Hvers vegna er mikilvægt að eiga góð tjáskipti við ríki Guðs?

Ríkisstofnanir eru stjórnarstöður opinberrar þjónustu, hafa stjórn á öllu frá viðskiptaleyfum og starfsvottorðum til félagslegra þjónustu, umhverfisleyfa og skattaheldni. Hvort sem þú ert einstaklingur sem leitar aðstoðar, lítill eigandi sem hefur umsjón með stjórnsýslukröfum eða óhagstæð samtök sem sækja um styrki, gæði samskipta þinnar við þessar stofnanir hafa bein áhrif á hraða og árangur af árangri þínum.

Ósjálfráðar samræður verða til dæmis ekki til staðar fyrr en um er að ræða óljósar beiðnir, eða óhóflega ágenga tónvirkni; það getur valdið töfum, afneitun eða misskilningi sem þarf að leysa úr. Á hinn bóginn byggir skýr, fagleg og vel undirbúinn samskiptavettvangur trúverðugleika, straumjöfnunartíma og oft til betri þjónustu frá fulltrúa stofnunarinnar sem fara með hundruð beiðnir daglega. Þessi grein veitir yfirgripsmikla grunnlínutengsl sem koma að góðum notum í tengslum við ríkismiðla, undirbúning, tækni, rásaval og langtímabyggingar.

Að skilja stofnunina &errrquo; ferlar

Áður en þú skrifar, hringir eða heimsækir ríkisstofnun, fjárfestirðu tíma til að skilja hvernig þessi stofnun starfar. Öll fyrirtæki hafa sérstakar aðferðir, tímalínur og skjöl sem stjórna því hvernig þau vinna úr beiðnim sínum. Ef ekki samræmist þessar væntingar er það algengasta orsök ágreinings og seinkunar.

Leiðbeiningar um rannsóknir á vegum stofnunarinnar

Flest ríkisstofnanir gefa út ítarlegar leiðbeiningar á opinberum vefsíðum. Þær fela yfirleitt í sér oft spurningar, fyrirmæli um umsóknir, gátlista og lögfræðileg meðmæli. Eyddu að minnsta kosti 30. grein; 60 mínútum í að endurskoða viðeigandi síður áður en þú hefur samband við þær. Athugaðu tilteknar upplýsingar eins og:

  • Nauðsynleg form og stuðningur við skjöl
  • Skila tímamörkum og vinnslu glugga
  • Valin samskiptaleið fyrir mismunandi beiðnir
  • Fetingar og greiðsluaðferðir
  • Áfrýjun eða endurskoðunaraðferð

Ef stofnunin notar netgátt, kynnir sér hana og þekkir með uppsetningu hennar. Mörg gátt gera þér kleift að fylgjast með stöðu beiðninnar, senda út skjöl og fá bréf — sem dregur úr þörfinni á að fá fleiri símtöl eða tölvupóst.

Skilningur á uppbyggingu og samhengishætti Stofnunarinnar

Ráðningarstofnanir eru stjórnsýslulegar stofnanir með aðgreinda flokka, skrifstofur og skrifstofur. Beiðni sem send er til rangrar deilda getur setið ólesin vikum saman. Hafa í huga að stofnunin er ekki í samræmi við réttarreglur; og er oft fáanleg undir "aldrequo; eða &ldo; Conntact okkur. cirquo; tilgreinðu ákveðna skiptingu eða forrit sem tekur við beiðni þinni.

Á svipaðan hátt gæti umhverfisverndarstofnun til dæmis átt við "aldeho; NPDES" crudquoo; eða "dquao; stromwater stýringaráform. "). Með því að nota rétt tungumál í boðum sem þú hefur fengið í sambandi við upplýsingar og alvarlega, sem hvetur starfsfólk stofnunarinnar til að taka beiðni þína alvarlegri.

Að fylgja kröfum undirgefninnar

Mörg ferli stofnunarinnar stjórnast af lögum, reglum eða stjórnsýslureglum sem ávísað er nákvæmlega hvernig skjölum skuli skilað. Sumar stofnanir þurfa að hafa upprunaleg undirskriftir með bleki, efnisleit eða sérsniðin skráarsnið til að senda rafrænar upplýsingar. Aðrar hafa strangar síðukröfur eða forsníðingar sem tengjast þeim. Yfir því að skoða þessi smáatriði geta orðið til þess að þú hafnir eða snúir aftur án þess að yfirfara.

Ef þú ert ekki viss um hvers konar skilyrði er um að ræða, hringdu eða sendu tölvupóst hjá fyrirtækinu sem fer fram; þá er almenn upplýsingalína áður en framlag er sent. 5 mínútna útskýringarhringing getur sparað vikum eftir bið.

Áhrifarík tjáskipti

Þegar þú hefur skilið stofnunina fer fram í stað þess að reyna að koma boðskap þínum á framfæri með skýrum, faglegum og tilgangi. Eftirfarandi aðferðir eiga við hvort þú sért að senda tölvupóst, skrifa bréf eða tala í eigin persónu.

Tileinkum okkur strax tilgang þinn

Starfsfólk stofnunarinnar hefur mikið af bréfaskriftum. Í fyrstu setningunni eða tveimur er það greinilega tekið fram hver þú ert, hvað þú þarfnast og hvaða tilvísunarnúmer sem er. Til dæmis: “ ég skrifa um forrit #2024-5678 fyrir verktakaleyfi undir Alabama Home Bucder Licensure stjórninni. Ég er að biðja um uppfærslu á endurskoðunarstöðunni og staðfestingu á því að öllum skjölum hafi verið móttekin.&rquno;

Þessi aðferð virðir viðtakandann sem sýnir áhuga; hún dregur úr líkum á að hann miskist. Forðastu langtíma forskrift eða óþarfa bakgrunnsupplýsingar sem styðja ekki beiðni þína beint.

Notaðu orðfæri

Skrifið í stuttar málsgreinar og notaðu kúlupunkta fyrir lista eða flókin fyrirmæli. Virk rödd er almennt skýrari og beinari en óvirk rödd. Í stað &ldeo; umsóknin var lögð fram á mánudegi, sem var fylgt eftir með beiðni um frekari upplýsingar sem stofnunin sendi, cirdivo; skrifið: &ldo; ég lagði umsóknina fram á mánudegi. Stofnunin óskaði síðan eftir frekari upplýsingum.&rquo;

Ef þú þarft að flytja mörg atriði, telja þau eða nota aðskilin málsgrein, þá er auðveldara fyrir lesandann að svara hverjum hlut.

Bæta við öllum upplýsingum sem eiga við

Sýnið fram á nægilegt samhengi fyrir stofnunina til að bregðast við beiðni þinni án þess að spyrja eftirfylgnispurninga.

  • Fullt nafn og upplýsingar um tengiliði
  • Case, forrit eða skráarnúmer
  • Dagsetning fyrri bréfaskrifta, ef við á
  • Tilteknar spurningar eða aðgerðir sem krafist er
  • Viðeigandi tímamörk eða bráðþörf (en forðastu of mikinn þrýsting)

Þessar upplýsingar sýna nákvæmni og dregur úr skiptum.

Sýndu virðingu og þolinmæði

Það er skiljanlegt að fresta eða neita að gefa upp neitun, en það er átakalaust eða óáreiðanlegt mál sem er næstum alltaf til baka. Starfsfólk stofnunarinnar er líklegra til að hjálpa einhverjum sem er kurteis, jafnvel þegar það flytur slæmar fréttir. Notaðu orðasambönd eins og "aldeho; ég myndi meta aðstoð þína við að ræða málið og &ldeo; getur þú útskýrt málið nánar?&rdquoo, í stað þess að krefjast þess að þú gerir það eða ásakanir.

Ef þú færð afneitun eða höfnun skaltu svara með beiðni um að fá nánari skýringu eða kurteislega áfrũjun frekar en að reiðast.

Fylgjast skal með

Tegundir hafa birt svörunartíma sem geta verið 24 klst. til 30 daga eða meira. Ef þú hefur ekki fengið svörun innan tilgreinds tímabils, sendu þá kurteislega eftirfylgnitíma. Með upphafsnúmer eða tilvísunarnúmer og biddu um uppfærslu. Ef eftirfylgni er ásættanlegt, hringdu þá í símann á öðrum tíma en í morgun eða miðjan mánuð) til að draga úr biðtíma.

Halda einfaldan skrá yfir eftirfylgni: dagsetning, aðferð, nafn viðtakanda (ef með er látið) og útkomu. Þessi skrá hjálpar þér að sýna fram á þrautseigju án þess að verða endurteknar.

[1] Krediko; Eitt stærsta vandamál samskipta er sú tálsýn sem það hefur átt sér stað. cirdico; & mdash; George Bernard Shaw. Reiknaðu aldrei að skilaboðin þín hafi verið móttekin og skilin þar til þú hefur fengið staðfestingu.

Samskipti

Ríkisstofnanir bjóða venjulega fram margar samskiptaleiðir og hver hefur ýmsa kosti og galla eftir eðli og hversu áríðandi beiðnir þínar eru.

StatusCategoryName

Símtöl eru bestar fyrir áríðandi mál, einfaldar spurningar eða þegar þörf er á nánari skýringum. Þau leyfa raunverulegum samræðum og tækifæri til að spyrja spurninga eftirfylgni. Hinsvegar geta símtölin falið í sér langar biðtímar og erfitt getur verið að ná til rétta aðilans í fyrstu tilraun. Ef þú skilur eftir símskeyti, tilkynnið nafn þitt, símanúmer, tilvísunarnúmer og hnitmiðaða ástæðu fyrir því að hringja. Tala hægt og skýrt.

Eftir símtal skaltu senda stutt tölvupóst til að telja saman þau lykilatriði sem rædd eru.

Netfang

Tölvupóstur er algengasta rásin fyrir bréfaskriftir sem ekki eru aragrúi. Hann lætur í té skriflega skrá, leyfir þér að setja inn skjöl og gefur viðtakanda tíma til að rannsaka áður en þú svarar. Skrifaðu innihaldsríka efnislínu sem inniheldur tilvísunarnúmer og tilgang, svo sem &ldo;Re: Permitlling 4321 – beiðni um stöðuuppfærslu. irdquo;

Hafðu í huga að sum fyrirtæki hafa sjálfvirka útsendingu á tölvupósti. Ef pósturinn er sendur til almenns innhólfs má senda hann til viðkomandi aðila, en það getur bætt við nokkrum dögum við svartíma. Alltaf þegar mögulegt er, finnðu tölvupóstfangið hjá sérfræðingum eða fulltrúa forritsins sem meðhöndlar málið.

Nettengingar og vefform

Mörg fyrirtæki leggja nú fram örugga gáttir á netinu þar sem þú getur lagt fram umsóknir, sendingarskjöl, laun og lagaþróun. Gáttir draga úr hættunni á að pappírar tapist og veita sjálfvirkar stöðuuppfærslur. Þær eru oft fljótastar að leggja fram venjulegar millifærslur. Hinsvegar geta gáttir haft tæknilegar takmarkanir sem eru bundnar, svo sem skráarstærðar lok eða ósamstæðar kröfur um vafra sem eru gerðar og prófa kerfið vel áður en nokkur frestur rennur út.

Halda skjámyndir eða staðfestanlegum númerum fyrir hverja skilun. Ef kerfið virkar ekki til að staðfesta kvittun, hafðu þá samband við stofnunina beint.

Póstur og líkamleg sala

samt þarf að senda bréf til margra opinberra skjala, einkum þeirra sem krefjast upprunalegra undirskrifta, minnisvarða eða skráðra afrita. Notaðu staðfest póst með móttökunni um gagnrýni. Þetta er sönnun fyrir afhendingu og leitarnúmeri. Til að senda inn afslátt, athugaðu hjá stofnuninni. Tíma og hvort útboð eru gerð. Sumar stofnanir hafa flutt til að mæta í tímatöku til að stjórna flæðinu.

Ef þú ert að senda upp tímaháð skjal, íhugaðu þá að nota nótt eða senda bréf með tilliti til þess. Hafðu afrit af öllu sem þú sendir.

Á Person fundi og heyrn

Hvað varðar flókin mál, áfrýjun eða tilfelli sem krefjast samninga, getur fundur á hverjum degi verið mun áhrifaríkari en skrifleg bréf. Áheyrsla í andlit og andlit geta rætt saman, fengið tafarlausar upplýsingar og skipst á viðræður. Undirbúðu áætlun og komdu með öll viðeigandi skjöl. Klæðaburður og komdu snemma á samkomuna. Sendu þakkarpóst til að taka saman niðurstöðurnar og næstu skref.

Í formlegum réttarhöldum eða stjórnsýslumálum skaltu íhuga að koma með fulltrúa eða lögfræðiráð ef staurarnir eru hátt settir.

Viðbótar ábendingar fyrir mjúkar milliverkanir

Ef engin grundvallaráform eru notuð munu ýmsar hagnýtar venjur bæta heildarreynslu þína hjá ríkisstofnunum.

Halda smáathugauðum færslum

Búa til sérstaka skrá (líkamlega eða stafræna) fyrir hverja tengingu við fyrirtæki. Meðfylgjandi afritum af hverju eyðublaði sem send er, öll bréf send og móttekin, minnispunkta frá símtölum (þar með talið dagsetningum, tíma og heiti þess sem þú talaðir við) og hvaða kvittunartákn eða leitarnúmer sem er. Þetta yfirlit er ómetanlegt ef þú þarft að áfrýja ákvörðun, leiðrétta villu eða sýna mynstur seinkaðra viðbragða.

Skilja tímamörk svörunar

Ríkisstofnun hefur oft löglega samþykkt að bregðast við ákveðnum beiðnum, svo sem opinberum skrám (venjulega 3 ferning; 10 viðskiptadaga samkvæmt opnum heimildum) eða leyfi umsóknir (sem geta verið 30 til 90 dagar). Ef þú veist að þessar tímaáætlanir hjálpa þér að setja upp raunhæfar væntingar og koma auga á hvenær á að fylgja þeim eftir. Ef skrifstofa sem er eldri en lögboðinn tími hennar, þá gætir þú haft ástæður til að hækka.

Sýndu þolinmæði en vertu þrautseigur

Þolinmæði er nauðsynleg í samskiptum við vanþakklátar eða ofþjöppaðar stofnanir. Hins vegar er þrautseigja jafnmikilvæg. Ef þú hefur ekki fengið svörun eftir sanngjarnan tíma, fylgdu þá eftir. Ef eftirfylgni þinni er ekki fylgt, verður þú að hækka þig í umsjá yfirmanns eða nota stofnunina sem ber ábyrgðina; formleg kvörtun eða omudsman ferli. Varanleiki, þegar par er samið með fagmennsku, er virkur.

Notaðu hreint og virðulegt tungumál

Forðastu kruyn, slang eða tilfinningamál. Ekki nota allar lok (sem lesa upp sem öskur) eða óhóflega túbendi. Sönnun les póstinn og stafi fyrir dýpkar og málfræðivillur sem geta grafið undan trúverðugleika þínum. Þegar þú ert í vafa, villu á hlið forms, einkum í fyrstu samskipti.

Þriðji hluti hlutans þegar þörf er á

Ef þú finnur þig oft slá veggi, íhugaðu að leita hjálpar frá þriðja aðila. Þetta gæti verið kjörið opinberara starf í stofnuninni og getur auðveldað samskipti á þann hátt að einstakar borgarar geta ekki. Fyrir alríkismál eða víxlstöður geta auðlindir eins og USA.govircurdo; ríkisstofnunumal information instribution [FLT: 1] hjálpað þér að finna rétta snertingu.

Að sigrast á algengum skoðanaskiptum

Þú gætir lent í erfiðleikum, beðið eftir að geta leyst vandamálin af hendi og fundið leið til að takast á við þau.

Að eiga samskipti við langar biðtíma og óendurteknar símtöl

Langir tímar og óendurtekið talskeyti eru algeng vonbrigði. Til að draga úr þessu skaltu hringja snemma að morgni (rétt þegar stofnunin opnar) eða síðar síðdegis (eftir hádegi). Ef þú nærð talhólfi skaltu skilja eftir skýr skilaboð með upplýsingum og tilvísunarnúmeri þínu. Ekki hringja oft sama dag. Í staðinn skaltu bíða á stofnuninni sem er órekjandi; þar sem sagt er að svaratími, reyndu þá aðra rásarás, svo sem tölvupóst; eða fáðu aftur upp í yfirmann.

Upplýsingar sem stangast á

Stundum gefa mismunandi starfsmenn frá sér ósamræmi í svörum fyrirtækisins. Þegar það gerist skaltu biðja kurteislega um upplýsingar í skriflegu máli og vitna í fyrri leiðbeiningar. Ef átökin halda áfram skaltu biðja yfirmann eða forritastjóra sem getur svarað þeim með vissu. Hafðu skrá yfir bæði ósamræmin.

Að sinna höfnun og höfnun

Afneitun er ekki alltaf endir vegar. Lestu afneitunarbréfið vandlega til að skilja tilteknar ástæður. Margar afneitanir eru vegna þess að þær vantar upplýsingar, röng form eða misheppnast tæknilegum kröfum. Ásetjið sérstaklega hvert atriði í svari ykkar eða áfrũjun. Ef afneitunin er byggð á túlkun á lögum eða reglum, gæti verið nauðsynlegt að leita ráða hjá lögfræði eða skrá formlegar umsýslur.

Samspilsmál eða aðgengi

Ef enska er ekki fyrsta tungumálið þitt eða þú ert með fötlun sem hefur áhrif á samskipti, þá hefur þú réttindi undir alríkislög og ríkislög. Flest opinbera aðila er skylt að veita málfræðiþjónustu og sanngjarna húsnæði undir stjórn Bandaríkjamanna með fötlunarlögin. Biðja um þessa þjónustu fyrirfram.

Að beita tækninni til að koma betri tjáskiptum

Tæknin getur einfaldað og hraðað samskiptum við ríkisstofnanir þegar þær eru notaðar á réttan hátt.

Nota netkerfi til að leita

Mörg fyrirtæki senda leitarleit fyrir forrit, leyfi og leyfi. Bókamerkja gáttina og athuga hana reglulega frekar en að hringja eftir uppfærslum. Ef gáttin sýnir stöðu sem þú skilur ekki skaltu leita að skilgreiningum eða DAQ-kerfinu áður en þú hefur samband við stofnunina.

Setja áminningar og viðvaranir

Notaðu dagatalið þitt eða verkefnaumsjónarforrit til að setja upp áminningar um skilafrest, eftirfylgni og endurnýjunardag. Oft eru til miklar tímamörkanir á vegum stofnunarinnar sem krefjast þess að allt ferlið sé hafið. Einföld áminning getur komið í veg fyrir kostnaðarfullar tafir.

Setja inn dálk (a)

Ef þú hefur milliverkanir við sama fyrirtækið aftur og aftur; t.d. endurtekur á milli skatts og til dæmis á ársreikningsskatts eða endurnýtar árlegt leyfi; leitar að valkostum við sjálfvirkni í gegnum stofnunina sem fer fram í stað þess að leita að upplýsingum í gegnum forritin. Sumar stofnanir bjóða einnig upp áskriftarþjónustu fyrir uppfærslur og stefnubreytingar, sem hjálpar þér að halda áfram að fá upplýsingar án þess að leita handvirkt.

Stofnun langlífra tengsla við tengiliði stofnunarinnar

Ef um er að ræða góð tjáskipti er ekki aðeins eitt að ræða heldur geta góð mannorð hjá starfsfólki stofnunarinnar gert samskipti milli manna betri og hraðari.

Vertu samstarfsfélagi

Þegar starfsfólk biður um frekari upplýsingar skaltu gefa þær strax og alveg. Ef það býður fram leiðbeiningar, þakkar þeim og fylgir þeim með tímanum mun starfsfólk minnast þín sem móttækilegs og auðvelt að vinna með. Þessi mannkostur getur verið ómetanlegur þegar þú þarft á slíkri þjónustu að halda eða hefur óvenjulega beiðni að halda.

Sæktu samkomur og vinnustofur

Ef þú sækir þessar fréttir hjálpar það þér að skilja stofnunina sem heyrir opinbera dóma, vinnustofur og athugasemdatíma til að fá tilteknar reglur eða stórar ákvarðanir.

Búa til nýtt lag

Ef þú hefur haft jákvæða reynslu skaltu láta vita. Ef þú hefur uppbyggilega gagnrýni skaltu bjóða henni með virðingu. Gerðir sem almenningur heyrir frá eru líklegri til að koma í veg fyrir að bætt gildi komi að gagni.

Lagaleg og annasöm athugun

Í vissum ríkissamskiptum er kveðið á um lagaleg réttindi, skyldur og áhættu.

Opinberar skrár og opnar samkomur

Öll 50 ríki hafa opin skjöl sem veita almenningi aðgang að opinberum skjölum, sem þarf að hafa í huga að fyrirtæki geta tekið gjald fyrir leit og fjölhæfingu. [3: 0] Þjóðarfrelsi upplýsingasambands heldur áfram að nota þessa auðlindir til að koma í veg fyrir þessi lög.

Einkalíf og trúnaðarmál

Þegar samskipti við fyrirtæki, ber að hafa í huga persónulegar upplýsingar eða upplýsingar sem þú gefur upp. Tölur um öryggismál, fjárhagsupplýsingar, viðskiptaleyndarmál og varnar heilbrigðisupplýsingar ætti einungis að deila með aðilum þegar þær eru algerlega nauðsynlegar og í gegnum öruggar gangaleiðir. Spurðu stofnunina um gagnavernd ef þú hefur áhyggjur. Sumar stofnanir bjóða upp á öruggar skrár fyrir viðkvæm skjöl.

Lög um takmörk og dauða

Mörg ferli fara fram í ströngum tímamörkum sem lög kveða á um. Ef ekki vantar tímamörk fyrir endurnýjun markaðsleyfisins, skattur eða stjórnsýsluáfjun getur verið undanþeginn. Merktu við öll tímamörk á dagatalinu, sett margar áminningar og reyndu að skila þeim vel fyrir tilsettum tíma. Ef þú sérð fram á töf, hafðu þá samband við stofnunina áður en þú færð frest á því að panta tímamörkin séu leyfð.

Að setja sér persónuleg tjáskipti

Til að gera þessar aðgerðir árangursríkar, bjó til einfalda samskiptareglu sem þú fylgir fyrir allar mikilvægar milliverkanir á hendur ríkisstofnun:

  1. Skoðaðu: farðu á vefinn og berðu kennsl á rétta skiptingu, tengilið og skilorð.
  2. .]Prepar: Safnaðu öllum nauðsynlegum skjölum, skrifaðu skýr skilaboð, og inniheldur öll viðeigandi auðkenni.
  3. ]] [Fúsa:] Nota stofnunina &rcuco; þær sem eru hrifnar af rás. Vista staðfestingu, leitarnúmer og skjámyndir.
  4. Track: Skráðu skilmálana í skránum þínum og settu eftirfylgnidagsetningu byggt á stofnuninni aftur. Birtu svartíma.
  5. Fylgið:[FLT:] Ef engin svörun kemur fram eftir áætlaðum degi, sendið eftirfylgni eftir kurteisi um sömu eða aðra rás.
  6. Escalate ef þörf krefur: Ef eftirfylgninni er hafnað, skal hann fá yfirmann, notaðu stofnunina sem er að kvörtunarferlið, eða hafðu samband við utanaðkomandi auðlind svo sem bomudsman eða kjörinn embættismaður.
  7. Drekktu allt: Halda a alveg stafræna eða líkamlega skrá yfir öll bréfabréf, minnispunkta og kvittanir.

Þessi aðferð útilokar getgátur og tryggir samræmi milli margra stofnana og milliríkja.

Niðurstaða

Með því að koma vel saman við opinberar stofnanir er það færni sem sameinar undirbúning, skýrleika, fagmennsku, þrautseigju og virðingu fyrir kerfisbundnum ferlum. Með því að skilja hvernig stofnanir starfa, velja réttar samskiptaleiðir, nota skýr og hnitmiðað skilaboð og halda ítarlegum gögnum geturðu bætt verulega möguleika þína á því að ná árangri á réttum og réttum árangri.

Munið að starfsfólkið er opinberar þjónar sem vilja í flestum tilfellum hjálpa ykkur að koma fram við þá með kurteisi og veita þeim upplýsingar sem þeir þurfa til að auðvelda starf sitt og reynslan verði betri. Hvort sem þið sóttið um leyfi, biðjið um opinbera skýrslu eða að leysa meðferðarheldni, þá munu meginreglurnar sem hér eru gefnar þjóna ykkur í gegnum öll ríkisstofnun og hvers konar beiðni.

Fyrir frekari lestur um bestu starfshætti í samskiptum stjórnvalda og opinberri stjórn, auðlindir eins og National Association of States Office Informations (NASCIO) og [[FLT:] American Public Preference veita verðmæta innsýn í það hvernig stofnanir skipuleggja starfsemi sína og samskipti.