કઈ રીતે દસ્તાવેજનું પ્રોફેસર સાંભળવાનું ભવિષ્યમાં ઉત્સાહ

સંમેલનમાં રસ લેનારોનું કઠિન ભૂમિકા

આ કાર્ય સરકારી સંસ્થાઓ અને ખાનગી સંસ્થાઓ પર ચાલે છે. આનું દસ્તાવેજ ફક્ત એક પાદરી કાર્ય નથી- એ એક પાદરીએ જ છે જે યોગ્યતા, જવાબદારતા, અને સંમેલનની પ્રમાણિકતા છે. યોગ્ય અહેવાલો આ અહેવાલને આ રીતે રજૂ કરે છે કે જે પુરાવા, પુરાવા, સંશોધન, શા માટે, અને પુરાવાઓ અને પ્રોત્સાહનની નિમત કરે છે. અવયવ, વિપરીત કરવાની ક્ષમતા વગર, નિર્ણયો, અરજની, અરજનીશ, કે આપેષ્ણોથી બચવા માટે. પારદર્શકતા, પારદર્શકતાપણા, અને રિવાજો, સંશોધન, સંશોધનની આપત્તિ, સંમતિ અને કાયદાયકતાની રિક્ષણો છે. આ બંનેને એક જ રીતે વ્યવણીતંત્રિત રીતે વ્યવસ્થિત કરવામાં આવે છે.

સારી દસ્તાવેજપત્રો બધા પાર્ટીઓના હક્કને જાળવી રાખે છે--કિંપિત, ગુપ્તતા, અને નિર્ણયો ઉત્પાદકો, એકસરખી રીતે. તે અપેટી શરીરો, નિષ્ણાત કમિતીઓ, અથવા જાહેર રીતે રિવ્યવહાર કરવા માટે પરવાનગી આપે છે. તે સંસ્થાની યાદિને આધાર આપે છે, સમય અને અલગ અલગ અવાજના અધિકારીઓને આપતો. આ લેખ એ પ્રોસેસંગને પ્રોત્તિની પ્રક્રિયાઓ માટે મદદ કરે છે, દરેકને સારી તૈયારીથી સાંભળનાર કાર્યપત્રોથી આરુંબ્ધ કરી શકે છે.

કાયદાકીય અને રિગુલીયીયીય પાયા

સંચાલન સાંભળનારની અરજી ઘણી કાયદેસર સિદ્ધાંતો અને વિતાવતતાઓથી કરવામાં આવે છે. ફેડ્રિસ્ટીય પ્રોડક્ટર કાયદાઓ (APA) ધોરણો માટે ધોરણો સ્થળે સ્થળે છે. આમાં રિપૉર્ટ, પ્રોસેસન્ટો, અને બધી લખેલી આધિઓનો સમાવેશ થાય છે. ઘણી પ્રોસેસરી કાર્યો આ જરૂરિયાતો પૂરી કરવા માટે આપે છે. આ બધી માહિતીની સ્વતંત્ર અને સંમેલનો ઘણી વાર આપત્તિઓ માટે છે.

સંશોધનમાં પણ પુરાવો, ખાનગીતા સુરક્ષા અને ખાનગી નિયમો (જેમ કે HIPA અથવા ખાનગી નિયમો) અને પુન:ન્પરાશની સૂચનો ધ્યાનમાં લેવી જોઈએ. ઉદાહરણ તરીકે, National Archives અને Recorders સંચાલન પર [NA] [FT:0], સંચાલનની જરૂરિયાતો પણ પૂરી પાડે છે. આ નિયમોને લાગુ પાડવાથી, જાહેર વિશ્વાસ ગુમાવવામાં, અને અડગતાલનમાં સંમત થવાનું પરિણામ આવી શકે છે. સંસ્થાએ કાયદા સલાહને આપતિને યોગ્ય રીતે સંપાદન કરવા જોઈએ.

દસ્તાવેજ આગળ જવાનું પગલું-પસંદગું માર્ગદર્શન

દસ્તાવેજીકરણને સાંભળવાની અાવડત, સુસંગતતાને ખાતરી કરે છે, અને સાંભળવાના અધિકારીઓ અને ટેકો આપનારને આધાર આપે છે. નીચેની બધી પગલાંઓ વિચિત્ર પ્રક્રિયાને રેખાંકિત કરે છે જે કોઇપણ સંચાલન સુયોજનોમાં ગોઠવી શકાય છે.

પહેલેથી સાંભળનાર તૈયારી

[THODORBI] એ સારી દસ્તાવેજની બૉટલો છે. સંશોધન એજન્ટો, કેસ ફાઇલ, સંબધિત નિયમો, અને કોઈ પણ સાંભળનારની આસપાસની આડ. દસ્તાવેજીકરણ કે જે સૂચનો ઉપયોગ કરશે કે કે કેવી રીતે રૂપો કે ટૅમ્પ્સ વાપરશે, અને કેવી રીતે દર્શાવો હશે તેની યાદી થશે અને કેવી રીતે? જો વીડિયો રેકોર્ડીંગની પરવાનગી હોય તો, પહેલાંની પરવાનગી આપવામાં આવે છે, અને ખાતરી કરો કે જ્યાં બધા પાર્ટીઓએ જરૂરી છે. આ રીતે રિપેક્ટિંગની યાદી, અને આ સંમતિનો સંગ્રહ કરી શકો છો.

સાંભળવાની લોગ ટૅમ્પલેટ બનાવો કે જેમાં સમય ટિક્મ્પ, સ્પાઈક ઓળખાણ અને મુખ્ય ક્રિયા વસ્તુઓનો સમાવેશ થાય છે. ઘણી સંસ્થાઓ કોઈ પણ જટિલ ઘટકોને અવગણવા માટે પ્રમાણભૂત રૂપો વાપરે છે. પ્રે-લેબલ દર્શન ફોલ્ડરોને તૈયાર કરે છે અને શુભેચ્છાની સિસ્ટમને તૈયાર કરે છે. દસ્તાવેજો, રેકોર્ડીંગ, અને શરૂઆતથી નોંધો માટે ધ્યાન રાખો.

સાંભળતી વખતે

[FLT] નોંધપત્રો માટે ફોકસ, સુચિત અને સાદા પદ્દતિઓની જરૂર છે. જો નોંધો જાતે લેવાયેલ હોય તો, આ બંધારણને બે સ્તંભોમાં ભાગીદાર બનાવો: એક અને એક વસ્તુ માટે. એક વક્તા માટે અને એક માટે. કવિતા કવિતા કહ્યાંત્ર કહ્યાઓ, અવિકાર્ય, અસ્પષ્ટો, આદર. લાંબા સમય માટે, બે નોંધર કે જે એકબીજાને ચકાસી શકે છે કે જે એકબીજાને એકને એકને લખી શકે છે.

ઓડિયો અથવા વીડિયો રેકોર્ડીંગ અતિશય બેકઅપને પ્રાપ્ત કરે છે અને તે નોંધ ગુમાવી શકે છે. તેમ છતાં, રેકોર્ડીંગો સંપૂર્ણ રીતે લખવાનું બદલવા જોઈએ નહિં- તેઓનો ઉપયોગ કરે છે. ખાતરી કરો કે રેકોર્ડીંગ સાધનો અપ્રચલિત છે અને ભાગીદારો તેને વાપરવામાં આવે છે. દરેક સ્પર્ધકોને ઓળખો, ખાસ કરીને જો ત્યાં ઘણા ભાગીદાર હોય તો. એક પ્રવૃત્તિ શીટ વાપરો અથવા તેનું નામ જણાવવા માટે પૂછો. દસ્તાવેજ તો અશક્ય છે, કે જેની ટીપ્તિઓ મુજબના નામથી છે.

માર્ક પ્રદર્શનને રજૂ કરે છે, અને તેઓ દર્શાવેલ નંબર અને ટૂંકો વર્ણન બતાવે છે. જો પુરાવો માટે વિરોધ કરવામાં આવે, તો આધાર અને નિયમનો અહેવાલ આપો.

પોસ્ટ-સાંભળનાર પ્રક્રિયા

સાંભળવા પછી, કાચની દસ્તાવેજીકરણને વિશ્ર્વાસપાત્ર, વાપરી શકાય તેવા રેકોર્ડમાં રૂપાંતરિત કરવું જ જોઈએ. જ્યારે ઘટના હજુ તાજું હોય ત્યારે ઓડિયો અથવા વીડિયો રેકોર્ડીંગને શરૂ કરો. પ્રોસેસર રિપૉર્ટેશન સેવાઓ અથવા બોલી-ટેટો સાધનો વાપરો, પરંતુ હંમેશા માનવ રીવ્યુ ચકાસણી ચકાસણી માટે લેવાયેલ હોય. નોંધો માટે, આને રેકોર્ડીંગ અને અદલબિશને ભરવા માટે સરખાવો.

રિપૉર્ટલર રેશમ કે મૅગેઝિનની તૈયારી કરો જેમાં જરૂરી તત્ત્વો કે મૅગેઝિનોનની યાદી, પ્રવૃત્તિ, નિયમશાસ્ત્ર, અને આધુનિક નિર્ણયની યાદી,. શુભેચ્છાની લોગ અને દરેક પ્રોસેસરની નકલો જોડો. આજના સંશોધનની સંપૂર્ણતા પર સાંભળનાર અધિકારી અથવા બીજી રિવ્યૂને લખી લો. આગલીનની સંચાલનમાં, તમારા એજિન્સની સંચાલનની રિપની સાથે દસ્તાવેજીકરણને સંગ્રહ કરો, અને ખાતરી કરો કે ડિજીટલ અને ચીજિક અને ચીજિકીક નકલો ઉશ્કેર્ય કરી શકાય છે.

યોગ્ય દસ્તાવેજીકરણની રીતો પસંદ કરવી

સંસ્થાઓ પાસે શુભસંદેશોનું દસ્તાવેજીકરણ કરવા માટે ઘણી વિકલ્પો છે, દરેક પાસે ખર્ચ, ચોકસાઈ અને સુલભતામાં વેપારીઓ હોય છે. પસંદગી ઘણીવાર સાંભળવા, ઉપલબ્ધ સ્રોતો, અને કાયદાકીય જરૂરિયાતો પર આધાર રાખે છે.

જાતે નોંધ-ટકા રહ્યા છીએ

હાથ લખેલી ટીપ્પણીઓ સામાન્ય રીતે સામાન્ય છે. તેઓ ખર્ચો અને ઓછા સાધનો જરૂરી છે. છતાં, તેઓ નોંધ-લેકરની આવડત અને ધ્યાન પર ભારપૂર્વક આધાર રાખે છે. સુગંધવા માટે, પહેલાંના રૂપમાં વ્યવસ્થિત ટૅમ્પ વાપરો કે જે અવયવ ક્ષેત્રોને પકડવા માટે પ્રોટેક્ટરને પ્રોમ્પ્ટ કરે છે. ટાઈપ ટીપ્ટ એ શોધવા અને ટેસ્ટર કરતાં વહેંચવા માટે સરળ છે, પરંતુ બંને સાવધાન પરિચિત પુરવ્ચનની જરૂર છે.

ઓડિયો અને વીડિયો રેકોર્ડીંગ

રેકોર્ડીંગ એક સ્તરને ઉમેરે છે કે નોંધો બંધ કરી શકતા નથી. ડિજીટલ રેકોર્ડર, સ્માર્ટફોન અથવા સમર્પિત ઓડિયો સિસ્ટમ દરેક શબ્દ પર ધ્યાન આપી શકે છે. ઘણી સંસ્થાઓ [FT:0] એજિનો વિડીઓ પ્લેટફોર્મો વાપરે છે જે દૂરસ્થ સાંભળવા માટે [FT:1]. નોંધ અને સ્વતંત્રતા માટે જરૂરી જરૂરિયાતો હંમેશા સ્થિતિ અથવા સ્થાનિક નિયમો પ્રમાણે ચકાસવા જોઈએ.

ટ્રાન્સસ્ક્રિપ્ટન સેવાઓ

રિવાજ અથવા ઊંચી હૉર્ટલના શણગારો માટે, પ્લાનિક કોર્ટના અહેવાલકો અથવા રિપોર્ટરોજિકરણ ક્રિઆપ્પ્ટમિકન રિપેર્યુલેશનો બનાવે છે. આ સોનાનું પ્રમાણ છે નિષ્ણાતતા અને અદેખાઈ માટે. પરંતુ, તેઓ ઘણી વાર આપઘાત કે પુરાશ કરવા માટે યોગ્ય હોઇ શકે છે. ઓટોમેન્ટિડન્ટાઇઝન સાધનો અસંદાત રીતે બદલાતી અને નીચિંપતિની અાવડત કરે છે, પરંતુ માનવો યોગ્ય રીતે ભૂલો માટે રિવ્યવર્ચન કરે છે, ખાસ કરીને અવર્ચનિક અથવા એકકિંત્ર વિદ્રતા સાથે.

દસ્તાવેજીકરણ સંચાલનની શ્રેષ્ઠ તાલીમ

અહેવાલ બનાવવામાં ફક્ત અડધું લડાઈ છે; સમયસર એનું સંચાલન કરવું પણ જરૂરી છે.

પ્રમાણભૂતાઈઝેશન અને ટેમ્પલેટો

પ્રમાણભૂત રૂપો અને ટૅમ્પ્લેટ્સ વિતરણને ઘટાડે છે અને માહિતી શોધવા માટે સરળ બનાવે છે. પહેલાંના સાંભળાના લૉગ, દૃશ્યો અને સાંભળતા સરખી સંખ્યાઓ માટે ટેમ્પલેટો ઉત્સાહિત કરો. ડિજીટલ ફાઇલો માટે અચળ નામો વાપરો (દા.ત., તારીખ-સાઈઝર-ન્યુઝન-સક્મન પ્રકાર). આ ખાસ છે જ્યારે ઘણા અધિકારીઓ અથવા વિભાગો સંમતિમાં સંમત થાય છે.

મેટાડેટા અને અનુક્રમ

દરેક રેકોર્ડમાં મેટાડેટા ટેગો સોંપો - જેમ કે કે કેસ નંબર, સાંભળવાની ક્રિયા અધિકારી, તારીખ, વિષય અને પરિણામ. આ કાર્યશીલ શોધ અને પ્રાપ્ત કરવા માટે સક્રિય કરે છે. આ અનુક્રમણિકા બનાવો કે જે અનુક્રમો પરિચય દર્શાવો, સાક્ષી અને નિયમો પર આધારિત છે. ડિજીટલ સિસ્ટમોમાં, અદલબિંબત ન કરવા માટે ફોલ્ડર સંરચના અને વર્ણન ફાઇલ નામો વાપરો. સંશોધન અને વિશ્લેષનને આધાર આપવા માટે શોધ કરી શકાય તેવા ડેટાબેઝની પર વિચાર કરો.

સુરક્ષા અને ખાનગીપણું

સંચાલન સાંભળનાર રેકોર્ડો હંમેશા સંવેદનશીલ વ્યક્તિગત માહિતી, વેપારી ગુપ્તતા, અથવા કાયદાની પ્રક્રિયાઓ માહિતીને સમાવે છે. ભૂમિકા પર આધાર રાખીને અને પરિચયમાં મેળવવા માટે ઇમલ્યૂમેન્ટ વપરાશ નિયંત્રણો. ડિજીટલ ફાઇલોને એનક્રિપ્ટ કરો અને વાદળી સર્વરો અથવા વાદળો સંગ્રહ વાપરો. ભૌતિક રેકોર્ડોને ચિહ્નની પ્રક્રિયાઓ સાથે તાળુ મારેલ હોવા જોઇએ. માહિતીને અદારત એડરતને અરજને અરજ કરો કે જેને યોગ્ય સમયે સુસંગત રિટેન્ટેશનમાં મોકલવામાં આવે છે.

રિઝૉર્પેશન અને નફલ

રિટેન્ટિંગ નક્કી કરો કે કેવી રીતે સાંભળવાના રેકોર્ડો અાપેલ હોવા જોઈએ. ઉદાહરણ તરીકે, ઘણા ફેડ્રિએલ અાપેલ નિયમો પર ધ્યાન આપો. આગલી ક્રિયા પછી ઓછામાં ઓછી સાત વર્ષ માટે સારી સુસંગત માહિતી રેકોર્ડો રાખી શકે છે. માઇક્રોફાઇલીંગ અથવા જૂનાં રેકોર્ડો માહિતી સાચવી રાખી શકે છે. જ્યારે રેકોર્ડો તેઓની રિટેન્ટિશનના અંતે પહોંચે ત્યારે, તેઓને (શિંબ્દિક અથવા ડિજીટલ ફાઇલ ફાઇલીંગ) ની બહાર કાઢી નાંખો.

જાગતા રહેવાના સામાન્ય ફોટો

એ જ રીતે, અમુક વાર ગુનાઓ પણ ફૂલાઈ જાય છે.

• સંપૂર્ણ અથવા અસંવાદિક નોંધ-લેખન: ફક્ત એક જ પુરાવો પર ધ્યાન આપી રહ્યા છે અથવા મુદ્રાઓને કાઢી નાંખવાનું ભાંગી છે. હંમેશા સંપૂર્ણ કાળવૃત્તાંતની માહિતીનો દસ્તાવેજ કરો, જેમાં કોઈ પણ વિલંબ માટે કારણો છે.
• મેમરી પર ઓવરલેન્સ: [ નાના સાંભળવામાં પણ ડૉન્ચ નિર્ણયોનો સમાવેશ થાય છે. તેઓ જે રીતે થાય છે તે પ્રમાણે નિયમો અને અસ્વાધિત લખો. ધારો નહિ કે તમે પછીની વિગતો યાદ રાખી શકશો.
• ટૅક્નોલીકલ નિષ્ફળતા:[ રેકોર્ડીંગ સાધનો વ્યવસ્થિત અથવા બેટરીની બહાર ચાલે છે. હંમેશા બેક-અપ પદ્દતિ-પેગ તૈયાર કરો, અથવા બીજી રેકોર્ડ ઉપકરણ. બધાં વસ્તુ ચકાસો તે પહેલાં.
• સ્પીકરની ઓળખ: સ્પષ્ટ રિવ્યૂ વગર, કહ્યાઓ ખોટા માણસને જવાબ આપી શકે છે. નામ ટૉમ્સ, શીટો અથવા બોલી રહ્યા ક્રમમાં યાદી વાપરો. રેકોર્ડિંગ પર, દરેક નવા સ્પીકરનું ક્વેન્ટ શરૂ કરો તેનું નામ સાથે.
• ખાનગીતા અંગતતા અરજી: સંગ્રહ અથવા સંગ્રહ વ્યવહાર અશક્ય રીતે કરી શકે છે. ખાતરી કરો કે બધા જ સ્ટુડન્ટો સંમતિની જરૂરિયાતો પર તાલીમ પામે છે.

તાલીમ અને પ્રમાણિતતા

દસ્તાવેજીકરણ ગુણવત્તા એ લોકોની આવડત અને સંશોધન સાથે સીધુ જોડાયેલી છે. સંશોધનની તાલીમ, પ્રોસેસરની નિયમો, ક્લાસ અને મદદ માટે. તાલીમ કાયદાકીય જરૂરિયાતો, નોંધ-લેક સાધનો, રેકોર્ડીંગ સાધનો અને દસ્તાવેજ સંચાલનનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ. એક લખેલું દસ્તાવેજ દસ્તાવેજપત્રને બનાવો કે જેને નોકરી માટે મદદ તરીકે કહેવામાં આવવું છે.

આ રીતે, તેઓ પોતાનાં કામો અને સંસ્કારો સારી રીતે સમજવા માટે સારી સલાહ આપે છે.

તમારી દસ્તાવેજીકરણને ભવિષ્યમાં દોરી રહ્યા છે

ટૅક્નોલૉજીમાં સાંભળનાર કેવી રીતે સાંભળવું અને કેવી રીતે વ્યવહાર કરવામાં આવે છે, એનું હજુ પણ બદલાયું છે.

• ક્લોડ-આધારિત સાંભળતા સંચાલન પ્લેટફોર્મ: આ એક સિસ્ટમમાં વ્યવહાર, દસ્તાવેજ વહેંચવાનું, રેકોર્ડીંગ અને નોંધ લેતા. તેઓ દૂરસ્થ પ્રવેશ અને સહાયને સહાય કરે છે.
• [FLT] રિપોર્ટ થયેલ અને સરખીકરણ: સાધનો ઓટર.ai અથવા Microsoft shour બોલી સેવાઓ વાસ્તવિક કેપ્શનને ઉત્પન્ન કરી શકે છે. છતાં પણ માનવી નિષ્ણાતની માંગ કરી રહ્યા છે, તેઓ નાટક સમયને ઘટાડી શકે છે.
• Digital સહીઓ અને e-llying:] ભાગ લેનારાઓને પુરાવા અને ચિહ્નની હુકમની મદદથી આપઘાત કરી શકાય છે. આ સ્ટ્રીમલીન્સ રેકોર્ડ અને સંગ્રહ જરૂરિયાતો ઘટાડે છે.
• સુલભતા લક્ષણો: ખાતરી કરો કે દસ્તાવેજ બંધારણો કે જે અશક્યતાની સાથે લોકો માટે પ્રાપ્ત થાય છે, જેમ કે સ્ક્રીન વાંચનાર-ફ્રેન્ડલિક દસ્તાવેજો અથવા કેપ્ચર થયેલ વીડિયો રેકોર્ડીંગ. Camplues ૫૦8 ની સાથે કોમ્પ્યુટેન્સ ફેડ ઍક્ટિસો માટે જરૂરી છે અને ઘણી વાર રાજ્ય સંશોધનનાં ભાગો દ્વારા જરૂરી છે.

આ ઉત્ક્રાંતિને સારી રીતે જાળવી રાખવાથી, સંસ્થાઓ એ સાંભળનાર રેકોર્ડો બનાવી શકે છે જે બેવફા અને આગળ જોવામાં વિશ્વાસપાત્ર છે.

સંકલન

સંચાલન સાંભળવાની પ્રક્રિયાઓનું દસ્તાવેજીકરણ એક મલ્ટીફેસેટેડ જવાબદારી છે કે જેને કાયદેસર ધોરણો, કાર્યસુધારી અને ટેક્નોલોજી ક્ષમતા માટે ધ્યાન આપવું પડે છે. પ્રથમ સાંભળવાની આગલી પરિચયથી આર્ચિત્ર સંગ્રહને આશ્ચર્ય અને ઉપયોગી બનાવે છે. કોરિવ્યવહારીઓના હક્કનો આધાર આપે છે, અને સંમેલનની સંમતિને આધાર આપે છે. સંસ્થાઓ પહેલાંની પસંદગી કરવામાં, તાલીમ, અને યોગ્ય સાધનોમાં વ્યવહારની તાલીમ, અને યોગ્ય સાધનો શોધશે કે જે તેની સુસંગતની જરૂરિયાતો માટે યોગ્ય નથી.

પ્રોસેસર સાંભળતા શુભેચ્છા પર વધુ વાંચવા માટે, અમેરિકાની અદ્ભુત કૉન્ફરન્સનો સંપર્ક કરો [FLT] [FT:2]] [FLT]] નેઇઝરિપરિધતિ અને રેકોર્ડોપરિધ્ધતિઓ [[FT:3]], અને તમારી પોતાની સંસ્થાની પ્રોસેસન્ટ પ્રક્રિયાઓ સારી રીતે વ્યવહાર કરશે. હવે તમારી દસ્તાવેજીકરણની પ્રક્રિયાને પ્રમાણિકતામાં, અને કાયદાતામાં રિપેક્ટિશ થશે.