આઈરીશ કોમ્પેનિસ માટે માહિતીનું રિટેન્ટનેશન

આઇરશ કંપનીઓ પણ ઇપિવસી સીડાયક્ટિવ (ઇર્રીશીયસ રિગલ) તરીકે આઇરાઇઝીયનમાં (પરિવૉઝીયન) તરીકે માનવા જોઈએ, જે ઇપ્પ્યુશિક કૉમ્પ્યુટર માહિતીને લાગુ પડે છે. આથી બીજી કૉમ્પ્યુટર અને સ્થાન માહિતીને ઠીક રીતે જ છે. આથી ફેક્ટરી કે નેટવર્ક જેવી રીતે અધ્યક્ષાની મર્યાદાઓ હોય છે. ઇપિવાઇઝીયાઇસ નિયમોને આપનને આધાર ન રાખવાથી ડી.

સંગ્રહ મર્યાદાની પ્રેરણા

સંગ્રહ મર્યાદાનો અર્થ એ થાય કે સંસ્થાઓ અદલબદલિક માહિતીને પછીથી વાપરી શકતા નથી. માહિતીનો દરેક ભાગ એક સાફ હેતુ હોવો જ જોઈએ અને તેને લગતો રિસ્ટેશન સમયગાળો હોવો જોઈએ. ઉદાહરણ તરીકે, અદાલતના પ્રોગ્રામની સી.એ યોગ્ય રીતે નિષ્ણાત પ્રક્રિયામાં સફળ ન હોવા જોઈએ. જો કોમ્પાઇલ ભવિષ્યની ભૂમિકાઓ માટે તેને રાખવા માંગે તો, તેને સ્પષ્ટતા મેળવવા માટે માહિતીની જરૂર છે. આ સિદ્ધાંતને કોઈ પણ પ્રોસેસીંગની શરૂઆતથી વ્યવસ્થા કરવાની જરૂર છે.

શા માટે માહિતીમાં રસ ન લેવો જોઈએ

આઇરશ કંપનીઓ કે જે સ્પષ્ટ રીતે દુકાન કરે છે, અસરકારક પોલિસીઓ જોખમ ઘટાડે છે, સુરક્ષા અને રેડરેખા પ્રક્રિયાઓ સુધારવામાં મદદ કરે છે.

કાયદાકીય કોમ્પ્યુટરન્સ અને મિશનરિઓનું જોખમ

GDPR લેખ ૩૦ ની પ્રક્રિયાઓ (ROPA) પ્રક્રિયાઓનું રેકોર્ડ જાળવવા માટે સંસ્થાઓ જરૂરી છે. એક રિપૉર્ટિંગ માહિતી પુન:ન્ચિત્ર પોલિસી આ રેકોર્ડનો મહત્ત્વનો ભાગ છે. તે બતાવે છે કે કોને કંપની માહિતી કે જે તે છે તે પર આધાર રાખે છે, અને તે દૂર કરવામાં આવશે. પરીક્ષણમાં રિપેન્ટિંગ શ્રેણીઓ સારી રીતે ઘટાડી શકે છે. ઉપરીત કૉમ્પ્યુટરો વધારે રિપૉગરીને રિપૉન્ટ્શન કરી શકે છે, કે જ્યાં DPC ના નિર્ણયોથી વધારે વધારે છે.

માહિતી સલામતી અને ભ્રષ્ટાચારથી બચાવ

દરેક સંગ્રહેલ માહિતી માહિતી માટે શક્ય લક્ષ્ય છે. માહિતીનું વોલ્યુમ મર્યાદિત કરીને, સંસ્થાઓ તેની ઉપર હુમલોનો અંત ઘટાડે છે. જો ભંગ થાય તો, ઓછી માહિતીનો ઉપયોગ થાય છે, માહિતી પર વીંટા પડતો હોય છે, અને સૂચનાને ઘટાડવા માટે શક્ય છે. DPCએ ભાર આપ્યો છે કે કૉમ્પ્યુટરો માહિતીને બચાવવા માટે યોગ્ય અને સંસ્થાઓ પરિપૂર્ણ કરવા માટે પગલાંઓ લાગુ પાડવા જોઈએ, અને રિપૉન્ટિંગ નિષ્પેક્ષિત થયેલ છે. ઉદાહરણ તરીકે, સંશોધન રિપેટરી માહિતીને અણુત કરવા માટે પૈસાની ગણતરીને કારણે પૈસાની હક્કાઈને ઘટા પાડીને કારણે.

કૉલેજમાં ફીફીશિન્સ અને કંપનીનીચિત્ર

માહિતી સંગ્રહ કરી રહ્યા હોય ત્યારે, ક્લાઉન્ડ સંગ્રહ સબસ્ક્રિપ્શનમાં પૈસાનો ઉપયોગ કરી રહ્યા છે - વાદળ સંગ્રહ સર્વર પાવર અને ઠંડુ થયેલ, અથવા પુન:સુચીંછ, ઇમેઇલ જેવા સંચાલન થયેલ ફાઇલો, ખાસ કરીને અદૃશ્ય થયેલ માહિતી, ઘણીવાર અદૃશ્ય થયેલ છે અને સ્ત્રોતોને ભરી શકે છે. ઓટોમેન્ટિંગ સૂચનો ૩૦% અથવા વધારે સમયથી વધારે છે. બહારના માહિતી સિસ્ટમો માટે ઝડપી શોધ, માહિતીની તપાસ અને વિષયો (SRA) માટે ઓછો સમય આપી શકે છે. કૉમ્પ્યુટરોલરોલ, માહિતીને સંચાલિત કરી રહ્યા છે, જેમ કે ફેસ-ક્ચરંત્રને સીધી થરને સુધારવા માટે સીધી રીતે સ્થિપે છે.

માહિતીનું રિટેન્ટનેશન પોલિસી બનાવવામાં મદદ કરે છે

માહિતી પુન:ન્ટેન્ટિંગ પોલિસીને ઉત્પન્ન કરી રહ્યા છે કે જેને કામ કરવાની જરૂર છે, એક-માપ-ફીસ-બળ ટૅમ્પલેટ નથી. આઇરીશ કંપનીઓ સંપૂર્ણતા અને કાયદાની સંકલન કરવા માટે એક પગલું-પગલાપ પ્રક્રિયાનું અનુસરવું જોઈએ.

પગલાં ૧: માહિતી પુરાવઠો અને મેપિંગ

તમે જેને જાણતા નથી તેની તમે સંભાળી શકતું નથી. બધી માહિતી સંગ્રહ બિંદુઓ ચલાવીને શરૂ કરો. વેબસાઇટ ફૉર્મો, CRM સિસ્ટમ, HR ફાઈલો, આર્થિક રેકોર્ડો, ઇમેલ રેકોર્ડો, સીસીટીટ ફાઇડ્સ, અને IoT ઉપકરણો. દરેક વર્ગ માટે:

• શું માહિતી સંગ્રહેલ છે ( વ્યક્તિગત માહિતી, વિશિષ્ટ વર્ગો જો કોઇપણ હોય તો).
• જ્યાં તે સંગ્રહેલ છે (માહિતી આધારો, વાદળ પ્લેટફોર્મો, ત્રીજી પાર્ટી સિસ્ટમો).
• તેની પાસે પ્રવેશ છે.
• એ કઈ રીતે કામ કરે છે?
• શું ત્રીજી પાર્ટીઓ સાથે વહેંચવામાં આવે છે (દા.

માહિતી માપન કાયદેસર, IT, હુકમ અને ધંધાના માલિકો સાથે સંમત થયેલ છે. ઘણા આઇરશ કોમ્પ્યુટરો આ પ્રક્રિયાને આપોઆપ બનાવવા માટે માહિતી સરખું સાધનો વાપરે છે, ખાસ કરીને જ્યારે ઘણી બધી સિસ્ટમો પર જટિલ માહિતીની સાથે સંશોધન કરી રહ્યા હોય. એક સંપૂર્ણ નકશા યોગ્ય રિટેન્ટેશન સમયો ગોઠવવા માટે પાયા બને છે.

પગલાં ૨: ડીમેન્ટિશન સમય

એ નિર્ણયને લીધે તમે કેટલું સમય પકડી રાખશો, એ નક્કી કરો કે દરેક વર્ગ કેટલું લાંબો સમય રહેશે.

• એઇમ્પલેટ રેકોર્ડ: આઇરશ પરિચય બુક કાર્ય કાર્ય કાર્યનું આંતરડાના અંતે ૩ વર્ષ પછીના અમુક અહેવાલો પુન:ન્યુટરની જરૂર છે; છતાં, સૌથી સારા પ્રયોગ એ ૭ વર્ષ સુધી મર્યાદાઓના મુજબ પુરાવ્યા છે.
• આર્થિક રેકોર્ડ: રૅવેન્યુ (ઇરીશ ક્રિસ) વરસના અંત પછી ૬ વર્ષ સુધી રેકોર્ડ રાખવાની જરૂર છે જેને તેઓ કહે છે.
• ક્રેડીટ માહિતી: માત્ર જ્યાં સુધી ग्राहक સંબંધો છે ત્યાં સુધી તે માટે રિવાજ રાખો. પુરાવો માટે યોગ્ય સમય છે કે પુરાવો કે કાયદાકીય વિવાદ (કમતા ૧-૩ વર્ષ પછી).
• HES અને દવાકાર્યિક શરીરો ચડતા ૮-૧૦ વર્ષ પછી દરદેખાવ રેકોર્ડ રાખવાની સલાહ આપે છે, અને અમુક પ્રકારના માહિતી (દા.ત.

દરેક પુનરાર્ધાન સમયગાળા માટે યૂનિઅલ અથવા ધંધાની સુચનાનું દસ્તાવેજ કરવા માટે આજની છે. સાદાત્વ વગર મૂળભૂત સમયગાળાને પસાર કરશે નહિં. DPC ઈચ્છે છે કે રીટેન્ટિંગ સૂચનો ખાસ પ્રોસેસરના હેતુ માટે કેલીબ્રેટ થયેલ છે.

પગલાં ૩: દૂર કરવાનું શરૂ કરો

પુન:સ્થિતિ પોલિસી એ તેની પરાક્રમ કરવા માટે બરાબર છે. તમારે વ્યાખ્યાયિત કરવું જ પડશે કેવી રીતે માહિતી સુરક્ષિત રીતે કાઢી નંખાશે જ્યારે તેનું પુન:સ્થિતિ સમય સમાપ્ત થાય. વિકલ્પો સમાવે છે:

• સુવિધામાન સોફ્ટવેરની મદદથી કાયમ કાઢી નાંખવાનું (હાર્ડ ડ્રાઇવો જેવી ભૌતિક મીડિયા માટે)
• આ માહિતીને કોઈ વ્યક્તિને ઓળખ્યા વિના આંકડા કે સંશોધન માટે વાપરવામાં આવે તો, અનાદર કે શુભસંદેશાનું નામ બદલવું.
• એનું કારણ એ છે કે, હિંસામાં ફૂટાઈ જવું પડે છે.

આપોઆપ કાઢી નાંખેલ સ્ક્રિપ્ટો ડિજીટલ માહિતી માટે ખૂબ અગ્રહણીય છે. ઘણા ડેટાબેઝ વ્યવસ્થાપન સિસ્ટમો અને વાદળ પ્લેટફોર્મો નિયમોને પુન:સ્થાપિત કરે છે કે જે તારીખો પર આધારિત રેકોર્ડો આપોઆપ સાફ કરે છે. બેકઅપ સિસ્ટમો માટે ખાતરી કરો કે આ પેટી થયેલ નકલો પુન:સ્થિતિ નિયમોને પણ પુન:સ્થાપિત કરે છે---બકાસ્ટ બેકઅપો પુન:માપ થયેલ માહિતીને પુન:પ્રાપ્ત કરે છે. દસ્તાવેજ પ્રક્રિયાને તમારા ROP માં કાઢી નાંખવાની પ્રક્રિયાને નિરંતરિત કરે છે અને નિયમિત તેને નિયમિત રીતે ચકાસે છે.

પગલાં ૪: દસ્તાવેજીકરણ અને ROPA

બધી જ વસ્તુઓ રેકોર્ડ કરો. GDPR લેખન ૩૦ વડે જરૂરી ROPA એ સમયનો અંત લાવવામાં આવવું જોઈએ. ઘણી આઇરશ કંપનીઓ તેમના ROPA પરિચિત કરે છે કે દરેક પ્રક્રિયાઓની યાદી કરે છે, તેની પ્રક્રિયાઓ, તેની પરિચયની સમય અને તેની માટે કાયદા આધાર. આ દસ્તાવેજ અમર છે જ્યારે માહિતી સંશોધનની અરજની સાથે (કે તમે માહિતી હજુ જ રાખવામાં છે) તપાસ કરવા માટે ચકાસી શકો છો. ROPA ને રિવ્યુ કરવા માટે રિવ્યૂચય કરવાની પ્રક્રિયામાં રિવ્યુ કરવું જોઈએ.

આઈરીશ કોમ્પેનિસ માટે સમય

દરેક સંસ્થા અનન્ય છે છતાં, નીચેનું કોષ્ટક આર્યૅન્ડમાં સામાન્ય માહિતી વર્ગો માટે સામાન્ય સમયો આપે છે. હંમેશા યોગ્ય રીતે સુધારાની અરજી કરો અને સેક્ટર-સૂચિત નિયમોની વિરૂદ્ધ ખાતરી કરો.

• એમ્પલોયેરની ફાઇલો - ૭ વર્ષ પછી (પારની કાયદા અને દાવો માટે મર્યાદાઓ).
• વોરલ અને ટક્સ રેકોર્ડ - વર્ષના અંતે ૬ વર્ષ પછી (Revenu Capleity).
• આર્થિક ખાતા અને અંદાજ – ૬ વર્ષ (કોમ્પેનીસ Act 2014).
• ક્રોસ્ટર ક્રમ અને કાયદાકીય માહિતી] - કાયદા અંતે ૬ વર્ષ પછી (વસ્તુ કાયદાકીય કાયદાઓ માટે મર્યાદાઓનું સ્થાન).
• વેબસાઇટ એન્ટીકલીક અને કુકી સુસંગતા લૉગ - 12-24 મહિના (EDPB માર્ગદર્શન અને ધંધાની જરૂર પર આધારિત); લાંબો સમય માટે યોગ્યતાની જરૂર પડી શકે છે.
• ઈ-મેઈલ અને પત્રિકા - ધંધા સાથે સંબંધિત ઇમેઇલ માટે ૬ વર્ષ; બિન-સ્વાર્તા ઇમેઇલ ૧-૨ વર્ષો પછી કાઢી નાંખેલ છે.
• CVS અને નિષ્ણાત કાર્યક્રમો - 12 મહિનાઓ જો ખર્ચો ન હોય તો; ૭ વર્ષ જો કામ કરે (વપરાશની ફાઇલના ભાગ તરીકે).
• [FLT] હૉલથ અને સુરક્ષા રેકોર્ડ - ૧૦ વર્ષ (સામાન્ય, તંદુરસ્ત અને વેલ્ફ કાર્ય કાર્ય કાર્ય કાર્ય પર છે).
• [FLTV ફાઇડ્સ – ૨૮-31 દિવસો જો કોઈ વાર્તા લાંબો પુનન્કલનની જરૂર હોય તો.
• મેડેકલ રેકોર્ડ (ખાનિક સેક્ટર) – ૮-10 વર્ષ પછી, છેલ્લા દવાઓ ૨૫ વર્ષ પછી,

આ સમયો વધારે પડતા નથી. આઇરશ કંપનીઓ ધંધો, વીમો, અથવા દવાઓ જેવા કંપનીઓએ પોતાના રિપ્યુલેટરો (આર્યૅન્ડ બૅન્ક, HPRA, વગેરે) પાસેથી ખાસ માર્ગદર્શન લેવું જોઈએ.

• આપણે શા માટે યહોવાહની ભક્તિ કરવી જોઈએ?

આઇરશ કંપનીઓ પણ વ્યવસ્થિત રીતે અડચણનો સામનો કરે છે. આ મુશ્કેલીઓને વ્યવસ્થિત રીતે સંશોધન કરવાનું મદદ કરે છે માહિતીનું ઢાંકન કરવા માટે.

ક્રોસ-અવગણ માહિતી ફ્લોર્સ અને બ્રેક બહાર નીકળો

ઘણા આઇરશ કંપનીઓ યુકેકે કંપનીમાં કામ કરે છે અથવા ફ્રેક્ટરો છે. યુકે એક ત્રીજી દેશ છે જે GDPR ની નીચે છે. તેનો અર્થ એ થાય કે વ્યક્તિગત માહિતીનું પરિવહન યોગ્ય રીતે રક્ષણની જરૂર છે (જેમ કે સ્ટેડિયલ કૉન્સલ કૉલેજ (જેમ કૉન્સાયક ક્લોસ અથવા એક વ્યવસ્થા). માહિતીની રિપેગિવતને અમુક સમય માટે જતીવનની જરૂર છે. આ માહિતીને ઉત્તમ બનાવે છે, પરંતુ એ પહેલાં ભૂતકાળમાં કાઢી નાખવામાં આવે છે. આ માહિતીને વ્યવસ્થિત કરવા માટે જરૂરી છે.

પડછાયો એટી અને અસુયોજીત માહિતી

કામકાજમાં અધૂરુ સાધનો,--- વ્યક્તિગત ઇમેઇલ ખાતા, ફાઇલ-સહ્રતા સેવાઓ, સહાય પ્રક્રિયાઓ, જે છુપી માહિતી સિલોસને બનાવવા માટે આછા છાંયડો ITટીટી બનાવે છે. આ શેડ્યૂલ, રજૂઆતો, અને સ્પ્રેડટને ખાસ કરીને સમસ્યા છે કારણ કે તેમાં મેટાડેટાનો ઉપયોગ નથી અને તેની પરિચય નથી. આ કૉમ્પ્ટીઓ એ ઇટાલીઓ દ્વારા માહિતી (DL) ઉપયોગ કરીને અને માહિતીને આધારે છે.

પોલિસીઓને તારીખ સુધી રાખી રહ્યા છે

ધંધા અને ધંધો પ્રક્રિયાઓ બદલાય છે. DPC માહિતી સુરક્ષા પર અસર કરે છે, અને સેક્ટર પુનરુત્ક્રોત્ન સૂચનોને લાગુ પાડે છે. માહિતી પુન:પ્રોત્ન પોલિસી જે નિયમિત રીતે પરિચય ન થાય તેટલા જ પુરાવો આપે છે. અને અદ્યતન પ્રોસેસન્ટ બદલાય છે (એ.., નવી સેવા બદલાય છે, નવી માહિતીમાં ફેરફાર કરી શકાય છે). માહિતી (ODP) ને આધાર આપે છે.

સારા રિવાજ અને સાધનો

સફળ માહિતી પુન:ટેન્ટનન્ટ સ્થિર દસ્તાવેજ કરતાં વધારે જરૂરી છે. તે દરરોજની પ્રક્રિયાઓમાં એકતાની જરૂર છે અને તે ચોક્કસ નિયમોને લાગુ પાડવા માટે ટેક્નોલોજીનો ઉપયોગ કરે છે.

આપોઆપ અને માહિતી સંચાલન પ્લેટફોર્મો

મેન્યુઅલ નિરાકરણ ભૂલ-પ્રોત્ન અને અસ્થાયી છે. આઇરશ કંપનીઓ માહિતી સંચાલન પ્લેટફોર્મોને આધાર આપે છે કે જે માહિતીને આપોઆપ પુન:માપિત કરેલા હોય છે. ઘણા આજૂરી ડેટાબેઝ અને વાદળ સેવાઓ (દા.ત. AWS, Google Clasd) જીવન સાઇકલ ગુણધર્મોને આપે છે કે જે આકાશ પર આધારિત છે. રિપેરીંગ સિસ્ટમો, પર સ્ક્રિપ્ટો અથવા રિપૉર્ટેશનીંગ માહિતી સાધનો (હંત્ર, અથવા ખાસ સંચાલન સોફ્ટવેર) માટે રૂપરેખાંકિત કરી શકાય છે. સંચાલન સિસ્ટમો અને સંચાલન સિસ્ટમો સાથે સંચાલન સિસ્ટમો સંમન અને સંમતિની મદદથી સંચાલન સિસ્ટમો અને સંચાલન સિસ્ટમોથી માહિતીને લાગુ પાડી શકે છે.

તાલીમ અને સારી રીતે તાલીમ

સૌથી સારા ઓટોમેટેડ સિસ્ટમ પણ માનવી ભૂલ પર જીત મેળવી શકતા નથી. કામની વસ્તુઓને માહિતીને પુન:સ્થિતિમાં તેઓનું ભૂમિકા સમજવી જોઈએ- ખાસ કરીને જેઓ પોતાનાં વ્યક્તિગત માહિતીને સીધી રીતે સંભાળે છે, જેમ કે HR, વકીલરો ટીમ અને વેચાણના પ્રતિનિધિઓ. તાલીમથી આરું કરવું જોઈએ:

• કંપનીની રિપૉર્ટિંગ અને ક્યાંથી મળી શકે છે?
• કેવી રીતે માહિતી યોગ્ય રીતે ટીગ અથવા વર્ગીકૃત કરવી કે જેથી આપોઆપ નિયમો કામ કરે.
• એ માહિતીને જો તેઓ પારખી શકે તો શું કરવું જોઈએ?
• એનું પરિણામ શું આવ્યું?

વાર્ષિક માહિતી સુરક્ષા તાલીમ પુન:ન્માપ્ત પર મોડ્યુલને સમાવી શકે છે. DPC નાં આચરતા [FLT] કોડો] ઉપયોગી ટૅમ્પ્લેટો પૂરી પાડે છે કે કે જે આઇરશ કંપનીઓ અનૂરૂપ કરી શકે છે.

વધુ વાંચવા માટે માહિતી આરક્ષણ [[FLT], ] [GDPR.eu] માર્ગદર્શન [FT:3]], અને [FLT:]DPC ની સરકારી માહિતી માહિતી પુન:ન્મતન