कैसे एक बजट पर एक सफल चैरिटी इवेंट की मेजबानी करने के लिए

अपने मिशन और वित्तीय ब्लूप्रिंट को परिभाषित करें

सफल दान की घटनाओं एक क्रिस्टल स्पष्ट मिशन के साथ शुरू होता है। इससे पहले कि आप एक जगह बुक करें या एक फ्लायर प्रिंट करें, खुद से पूछें: आप क्या चाहते हैं? क्या यह स्थानीय खाद्य बैंक के लिए $ 10,000 बढ़ा सकता है, घरेलू आश्रयों के लिए 500 कोट एकत्र करता है, या चिकित्सा अनुसंधान फाउंडेशन के लिए जागरूकता बढ़ाता है? अपने प्राथमिक लक्ष्य और दो या तीन माध्यमिक लक्ष्य लिखें। यह स्पष्टता आपके द्वारा किए गए हर निर्णय को निर्देशित करेगी और उन क्षेत्रों को रोक देगी जो आपके बजट को उड़ाती हैं।

अपने लक्ष्यों को लॉक करने के साथ, एक दानेदार बजट बनाती है। हर संभव खर्च की सूची: स्थान किराया, परमिट, बीमा, सजावट, ऑडियो-विज़ुअल उपकरण, मुद्रण, खानपान, मनोरंजन, स्टाफिंग और आकस्मिकता निधि (आम तौर पर कुल लागत का 10-15%)। अनुमानित और वास्तविक लागत दोनों को ट्रैक करने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करें। सामान्य वस्तुओं के लिए अपने क्षेत्र में अनुसंधान औसत लागत। उदाहरण के लिए, एक बुनियादी पीए सिस्टम किराया $ 200-$500 खर्च हो सकता है, जबकि एक स्थानीय बैंड $500-$1,500 का शुल्क ले सकता है। इन संख्याओं को जानने से आप बातचीत और प्राथमिकता प्राप्त करने में मदद मिलती है।

अपने बजट को यथार्थवादी रखने के लिए, इच्छाओं से अलग जरूरतों को पूरा करने के लिए। वेटस्टाफ के साथ एक बैठना-डाउन डिनर एक चाहते हैं; स्वयंसेवकों द्वारा कर्मचारियों को एक बेक्ड आलू बार एक ऐसी आवश्यकता है जो हजारों को बचा सकता है। अपने समुदाय को वास्तविक रूप से दान कर सकते हैं। फ्री बजट टेम्पलेट्स का उपयोग करें, जो आपको सुनिश्चित करने के लिए गैर-लाभकारी घटनाओं के लिए डिज़ाइन किया गया है दान और #8217; किसी भी लाइन आइटम को याद नहीं करें।

A Venue That Won’t Break the Bank

शुक्र की लागत आपके बजट का 40% या अधिक उपभोग कर सकती है यदि आप हैं और #8217;t रणनीतिक। मुफ्त या कम लागत वाले विकल्पों को देखकर शुरू करें। सामुदायिक केंद्रों, सार्वजनिक पार्कों ( परमिट के साथ), स्कूल जिमनासियम, चर्च बेसमेंट, या यहां तक कि एक बड़े निजी पिछवाड़े जैसी सार्वजनिक जगहें उत्कृष्ट स्थानों के रूप में काम कर सकती हैं। स्थानीय पुस्तकालयों में अक्सर नाममात्र शुल्क के लिए बैठक कक्ष होते हैं। यदि आपको अधिक औपचारिक सेटिंग की आवश्यकता है, तो चर्च या सामुदायिक हॉल जो धर्मार्थ घटनाओं के लिए शुल्क माफी मांग सकते हैं।

एक अन्य स्मार्ट रणनीति एक स्थानीय व्यवसाय के साथ भागीदारी करना है जिसमें एक बड़ी जगह है, जैसे कि ब्रूरी, इवेंट स्पेस, या वेयरहाउस। कई व्यवसाय एक्सपोज़र और सद्भावना के बदले में एक चैरिटी इवेंट की मेजबानी करने के लिए खुले हैं। आप सभी विपणन सामग्रियों पर अपने लोगो को शामिल करने की पेशकश कर सकते हैं, उन्हें मंच से बाहर निकलने दें, या उन्हें प्रायोजक के रूप में सूचीबद्ध करें। हमेशा बाहरी घटनाओं के लिए बैकअप योजना है: एक तम्बू ($ 150-$400) किराए पर लें या चेक करें कि क्या स्थान का इनडोर विकल्प है। Peerspace ] जैसे साइटें आपको अपने क्षेत्र में सस्ती जगह खोजने में मदद कर सकती हैं।

जब एक स्थान का मूल्यांकन करते हैं, तो छिपी हुई लागतों के बारे में पूछते हैं। क्या किराये में टेबल, कुर्सियां और बुनियादी एवी शामिल हैं? क्या उन्हें अपने घर में खानपान का उपयोग करने की आवश्यकता है? नेगोटिएट: एक गैर-लाभकारी छूट के लिए पूछो, ऑफ-पीक टाइम (सप्ताह दोपहर बनाम शनिवार शाम) के दौरान होस्ट करने की पेशकश करते हैं, या यदि आप एकाधिक घटनाओं की योजना बनाते हैं तो दीर्घकालिक प्रतिबद्धता के बदले में कम दर के लिए पूछते हैं।

सुरक्षित इन-किंड दान और प्रायोजकता

अपने बजट को फैलाने के सबसे शक्तिशाली तरीकों में से एक है, वस्तुओं और सेवाओं को दान करना। अपनी जरूरत के लिए सब कुछ की इच्छा सूची बनाएं - भोजन, पेय पदार्थ, मुद्रण, सजावट, पुरस्कार, मनोरंजन, यहां तक कि बीमा - और फिर एक संभावित स्थानीय दाता के साथ प्रत्येक आइटम से मेल खाता है। उदाहरण के लिए, एक स्थानीय पिज्जा की दुकान एक स्वयंसेवक बैठक के लिए पिज़्ज़ा दान कर सकती है; एक बेकरी एक मिठाई की मेज प्रदान कर सकती है; एक प्रिंटिंग कंपनी फ्लायर और बैनर दान कर सकती है।

इन व्यवसायों को एक पेशेवर प्रायोजन प्रस्ताव के साथ दृष्टिकोण दें। अपने मिशन, आपकी उम्मीद की उपस्थिति और वे क्या और #8217; वापसी में जाओ: अपनी घटना वेबसाइट पर लोगो प्लेसमेंट, सोशल मीडिया का उल्लेख, घटना पर हस्ताक्षर और उनके कर-कटौती दान के लिए एक रसीद। यदि आप टाईर्ड प्रायोजन स्तर (जैसे सिल्वर, गोल्ड, प्लैटिनम) की पेशकश कर सकते हैं, तो आप सभी आकारों के व्यवसायों के लिए भाग लेने के लिए आसान बनाते हैं।

डॉन’t overlook ऑनलाइन धन उगाहने वाले प्लेटफॉर्म. GoFundMe, Facebook Fundraisers, या घटना से पहले अपनी वेबसाइट सप्ताह पर एक समर्पित दान पृष्ठ पर एक अभियान स्थापित करें. पाठ से डोनेट कोड का उपयोग करें ताकि उपस्थित लोग इस स्थान पर दे सकें. इसके अलावा, एक और #8220; दान टिकट” मॉडल: एक फ्लैट प्रवेश चार्ज करने के बजाय, $25 का अनुशंसित दान देने का सुझाव दें लेकिन लोगों को वे क्या दे सकते हैं भुगतान करते हैं। यह वास्तव में समावेशी होने के दौरान कुल राजस्व को बढ़ा सकता है।

लेन ऑन वोलुंटियर्स को श्रम लागत को कम करने के लिए

स्वयंसेवकों का सबसे मूल्यवान संसाधन है। अपने मौजूदा समर्थक आधार, स्थानीय कॉलेजों (विशेष रूप से आतिथ्य, घटना योजना, या विपणन कार्यक्रमों में छात्र) से पहले भर्ती करें, और रोटरी या किवानिस जैसे सामुदायिक समूह। स्पष्ट भूमिकाओं को असाइन करें: चेक-इन डेस्क, सेट-अप चालक दल, क्लीन-अप चालक दल, नीलामी धावक, गतिविधि मेजबान और फोटोग्राफी। ओवरलैप से बचने के लिए साइनअपजेनियस या गूगल शीट्स जैसे स्वयंसेवक शेड्यूलिंग टूल का उपयोग करें।

स्वयंसेवकों को व्यस्त रखने के लिए, स्पष्ट निर्देश, नाम टैग और त्वरित प्रशिक्षण सत्र प्रदान करें। प्रशंसा के छोटे टोकन प्रदान करें: एक टी-शर्ट, एक मुफ्त स्नैक, या एक धन्यवाद-आप फोटो जो वे सोशल मीडिया पर साझा कर सकते हैं। कभी भी लोगों को यह नहीं समझा कि उन्हें क्या करना है- उन्हें एक चेकलिस्ट के साथ एक मुद्रित या डिजिटल रोल कार्ड प्राप्त करें।

यदि आपको विशेष कौशल की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए, एक डीजे या एक फोटोग्राफर) लेकिन क्या कर सकते हैं और #8217;t पेशेवरों को बर्दाश्त करते हैं, तो एक व्यापार पर विचार करें। कार्यक्रम के दौरान अपने व्यवसाय को भारी बढ़ावा देने की पेशकश करें, अपने सामाजिक चैनलों पर अपना काम पेश करें, या उन्हें घटना पर एक मुफ्त बूथ दें। कई प्रतिभाशाली क्रिएटिव एक्सपोज़र और कर कटौती के बदले एक अच्छे कारण का समर्थन करने में खुश हैं।

डिजाइन कम लागत, उच्च प्रभाव गतिविधियों

आपकी घटना की गतिविधियों को आकर्षक होना चाहिए लेकिन महंगा नहीं है। यहां ऐसे विचार दिए गए हैं जो उत्पादन के लिए बहुत खर्च किए बिना उत्तेजना और धन उत्पन्न करते हैं:

Silent auction दान किए गए आइटम (गिफ्ट टोकरी, रेस्तरां प्रमाण पत्र, स्पा पैकेज, खेल यादगार) के साथ। 32auctions या हैंडबिड जैसे प्लेटफार्मों के माध्यम से ऑनलाइन बोली का उपयोग करें कागज और श्रम को कम करने के लिए।
]Raffle या 50/50 draw[. इस कार्यक्रम के दौरान टिकट बेचें और एक पुरस्कार (donated) पुरस्कार या पॉट विभाजित करें।
खेल बूथ . रिंग टॉस, बीन बैग टोस, या एक डंक टैंक (बोरो या सस्ती संस्करण का निर्माण) जैसे सरल कार्निवल खेल.
]Live Entertainment. स्थानीय संगीतकारों, नृत्य समूहों, या हास्य कलाकार अक्सर मुक्त या एक छोटे से मानदेय के लिए प्रदर्शन करते हैं अगर यह ’s forchari. Invite उन्हें सुझाव एकत्र करने या इस घटना पर मर्चेंडाइज बेचने के लिए आमंत्रित किया है।
Photo बूथ . मज़ा props (thrift स्टोर finds) के साथ एक पृष्ठभूमि स्थापित करें और एक दूरदराज के शटर ऐप के साथ एक तिपाई पर एक स्मार्टफोन का उपयोग करें. एक पोर्टेबल प्रिंटर का उपयोग करके फ़ोटो प्रिंट करें या बस डिजिटल फ़ाइलों को साझा करें.
]इंटरएक्टिव दान बोर्ड . एक दीवार या पोस्टर बनाएँ जहां लोग अपने योगदान को पिन कर सकते हैं और कुल चढ़ाई देख सकते हैं। यह गामिफिकेशन अधिक देने को प्रोत्साहित करता है।

प्रत्येक गतिविधि को आपके धन उगाहने वाले लक्ष्य पर वापस बांधना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप और #8217; स्कूल की आपूर्ति के लिए पैसे जुटाना, एक और #8220 स्थापित करना; बैकपैक और #8221 तक; स्टेशन जहां लोग विशिष्ट वस्तुओं को दान करते हैं - एक स्पर्शनीय, दृश्य सफलता मीट्रिक।

मार्केट स्मार्टर, हार्डर नहीं

भुगतान विज्ञापन आपके बजट को जल्दी से खा सकता है। इसके बजाय, कार्बनिक, सामुदायिक-संचालित विपणन पर ध्यान केंद्रित करें जो समय पर कुछ भी खर्च नहीं करता है। इन लागत-मुक्त चैनलों का उपयोग करें:

Social media]. एक फेसबुक इवेंट पेज, इंस्टाग्राम पोस्ट और एक TikTok वीडियो श्रृंखला बनाएँ जो दिन तक की ओर बढ़ रहा है। अपने बोर्ड के सदस्यों और स्वयंसेवकों को दैनिक साझा करने के लिए प्रोत्साहित करें। स्थानीय हैशटैग (जैसे, #DenverCharityEvent) का उपयोग करें।
Email blast. आप और #8217 के बारे में एक व्यक्तिगत कहानी के साथ अपनी सूची में साप्ताहिक ईमेल भेजें; इस घटना की मेजबानी, एक उलटी गिनती, और साझा ग्राफिक्स। Mailchimp या MailerLite’s free plan.
Local media]. अपने स्थानीय समाचार पत्र, रेडियो स्टेशनों, टीवी समाचार समुदाय कैलेंडर और ब्लॉग पर एक प्रेस विज्ञप्ति भेजें। पहले 50 उत्तरदाताओं के लिए एक छूट कोड या मुफ्त टिकट प्रदान करें।
Community बुलेटिन बोर्ड . साधारण फ्लायर प्रिंट करें और उन्हें पुस्तकालयों, कॉफी शॉप, किराने की दुकानों और सामुदायिक केंद्रों पर पोस्ट करें. हमेशा एक QR कोड शामिल करें जो आपके इवेंट पेज के लिंक को लिंक करता है।
Partnerships. अपने प्रायोजकों से उनके मेलिंग सूचियों और सामाजिक अनुयायियों के लिए घटना को बढ़ावा देने के लिए पूछो। क्रॉस-प्रचारण एक दिमी खर्च किए बिना अपनी पहुंच को गुणा करते हैं।

एक छोटे बजट के लिए, एक लक्षित स्थानीय दर्शकों ($ 20-$) को एक या दो फेसबुक पोस्ट को बढ़ावा देने पर विचार करें। यदि आपका लक्ष्य सटीक है तो यह छोटा खर्च महत्वपूर्ण रिटर्न प्राप्त कर सकता है।

स्ट्रीमलाइन रसद और डे-ऑफ एक्सक्लूसिवेशन

एक चिकनी घटना को सहज महसूस होती है लेकिन विस्तृत योजना की आवश्यकता होती है। दिन के लिए एक मास्टर टाइमलाइन बनाएं - सेट-अप से लेकर आंसू-डाउन तक - और इसे सभी कर्मचारियों और स्वयंसेवकों को वितरित करें। कार्यों, जिम्मेदार व्यक्तियों और समय खिड़कियों को शामिल करें। यहां पैसे और सिरदर्द को बचाने के लिए प्रमुख लॉजिस्टिक सुझाव दिए गए हैं:

चेकलिस्ट . विस्तार कॉर्ड, ज़िप टाई, डक्ट टेप, प्राथमिक चिकित्सा किट, अतिरिक्त बैटरी, शार्पियों, और एक बिजली पट्टी के साथ एक बॉक्स पैक करें। खरीदने के बजाय बोरो आइटम।
Signage. चाकबोर्ड, व्हाइटबोर्ड, या फिर पुनर्प्रयोजनित कार्डबोर्ड संकेतों का प्रयोग चाक पेंट के साथ चित्रित किया गया है। वे और #8217; सस्ते, पुन: प्रयोज्य और दृष्टि से अपील कर रहे हैं।
Music. बजाय एक डीजे को काम पर रखने के लिए, Spotify या Apple Music का उपयोग करके एक उच्च ऊर्जा प्लेलिस्ट बनायें और इसे किराए पर लिया या उधार लिया ध्वनि प्रणाली के माध्यम से चलायें. अग्रिम में क्राउडसोर्स गीत अनुरोध.
Catering. पोट्लुक शैली या खाद्य ट्रक जो बिक्री का एक हिस्सा दान करते हैं, बजट के अनुकूल हैं। वैकल्पिक रूप से, स्वयंसेवकों द्वारा प्रदान किए गए पॉपकॉर्न, कुकीज़ और नींबू जैसी सरल स्नैक्स की सेवा करते हैं।
चेक-इन . एक मुफ्त मोबाइल टिकट ऐप का उपयोग करें जैसे इवेंटब्राइट (फ्री फॉर फ्री इवेंट्स) या एक साधारण गूगल फॉर्म उपस्थिति को ट्रैक करने और फ़ॉलो-अप के लिए ईमेल पते इकट्ठा करने के लिए।

दिन पर, एक परेशानी-शूटर नामित किया गया - जो किसी को एक विशिष्ट कार्य से जुड़ा नहीं है और अप्रत्याशित मुद्दों को एक लापता एक्सटेंशन कॉर्ड या एक स्वयंसेवक की तरह संभाल सकता है जो और #8217 था; टी शो. अपने शांत रखें और याद रखें कि आप क्यों और #8217; यहाँ: एक कारण का समर्थन करने और लोगों को एक साथ लाने के लिए।

घटना के दौरान और बाद में दान को अधिकतम करें

दान करें और #8217; तालिका पर पैसे नहीं छोड़ें। एकाधिक टचपॉइंट्स पर दान को पकड़ने के लिए अपनी घटना को संरचना दें:

At Registration - एक सुझाव दिया दान के लिए पूछो।
]इस घटना को ध्यान में रखते हुए - घोषणाएं बनाते हैं जो प्रत्येक दान राशि (जैसे, और # 8220) के प्रभाव को समझाते हैं; $ 50 एक सप्ताह और #8221 के लिए एक परिवार को खिलाती है;).
]At चुप नीलामी चेकआउट - लोगों को प्रोत्साहित करने के लिए “round up” उनका कुल.
]]अंतिम - एक बोर्ड सदस्य या लाभार्थी से अंतिम भावुक अपील।

कई दान विधियाँ दिखाई देती हैं: एक QR कोड मोबाइल-अनुकूल दान पेज, एक प्रमुख रूप से रखा दान जार और पाठ-टू-डोनेट के लिए एक कार्ड से जुड़ा हुआ है। यदि संभव हो तो, एक यादगार कनेक्शन बनाने के लिए दानकर्ता (एक स्टिकर या एक हस्तनिर्मित कार्ड) के लिए एक छोटा धन्यवाद उपहार प्रदान करें।

घटना के बाद, काम है और #8217;t done. 48 घंटों के भीतर एक धन्यवाद ईमेल भेजें। एक फोटो गैलरी शामिल करें, कुल धन उठाया (यदि आपके पास है), और एक व्यक्तिगत कहानी जिसमें पैसे कैसे इस्तेमाल किया जाएगा। एक लघु सर्वेक्षण के माध्यम से प्रतिक्रिया के लिए पूछो। यह अनुवर्ती सद्भावना बनाता है और अपने अगले कार्यक्रम के लिए मंच सेट करता है। एक वीडियो धन्यवाद प्रायोजक और स्वयंसेवक बनाने पर विचार करें, फिर इसे सोशल मीडिया में साझा करें।

सतत बजट और भविष्य के विकास के लिए युक्तियाँ

यदि आप जो काम करते हैं और क्या करता है और क्या करता है, तो एक बजट के अनुकूल घटना एक वार्षिक परंपरा बन सकती है;t. अपने घटना के बाद, अपनी कोर टीम के साथ एक मलबे पकड़ो। अपने बजट बनाम वास्तविक समीक्षा करें, नोट करें कि कौन से विपणन चैनल उपस्थिति को छोड़ देते हैं, और यह पहचानें कि कौन सी गतिविधियाँ सबसे अधिक धन जुटाई हैं। अगले साल पुन: उपयोग के लिए सभी टेम्पलेट्स, चेकलिस्ट और विक्रेता संपर्क बचाएं।

एक और#8220 रखें; nouns सीखा और#8221; दस्तावेज़. उदाहरण के लिए, यदि आपने पाया कि मुद्रित कार्यक्रम शायद ही कभी पढ़े गए थे, तो उन्हें अगले समय छोड़ दें और एक साधारण डिजिटल संस्करण का उपयोग करें। यदि स्वयंसेवक चेक-इन पर भारी हो गए थे, तो दूसरे टैबलेट में निवेश करें या किसी को विशेष रूप से उस भूमिका के लिए प्रशिक्षित करें। सतत सुधार लागत को कम करता है और समय के साथ प्रभाव बढ़ाता है।

एक पुनरावर्ती प्रायोजन मॉडल की स्थापना पर विचार करें। यदि एक स्थानीय व्यवसाय ने इस वर्ष अपनी घटना को प्रायोजित किया है, तो अगले वर्ष के लिए कई महीने पहले उनके पास कार्यक्रम और #8217 के मामले के अध्ययन के साथ संपर्क करें; सफलता। इसी तरह, एक स्वयंसेवक समिति का निर्माण जो योजना शुरू करने के लिए त्रैमासिक रूप से मिलती है, इसलिए आप हैं और #8217; पिछले मिनट में नहीं घूमते।

कम लागत वाली गैर-लाभकारी घटनाओं को चलाने के लिए आगे पढ़ने के लिए, TechSoup’ गैर-लाभकारी के लिए प्रौद्योगिकी पर संसाधन और WildApricot’s घटना योजना चेकलिस्ट ]]. ये उपकरण आपकी योजना प्रक्रिया में मुफ्त या छूट वाले सॉफ़्टवेयर को एकीकृत करने में मदद करते हैं।

निष्कर्ष: हर डॉलर बचा गया अपने कारण के लिए आगे बढ़ता है

सीमित बजट पर एक दान कार्यक्रम की मेजबानी करता है और #8217; इसका मतलब कम के लिए सेट करना। इसके विपरीत, बाधाएं अक्सर रचनात्मकता और गहरे समुदाय की भागीदारी को प्रजनन करती हैं। स्पष्ट लक्ष्यों को निर्धारित करके, साझेदारी का लाभ उठाकर, स्वयंसेवकों पर भरोसा करते हुए, और उच्च प्रभाव वाली कम लागत वाली गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करते हुए, आप एक ऐसी घटना को फेंक सकते हैं जो छह-फ़ोर्म प्राइस टैग के बिना उदार और पेशेवर महसूस करती है। आपके समर्थकों को जुनून और उद्देश्य को याद होगा, फैंसी लिनन नहीं।

शुरू करें, iterate, और हर सफलता का जश्न मनाएं। $500 बजट से $5,000 शुद्ध लाभ 900% रिटर्न है - $ 10,000 की तुलना में एक बेहतर परिणाम जो $4,000 डॉलर तक है। योजना स्मार्ट, बुद्धिमानी से खर्च करें, और अपने कारण को चमक दें। यह एक बजट पर वास्तव में सफल चैरिटी इवेंट के लिए नुस्खा है।