O lado legal da participación: o que debes saber

Leis de protección voluntaria

Recoñecendo a importancia do servizo voluntario, o Congreso aprobou a Lei de protección de voluntarios de organizacións sen ánimo de lucro de 1997, que proporciona protección de responsabilidade limitada para voluntarios de organizacións sen ánimo de lucro.

Para cualificar a protección en virtude da Lei de Protección do Voluntario, o voluntario debe estar actuando dentro do ámbito das súas responsabilidades, debendo estar debidamente licenciado ou certificado se fose necesario, non debe causar o dano por medio de neglixencia intencionada ou penal, e non debe causar o dano mentres opera un vehículo de motor para o que a licenza e seguro do operador son necesarios.

É importante ter en conta que a Lei de Protección do Voluntario protexe a voluntarios individuais, pero non protexe á organización da responsabilidade.

Deber de coidado e neglixencia

As organizacións comunitarias deben un deber de atención aos participantes, voluntarios e ao público, o que significa tomar medidas razoables para previr danos previsibles.A neglixencia ocorre cando unha organización non logra facer un coidado razoable e que o fallo causa danos ou lesións.

Para minimizar os riscos de neglixencia, as organizacións da comunidade deberán realizar avaliacións de risco antes das actividades, desenvolver e implementar políticas e procedementos de seguridade, proporcionar unha adecuada supervisión para as actividades, manter as instalacións e os equipos en condicións de seguridade e responder adecuadamente aos incidentes cando se produzan.

A documentación é crucial para defender contra as reclamacións de neglixencia.Manter rexistros de formación de seguridade, informes de incidentes, rexistros de mantemento e outras evidencias que demostran o compromiso da súa organización coa seguridade e a atención razoable.

Consideracións especiais para actividades que impliquen menores

As organizacións comunitarias que traballan con nenos enfróntanse a maiores responsabilidades legais e riscos de responsabilidade.Ademais do deber xeral de obrigas de coidado, as organizacións que traballan con menores deben implementar políticas de protección infantil, realizar controis de antecedentes sobre o persoal e os voluntarios que traballan con nenos, manter as proporcións de supervisión adecuadas e cumprir cos requisitos de información obrigatoria para o abuso ou neglixencia do neno sospeitosos.

Moitos estados teñen leis específicas que regulan organizacións de xuventude, incluíndo requisitos para a prevención de abusos, políticas que prohiban o contacto un a un entre adultos e menores, e procedementos para responder a acusacións de mala conduta.

Cobertura de seguros para organizacións comunitarias

Aínda que as prácticas de xestión de riscos poden reducir a exposición a responsabilidades, o seguro proporciona protección financeira esencial cando se producen incidentes. Moitas fontes de financiamento, lugares e contratos ordenan que as sen ánimo de lucro leven un seguro de responsabilidade como condición de compromiso, facendo unha cobertura adecuada non só prudente, pero moitas veces necesaria para as operacións.

Seguro de responsabilidade xeral

O seguro de responsabilidade xeral sen ánimo de lucro protexe-lo de posibles reclamacións legais e perdas financeiras resultantes de accidentes que inclúen lesións dos clientes e danos na propiedade. Esta cobertura fundacional debe ser unha prioridade para practicamente todas as organizacións da comunidade que interactúan co público.

A responsabilidade xeral xeral xeral xeral xeral xeral xeral proporciona cobertura de terceiros por lesións corporais, danos á propiedade, lesións persoais/publicitantes e os custos asociados á defensa destas reclamacións. Cobertura normalmente inclúe custos de defensa legal, que poden ser substanciais mesmo cando as reclamacións non resultan exitosas.

Ao seleccionar a cobertura xeral de responsabilidade, preste atención aos límites políticos, que son tipicamente expresadas como límites de per-occurrence e límites agregados.O límite de per-occurrence é o máximo que a aseguradora pagará por un só incidente, mentres que o límite agregado é o máximo que a aseguradora pagará por todas as reclamacións durante o período de política. Moitas organizacións levan límites de polo menos un millón de dólares por aparición e dous millóns de dólares agregados, aínda que os requisitos varían en función das actividades da organización e obrigas contractuais.

Directores e Oficiais de Seguros

Calquera organización sen ánimo de lucro cun consello de administración debe considerar directores e seguros de funcionarios, un tipo de seguro de responsabilidade de xestión. Esta cobertura cada vez é máis importante, xa que os membros do consello enfróntanse a un crecente escrutinio e potencial responsabilidade persoal para as decisións organizativas.

A responsabilidade de D&O protexe aos funcionarios, directores e membros do consello de reclamacións de erros, omisións, actos erróneos e mala xestión, incluíndo a protección por neglixencia, incumprimento de deber e prácticas de emprego. Sen esta cobertura, os membros do consello poden ser reticentes a servir e os que serven afronten o risco financeiro persoal.

As políticas de D&O inclúen normalmente cobertura para os custos de defensa, asentamentos e xuízos derivados de reclamacións contra directores e oficiais individuais. Algunhas políticas tamén proporcionan cobertura de entidade, protexendo a organización de certas reclamacións.Cando se avalían as políticas de D&O, considerar se a cobertura inclúe a responsabilidade das prácticas de emprego, se hai exclusións para tipos específicos de reclamacións, a retención ou cantidade deducible da política, e se a política proporciona "cobertura de detalles" para os antigos directores e oficiais.

Seguro De Propiedade

Se a súa organización comunitaria posúe ou aluga bens, o seguro de propiedade protexe contra a perda ou dano a edificios, equipos, subministracións e outros activos físicos. seguro de propiedade para organizacións sen ánimo de lucro proporciona protección para a perda de ingresos empresariais e os gastos asociados para que a organización se recupere e corra.

A cobertura da propiedade non só debe incluír o custo de substitución da propiedade danada, senón tamén a cobertura de interrupción da empresa, que compensa a perda de ingresos e gastos continuados se a súa organización non pode operar debido a danos cubertos de propiedade.

Seguro de Eventos Especiais

As organizacións comunitarias acollen con frecuencia eventos e os eventos de recadación de fondos son unha gran parte das operacións para fins de lucro, que requiren protección para eventos con ou sen responsabilidade no licor.O seguro de eventos especiais pode ser adquirido como unha política independente para eventos ocasionais ou como un endoso para unha política xeral de responsabilidade anual.

O seguro de eventos normalmente cobre a responsabilidade xeral do evento, a responsabilidade do licor se se presta alcohol, cancelación ou aprazamento por causas cubertas e danos a equipos ou lugares alugados. Ao planificar eventos comunitarios, revisar a cobertura do seguro con antelación e garantir que os vendedores, intérpretes ou contratistas tamén leven o seguro apropiado.

Seguro de responsabilidade cibernética

Como as organizacións da comunidade cada vez máis confían en ferramentas dixitais e recollen información persoal por vía electrónica, o seguro de responsabilidade cibernética converteuse en esencial. Esta cobertura protexe contra os custos asociados ás violacións de datos, incluíndo os gastos de notificación, seguimento de crédito para os individuos afectados, custos de defensa legal, multas reguladoras e sancións públicas para xestionar os danos reputación.

Mesmo as pequenas organizacións comunitarias que recollen enderezos de correo electrónico, procesan doazóns en liña ou manteñen bases de datos de adhesión enfróntanse a riscos cibernéticos e deben considerar esta cobertura.

Seleccionar provedores de seguros

Sen ánimo de lucro Seguros Alliance (NIA) ofrece un seguro de responsabilidade exclusivo para 501(c)(3) organizacións sen ánimo de lucro, con cobertura actualmente dispoñible en moitos estados para moitos tipos de 501(c)(3) sen ánimo de lucro.O traballo con aseguradoras que se especializan en cobertura sen ánimo de lucro pode proporcionar vantaxes, xa que estes provedores entenden os riscos únicos que as organizacións da comunidade afrontar e poden ofrecer opcións de cobertura adaptadas.

Ao seleccionar o seguro, non só escoller a opción de menor custo. Considere a estabilidade financeira da aseguradora e capacidade de pago de reclamacións, experiencia con organizacións sen ánimo de lucro, a amplitude das opcións de cobertura, calidade do servizo ao cliente e manexo de reclamacións, e se a política inclúe recursos de xestión de riscos e apoio. Traballando cun corredor de seguros que se especializa en seguros pode axudar a navegar opcións e garantir unha cobertura adecuada para as necesidades específicas da súa organización.

Acordos legais e documentación

A documentación adecuada e os acordos legais son esenciais para protexer a súa organización comunitaria e aclarar as expectativas cos participantes, voluntarios, socios e outros grupos de interese.

Exención e formas de liberación

As renuncias de responsabilidade e formularios de liberación son comunmente utilizados polas organizacións da comunidade para informar os participantes de riscos e obter o seu acordo para non manter a organización responsable de certas lesións ou danos. Mentres as renuncias poden proporcionar algunha protección legal, non son balas impermeables e deben ser redactadas coidadosamente para ser aplicables.

Para que unha renuncia sexa esixible, debe estar claramente escrita en linguaxe comprensible, especificamente identificar os riscos que se están a renunciar, ser voluntariamente asinadas polo participante (ou o seu pai/gardista se o participante é menor), e non violar a política pública. Xulgados escrutar as renuncias con coidado e non fará cumprir as renuncias que pretenden liberar responsabilidade por neglixencia grave, mala conduta intencionada ou violacións da lei.

É importante entender que as renuncias para os menores presentan desafíos especiais.En moitos estados, os pais non poden renunciar ao dereito dun neno a demandar lesións, o que significa que as renuncias asinadas polos pais en nome dos fillos non poden ser aplicables.A pesar destas limitacións, as renuncias aínda cumpren funcións importantes informando aos participantes e aos pais dos riscos e demostrando que a organización toma en serio a seguridade.

Acordos de Voluntariado

Os acordos de voluntariado por escrito aclaran a relación entre voluntarios e a súa organización.Estes acordos deben incluír o papel e as responsabilidades do voluntario, as expectativas de compromiso de tempo, as políticas de organización que debe seguir o voluntario, as obrigas de confidencialidade se o voluntario accede á información sensible e recoñece que a posición do voluntario non é unha relación de emprego.

Os acordos de voluntariado axudan a previr malentendidos e poden ser probas importantes se xorden disputas sobre a natureza da relación de voluntarios.

Formulario de consentimento para menores

Cando as actividades comunitarias impliquen menores, os formularios de consentimento dos pais son imprescindibles.Estes formularios deben incluír o permiso para que o menor participe en actividades específicas, recoñecemento de riscos asociados ás actividades, autorización para o tratamento médico de urxencia se é necesario, información de contacto para os pais/sgardistas, información sobre calquera condición médica ou alerxias, e permiso para o uso da imaxe do menor en fotografías ou vídeos se é o caso.

Os formularios de consentimento deben obterse antes de cada actividade ou programa, xa que un formulario de consentimento xeral asinado a principios do ano non pode cubrir adecuadamente riscos específicos asociados a actividades concretas.

Acordos de colaboración e colaboración

Os proxectos comunitarios adoitan implicar a colaboración entre múltiples organizacións.Os acordos de colaboración escrita ou colaboración axudan a que todas as partes comprendan os seus papeis, responsabilidades e expectativas.Estes acordos deben abordar o propósito e os obxectivos da colaboración, responsabilidades específicas de cada socio, acordos financeiros e reparto de custos, propiedade de propiedade intelectual ou materiais creados, asignación de responsabilidade e requisitos de seguro, procesos de toma de decisións, duración das disposicións de colaboración e resolución de conflitos.

Mesmo cando se asocian con organizacións de confianza, os acordos escritos impiden malentendidos e proporcionan un marco para resolver os desacordos que poidan xurdir.

Contratos con provedores e vendedores

Cando a súa organización comunitaria contrata a provedores de servizos ou provedores de servizos, como provedores de eventos, contratistas para proxectos de construción ou consultores para servizos especializados, os contratos escritos deben especificar o alcance do traballo ou servizos que se deben proporcionar, prazos e prazos, termos e cantidades de pagamento, requisitos de seguro e indemnización, propiedade do produto de traballo, disposicións de terminación e procedementos de resolución de litixios.

Antes de asinar contratos, asegúrese de comprender todos os termos e que o contrato reflicte con precisión o acordo.Se o contrato é complexo ou implica compromisos financeiros significativos, considerar a súa revisión por un avogado.

Privacidade e protección de datos

As organizacións da comunidade recompilan e manteñen de forma rutina información persoal sobre os participantes, voluntarios, doadores e outros. Isto crea obrigas legais para protexer esa información e usala de forma adecuada.

Leis e regulamentos de privacidade

Varias leis regulan como as organizacións recollen, usan e protexen a información persoal.Aínda que a lexislación federal de privacidade permanece limitada nos Estados Unidos, as leis sectoriais aplicables a certos tipos de información. Por exemplo, a Lei de portabilidade e responsabilidade de seguros de saúde (HIPAA) regula a información de saúde, a Lei de dereitos de educación familiar e privacidade (FERPA) protexe os rexistros de educación dos estudantes, e a Lei de protección de privacidade en liña dos nenos (COPPA) restrinxe a recollida de información dos nenos menores de 13 anos.

Ademais, varios estados teñen promulgado leis de privacidade amplas que se aplican a organizacións que operan ou recollen información dos residentes deses estados. California's Consumer Privacy Act (CCPA), Virginia's Consumer Data Protection Act, Colorado's Privacy Act, e leis similares noutros estados crean obrigas en relación cos avisos de recollida de datos, os dereitos dos consumidores para acceder e borrar datos, e restricións nas vendas e compartición de datos.

As organizacións comunitarias deben entender que leis de privacidade se aplican ás súas actividades e garantir o cumprimento dos requisitos aplicables.Isto pode incluír a publicación de políticas de privacidade nos sitios web, obter o consentimento antes de recoller determinados tipos de información, proporcionar ás persoas acceso aos seus datos, implementar medidas de seguridade para protexer os datos e informar violacións de datos cando ocorren.

Mellores prácticas de seguridade de datos

Ademais do cumprimento legal, as organizacións da comunidade teñen unha obriga ética de protexer a información persoal que lles foi encomendada.As mellores prácticas de seguridade inclúen limitar a recollida de datos á información que realmente é necesaria, almacenar datos de forma segura usando controis de cifrado e acceso, actualizar regularmente os sistemas de software e seguridade, o persoal de formación e voluntarios sobre seguridade de datos, desenvolver e implementar plans de resposta contra violación de datos, e descartar adecuadamente os datos cando xa non é necesario.

Mesmo as pequenas organizacións da comunidade poden experimentar violacións de datos, e os custos, tanto financeiros como reputados, poden ser devastadores.O investimento en medidas de seguridade de datos adecuadas é esencial para protexer a súa organización e as persoas cuxa información mantén.

Fotografía e uso de imaxes

As organizacións da comunidade adoitan fotografar ou gravar vídeo actividades con fins promocionais, medios sociais ou documentación. Con todo, usar imaxes de persoas sen permiso pode crear problemas legais relacionados cos dereitos de privacidade e os dereitos de publicidade.

As mellores prácticas inclúen obter o consentimento por escrito antes de usar imaxes de individuos identificables, sendo especialmente coidadoso coas imaxes de menores, comunicando claramente como se usarán as imaxes, honrando as solicitudes de persoas que non queren ser fotografadas, evitando o uso de imaxes de formas que poidan ser embarazosas ou prexudiciais para os individuos representados.

Os formularios de edición de fotografías deben especificar que tipo de usos están permitidos (como o sitio web, as redes sociais, os materiais impresos), tanto se a organización pode outorgar permiso a terceiros para utilizar as imaxes, canto tempo dura o permiso e se o individuo pode revogar o permiso.

Dirección de Emprego e Voluntariado

A distinción legal entre empregados e voluntarios é crucial para as organizacións da comunidade, xa que a mala clasificación pode ter consecuencias legais e financeiras significativas.

Traballador vs. Clasificación de Voluntarios

Baixo a Lei de Normas do Traballo Xusto (FLSA), as persoas que realizan traballo para unha organización deben xeralmente ser compensadas como empregados a menos que se cualifren como voluntarios.

O feito de que alguén sexa chamado un "voluntario" non o faga automaticamente por motivos legais.Se un individuo realiza o mesmo traballo que os empregados remunerados, recibe compensacións máis aló do reembolso por gastos, ou se lle esixe voluntario como condición de recibir beneficios ou servizos, pode ser clasificado como un empregado independentemente do título utilizado.

Os empregados mal clasificados como voluntarios poden producir responsabilidade por salarios non remunerados, exceso de tempo, impostos sobre as nóminas e sancións.Se non está seguro de se alguén debe ser clasificado como empregado ou voluntario, consulte cun avogado de emprego ou profesional de recursos humanos.

Cumprimento da Lei de Emprego

As organizacións comunitarias cos empregados deben cumprir numerosas leis de emprego a nivel federal, estatal e local. Entre as áreas clave de cumprimento inclúense as leis de salarios e hora que requiren o pago do salario mínimo e as horas extraordinarias, as leis antidiscriminatorias que prohiben a discriminación baseadas en características protexidas, as normas de seguridade no traballo baixo a Lei de Seguridade e Saúde Ocupacional (OSHA), os requisitos de abandono familiar e médico, o seguro de compensación dos traballadores e o seguro de desemprego.

Moitas leis de emprego só se aplican aos empresarios cun número mínimo de empregados, pero algunhas proteccións son aplicables independentemente do tamaño da organización.

Antecedentes Checks

As organizacións comunitarias, especialmente as que traballan con poboacións vulnerables como nenos ou persoas maiores, deben realizar controis de antecedentes sobre empregados e voluntarios.Os controis de antecedentes axudan a identificar individuos con historias criminais ou outras bandeiras vermellas que poidan facelos inadecuados para certas posicións.

Ao realizar comprobacións de antecedentes, as organizacións deben cumprir coa Lei de Informe de Crédito Xurídico (FCRA) se se usa unha empresa de screening de terceiros. requisitos FCRA inclúen a obtención de consentimento por escrito do individuo, proporcionando información necesaria e seguindo procedementos específicos se se toma acción adversa baseada nos resultados de comprobación de antecedentes.

As leis estatais e locais poden impoñer restricións ou requisitos adicionais sobre os controis de antecedentes, incluíndo limitacións ao considerar certos tipos de historia penal ou requisitos para determinados tipos de controis para as posicións que inclúen nenos.

Políticas de xestión voluntaria

A xestión efectiva dos voluntarios require políticas claras que abordan os procedementos de contratación e selección, requisitos de formación e orientación, supervisión e supervisión, códigos de conducta e expectativas de comportamento, protocolos de seguridade, procedementos de reembolso de gastos, recoñecemento e aprecio e procedementos para abordar problemas de rendemento ou condutas inapropiadas.

As políticas de voluntarios voluntarios voluntarios deben axudar a garantir a consistencia, protexer a organización da responsabilidade e crear experiencias de voluntarios positivos.As políticas deben ser proporcionadas aos voluntarios por escrito e revisadas regularmente para garantir que permanecen activas e eficaces.

Gobernanza e responsabilidades penais

Para as organizacións comunitarias incorporadas, o Consello de Administración é a responsabilidade última do goberno organizativo e do cumprimento legal.Comprender as funcións de confianza e as mellores prácticas de goberno é esencial para un liderado eficaz e legalmente conforme.

Dereitos Fiduciarios dos membros do Consello

Os membros do Consello de Organizacións sen ánimo de lucro deben tres funcións de confianza primarias á organización.O FLT:0 (FLT: 1) esixe que os membros do Consello estean razoablemente informados sobre as actividades da organización e participen nas decisións co coidado de que unha persoa normalmente prudente exerza en circunstancias similares. Isto inclúe asistir ás reunións, revisar materiais, facer preguntas e tomar decisións informadas.

O FLT:0 (FLT:0) sistema de lealdade require que os membros do consello actúen nos mellores intereses da organización en lugar dos seus intereses persoais. Isto inclúe evitar conflitos de intereses, non usar recursos organizativos para o beneficio persoal, e manter a confidencialidade da información organizacional sensible.

O FLT:0 (FLT:0) de obediencia require que os membros do consello para garantir que a organización cumpre coas leis aplicables e permanece fiel á súa misión e documentos de goberno.

A falta de dereitos de confianza pode producir responsabilidade persoal para os membros do consello, aínda que esa responsabilidade é relativamente rara cando os membros do consello actúan de boa fe e exercicio de coidados razoables.

Conflicto de políticas de interese

Os conflitos de intereses xorden cando os membros do Consello ou os empregados clave teñen intereses persoais ou financeiros que poden influír nas súas decisións en nome da organización.

As políticas de conflito de intereses efectivas requiren que os membros do consello e os empregados clave para divulgar posibles conflitos, establecer procedementos para revisar e abordar os conflitos divulgados, esixir a recusación de discusións e votos sobre asuntos onde existen conflitos e documentar como se xestionan os conflitos.

O IRS esixe que as organizacións exentas de impostos teñan políticas de conflito de intereses e informen sobre o modelo 990, xa sexa que teñan tales políticas e como se aplican.

Supervisión financeira e transparencia

Os membros do Consello son responsables de garantir unha boa xestión financeira e transparencia.Isto inclúe a revisión e aprobación de orzamentos, seguimento de informes financeiros e comparación de desempeño real cos orzamentos, asegurando os controis internos adecuados para previr fraudes e mala xestión, arranxo de auditorías financeiras anuais ou revisións cando sexa necesario, e garantir a oportuna presentación de declaracións e informes fiscais esixidos.

As organizacións exentas de impostos deben poñer a disposición de determinados documentos para a inspección pública, incluíndo o modelo 1023 (aplicación de estado fiscal), o formulario 990 (retorno anual de información), e os documentos de goberno como os artigos de incorporación e os estatutos.

Leis e documentos de goberno

As leis de organización establecen as regras para o modo en que se rexe a organización, incluíndo a composición e termos do consello, as posicións e responsabilidades dos oficiais, os requisitos e procedementos de cumprimento, os requisitos de votación e quórum, a estrutura do comité e os procedementos de modificación.

Os estatutos deben ser revisados periodicamente para garantir que se manteñan adecuados ao tamaño e actividades actuais da organización.Cando se precisen emendar as leis, as organizacións deberán seguir os procedementos de modificación especificados nos estatutos existentes.

Ademais de estatutos, as organizacións deben manter outros documentos de gobernanza como o conflito de políticas de interese, a retención de documentos e as políticas de destrución, as políticas de denuncia e as políticas de compensación executiva.

Consideracións de propiedade intelectual

As organizacións comunitarias crean e usan diversas formas de propiedade intelectual, desde nomes organizativos e logos ata materiais educativos e obras creativas.A comprensión dos dereitos de propiedade intelectual axuda a protexer os activos da súa organización e evitar infrinxir os dereitos dos demais.

Marcas

Marcas protexen nomes, logotipos, slogans e outros identificadores que distinguen a súa organización doutros. Mentres que os dereitos de marca xorden do uso en vez de rexistro, o rexistro federal coa Oficina de Patentes e Marcas dos Estados Unidos proporciona vantaxes significativas, incluíndo a protección nacional, a presunción legal de propiedade e o dereito de usar o símbolo ®.

Antes de adoptar un nome ou logotipo, realice unha busca de marca para asegurarse de que non infrinxe as marcas existentes.Usar un nome ou logotipo que sexa confusamente similar á marca doutra organización pode producir accións legais e requisitos para renomear, o que pode ser caro e perturbador.

Copyright

O copyright protexe as obras orixinais de autoría, incluíndo materiais escritos, fotografías, vídeos, música e software. protección do copyright xorde automaticamente cando unha obra é creada e fixada de forma tanxible, aínda que o rexistro coa Oficina de Copyright dos Estados Unidos proporciona beneficios adicionais.

As organizacións comunitarias deben ter en conta os dereitos de autor en dous contextos.En primeiro lugar, protexer os seus propios materiais protexidos por dereitos de autor incluíndo avisos de dereitos de autor, rexistrar obras importantes, e usar licenzas ou acordos para controlar como outros poden usar os seus materiais.

A doutrina de uso xusto permite un uso limitado de materiais con dereitos de autor sen permiso para fins como a crítica, o comentario, a reportaxe de noticias, o ensino, a bolsa ou a investigación. Con todo, o uso xusto é unha doutrina legal complexa, e as organizacións non deben asumir que o seu uso cualifica como uso xusto sen unha análise coidadosa ou asesoramento xurídico.

Licenzas de código aberto e Creative Commons

Moitas organizacións da comunidade benefícianse de utilizar software de código aberto e contido con licenza Creative Commons, que pode ser usado libremente baixo condicións especificadas. Ao usar estes recursos, revisa atentamente os termos da licenza aplicables para asegurar o cumprimento.

Do mesmo xeito, se a súa organización crea materiais educativos ou outros contidos que quere compartir amplamente, considere usar licenzas Creative Commons para comunicar claramente como outros poden usar o seu traballo mantendo certos dereitos.

Actividades políticas e limitacións de lobby

As organizacións exentas de impostos baixo a sección 501(c)(3) enfróntanse a importantes restricións na actividade da campaña política e os lobbys.

Prohibición de actividades de campaña política

As organizacións 501(c)(3) están absolutamente prohibidas para participar ou intervir en campañas políticas en nome ou en oposición a candidatos a cargos públicos.

As actividades prohibidas inclúen a adscrición ou oposición de candidatos, a contribución a candidatos ou partidos políticos, a distribución de materiais de campaña, o uso de recursos organizativos, e a realización de declaracións en publicacións oficiais de organización a favor ou en contra dos candidatos.

A infracción da prohibición da campaña política pode dar lugar a unha exención de impostos sobre a organización e os seus xestores, e en casos moi graves, a revogación do status exento de impostos.

Actividades de lobby permitidas

A diferenza da actividade política de campaña, os lobbys non están absolutamente prohibidos para as organizacións 501(c)(3), pero deben ser limitados.

As organizacións poden escoller entre dúas probas para medir o lobby permisible. Baixo a proba "parte substancial", o lobby non pode constituír unha parte substancial das actividades da organización.

Moitas organizacións elixen a proba de gastos porque proporciona maior claridade e xeralmente permiten máis lobbys que a proba de parte substancial.

Avogacía e educación

Mentres que a actividade da campaña política está prohibida e as lobbys son limitadas, 501(c)(3) organizacións poden participar en defensa e educación ilimitadas sobre cuestións relacionadas coa súa misión. actividades permisibles inclúen educar ao público sobre cuestións, realización de investigacións e publicacións, aloxamento de foros candidatos que non son partidistas e cubrir unha ampla gama de cuestións, fomentar o rexistro dos votantes e a participación sen apoiar candidatos específicos, e avogar por posicións políticas sen referencia á lexislación específica.

A liña entre a defensa permitida e a actividade de lobby ou campaña prohibida pode ser sutil.Cando se planean actividades de defensa, as organizacións da comunidade deben considerar coidadosamente se as actividades cruzan en territorio prohibido e buscar asesoramento xurídico cando non se sabe.

Accesibilidade e non discriminación

As organizacións comunitarias teñen obrigas legais e éticas para garantir que os seus programas e instalacións sexan accesibles e non discriminen de grupos protexidos.

Estados Unidos con discapacidad Act

A American with Disabilities Act (ADA) prohibe discriminación contra persoas con discapacidade no emprego, aloxamentos públicos e outras áreas.Para organizacións comunitarias, o cumprimento da ADA inclúe garantir a accesibilidade física das instalacións, proporcionar aloxamentos razoables para os empregados e voluntarios con discapacidade, facer accesibles os programas e servizos e garantir que os sitios web e contidos dixitais sexan accesibles.

Os requisitos de accesibilidade física inclúen aparcadoiro accesible, ramplas de entrada e entradas accesibles, salóns de descanso accesibles e rutas accesibles a través das instalacións.Cando se renovan ou se constrúen novos edificios, as organizacións deben cumprir os estándares de accesibilidade da ADA.

A accesibilidade ao programa implica que as persoas con discapacidade deben poder participar e beneficiarse de programas e servizos, o que pode esixir axuda e servizos auxiliares como intérpretes de lingua de signos, políticas de modificación ou procedementos, ou ofrecer formatos alternativos para materiais.

Dereitos civís e leis de non discriminación

Varias leis federais, estatais e locais prohiben a discriminación baseada en características protexidas como raza, cor, orixe nacional, sexo, relixión, idade e discapacidade. Estas leis aplican ao emprego, programas e servizos, e outras actividades organizativas.

As organizacións comunitarias deben adoptar e implementar políticas de non discriminación, proporcionar formación sobre requisitos de non discriminación, establecer procedementos para facer fronte ás queixas de discriminación e garantir que os programas e servizos sexan proporcionados equitativamente a todas as persoas elixibles.

As organizacións que reciban asistencia financeira federal deben cumprir os requisitos adicionais de non discriminación, incluído o título VI da Lei de Dereitos Civís (prohibindo a discriminación por razas), o Título IX das Emendas de Educación (prohibindo a discriminación sexual nos programas educativos), a Sección 504 da Lei de Rehabilitación (prohibindo a discriminación por discapacidade), e a Lei de Discriminación por idade (prohibindo a discriminación por idade).

Acceso lingüístico

As organizacións comunitarias que serven a diversas poboacións deben considerar o acceso á lingua para individuos con coñecementos limitados en inglés. Aínda que os requisitos varían dependendo das fontes de financiamento e da xurisdición da organización, as mellores prácticas inclúen avaliar as necesidades lingüísticas da comunidade, proporcionar servizos de interpretación para interaccións clave, traducir documentos vitais a linguas comúns e formar persoal para traballar eficazmente con intérpretes e individuos competentes en inglés.

Facilitar o acceso á linguaxe non só axuda a garantir o cumprimento legal, senón que tamén avanza a misión da organización, facendo que os programas e servizos sexan verdadeiramente accesibles para todos os membros da comunidade.

Directrices e códigos de conducta comunitarias

Establecer directrices e códigos de conducta da comunidade claras axuda a crear ambientes seguros, respectuosos e produtivos para a implicación da comunidade, proporcionando un marco para abordar comportamentos problemáticos.

Desenvolvemento de directrices comunitarias eficaces

As directrices comunitarias deben articular os valores e as expectativas de comportamento para os participantes nas actividades da súa organización. directrices eficaces son claras e específicas, enmarcadas positivamente cando sexa posible, enfocadas no comportamento en vez de identidade, aplicadas de forma consistente a todos os participantes e revisadas e actualizadas regularmente como sexa necesario.

As directrices deben abordar ámbitos clave como a comunicación respectuosa, o acoso e a discriminación, a seguridade e a seguridade, o uso de recursos organizativos, a confidencialidade e a privacidade, os conflitos de interese e as redes sociais e a conduta en liña.

Políticas de acoso e discriminación

Todas as organizacións da comunidade deberían ter políticas claras que prohiban o acoso e a discriminación. Estas políticas deberían definir condutas prohibidas, incluíndo acoso sexual, acoso ambiental hostil e discriminación baseadas en características protexidas, establecer procedementos para informar preocupacións, perfilar o proceso de investigación, especificar as posibles consecuencias para violacións e prohibir represalias contra individuos que informen preocupacións ou participen nas investigacións.

As políticas só son efectivas se se comunican de forma clara, aplicada de forma consistente e apoiadas pola adecuada formación e a aplicación.As organizacións deben proporcionar unha formación regular sobre a prevención do acoso e a discriminación e responder de forma rápida e adecuada a todas as reclamacións.

Resolución de conflitos

A pesar dos mellores esforzos para previr conflitos, desacordos e disputas inevitablemente xurdirán nas organizacións da comunidade.

Os procedementos eficaces de resolución de conflitos inclúen fomentar a comunicación directa entre as partes cando sexa apropiado, facilitar a mediación ou facilitar o diálogo para conflitos máis graves, establecer camiños claros de escalada cando a resolución informal non ten éxito, e garantir procesos xustos que dan a todas as partes a oportunidade de ser escoitadas.

Algunhas organizacións inclúen disposicións alternativas de resolución de litixios nos seus estatutos ou acordos, que requiren mediación ou arbitraxe antes de litixios. Estas disposicións poden axudar a resolver disputas de forma máis rápida e efectiva que os procedementos xudiciais.

Aplicación e responsabilidade

As directrices e códigos de conduta da comunidade só teñen sentido se se aplican de forma consistente.As organizacións deben establecer procesos claros para abordar as violacións, incluídos procedementos de investigación, alcance de consecuencias potenciais, procesos de recurso ou revisión e requisitos de documentación.

As consecuencias das violacións deben ser proporcionadas á severidade da conduta e poden ir desde as advertencias verbais á suspensión temporal ata a eliminación permanente de programas ou actividades.

Mantemento e retención de documentos

A adecuada retención de rexistros é esencial para o cumprimento legal, a responsabilidade organizativa e as operacións efectivas.As organizacións comunitarias deben manter varias categorías de rexistros e implementar políticas de retención e destrución adecuadas.

Records necesarios

As organizacións exentas de impostos deben manter rexistros que apoien o seu estado exento de impostos e demostren o cumprimento dos requisitos legais fiscais. Os rexistros necesarios inclúen artigos de incorporación e estatutos, carta de determinación do IRS que outorgan estatuto de exención fiscal, declaración anual de información de formulario 990, rexistros financeiros incluíndo a documentación de ingresos e gastos, minutos de reunións do consello e do comité e rexistros de contribucións recibidas.

Os rexistros de emprego deben ser mantidos para todos os empregados, incluíndo solicitudes de emprego e documentos de contratación, verificación de elixibilidade para o emprego do formulario I-9, rexistros de nóminas e formularios de retención de impostos, avaliacións de rendemento e expedientes disciplinarios, así como rexistros de permisos e aloxamentos.

Os rexistros do programa documentan as actividades e o impacto da organización, incluídos os formularios de rexistro e consentimento dos participantes, os rexistros de asistencia, as avaliacións do programa e os datos de resultados, as solicitudes de subvención e os informes, e os contratos e acordos con socios e vendedores.

Políticas de retención de documentos

As políticas de retención de documentos especifican canto tempo deben gardarse diferentes tipos de rexistros e cando poden ser destruídos. Estas políticas axudan a asegurar que os rexistros importantes se conserven ao reducir os custos de almacenamento e de desorde para rexistros que xa non necesitan ser conservados.

Os períodos de retención varían en función do tipo de rexistro e os requisitos legais aplicables. Por exemplo, as normativas do IRS requiren que as organizacións exentas de impostos manteñan rexistros de soporte do Modelo 990 durante polo menos tres anos, os rexistros de impostos sobre o emprego deben conservarse durante polo menos catro anos, os rexistros corporativos como os artigos de incorporación e os estatutos deben ser mantidos permanentemente, e os contratos e acordos deben ser mantidos durante un período especificado despois da expiración.

As políticas de retención de documentos deben ser por escrito, aprobadas polo Consello de Administración, comunicadas ao persoal responsable do mantemento dos rexistros e revisadas periodicamente para asegurar que permanecen vixentes con requisitos legais.

Electronic Records Management

Como as organizacións manteñen cada vez máis rexistros electrónicos, a xestión dos rexistros electrónicos convértese en crucial.Os rexistros electrónicos son xeralmente sustitutivos aceptables para os rexistros en papel se se manteñen nun formato que preserva a súa integridade e accesibilidade.

As mellores prácticas para a xestión de rexistros electrónicos inclúen o uso de sistemas e formatos fiables que permanecerán accesibles ao longo do tempo, a implementación de procedementos de copia de seguridade e recuperación de desastres, o control do acceso a rexistros electrónicos sensibles e a garantía de que os rexistros electrónicos están incluídos nas políticas de retención e destrución de documentos.

Documento de destrución

Cando expira o período de retención dos rexistros, as organizacións deben destruír os rexistros de forma que protexa a información confidencial. rexistros de papel que conteñan información confidencial deben ser eliminados, e rexistros electrónicos deben ser eliminados de forma segura usando métodos que impidan a recuperación.

As organizacións nunca deben destruír rexistros que están suxeitos a litixios pendentes ou anticipados, investigación do goberno ou auditoría. Cando se prevén litixios ou investigacións, as organizacións deben implementar un litixio para preservar os rexistros relevantes.

Responder a problemas legais e conflitos

A pesar dos mellores esforzos para o cumprimento e a xestión de riscos, as organizacións da comunidade poden afrontar problemas legais ou disputas.Sabendo como responder adecuadamente pode minimizar danos e protexer a organización.

Cando buscar asesoramento legal

As organizacións comunitarias deberán consultar cos avogados en diversas situacións, incluíndo a formación da organización ou a realización de cambios estruturais significativos, cando se enfrontan a posibles litixios ou reciban demandas legais, cando se trate de contratos ou transaccións complexas, cando se trate de cuestións de emprego como as resolucións ou as queixas de discriminación, cando respondan ás investigacións ou auditorías do goberno, e cando non se teña en conta os requisitos legais ou as obrigacións de cumprimento.

Moitas organizacións establecen relacións con avogados que poden proporcionar asesoramento continuo e estar facilmente dispoñible cando xorden problemas. Algúns avogados ofrecen servizos de bono ou de pés reducidos a organizacións sen ánimo de lucro, e organizacións de axuda xurídica poden proporcionar asistencia a grupos de cualificación.

Responder a reclamacións e demandas legais

Cando a súa organización recibe unha queixa, demanda legal ou reclamación, responda inmediatamente e de forma adecuada.Inmediatamente notificar ao seu transportista de seguros se o asunto pode ser cuberto por un seguro, consultar co avogado antes de responder, preservar todos os documentos e comunicacións relevantes, non admitir responsabilidade ou facer compromisos sen asesoramento legal, e manter a confidencialidade sobre o asunto.

Mesmo se pensas que unha reclamación non está fundamentada, tómelo en serio e responda profesionalmente.As respostas dismisivas ou defensivas poden aumentar os conflitos e crear unha exposición legal adicional.

Crisis Management

Graves incidentes como accidentes, denuncias de conduta ou controversias públicas requiren unha xestión coordinada de crises.As organizacións deben ter plans de resposta á crise que identifiquen un equipo de resposta á crise, establezan protocolos de comunicación, designen vocais, esbozan procedementos para notificar ás partes interesadas e abordar consideracións legais e de seguro.

Durante unha crise, céntrase en garantir a seguridade, recoller información precisa, comunicarse de forma transparente, protexendo os intereses legais e documentando as accións tomadas.Despois da crise inmediata pasa, realizar unha revisión exhaustiva para identificar as leccións aprendidas e implementar melloras para previr incidentes similares.

Crear unha cultura de cumprimento legal

En lugar de ver o cumprimento legal como unha carga, as organizacións comunitarias exitosas integran a conciencia xurídica na súa cultura e operacións organizativas.

Formación e educación

A formación regular axuda aos membros do consello, o persoal e os voluntarios a comprender as súas responsabilidades legais e as políticas da organización. temas de formación deben incluír a misión e estrutura legal da organización, deberes fiduciarios para os membros do consello, prevención de acoso e discriminación, xestión de seguridade e risco, seguridade da privacidade e seguridade dos datos, e requisitos legais específicos relevantes para as actividades da organización.

A formación debe ser proporcionada aos novos membros do consello, persoal e voluntarios durante a orientación e refrescante periodicamente para todos os participantes.A documentación da realización da formación pode ser unha proba importante do compromiso da organización co cumprimento.

Monitorización e auditoría de cumprimento

A supervisión regular do cumprimento axuda a identificar e abordar os problemas antes de que se convertan en problemas serios.As organizacións deben realizar revisións periódicas do cumprimento dos requisitos legais clave, revisar e actualizar as políticas e procedementos regularmente, realizar auditorías internas de controis e procesos financeiros e buscar auditorías ou revisións externas cando sexa necesario.

O control de cumprimento debe ser documentado e calquera problema identificado debe ser abordado inmediatamente con medidas correctoras adecuadas.

Mellora continua

As organizacións comunitarias deben manterse informados sobre os cambios nas leis e regulamentos aplicables, participar en redes e asociacións que proporcionen actualizacións e recursos, aprender de incidentes e case faltas para mellorar as políticas e prácticas, e avaliar e actualizar regularmente as estratexias de xestión de riscos.

A construción dunha cultura de mellora continua axuda ás organizacións a adaptarse aos cambios de paisaxes legais e a manter altos estándares de cumprimento e gobernanza.

Recursos e apoio ás organizacións

As organizacións comunitarias non teñen que navegar só por complexidades legais, xa que existen numerosos recursos e sistemas de apoio que axudan ás organizacións a comprender e cumprir as súas obrigas legais.

Recursos legais

Moitas organizacións ofrecen información legal e asistencia a organizacións comunitarias.O Consello Nacional de Sen ánimo de lucro ofrece amplos recursos sobre cuestións legais sen ánimo de lucro e información específica do Estado.As asociacións estatais de sen ánimo de lucro proporcionan formación, recursos e defensa para organizacións sen ánimo de lucro nos seus estados.Pro bono legal programas conectar organizacións sen ánimo de lucro con avogados voluntarios. clínicas escolares de dereito ofrecen servizos legais para organizacións de cualificación, mentres proporciona adestramento práctico para estudantes de dereito.

Recursos en liña como o sitio web do IRS proporcionan orientación sobre requisitos de organización exenta de impostos, mentres que organizacións como o Consello Nacional de Non Lucrativas ofrecen información ampla sobre o goberno, o cumprimento e as mellores prácticas.

Asesores profesionais

Ademais de asesoramento xurídico, as organizacións comunitarias benefícianse de relacións con outros asesores profesionais. contables e contables axudan a asegurar rexistros financeiros precisos e cumprimento fiscal. corretores de seguros especializados en organizacións sen ánimo de lucro obter unha cobertura adecuada.Os consultores de recursos humanos proporcionan orientación sobre cuestións de emprego e cumprimento. consultores de financiamento axudan ás organizacións a desenvolver estratexias de financiamento sostibles ao mesmo tempo que cumpren as leis de solicitude de caridade.

A construción dun equipo de asesores de confianza proporciona ás organizacións da comunidade coñecementos e apoio en múltiples áreas de conformidade legal e operativo.

Redes de pares e comunidades de aprendizaxe

Conectar con outras organizacións da comunidade ofrece oportunidades para aprender dos compañeiros, compartir recursos e manterse informado sobre cuestións emerxentes. redes locais sen ánimo de lucro, asociacións nacionais centradas en áreas específicas de emisión, comunidades en liña e foros, e conferencias e eventos de formación ofrecen oportunidades valiosas para a aprendizaxe e a conexión.

A aprendizaxe por pares pode ser especialmente valiosa para pequenas organizacións que non teñen amplos recursos ou recursos, pero poden beneficiarse do coñecemento colectivo e da experiencia da comunidade máis ampla.

O cumprimento legal como base de impacto

Comprender e abordar o lado legal da implicación da comunidade non é crear obstáculos ou un entusiasmo frustrante para o compromiso cívico.

O cumprimento legal protexe ás persoas que dedican o seu tempo e enerxía ao traballo comunitario, asegura que os recursos organizativos se utilicen de forma adecuada e efectiva, constrúe confianza cos participantes, doadores e a comunidade máis ampla, crea sustentabilidade evitando problemas legais que poidan descarrilar un traballo importante, e demostra profesionalidade e responsabilidade que atrae apoio e colaboracións.

Aínda que a paisaxe legal pode parecer difícil, especialmente para pequenas organizacións ou iniciativas de base, lembre que non é necesario ser un experto legal para executar unha organización comunitaria compatible.

Comezar a través da xestión dos requisitos legais máis fundamentais para a súa organización - estrutura de propietarios, permisos e licenzas necesarios, cobertura básica de seguro e políticas e procedementos esenciais. A medida que a súa organización crece e as súas actividades se expanden, pode construír sobre esta base con sistemas de cumprimento máis sofisticados e estratexias de xestión de riscos.

O lado legal da implicación da comunidade en última instancia serve para o mesmo fin que a propia comunidade: crear un cambio positivo á vez que protexe ás persoas e ás comunidades involucradas.Integrando a conciencia legal na súa cultura e operacións organizativas, crea un ambiente onde a implicación da comunidade pode prosperar de forma segura, sustentable e eficaz.

Se está organizando a súa primeira limpeza do barrio ou xestionar unha organización sen ánimo de lucro ben establecida, os principios descritos nesta guía proporcionan unha folla de ruta para navegar os aspectos legais da implicación da comunidade.

Para obter orientacións adicionais sobre cuestións xurídicas específicas que afectan á súa organización comunitaria, considere consultar co asesoramento xurídico, conectarse coa súa asociación estatal de organizacións sen ánimo de lucro, ou explorar recursos de organizacións como Sector Independente [FLT: 1] que proporcione información ampla sobre gobernanza e cumprimento sen ánimo de lucro.Co coñecemento axeitado, recursos e compromiso co cumprimento legal, os esforzos da implicación da comunidade poden lograr un impacto positivo duradeiro mentres protexe a todos os implicados.