अपने चैरिटेबल संगठन के लिए क्रिसिस रिस्पांस प्लान कैसे विकसित करें

क्यों Charitable संगठनों को संकट प्रतिक्रिया योजना की आवश्यकता है

चारित्सीय संगठन ट्रस्ट की नींव पर काम करते हैं। दाताओं ने अपने कठिन पैसे देने, स्वयंसेवकों को अपना समय दान दिया और लाभार्थी आपकी सेवाओं पर भरोसा करते हैं। जब एक संकट हड़ताल करता है - चाहे वह एक प्राकृतिक आपदा हो, तो डेटा भंग, वित्तीय गलतफहमी आरोप, या सार्वजनिक स्वास्थ्य आपातकाल - जो ट्रस्ट घंटों में लुप्त हो सकता है। एक संकट प्रतिक्रिया योजना के बिना, आपका संगठन प्रभावी ढंग से संवाद करने के लिए संघर्ष कर सकता है, कमजोर आबादी की रक्षा कर सकता है, या फिर भी बाद में जीवित रह सकता है। एक अच्छी तरह से संरचित संकट योजना आपातकालीन स्थितियों को प्रबंधित करने से अधिक करती है; यह आपके मिशन की रक्षा करता है, अपनी प्रतिष्ठा की रक्षा करता है और अपने समूह को एक व्यापक रूप से विकास करने के लिए एक कदम प्रदान करता है।

चरण 1: एक थोरफ जोखिम आकलन का संचालन करें

इससे पहले कि आप एक संकट की योजना बना सकें, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आप क्या योजना बना रहे हैं। जोखिम मूल्यांकन आपके संगठन के चेहरे पर खतरे की पहचान करता है और उनकी संभावना और संभावित प्रभाव का मूल्यांकन करता है। इस प्रक्रिया में प्रोग्राम स्टाफ, ऑपरेशन, वित्त और नेतृत्व सहित आपके संगठन से इनपुट शामिल होना चाहिए।

चैरिटेबल संगठनों के लिए जोखिम की श्रेणियां

आम जोखिम कई श्रेणियों में आते हैं। प्राकृतिक आपदाओं में बाढ़, तूफान, भूकंप, और जंगली आग शामिल हैं जो आपकी सुविधाओं को नुकसान पहुंचा सकती हैं या आपके कार्यक्रमों को बाधित कर सकती हैं। Cybersecurity खतरों ] जैसे कि ransomware हमलों, फ़िशिंग घोटाले, और तनाव के जोखिमों में शामिल हैं: 6LNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN

आकलन कैसे करें

अपने मिशन और भूगोल के लिए विशिष्ट मस्तिष्क की क्षमता संकट के लिए एक क्रॉस-कार्यात्मक टीम को इकट्ठा करके शुरू करें। दो अक्षों पर प्रत्येक खतरे को स्कोर करने के लिए एक जोखिम मैट्रिक्स का उपयोग करें: संभावना (लगभग निश्चित) और प्रभाव (कैतस्ट्रोफिक के लिए मामूली)। यह व्यायाम आपको यह प्राथमिकता देने में मदद करता है कि कौन से जोखिमों को सबसे अधिक तैयारी की आवश्यकता होती है। प्रत्येक उच्च प्राथमिकता जोखिम के लिए, ट्रिगर्स, चेतावनी संकेत और संभावित परिणाम का दस्तावेजीकरण करें। एक बाहरी संसाधन जैसे Ready.gov's गाइड फॉर गैर-लाभकारी ] आपातकालीन तैयारी के लिए तैयार अतिरिक्त चेकलिस्ट प्रदान करता है।

स्टेप 2: एक समर्पित क्रिसिस मैनेजमेंट टीम की स्थापना

संकट के दौरान, घटना के रूप में भी निष्क्रियता को नुकसान पहुंचाया जा सकता है। एक नामित संकट प्रबंधन टीम यह सुनिश्चित करती है कि अधिकार स्पष्ट है, निर्णय जल्दी से किए जाते हैं, और कोई महत्वपूर्ण कार्य अनदेखी नहीं है। इस टीम को कुशलतापूर्वक कार्य करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए लेकिन सभी आवश्यक क्षेत्रों को कवर करने के लिए पर्याप्त व्यापक रूप से।

टीम संरचना और भूमिका

अपने संगठनात्मक संरचना के आधार पर निम्नलिखित भूमिकाओं को सौंप दें। crisis टीम नेता - आम तौर पर कार्यकारी निदेशक या एक वरिष्ठ बोर्ड सदस्य - अंतिम निर्णय लेता है और अंतिम अधिकार के रूप में कार्य करता है। communications lead कर्मचारियों, दाताओं, लाभार्थियों, मीडिया, और कर्मचारियों के लिए एक परामर्श का प्रबंधन[FLT] प्रमुख भूमिका ]] ][FLT][FLT][FLT][F:F:][F:][F:]][[[[[[[[[[[[[[[[[]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]]][[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[[

टीम को अधिनियम के लिए सशक्त बनाना

आपकी संकट टीम को समय-संवेदनशील स्थितियों में बोर्ड अनुमोदन के लिए इंतजार किए बिना निर्णय लेने का अधिकार होना चाहिए। एक सक्रिय संकट के दौरान समन्वय करने के लिए, किस फैसले को स्वायत्त रूप से बनाया जा सकता है और किसको एस्केलेटर की आवश्यकता है, इसके लिए स्पष्ट पैरामीटर स्थापित करें।

चरण 3: निर्माण मजबूत संचार रणनीतियाँ

संचार संकट प्रबंधन की जीवन रेखा है। स्टेकहोल्डर को ट्रस्ट बनाए रखने और उचित कार्रवाई करने के लिए सटीक, समय पर और सहानुभूतिपूर्ण जानकारी की आवश्यकता होती है। आपकी योजना को आंतरिक और बाहरी संचार दोनों को संबोधित करना चाहिए, टेम्पलेट्स और प्रोटोकॉल के साथ एक पल की सूचना पर तैनात करने के लिए तैयार है।

आंतरिक संचार

अपने स्टाफ और स्वयंसेवकों की पहली प्राथमिकता है। उन्हें यह जानने की जरूरत है कि क्या हो रहा है, उनसे क्या उम्मीद है, और कैसे सुरक्षित रहने के लिए। एक tiered अधिसूचना प्रणाली का विकास: पाठ या फोन कॉल के माध्यम से एक प्रारंभिक चेतावनी, ईमेल या एक आंतरिक मंच के माध्यम से नियमित अपडेट के बाद। विभिन्न परिदृश्यों के लिए पूर्व-script संदेश ताकि आप तनाव के तहत भी जल्दी से संवाद कर सकें। निलंबित संचालन, निकास सुविधाओं, या दूरस्थ काम में स्थानांतरित करने के लिए निर्देश शामिल करें।

बाह्य संचार

बाह्य दर्शकों में दाताओं, लाभार्थी, भागीदार संगठनों, मीडिया और सामान्य जनता शामिल हैं। अपने प्राथमिक प्रवक्ता की पहचान करें और उन्हें संकट संचार तकनीकों में प्रशिक्षित करें। प्रेस विज्ञप्ति, सोशल मीडिया पोस्ट और वेबसाइट अपडेट के लिए टेम्पलेट तैयार करें जो विशिष्ट घटनाओं के लिए अनुकूलित किया जा सकता है। आपकी संदेश स्थिति को स्वीकार करना चाहिए, सहानुभूति व्यक्त करना चाहिए, जो आप कर रहे हैं, और लोगों को अद्यतन प्राप्त करने या मदद करने का एक तरीका प्रदान करना चाहिए। CDC की संकट और आपातकालीन जोखिम संचार (CERC) फ्रेमवर्क ऐसी सेवाओं के संदेशों पर उत्कृष्ट मार्गदर्शन प्रदान करता है जो विश्वास का निर्माण करती है और आतंक को कम करती है।

स्टेकहोल्डर मैपिंग

सभी हितधारकों को उसी समय समान जानकारी की आवश्यकता नहीं है। एक हितधारक मानचित्र बनाएं जो प्रत्येक समूह, उनकी प्राथमिक चिंताओं, उनके लिए आपके पसंदीदा संचार चैनल और अद्यतनों के लिए एक समयरेखा की पहचान करता है। उदाहरण के लिए, प्रमुख दाताओं को कार्यकारी निदेशक से व्यक्तिगत कॉल की आवश्यकता हो सकती है, जबकि सामान्य जनता को प्रेस विज्ञप्ति और सोशल मीडिया पोस्ट द्वारा सबसे अच्छा कार्य किया जाता है।

चरण 4: परिदृश्य-विशिष्ट प्रतिक्रिया प्रक्रिया का विकास

एक योजना सभी संकटों को फिट नहीं करती है। जबकि आपके समग्र ढांचे को सुसंगत होना चाहिए, एक प्राकृतिक आपदा के दौरान आवश्यक डेटा उल्लंघन के लिए आवश्यक विशिष्ट कार्य बहुत अलग हैं। अपने उच्चतम प्राथमिकता जोखिमों के लिए प्रतिक्रिया प्रक्रियाओं का विकास करना, तत्काल प्रतिक्रिया चरण के लिए चरण-दर-चरण कार्यों का विस्तार करना (पहले 24 से 48 घंटे)।

किसी भी प्रतिक्रिया प्रक्रिया के मुख्य तत्व

प्रत्येक प्रक्रिया में शामिल होना चाहिए: (1) कैसे संकट शुरू में पता चला है और रिपोर्ट की, (2) संकट टीम को सक्रिय करने के मानदंड, (3) तत्काल सुरक्षा कार्य (जैसे, निकासी, सिस्टम बंद, चिकित्सा ध्यान), (4) अधिकारियों, बीमाकर्ताओं और हितधारकों के लिए अधिसूचना प्रोटोकॉल (5) प्रलेखन आवश्यकताओं, और (6) निर्णय लेने के लिए आदेश की एक श्रृंखला।

उदाहरण: साइबर सुरक्षा घटना प्रक्रिया

एक ransomware हमले के लिए, आपकी प्रक्रिया में शामिल हो सकता है: नेटवर्क से प्रभावित प्रणालियों को तुरंत अलग करें, आईटी लीड और संकट टीम के नेता को सूचित करें, अपने साइबर बीमा वाहक और कानूनी परामर्श से संपर्क करें, विशेषज्ञ सलाह के बिना ransom का भुगतान न करें, और संभावित डेटा एक्सपोजर के बारे मेंदाताओं और भागीदारों के लिए एक संचार तैयार करें। फ़िशिंग प्रयासों को पहचानने और संदिग्ध गतिविधि की रिपोर्ट करने के लिए सभी कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें। गैर-लाभकारी साइबर सुरक्षा संसाधन केंद्र सीमित आईटी बजट वाले छोटे संगठनों के लिए अतिरिक्त संसाधन प्रदान करता है।

उदाहरण: प्राकृतिक आपदा प्रक्रिया

एक तूफान या वाइल्डफायर के लिए अपनी सुविधा को खतरे में डालने की प्रक्रिया में शामिल हो सकते हैं: आधिकारिक चैनलों के माध्यम से मौसम अलर्ट की निगरानी करें, कार्यालय बंद करने और प्रोग्राम को रद्द करने, स्थानों या क्लाउड बैकअप को सुरक्षित करने के लिए महत्वपूर्ण रिकॉर्ड और उपकरण को स्थानांतरित करें, प्रभावित क्षेत्रों में कर्मचारियों और लाभार्थियों की जांच करें और स्थानीय आपातकालीन प्रबंधन एजेंसियों के साथ समन्वय करें। प्री-पोजीशन की आपूर्ति जैसे कि प्राथमिक चिकित्सा किट, फ्लैशलाइट्स, और बैकअप पावर स्रोतों।

चरण 5: संसाधन, संपर्क और डिजिटल उपकरण तैयार करें

एक संकट फोन नंबर की खोज करने या आपातकालीन आपूर्ति का पता लगाने का समय नहीं है। आपकी योजना में एक केंद्रीय संसाधन निर्देशिका शामिल होना चाहिए जो डिजिटल और प्रिंट दोनों में सुलभ है। इस निर्देशिका की समीक्षा की जानी चाहिए और अद्यतन तिमाही में की जानी चाहिए।

आपातकालीन संपर्क

स्थानीय पुलिस और अग्नि विभाग, अस्पतालों, जहर नियंत्रण, उपयोगिता कंपनियों, अपने बीमा ब्रोकर, कानूनी परामर्श, आईटी समर्थन और संकट जनसंपर्क विशेषज्ञों सहित प्रमुख संपर्कों की एक सूची संकलित करें। प्रत्येक के लिए समय-समय पर संपर्क जानकारी और बैकअप संपर्क शामिल करें। इसके अलावा आंतरिक संपर्कों जैसे बोर्ड के सदस्य, कुंजी स्टाफ और सुविधाएं प्रबंधक शामिल हैं।

भौतिक और डिजिटल संसाधन

स्टॉक आवश्यक आपूर्ति जैसे प्राथमिक चिकित्सा किट, आपातकालीन भोजन और पानी, फ्लैशलाइट्स, बैटरी और कंबल यदि आपका संगठन भौतिक सुविधा का संचालन करता है। डिजिटल तैयारी के लिए, अपने डेटा के नियमित एन्क्रिप्टेड बैकअप को बनाए रखें, उन्हें ऑफसाइट या क्लाउड में स्टोर करें और परीक्षण बहाली प्रक्रियाएं सुनिश्चित करें कि आपकी टीम को उपग्रह फोन या दो-तरफा रेडियो जैसे बैकअप संचार उपकरणों तक पहुंच प्राप्त हो सकती है यदि सेल नेटवर्क नीचे हो।

अपने संकट योजना का प्रबंधन करने के लिए Directus का उपयोग करना

डायरेक्टस जैसी डिजिटल सामग्री प्लेटफॉर्म आपके पूरे संकट प्रतिक्रिया योजना के लिए केंद्रीय भंडार के रूप में काम कर सकता है। सुरक्षित, भूमिका आधारित प्रणाली में अपने जोखिम मूल्यांकन दस्तावेजों, संपर्क सूचियों, संचार टेम्पलेट्स और परिदृश्य-विशिष्ट प्रक्रियाओं को स्टोर करें जो किसी भी उपकरण से अधिकृत संकट टीम के सदस्यों के लिए सुलभ है। डायरेक्टस की लचीली सामग्री मॉडलिंग के साथ, आप प्रत्येक संकट परिदृश्य के लिए संरचित प्रविष्टियां बना सकते हैं, प्रासंगिक संपर्कों और संसाधनों को लिंक कर सकते हैं, और एक विकसित स्थिति के दौरान अपनी टीम को जल्दी से अपडेट धक्का दे सकते हैं। यह प्रत्येक मिनट की गिनती के दौरान एकाधिक स्प्रेडशीट या पेपर बाइंडरों को मारने के अराजकता को समाप्त करता है।

चरण 6: ट्रेन, टेस्ट और लगातार सुधार

एक ऐसी योजना जो बाइंडर में बैठता है वह एक योजना नहीं है। नियमित प्रशिक्षण और सिमुलेशन अभ्यास यह सुनिश्चित करते हैं कि आपकी टीम अपनी भूमिकाओं को जानता है, प्रक्रियाएं व्यावहारिक हैं और वास्तविक आपातकालीन होने से पहले अंतराल की पहचान की जाती है। प्रशिक्षण, परीक्षण और अद्यतन के निरंतर चक्र के लिए प्रतिबद्ध है।

व्यायाम के प्रकार

एक के साथ शुरू करें, टेबलटॉप व्यायाम जहां संकट टीम कदम से एक hypothetical परिदृश्य कदम के माध्यम से बात करने के लिए इकट्ठा होता है। यह कम दबाव सेटिंग अस्पष्ट handoffs या लापता जानकारी की पहचान करने में मदद करता है। इसके बाद, एक ]]] कार्यात्मक व्यायाम ]] का संचालन करें जो विशिष्ट प्रक्रियाओं का परीक्षण करता है, जैसे कि आपकी अधिसूचना प्रणाली को सक्रिय करना या संचार टेम्पलेट को निष्पादित करना। उच्च-readiness संगठनों के लिए, एक पूर्ण पैमाने पर व्यायाम में कई तत्वों के साथ एक यथार्थवादी संकट का अनुकरण करना शामिल है, जैसे कि एक प्रतिक्रिया मीडिया, निकासी प्रक्रिया, डेटा, डेटा को एकीकृत करना।

बाद में कार्य समीक्षा

प्रत्येक अभ्यास के बाद, यह पहचानने के लिए एक बाद की प्रतिक्रिया की समीक्षा करें कि क्या काम किया गया था, क्या नहीं, और क्या सुधार की जरूरत है। इन निष्कर्षों को दस्तावेज करें और तदनुसार अपनी योजना को अपडेट करें। प्रत्येक एक्शन आइटम के लिए एक स्पष्ट समय सीमा के साथ स्वामित्व को असाइन करें। सभी प्रतिभागियों से ईमानदार प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करें, जिनमें शामिल हैं, जिनमें संचार या संसाधनों में अंतर की पहचान हो सकती है।

योजना चालू रखने

आपकी संकट प्रतिक्रिया योजना एक जीवित दस्तावेज होना चाहिए। कम से कम वार्षिक या जब भी आपका संगठन महत्वपूर्ण बदलावों से गुजरता है, जैसे कि एक नई सुविधा में आगे बढ़ना, एक नया कार्यक्रम शुरू करना, या प्रमुख कर्मियों को खोना। उभरते जोखिमों के बारे में जागरूक रहने के लिए अपने क्षेत्र के लिए प्रासंगिक खतरों को स्वीकार करें।

धर्मार्थ संगठनों के लिए विशेष विचार

चारित्सीय संगठनों को अद्वितीय चुनौतियों का सामना करना पड़ता है जो उनके संकट की योजना को लाभप्रद व्यवसायों से अलग करते हैं। इन बारीकियों को समझना आपकी योजना को अधिक प्रभावी बना देता है और उन लोगों की रक्षा करता है जिनकी आप सेवा करते हैं।

कमजोर लाभार्थी की रक्षा करना

यदि आपका संगठन बच्चों, बुजुर्गों, विकलांग व्यक्तियों, या अन्य कमजोर आबादी वाले व्यक्तियों को सेवा प्रदान करता है, तो आपकी संकट प्रक्रियाओं में विशिष्ट सुरक्षा उपाय शामिल होना चाहिए। इसमें गैर-संस्थापक व्यक्तियों, सुनवाई या दृष्टि हानि वाले लोगों के लिए संचार सहायता, और परिवारों के साथ लाभार्थियों को फिर से एकजुट करने के लिए प्रोटोकॉल शामिल हो सकते हैं। स्थानीय आपातकालीन सेवाओं के साथ समन्वय करना ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे आपकी आबादी की जरूरतों के बारे में जागरूक हों।

स्वयंसेवक संचार प्रबंध

स्वयंसेवकों को कई धर्मार्थ मिशनों के लिए आवश्यक हैं, लेकिन वे संकट के दौरान संचार चुनौती हो सकती हैं। कर्मचारियों के विपरीत, उनके पास आंतरिक चैनलों तक नियमित पहुंच नहीं हो सकती है। अपने अधिसूचना प्रणाली में स्वयंसेवकों को शामिल करें और जब रिपोर्ट करना है और घर में रहने के लिए उन्हें स्पष्ट निर्देश देना। स्वयंसेवकों के लिए एक अलग प्रोटोकॉल पर विचार करें जो संकट के दौरान मदद करना चाहते हैं लेकिन उन्हें सुरक्षित भूमिकाओं के लिए निर्देशित करने की आवश्यकता है।

संकट के दौरान गोपनीयता की रक्षा करना

आपका संगठन लाभार्थियों, जैसे चिकित्सा रिकॉर्ड, वित्तीय इतिहास, या व्यक्तिगत कहानियों के बारे में संवेदनशील जानकारी रख सकता है। एक संकट जल्दी से जानकारी जारी करने के लिए दबाव पैदा कर सकता है, लेकिन गोपनीयता उल्लंघन स्थायी नुकसान का कारण बन सकता है। अपने संचार रणनीति में दिशानिर्देशों को शामिल करें कि कौन सी जानकारी बाहरी रूप से साझा की जा सकती है और क्या सुरक्षित रहना चाहिए, यहां तक कि मीडिया के तहत भी जांच।

वित्तीय लचीलापन और बीमा

एक प्रमुख संकट धन उगाहने को बाधित कर सकता है और अप्रत्याशित खर्च पैदा कर सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे संकट से संबंधित नुकसान को कवर करते हैं, जिसमें साइबर देयता, व्यापार अवरोध और निर्देशक और अधिकारियों की देयता शामिल है। कम से कम तीन महीने के परिचालन खर्चों के बराबर आपातकालीन आरक्षित निधि बनाए रखें, और एक ऐसी ऋण की एक पंक्ति स्थापित करने पर विचार करें जिसे जल्दी से तैयार किया जा सकता है। राष्ट्रीय गैर-लाभकारी परिषद धर्मार्थ संगठनों के लिए वित्तीय जोखिम प्रबंधन पर मार्गदर्शन प्रदान करता है।

तैयारी की संस्कृति का निर्माण

अंततः, सबसे मजबूत संकट प्रतिक्रिया योजना केवल उतनी ही प्रभावी है जितना कि लोग इसे लागू करते हैं। एक संस्कृति को कल्टीवेट करें जहां तैयारी रोजमर्रा के कार्यों का हिस्सा है, एक बार-बार व्यायाम नहीं। कर्मचारियों को यादों के पास रिपोर्ट करने, सुरक्षा सुझाव साझा करने और दोष के डर के बिना प्रशिक्षण में भाग लेने के लिए प्रोत्साहित करें। सतर्कता को पहचानने और पुरस्कृत करें। जब आपका पूरा संगठन मानसिकता को गले लगाता है कि संकट किसी भी योजना से परे तक पहुंचता है, तो आप लचीलापन बनाते हैं।

तैयारी भी आपके दाताओं और भागीदारों के लिए एक ट्रस्ट संकेत है। जब हितधारकों को लगता है कि आपके पास एक संरचित, अच्छी तरह से व्यावहारिक संकट प्रतिक्रिया योजना है, तो वे कठिन समय के दौरान वफादार रहने की संभावना रखते हैं। वे जानते हैं कि उनके योगदान और वे जो लोग काम करते हैं वे सक्षम हाथों में हैं।

निष्कर्ष

एक संकट प्रतिक्रिया योजना का विकास करना सबसे महत्वपूर्ण निवेशों में से एक है जो आपके धर्मार्थ संगठन बना सकता है। यह आपकी टीम, आपकी लाभार्थी, आपकी प्रतिष्ठा और अप्रत्याशित होने पर आपके मिशन को पूरा करने की आपकी क्षमता की रक्षा करता है। जोखिमों का पूरी तरह से आकलन करके, एक कुशल टीम को इकट्ठा करना, संचार रणनीतियों का निर्माण करना, परिदृश्य-विशिष्ट प्रक्रियाओं को तैयार करना, संसाधनों को तैयार करना और निरंतर प्रशिक्षण के लिए प्रतिबद्ध करना, आप स्पष्टता और आत्मविश्वास के साथ उभरती हुई स्थितियों को नेविगेट कर सकते हैं। आज शुरू करें - यहां तक कि एक आंशिक योजना किसी से बेहतर है, और प्रत्येक सुधार आपको वास्तविक संगठनात्मक लचीलापन के करीब लाता है।