Common Filing 방법 개요

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알파벳순

알파벳순으로는 이름, 제목, 키워드의 첫 글자(과 후속 문자)에 근거한 문서를 준비합니다. 그것은 가장 직관적인 시스템입니다. 그것은 사전, 감독 및 라이브러리 구성 정보를 미러 때문에 대부분의 사람들에게 가장 직관적 인 시스템입니다. 이 방법은 클라이언트 레코드, 인력 파일, 공급자 디렉토리 및 일반 대응에 널리 사용됩니다.

제품 정보

  • 이해의 용이성: 복잡한 훈련이 필요 없습니다. 거의 누구나 알파벳으로 스캔하여 파일을 찾을 수 있습니다.
  • ]액세스 속도:중형 컬렉션에 작은 경우, 특히 명확한 라벨링과 결합될 때, 특히 거의 즉시 작용합니다.
  • 분해:]] 순서가 알려진 순서 ( 알파벳)를 기준으로 하기 때문에, 사용자는 코드를 재적으로 시스템에 비해 잘못된 자리에 문서가 더 적은 것.

관련 상품

  • 높은 볼륨으로의 클터: 파일이 축적된대로, 시스템은 dense가 된다. 예를 들어, "Smith"의 수천 개의 클라이언트 폴더와 함께 회사는 하위 정렬을 요구할 수 있습니다 (예:, 첫 번째 이름 또는 ID).
  • Poor 확장성: 알파벳순 순서는 테마나 날짜에 의해 그룹 관련 항목에 inherently 하지 않습니다. 큰 데이터베이스의 경우, 숫자 또는 디지털 시스템은 더 효율적입니다.
  • 이름의 일관성: "McDonald" vs. "MacDonald" 또는 "St. John" vs. "Saint John"과 같은 변리사는 엄격한 참조 규칙이 설치되지 않는 한 혼란에 납득 할 수 있습니다.

알파벳순으로는 문서의 볼륨이 온건하고 1차 검색 기준이 사람, 조직 또는 제품의 이름인 환경에서 가장 잘 작동합니다. 라이브러리의 경우, 그것은 소설 수집에 대한 표준이지만, 비 소설은 종종 Dewey Decimal Classification과 같은 주제 기반 시스템에 전환합니다.

숫자 Filing

숫자의 서류는 각 문서, 폴더 또는 기록에 고유 숫자 식별자 (또는 알파벳 코드)를 할당합니다. 이 시스템은 회계, 법률 관행, 의료 기록 및 재고 관리와 같은 비정기 및 순차적 추적에 해당합니다.

제품 정보

  • Enhanced secretity: A number는 내용에 대한 정보를 공개하지 않습니다. 이것은 환자 파일이나 법적 계약과 같은 민감한 문서에 대한 중요입니다.
  • Easy tracking and Expansion: 새로운 문서는 기존의 주문에 방해하지 않고 파일을 추가하기 위해 다음 가능한 번호를 할당하고 있습니다.
  • ]크로스 리퍼닝 지원: 인덱스를 통해, 단일 문서는 여러 숫자(예: 송장 번호, 고객 ID, 프로젝트 코드)에 연결할 수 있습니다.

관련 상품

  • 신뢰할 수 있는 인덱스를 요구합니다:] 검색할 수 없는 인덱스(이더 종이 또는 디지털) 없이 문서를 찾을 수 없는 경우 문서가 불가능합니다.
  • Training overhead: 직원은 인덱스 시스템을 사용 하 여 학습 하 고 숫자가 긴 또는 비 직관적 인 경우 회피와 함께 투쟁할 수 있습니다.
  • Misfiling은 검출하기 어렵습니다. 다른 수천 중에 저장되며 파일이 필요하고 찾을 때까지 통지되지 않을 수 있습니다.

숫자는 종종 연쇄성 구성 요소에 잘 쌍을 묶습니다. 예를 들어, 숫자로 표기된 송장은 물론, 가시성에 따라 다르지만, 가시성에 따라 다르게 됩니다. 현대 설정에서 많은 조직은 records Management system]를 사용하여 자동으로 할당하고 인덱스 번호, 혼합 용지 및 디지털 방식으로 접근을 할당합니다.

화학적

의논리적 서류는 날짜별, 월별, 년별, 그리고 그 후반 또는 하반기 명령으로 문서를 구성합니다. 이 방법은 시간별 추적 이벤트에 이상적입니다. 프로젝트 타임라인, 대응 로그, 회계 거래 및 법적 사례 역사.

제품 정보

  • Clear 타임라인 보기: 사용자는 감사, 법적 발견 및 진행 후기에 대한 가치있는 이벤트의 전체적인 시퀀스를 볼 수 있습니다.
  • Straightforward to maintain: 새 문서를 추가하면 적절한 날짜 섹션의 끝 (또는 시작)에 배치해야합니다.
  • 다른 시스템과 잘 작동: Chronology는 알파벳이나 숫자 시스템 내에서 하위 구문으로 사용됩니다 (예: 클라이언트가 날짜로 분류된 모든 청구서).

관련 상품

  • 특정 문서를 찾아야 할 어려움:] 당신은 대략 날짜를 기억하면, 당신은 범위를 검사해야 할 수 있습니다. 정확한 검색을 위해, 보완 인덱스가 필요합니다.
  • 일관적인 업데이트가 필요한 경우: 문서가 순서로 추가되거나 제대로 날짜를 끄는 경우, 순서가 끊습니다.
  • 큰, 다양한 컬렉션에 적합하지 않음: 주제나 유형에 의해 그룹화하지 않고, 혼자서 일의 압도적인 목록이 될 수 있습니다.

Chronological filing은 이메일 관리 및 디지털 아카이브에서 널리 사용됩니다. 날짜 스탬프가 자동적입니다. 물리적 파일에 대해서는 저널 항목, 일일 로그 및 클라이언트 약속 역사에서 일반적입니다. 검색 가능한 데이터베이스와 결합되면 시간 시리즈 분석을위한 강력한 도구가됩니다.

Geographical 서류

지역 데이터 관리, 물류, 정부 기관과 같은 여러 영역에서 운영되는 기업에 대한 지리적 인 출원 그룹 문서.

제품 정보

  • Location-specific access: 사용자는 시장 분석, 규제 준수, 운영 계획에 대한 특정 지역과 관련된 모든 파일을 신속하게 끌어낼 수 있습니다.
  • 분산 팀에 대한 자연 그룹화: 다른 지역의 판매 팀은 중앙 시스템이 지리에 의해 조직되는 동안 자신의 하위 파일을 유지할 수 있습니다.
  • 지역보고를 촉진: 위치가 이미 지리적으로 정렬될 때 데이터 수집은 바로.

관련 상품

  • Overlapping 지구는 혼란을 일으킬 수 있습니다: 예를 들어, "서유럽"을 맞은 프로젝트와 관련된 문서는 "유럽"또는 "프랑스,"고단 환경 요구.
  • 높은 유지 보수: 정치 경계 변화, 새로운 지역이 등장. 분류 시스템은 정확한 유지에 업데이트되어야 합니다.
  • 한도의 크로스링: 새로운 지역에 이동하는 클라이언트의 문서는 재파일 또는 복제된 복사본이 필요할 수 있습니다.

지리적 인 출원은 다른 방법과 결합 할 때 가장 효과적입니다. 예를 들어 국가별로 제출 한 다음 각 국가 내에서 알파벳. 디지털 시스템은 기본 분류의 상단에 지리적 태그를 오버레이 할 수 있으며 위치 기반 검색이 매우 유연합니다.

제목 제출

주제 서류는 주제, 범주, 또는 주제로 문서를 구성합니다. 이 방법은 연구 라이브러리, 학술 부서, 마케팅 팀 및 정보가 이름이나 날짜보다 오히려 콘텐츠에 기반한 모든 환경에서 공통됩니다.

제품 정보

  • 내용 기반 연구에 대한 직관적인: 사용자는 이름이나 날짜를 알 필요가 없이 특정 주제에 모든 자료를 검색할 수 있습니다.
  • 지원은 간섭 작업:"의 범위에 관한 문서는 엔지니어링, 마케팅, 법률, 모두 하나의 장소에서 함께 제공 할 수 있습니다.
  • Encourages thorough discovery: 파일이 제목에 의해 그룹화될 때, 사용자는 종종 예상치 못한 연결과 관련 내용을 발견.

관련 상품

  • ]넓은 주제로 해석: "Finance"와 같은 주제는 하위 카테고리가 신중하게 정의되지 않는 한 수백 개의 폴더로 풍선 할 수 있습니다.
  • Frequent reorganization needed: 새로운 주제로 나올 수 없는, 세금 공제는 재개해야 합니다.
  • Ambiguous placement: 문서는 여러 주제에 속할 수 있습니다 (예: 비영리 세금 법에 관한 기사). 명확한 규칙없이, 그것은 잘못 파일 될 수 있습니다.

제목은 종종 계층 구조를 사용합니다 (예 : 하위 주제와 주요 주제) 복잡성을 관리하기 위해. 많은 디지털 콘텐츠 관리 시스템은이 방법에 의존하고, 물리적 폴더 대신 태그와 카테고리를 사용하여. 효과적인 세토 미 테크를 구축하는 지침을 위해 [[FLT : 0]] ISO 25964 표준을 참조하십시오. thesauri 및 상호 운용성[FLT : 1].

디지털 Filing 시스템 및 하이브리드 Approaches

오늘날 대부분의 조직은 종이 파일에 단독으로 의존하지 않습니다. 디지털 서류 시스템 - 클라우드 기반 문서 관리 플랫폼, 로컬 네트워크 드라이브 또는 전문 소프트웨어 - 오프 강력한 검색, 버전 제어 및 액세스 권한. 그러나, 다섯 고전적인 방법의 원칙은 여전히 적용됩니다.

하이브리드 접근 방식은 단일 시스템 내에서 여러 가지 방법을 결합합니다. 예를 들어, ]numerical 식별자] 문서를 위한 ]chronological ordering]를 생성일로 사용하며 subject-based tags를 발견할 수 있습니다. 현대 플랫폼은 모든 3개의 파일들을 자동으로 색인하거나 검색할 수 있게 합니다.

순수 물리적 시스템에서 디지털 방식으로 이동할 때, 다음을 고려하십시오:

  • 일관된 naming 컨벤션: 디지털 및 물리적 백업을 통해 작동되는 획일한 형식 (예: YYYYY-MM-DD Subject Description)를 사용합니다.
  • Metadata 표준: Capture key field (client name, date, subject, location)를 사용하여 폴더 계층 계층 구조에 의존하지 않고 효율적인 검색을 허용한다.
  • 보안 및 준수: HIPAA 또는 GDPR 같은 규정에 따라 산업 대상에 대한 디지털 시스템은 감사 트레일과 액세스 제어를 유지해야합니다.
  • 기존 워크플로우와 통합: 여러분의 팀에 자연스럽게 작동하는 방법을 적합해야 합니다.

디지털 필링 모범 사례의 종합 개요를 위해 ARMA International] 조직은 정보 관리 및 기록 관리에 대한 지침을 제공합니다.

올바른 서류 방법

선택 서류 방법은 하나의 크기-선택-모든 결정이 아닙니다. 올바른 선택은 당신의 필요의 주의적인 분석에 달려 있습니다. 옵션 아래를 축소하려면 다음 기준을 사용하십시오.

  • 문서의 볼륨:소형 컬렉션(500 파일 이하)은 알파벳 또는 연대체 시스템에 잘 작동한다. 대형 컬렉션은 종종 디지털 지수와 수치 기반 접근법을 필요로 한다.
  • Primary access pattern:파일을 가장 자주 살펴볼까요? 날짜로? 주제로? 일반적인 검색 행동과 일치하는 방법을 선택하십시오. 여러 액세스 경로가 필요한 경우 하이브리드 또는 디지털 시스템을 고려하십시오.
  • Collaboration requirements: 팀 기반 환경은 모든 사람들이 동일한 규칙을 따르는 표준화된 시스템에서 혜택을 제공합니다. 원격 팀이 참여한 경우, 역할 기반 권한이 있는 클라우드 기반 디지털 방식으로 서류 시스템을 활용할 수 있습니다.
  • Regulatory and secretity needs: Financial, legal, medical record often require numerical filing for Audit trails and privacy. deciding 전에 업계별 규정을 확인하십시오.
  • Growth 투상 : 2년 동안 문서 볼륨이 두 배가 될 것인가? 좀 더 많은 소아과 환자를 위한 확장 가능한 방법 선택- 나중에 다시 채우기 위해.
  • Available training and resource:] Complex system (예: 많은 지역과의 지리적) 지속적인 유지 보수 및 훈련을 필요로 합니다. 팀의 용량에 대한 현실적.

그것은 또한 현명하게 그것을 밖으로 구출하기 전에 파일의 작은 하위 세트로 선택한 방법을 조종 할 수 있습니다. 이것은 당신이 실제 문제를 식별 할 수 있습니다. 촉매 또는 느린 재생률에 대한 주변성 또는 체계적인 문제가 될 것입니다.

당신의 서류 시스템을 유지하기위한 모범 사례

선택 방법, 서류 시스템은 그것의 upkeep만큼 좋은 것 이다. 이러한 모범 사례를 구현 하 고 장기에 접근 하는 동안 귀하의 파일을 유지:

  • 명확한 이름 규칙을 수립: 라벨, 폴더 이름 및 파일 코드에 대한 귀하의 협약을 문서화합니다. 눈에 띄는 위치에 게시하거나 공유 지식베이스에 포함.
  • Conduct 일반 리뷰: 분기 또는 비연 파일, 업데이트 된 항목을 취소 및 정제 범주.
  • 크로스 환경 설정 및 인덱스를 사용합니다: 물리적 시스템의 경우, 인덱스 카드 시스템 또는 각 문서를 1 차 및 2 차 서류 식별자에 맵하는 간단한 스프레드 시트를 유지합니다.
  • 표준화 공급: 획일한 색상코드 라벨, 거는 폴더, 그리고 디버터를 사용하여 시각적 스캔을 빠르게 만듭니다.
  • 모든 사용자를 훈련:] 초기 훈련 및 리프레셔 세션을 제공 합니다. 한 사람의 잘못을 풀 팀에 대 한 여분의 작업 시간으로 만들 수 있습니다.
  • ]디지털 파일 백업:]디지털 컴포넌트를 사용한다면, 자동 백업이 장소에 있는지 확인합니다. 버전 기록과 클라우드 서비스(Google Drive 또는 SharePoint와 같은)더 안전한 레이어를 추가합니다.

기록 보유 일정 및 처리에 대한 자세한 내용은 UK National Archives Holdings]를 참조하여 관할권에서 사용 가능한 원칙을 적용합니다.

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