Að hafa samband við ríkisstofnun finnst oft eins og að senda bréf inn í skriffinnskulegt tómarúm, en það er í raun byggingarlegt, fyrirsjáanlegt og stjórnað af skýrum starfsháttum. Hvort sem þú þarft endurnýtanlegt leyfi, kvörtun, leyfi sem sótt er um fyrir eða opinber skjöl, er skilningur á lífferli rannsóknarinnar hjálpar þér að rata með trúartrausti. Þessi leið er til að fara yfir hvert stig sem þú lendir á, frá því að "senda" til lokaupplausnar, sem er sótt um, hversu lengi þú getur tekið og hvað þú getur gert til að hraða ferlinu.

Fyrstu tengiliðir og vitneskju

Fyrsta skrefið þitt er að ná til um nokkrar rásir: síma, tölvupóst, netgátt, pósthólf eða heimsókn í pósti. Hver aðferð ræsir annað greiningarkerfi. Flest fyrirtæki nota nú sjálfvirk kerfi til að staðfesta kvittun þegar í stað. Þegar þú leggur inn netform, sérðu venjulega staðfestingarskjá með tilvísunarnúmeri. Póstir búa oft til sjálfvirkar færslur innan nokkurra mínútna þar sem þau lýsa því að skilaboðin þín hafi verið móttekin og verða endurskoðuð. Símtöl geta vísað þér í gegnum gagnvirkt raddkort sem greinir fyrirspurn þína áður en þú tengist lifandi umboði.

Þessi viðurkenning er ekki bara með góðfúslegu leyfi frá ríkisstofnunum , flest ríkin krefjast þess að allir tengiliðir séu skráðir innan eins fyrirtækisdags. Ef þú færð enga viðurkenningu innan tveggja daga, fylgdu þá leiðbeiningum um að staðfesta skilaboðin þín hafi verið móttekin. Vantar samþykki gæti þýtt heimilisfang, ruslasíu eða ófullnægjandi formsumsókn.

Það sem þú ættir að hafa í huga

Viðeigandi viðurkenning ætti að innihalda:

  • Kassanúmer eða miði til að rekja
  • Áætlaður svörunartíma eða tímamörk
  • Heiti eða deild útnefnds handtaks (ef þekkt)
  • Leiðbeiningar um hvernig bæta á við frekari upplýsingum

Ef eitthvað af þessu vantar getur þú oft flett upp á vefsetrinu í "Hafðu samband við okkur" eða "Hjálpamiðstöð." Sum ríki eins og Kaliforníu og Texas, veita slipboard þar sem þú getur skoðað stöðu rannsóknar þinnar með því að nota mál númer þitt. Samvinnustigið stendur yfirleitt yfir í einn til þrjá daga, þó að hátt hlutfall lyfja sem eru í heilbrigðisþjónustum (eins og atvinnuleysistryggingar) geti tekið lengri tíma á hátindi.

Að vera tilnefndur og leiddur í gegnum prófraunir

Þegar fyrirspurnin er skráð fer hún í verkefnið. Eyðni notar þrívíddarkerfi til að beina beiðni þinni til rétta aðila eða teymis. Einföld beiðni er notuð sem breyting á heimilisfangi eða eyðublaði, og getur verið að fulltrúi þjónustunnar sé sjálfkrafa að meðhöndla hana. Flókin mál eins og véfengt leyfi til að fá úrskurð eða laun starfsmanna eru send til sérfræðings eða rannsóknarmanns með viðeigandi sérfræðiþekkingu.

Forgangur og vinnuálag

Ekki eru allar fyrirspurnir meðhöndlaðar jafnhliða. Gerð er krafa um að samskipti séu í biðstöðu með því að flokka tengsl við bráðar og náttúruna.

Verkefnisskrefið felur einnig í sér staðfestingu á því hver þú ert og hvort þú sért að fara fram á að þú sért í opnum skrám samkvæmt opinberum lögum, getur stofnunin beðið um auðkenni til að staðfesta að þú sért ríkisborgari eða búsettur. Til að koma í veg fyrir það munu þeir ganga úr skugga um að upplýsingarnar þínar gegn gagnagrunnum séu sendar. Þessi staðfestingu getur bætt einum til fimm vinnudögum við tímalínu, háð starfsflæði stofnunarinnar og nákvæmni þeirra gagna sem þú hefur gefið upp.

Númer og skýrslugjöf um samskipti

Allar upplýsingar sem sendar eru inn í tilfellastjórnunarkerfi. Þetta kerfi fylgir öllum milliverkunum: símtöl, tölvupósti, minnismiðum og skjölum. Ef þú hringir til að fylgja eftir, þá tekur hann málnúmer þitt upp og getur séð alla söguna. Þess vegna er mikilvægt að vísa alltaf í tölu þína í síðari fjarskiptum. Margir stofnanir leyfa þér nú að setja skjöl beint á þitt mál með öruggu gátt.

Á tímabilinu er hægt að fá aðra tilkynningu sem felur í sér nafn handtaks þíns og beina aðferð til að hafa samband við fyrirtækið. Ef þú færð þetta ekki innan viku er skynsamlegt að hringja í aðallínu stofnunarinnar og biðja um stöðu tilfellanúmers þíns. [1] Þjóðarráðstefna ríkis Legislaur (Nerfis LSL) sýnir að það dregur úr almenningsánægjunni.

Upprifjun og rannsókn

Ef þú vilt að um sé að ræða nákvæmar beiðnir, getur það þýtt að þú takir við hefðbundinni svörun frá þekkingargrunni. Til að ræða umkvörð eða deilur þarf að safna saman staðreyndum, fara yfir skjöl og hugsanlega hafa samband við aðra aðila.

Upplýsingar safnast saman

Ef stofnunin þarf frekari upplýsingar munu þau ná til þín. Þetta er algeng ástæða fyrir töfum. Beiðni um frekari skjöl, skýring á aðstæðum þínum eða dagsetningar geta stöðvað klukkuna. Svaraðu strax og alveg til að halda áfram að færa málið. Sumar stofnanir setja tímamörk 30 daga til að þú fáir upplýsingar sem vantar; ef þú missir af þeim er hugsanlegt að þú hafir lokað fyrirspurninni og þurfir að byrja upp á nýtt.

Um flóknar rannsóknir, svo sem kvörtun gegn lögboðnum atvinnumanni, getur stofnunin framkvæmt bakgrunnsathugun, vitni eða stefnuskrár. Þessar aðgerðir stjórnast af stjórnsýslu- og starfsháttarkröfum. Á þessu stigi er ekki víst að þú fáir tíðar uppfærslur en þú hefur rétt til að spyrja um stöðuna á skynsamlegum tíma. Leiðbeiningar um fyrirtæki í opinberum skrám (sem eru jafngildar því) gefa til kynna að stofnanir þurfi að svara í sömu stöðunni á réttum tíma.

Lagaleg og þverúðarfull sjónarmið

Ríkisstofnanir starfa undir ströngum lögum. Til dæmis ef þú biður um opinbera skýrslu verður stofnunin að ákveða hvort hún falli undir undanþágu (afrý, öryggisrannsókn í gangi). Þau kunna að endurgera hluta áður en henni er sleppt. Ef þú hvetur til afneitunar á ávinningi, verður endurskoðunin að fylgja stjórnsýslulegum stjórnarskilyrðum. Þessar hömlur hvetja til að bæta við tíma en vernda jafnframt réttindi þín. Þeir sem skilja viðeigandi lög og lög sem eiga við um að halda í ' Open Records' eða Adociatic Act Can þú getur hjálpað þér að koma í veg fyrir óþarfa rauðar kað.

Til að koma að gagni og ganga úr skugga um að það sé hægt að gera margar innri deildir: lagalegar, stefnur, gagnastjórnun og grunnáætlunarskrifstofur. Hver verður að undirrita. Einföld endurnýjun getur tekið mánuði en flókið ákvörðun um elidķm getur tekið mánuði. Lykillinn er að vera sjúklingur en að veita forvirkni á tveggja til þriggja vikna fresti ef þú hefur ekki fengið afgerandi svar.

Svörun og upplausn

Að loknu mati skilar stofnunin svari sínu. Þetta getur tekið margar myndir: upplýsingapakka, dómsbréf, afneitun með leiðbeiningum um áfrũjun, vísa til annarrar stofnunar eða beiðni um frekari aðgerðir frá þér. Viðbrögðin ættu að staðfesta niðurstöðuna, hvað sem þarf að gera og næstu skref ef þú ert ósammála.

Tegund svörunar

  • Innformsmeðferð : Þú færð umbeðin skjöl, tengingu við auðlind, eða nákvæmt svar við spurningunni. Þetta er fljótasta upplausnin.
  • Ducsion eða current : Fyrir forrit eða staðhæfingar færð þú samþykki, neitun eða hlutastyrk. Bréfið felur í sér rökvísi og, ef hafnað, áfrýjunarrétt og skilafrest.
  • Referral : Umfang þitt er betra af annarri stofnun eða stjórnarstig. Stofnunin ætti að veita réttar upplýsingar um samskipti og, helst, áfram leit þinni.
  • Útvíkkun : Ef málið er of flókið fyrir þann sem á að byrja, getur það verið aukið í stjórnanda eða sérhæfða einingu. Þú ættir að vita af aukningunni og gefa þér tíma sem búist er við.

Viðbrögðin eru mjög breytileg. Samkvæmt skýrslum stjórnvalda er venjan að spyrja um 5Δ10 viðskiptadaga, en í samningi getur tekið 30 neinn 30 neinn dag. Samkvæmt skýrslum frá ármálaútgáfum stjórnvalda, þá munum við svara opinberum fyrirspurnum innan 10 daga, "ólögleg trygging er tekin innan 45 daga." Ef stofnunin fer fram úr tímamörkum sínum, þá hefur þú tilefni til að þrefa eða leggja fram kvörtun með umsjónarlíkama.

Hvað á að gera ef viðbrögðin eru ófullnægjandi?

Ekki allar hlutföllin merkja að ferlinu sé lokið. Ef þú ert ekki sáttur við útkomuna þá hefur þú vanalega rétt til að áfrýja eða endurskoða. Svarbréfið verður að upplýsa þig um þennan rétt og tímamörkin eru 30 dagar frá kvittuninni. Þú getur beðið um stjórnsýslulega áheyrn. [FLT: 0,0]USA. Til að fá opinbera beiðni um að þú hafir fengið skýrslu um að hafa samband við ríkissakendur eða tilnefndar skrár um að afneitun. Til að koma í veg fyrir framkvæmdatöku getur þú beðið um stjórnsýslulega áheyrnarnefnda. [FLT: 0,20]USA.g page [FLT: 1] getur hjálpað þér að finna rétta niðurstöðu fyrir framkvæmd dómstóla ef aðgerðir eru útkeyr.

Eftirfylgni og endurgjöf

Eftir að lausn hefur verið samþykkt hafa margar stofnanir fylgt eftir til að tryggja að deilumálið hafi verið leyst og til að ná til um afturbata. Þetta getur verið símtal, skoðanakönnun eða póstkort. Að taka þátt í viðbrögðum hefur í sjálfsráðum en hjálpar að koma að gagni við að miðlun fyrirtækja, endurbætt starfsferli þeirra og þjálfa starfsfólk. Sum ríki sem mæla styrk og framleiðendamat á kjörum viðskiptavina.

Hvers vegna þú ættir að sjá fyrir þér

  • Það hjálpar öðrum borgurum með því að bæta upplýsingar og þjónustu.
  • Það skapar skrá um reynslu þína ef þú þarft að auka skammtinn síðar.
  • Jákvæð viðbrögð geta umbunað góðum starfsmönnum. Neikvæð viðbrögð geta stuðlað að leiðréttingu.

Jafnvel þótt engin formleg könnun sé send getur þú alltaf veitt upplýsingar um starfshætti. Þetta er öflugt verkfæri ef þú hefur orðið fyrir töfum, dónaskap eða villum. [[1] Omboutsman Association [3. L. FLT:] veitir þér úrræði til að leggja fram beiðni á áhrifaríkan hátt.

Algengar tálgryfjur og hvernig á að forðast þær

Jafnvel þótt fólk lendi oft í ýmsum vandamálum er það algengasta og hvernig eigi að fara að því.

Upplýsingar sem eru ónákvæmar eða ónákvæmar

Athugaðu öll eyðublöð og styðjandi skjöl fyrir skil. Ef undirskrift vantar, hefur gleymst eða ef númerið er rangt getur það stöðvað fyrirspurnina. Ef þú gerir þér grein fyrir villu eftir að hafa sent inn, hafðu strax samband við stofnunina með númerinu þínu og leiðréttu upplýsingar. Sumar stofnanir leyfa að endurskrifa með gáttinni.

Að halda skrár

Vista allar staðfestingarnúmer, tölvupóst og bréf. Búa til möppu fyrir þig. Þegar þú hringir, athugaðu dagsetningu, tíma, nafn fulltrúa og hvað var rætt um. Þessi pappírsslóð er nauðsynleg ef þú þarft að auka eða áfrýja. Án hennar getur stofnunin meðhöndlað eftirfylgni þína sem nýja rannsókn frekar en áframhald.

Hringir of algengt

Þótt þrautseigja sé góð getur það í raun hægt á hverjum degi. Í hvert sinn sem þú hringir krefst það þess að fulltrúinn dragi mál þitt í efa, endurskoða minnispunkta og endurtaki upplýsingar. Þess í stað skaltu bíða á tilsettum tíma stofnunarinnar áður en þú hringir. Láttu þá fá númer þitt tilbúið og spyrja markvissra spurninga: "Hefur málinu verið úthlutað til sérfræðings? Er þörf á frekari upplýsingum?" Þetta sýnir að þú sért skipulagður og virðir tíma umboðsmannsins.

Það sem gerist þegar þú svarar ekki

Ef stofnunin svarar ekki til þeirra tímamarka sem hún hefur sett fram, þá hefur þú fyrst, skal hafa samband við yfirmann deildarinnar sem meðhöndlar þig. Ef það virkar ekki, hafðu samband við yfirmann stofnunarinnar (fyrir skrár) eða opinbera upplýsingastjóra. Mörg ríki hafa tiltekið "stjórnarmiðstöð" ferli. Ef allt annað bregst skaltu leggja fram kvörtun með stjórnsýsluskrifstofunni, svo sem skrifstofu opinberrar stjórnar eða opinberrar þjónustustjóraþjónustu. Í öfgafullum tilfellum getur þú þurft að leita lögráða, einkum ef rétt þinn til að vinna gegn skilmálum eða opinberum aðgangi.

Að skilja bakatriði stofnunarinnar

Á þessum tímum eru viðbrögðin oft í algleymingi (t.d. skattatímabil, endurhæfing í umsóknarlöndunum, neyðaraðstoð). Á þessum tíma geta viðbrögðin tvöfaldast eða þrefaldast. Þessi faraldur hefur kennt mörgum stofnunum að setja niður vinnuáætlun á vefsetrum sínum. Áður en beiðni er send um starf, athugaðu hvort stofnunin finni fyrir bakannálum. Ef svo er, þá getur þú valið að bíða eða nota aðra aðferð sem "- fjöldi stofnana býður upp á að vinna í gegn greiðslu (t.d. 24 klukkustunda skjalavottorð um aukalegar ákærur). Þú verður að láta þau boðin ganga jafnt og alla.

Lögfræðileg rammagerð og réttindi þín

Samskipti þín við ríkisstofnanir stjórnast af stjórnarlögum sem tryggja sanngirni, gegnsæi og ábyrgð. Lykilréttindi eru meðal annars:

  • Réttur að tímabærri svörun : Flest ríki setja hámarks svörunartíma eftir lögum eða reglum.
  • rétturinn til að áfrýja : Ef þér er neitað um ávinning, réttindi eða þjónustu verður þú að fá upplýsingar um áfrũjunaraðferð.
  • Rétturinn á skrám : Notað lög í opnum lögum á landsvísu til að skoða og afrita opinber skjöl, með takmörkuðum undantekningum.
  • Réttur til að vera laus við mismunun : Eyðni getur ekki mismunað miðað við kynþátt, kyn, fötlun eða aðra vernduðu eiginleika.

Ef þú telur að einhver þessara réttinda hafi verið brotið, hafðu samband við yfirmann ríkisvaldsins, borgaraleg réttindi, eða advocacy skipulag eins og American Dician Dirc Liberties Union (ACLU) til leiðsagnar. Að þekkja réttindi þín gefur þér leyfi til að halda þjónustu þinni ábyrgum.

Lokahugmyndir

Með því að hafa samband við ríkisstofnun þarf ekki að vera í getgátum. Öll skref frá því að viðurkenna endanlega lausn sem er hönnuð til að vinna úr beiðni þinni eru sterkustu verkfærin þín. Ef þessi leiðarvísir hjálpaði þér, íhugaðu þá að hafa samband við ríkisskrifstofuna þína og deila þeim með öðrum sem gætu notið góðs af því. Og gleymdu ekki að veita viðbrögðin við keyrslunni sem þú hefur fengið.