Table of Contents
Sudjelovanje zajednice predstavlja jednu od najmoćnijih sila za pozitivnu promjenu u društvu. Bilo da organizirate čišćenje susjedstva, pokretanje neprofitne inicijative, osnivanje zajedničkog vrta ili koordinaciju volonterskih programa, aktivno sudjelovanje građana jača društvenu strukturu i obraća se lokalnim potrebama. Međutim, dok su prednosti sudjelovanja zajednice jasne, mnogi organizatori i sudionici previde kritičnu dimenziju tih aktivnosti: pravni okvir koji njima upravlja.
Razumijevanje pravne strane uključenosti zajednice nije stvaranje prepreka ili obeshrabrujuće sudjelovanje. Umjesto toga, radi se o osiguravanju da su vaši dobronamjerni napori zaštićeni, održivi i usklađeni s primjenjivim zakonima i propisima. Od odgovornosti za dopuštenje zahtjeva, od osiguranja do obveza privatnosti podataka, pravni krajolik rada zajednice je višestruko i sve složeniji.
Ovaj sveobuhvatni vodič istražuje bitne pravne aspekte koje organizatori zajednice, neprofitni čelnici, volonteri i sudionici u građanskom sektoru trebaju razumjeti. Bilo da tek započinjete svoj prvi zajednički projekt ili upravljate osnovanom organizacijom, ovaj članak će vam pomoći da upravljate zakonskim zahtjevima, zaštitite svoju organizaciju i sudionike, te izgradite temelj za dugoročni uspjeh.
Razumijevanje pravnih struktura za organizacije zajednica
Prije nego što se bacite na posebne zakonske zahtjeve, neophodno je razumjeti različite pravne strukture koje su dostupne za organizacije zajednice. Struktura koju odaberete značajno će utjecati na vaše pravne obveze, porezni status, izloženost odgovornosti i operativne zahtjeve.
Neformalne skupine i neinkorporirane udruge
Mnoge inicijative zajednice počinju kao neformalne grupe bez formalne pravne strukture. Iako ovaj pristup nudi jednostavnost i fleksibilnost, također nosi značajne rizike. U neinkorporiranoj asocijaciji pojedini članovi mogu osobno biti odgovorni za dugove i pravne obveze grupe. To znači da ako je netko ozlijeđen na vašem društvenom događaju ili ako vaša grupa unese dug, pojedini članovi mogu biti osobno odgovorni.
Unatoč tim rizicima, neformalne skupine ostaju zajedničke za male, kratkoročne projekte ili inicijative za trassroots. Ako odaberete ovaj put, ključno je zadržati jasnu komunikaciju o ulogama, odgovornostima i potencijalnim obvezama među svim sudionicima.
Neprofitne korporacije
Za organizacije koje planiraju aktivnosti kontinuiranog uključivanja zajednice, formiranje neprofitne korporacije nudi znatne prednosti. Neprofitna korporacija je zasebna pravna osoba, što znači da može posjedovati imovinu, ući u ugovore, i preuzeti obveze u svoje ime, a ne u ime pojedinih članova ili direktora.
Proces uključivanja kao neprofit varira po državi, ali općenito uključuje podnošenje članaka o ugradnji, donošenje podzakonskih akata, imenovanje odbora direktora, te dobivanje identifikacijskog broja poslodavaca (EIN) iz Porezne uprave. Iako to zahtijeva više početnih napora i tekućeg administrativnog rada, pruža ključne pravne zaštite i otvara vrata mogućnosti financiranja.
501(c)(3) Status oslobođenja od poreza
Mnoge organizacije u zajednici traže 501(c)(3) porezni izuzeti status od Službe za unutarnje prihode. Ova oznaka nudi značajne pogodnosti, uključujući oslobođenje od saveznog poreza na dohodak, prihvatljivost primanja porezno-odgojivih dobrotvornih doprinosa, te pristup bespovratnim sredstvima koja su dostupna samo organizacijama koje se oslobađaju poreza.
Da bi se kvalificirala za 501(c)(3) status, organizacija mora biti organizirana i djelovala isključivo u izuzete svrhe kao što su dobrotvorne, vjerske, obrazovne, znanstvene ili književne svrhe. Organizacija se ne smije organizirati ili upravljati u korist privatnih interesa, a niti jedan dio svoje neto zarade ne može imati koristi od bilo kojeg privatnog dioničara ili pojedinca.
Proces podnošenja zahtjeva uključuje podnošenje Obrazaca 1023 ili Obrazac 1023-EZ Poreznoj upravi, uz detaljne informacije o strukturi, upravljanju i planiranim aktivnostima vaše organizacije. Organizacije sa 501(c)(3) status mora biti u skladu s važećim zahtjevima, uključujući godišnja povrata informacija (Obrazac 990), obveze javnog objavljivanja i ograničenja političkih aktivnosti.
Ostale organizacijske strukture
Osim 501(c)(3) organizacija, druge pravne strukture mogu biti prikladne za određene vrste uključenosti u zajednicu. To uključuje 501(c)(4) organizacije socijalne skrbi, 501(c)(6) poslovne lige i trgovačke komore, društva s ograničenom odgovornošću (LLC) organizirane u društvene svrhe, te poduzeća s koristi ili B-corps koji uravnotežuju profit s socijalnom misijom.
Svaka struktura dolazi s posebnim pravnim zahtjevima, poreznim implikacijama, i operativnim razmatranjima. Savjetovanje s odvjetnikom koji je specijaliziran za neprofitno pravo može vam pomoći da utvrdite koja struktura najbolje usklađuje s ciljevima i aktivnostima vašeg uključivanja u zajednicu.
Dozvole, dozvole i regulatorni usklađenost
Jedan od najčešće previđenih aspekata uključenosti zajednice je potreba za odgovarajućim dozvolama i dozvolama. Ovisno o prirodi i opsegu vaših aktivnosti, možda će vam trebati odobrenje od više državnih subjekata na lokalnoj, državnoj, pa čak i saveznoj razini.
Dozvole događaja
Ako je uključenost zajednice uključuje javne događaje, vjerojatno će vam trebati različite dozvole. Posebne dozvole za eventa obično su potrebne za okupljanja u javnim prostorima, parkovima ili ulicama. Ove dozvole osiguravaju da vaš događaj u skladu s lokalnim propisima o buci, veličini gužve, parkiranju i javnoj sigurnosti.
Postupak prijave za dozvole događaja varira po nadležnosti, ali općenito zahtijeva dostavu detaljnih informacija o planiranom događaju unaprijed često 30 do 90 dana prije datuma događaja. Trebat ćete dostaviti informacije o očekivanoj prisutnosti, planiranim aktivnostima, sigurnosnim aranžmanima, sanitarnim objektima i hitnim planovima.
Dodatne dozvole mogu biti potrebne ovisno o specifičnim značajkama vašeg događaja. Ako služite hranu, trebat će vam dozvole za uslugu hrane i mora se pridržavati propisa zdravstvenog odjela. Ako prodajete alkohol, trebat će vam privremene dozvole za piće. Ako koristite pojačani zvuk, možda će vam trebati dozvola za buku. Ako blokirate ulice ili pločnike, trebat će vam dozvole za zatvaranje cesta.
Prikupljanje sredstava za registraciju
Mnoge države zahtijevaju da se dobrotvorne organizacije prijave prije nego što se ponude donacije od stanovnika. Ovi dobrotvorni zakoni o prostituciji su osmišljeni kako bi zaštitili donatore od prijevare i osigurali transparentnost u prikupljanju sredstava. Zahtjevi za registraciju znatno se razlikuju po državi, ali većina od organizacija zahtijeva da podnesu početne formulare za registraciju, plate pristojbe i podnošenje godišnjih financijskih izvještaja.
Neke države izuzimaju određene organizacije od zahtjeva za registraciju, kao što su vjerske organizacije, obrazovne ustanove ili male organizacije koje godišnje poskupe manje od određenog iznosa. Međutim, čak i ako vaša organizacija kvalificira za izuzeće, možda ćete ipak morati podnijeti zahtjev za izuzeće.
Ako vaša organizacija zajednice planira tražiti donacije preko državnih granica, uključujući putem online platformi za prikupljanje sredstava, možda ćete se morati registrirati u više država. To može postati složeno brzo, tako da mnoge organizacije rade s uslugama usklađivanja ili pravnim savjetom kako bi osigurale da ispunjavaju sve primjenjive zahtjeve.
Usklađenost zgrade i zoniranja
Zajednički projekti koji uključuju fizičke strukture ili korištenje zemljišta moraju biti u skladu s lokalnim propisima o zoniranju i kodovima zgrada. Bilo da ste utemeljili zajednički vrt, gradili igralište, renovirali centar zajednice ili instalirali javne umjetnosti, morat ćete osigurati da je vaš projekt dopušten prema lokalnim zakonima o zoniranju i dobiti potrebne građevinske dozvole.
Zakoni o zoniranju reguliraju kako se zemljište može koristiti u različitim područjima, navodeći može li se imovina koristiti u stambene, komercijalne, industrijske ili miješane svrhe. Ako se vaš projekt zajednice ne uskladi s trenutnim oznakama za zoniranje, možda ćete morati podnijeti zahtjev za varijaciju ili uvjetnu uporabu dozvole.
Građevinske dozvole osiguravaju da radovi na izgradnji ili obnovi zadovoljavaju sigurnosne standarde i kodove zgrada. Čak i naizgled manji projekti mogu zahtijevati dozvole, a rad bez pravilnih dozvola može rezultirati novčanim kaznama, nalogom za zaustavljanje rada, ili zahtjevima za uklanjanjem ili ponovnom izradom radova.
Uredba o okolišu
Projekti koji utječu na okoliš mogu pokrenuti različite regulatorne zahtjeve. projekti čišćenja okoliša, inicijative za kvalitetu vode, obnovu staništa i slične aktivnosti mogu zahtijevati dozvole u skladu s zakonima o okolišu kao što su Zakon o čistoj vodi, Zakon o čistom zraku ili statuti o državnoj zaštiti okoliša.
Prije početka bilo kojeg projekta koji uključuje uznemiravanje tla, utjecaj na vodene putove ili mijenjanje prirodnih staništa, savjetovati se s lokalnim agencijama za zaštitu okoliša kako bi se utvrdilo koje dozvole ili procjene mogu biti potrebne. Nepoštovanje propisa o okolišu može rezultirati značajnim kaznama i može zahtijevati skupu naknadu.
Pitanja odgovornosti i upravljanje rizicima
Odgovornost predstavlja jednu od najznačajnijih pravnih briga za organizacije zajednice. Kada okupite ljude za aktivnosti zajednice, nesreće se mogu dogoditi, a vaša organizacija može biti smatra odgovorna za ozljede ili štete koje se događaju.
Razumijevanje različitih vrsta odgovornosti
Organizacije zajednice suočavaju se s nekoliko kategorija potencijalne odgovornosti. Opća odgovornost pokriva tjelesnu ozljedu treće strane i štetu imovine na primjer, ako sudionik putuje i padne na događaj u zajednici ili ako vaši volonteri slučajno oštete imovinu tijekom rada na projektu.
Stručna odgovornost, također poznata kao pogreške i propuste osiguranje, štiti od zahtjeva koji proizlaze iz stručnih usluga koje vaša organizacija pruža. To je posebno relevantno za organizacije zajednice koje nude savjetovanje, obrazovne programe, ili druge profesionalne usluge.
Direktori i časnici odgovornost štite članove odbora i organizacijske vođe od osobne odgovornosti za odluke donesene u službenom svojstvu. Ova pokrivenost je sve važnija jer se članovi odbora mogu osobno tužiti zbog navodnog lošeg upravljanja, kršenja fiducijarne dužnosti ili drugih propusta u upravljanju.
Odgovornost za praksu zapošljavanja obuhvaća tvrdnje vezane uz pitanja zapošljavanja, uključujući tvrdnje o nepravednom prekidu, diskriminaciji, uznemiravanju ili kršenju plaća i sati. Čak se i male organizacije zajednice s samo nekoliko zaposlenika ili volontera mogu suočiti s tim tvrdnjama.
Zakoni o zaštiti volontera
Prepoznavši važnost volonterske službe, Kongres je donio Zakon o zaštiti volontera iz 1997. godine, kojim se osigurava ograničena zaštita odgovornosti volontera neprofitnih organizacija. Prema ovom saveznom zakonu volonteri su općenito zaštićeni od odgovornosti za štetu uzrokovanu njihovim aktima ili propustima u ime organizacije, pod uvjetom da se ispune određeni uvjeti.
Da bi se kvalificirao za zaštitu prema Zakonu o zaštiti volontera, volonter je morao postupati u okviru svojih odgovornosti, mora biti pravilno licenciran ili certificiran ako je to potrebno, ne smije nanijeti štetu putem svojevoljnog ili kaznenog nedoličnog ponašanja ili grubog nemara, te ne smije biti nanesena šteta prilikom upravljanja motornim vozilom za koje je potrebna dozvola i osiguranje operatera.
Važno je napomenuti da Zakon o zaštiti volontera štiti pojedine volontere, ali ne štiti samu organizaciju od odgovornosti. Osim toga, mnoge države imaju svoje zakone o dobrovoljnoj zaštiti koji mogu pružiti širu ili užu zaštitu od saveznog zakona.
Dužnost skrbi i nesklonosti
Organizacije zajednice duguju dužnost skrbi sudionicima, volonterima i javnosti. To znači poduzimanje razumnih koraka kako bi se spriječilo predvidljivo štetno stanje. Neslaganje se događa kada organizacija ne obavlja razumnu skrb i da neuspjeh uzrokuje ozljede ili štete.
Kako bi se smanjili rizici od nehaja, organizacije zajednice trebale bi provesti procjene rizika prije aktivnosti, razvijati i provoditi sigurnosne politike i postupke, pružati odgovarajući nadzor za aktivnosti, održavati objekte i opremu u sigurnom stanju i odgovarajuće reagirati na incidente kada se dogode.
Dokumentacija je ključna za obranu od nemarnih zahtjeva. Održavanje evidencije o sigurnosnim obukama, izvještajima o incidentima, zapisima održavanja i drugim dokazima koji pokazuju predanost vaše organizacije sigurnosti i razumne skrbi.
Posebna razmatranja za aktivnosti koje uključuju maloljetnike
Organizacije zajednice koje rade s djecom suočavaju se s povećanim zakonskim odgovornostima i rizicima od odgovornosti. Osim opće obveze skrbi, organizacije koje rade s maloljetnicima moraju provoditi politiku zaštite djece, provoditi provjere pozadine osoblja i volontera koji rade s djecom, održavati odgovarajuće omjere nadzora te ispunjavati obvezne zahtjeve izvješćivanja za osumnjičeno zlostavljanje ili zanemarivanje djece.
Mnoge države imaju posebne zakone kojima se uređuju organizacije koje služe za mlade, uključujući zahtjeve za obuku za sprječavanje zlouporabe, politike kojima se zabranjuje kontakt između odraslih i maloljetnika, te postupke za odgovaranje na optužbe o nedoličnom ponašanju. Nepoštovanje tih zahtjeva može rezultirati ne samo građanskom odgovornošću, nego i kaznenim kaznama.
Pokriće osiguranja za organizacije Zajednice
Iako praksa upravljanja rizikom može smanjiti izloženost odgovornosti, osiguranje pruža ključnu financijsku zaštitu kada se događaju incidenti. Mnogi izvori financiranja, mjesta održavanja i ugovori imaju mandat da neprofitne organizacije nose osiguranje odgovornosti kao uvjet angažmana, što adekvatnu pokrivenost ne samo razborito, nego često potrebno za poslovanje.
Opća odgovornost osiguranje
Neprofitno osiguranje opće odgovornosti štiti vas od potencijalnih pravnih zahtjeva i financijskih gubitaka koji proizlaze iz nesreća koje uključuju ozljede kupaca i imovinsku štetu. Ova temeljna pokrivenost trebala bi biti prioritet za gotovo svaku zajednicu organizacija koja komunicira s javnošću.
Sveobuhvatna opća odgovornost osigurava pokrivenost trećih strana za tjelesnu ozljedu, imovinsku štetu, osobnu/oglasnu ozljedu i troškove povezane s branjenjem tih potraživanja. Pokrivenost obično uključuje troškove pravne obrane, što može biti znatan čak i kada su potraživanja u konačnici neuspješna.
Pri odabiru opće pokrivenosti odgovornosti obratite pozornost na ograničenja politike, koja se obično izražavaju kao po navratu granica i agregatnih ograničenja. Po najavljivanju granica je maksimum osiguratelj će platiti za jedan incident, dok je agregatna granica maksimalna osiguratelj će platiti za sve potraživanja u razdoblju politike. Mnoge organizacije nose ograničenja od najmanje milijun dolara po pojavi i dva milijuna dolara agregata, iako zahtjevi variraju na temelju aktivnosti organizacije i ugovornih obveza.
Direktori i službenici osiguranja
Svaka neprofitna organizacija s upravnim odborom trebala bi smatrati direktore i službenike osiguranjem, vrstu osiguranja odgovornosti upravljanja. Ova pokrivenost je postala sve važnija jer se članovi odbora suočavaju s rastućim nadzorom i potencijalnom osobnom odgovornošću za organizacijske odluke.
D&O odgovornost štiti časnike, direktore i članove odbora od tvrdnji o pogreškama, propustima, nepravednim djelima i pogrešnom upravljanju, uključujući zaštitu od nemarnosti, kršenja dužnosti i odgovornosti za radnu praksu. Bez tog pokrivanja, članovi odbora mogu biti nevoljni služiti, a oni koji služe s osobnim financijskim rizikom.
D&O politike obično uključuju pokrivenost za troškove obrane, nagodbe, i presude proizlaze iz tvrdnji protiv pojedinih direktora i službenika. Neke politike također pružaju pokrivenost entiteta, štiti samu organizaciju od određenih potraživanja. Kada se procjenjuju D&O politike, uzeti u obzir da li pokrivenost uključuje odgovornost za rad prakse, bilo da postoje isključenja za posebne vrste potraživanja, zadržavanje ili odbitka iznos, i da li politika pružatail pokrivenost za bivše direktore i službenike.
Osiguranje imovine
Ako vaša organizacija posjeduje ili zakup imovine, osiguranje imovine štiti od gubitka ili štete zgradama, opreme, opskrbe i druge fizičke imovine. Osiguranje imovine za neprofitne organizacije pruža zaštitu za gubitak prihoda poslovanja i povezane troškove kako bi organizacija ponovno bila u funkciji.
Pokriće nekretnina treba uključivati ne samo zamjenski trošak oštećene imovine, nego i poslovni prekid pokrivenosti, koji nadoknađuje izgubljene prihode i nastavak troškova ako vaša organizacija ne može raditi zbog pokrivene imovine štete. Za organizacije zajednice koje se oslanjaju na specifičnu opremu ili objekte za isporuku programa, poslovni prekid pokrivenost može biti ključna za organizacijski opstanak nakon katastrofe.
Posebno osiguranje događaja
Organizacije zajednice često su domaćini događanja, a prikupljanje sredstava su veliki dio poslovanja za neprofitne organizacije, zahtijeva zaštitu za događaje s ili bez alkohola odgovornost. Posebna osiguranje događaja može se kupiti kao samostalna politika za jednokratne događaje ili kao odobrenje godišnje opće odgovornosti.
Osiguranje događaja obično pokriva opću odgovornost za događaj, odgovornost za alkohol ako se služi, otkaz ili odgoda zbog pokrivenih uzroka, i štetu na iznajmljena oprema ili mjesta. Pri planiranju zajednice događanja, pregledajte svoje osiguranje pokrivenost dobro unaprijed i osigurajte da bilo koji dobavljači, izvođači, ili izvođači također nose odgovarajuće osiguranje.
Osiguranje od kibernetičke odgovornosti
Kako se organizacije zajednice sve više oslanjaju na digitalne alate i elektronički prikupljaju osobne podatke, osiguranje od kibernetičke odgovornosti postalo je bitno. To pokrivanje štiti od troškova povezanih s povredama podataka, uključujući troškove obavijesti, praćenje kreditnih obveza za pogođene pojedince, troškove pravne obrane, regulatorne kazne i kazne, te troškove odnosa s javnošću za upravljanje reputacijskim štetama.
Čak i male organizacije zajednice koje prikupljaju e-mail adrese, obrađuju online donacije ili održavaju baze podataka o članstvu suočavaju se s kibernetičkim rizicima i trebaju razmotriti tu pokrivenost.
Odabir osiguravatelja
Neprofitne organizacije osiguravajuće organizacije (NIA) osiguravaju isključivo za 501(c)(3) neprofitne organizacije, s pokrivenošću koja je trenutno dostupna u mnogim državama za mnoge vrste 501(c)(3) neprofitnih organizacija. Rad s osiguravateljima specijaliziranim za neprofitnu pokrivenost može pružiti prednosti, jer ti pružatelji razumiju jedinstvene rizike s kojima se organizacije zajednice suočavaju i mogu ponuditi prilagođene mogućnosti pokrivenosti.
Prilikom odabira osiguranja, nemojte jednostavno odabrati opciju najniže cijene. Razmotrite osigurateljevu financijsku stabilnost i sposobnost plaćanja potraživanja, iskustvo s neprofitnim organizacijama, širinu mogućnosti pokrivenosti, kvalitetu korisničke usluge i upravljanje potraživanjima, te uključuje li politika resurse upravljanja rizikom i podršku. Rad s brokerom osiguranja koji je specijaliziran za neprofitno osiguranje može vam pomoći u navigaciji i osigurati adekvatnu pokrivenost za specifične potrebe vaše organizacije.
Pravni sporazumi i dokumentacija
Ispravna dokumentacija i pravni sporazumi od ključne su važnosti za zaštitu vaše organizacije zajednice i pojašnjavanje očekivanja sudionika, volontera, partnera i drugih dionika.
Oblici odricanja i objavljivanja
Odricanje od odgovornosti i obrasce za oslobađanje obično koriste organizacije zajednice kako bi obavijestile sudionike o rizicima i dobile svoj dogovor da organizaciju ne smatraju odgovornom za određene ozljede ili štete. Dok odricanja mogu pružiti neku pravnu zaštitu, one nisu otporne na metke i moraju biti pažljivo izrađene kako bi bile izvršene.
Da bi se odricanje izvršilo, mora se jasno pisati razumljivim jezikom, posebno identificirati rizike koje se odriče, biti dobrovoljno potpisan od strane sudionika (ili njihovog roditelja/čuvara ako je sudionik maloljetnik), a ne kršiti javnu politiku. Sudovi pomno proučavaju odricanja i neće provoditi odricanja koja pokušavaju osloboditi odgovornost za bruto nemar, namjerno nedolično ponašanje ili kršenje prava.
Važno je razumjeti da odricanja za maloljetnike predstavljaju posebne izazove. U mnogim državama, roditelji ne mogu odreći pravo djeteta na tužbu za ozljede, što znači da odricanja potpisana od roditelja u ime djece ne mogu biti izvršena. Unatoč tim ograničenjima, odricanja i dalje služe važnim funkcijama informiranjem sudionika i roditelja o rizicima i demonstriranjem da organizacija ozbiljno shvaća sigurnost.
Volonterski sporazumi
Pisani volonterski sporazumi pojašnjavaju odnos volontera i vaše organizacije. Ovim sporazumima treba istaknuti ulogu i odgovornosti volontera, očekivanja za vrijeme, organizacijske politike koje volonter mora slijediti, obveze povjerljivosti ako će volonter pristupiti osjetljivim informacijama, a priznanje da volonterski položaj nije odnos prema zaposlenju.
Volonterski sporazumi pomažu u sprečavanju nesporazuma i mogu biti važan dokaz ako se pojave sporovi o prirodi volonterskog odnosa. Također pružaju mogućnost komuniciranja važnih politika, kao što su kodeksi ponašanja, politika protiv diskriminacije i sigurnosni zahtjevi.
Pristajati oblici za maloljetnike
Kada se u aktivnosti zajednice uključe maloljetnici, osnovni su pristanci roditelja. Ovi obrasci trebaju uključivati dopuštenje maloljetnika da sudjeluje u određenim aktivnostima, priznanje rizika povezanih s aktivnostima, odobrenje za hitno liječenje po potrebi, kontakt informacije za roditelje/čuvare, informacije o svim medicinskim uvjetima ili alergijama te dopuštenje za korištenje slike maloljetnika na fotografijama ili videozapisima ako je primjenjivo.
Obrasci za pristanak trebaju se dobiti prije svake aktivnosti ili programa, jer opći obrazac za pristanak potpisan početkom godine ne može adekvatno pokriti posebne rizike povezane s određenim aktivnostima. Obrasci za pristanak moraju biti dostupni tijekom aktivnosti kako bi se po potrebi mogli javiti podaci o hitnom kontaktu i medicinski podaci.
Sporazumi o partnerstvu i suradnji
Projekti zajednice često uključuju suradnju među više organizacija. Ugovori o partnerstvu ili suradnji pomažu osigurati da sve strane razumiju svoje uloge, odgovornosti i očekivanja. Ovi sporazumi trebaju rješavati svrhu i ciljeve suradnje, specifične odgovornosti svakog partnera, financijske aranžmane i podjele troškova, vlasništvo nad stvorenim intelektualnom imovinom ili materijalima, dodjelu odgovornosti i zahtjeve osiguranja, procese odlučivanja, trajanje odredaba o partnerstvu i raskidu te postupke rješavanja sporova.
Čak i kad se udružuju s vjernim organizacijama, pisani sporazumi sprečavaju nesporazume i pružaju okvir za rješavanje nesuglasica koje mogu nastati.
Ugovori s dobavljačima i pružateljima usluga
Kada vaša organizacija za zajednicu zapošljava dobavljače ili pružatelje usluga kao što su ugostitelji za događaje, izvođači radova za građevinske projekte, ili konzultanti za specijalizirane usluge pisani ugovori štite obje strane. Ugovori bi trebali odrediti opseg rada ili usluga koje treba pružiti, rokove i rokove, uvjete plaćanja i iznose, zahtjeve osiguranja i odštete, vlasništvo nad proizvodom za rad, odredbe o prekidu rada, te postupke rješavanja sporova.
Prije potpisivanja ugovora, osigurajte da razumijete sve uvjete i da ugovor točno odražava sporazum. Ako je ugovor složen ili uključuje značajne financijske obveze, razmislite o tome da ga pregleda odvjetnik.
Privatnost i zaštita podataka
Organizacije zajednice redovito prikupljaju i održavaju osobne podatke o sudionicima, volonterima, donatorima i drugima. Time se stvaraju zakonske obveze zaštite tih informacija i odgovarajuće ih koriste.
Zakoni o privatnosti i propisi
Različiti zakoni uređuju način prikupljanja, korištenja i zaštite osobnih podataka. Dok sveobuhvatan savezni zakon o privatnosti ostaje ograničen u Sjedinjenim Državama, sektorski se zakoni primjenjuju na određene vrste informacija. Na primjer, Zakon o prenosivosti i odgovornosti Zdravstvenog osiguranja (HIPAA) regulira zdravstvene informacije, Zakon o obiteljskim pravima i privatnosti (FERPA) štiti studentske podatke, a Zakon o zaštiti privatnosti (COPPA) ograničava prikupljanje informacija od djece na temelju 13.
Osim toga, nekoliko država je donijelo sveobuhvatne zakone o privatnosti koji se odnose na organizacije koje djeluju u ili prikupljaju informacije od stanovnika tih država. Kalifornijski Zakon o privatnosti potrošača (CCPA), Virginia Zakon o zaštiti podataka o potrošačima, Colorado Zakon o privatnosti, i slični zakoni u drugim državama stvaraju obveze u vezi obavijesti o prikupljanju podataka, prava potrošača na pristup i brisanje podataka, te ograničenja prodaje i dijeljenja podataka.
Organizacije zajednice moraju razumjeti koji se zakoni o privatnosti odnose na svoje aktivnosti i osigurati sukladnost s primjenjivim zahtjevima. To može uključivati postavljanje politika privatnosti na web stranicama, pristanak prije prikupljanja određenih vrsta informacija, pružanje pristupa pojedincima njihovim podacima, provedbu sigurnosnih mjera za zaštitu podataka i izvješćivanje o kršenju podataka kada se dogode.
Podatkovna sigurnost najbolje prakse
Osim pravne sukladnosti, organizacije zajednice imaju etičku obvezu zaštite osobnih podataka koje im je povjereno. Sigurnost podataka najbolje prakse uključuju ograničavanje prikupljanja podataka na informacije koje su zapravo potrebne, čuvanje podataka sigurno korištenjem kontrola enkripcije i pristupa, redovito ažuriranje softverskih i sigurnosnih sustava, osposobljavanje osoblja i volontera o sigurnosti podataka, razvoj i provedbu planova za kršenje podataka te pravilno odlaganje podataka kada više nije potrebno.
Čak i male organizacije zajednice mogu doživjeti povrede podataka, a troškovi i financijski i ugledni mogu biti poražavajući. Ulaganje u odgovarajuće mjere sigurnosti podataka je od ključne važnosti za zaštitu vaše organizacije i pojedinaca čije informacije održavate.
Fotografija i korištenje slike
Organizacije zajednice često fotografiraju ili snimaju videozapise u promotivne svrhe, društvene medije ili dokumentaciju. Međutim, korištenjem slika pojedinaca bez dopuštenja mogu se stvoriti pravna pitanja vezana uz prava privatnosti i prava javnosti.
Najbolje prakse uključuju dobivanje pismene suglasnosti prije korištenja slika identificiranih pojedinaca, posebno oprezno s slikama maloljetnika, jasno komuniciranje kako će se slike koristiti, poštivanje zahtjeva pojedinaca koji ne žele biti fotografirani, te izbjegavanje korištenja slika na načine koji bi mogli biti neugodni ili štetni za pojedince prikazane.
Oblici za izdavanje fotografija trebaju odrediti koje su vrste uporabe dopuštene (kao što su web-stranica, društveni mediji, tiskani materijali), može li organizacija dati dozvolu trećim osobama da koriste slike, koliko dugo traje dozvola, i može li pojedinac ukinuti dozvolu.
Radno mjesto i upravljanje volonterima
Pravna razlika između zaposlenika i volontera ključna je za organizacije zajednice, jer pogrešno klasificiranje može rezultirati značajnim pravnim i financijskim posljedicama.
Zaposlenik protiv Volonterske klasifikacije
Prema Zakonu o fer standardima rada (FLSA), pojedinci koji obavljaju posao za organizaciju moraju se općenito nadoknađivati kao zaposlenici ukoliko se ne kvalificiraju kao volonteri. Da bi se smatralo volonterom u okviru FLSA-e, pojedinac mora svoje usluge ponuditi slobodno bez prisile ili pritiska, služiti za građanske, dobrotvorne ili humanitarne razloge, a ne očekivati ili primati naknadu izvan naknade za troškove.
Činjenica da se netko nazivadobrovoljni ne čini ga automatski jednim u pravne svrhe. Ako pojedinac obavlja isti posao kao plaćeni zaposlenici, prima naknadu izvan naknade troškova, ili je dužan volontirati kao uvjet primanja koristi ili usluga, može se klasificirati kao zaposlenik bez obzira na naslov koji se koristi.
Pogrešno klasificiranje zaposlenika kao volontera može rezultirati odgovornošću za neplaćene plaće, prekovremene, poreze na plaće i kazne. Ako ste nesigurni o tome da li netko treba biti klasificiran kao zaposlenik ili volonter, savjetovati se s odvjetnikom za zapošljavanje ili ljudskim resursima profesionalno.
Usklađenost zakona o zapošljavanju
Organizacije zajednice s zaposlenicima moraju se pridržavati brojnih zakona o zapošljavanju na federalnoj, državnoj i lokalnoj razini. Ključna područja usklađenosti uključuju zakone o plaćama i satu kojima se zahtijeva plaćanje minimalne plaće i prekovremenog rada, zakone o suzbijanju diskriminacije na temelju zaštićenih obilježja, propise o sigurnosti radnog mjesta prema Zakonu o sigurnosti na radu (OSHA), zahtjeve za obiteljskim i medicinskim dopustom, osiguranje od naknade radnika i osiguranje nezaposlenosti.
Mnogi zakoni o radu vrijede samo za poslodavce s minimalnim brojem zaposlenih, ali neke zaštite primjenjuju se bez obzira na veličinu organizacije. Osim toga, državni i lokalni zakoni o zapošljavanju često pružaju veću zaštitu od saveznog prava, pa organizacije moraju biti u skladu s najzaštitnijim primjenjivim standardom.
Provjera pozadine
Organizacije zajednice, posebice one koje rade s ranjivim stanovništvom kao što su djeca ili starije osobe, trebaju provoditi provjere zaposlenika i volontera. Provjera pozadine pomaže identificirati pojedince s kriminalnim povijesti ili druge crvene zastave koje ih mogu učiniti neprikladnima za određene pozicije.
Prilikom provođenja provjere pozadine, organizacije moraju biti u skladu s Zakonom o poštenom kreditnom izvještaju (FCRA) ako koriste treće strane. FCRA zahtjevi uključuju dobivanje pismene suglasnosti pojedinca, pružanje potrebnih objava, te nakon posebnih postupaka poduzimanja štetnih radnji na temelju rezultata provjere.
Države i lokalni zakoni mogu uvesti dodatne zahtjeve ili ograničenja za provjere pozadine, uključujući ograničenja za razmatranje određenih vrsta kaznene povijesti ili zahtjeva za posebne vrste provjere položaja koji uključuju djecu.
Pravila upravljanja volonterima
Učinkovito upravljanje volonterima zahtijeva jasne politike za rješavanje postupaka zapošljavanja i provjere, zahtjeva za osposobljavanje i orijentaciju, nadzor i nadzor, kodekse očekivanja ponašanja i ponašanja, sigurnosne protokole, postupke povrata troškova, priznavanje i uvažavanje te postupke za rješavanje problema performansi ili nedoličnog ponašanja.
Pisane volonterske politike pomažu osigurati dosljednost, zaštitu organizacije od odgovornosti i stvaranje pozitivnih volonterskih iskustava. Pravila treba osigurati volonterima u pisanom obliku i redovito pregledavati kako bi se osiguralo da ostanu aktualna i učinkovita.
Upravljanje i pouzdane odgovornosti
Za inkorporirane organizacije zajednice, upravni odbor snosi konačnu odgovornost za organizacijsko upravljanje i pravnu usklađenost. Razumijevanje fiducijarne dužnosti i upravljačke najbolje prakse je ključno za učinkovito i pravno usklađenost vodstva.
Fiducijarne obveze članova odbora
Članovi odbora neprofitnih organizacija duguju tri primarne fiducijarne dužnosti organizaciji. Dužnost skrbi zahtijeva od članova odbora da budu razumno informirani o aktivnostima organizacije i da sudjeluju u odlukama koje obično razborita osoba obavlja u sličnim okolnostima. To uključuje pohađanje sastanaka, pregled materijala, postavljanje pitanja i donošenje informiranih odluka.
Dužnost lojalnosti zahtijeva od članova odbora da djeluju u interesu organizacije, a ne u osobnim interesima. To uključuje izbjegavanje sukoba interesa, ne korištenje organizacijskih sredstava u osobnu korist, te održavanje povjerljivosti osjetljivih organizacijskih informacija.
Dužnost poslušnosti zahtijeva od članova odbora da osiguraju da organizacija bude u skladu s važećim zakonima i da ostane vjerna svojoj misiji i upravnim dokumentima. To uključuje osiguranje da organizacija djeluje u okviru svoje porezne obveze i da bude u skladu s ograničenjima svojih aktivnosti.
Kršenje fiducijarnih dužnosti može rezultirati osobnom odgovornošću članova odbora, iako je takva odgovornost relativno rijetka kada članovi odbora postupaju u dobroj vjeri i pokazuju razumnu brigu.
Sukob interesa Politika
Sukobi interesa nastaju kada članovi odbora ili ključni zaposlenici imaju osobne ili financijske interese koji bi mogli utjecati na njihove odluke u ime organizacije. Iako sukobi interesa nisu inherentno nezakoniti, oni moraju biti pravilno uspjeli zaštititi organizaciju i zadržati povjerenje javnosti.
Učinkovite politike sukoba interesa zahtijevaju od članova odbora i ključnih zaposlenika da otkriju potencijalne sukobe, uspostave postupke za preispitivanje i rješavanje otkrivenih sukoba, zahtijevaju odbijanje iz rasprava i glasova o pitanjima u kojima postoje sukobi i dokumentaciju kako su se vodili sukobi.
Porezna uprava zahtijeva od organizacija koje se oslobađaju poreza da imaju sukob interesa i da izvijesti o Formi 990 imaju li takve politike i kako se provode.
Financijsko nadzorno tijelo i transparentnost
Članovi odbora odgovorni su za osiguravanje dobrog financijskog upravljanja i transparentnosti. To uključuje reviziju i odobravanje proračuna, praćenje financijskih izvješća i uspoređivanje stvarnih rezultata s proračunima, osiguravanje odgovarajućih unutarnjih kontrola radi sprečavanja prijevare i lošeg upravljanja, uređenje godišnjih financijskih revizija ili revizija po potrebi te osiguravanje pravovremenog podnošenja zahtjeva za povrat poreza i izvješća.
Porezno-izuzetne organizacije moraju određene dokumente staviti na raspolaganje za javnu inspekciju, uključujući Obrazac 1023 (primjena za status oslobođenja od poreza), Obrazac 990 (godišnji povrat informacija), te uređivačke dokumente poput članaka o udruzi i podzakonskim aktima. Organizacije bi trebale imati postupke za odgovaranje na javne zahtjeve za te dokumente.
Podzakonski i upravljački dokumenti
Organizacijskim aktima utvrđuju se pravila za način upravljanja organizacijom, uključujući sastav i uvjete odbora, položaje časnika i odgovornosti, ispunjavanje zahtjeva i postupaka, zahtjeve za glasovanje i kvorum, strukturu odbora i postupke izmjene.
Podzakonske propise treba povremeno preispitivati kako bi se osiguralo da ostanu prikladne za trenutačnu veličinu i aktivnosti organizacije. Kada je potrebno izmijeniti pravilnike, organizacije moraju slijediti postupke izmjene navedene u postojećim podzakonskim aktima.
Osim podzakonskih akata, organizacije trebaju održavati i druge upravljačke dokumente kao što su sukob interesa, politika zadržavanja i uništavanja dokumenata, politika zviždača i politika izvršne kompenzacije. Ove politike pokazuju dobro upravljanje i pomažu u zaštiti statusa organizacije koja je oslobođena poreza.
Razmatranje intelektualnog vlasništva
Organizacije zajednice stvaraju i koriste različite oblike intelektualnog vlasništva, od organizacijskih imena i logotipa do edukacijskih materijala i kreativnih djela. Razumijevanje prava intelektualnog vlasništva pomaže zaštiti imovine vaše organizacije i izbjegavati narušavanje prava drugih.
Zamjenski znakovi
Zaštitni znakovi štite imena, logotipe, slogane i druge identifikatore koji razlikuju vašu organizaciju od drugih. Dok prava zaštitnih znakova nastaju iz uporabe umjesto registracije, savezna registracija kod Ureda za patente i žigove SAD-a pruža značajne prednosti, uključujući zaštitu nacije, zakonsku pretpostavku vlasništva, te pravo korištenja simbola ®.
Prije usvajanja imena ili logotipa, provesti pretraživanje zaštitnih znakova kako bi se osiguralo da ne kršite postojeće zaštitne oznake. Korištenje imena ili logo koji je zbunjujuće sličan zaštitni znak druge organizacije može rezultirati pravnim djelovanjem i zahtjevima za rebrand, koji mogu biti skup i ometajući.
Autorska prava
Autorska prava štite izvorna djela autorstva, uključujući pisane materijale, fotografije, video, glazbu i softver. Zaštita autorskih prava nastaje automatski kada je djelo stvoreno i fiksirano u opipljivom obliku, iako registracija s Uredom za autorska prava SAD-a pruža dodatne pogodnosti.
Organizacije zajednice trebaju imati na umu autorska prava u dva konteksta. Prvo, zaštitite vlastite materijale autorskih prava uključivanjem obavijesti o autorskim pravima, registracijom važnih djela, te korištenjem licenci ili sporazuma kako bi se kontroliralo kako drugi mogu koristiti vaše materijale. Drugo, poštivati tuđa autorska prava dobivanjem dozvole prije korištenja autorskih materijala, razumijevanjem ograničenja fer uporabe, te korištenjem pravilno licencirane slike, glazbe i drugih sadržaja.
Doktrina o pravednoj uporabi omogućuje ograničeno korištenje autorskih materijala bez dopuštenja za potrebe kao što su kritika, komentar, izvještavanje vijesti, nastava, stipendija ili istraživanje. Međutim, pravedna uporaba je složena pravna doktrina, a organizacije ne bi trebale pretpostaviti da se njihova upotreba kvalificira kao pravedna upotreba bez pažljive analize ili pravnih savjeta.
Dozvole za otvoren izvor i kreativne zajednice
Mnoge organizacije zajednice imaju koristi od korištenja softvera otvorenog koda i Creative Commons licencirane sadržaja, koji se može koristiti slobodno pod navedenim uvjetima. Prilikom korištenja tih resursa, pažljivo pregledajte primjenjive uvjete licence kako bi se osigurala sukladnost. Neke licence zahtijevaju pripisivanje, zabranu komercijalne upotrebe, ili zahtijevati da se izvedenički radovi pod istom licencom podijele.
Slično tome, ako vaša organizacija stvara obrazovne materijale ili druge sadržaje koje želite podijeliti nadaleko, razmislite o korištenju licenci Creative Commons kako biste jasno komunicirali kako drugi mogu koristiti vaš rad, a istovremeno zadržavate određena prava.
Politička aktivnost i ograničenja priključka
Porezno-izuzetne organizacije u okviru Sekcije 501(c)(3) suočavaju se s značajnim ograničenjima političke aktivnosti kampanje i lobiranja. Razumijevanje tih ograničenja ključno je za organizacije zajednice koje se žele zalagati za svoje uzroke uz zadržavanje statusa oslobođenja od poreza.
Zabrana aktivnosti političke kampanje
Odjeljak 501(c)(3) Organizacijama je apsolutno zabranjeno sudjelovanje ili interveniranje u političkim kampanjama u ime ili protiv kandidatkinja za javno mjesto. Ova zabrana je sveobuhvatna i primjenjuje se na sve aktivnosti, bez obzira na to koliko je mala ili jeftina.
Zabranjene aktivnosti uključuju podrške ili protivničke kandidate, davanje doprinosa kandidatima ili političkim strankama, distribuciju materijala za kampanju, omogućavanje kandidatima da koriste organizacijska sredstva, te davanje izjava u službenim organizacijskim publikacijama u korist ili protiv kandidata.
Kršenje zabrane političke kampanje može rezultirati trošarinama na organizaciju i njezine upravitelje, a u nečuvenim slučajevima, opozivom statusa oslobođenja od poreza. Organizacije Zajednice moraju biti oprezne u pogledu održavanja političke neutralnosti u kontekstu kampanje.
Dopustljive aktivnosti priključka
Za razliku od aktivnosti političke kampanje, lobiranje nije apsolutno zabranjeno za 501(c)(3) organizacije, ali mora biti ograničeno. Lobiranje uključuje pokušaje utjecaja na zakonodavstvo putem kontakta s zakonodavcima ili njihovim osobljem, pozivajući javnost da kontaktira zakonodavce, ili zauzimanja stajališta o posebnim zakonodavnim prijedlozima.
Organizacije mogu birati između dva testa za mjerenje dopuštenog lobiranja. Podznačajnim dijelom testom lobiranje ne može predstavljati znatan dio aktivnosti organizacije. Ovaj test je nejasan i specifično za činjenice. Alternativno, organizacije mogu izabratiskupoću test u okviru odjeljka 501(h), koji pruža jasna ograničenja za lobiranje rashoda na temelju izdataka organizacije izuzete svrhe.
Mnoge organizacije biraju test rashoda jer pruža veću jasnoću i općenito omogućuje više lobiranja aktivnosti od značajnog dijela ispitivanja. Organizacije čine ovaj izbor podnošenjem obrazac 5768 s IRS.
Zagovaranje i obrazovanje
Iako je politička kampanja zabranjena i lobiranje ograničeno, 501(c)(3) organizacije mogu sudjelovati u neograničenom zagovaranju i obrazovanju o pitanjima vezanim uz njihovu misiju. Dozvolljive aktivnosti uključuju edukaciju javnosti o pitanjima, provođenje istraživanja i objavljivanje nalaza, domaćinstvo foruma kandidata koji nisu stranci i pokrivaju širok spektar pitanja, poticanje registracije birača i sudjelovanje bez podrške specifičnim kandidatima, te zalaganje za političke pozicije bez upućivanja na specifično zakonodavstvo.
Linija između dopuštenog zagovaranja i zabranjenog lobiranja ili aktivnosti kampanje može biti suptilna. Pri planiranju zagovaračkih aktivnosti, organizacije zajednice trebaju pažljivo razmotriti prelazi li aktivnosti na zabranjeno područje i tražiti pravne savjete kada su neizvjesne.
Pristupačnost i nediskriminacija
Organizacije zajednice imaju zakonske i etičke obveze kako bi osigurale da su njihovi programi i objekti dostupni i da ne diskriminiraju zaštićene skupine.
Amerikanci s invaliditetom Zakon o sukladnosti
Amerikanci s invaliditetom Zakon (ADA) zabranjuje diskriminaciju pojedinaca s invaliditetom u zapošljavanju, javnim smještajima, i drugim područjima. Za organizacije zajednice, ADA usklađenost uključuje osiguranje fizičke dostupnosti objekata, pružanje razumnih smještaja za zaposlenike i volontere s invaliditetom, što programe i usluge pristupačne, te osiguranje web stranice i digitalni sadržaj su dostupni.
Zahtjevi za tjelesnu dostupnost uključuju dostupno parkiranje, ulazne rampe i pristupačne ulaze, pristupačne toalete i dostupne rute u svim objektima. Prilikom renoviranja objekata ili izgradnje novih zgrada, organizacije moraju poštovati standarde pristupačnosti ADA.
Pristupačnost programu znači da osobe s invaliditetom moraju moći sudjelovati i imati koristi od programa i usluga. To može zahtijevati pružanje pomoćnih pomagala i usluga kao što su znakovni jezik prevoditelji, modifikacija politike ili procedure, ili nude alternativne formate za materijale.
Zakoni o građanskim pravima i nediskriminaciji
Razni savezni, državni i lokalni zakoni zabranjuju diskriminaciju na temelju zaštićenih obilježja kao što su rasa, boja, nacionalno podrijetlo, spol, religija, starost i invaliditet. Ti se zakoni primjenjuju na zapošljavanje, programe i usluge, te druge organizacijske aktivnosti.
Organizacije Zajednice trebale bi usvojiti i provesti politike nediskriminacije, osigurati osposobljavanje o zahtjevima za nediskriminaciju, uspostaviti postupke za rješavanje pritužbi na diskriminaciju te osigurati da se programi i usluge pružaju ravnopravno svim prihvatljivim osobama.
Organizacije koje primaju saveznu financijsku pomoć moraju biti u skladu s dodatnim zahtjevima za nediskriminaciju, uključujući i naslov VI. Zakona o građanskim pravima (zabrana diskriminacije rasa), naslov IX. amandmana na obrazovanje (zabrana spolne diskriminacije u obrazovnim programima), odjeljak 504. Zakona o rehabilitaciji (zabrana diskriminacije invaliditeta) i Zakon o dobnoj diskriminaciji).
Pristup jeziku
Organizacije zajednice koje služe različitim populacijama trebale bi razmotriti jezični pristup pojedincima s ograničenom stručnošću engleskog jezika. Dok zahtjevi variraju ovisno o izvorima financiranja organizacije i nadležnosti, najbolje prakse uključuju procjenu jezičnih potreba zajednice služio, pružanje usluga interpretacije za ključne interakcije, prevođenje vitalnih dokumenata na često govorne jezike, te osposobljavanje osoblja na učinkovito rad s prevoditeljima i ograničen engleski vješt pojedinci.
Pružanje jezičnog pristupa ne samo da pomaže osigurati pravnu usklađenost već i unaprijediti misiju organizacije čineći programe i usluge uistinu dostupnim svim članovima zajednice.
Smjernice i zakoni ponašanja zajednice
Uspostava jasnih smjernica i kodeksa ponašanja u zajednici pomaže u stvaranju sigurnih, uvažavajućih i produktivnih okruženja za uključivanje zajednice, a istovremeno pruža okvir za rješavanje problematičnog ponašanja.
Razvoj učinkovitih smjernica za zajednicu
Smjernice Zajednice trebale bi artikulirati vrijednosti i očekivanja ponašanja sudionika u aktivnostima vaše organizacije. Učinkovite smjernice su jasne i specifične, a ne nejasne, pozitivno uokvirene kada je to moguće, usmjerene na ponašanje, a ne na identitet, dosljedno primjenjivane na sve sudionike, te redovito pregledane i ažurirane prema potrebi.
Smjernice bi trebale rješavati ključna područja kao što su komunikacija u pogledu poštovanja, uznemiravanje i diskriminacija, sigurnost i sigurnost, korištenje organizacijskih resursa, povjerljivost i privatnost, sukobi interesa te društveni mediji i online ponašanje.
Pravila uznemiravanja i diskriminacije
Sve organizacije zajednice trebale bi imati jasne politike kojima se zabranjuje uznemiravanje i diskriminacija. Ove politike trebale bi definirati zabranjeno ponašanje, uključujući seksualno uznemiravanje, uznemiravanje i diskriminaciju na temelju zaštićenih obilježja, uspostaviti postupke za izvješćivanje o problemima, izložiti istražni proces, odrediti moguće posljedice za prekršaje i zabraniti odmazdu pojedincima koji prijavljuju zabrinutost ili sudjeluju u istragama.
Politika je učinkovita samo ako se jasno, dosljedno primjenjuju i podupiru odgovarajuće osposobljavanje i provođenje. Organizacije bi trebale redovito osposobljavati o sprečavanju uznemiravanja i diskriminacije te odmah i primjereno odgovoriti na sve pritužbe.
Postupak rješavanja sukoba
Unatoč najboljim naporima da se spriječe sukobi, nesuglasice i sporovi neizbježno će se pojaviti u organizacijama zajednice. Nakon jasnih postupaka rješavanja sukoba pomaže riješiti pitanja konstruktivno prije nego što eskaliraju.
Učinkoviti postupci rješavanja sukoba uključuju poticanje izravne komunikacije među strankama kada je to prikladno, pružanje posredovanja ili olakšan dijalog za ozbiljnije sukobe, uspostavljanje jasnih eskalacijskih puteva kada neformalno rješavanje nije uspješno i osiguravanje pravednih postupaka koji svim stranama daju priliku da se čuju.
Neke organizacije uključuju alternativne odredbe za rješavanje sporova u svojim podzakonskim aktima ili sporazumima, kojima je potrebno posredovanje ili arbitraža prije parnica. Ove odredbe mogu pomoći u rješavanju sporova brže i isplativije od sudskih postupaka.
Izvršavanje i odgovornost
Smjernice i kodeksi ponašanja zajednice značajni su samo ako se dosljedno provode. Organizacije bi trebale uspostaviti jasne procese za rješavanje prekršaja, uključujući postupke istrage, niz potencijalnih posljedica, žalbenih ili revizijskih procesa, te zahtjeve za dokumentacijom.
Posljedice za prekršaje trebaju biti razmjerne težini ponašanja i mogu se kretati od verbalnih upozorenja do privremene suspenzije do trajnog uklanjanja iz programa ili aktivnosti. Ozbiljne povrede, kao što su nasilje, prijetnje ili nezakonito ponašanje, mogu zahtijevati neposredno djelovanje i sudjelovanje u provedbi zakona.
Retenzija čuvanja i dokumenta
Pravilno vođenje evidencije ključno je za pravnu sukladnost, organizacijsku odgovornost i učinkovite operacije. Organizacije zajednice trebale bi održavati različite kategorije evidencije i provoditi odgovarajuće politike zadržavanja i uništavanja.
Obavezni zapisi
Porezno-izuzetne organizacije moraju voditi evidenciju koja podržava njihov status oslobođenja od poreza i pokazuje sukladnost sa zahtjevima poreznog prava. Obavezni zapisi uključuju članke o utemeljivanju i podzakonskim aktima, porezno-registracijsko pismo kojim se odobrava status oslobođenja od poreza, obrazac 990 godišnjih prijava informacija, financijske zapise uključujući dokumentaciju o prihodima i troškovima, zapisnike odbora i sastanke odbora te zaprimljene zapise o prilozima.
Za sve zaposlenike, uključujući prijave za zapošljavanje i dokumente o zapošljavanju, provjeru prihvatljivosti za zapošljavanje I-9, evidencije platnih knjižica i obrazaca za odricanje poreza, ocjene uspješnosti i disciplinske evidencije te evidencije o odsustvu i smještaju.
Programski zapisi dokumentiraju aktivnosti i utjecaj organizacije, uključujući prijave sudionika i pristanka, zapise o posjećenosti, podatke o ocjenjivanju programa i ishodima, prijave i izvješća o dodjeli bespovratnih sredstava te ugovore i sporazume s partnerima i dobavljačima.
Pravila za zadržavanje dokumenata
Politike zadržavanja dokumenata određuju koliko dugo treba voditi različite vrste zapisa i kada ih se može uništiti. Ove politike pomažu osigurati da se čuvaju važni zapisi uz smanjenje troškova nereda i skladištenja za zapise koji više ne trebaju biti zadržani.
Razdoblja zadržavanja variraju ovisno o vrsti evidentiranih i primjenjivih pravnih zahtjeva. Primjerice, propisima porezne uprave zahtijeva se da se porezno-izuzetne organizacije održavaju evidencije koje podržavaju Obrazu 990 najmanje tri godine, porezni evidencije o radu moraju se voditi najmanje četiri godine, evidencije o korporativnim propisima poput članaka o utemeljivanju i podzakonskim aktima trebaju se trajno držati, a ugovore i sporazume treba voditi u određenom razdoblju nakon isteka.
Pravila o zadržavanju dokumenata trebala bi biti u pisanom obliku, odobrena od strane upravnog odbora, priopćena osoblju odgovornom za održavanje evidencije i povremeno pregledana kako bi se osiguralo da su i dalje aktualna s pravnim zahtjevima.
Upravljanje elektroničkim zapisima
Kako organizacije sve više vode evidenciju elektronički, upravljanje elektroničkim zapisima postaje presudno. Elektronički zapisi općenito su prihvatljive zamjene za papirne zapise ako se održavaju u formatu koji čuva njihov integritet i pristupačnost.
Najbolje prakse za upravljanje elektroničkim zapisima uključuju korištenje pouzdanih sustava i formata koji će s vremenom ostati dostupni, provedbu postupaka za oporavak od backupa i katastrofa, kontrolu pristupa osjetljivim elektroničkim zapisima, te osiguravanje elektroničkih zapisa uključenih u politiku zadržavanja i uništavanja dokumenata.
Uništenje dokumenta
Kada rok zadržavanja za zapise istekne, organizacije bi trebale uništiti zapise na način koji štiti povjerljive informacije. Papirne zapise koji sadrže osjetljive informacije treba isjeckati, a elektroničke zapise sigurno izbrisati pomoću metoda koje sprječavaju oporavak.
Organizacije ne bi smjele uništavati zapise koji su predmet nepredviđenog spora, državne istrage ili revizije. Kada je parnica ili istraga razumno predviđena, organizacije moraju provesti parnični pritvor kako bi se sačuvali relevantni zapisi.
Odgovaranje na pravna pitanja i sporove
Unatoč najboljim naporima u usklađivanju i upravljanju rizicima, organizacije zajednice mogu se suočiti s pravnim pitanjima ili sporovima. Znajući kako odgovoriti na odgovarajući način može smanjiti štetu i zaštititi organizaciju.
Kada tražiti pravni savjet
Organizacije zajednice trebale bi se savjetovati s odvjetnicima u različitim situacijama, uključujući pri formiranju organizacije ili donošenju značajnih strukturnih promjena, kada se suočavaju s potencijalnim parnicama ili primanju pravnih zahtjeva, pri rješavanju složenih ugovora ili transakcija, pri rješavanju pitanja zapošljavanja kao što su prekidi ili diskriminacijske pritužbe, pri reagiranju na državne istrage ili revizije, te kada su neizvjesni o pravnim zahtjevima ili obvezama usklađivanja.
Mnoge organizacije uspostavljaju odnose s odvjetnicima koji mogu pružiti tekuće savjete i biti lako dostupni kada se pojave pitanja. Neki odvjetnici nude pro bono ili smanjene usluge neprofitnim organizacijama, a pravne organizacije mogu pružiti pomoć kvalifikacijskim skupinama.
Odgovaranje na pritužbe i pravne zahtjeve
Kada vaša organizacija primi žalbu, pravnu potražnju ili tužbu, odmah i na odgovarajući način odgovorite. Odmah obavijestite svog nositelja osiguranja ako se to može pokriti osiguranjem, savjetujte se s pravnim savjetom prije nego odgovorite, čuvajte sve relevantne dokumente i komunikacije, ne priznajte odgovornost ili ne preuzimajte obveze bez pravnih savjeta i ne prebacujte se na tu stvar.
Čak i ako vjerujete da je pritužba neosnovana, shvatite je ozbiljno i profesionalno reagirajte. Otpust ili obrambeni odgovori mogu eskalirati sukobe i stvoriti dodatnu pravnu izloženost.
Upravljanje krizom
Ozbiljne incidente kao što su nesreće, optužbe za nedolično ponašanje ili javne kontroverze zahtijevaju koordinirano upravljanje krizom. Organizacije bi trebale imati planove za odgovor na krize koji identificiraju tim za krizni odgovor, uspostave komunikacijskih protokola, odredi glasnogovornike, iznesu postupke za obavješćivanje dionika te rješavaju pravne i osiguravajuće poslove.
Tijekom krize, usredotočite se na osiguravanje sigurnosti, prikupljanje točnih informacija, transparentno komuniciranje uz zaštitu pravnih interesa i dokumentiranje poduzetih mjera. Nakon što trenutačna kriza prođe, temeljito provedite pregled kako biste identificirali naučene lekcije i proveli poboljšanja kako bi se spriječili slični incidenti.
Izgradnja kulture pravne usklađenosti
Umjesto da na pravnu usklađenost gledaju kao na teret, uspješne organizacije zajednice integriraju pravnu svijest u svoju organizacijsku kulturu i poslovanje.
Obuka i obrazovanje
Redovito osposobljavanje pomaže članovima odbora, osoblju i volonterima u razumijevanju njihovih pravnih odgovornosti i politika organizacije. Teme obuke trebale bi uključivati misiju organizacije i pravnu strukturu, fiducijarne dužnosti za članove odbora, sprečavanje uznemiravanja i diskriminacije, upravljanje sigurnošću i rizikom, privatnost i sigurnost podataka, te posebne zakonske zahtjeve koji su relevantni za aktivnosti organizacije.
Potrebno je osigurati obuku novim članovima odbora, osoblju i volonterima tijekom orijentacije i povremeno osvježavajućim za sve sudionike. Dokumentacija o završetku obuke može biti važan dokaz o predanosti organizacije poštivanju.
Praćenje i revizija usklađenosti
Redovito praćenje usklađenosti pomaže u utvrđivanju i rješavanju problema prije nego što postanu ozbiljni problemi. Organizacije bi trebale provoditi periodične revizije usklađenosti s ključnim pravnim zahtjevima, redovito preispitivati i ažurirati politike i postupke, provoditi unutarnje revizije financijskih kontrola i procesa, te tražiti vanjske revizije ili revizije kada je to potrebno.
Potrebno je dokumentirati praćenje sukladnosti i sve utvrđene probleme treba odmah riješiti odgovarajućim korektivnim mjerama.
Kontinuirano poboljšanje
Pravni zahtjevi i najbolje prakse razvijaju se tijekom vremena. Organizacije Zajednice trebale bi ostati informirane o promjenama u važećim zakonima i propisima, sudjelovati u mrežama i udrugama koje pružaju ažuriranja i resurse, učiti iz incidenata i blizu propustima kako bi poboljšale politike i prakse te redovito ocjenjivale i ažurirale strategije upravljanja rizicima.
Izgradnja kulture kontinuiranog poboljšanja pomaže organizacijama da se prilagode promjeni pravnih krajolika i da zadrže visoke standarde usklađenosti i upravljanja.
Resursi i podrška organizacijama Zajednice
Organizacije zajednice ne moraju sami upravljati pravnim kompleksima. Brojni resursi i sustavi podrške dostupni su kako bi pomogli organizacijama da razumiju i ispune svoje zakonske obveze.
Pravni resursi
Mnoge organizacije pružaju pravne informacije i pomoć organizacijama zajednica. Nacionalno vijeće neprofitnih organizacija nudi opsežna sredstva o neprofitnim pravnim pitanjima i državnim specifičnim informacijama. Državne udruge neprofitnih organizacija pružaju obuku, resurse i zagovaranje neprofitnih organizacija u svojim državama. Pro bono pravni programi povezuju neprofitne organizacije s volonterskim odvjetnicima. Pravne ambulante nude pravne usluge kvalifikacijskim organizacijama uz pružanje praktične obuke studentima prava.
Internetski resursi poput internetske stranice IRS pružaju smjernice o zahtjevima za porezno oslobođenje od organizacije, dok organizacije poput Nacionalnog vijeća neprofitabilnih proizvoda nude sveobuhvatne informacije o upravljanju, usklađenosti i najboljim praksama.
Stručni savjetnici
Osim pravnih savjeta, organizacije zajednice imaju koristi od odnosa s drugim stručnim savjetnicima. Računovodstvo i knjigovođe pomažu osigurati točne financijske evidencije i poreznu usklađenost. brokeri osiguranja specijalizirani za neprofitne organizacije za osiguranje dobivaju odgovarajuću pokrivenost. Savjetnici za ljudske resurse pružaju smjernice o pitanjima zapošljavanja i usklađenosti.
Izgradnja tima povjerljivih savjetnika pruža zajednici organizacije s stručnošću i podršku u više područja pravne i operativne usklađenosti.
Mreže i zajednice za učenje
Povezivanje s drugim organizacijama zajednice pruža mogućnosti za učenje od vršnjaka, dijeljenje resursa, i ostati informiran o novim pitanjima. Lokalne neprofitne mreže, nacionalne udruge usmjerene na specifična pitanja područja, online zajednice i foruma, a konferencije i trening događanja sve nude vrijedne mogućnosti za učenje i povezivanje.
Učenje o peeru može biti posebno vrijedno za male organizacije koje možda nemaju opsežno osoblje ili resurse, ali mogu imati koristi od kolektivnog znanja i iskustva šire zajednice.
Zaključak: Pravni usklađenost kao temelj za utjecaj
Razumijevanje i rješavanje pravne strane uključenosti zajednice nije stvaranje prepreka ili prigušivanje entuzijazma za građanski angažman. Umjesto toga, radi se o izgradnji čvrste osnove koja omogućuje organizacijama zajednice da učinkovito, održivo i etički nastave svoje misije.
Pravna sukladnost štiti pojedince koji svoje vrijeme i energiju posvećuju radu zajednice, osigurava da se organizacijski resursi koriste na odgovarajući način i učinkovito, gradi povjerenje sudionika, donatora i šire zajednice, stvara održivost izbjegavanjem pravnih problema koji bi mogli iskriviti važan rad, te demonstrira profesionalizam i odgovornost koja privlači podršku i partnerstva.
Iako pravni krajolik može izgledati zastrašujuće, posebno za male organizacije ili trassroots inicijative, zapamtite da ne trebate biti pravni stručnjak za vođenje usklađene organizacije zajednice. Ono što vam je potrebno je svijest o ključnim pravnim pitanjima, predanost učenju i poboljšanju, spremnost da potražite pomoć kad je potrebno, i predanost radu s integritetom i transparentnosti.
Započnite s rješavanjem najtemeljnijih pravnih zahtjeva za vašu organizaciju ispravne strukture, potrebnih dozvola i licenci, osnovnog osiguranja, te bitnih politika i postupaka. Kako vaša organizacija raste i vaše aktivnosti se šire, možete graditi na ovoj osnovi sofisticiranijim sustavima usklađivanja i strategijama upravljanja rizicima.
Pravna strana uključenosti zajednice u konačnici služi istoj svrsi kao i sama zajednica: stvaranje pozitivne promjene dok štitite uključene ljude i zajednice. Integracijom pravne svijesti u vašu organizacijsku kulturu i operacije, stvarate okruženje u kojem uključenost zajednice može cvjetati sigurno, održivo i učinkovito.
Bilo da organizirate svoje prvo čišćenje susjedstva ili upravljate dobro uspostavljenom neprofitnom organizacijom, načela navedena u ovom vodiču pružaju plan za navigaciju pravnim aspektima uključenosti zajednice. Koristite ove uvide za izgradnju snažnih, usklađenih organizacija koje mogu usmjeriti svoju energiju na ono što je najvažnije: stvaranje značajne razlike u vašoj zajednici.
Za dodatne smjernice o posebnim pravnim pitanjima koja utječu na vašu organizaciju zajednice, razmotrite savjetovanje s pravnim savjetom, povezivanje s vašom državnom udrugom neprofitnih organizacija ili istraživanje resursa organizacija kao što su Neovisni sektor koji pruža sveobuhvatne informacije o neprofitnom upravljanju i usklađenosti. Uz pravo znanje, resurse i predanost pravnoj sukladnosti, napori u vezi s uključivanjem zajednice mogu postići trajan pozitivan učinak, štiteći sve uključene.