Boðskapur þinn: Úr innsta hring í aðgerð

Þegar þú sendir tölvupóst, hringir eða skrifar bréf til þín, þá fer bréfið inn í skipulegt ferli sem er hannað til að stjórna samsvörunum. Þegar þú skilur hvernig öll samskiptahringrásin er í raun og veru hjálpar það þér að vita hvers vegna þau eiga að búast við og hvernig á að hafa sem mest áhrif. Þessi leiðarvísir gengur gegnum hvert stig sem þú færð aðgang að þeim tíma sem það getur mótað stefnuna.

Hvernig skrifstofur tengjastName

Sérhver völdum embættisskrifstofum, hvort sem það er í bandarísku fulltrúadeildinni, þinginu eða ríkisstjórninni, sem tekur við hundruðum eða jafnvel þúsundum skilaboða vikulega.

Bréfasvæðin þín í sameignarhólf eða í tilviki sem sýnir fram á að þú sért búsettur í héraðinu eða fylki. Ef þú ert það ekki getur skrifstofan sent skilaboðin til viðeigandi fulltrúa eða gefið kurteislega útskýringu á því. Fyrir staðfesta þætti er bréfið flokkað eftir efni sem inniheldur Belgium, menntun, útlendinga o.s.frv. og merkt með stöðu (viðurstyggð, mótmæli eða hlutlaus).

Þetta ferli gerir skrifstofum kleift að rekja magn almennings til lykilmálefna. Mörg skrifstofur nota tilteknar hugbúnaðarpallur sem eru byggðir á Dectus eða svipaðar 'headless CMS lausnir' til að stjórna innsláttarskrám og bréfaskriftum. Þetta kerfi hjálpa starfsfólki að sjá fljótt hversu margir hafa skrifað um frumvarp og hvað meirihluta finnst.

Til dæmis veitir House af fulltrúa vefsetri leiðbeiningar um samskipti við fjölskyldumeðlim þinn og margar skrifstofur gefa út eigin tengiliði. Vel skipulagð skrifstofu mun skrá allar milliverkanir, þannig að fulltrúinn skilur tilganginn með grasi við sýn.

Fyrstu viðbrögð: Vitnisburður, formbréf og persónulegar viðbætur

Fyrsta svarið sem þú færð er breytilegt. Mörg skrifstofur senda tölvupóst innan eins eða tveggja daga. Þetta er ekki brottvísun; það er staðfest að boðskapur þinn hafi verið skráður. Fyrir vanaleg atriði getur verið að þú fáir bréf sem skýrir opinbera afstöðu aragrúa um efnið. Þó svo að þeim finnist þau ópersónuleg gefa þau til kynna að skoðun þín hafi verið talin.

Nánari fyrirspurnir eru þó einkum þær sem tengjast tilfellastarfi, svo sem vandamál við alríkisstofnanir, starfsmaður mun nota persónuleg svör. Sviðtökusvörun er oft skrifuð af sérfræðingum í þjónustu við fyrirtæki og getur beðið um frekari upplýsingar eða skjöl. Ef boðskapurinn er mjög einstakur eða hækkar um eitthvað annað getur starfsfólkið látið skrá sérsniðin viðbrögð sem koma upp sem koma upp um þig.

Það er mikilvægt að vita að bréf þitt hefur ekki verið hunsað með formabréfi.

Það sem gerist eftir fyrstu viðbrögðin

Hlutverk starfsmanna og fjölgun

Þegar bréfið þitt er skráð getur það verið aukið í lögfræðiaðstoðarmann (LA) sem nær yfir viðkomandi stefnusvæði. LA rannsakar málið, athugar nýlega atkvæði og endurskoðar ræður sem varða boð frá flokksforingjum. Ef að bréf þitt inniheldur sannfærandi persónulega sögu eða staðbundið dæmi getur LA látið það berast fyrir fulltrúann sem vekur athygli.

Á mörgum skrifstofum sér yfirmaður starfsmanns eða löggjafarstjóra vikulega samantekt á bréfaskriftum. Þessar greinar varpa ljósi á þau fimm efstu atriði sem að ofan eru og stuðninginn eða andstaðan sem birtist. Þessar upplýsingar hafa bein áhrif á það hvernig fulltrúinn tekur frá tíma og einbeitir sér. Til dæmis getur bylgja í tölvupósti um fyrirhugaða breytingu á tengslum við ristilinn leitt til umdæmisfundar eða fréttatilkynningar.

Aðgerðir: Rannsóknir, ráðgjafar og löggjafaraðgerðir

Tengiliður þinn getur kveikt á mörgum steypuaðgerðum:

  • Rannsaka: Skrifstofan getur beðið um skýrslu frá rannsóknarþjónustu þingsins (Capdow Research Service (CRS) eða ríkisrekandi rannsóknarskrifstofu. Þeir geta einnig ráðfært sig við advocacy hópa eða háskólasérfræðinga.
  • Innra umræðna: fulltrúinn getur rætt um málið í tengslum við aðila, fundi eða óformlega vinnuhópa. Boðskapurinn verður hluti af grunninum fyrir þessar samræður.
  • Bill configurationship eða coronshorship: [3] Ef hár og viðvarandi constitututueity ýtt fyrir frumvarp, gæti opinberi fulltrúinn kynnt eða samnefnari löggjöf. Einnig, ef margir þættir eru á móti frumvarpi, getur embættismaðurinn ákveðið að kjósa nót eða bjóða upp á bætur.
  • [Fublic outreach:] Samband þitt gæti hvatt til bæjarsal, fréttabréfsgrein eða félagslegs miðlunarstöðu. Opinberir embættismenn leggja oft áherslu á þætti sem sýna fram á afköstum.

Svörin eru mjög breytileg og einföld ábending getur borist innan nokkurra daga. Flókið málverk eins og áritun eða vandamál í tengslum við stjórn Veterans, sem tekur vikur eða mánuði. það þýðir ekki að ekkert sé að gerast; starfsfólk vinnur í gegnum tengiliði og kerfisbundnar ganga.

Hvernig rödd þín getur mótað stefnu og ákvörðun

Máttur sameiningar og skoðanaskipta

Elected yfirvöld treysta á könnun, bæjarsala og bein tengsl við almenningsálitið. Meðal þeirra er beint samband við hlutann einn sá hluti sem er treystastur fyrir viðbrögðum . Hægt er að vísa frá einum staf, en ef margir finna að því að tala við þá getur það breytt stefnusviðinu sem er talið boðlegt.

Sagan gefur til kynna að grasrķtirnar, sem eiga að vernda hina afafordible Care, hafi átt við um milljónir símtala og tölvupósta. Margir þingmenn vísuðu til þess að magnið af þáttunum væri meginástæðan fyrir því að þeir voru mótfallnir uppreisninni. Í ríkisrekstrar hefur svipaður þrýstingur drepið eða breyttur reikningur sem tengist netöryggi, vopnastjórn og umhverfisreglum.

Þegar embættismenn heyra aðeins frá raddminni taka þeir kannski undir hið breiðari samhljóði sem er í samræmi við það, og þess vegna er jafnvel stutt tölvupóstur sem segir ◆I styður þetta frumvarp eða ◯I gegn því að samlaga sig að málum.

Deilur að ákvörðunarstigi á nefndinni og hæðarstigunum

Bills er ekki löglaus. Þeir ganga í gegnum nefndir þar sem meðlimir merkja tungumálið. Í því ferli getur starfsfólk haft með sér grunnpóst til að mótmæla eða mótmæla ákveðnum ráðstöfunum. Fulltrúi gæti sagt, ◯ Skrifstofa mín hefur fengið 500 bréf í vikunni um starfsyfirskrift hjúkrunarheimilisins og 90% þeirra geta andmælt núverandi tungumáli. Það getur breytt því hvernig nefndin kýs.

Á gólfinu flytja meðlimir oft ræður sem vísa til útvalda. Þessir Δdue samstarfsmenn og málflutningar eru hluti af opinberu meti og geta haft áhrif á óákveðna meðlimi. Ef þú hefur átt þátt í sannfærandi persónulegri sögu er hugsanlegt að vitnað sé í hana í þingskrá .

Lang - og áhrif: Að byggja upp sambönd og ábyrgð

Endurtekið, hugulsamt samband byggir upp samband við skrifstofuna. Þegar starfsfólk viðurkennir nafn þitt af mörgum vel meintum samskiptum gæti það orðið til þess að það hafi forgang yfir framtíðarskilaboð þín. Þetta á sérstaklega við um leiðtoga á staðnum, borgarstjóra, skólastjórnir, fjárhaldsmenn sem hafa minni samlögun og beinar milliverkanir.

Ef um er að ræða að hunsa atriðin getur það leitt til þess að menn tapi í almennum kosningum.

Fyrirtæki eins og USA.gov framleiða verkfæri til að finna embættismenn og skilja löggjafarferlið. Að kynna sér þessa auðlind eykur virkni úreldunartækisins.

Herkænskumenn til að eiga árangursrík tjáskipti sem skila árangri

Þekktu heyrn þína: Alríkisstjórn gegn ríki gegn heimasvæði

Umsóknarmenn innanríkisstjórnarinnar taka ákvarðanir um rekstur, rekstur og almenningsgarða.

Skoðaðu vefsetur nefndarinnar til að sjá verkefni nefndarinnar og nýleg atkvæði. Þú getur bent á ákveðin reikningsnúmer (t.d. H.R. 1234 eða S. 567) eða landslög. Þetta sýnir að þú hefur unnið heimavinnuna þína og gerir skilaboðin þín trúverðugri.

Bréfið þitt til að hafa hámarksáhrif

Fylgdu þessum leiðbeiningum til að tryggja að snertingin sé ekki í lagi og sé tekin alvarlega:

  • Vertu tær og hnitmiðaður: Opnaðu með þínum tilgangi. Dæmi: ◯I skrifa til að hvetja þig til að kjósa YES á House Bill 2001 til að bæta víðtækan aðgang á dreifbýlissvæðum.
  • . Dæmi um ákveðna notkun: Deila því hvernig málið hefur áhrif á líf þitt, fyrirtækið þitt eða samfélagið þitt. Persónulegt atvik gerir málið raunverulegt fyrir starfsfólk og fulltrúa. ◯ Lítið fyrirtæki mitt getur ekki fengið áreiðanlegt net, sem kostar mig 5000 dollara á mánuði í tapi sölu.
  • Fylgdu eftir: [1] Ef þú færð bréf sem ekki nærð til þín skaltu senda kurteislega eftirfylgni og biðja um nánari skýringu. Stundum kemur annað bréf í veg fyrir endurstilltri svörun.
  • Vertu kurteis og fagmannlegur: [1] Forðastu hótanir, nafn - eða ágengt tungumál. Reiðiboð eru oft sett fram sem rusl eða skeyti. Virðingartónur býður upp á uppbyggilegar samræður og eykur líkurnar á því að viðhorf þitt sé skoðað.
  • [[FLT: 0] innihalda vistfangið þitt:[FLT:] Staðfesta staðsetningu með því að hafa fullt heimilisfang á götunni. Mörg skrifstofur munu ekki vinna úr bréfum án þess.

Veldu rétta samskiptarásina

Ekki eru allar rásir jafnar:

  • Netfang: Fast og reyfileg. Flest skrifstofur kjósa frekar vefform eða beinan tölvupóst. Notaðu eyðublaðið á opinberar .gov vefsíðu ef það er hægt.
  • Phone: [1] Gott fyrir brýnar spurningar eða þegar þú vilt tala beint til starfsfólks. Vertu viðbúinn að skilja eftir stutt talhólf með nafni þínu, heimilisfangi og fyrirspurn.
  • póstur: [1] Hægari en les oft oftar vegna þess sem á hlut að máli. Notið ítarlega í ítarleg málfræðiskjöl.
  • Í heimsóknum [Frett:1] Mesta aðferðin. Skipuleggðu tíma með umdæmisskrifstofunni eða farðu í bæjarsal. Andlitssíðar viðræður sem byggja rappport og leyfðu þér að ræða málið betur.
  • ] Siðfræðileg miðill: Á meðan það er opinbert, er það ekki eins áhrifaríkt við ítarleg atriði. Notið það aðallega til að vekja meðvitund, fylgið síðan eftir með opinberum rásum.

Til að fá frekari ráðleggingar um áhrifaríka advocacy, Common Orhow skipulagið veitir leiðbeiningar um hvernig eigi að láta rödd þína heyrast í ríkisstjórninni.

Hvað um málaferli og vandamál tengd yfirvöldum

Eitt mikilvægasta starf valins embættisskrifstofu er að hjálpa þáttakendum í að rata milli alríkismála, ríkis eða opinberrar skriffinnsku. Þetta er kallað málgerð. Ef þú átt í vandræðum með að hafa samband við félagsöryggiskröfur, vegabréfs töf, vegabréfsáritun eða uppgjafa um að fá að sækja um vegabréf, getur það opnað dyr ef þú hefur samband við fulltrúa þinn, sem er fulltrúi þinn, skrifstofan þinn, er opin.

Atburðamenn á skrifstofum hafa fengið þjálfun til að hafa samband við viðkomandi stofnun fyrir þína hönd og hafa helgaða tengiliði við ríkisstjórn félagsmálaráðuneytisins, eftirlitsaðila og margar aðrar stofnanir. þitt mál fær sérstakan rannsóknarfána sem auðveldar oft upplausn.

Til að nota þessa þjónustu á áhrifaríkan hátt:

  • Safnaðu saman öllum viðeigandi skjölum (númerum, dagsetningum, bréfum).
  • Ljúktu út einkaleyfaformi (oft tiltækt á vefsetrinu).
  • Það getur tekið vikur að vera þolinmóður, en velgengnin er há.

Sameiginlegur misskilningur við að hafa samband við yfirvöld

◆ Mín einu skilaboð skipta ekki máli.

Rangt, hver bréf er talin. Tölurnar eru í samsöfnuðum og talan er oft notuð til að auka við stöðu.

◆ Ég er ekki með titil.

Starfsfólk er þjálfað í að sýna hverjum efnisþátt virðingu og veit að grasrķtar raddir, sem eru ekki andófsmenn, eru grunnurinn að lýðræðislegri ábyrgð.

◆ Ef ég fæ ekki persónulegt svar, þá lásu þeir það ekki.

Formstafir eru merki um að bréfið þitt hafi verið stimplað og flokkað. Margar skrifstofur nota þá til að vista auðlindir meðan þær eru enn að leita að skoðunum. Bréfið þitt hefur verið lesið, jafnvel þótt svarið sé sniðið.

◆ Að halda til embættismanns er tímasóun.

Þvert á móti er það að hreyfingar bera árangur að verja borgararéttindi, vernda umhverfið og vera jafnréttilegur í hjónabandi, og allt treysti á að venjulegt fólk hafi oft samband við fulltrúa sína.

Hvernig tæknin breytir tilfinningasamskiptum

Nútíma skrifstofur nota háþróaða samskiptastjórnun (CRM) vettvanga sem eru oft byggðir á tækjum eins og Dicreccus ] ar] til að meðhöndla bréfaskriftir á kvarða. Þessi kerfi skilgreina oft sjálfvirkni, tíma á lögum og búa til skýrslur. Fyrir innihaldsefni er líklegt að bréfið sé unnið hraðar og í samræmi við það sem það hefði verið fyrir áratug.

Í umdeildum atkvæðakosningum getur fulltrúi athugað umsóknarhæfni sína til að kanna hvar þættir þeirra standa. Þessi tækni magnar afl sameignaraðgerða.

Hins vegar er manneskið ennþá lykillinn. Ákafur, vel skrifaður póstur frá raunverulegri manneskju endurskilgreinir enn meira en bréf frá fjöldaherferð. Ekki er hægt að setja upp upplýsingar og dæmi úr algrímum.

Til að fá nánari upplýsingar um hvernig skrifstofur gera samskiptakerfi sín upp á nýtt, getur þú lesið um starf þeirra á Dioreccus , palli sem fjöldi opinberra samtakageira notar til að stjórna efni og gögnum.

Lokahugleiðingar: Rödd þín er verkfæri fyrir lýðræði

Að skilja innri ferlið, greiningu starfsmanna, samsöfnun gagna og áhrif á stefnu er ekki aðeins táknræn bending. Þetta er bein, hagnýtt handtak yfir áhrifasvið. Hvort sem þú skrifar um viðgerð á götum úti eða þjóðaröryggisreikning, þá bæta öll tengsl við það álit almennings að mótast af því.

Ef þú tekur þátt í þessu starfi skaltu ekki hika við að ná til alls sem þú vilt heldur halda. Fulltrúinn þinn vinnur hjá þér og þeir þurfa að heyra frá þér til að sinna starfi sínu vel. Næst þegar þú hefur áhyggjur, skrifaðu þetta tölvupóst, láttu það vita eða skipuleggja heimsóknina.