Hvað er beiðni um að hægt sé að nálgast gagna?

Gögnaumsókn (DSAR) er formleg, skrifleg beiðni um einstakling ◆ gagnaþátt ◆ til samtaka, og biður skipulag um að útvega afrit af persónuupplýsingum sem það inniheldur. DRAR eru hornsteinn gagnaverndarlaga, gefa einstaklingum beinar leiðir til að sjá hvaða upplýsingar hafi verið unnið úr og til að staðfesta að verið sé að meðhöndla þær með löglega, sanngirni og gegnsæi. Í írsku samhengi er réttur aðgangs aðgangs aðgangur að í 15. grein almennrar gagnaverndarreglu (GDPR) og frekar skýrður með gagnaverndarlögum 2018.

Persónuleg gögn ná yfir nánast allar upplýsingar um þekktan eða þekktan hlut. Þetta felur í sér nöfn, kennitölu, staðsetningarupplýsingar, auðkenni á netinu og alla þætti sem tengjast þeim einstaklingi, líkamlega, lífeðlisfræðilega, erfðafræðilega, andlega, efnahagslega, menningarlega eða félagslega sérkenni.

Forsíða DSAR á Írlandi

Irlands, Irelandsaygment for Management of the GDPR (ESB) 2016/679) og landslöggjöfin, Data Safety Act 2018. Írska gagnaverndarnefndin (DPC) er óháður yfirmaður sem ber ábyrgð á þessum lögum og gefur leiðbeiningar um meðhöndlun DSAR.

Lykilráðstafanir undir GDPR

15. grein GDPR gefur öllum gögnum rétt til að fá staðfestingu á því hvort persónuupplýsingar um þau eru færðar í vinnslu og þar sem slíkt er tilfellið, aðgangur að þeim gögnum. Stjórnandi verður einnig að útvega afrit af þeim gögnum sem verið er að vinna úr, ásamt ákveðnum viðbótarupplýsingum:

  • Tilgangurinn međ vinnslunni.
  • Persónuleg gögn.
  • Þeir sem móttaka (eða hópar þeirra) hafa fengið upplýsingar um persónulegan aðgang eða verða upplýstir um þær, einkum þeir sem fengið hafa upplýsingar í þriðja landi eða alþjóðasamtökum.
  • Endurskoðunartímabilið sem persónuupplýsingarnar verða geymdar fyrir, eða, ef ekki er hægt, þau skilyrði sem notuð eru til að ákvarða þann tíma.
  • Að rétturinn til að biðja um endurvinnslu eða tímasetningar, takmarkanir á vinnslu eða til að mótmæla vinnslu.
  • Réttur til ađ leggja fram kvörtun hjá DPC.
  • Þar sem gögnin hafa ekki verið tekin frá gögnum, eru engar tiltækar upplýsingar til staðar um uppruna þeirra.
  • Tilvist sjálfsákvörðunar, þar á meðal að kynna og gefa mikilvægar upplýsingar um rökfræðina, svo og um þýðingu og afleiðingar sem hafa í för með sér þær.

Gögnaverndin 2018 bætir við nokkrum írskum sérstökum ráðstöfunum. Til dæmis er í 61. hluta laganna fær stjórntæki til að neita að fylgja DSAR þar sem beiðnin felur í sér upplýsingar um óáreiðanlegar upplýsingar um annan einstakling, nema að einstaklingurinn hafi samþykkt það eða sé sanngjarn að fylgja þeim án samþykkis. Lögin veita einnig undanþágu við ákveðnar tegundir vinnslu, svo sem rannsóknir, yfirfærslur og fyrirbyggjandi meðferð gegn glæpum, þó að þau verði að fara þröngt um þau.

Réttur til afrits og mannhafi svörunar

Samkvæmt grein 15(3) verður stýringin að útvega afrit af persónuupplýsingum sem gangast undir vinnslu. Fyrsta eintakið er laust við gjald; einungis er hægt að greiða um sanngjörn gjöld fyrir síðari afrit eða beiðnir sem eru sýndar óuppleystar eða of miklar. Gögnin skal koma fram í hnitmiðaðri, gegnsæjri, auðskiljanlegri og auðskilinni eyðublaði. Ef mögulegt er, þá ætti að gefa gögnin á rafrænu formi eins og PDF, CSV eða JSON skrá.

Hvernig nota á DDAR á Írlandi

Allir geta sent DSAR beint til samtaka. Það er engin sérstök form eða töfrasetning sem þarf að nota ◯ einfalt tölvupóst eða ritað bréf og það lýsir þessari beiðni greinilega. Til að tryggja að beiðnin sé framkvæmd á skilvirkan hátt er best að:

  • Áf_ærðu beiðnina til stofnunarinnar· kl. ur gagnaverndaraðila (DPO) eða tilnefnds aðila til að vernda gögn, ef vitað er til.
  • Veita fullnægjandi upplýsingar til að stofnunin geti staðfest auðkenni (t.d. fullt nafn, netfang, reikningsnúmer eða tilvísunarnúmer).
  • Skilgreindu tegund gagna eða tímafjölda, einkum ef stofnunin hefur mikið magn gagna (t.d. ◯ Allar persónuupplýsingar gerðar frá janúar 2023 til janúar 2024).
  • Gefa upp valið snið fyrir svörunina (t.d. rafrænt eða pappír).

Samtökin geta beðið um frekari staðfestingu á auðkenni áður en þau svara. Þetta er leyfilegt svo lengi sem beiðnin er hlutföll. Til dæmis er skynsamlegt að biðja um vegabréfs afrit; og biðja um að uppgefið skjal sé notað sem óhóflega mikið til að fá. Samtökin ættu einnig að staðfesta kvittun DSAR og útskýra næstu skref, þar með talið tímalínu.

Það sem samtök þurfa að gera þegar þau fá DRSAR

Þegar DSAR hefur fengið, verður stofnunin (gagnastýringin) að virka án þess að nokkuð sé beðið um of lengi og ef einhver atburður er laus innan mánaðar frá kvittun. Klukkan byrjar að tifa daginn sem beiðnin kemur ◆ ef stofnunin þarf að staðfesta auðkenni, tíminn er á þar til staðfestingu er lokið. Einum mánuði til viðbótar má lengja um tvo mánuði þar sem beiðnin er flókin eða þar sem gagnatilefnið hefur beðið um fleiri beiðnir. Ef þörf er á framhaldsngu verður stofnunin að upplýsa gagnaþáttinn um slíkt á fyrsta mánuðinn, og útskýra ástæðurnar fyrir töfinni.

Hér eru mikilvæg skref til að meðhöndla DDAR á Írlandi:

  • Orðaþytur beiðnina: Staðfesta að hún sé í raun DDAR og að biðjandinn hafi greint sig.
  • ..Verify auðkenni: Notaðu skynsamlegar ráðstafanir til að tryggja að einstaklingurinn sem gerir beiðnina sé sá sem hann segist vera. Þetta getur falið í sér að athuga innri skrár, biðja um vegabréf, eða nota tveggja þátta auðkenningu.
  • leita að gögnum:[3] finna öll persónuleg gögn sem notuð eru um samtökin ◯ ekki bara í aðaltölvukerfinu heldur einnig í pósti, skýjageymslu, afritum, afritum (ef hægt er að endurvekja), pappírsskrám, CCTV myndskeiðum og þriðja aðila.
  • Endurskoðun og rauða hlutur: Áður en villu er náð, endurskoðaðu gögnin til að fjarlægja gögn sem ekki er hægt að deila með, eða hvaða upplýsingar sem gæti haft fordóma í rannsókn eða lagalegum umsögnum. Samtökin verða að jafna gagnaþáttinn sem rétt gegn réttindum annarra.
  • Fáðu svar: [Frett:1] Sendu gögnin á tæru sniði ásamt viðbótarupplýsingum sem krafist er af 15. grein.
  • Drekktu allt: Haltu innri logi af DSAR, skrefunum sem tekin eru og rökvísunum fyrir öllum ákvörðunum. Þetta er nauðsynlegt til að standa vörð um og verja allar kvörtunarreglur við DPC.

Erfiðleikar í meðhöndlun DRAR

DRAR geta verið auðlindaþrýstingsþrungnar, einkum hjá stofnunum með víðvært gagnakerfi, arfkerfi eða mikla umsetningu starfsmanna. Algengar áskoranir eru m.a.:

  • Data uppgötvun: Persónuleg gögn má dreifa út um marga gagnagrunna, sameiginleg drif, póstreikninga og jafnvel innri spjallpall. Án viðeigandi gagnakorta getur það tekið vikur að finna viðeigandi gögn.
  • Vóleum og flókin: Single DSAR getur falið í sér þúsundir skjala. Yfirheyrsla, rauða og söfnun þessa efnis innan mánaðar er oft afar erfitt.
  • [3] Gögn um hlut: Diaking a einstaklingskn frá gögnum geta óafvitandi birt upplýsingar um aðra persónu (t.d. sameignarfélag sem fær laun eða viðskiptavinakvörtun). Samtökin verða að ákveða hvort eigi að lýsa, fresta eða leita samþykkis.
  • ] Manan effectly unsuted eða óhóflegar beiðnir: ] GTPR leyfir stofnun að hafna eða standa undir sanngjörnu gjaldi fyrir beiðnir sem eru greinilega óupplýstar eða ofar. Hins vegar er byrðin að finna á milli stofnana og barinn er settur hátt. DPC stjórnarinn væntir þess að sýna fram á steypulegar vísbendingar um misnotkun, ekki bara óþægindi.
  • ] Krans- bront beiðnir: Ef gagnaviðfangið er byggt á öðru ESB landi verður stofnunin að fylgja eftir og gæti þurft að samræmast öðrum gagnastýringum eða gagnavinnsluforritum.
  • ]Employee beiðnir: [3] Emloyees getur gert DSAR alltaf, þar á meðal meðan agandi yfirferð stendur yfir eða eftir að hafa hætt í vinnu. Þessar beiðnir eru oft viðkvæmar og tímaháðar, sem krefjast þess að meðhöndlað sé vel til að forðast ágreining við atvinnulög.

Bestu starfsvenjur stofnunarinnar

Til að hafa stjórn á DSAR á árangursríkan hátt og forðast DPC-lögreglu, skulu írsk samtök taka upp eftirfarandi:

Hafðu persónulegt gagnaskrá fyrir þig

Gögnaskrá eða gagnaskrá sem skráir upplýsingar sem persónulega er safnað, þar sem þær eru geymdar, sem hefur aðgang, og hversu lengi hún er geymd er eitt gagnlegasta verkfærið til að svara DSAR. Án þess verður leit að gögnum að eldi-drill. Halda skal skránum áfram upp til þessa dags og endurmeta reglulega.

2.

Forsamið ferlið: Um DSAR eiganda (oft DPO), skilgreina hlutverk og ábyrgð, settu innvortis tímamörk (t.d., svaraðu innan 20 daga til að leyfa biðminni) og bjó til sniðbréf til staðfestingar, auðkennisvottorðs, framlengingar og endanlegrar svara. Þjálfið alla starfsmenn sem gætu fengið DSAR ◯ sér í lagi þjónustu við viðskiptavini og mannauðsteymi Δ þannig að þeir þekkja einn strax og áfram í rétta persónu.

3. Notaðu tæknina til að sjá sjálf (ur) leitir

Rafmagnstæki, gagnatapvarnarkerfi eða sérstakur hugbúnaður til að leita í gegnum kerfi, fá einkagögn og sjálfvirkni. Fyrir samtök með nútíma gagnakerfi eins og PDA, getur verið hægt að gera verkstreymi sem felur í sér gagnagrunn og flytja út viðeigandi gögn með því að nota handvirkt efni. Hinsvegar verður að prófa alla sjálfvirka lausn til að tryggja að þau nái öllum viðkomandi ökrum.

4 Notaðu vandlega fordæmingar

GDPR og gagnavernd 2018 veita takmörkuð undanþágu til að fá aðgang að ◆ til að vernda lagalega atvinnumenn, til að koma í veg fyrir að glæparannsóknir verði fyrir eða þar sem gögnin eru háð lagalegum samningi um trúnaðarmál. Ekki treysta á teppisaðgang; leggja verður sérstaklega mat á hvert tilvik og ástæðuna fyrir því að hafna eða takmarka aðgang verður að þeim og hafa samband við gagnaþáttinn.

5. Samskipti Virkt

Ef DSAR mun taka lengri tíma en mánuð, láta þá gagnaþáttinn vita á fyrsta mánuði og útskýra ástæðuna. Ef sumum gögnum er frestað, þá er það efni sem finnst haldið í lykkjunni mun ólíklegra að auka kvörtun á DPC. Á hinn bóginn er þögn eða skortur á svörun öruggasta leiðin til að mæla með stjórnun.

Fylgstu með og lærðu

Lag DSAR rúmmál, tímamót og beiðnir. Notaðu þessi gögn til að bera kennsl á endurtekin vandamálsvið ◯, til dæmis, ef margar beiðnir tengjast gögnum úr mannauðsdeild, íhugaðu að bæta hvernig gagnasöfnun starfsmannanna er skipulögð. Endurskoðaðu reglulega DSAR-ferlið og uppfærðu það í samræmi við DPC-leiðbeiningar.

Nýlegar þróunar og leiðbeiningar um DPC

DPC-stofnunin hefur gefið út nokkrar ákvarðanir og leiðbeiningar sem móta hvernig DSAR er meðhöndlað á Írlandi.

  • Samþætt um kostnað við gjald [3] gjöld:] DPC hefur gefið til kynna að gjald verði að takmarkast við stjórnsýslukostnað og sé einungis leyfilegt fyrir ófundnar eða óhóflegar beiðnir. Teppislaun fyrir alla DSAR er ekki löglegt.
  • ] Samtökin verða að veita mikilvægar upplýsingar um rökvísina að baki ákvörðuninni, ekki aðeins afrit af gögnunum. Þetta á sérstaklega við um stofnanir sem nota Al eða vélalærdóm.
  • [Fræðni:1] DPC hefur sett upp verulegar sektir á stofnunum sem ekki svöruðu DSAR innan eins mánaðar eða sem veitti ófullnægjandi svörun án viðunandi réttlætingar. Til dæmis var stórt írskt flugfélag sektað [4.000] fyrir að svara ekki nægilega mikið til margra DSAR.
  • Samvirkni við önnur réttindi: DPC hefur skýrt að réttindi aðgangs séu ekki yfirskrifuð aðrar lagalegar skyldur svo sem fagleg leynd eða aðgang að gögnum sem annar einstaklingur hefur beðið um. Samtök verða að hafa jafnvægisréttindi og geta þurft að gera skil eða leita samþykkis þriðja aðila.

Fyrir flestar núverandi leiðbeiningar ættu stofnanir að skoða reglulega opinberu heimasíðu DPC◯s á ] atavernd.ie og vísa til gildandi viðmiðunarreglna um gagnavernd í Evrópu] til hægri. Allur texti GDPR er fáanlegur á [[ EUR-Lex [FLT:]. Auk þess er Írska gagnaverndin í Írskri bók Óstrítsjá. [3]

Hvers vegna er ekki nóg að vera hæfur til að svara?

Fram yfir lagalegu skilyrði, styrkir DSAR traust. Þegar einstaklingur spyr skipulag, hvað þú veist um mig? , og fær fullkomna, skýra og tímabæra svörun, sýnir það að samtökin taka sér alvarlegan frið. Í dag er gagnadrifið í heiminum sem traust er samkeppnishæfur. Fyrir kennara og nemendur, er skilningur á DSAR ekki bara um að þekkja lögin ◆ það að gefa einstaklingum tækifæri til að nota eigin upplýsingar. Með því að leggja fram menningu um að sýna eigi að meta skýrleik og virðingu fyrir persónuupplýsingum, geta írsk samtök byggt upp sterkari tengsl við viðskiptavini, starfsmenn og almenning.