Uvod: Zašto organizirati prikupljanje sredstava?

Dobro isplanirana dobrotvorna akcija čini više od prikupljanja novca — gradi zajednicu, podiže svijest za neki cilj, i stvara trajne odnose između vaše lokalne dobrotvorne organizacije i ljudi kojima služi. Bilo da ste iskusni organizator ili volonter prvi put, proces zahtijeva promišljenu strategiju, jasnu komunikaciju i pažljivo izvršenje. Ovaj vodič pokriva svaki bitan korak, od definiranja vaših ciljeva do zahvale donatorima, tako da možete pokrenuti događaj koji pravi učinak.

korak: Postavite jasne i mjerljive ciljeve

Prije nego što počnete planirati, trebate konkretnu metu. Nejasni ciljevi kao što su “podizanje novca” ili “pomoć u dobrotvorne svrhe” neće voditi vaše odluke. Umjesto toga, definirajte specifične, mjerljive ciljeve koji se usklađuju s misijom humanitarne organizacije i vašim kapacitetima.

Definiraj svoj primarni cilj

Upitaj se: Je li glavni cilj prikupljanja sredstava, privlačenja novih volontera ili povećanja svijesti javnosti? Mnogi uspješni dobrotvorni fondovi kombiniraju dva ili tri cilja, ali bi trebali prioritetno odrediti jedan. Na primjer, dobrotvorni hod može biti usmjeren i na donacije i vidljivost zajednice, dok silentna aukcija može biti prvenstveno namijenjena stvaranju prihoda.

Postavi financijske oznake

Ako je podizanje novca vaš glavni prioritet, postavite realističnu metu na temelju vaših resursa, očekivane posjećenosti i potreba dobrotvorne organizacije. Razdvojite je: Koliko karata trebate prodati? Koji je prosječni iznos donacije morate postići? Koristite prošle događaje kao početnu vrijednost ako je dostupna. Za online kampanje, platforme poput GoFundMe ili Facebook fundraisers pružaju alate za praćenje napretka u realnom vremenu.

Uključi nemonetarne ciljeve

Prikupljanje sredstava također jačaju veze zajednice. Postavite ciljeve za volonterske prijave, spominjanja društvenih medija, ili nove pretplatnike e-pošte. Na primjer, cilj da regrutirati 20 novih volontera ili prikupiti 100 potpisanih zalog kartice. Ove metrike vam pomažu u mjerenju dugoročnog angažmana - ne samo jednonoćni uspjeh.

2. korak: Odaberite pravi tip prikupljanja sredstava

Ne rade svi dobrotvorni fondovi jednako dobro za svaki cilj ili zajednicu. Najbolji format odgovara vašoj publici, proračunu i misiji dobrotvorne organizacije. Ispod su popularni tipovi s njihovim prednostima i idealnim slučajevima korištenja.

Događaji zajednice

Sajmovi, koncerti, zabave u blokovima i festivali stvaraju svečanu atmosferu koja privlači obitelji i susjede. Oni rade dobro za lokalne dobrotvorne organizacije koje imaju široku društvenu apelaciju, kao što su banke hrane, skloništa za životinje, ili programi za mlade. Prihodi dolaze od prodaje karata, koncesije za hranu i piće, naknade za aktivnost, i sponzorske štandove. Ovi događaji zahtijevaju veliku bazu volontera i obilje logistike — dozvole, dobavljača i osiguranja — ali oni mogu generirati značajne zujanje i donacije.

Online i Peer-to-Peer kampanje

Digitalne dobrotvorne akcije omogućuju pristašama da prikupljaju donacije iz svojih osobnih mreža. Platforme kao što su GiveLively, SamoGiving, ili Donorbox] dozvoljavaju laganu postavu i dijeljenje. Ovaj tip je idealan za uzroke snažne internetske prisutnosti ili kada okupljanja u osoba nisu izvediva. Peer-to-peer kampanje su nisko-koštane i mogu doseći široku publiku, ali uvelike ovise o društvenim mrežama i pričama o njima.

Tiha aukcija

Gosti se licitiraju na donirane predmete ili iskustva putem mobilne aplikacije ili listova za licitiranje papira. Tihe aukcije su savršene za podizanje velikih suma od niche publike (npr. pokrovitelji umjetnosti, korporativni sponzori) i mogu se kombinirati s večerom gala ili koktel sat. Ključ je nabava kvalitetnih predmeta — paketa za odmor, potpisanih memorabilia, privatnih lekcija — koji inspiriraju konkurentnu ponudu. Dobro vođena aukcija zahtijeva namjenski tim nabave i bezmorski proces naplate.

Dobrotvorne utrke, šetnje i atletski događaji

Bilo da je to 5K zabavno trčanje, spin-a-thon, ili joga maraton, fizički događaji potiču sudionike da skupe zaloge i da se aktivno. Oni rade dobro za zdravstvene neprofitne, škole, i uzrokuje da promoviraju wellness. Upravljanje ulazne naknade i sponzorstva razinama mogu pokriti troškove, dok sudionici prikupiti sredstva od prijatelja i obitelji. Koristite vrijeme čipove, digitalne leaderboards, i socijalne dijeljenja značajke za jačanje angažmana.

Večera gala i formalni događaji

Visoke ulaznice večere s ključnim govornika, žive zabave, i aukcije apelirati na donatore koji cijene ekskluzivnost. Ti događaji su rad-intenzivna i skupa za proizvodnju, ali oni mogu dati velike donacije i ojačati odnose s velikim pristašama. Cijene ulaznica često se kreću od 100 do 1.000 dolara ili više. Gala je najbolje kada vaša dobrotvorna organizacija ima uspostavljenu donatorsku bazu i uvjerljivu priču za inspiriranje davanja.

3. korak: Izgraditi snažan tim za planiranje

Nitko ne može organizirati uspješnu prikupljanje sredstava za prikupljanje novca sam. Sastavite odbor koji donosi različite vještine — upravljanje događajima, marketing, financije i koordinaciju volontera. Počnite rano, najmanje tri do šest mjeseci prije datuma događaja.

Definiraj uloge i odgovornosti

Dodijeli specifična područja: logist olovo upravlja dozvolama, dobavljačima i danom poslovanja; osoblje za marketing upravlja promidžbom i društvenim medijima; osiguranjeosiguranje i raspored osoblja. Za veće događaje, razmotri sponzorski kapetan] za osiguranje korporativnih partnera.

Rano regrutiraju volontere

Osim glavnog odbora, trebate skup pomagača. Koristite platforme za prijavu volontera kao što su VolonterMatch ili Prijavite seGenius kako biste organizirali smjene. Dati jasne opise zadataka, treninge i jednu točku kontakta za svaku ulogu.Priznavanje volontera s zahvalnicama ili malim tokenima zahvalnosti ide dug put prema njihovom zadržavanju za buduće događaje.

Korak 4: Planiraj logistiku

Logistika je okosnica bilo kojeg događaja. Over izgleda detalje poput dozvole, osiguranja ili proračuna može poremetiti svoje prikupljanje sredstava prije nego što počne.

Stvorite detaljan proračun

Navedite svaki očekivani trošak: mjesto najam, ugostiteljstvo, dekoracije, zabava, osiguranje, dozvole, tisak, i marketing. Procjena prihoda od prodaje karata, sponzorstva, aukcije, i novčane donacije. Cilj da se troškovi drže ispod 30% predviđenih prihoda. Ostavite 10% nepredviđenih fondova za neočekivane troškove. Koristite proračunski alat ili proračunski alat kao Summit pratiti stvarne vs. projekcije.

Osigurajte mjesto i datum

Odaberite lokaciju koja odgovara vašem tipu događaja — park za walkaton, banket dvorana za gala ili društveni centar za sajam obrta. Provjerite dostupnost na nekoliko datuma i imate backup. Razmislite o blizini javnog tranzita, parkinga i pristupačnosti za osobe s invaliditetom. Rezervirajte najmanje dva mjeseca unaprijed, a potvrdu ugovora uključuje postavljanje i rušenje vremena, audiovizualnu opremu, i osiguranje odgovornosti.

Dobiti dozvole i osiguranje

Ovisno o vašoj lokaciji i veličini događaja, možda će vam trebati dozvole za privremene strukture, zatvaranje cesta, pojačani zvuk, ili usluga hrane. Obratite se svom lokalnom gradu ili županijskom uredu rano u procesu. Osiguranje odgovornosti štiti vaš odbor i dobrotvorne svrhe u slučaju nesreća. Mnogi objekti zahtijevaju dokaz o osiguranju — pitajte možete li biti dodani njihovoj politici ili kupite kratkoročnu politiku događaja preko pružatelja Događaj pomagača.

Uredi dobavljače i zalihe

Ako vaš događaj uključuje hranu, zabavu ili najam (tenti, stolice, stolovi), pregovarati ugovore s dobavljačima. Nabavite više citata i pročitajte recenzije. Potvrditi dostavu i kurva vremena, i dodijeliti volontera biti prodavač veza na dan događaja. Za potrepštine poput dražbe ponude listova, donacija staklenke, i potpis, stvoriti popis i početi prikupljanje predmeta najmanje dva tjedna prije.

korak: Kreirati sveobuhvatnu strategiju marketinga i promicanja

Bez obzira koliko je vaš događaj fantastičan, ljudi moraju znati za to. Višekanalni marketinški plan osigurava vam da do potencijalnih sudionika, donatora i sponzora dođete.

Upoznajte svoju ciljanu publiku

Tko će najvjerojatnije podržati vašu dobrotvornu organizaciju? Postojeći donatori, lokalni vlasnici poduzeća, stanovnici u obližnjim četvrtima, zajednice grupa, ili ljudi aktivni na društvenim medijima? Segment vaše publike i kroje svoju poruku na svaku grupu. Na primjer, ljubimac spašavanja prikupljanje sredstava može apelirati na pse vlasnika s Facebook oglasa, dok ekološka organizacija može doći do planinara kroz vanjske klubove.

Prednost socijalnih medija

Koristite platforme na kojima je vaša publika najaktivnija. Za široke društvene događaje Facebook Događaji i Instagram su moćni alati. Napravite namjensku stranicu događaja i post redovito: iza scene fotografije, reflektori volontera, pretpregledi nagrada i odbrojavanja. Osnaživanje dijeljenje označavanjem dobrotvorne svrhe i korištenjem jedinstvene hashtag. Za hitne rokove ili flash prodaje, smatrajte plaćenim socijalnim oglasima — čak i mali proračun može pojačati. Platforme kao što su Hootsuite može vam pomoći da zakažete za raspored postova i praćenje angažmana.

Koristi e-poruku i direktnu poštu

Napravite e-mail listu od prošlih donatora i volontera. Pošaljite sacuvati-the-date, zatim niz pozivnica e-pošte s jasnim pozivima na akciju: registrirati, donirati, volonter, ili sponzor. Uključite priču o tome kako će novac pomoći - kratki video ili svjedocenje radi posebno dobro. Za starije demografe, izravne mail letke ili razglednice i dalje učinkovito. Ispiši ih na cardstock s povratnom omotnicom za laku donaciju.

Dotaknite lokalne medije i zajednice odbora

Doprijeti do lokalnih novina, radio postaja i društvenih blogova. Pošalji priopćenje za javnost dva do tri tjedna prije događaja, naglašavajući uzrok i bilo koji jedinstveni elementi (npr., poznati gost, odgovarajući poklon izazov).Poštanski letači na oglasnim pločama u knjižnicama, kafićima, crkvama i rekreacijskim centrima. Partner s lokalnim poduzećima za prikazivanje plakata u svojim prozorima ili uključiti spomen u svojim newsletterima.

6. korak: Uključite se u zajednicu prije, tijekom i nakon

Zaruke čine razliku između jednokratne donacije i doživotnog pobornika. Planirati interakcije koje grade emocionalnu povezanost s uzrokom.

Buzz prije događaja

Stvorite iščekivanje dijeljenjem priča o ljudima kojima je dobrotvorna organizacija pomogla. Koristite kratke video snimke ili foto eseje na društvenim medijima. Domaćin je niskoključnog pred-događaj okupljanja (npr. virtualni zavir ili sretan sat za sponzore). Ponudite rano ptičje cijene ili mali popust za one koji dijele stranicu događaja.

Dan zaruka

Neka se svaki sudionik osjeća dobrodošlom i cijenjenom. Postavite stanicu dobrodošlice s potpisom, programima i jasnim smjerovima. Igrajte optimističnu glazbu, postavite foto kabine s rekvizitima, i neka volonteri cirkuliraju kako bi razgovarali s gostima. Za aukcije ili tombole, najavite pobjednike uživo i slavite ih. Ako imate tehnologiju, koristite live donacije termometar ili zaslon pokazati napredak prema svom cilju.

Praćenje događaja

U roku od 48 sati, pošaljite zahvalnicu svim sudionicima, donatorima i volonterima. Uključite fotogaleriju ili istaknuti rolu s događaja. Podijelite ukupni iznos prikupljen i specifičan primjer kako će se sredstva koristiti (npr., “Vaše donacije su osigurale 500 obroka za obitelji ovog mjeseca”). Pozovite ih da ostanu povezani upisom u dobrotvorni newsletter ili slijedeći svoje društvene kanale. Prateći pregled (koristeći Google Forms ili SurveyMonkey[]) može prikupiti povratne informacije za sljedeću godinu.

7. korak: Izvršite događaj glatko

Na dan, jasna komunikacija i fleksibilnost su vaši najbolji prijatelji. Napravite master raspored koji navodi svaku aktivnost, volontersku smjenu, i isporuku dobavljača. Držite kratak pred-događaj sastanak sa svojim timom za pregled uloga i potencijalnih pitanja. Imati bod osoba za upravljanje krizama (izgubljeno dijete, vremenska opasnost, kvar opreme) i način da se do svih volontera odmah (grupa tekst ili voki-tokije). Ostanite mirni, delegat, i usredotočiti se na misiju - sve ostalo može biti fiksna kasnije.

Korak 8: Slijedite i zahvalite donatorima

Iskreno hvala nije samo pristojan - to gradi lojalnost donatora. Pošalji personalizirane bilješke u roku od tjedan dana. Za veće darove, ručno pisanje kartice ili telefonski poziv. Osigurati porezni račun ako je potrebno (mnoge online platforme generiraju ih automatski). Podijeliti utjecaj njihovog doprinosa kroz godišnju kraj izvješća ili sažetak događaja. Donori žele znati njihov novac napravio razliku, tako da bude specifičan i transparentan. Jednostavna infografika pokazuje gdje svaki dolar može ojačati povjerenje.

Korak 9: Mjerenje uspjeha i poticanje

Nakon što su vam poslani zahvale, vrijeme je za procjenu. Usporedite svoje rezultate protiv ciljeva koje ste postavili u 1. koraku. Jeste li pogodili svoju financijsku metu? Koliko je novih volontera upisano? Što je prosječno društveni mediji doseg? Držite sastanak sa svojim odborom kako bi razgovarali o tome što je dobro prošlo i što se moglo poboljšati. Dokumentirajte ove lekcije za sljedeću godinu. Proslavite pobjedu kao ubrzavanje vašeg cilja donacije ili osiguranje korporativnog meča. Kontinuirano poboljšanje pretvara dobro prikupljanje sredstava u jednu veliku.

Zaključak: Danas poduzmi prvi korak

Organiziranje prikupljanja sredstava za lokalnu dobrotvornu organizaciju je jedan od najučinkovitijih načina da se vrati. Ne trebate ogroman proračun ili profesionalni planer događaja — samo jasne ciljeve, predani tim, i spremnost da se prilagodi. Počnite s jednim korakom: definirajte svoj cilj. Zatim regrutirajte dva ili tri prijatelja da se pridruže vašem odboru. Odaberite tip događaja koji odgovara vašoj zajednici i proračunu. Promovirajte ga nemilosrdno, uključite svoju publiku iskreno, i slijedite sa zahvalnošću. Nagrada — znajući da ste pomogli uzroku koji je stvar — vrijedi svaki unce napora. Za daljnje smjernice, istražite resurse poput Charity Navigator za najbolju praksu u neprofitnoj transparentnosti, ili Događanje alata za planiranje[FLT:] sada, vaša zajednica će biti jača.