les lois fédérales. De nombreux États ont leurs propres lois sur la protection de la vie privée des médecins, les lois sur la confidentialité de la santé mentale (souvent avec des protections accrues pour les notes de psychothérapie) et les procédures de mandat spécifiques. Par exemple, certains États exigent qu'un mandat pour les dossiers de santé mentale soit examiné par un juge ayant une formation spécialisée ou que le patient reçoive un préavis à moins qu'un tribunal ne trouve un motif valable de retard.

Quand un mandat est-il requis dans les affaires civiles?

En réalité, les procédures civiles impliquent souvent des demandes de dossiers médicaux et de dossiers de santé mentale qui peuvent nécessiter un mandat, surtout lorsque les dossiers sont détenus par un tiers et que le patient ne les a pas volontairement remis en cause.

Règle générale

Un mandat est requis lorsque la partie requérante cherche à obtenir des dossiers médicaux ou de santé mentale par contrainte, sans le consentement du patient et lorsque les dossiers ne sont pas déjà en la possession d'une partie à la poursuite. Cela se produit souvent dans des différends de découverte. Par exemple, si un demandeur dans une affaire de préjudice corporel refuse d'autoriser la libération de ses dossiers psychiatriques préexistants, le défendeur peut avoir besoin d'obtenir une ordonnance du tribunal.Mais une ordonnance du tribunal n'est pas la même qu'un mandat. De nombreux tribunaux considèrent un mandat comme un seuil de preuve plus élevé – celui qui exige une cause probable, pas seulement la pertinence.

Consentement explicite ou renonciation implicite

Lorsqu'une partie met en cause son état de santé en déposant une plainte (p. ex., en prétendant avoir des problèmes émotionnels), elle peut être réputée avoir implicitement renoncé au privilège patient-psychothérapeute. Toutefois, la renonciation n'élimine pas automatiquement la nécessité d'un mandat ou d'une ordonnance judiciaire valide. Les dossiers demeurent PHI, et l'entité couverte ne peut pas simplement les remettre. La partie requérante doit toujours obtenir un mandat légal approprié, souvent sous la forme d'une ordonnance judiciaire qui répond aux exigences de la HIPAA. Si l'ordonnance judiciaire est fondée uniquement sur la pertinence et non sur la cause probable, elle peut ne pas satisfaire à l'exigence du mandat complet, mais peut être encore suffisante en vertu de la HIPAA si elle comprend les conclusions requises (p. ex., que la partie requérante a épuisé d'autres moyens). La distinction est subtile mais importante pour assurer la conformité.

Exceptions qui peuvent éliminer l'exigence du mandat

  • Consentement du patient :[ Une autorisation conforme à la loi HIPAA signée peut contourner entièrement l'exigence de mandat.C'est la méthode la plus courante dans les affaires civiles où le patient accepte volontairement de divulguer des dossiers.
  • Situations d'urgence :[ Dans de rares cas, un tribunal peut autoriser la divulgation sans audience préalable si un accès immédiat est nécessaire pour prévenir le dommage ou préserver la preuve.
  • Évaluations ordonnées par la cour :[ Lorsqu'un tribunal ordonne un examen de santé mentale en vertu de l'article 35 des Règles fédérales de procédure civile (ou l'équivalent d'un État), le rapport qui en résulte peut être produit directement au tribunal, souvent sans qu'il soit nécessaire de disposer d'un mandat distinct.
  • Demandes de données limitées :[ Certains États permettent à une partie d'obtenir des données de santé limitées, dé-identifiées ou agrégées à des fins de recherche ou de santé publique sans mandat, mais cela répond rarement aux besoins des litiges civils.

Exigences pour obtenir un mandat valide

Lorsqu'un mandat est nécessaire, il doit satisfaire à plusieurs normes juridiques, et le fait de ne pas satisfaire à l'une de ces exigences peut entraîner la suppression des registres, des sanctions, voire la responsabilité pour divulgation illégale.

Cause probable

La cause probable dans le contexte des dossiers médicaux ne signifie pas que les dossiers eux-mêmes sont de la contrebande. Il faut plutôt démontrer qu'il y a une croyance raisonnable que les dossiers sont susceptibles de contenir des éléments de preuve à une question factuelle précise dans l'affaire. Par exemple, dans une poursuite en faute professionnelle, une partie qui cherche à obtenir un patient, les dossiers diabétiques préexistants doivent démontrer un lien plausible entre ces dossiers et le préjudice allégué.

Spécificité (particularité)

Le mandat doit décrire les dossiers recherchés avec particularité. Les demandes de la plus grande discrétion comme -tous les dossiers médicaux seront rejetées ou limitées. Le mandat doit préciser :[
- L'identité du patient[
- Le fournisseur de soins de santé ou le gardien des dossiers
- Les types de dossiers (p. ex., notes sur l'état de santé mentale, dossiers d'ordonnance, résultats de laboratoire)[
- La plage de dates (p. ex., du 1er janvier 2018 au 31 décembre 2022)
- L'état ou les antécédents de traitement particuliers pertinents au cas
Cette exigence de spécificité protège contre les recherches générales et garantit que seuls les renseignements minimalement nécessaires sont divulgués.

Soutien à Affidavit

Presque chaque mandat exige un affidavit sous serment de la partie requérante ou de son avocat. L'affidavit doit :
- énoncer le fondement factuel de la cause probable
- expliquer comment les documents sont pertinents au litige civil
- démontrer que la partie requérante a fait des efforts raisonnables pour obtenir les documents par des moyens moins intrusifs (p. ex. consentement, citation à comparaître)[
- confirmer que les documents ne sont pas disponibles par ailleurs
Le juge examinera l'affidavit afin de déterminer s'il répond au seuil juridique.

Approbation judiciaire

Un mandat doit être délivré par un juge ou un magistrat neutre et détaché, qui doit être approuvé par un juge indépendant, qui doit déterminer en toute indépendance la cause probable et le respect des normes juridiques. Dans les affaires civiles, le juge qui supervise l'affaire peut délivrer le mandat, mais certains États exigent une demande distincte à un autre officier de justice pour maintenir l'impartialité.

Exigences spécifiques de l'HIPAA pour les ordonnances des tribunaux

Même lorsqu'un mandat est obtenu, l'AIAP impose des conditions supplémentaires avant qu'une entité visée puisse divulguer l'IPP. Selon 45 CFR § 164.512(e)(1), une ordonnance ou un mandat doit satisfaire aux conditions suivantes :[
- L'ordonnance est rendue par un tribunal compétent
- L'ordonnance comprend des conclusions selon lesquelles les renseignements demandés sont pertinents et importants pour le litige
- L'ordonnance limite la divulgation aux renseignements précis demandés
- L'ordonnance comprend des mesures de protection adéquates (p. ex., scellement, rétractation ou ordonnance de protection) pour empêcher une utilisation secondaire non autorisée
Ces exigences signifient souvent qu'un mandat sans ces conclusions peut être insuffisant.

Protection de la vie privée et restrictions d'accès

Même après l'octroi d'un mandat, les intérêts du patient en matière de protection de la vie privée demeurent essentiels.

Dans la revue de caméra

Avant de remettre des documents sensibles, en particulier des notes de santé mentale ou des dossiers de psychothérapie, de nombreux tribunaux doivent être examinés à huis clos (privés). Le juge examine les documents pour s'assurer qu'ils contiennent des éléments de preuve pertinents à l'affaire et qu'aucun document privilégié n'est divulgué de façon inappropriée.

Ordonnances conservatoires

Une fois les dossiers produits, ils sont généralement placés sous le couvert d'une ordonnance de protection qui limite la diffusion. L'ordonnance peut permettre à seulement des avocats et des témoins experts de les consulter, d'interdire la copie et d'exiger le retour ou la destruction après la fin de l'affaire.

Règles spéciales pour les dossiers de santé mentale

Les dossiers de santé mentale bénéficient souvent d'une protection accrue en raison de la nature délicate du traitement et des fortes attentes des patients en matière de protection de la vie privée. De nombreux États ont des lois qui accordent aux patients un privilège qualifié contre la divulgation de communications avec un thérapeute. Le privilège ne peut être écarté que si le patient met en cause leur état mental, et même alors, la divulgation se limite souvent à l'état en litige.

Sanctions pour divulgation non autorisée

Les sanctions civiles prévues par la loi HIPAA peuvent atteindre des dizaines de milliers de dollars par violation, et la loi de l'État peut autoriser des poursuites privées pour atteinte à la vie privée, violation de la confidentialité ou violation des droits constitutionnels du patient. Les avocats qui ont outrepassé peuvent faire l'objet de sanctions éthiques, y compris l'exclusion ou le renvoi à l'arrêt de l'État. Ainsi, le strict respect des procédures de mandat est non seulement légalement requis, mais aussi stratégiquement sage.

Mesures pratiques pour les avocats qui cherchent des dossiers médicaux ou de santé mentale

Pour naviguer efficacement dans le processus de mandat, les avocats devraient suivre une approche systématique.

  1. Consentement verbal d'abord. La voie la plus facile est une autorisation signée, conforme à la HIPAA du patient (ou de son représentant légal).De nombreux différends peuvent être résolus en négociant la portée de la libération.
  2. Servir une assignation et donner un avis. Avant de demander un mandat, considérez une assignation à comparaître duces tecum (ou une demande de découverte) accompagnée d'un avis conforme à la LSIPAA. Si le patient s'y oppose, vous pouvez alors demander une ordonnance du tribunal.
  3. Ébaucher l'affidavit avec soin. L'affidavit devrait inclure des faits précis liant les dossiers aux revendications ou aux moyens de défense.Éviter la plaque de chaudière.
  4. Proposer une portée étroite. Pour augmenter la probabilité d'approbation judiciaire, limiter la demande au minimum nécessaire. Par exemple, si l'affaire comporte une blessure au poignet, il n'est pas nécessaire de chercher les anciens dossiers de dermatologie du patient.
  5. Demander une ordonnance de révision ou de protection à huis clos. Demander de façon proactive au tribunal de réviser les dossiers en privé ou de rendre une ordonnance de protection.
  6. Se conformer à la loi de l'État Vérifier les exigences spécifiques de l'État. Certains États exigent que le mandat soit signifié au fournisseur de soins de santé d'une manière particulière (p. ex. personnellement, pas par la poste). D'autres exigent que le patient reçoive une copie du mandat et une déclaration de ses droits.
  7. Préparer pour l'exécution Si le mandat est accordé, joindre à une lettre au fournisseur de soins de santé expliquant l'obligation de produire des documents. Si le fournisseur refuse toujours, vous pourriez devoir retourner au tribunal pour une ordonnance d'exécution ou une audience pour outrage.

Jurisprudence et exemples pratiques

Plusieurs décisions d'appel illustrent l'application des exigences relatives aux mandats dans des contextes civils.États-Unis c. Sweeney (affaire de confiscation civile impliquant des dossiers médicaux), le dixième Circuit a jugé qu'un mandat de perquisition pour les dossiers médicaux doit être exécuté dans le respect de la vie privée du patient, y compris la possibilité pour le patient de contester le mandat avant l'exécution.Bien que criminel d'origine, le raisonnement a été adopté dans des ordonnances de découverte civile.Doe c. États-Unis, un tribunal fédéral de district a exigé du gouvernement qu'il obtienne un mandat appuyé par une cause probable avant d'accéder aux dossiers de traitement de santé mentale d'une plaignante dans une affaire relevant de la Federal Tort Claims Act, même si la demanderesse avait mis en cause son état émotionnel.

Au niveau de l'État, Matter of Grand Jury Subpoena for Medical Records (N.Y. 2019) a souligné qu'une assignation à comparaître seule, sans ordonnance ou mandat du tribunal, ne peut pas l'emporter sur le privilège patient-médecin dans les affaires civiles.De même, CaliforniaRoe c. Cour supérieure a jugé que les dossiers de santé mentale sont protégés par un privilège spécial qui ne peut être surmonté que par une preuve claire d'un besoin impératif, qui est proche de la norme de cause probable.

Conclusion

Les avocats doivent comprendre que le quatrième amendement, l'AIAPH et les lois des États interagissent pour créer une norme juridique exigeante : cause probable, particularité, affidavits sous serment et participation judiciaire. Même lorsqu'un mandat est obtenu, les mesures de protection de la vie privée, comme l'examen à huis clos, les ordonnances de protection et les limites de portée demeurent en vigueur. En abordant le processus de façon méthodique – en commençant par consentir, puis en passant à des méthodes moins intrusives, et enfin en demandant un mandat seulement lorsque cela est nécessaire – les praticiens peuvent atteindre leurs objectifs de preuve sans compromettre l'intégrité du système juridique ou les droits des patients.