国家のアーカイブと歴史の記録を管理する州の部門の機能

コアミッション:なぜ国家のアーカイブがマーター

州の部門は、国家のドキュメンタリー遺産の公式のカストディアンとして機能し、その政府や人々の行動、決定、そして生活を文書化した記録を保存します。これらの機関は単なるストレージ施設ではありません。彼らは、責任、透明性、および集団的記憶の積極的な保護者です。国家のアーカイブと歴史的文書を管理することにより、彼らは歴史の原材料が残留行為、裁判所の判決、土地の助成金、軍事サービスファイル、およびその他の公的文書の記録を、政府の公正な文書化に与える影響を受けることを保証します。

州のアーカイブの値は、政府の操作を超えて十分に拡張されます。遺伝学者は、出生、死亡、結婚記録を通じて家族の履歴を追跡します。ヒストリアンは、検閲、経済の傾向、および社会的な変化を検閲し、検閲、および民主的ガバナンスを通知します。ジャーナリストと法律の研究者は、事実と暴行を検証するためにアーカイブを使用します。短い状況では、州のアーカイブは、市民権と民主的ガバナンスの基礎です。それらがブリッジと過去の記録を把握し、すべての履歴書を把握するために、その文書を閲覧できるように管理する状態の部門は、それらが行動します。

コア機能:責任の課税

ステート・アーカイブの管理には、専門的専門知識、インフラ、ポリシー・フレームワークを必要とする相互接続された機能のセットが含まれます。これらの機能は、アーカイブの完全性のためにオプションではなく不可欠です。次のサブセクションでは、すべての州部門がミッションを達成するために実行しなければならないコアの責任について説明します。

取得: 記録の構築

州の部門は、法律上の義務、積極的な収集、および寄付の組み合わせによって材料を取得します。統計は通常、政府機関が定義された保持期間後に永続的な記録を州のアーカイブに転送する必要があります。しかし、買収は受動ではありません。アーチ型学者は、州の機関、地方政府、さらには民間機関によって作成された歴史的に貴重な資料を識別し、さらには、公式の記録を補完する個人組織や個人を識別しなければなりません。これには、写真、可聴覚資料、マップ、建築図面、およびますます、デジタルファイルに関する特定のレポートが含まれている場合があります。特定のレポートは、または、特定のレポートを収集するかどうかを識別する必要があります。

保存: デカリーに対する防衛

保存は、州のアーカイブの最もリソース集中的な機能です。紙、パーチャメント、フィルム、または磁気テープで作られた物理的なレコードは、光、湿度、温度の極端な、昆虫、金型、および物理的な処理に脆弱です。状態の部門は、気候制御ストレージ施設、酸なしのエンクロージャに投資し、低劣化を要求する慎重な処理手順を持続します。保存処理 - 訓練されたコンサバ―トによって形成される - 問題は、自動的に損傷した項目を安定させますが、再保存、再構成、および継続的レベルの維持、プロセスは、維持、維持、または維持されます。

組織:チャオスからオーダーアウトする

取得したら、ユーザーが必要とするものを調べることができるように、レコードは体系的に配置され、記述しなければなりません。この関数は、多くの場合、アーカイブ処理と呼ばれます。それは、元の順序(改善)を維持し、機能やタイプに基づいて一連のレコードをグループ化すること、識別するクリエイターを含みます。Archivistsは、コンテンツ、日付、および各コレクションのコンテキストを記述する詳細な情報源を作成します。これらの調査は、完全なテキスト検索と機能の閲覧を可能にするデータベースを通して、オンラインにますますますます公開されます。[F] そのような文書は、およびメタデータ収集された文書を識別することができます。[F] 文書化] および、および、または、または、または、その文書化([F] 文書化] 、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、または、

アクセス: 世界へのアーカイブを開く

アクセスは、アーカイブの究極の目標です。州の部門は、研究者が監督の下で元の資料を調べることができる読書室を通して物理的アクセスを提供します。また、デジタル化、オンラインデータベース、および仮想参照サービスを介してリモートアクセスを提供します。多くの州のアーカイブは、高使用または歴史的に重要な記録をオンラインで配置する堅牢なデジタル化プログラムを持っていますが、例えば、州の憲法、法律上のジャーナル、軍事サービスレコード、および歴史的に重要なマップが要求される場合。特定の状況は、特定の政府機関や政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関、政府機関

法的コンプライアンス:規制の風景をナビゲートする

州のアーカイブは、法律や規制の密なウェブ内で動作します。これらには、記録管理行為、公的な記録法、プライバシー法(HIPAA などの健康データや FERPA などの教育記録)、および州固有の保持スケジュールが含まれます。州の部門は、必要な最小限の期間を保持し、適法に定められた記録が、適法に規定されていることを確認する必要があります。これらは、適切な記録管理慣行に関する他の政府機関に助言します。コンプライアンスは、定期的な監査、研修プログラム、および国家の承認が、法律上の文書の文書の文書の収集に必要とされている文書を守ることが、または、または、法律上の文書の文書の文書の文書の文書の文書化に必要が、または文書化されていない場合、または文書の文書の文書の文書の文書の文書の文書の文書の文書化されていない場合、または文書の文書の文書の文書化されていない場合、または文書の文書の文書の文書の文書の文書の文書の文書の文書の文書化を保護に必要が、または文書化されるように、または文書化されるように保護に必要が、または文書の文書の文書化されていることを保証を保護する必要があります。

保存の浸透: 物理的およびデジタル戦略

保存は、機能の概要を超えて独自の拡張された議論に値するので、中央です。ステート部門は、今日、二重の課題に直面しています。従来の紙、フィルム、および磁気媒体のコレクションを維持し、近代政府によって作成されたデジタルレコードの洪水をキャプチャします。各媒体は、特定の戦略を必要としますが、両方の同じ究極の目的を共有します。何年ものアクセシビリティを確保し、数十年、または将来の何世紀にも渡る。

21世紀の身体的保存

従来の保存方法は、過去の記録の大部分のために不可欠です。州の部門は、高密度の棚付け、火災抑制システム、65〜68°Fの安定した環境を維持し、紙のための35〜45%の相対湿度を維持しているHVACシステムに投資しています。フィルム、代替写真、およびデジタルメディアは、さらに厳しいパートナーシップ要件を持っています。多くの部門は、破損、テープを取り除き、紙を解明するための社内の保存ラボを確立しています。そのような文書は、通常の貯蔵に耐えられるように、多くの文書が、より厳しい検査と、または保管場所は、より厳しい検査をすることができます。

デジタル保存: 移動ターゲット

デジタル保存は、州の部門にとって最も困難なフロンティアです。良好な条件下で何世紀にもわたって生きることができる紙とは異なり、デジタルファイルは壊れやすいです。それらは、特定のハードウェア、ソフトウェア、およびフォーマットに依存して、何年も前から廃止される。文書のWordPerfectは、専門的ツールなしで、今日は未読化できるかもしれません。状態のアーカイブは、統合チェック、複数の場所(オフサイトを含む)の保存、および積極的なフォーマットの移行を行う必要があります。文書は、通常、文書の保存、または保存のアーカイブ(F)、および文書のアーカイブ(F)、および文書のアーカイブ(F)、および文書のアーカイブ(F)、および文書のアーカイブ)、および文書のアーカイブ(F)、および文書のアーカイブ(F)、および文書のアーカイブ(F)、および文書のアーカイブ(F)、および文書のアーカイブ(F)、および文書のアーカイブ)、および文書の[F)、および文書の[F)、および文書の[F)[F)[F)]

法律および倫理的寸法:プライバシー、アクセス、政府のオープン

州のアーカイブの管理は、純粋に技術的または管理的な演習ではありません。それは、民主主義と個々の権利の布地に深く編まれています。州の部門は、常に公の権利と個人がプライバシーに関する権利を知るための緊張をナビゲートする必要があります。これは、特に機密情報を含むレコードの急性になります。医療、裁判官のファイル、税務のリターン、および人員のファイル。そのような状況は、そのような状況が開かれるときに指定する法律があります。例えば、政府の記録や行政の記録は、または非公開された文書の記録を、または非公開する場合には、その証拠が、または非公開された文書を、または非公開するかどうかを、または非公開します。

チャレンジと未来のトレンド

国家部門は、その使命を果たす能力を脅かす課題の配列に直面しています。これらの課題は、革新的な思考、政治的意志、および持続可能な投資を要求します。以下は、最先端のアーカイブの未来を形づける最もプレスの問題と新興トレンドのいくつかです。

慢性的な資金不足とスタッフの不足

経済の転帰時の予算削減は、処理を遅らせることができ、デジタル化を制限し、公共アクセスの時間を削減することができます。多くの州のアーカイブは、一般的な資金の妥当性、助成金(から)の混合に依存しています。国家歴史出版物と記録委員会(NHP)および州の人評議会)、および手数料ベースのサービス。労働力は、老化であり、その専門家は、そのような研究を行うために十分なアーカイブは、その費用を払う必要があり、他の専門家は、そのような研究を払う必要はありません。

ボルン・デジタル・レコードの挑戦

今日、政府のレコードの大部分はデジタルで作成されますが、多くのものは永続的な形式で印刷または保存されません。メール、データベース、GISファイル、および知事の公式ウェブサイトでさえ、生まれてきています。これらのレコードをキャプチャすることは、代理店が保持スケジュールに従うことができないか、またはファイルがアーカイブにアクセスできない独自のシステムに保存されるため、困難です。国家部門は、削除または紛失される前にこれらをキャプチャするための権限と技術的能力を必要とします。これは、IT部門と密接なコラボレーションが必要であり、法的文書は、単一のデータ管理を検証するかどうかを検証します。

人工知能と機械学習

AIは、州のアーカイブのための機会とリスクの両方を提供しています。正の面では、機械学習は、大規模なコレクションからメタデータを自動分類し、手書きの文書(例えば、手書き認識を使用して)をトランクアウトし、反応のための機密情報を検出することができます。 AIは、ファイルフォーマットのリスクを監視することによって、デジタル保存を支援することができます。しかし、AIアルゴリズムは、歴史の記録やメタデータに存在するバイアスを貫通することができます。国家部門は、AIツールを慎重に評価し、それらが、AIが、AIが、AIが、AIが記録およびAIのアーカイブを補完することができません[F] [AL] [AL] と [AL]

気候変動と自然災害

ハリケーン、ワイルドファイアー、洪水、および海面上昇の気象イベントにますます脆弱です。ハリケーンカトリーナは、例えば、多くのルイジアナ州や地元記録を損傷または破壊します。州部は、今、デジタルレコードのオフサイトバックアップや物理的な収集のための緊急供給を含む、災害の準備を優先順位付けします。いくつかの州は、耐火材料を使用して、洪水の平野の上にアーカイブを構築し、バックアップジェネレータをインストールしています。気候変動も、環境制御の必要性を加速します。

記録保存の文化の構築:コラボレーションとアウトリーチ

州の部門は分離で成功することができます。効果的なアーカイブ管理は、他の政府機関、大学、歴史協会、および公共とのパートナーシップを必要とします。州のアーカイブは、多くの場合、国、都市、および学校地区に教育と指導を提供することができます。それは、独自の専門的アーカイブを欠いている。彼らは、明日の保存、災害復旧、および助成金に関するワークショップをリードしています。アウトリーチプログラムは、展示、ソーシャルメディア、およびK-12教育リソースを通じて生活に歴史をもたらします。例えば、州のアーカイブは、ボランティアの記録やコミュニティの記録を促進し、このような方法で、市民の記録を促進することができます。

ジグタイズプロジェクトは、アウトリーチの角石になりました。州のアーカイブは、自然化レコード、州の検閲、土地の特許などのオンラインで高需要の材料を配置しています。これらのデジタルコレクションは、遺伝子検査者や歴史家によって大きく使用され、元の摩耗を減少させます。議会のナショナルデジタルスチュワードシップアライアンスの図書館は、メモリ機関間のコラボレーションのためのリソースを提供します。さらに、状態は、国家のアーカイブに参加して、 [FLT]: [FLT]: [FLT] 大規模な共同で [FLT] と大規模なプロジェクト] [FLT] [F] と [F] 大規模なプロジェクト: [FLT] の大規模なプロジェクト: [F] [FLT: [F] [F] と [FLT: [F] の大規模なプロジェクト: [F] の大規模なプロジェクトの大規模なプロジェクトのリソース [FLT] のリソース [FLT: [F] のリソース [F] [F] のリソース ([F] のリソース ([FLT: [FLT: [F] のアーカイブ [FLT]

コンテンツ

アーカイブと歴史の記録を管理する州の部門は、必須の公共サービスを実行します。彼らは、過去の世代の決定、闘争、および達成が時間や無視に失われないことを保証します。慎重なコレクション、保存、組織、アクセスを通じて、彼らは、透明性、説明責任、および、そして、過粉の民主社会の文化的遺産の原則を支持しています。課題は重要なことです。資金制約、デジタルデューデリ、法的複雑さ、および環境の脅威、しかし、彼らは、将来の活動に不可欠であるという、将来の活動が、継続的かつ有益な状況であることを認識しています。