Definiraj svoj zadatak i financijski plan

Uspješni dobrotvorni događaji počinju s kristalno jasnom misijom. Prije nego rezervirate mjesto ili objavite jedan letak, zapitajte se: koji specifičan ishod želite? Je li to da prikupite 10.000 dolara za lokalnu banku hrane, prikupite 500 kaputa za beskućnike ili povećate svijest za medicinsku istraživačku zakladu? Zapišite svoj primarni cilj i dva ili tri sekundarna cilja. Ova jasnoća će voditi svaku odluku koju donesete i spriječiti gmizavca opsega koji vam upropasti proračun.

Sa svojim ciljevima zaključan u, stvoriti granularni proračun. Nabrojite sve moguće troškove: mjesto najam, dozvole, osiguranje, dekoracije, audio-vizualna oprema, tisak, ugostiteljstvo, zabava, osoblje, i nepredviđene fond (tipično 1015% ukupnih troškova). Koristite proračunski list pratiti i predviđene i stvarne troškove. Istraživanje prosječni troškovi u vašem području za zajedničke stavke. Na primjer, osnovni PA sustav najam može koštati 200 500 dolara, dok lokalni bend može naplatiti 5001.500 dolara. Znajući ove brojeve pomaže vam pregovarati i prioritete.

Da bi vaš proračun bio realan, odvojene potrebe od želja. Večera za sjedenje s konobarima je želja; pečeni krumpir bar koji su zaposleni od strane volontera je potreba koja može spasiti tisuće. Budite iskreni o tome što vaša zajednica može realno donirati. Koristite besplatne proračunske predloške dizajnirane za neprofitne događaje kako bi vam osigurali da don’ ne propustite bilo koju rečenicu.

Odaberite mjesto koje je pobijedilo’t razbiti banku

Troškovi prostora mogu potrošiti 40% ili više vašeg proračuna ako ste’t strateški. Počnite s gledanjem na besplatnim ili jeftinim opcijama. Javni prostori poput općinskih centara, javnih parkova (sa dozvolom), školske gimnazije, crkvenih podruma, ili čak i veliki privatni dvorište može poslužiti kao odličan prostor. Lokalne knjižnice često imaju sastanci za nominalne naknade. Ako vam je potrebno više formalne postavke, pristup crkvama ili zajednica dvoranama koje bi mogle odreći naknade za dobrotvorne događaje.

Još jedna pametna taktika je partnerstvo s lokalnim poslovanjem koje ima veliki prostor, kao što su pivovara, prostor događaja ili skladište. Mnogi poduzeća su otvoreni za domaćinstvo dobrotvorne događaje u zamjenu za izloženost i dobru volju. Možete ponuditi da se njihov logo na svim marketinškim materijalima, dati im povik s pozornice, ili ih popis kao sponzor. Uvijek imaju rezervni plan za vanjske događaje: iznajmljivanje šatora ($150$400) ili provjeriti ako mjesto ima unutarnju alternativu. Sites kao Peerspace može vam pomoći pronaći pristupačne jedinstvene prostore vaše područje.

Kada se procjenjuje mjesto održavanja, pitajte o skrivenim troškovima. Da li najam uključuje stolove, stolice, i osnovne AV? Postoje li naknade za čišćenje? Da li oni zahtijevaju da koristite njihov in-house catering? Pregovarati: tražiti neprofitni popust, ponuditi domaćina tijekom off-peak vremena (tjedni popodne vs. subota navečer), ili pitati za smanjenu stopu u zamjenu za dugoročnu predanost ako planirate više događaja.

Sigurno u-Kind doniranja i sponzorstva

Jedan od najmoćnijih načina za rastezanje proračuna je da se dobije roba i usluge donira. Napravite popis želja svega što vam je potrebno - hrana, pića, tisak, ukrasi, nagrade, zabava, čak i osiguranje - a zatim upariti svaki predmet s potencijalnim lokalnim donatorom. Na primjer, lokalna pizzerija može donirati pizze za volonterski sastanak; pekara može pružiti desert stol; tiskara može donirati letače i bannere.

Pristup tim poduzećima s profesionalnim sponzorskim prijedlogom. Objasnite svoju misiju, očekivanu prisutnost, i ono što oni’ dobit ćete zauzvrat: logo plasman na web stranici događaja, spominje društvene medije, potpis na događaju, i priznanicu za njihov porezni odgođeni donaciju. Ako možete ponuditi tiered sponzorstvo razine (npr., Silver, Gold, Platinum), što bi olakšalo za poslovanje svih veličina sudjelovati.

Don’ ne previdjeti online platforme za prikupljanje sredstava. Postavite kampanju na GoFundMe, Facebook fundraisers, ili namjenski donacija stranica na web stranici tjedana prije događaja. Koristite tekst-to-donacije kodove tako da sudionici mogu dati na licu mjesta. Također, razmotriti “donacija ulaznica” model: umjesto naplaćivanja stan ulaznica, predložiti preporučuju donaciju od 25 $, ali neka ljudi plaćaju ono što mogu. To zapravo može povećati ukupni prihodi dok se uključi.

Osloni se na volontere da smanje troškove rada

Volonteri su vaš najvrjedniji resurs. Regrutirati rano iz postojeće baze navijača, lokalne fakultete (posebno studenti u gostoprimstvu, planiranje događaja, ili marketinške programe), i zajednice grupe poput Rotary ili Kiwanis. Dodijeliti jasne uloge: check-in stol, postava ekipa, čišćenje-up posade, aukcijskih trkača, aktivnosti domaćina, i fotografije. Koristite volonter raspored alat kao što su SigneUpGenius ili Google Sheets kako bi se izbjeglo preklapanja.

Da bi volonteri angažirani, dati jasne upute, imena oznake, i brzo trening. Ponudite male žetone zahvalnosti: majicu, besplatnu snack, ili zahvalnica fotografiju da mogu podijeliti na društvenim medijima. Nikad pretpostaviti ljudi znaju što učiniti dati im tiskanu ili digitalnu ulogu s popisom.

Ako trebate specijalizirane vještine (npr. DJ ili fotograf) ali mogu’t priuštiti profesionalce, uzeti u obzir trgovinu. Ponuditi promovirati svoje poslovanje u velikoj mjeri tijekom događaja, prikazati svoj rad na svojim društvenim kanalima, ili im dati slobodan štand na događaju. Mnogi talentirani kreativci su sretni da podržavaju dobar razlog u zamjenu za izloženost i porezni odbitak.

Dizajniranje niskokotnih, visokoimpaktnih aktivnosti

Vaše aktivnosti događaja bi trebale biti uključene, ali ne i skupe. Ovdje su dokazane ideje koje stvaraju uzbuđenje i sredstva bez da mnogo koštaju za proizvodnju:

  • Tiha aukcija s doniranim predmetima (košarice s darovima, certifikati restorana, spa paketi, sportske suvenire). Koristite online ponude putem platformi poput 32auctions ili Handbid za smanjenje papira i rada.
  • Raffle ili 50/50 remi. Prodaje karte tijekom manifestacije i dodjeljuje nagradu (donaciju) ili dijeli lonac.
  • štandovi za igru. Jednostavne karnevalske igre poput bacanja prstena, bacanja vreće za grah ili zakucavanja (posuditi ili izgraditi jeftine verzije). Naplatiti $1 po igri.
  • Živjeti zabavu. Lokalni glazbenici, plesne grupe ili komičari često nastupaju besplatno ili mali honorarium ako je to’s u dobrotvorne svrhe. Pozovi ih da prikupljaju savjete ili prodaju robu na događaju.
  • Foto štand. Postavite pozadinu s zabavnim rekvizitima (pronađe dućana) i koristite smartphone na tronožac s aplikacijom za daljinsko zatvaranje. Ispiši fotografije pomoću prijenosnog pisača ili jednostavno podijelite digitalne datoteke.
  • Interaktivna darovnica. Napravite zid ili plakat gdje ljudi mogu prišiti svoje doprinose i vidjeti ukupni uspon. Ovo gamifikacija potiče više davanja.

Svaka aktivnost treba se povezati s vašim ciljem prikupljanja sredstava. Na primjer, ako ste’re prikupljanje novca za školske potrepštine, postaviti “Napunite Backpack” stanica gdje ljudi doniraju specifične stavke opipljiv, vizualni uspjeh metriku.

Tržište je pametnije, a ne teže

Plaćena reklama može brzo pojesti vaš proračun. Umjesto toga, usredotočite se na organski, zajednica-povezan marketing koji ne košta ništa osim vremena. Koristite ove kanale bez troškova:

  • Socijalni mediji. Napravite stranicu Facebook događaja, Instagram postove i video seriju TikTok koja vodi do dana. Ohrabrujte članove odbora i volontere da dijele svakodnevno. Koristite lokalne hashtags (npr. #DenverCharityEvent).
  • Email blastovi. Pošaljite tjedno e-mail na svoj popis s osobnom pričom o tome zašto ste’ugostiti događaj, odbrojavanje i djeljiv grafika. Koristite Mailchimp ili MailerLite’s besplatnim planovima.
  • Lokalni mediji. Pošaljite priopćenje za medije lokalnim novinama, radio stanicama, kalendarima TV novinske zajednice i blogovima. Ponudite kod za popust ili besplatne ulaznice za prvih 50 ispitanika.
  • Općinske oglasne ploče. Ispiši jednostavne letke i postavi ih u knjižnice, kafiće, trgovine i općinske centre. Uvijek uključi QR kod koji se povezuje s tvojom stranicom događaja.
  • Partnerstva. Pitajte svoje sponzore da promoviraju događaj na svoje poštanske liste i socijalne sljedbenike. Cross-promotion višestruko svoj doseg bez trošenja ni novčića.

Za mali proračun, razmislite o poticanju jednog ili dva Facebook postova ciljanoj lokalnoj publici ($20$50). To malo trošenje može donijeti značajne povrate ako je vaš cilj je precizan.

Logistike strujanja i dan pogubljenja

Glatki događaj osjeća bez napora, ali zahtijeva detaljno planiranje. Napravite glavni vremenski rok za dan od postavljanja do rušenja i distribuirati ga svim osobljem i volonterima. Uključite zadatke, odgovorne osobe, i vremenske prozore. Ovdje su ključni logistički savjeti za uštedu novca i glavobolje:

  • Checklist. Pakirajte kutiju s produžnim kabelima, zip vezicama, ljepljivom trakom, priborom za prvu pomoć, dodatnim baterijama, oštricama i energetskom trakom. Posudite predmete umjesto kupnje.
  • Potpis. Koristite ploče, ploče ili prenamjene kartonskih znakova naslikanih kredom. Oni’ jeftini, ponovno upotrebljivi, i vizualno privlačni.
  • Glazba. Umjesto da unajmite DJ-a, napravite visokoenergetsku listu pjesama koristeći Spotify ili Apple Music i pustite je kroz iznajmljeni ili posuđeni zvučni sustav. Crowdsource pjesma zahtijeva unaprijed.
  • Katering. Potluck-stil ili prehrambeni kamioni koji doniraju dio prodaje su proračun-friendly. Alternativno, poslužiti jednostavne grickalice poput kokica, kolačića, i limunade koje pružaju volonteri.
  • Prijavite se. Koristite besplatnu aplikaciju za mobilno kartiranje poput Eventbrite (besplatno za besplatne događaje) ili jednostavan Google Form za praćenje posjećenosti i prikupljanje e-mail adresa za praćenje.

Na dan, odredite problematičnog pucača nekoga tko nije vezan za određeni zadatak i može nositi neočekivane probleme poput nedostaje produžni kabel ili volonter koji je učinio&8217;t pokazati. Držite se cool i zapamtite zašto ste’re tamo: podržati uzrok i okupiti ljude.

Maksimiziraj donacije tijekom i nakon događaja

Don’ ne ostavljajte novac na stolu. Struktura vašeg događaja za hvatanje donacija na više točaka dodira:

  1. Pri registraciji — zatražite predloženu donaciju.
  2. Tijekom događaja — objavite objašnjenja koja objašnjavaju utjecaj svakog iznosa donacije (npr., “$50 hrani obitelj za tjedan”).
  3. Na tihoj dražbi naplata — potiče ljude na “ zaokružiti” njihov ukupni broj.
  4. Na kraju — konačna strastvena žalba člana odbora ili korisnika.

Uočite nekoliko metoda donacije: QR kod koji se povezuje s mobilnom donacijskom stranicom, istaknutom staklenkom za donaciju i karticom za slanje teksta na donaciju. Ako je moguće, ponudite mali poklon za zahvalu donatorima (naljepnicu ili ručno izrađenu karticu) kako biste stvorili nezaboravnu vezu.

Nakon događaja, rad je’t gotov. Pošalji zahvalnicu e-mail u roku od 48 sati. Uključite foto galerija, ukupna prikupljena sredstva (ako ga imate), i osobna priča o tome kako će novac biti korišten. Zatražite povratne informacije putem kratkog istraživanja. Ovo praćenje gradi dobru volju i postavlja pozornicu za vaš sljedeći događaj. Razmislite o stvaranju videozahvalnika i volontera, a zatim ga podijeliti preko društvenih medija.

Savjeti za održivo proračunovanje i budući rast

Jedan proračunski-friendly događaj može postati godišnja tradicija ako pratite što radi i što ne&8217;t. Nakon događaja, držite izvještaj sa svojim temeljnim timom. Pregledajte svoj proračun vs. stvarne, bilješku koji marketinški kanali vozio prisustvo, i identificirati koje aktivnosti prikupio najviše novca. Spremi sve predloške, kontrolne liste, i dobavljač kontakte za ponovnu uporabu sljedeće godine.

Držite “lessons uči” dokument. Na primjer, ako ste otkrili da tiskani programi su rijetko čitati, preskočiti ih sljedeći put i koristiti jednostavan digitalni verziju. Ako volonteri su preopterećeni check-in, uložiti u drugu tabletu ili trenirati nekoga posebno za tu ulogu. Kontinuirano poboljšanje smanjuje troškove i povećava utjecaj tijekom vremena.

Razmislite o uspostavljanju ponavljajući sponzorski model. Ako lokalni posao sponzorirao svoj događaj ove godine, pristupiti im nekoliko mjeseci ranije za sljedeću godinu sa studijama slučaja događaja’s uspjeh. Slično, izgraditi volonterski odbor koji se sastaje kvartalno početi planirati, tako da ste’t scambling last-minute.

Za daljnje čitanje o vođenju neprofitnih događaja s niskim cijenama, provjerite TechSoup’s resursima o tehnologiji za neprofitne organizacije i WildApricot’s popis za planiranje događaja. Ovi alati pomažu integrirati slobodan ili diskontiran softver u vaš proces planiranja.

Zaključak: svaki ušteđeni dolar ide dalje za vaš cilj

Hosting dobrotvorni događaj na ograničenom proračunu ne&8217; to znači da se zadovolji za manje. Naprotiv, ograničenja često uzgajaju kreativnost i dublje sudjelovanje zajednice. Postavljanjem jasnih ciljeva, poluga partnerstva, oslanjajući se na volontere, i fokusirajući se na visoko-nagli nisko-troškovi aktivnosti, možete baciti događaj koji se osjeća velikodušnim i profesionalnim bez šest-figura cijena oznaku. Vaši pristaše će se sjetiti strasti i svrhe, a ne otmjene posteljine.

Start mali, iterate, i slaviti svaki uspjeh. $5,000 neto dobit iz proračuna od 500 dolara je povratak od 900% - daleko bolji ishod od $10,000 događaj koji neto $4,000. Planirati pametno, potrošiti mudro, i neka vaš cilj sjaj. To je recept za doista uspješnu dobrotvornu događaj na proračun.