Mentre la prospettiva di negoziare sotto l'ombra di un'agenzia governativa o di un organo regolamentare può sentirsi scoraggiante, una strategia ben pianificata permette alle parti di risolvere le controversie più velocemente, ridurre le spese di contenzioso e preservare le relazioni di lavoro. Il successo dipende meno dalla contrattazione aggressiva e più dalla comprensione delle dinamiche uniche del diritto amministrativo, la preparazione approfondita e una volontà di negoziare efficacemente sono l'aiuto di fondo per le soluzioni creative.

Comprendere il contesto uditivo amministrativo

L’amministrazione di amministrazione differisce significativamente da contenzioso civile.[Sostegno amministrativo] spesso un giudice di legge (ALJ) o un agente di udito – può avere conoscenza specializzata della materia soggetto e non è vincolato da regole formali di prova. Le agenzie stesse hanno frequentemente programmi di regolamento, con avvocati del personale o mediatori dedicati a facilitare la risoluzione. Prima di entrare in qualsiasi negoziazione, familiarizzare con le procedure dell’agenzia specifica, comprese le sue soglie di regolamento e qualsiasi requisito obbligatorio di mediazione.

Inoltre, prendere in considerazione le pressioni politiche o politiche che si trovano di fronte all'agenzia. Un'agenzia sotto una nuova amministrazione o controllo pubblico può essere più o meno disposta a stabilirsi. Allo stesso modo, alcune agenzie hanno i caps statutari sugli importi di regolamento o richiedono il segnale-off da funzionari di livello superiore.

Ricerca gli Incentivi del partito di opposizione

Le agenzie governative mirano a proteggere le risorse pubbliche e a mantenere la coerenza normativa. I loro negoziatori possono dare priorità a un chiaro precedente rispetto alle concessioni monetarie. Un accordo che stabilisce un record amministrativo problematico potrebbe essere inaccettabile, anche se l'agenzia è disposta a compromettere gli importi del dollaro.

La preparazione è la chiave

Iniziamo con l'assemblaggio di un record completo: tutte le corrispondenza, i rapporti, le comunicazioni, le citazioni legali e le eventuali offerte di regolamento. Verificare gli statuti, le normative e i manuali di politica dell'agenzia per identificare i punti di forza e le debolezze di entrambe le parti. Se il caso riguarda questioni tecniche (ad esempio, la conformità ambientale, l'ammissibilità medica o le sanzioni finanziarie), consultare esperti di contropartimentali per anticipare.

Sviluppare un chiaro BATNA] (Migliore alternativa ad un accordo negoziato) e ZOPA (Zone del possibile accordo). Il vostro BATNA è ciò che accade se si cammina via, come un'udienza completa seguita da una decisione formale. Sapendo che il risultato aiuta a decidere il più basso accordo si dovrebbe accettare

In seguito, preparare un legante di prova organizzato con schede per documenti chiave. Ciò può includere rapporti esperti, dichiarazioni di testimoni o calcoli che mostrano danni o costi di conformità. Essere in grado di fare riferimento rapidamente un documento rafforza la vostra posizione e dimostra che siete pronti a conteggiare se non è raggiunto alcun accordo. Parimenti importante: elencare i vostri propri non negoziabili. Per esempio, non si può mai accettare di un ammissione di ingannevole che potrebbe innescare azioni legali collaterali, o penalità anticipate.

Costruisci un'atmosfera collaborativa

La natura avversaria delle udienze può facilmente riversarsi nelle discussioni di regolamento, ma i negoziatori più efficaci spostano attivamente il tono verso la collaborazione. Iniziate riconoscendo la prospettiva dell’altro lato, anche se non siete d’accordo.

Parafrasando ciò che l’altro partito dice per confermare la comprensione: “Se vi sento bene, la vostra preoccupazione principale è garantire che le misure di conformità future siano in atto, non solo recuperando la pena.” Questa tecnica, consigliata da esperti di negoziazione come il programma sulla negoziazione alla Harvard Law School[]], costruisce la fiducia e spesso rivela la flessibilità nascosta.

Considerate di proporre un programma comune o una “sessione di brainstorming” separata da trattative formali, che consente a entrambe le parti di esplorare le opzioni senza impegnarsi in nessuna posizione, anche se non emerge un accordo immediatamente, il tono collaborativo può produrre un risultato migliore in seguito.

Identificare gli obiettivi comuni

Nonostante le posizioni opposte, le parti nelle udienze amministrative spesso condividono obiettivi sovrapposti. Entrambe le parti in genere vogliono evitare il tempo, le spese e l’incertezza di un’udienza completa. Entrambi possono preferire una risoluzione che non definisce un ampio precedente. Se la controversia coinvolge un’entità regolamentata, l’agenzia può essere altrettanto interessata a garantire la conformità futura in quanto è nel punire le violazioni passate.

Per scoprire gli obiettivi comuni, porre domande aperte: “Quali risultati renderebbero questo un successo dalla vostra prospettiva?” o “Quali rischi vi impediscono di impostare?” Ascoltare temi come velocità, riservatezza, chiarezza o conservazione delle risorse. I vantaggi reciproci di Emphasize approccio alla velocità. Per esempio, “Se accettiamo di implementare un programma di formazione di conformità entro il 30 giugno, si ottiene un miglioramento documentato e la velocità.

Utilizzare flessibilità e creatività

Le posizioni rigide sono il nemico dell’insediamento. Il chip di contrattazione più prezioso che si può avere è la capacità di proporre alternative che l’altra parte non ha considerato. In contesti amministrativi, la gamma di termini di regolamento possibili è spesso più ampia che in tribunale.

  • Piani di pagamento o programmi di installazione[[] quando una penalità di lump-sum non è funzionante.
  • Impegni basati sulla performità[] (ad esempio, audit di terze parti, rapporti trimestrali o cambiamenti di personale) invece di un rilievo puramente monetario.
  • Ricevimenti di carattere tradizionale[] dove l'udienza viene annullata una volta che si incontrano alcune pietre miliari.
  • Risultati di fatto[ che limitano l'ambito di applicazione dell'udito se il regolamento fallisce.
  • Clausole di riservatezza[[]] che proteggono le informazioni sensibili alle imprese dalle richieste di record pubblici.
  • Rischio o modifica dell'azione dell'agenzia contestata[] in cambio del ritiro della richiesta di udienza.

Evita di presentare la tua prima idea come offerta finale. Invece, inquadrarla come una possibilità: “Un modo per affrontare il problema di conformità è attraverso un periodo di report volontario – cosa pensi di questo approccio?” Questo incoraggia l’altra parte a risolvere i problemi piuttosto che semplicemente rifiutando una proposta di take-it-or-leave-it.

Levare i punti di forza legali e fattivi

Un tono collaborativo non significa nascondere i tuoi punti di forza. I negoziatori efficaci sanno quando affermare con rispetto le loro argomentazioni più forti. Preparare un riassunto conciso della vostra autorità legale più convincente e delle prove di fatto. Ad esempio, se l’agenzia precedente supporta l’interpretazione di un regolamento, fornire le citazioni pertinenti. Se un rapporto esperto mina il calcolo dei danni dell’agenzia, mostrare come.

Quando introduci prove, fai così con un invito a discutere: “Puoi aiutarmi a capire come riconciliare questo con la tua posizione?” Questo approccio mantiene la collaborazione, ponendo l’onere sull’altra parte per difendere la sua posizione. Se l’agenzia si basa su prove deboli, possono diventare più aperti al regolamento piuttosto che rischiare un’udienza pubblica.

Usare la tecnica “Sì, E...”

Quando l’altra parte solleva un punto che è in realtà una debolezza nel vostro caso, riconoscerlo prima di orientarsi ai vostri punti di forza. “Sì, la regolazione potrebbe essere letto in questo modo, e ecco perché la storia legislativa suggerisce una diversa interpretazione.” Questo impedisce i dibattiti di diventare zero-sum e mantiene la vostra credibilità.

Sapere quando si arriva a Compromise

Le concessioni strategiche sono un segno di forza, non debolezza. La chiave è sapere cosa rinunciare, quando e in cambio di cosa. Iniziare identificando oggetti a basso valore—i messaggi che importa poco a voi ma possono essere importanti per l'altro lato. Offrire questi primi può costruire la buona volontà e incoraggiare la reciprocità. Ad esempio, concordare una scadenza più breve per un piano di azione correttiva potrebbe avere un costo minimo per voi, ma dimostra flessibilità che può essere scambiato per una riduzione in una riduzione.

Se si concede su un critico non negoziabile presto, si segnala che altri termini importanti sono anche sulla tabella. Invece, ritardare concessioni su questioni di alta priorità fino a quando non avete ottenuto qualcosa di significativo in cambio. Utilizzare if-then fraseggio: “Se si può ridurre la penalità a X, possiamo concordare con il controllo di conformità.” Questo assicura che ogni commercio è esplicito ed equilibrato.

Non fare concessioni troppo rapidamente, che può essere visto come disperazione, o troppo lentamente, che può frustrare l'altra parte. Una regola di pollice: ogni concessione dovrebbe essere più piccola di quella precedente, segnalando che si sta avvicinando il vostro limite. Infine, ricorda che l'obiettivo non è quello di vincere su ogni punto ma raggiungere un insediamento che è meglio del vostro BATNA.

Documento dell'Accordo

Molti insediamenti amministrativi richiedono l’approvazione formale da parte del decisore dell’agenzia, dell’ufficio del Procuratore Generale, o anche di un tribunale. Gli accordi orali sono rischiosi; a meno che i termini siano ridotti alla scrittura e firmati, entrambi potrebbero in seguito richiedere un equivoco.

  • Identificazione regolare delle parti e del caso[[] (numero di documento, data, materia).
  • Termini completi del regolamento[[], compresi i piani di pagamento, le azioni necessarie e le scadenze.
  • Rilascio dei reclami[]] specificando quali sono le questioni risolte e se le eventuali affermazioni sopravvivono.
  • Disposizioni di riservatezza[[], se applicabile, con eccezioni per la divulgazione richiesta dalla legge o da atti di registro pubblico.
  • Meccanismo di risoluzione dei disco[[]] per futuri disaccordi sull'implementazione (ad esempio, mediazione o udito accelerato).
  • Blocchi di gravidanza[] per tutte le parti o i loro rappresentanti autorizzati.

Se l'accordo richiede una conformità costante, includere una clausola di risoluzione o condizioni di modifica. Evitare il linguaggio vago come "migliori sforzi"—invece elencare obblighi concreti. Entrambe le parti dovrebbero avere l'opportunità di rivedere il progetto finale con il consiglio. Una volta firmato, l'udienza amministrativa può essere ritirata o respinta con pregiudizio.

Pitfalls comuni da evitare

Anche con la migliore strategia, i negoziatori cadono in trappole che derail insediamenti.

  • Insistere a coinvolgere i decisori presto. Se la persona al di là della tabella non ha alcuna autorità di accettare la vostra offerta, sprechi tempo. Verificare l'autorità all'inizio.
  • Leggere le emozioni sovrascrivendo la logica. Le udienze amministrative spesso comportano alti interessi—lezioni, multe o reputazione professionale.
  • Overvaluing your own case. La conferma bias può portare a ignorare le debolezze. Avere un collega fidato giocare il difensore del diavolo prima dei negoziati.
  • Missing the chance to mediate. Molte agenzie offrono mediazione gratuita o a basso costo attraverso un ombudsman o un terzo neutrale.
  • Discriminare di firmare senza revisione. Gli insediamenti amministrativi hanno spesso un linguaggio che rinuncia ai diritti ai futuri appelli, assicurandoti di comprendere ogni clausola.

Quando partire per

Se l'altra parte rifiuta di discutere alternative realistiche o richiede concessioni che superano il BATNA, può essere meglio procedere all'udito. Documenta qualsiasi offerta finale per iscritto per preservare la possibilità di accettazione successiva. Un'escursione ben tempo può talvolta riportare l'altra parte alla tabella con una proposta più ragionevole.

Conclusioni

Comprendendo il contesto unico della vostra agenzia, costruendo un'atmosfera collaborativa, concentrandosi su obiettivi comuni, e esplorando creativamente alternative, è possibile raggiungere accordi che servono i vostri interessi senza il costo e il rischio di un'udienza completa. Ricordate sempre di documentare i termini finali chiaramente e essere disposti a camminare se l'accordo è peggiore delle vostre strategie di trasformazione potenzialmente.