Noteikt savu misiju un finanšu plānu

Veiksmīgi labdarības pasākumi sākas ar kristālskaidru misiju. Pirms rezervējat vietu vai izdrukājat vienu skrejlapu, pajautājiet sev: kādu konkrētu rezultātu vēlaties? Vai tas ir, lai palielinātu $10 000 vietējai pārtikas bankai, savāktu 500 mēteļus bezpajumtniekiem vai palielinātu informētību par medicīnisko pētījumu fondu? Pierakstiet savu primāro mērķi un divus vai trīs sekundāros mērķus. Šī skaidrība vadīs katru lēmumu jūs pieņemsiet un novērstu darbības jomu rāpo, kas triecienu jūsu budžetu.

Ar jūsu mērķiem, kas ir bloķēti, izveidot granulāru budžetu. Uzskaitiet visus iespējamos izdevumus: vietu noma, atļaujas, apdrošināšana, dekorācijas, audio-vizuālās iekārtas, drukāšana, ēdināšana, izklaides, personāla un ārkārtas fondu (parasti 10-15% no kopējām izmaksām). Izmantojiet izklājlapu, lai izsekotu gan prognozētās, gan faktiskās izmaksas. Pētot vidējās izmaksas savā jomā par kopīgiem priekšmetiem. Piemēram, pamata PA sistēmas noma varētu maksāt $200-$500, bet vietējā grupa varētu iekasēt $500-$1500. Zinot šos skaitļus, jūs varat vienoties un prioritizēt.

Lai jūsu budžets būtu reālistisks, nošķirtu vajadzības no vēlmēm. Vēlēšanās ir sēdēt vakariņas ar viesmīlīgiem darbiniekiem; cepta kartupeļu bārs, ko apmāca brīvprātīgie, ir nepieciešamība, kas var glābt tūkstošiem. Godīgi par to, ko jūsu kopiena var reāli ziedot. Izmantojiet bezmaksas budžeta veidnes, kas paredzētas bezpeļņas pasākumiem, lai nodrošinātu, ka jūs don’t garām jebkuru līniju posteni.

Izvēlieties vietu, kas pārtrauks bankas darbību

Vietas izmaksas var patērēt 40% vai vairāk no sava budžeta, ja esatn’t stratēģiska. Sākt ar apskatot bezmaksas vai zemu izmaksu iespējas. Sabiedriskās telpas, piemēram, kopienas centri, publiskie parki (ar atļauju), skolas ģimnāzijas, baznīcas pagrabiem, vai pat liels privātais pagalms var kalpot kā lieliskas vietas. Vietējās bibliotēkas bieži ir sanāksmju telpas nominālām maksām. Ja jums ir nepieciešams vairāk formālu iestatījumu, pieeja baznīcām vai kopienas zāles, kas varētu atteikties no maksas par labdarības pasākumiem.

Vēl viena gudra taktika ir sadarbības partneri ar vietējo uzņēmumu, kam ir liela telpa, piemēram, alus darītava, pasākumu telpa vai noliktava. Daudzi uzņēmumi ir atvērti labdarības pasākuma rīkošanai apmaiņā pret riska un labas gribas. Jūs varat piedāvāt iekļaut savu logo uz visiem mārketinga materiāliem, dot viņiem kliegt no skatuves, vai uzskaitīt tos kā sponsors. Vienmēr ir rezerves plāns āra pasākumiem: iznomāt telts ($150–400) vai pārbaudīt, vai vietā ir iekštelpu alternatīva. Vietnes, piemēram, Pierspace var palīdzēt jums atrast pieejamu unikālu telpu jūsu platībai.

Izvērtējot norises vietu, jautājiet par slēptajām izmaksām. Vai noma ietver galdus, krēslus un pamata AV? Vai ir talka maksa? Vai tie prasa, lai jūs izmantotu savu iekšējo ēdināšanu? Sarunu: lūgt bezpeļņas atlaidi, piedāvāt uzņemt piesacīkstes laikā (nedēļas pēcpusdienās pret sestdienas vakariem), vai lūgt samazinātu likmi apmaiņā pret ilgtermiņa saistībām, ja jūs plānojat vairākus pasākumus.

Droši ziedojumi un sponsori

Viens no spēcīgākajiem veidiem, kā stiept savu budžetu, ir saņemt ziedotās preces un pakalpojumus. Izveidot vēlamo sarakstu ar visu nepieciešamo – pārtiku, dzērieniem, druku, dekorācijām, balvām, izklaidi, pat apdrošināšanu - un pēc tam saskaņot katru objektu ar potenciālo vietējo donoru. Piemēram, vietējā picas veikals varētu ziedot picas brīvprātīgo tikšanās; maiznīca varētu nodrošināt desertu galdu; drukas uzņēmums varētu ziedot lidotājus un baneri.

Apskatiet šos uzņēmumus ar profesionālu sponsorēšanas piedāvājumu. Izskaidrojiet savu misiju, gaidāmo apmeklējumu un to, ko viņi un#8217; saņemsim pretī: logo izvietojumu jūsu pasākuma mājaslapā, sociālo mediju pieminēšanu, zīmes uz pasākuma, un kvīti par viņu nodokļu atlaidis ziedojumiem. Ja jūs varat piedāvāt diferencētus sponsorēšanas līmeņus (piem., Sudrabs, Zelts, Platīns), jūs atvieglosiet visu lielumu uzņēmumu dalību.

Don’t aizmirst tiešsaistes līdzekļu vākšanas platformas. Izveidot kampaņu GoFundMe, Facebook Fundraisers, vai veltīta ziedojumu lapu jūsu mājas lapā nedēļas pirms pasākuma. Izmantojiet teksta-to-donāta kodus, lai dalībnieki var dot uz vietas. Arī, apsvērt “ ziedošana biļete ” modelis: nevis maksas dzīvoklis ieejas, ieteiktu ieteicamo ziedojumu $25, bet ļaujiet cilvēkiem maksāt to, ko viņi var. Tas faktiski var palielināt kopējos ieņēmumus, vienlaikus ir ieskaitot.

Brīvprātīgo atbalsts darba izmaksu samazināšanai

Brīvprātīgie ir jūsu vērtīgākais resurss. Atrodiet savu atbalsta bāzi, vietējās koledžas (īpaši viesmīlības studenti, pasākumu plānošana vai mārketinga programmas) un kopienas grupas, piemēram, Rotary vai Kiwanis. Piešķiriet skaidras lomas: reģistrēšanās galds, uzstādīšanas komanda, sakopšanas komanda, izsoļu skrējēji, darbību vadītāji, un fotogrāfijas. Izmantojiet brīvprātīgo plānošanas rīku, piemēram, SignUpGenius vai Google Sheets, lai izvairītos no pārklāšanās.

Lai saglabātu brīvprātīgo iesaistīti, sniegt skaidrus norādījumus, nosaukums tags, un ātri apmācību sesiju. Piedāvāt nelielas žetonus atzinību: T-krekls, bezmaksas uzkodas, vai pateicības-jūs foto, ka viņi var dalīties par sociālo mediju. Nekad pieņemt cilvēki zina, ko darīt-iedot viņiem drukātu vai digitālo lomu karti ar kontrolsarakstu.

Ja nepieciešams, specializētas prasmes (piemēram, DJ vai fotogrāfs), bet var ’t atļauties profesionāļus, apsvērt tirdzniecību. Piedāvājums, lai veicinātu savu biznesu lielā mērā pasākuma laikā, iezīme savu darbu uz jūsu sociālajiem kanāliem, vai dot viņiem bezmaksas stends pasākumā. Daudzi talantīgi radošie ir priecīgi atbalstīt labu iemeslu apmaiņā pret riska un nodokļu atskaitījumu.

Projektēšana ar zemām izmaksām, augstas ietekmes darbības

Jūsu pasākuma aktivitātēm jābūt aizraujošiem, bet ne dārgiem. Šeit ir pārbaudītas idejas, kas rada satraukumu un līdzekļus, nemaksājot daudz, lai ražotu:

  • Silent izsoles ar ziedotiem priekšmetiem (dāvanu groziem, restorāna sertifikātiem, spa pakām, sporta piemiņlietām). Izmantojiet tiešsaistes izsoles, izmantojot platformas, piemēram, 32 izsoles vai Handbid, lai samazinātu papīra un darbaspēka.
  • Izloze vai 50/50 izloze. Pārdod biļetes pasākuma laikā un piešķir balvu (pārdod) vai sadala pot.
  • Spēļu stendi. Vienkāršas karnevāla spēles, piemēram, gredzens, pupu maisiņš maiss, vai dunk tvertne (aizņēmums vai veidot lētas versijas). Maksa $1 par spēli.
  • Live izklaides].Vietējie mūziķi, deju kolektīvi vai komiķi bieži uzstājas par brīvu vai nelielu honorāru, ja tas ’s labdarības nolūkos. Aicina viņus savākt padomus vai pārdot preces pasākumā.
  • Foto kabīne. Uzstādīt fonu ar jautriem butaforijām (trīskāršā veikala atradumiem) un izmantot viedtālruni uz statīva ar attālinātu slēdža aplikāciju. Drukāt fotogrāfijas, izmantojot portatīvu printeri vai vienkārši kopīgot digitālos failus.
  • Interaktīvā ziedojumu valde. Izveidojiet sienu vai plakātu, kur cilvēki var piespraust savus ziedojumus un redzēt kopējo kāpšanu. Šī gamifikācija veicina vairāk dodot.

Katrai darbībai vajadzētu būt saistītai ar savu līdzekļu vākšanas mērķi. Piemēram, ja jūs ’atrodat naudu skolas piegādēm, izveidojiet “Vai mugursoma ” stacija, kur cilvēki ziedot konkrētus priekšmetus-taustāmu, vizuālu panākumu metrika.

Tirgus gudrāks, ne grūtāks

Maksas reklāma var ātri ēst savu budžetu. Tā vietā, koncentrēties uz bioloģisko, kopienas vadīts mārketings, kas maksā neko, izņemot laiku. Izmantojiet šos bezmaksas kanālus:

  • Sociālie mediji. Izveidojiet Facebook notikumu lapu, Instagram ziņas un TikTok video sēriju, kas ved līdz pat dienai. Mudiniet savus valdes locekļus un brīvprātīgos dalīties ik dienas. Izmantojiet vietējos hashtags (piemēram, #DenverCharityEvent).
  • E-pasta sprādzieni. Nosūtiet iknedēļas e-pastu uz savu sarakstu ar personisku stāstu par to, kāpēc jūs ’re hostings pasākums, countdown, un dalāmas grafikas. Izmantojiet Mailchimp vai MailerLite’s bezmaksas plāni.
  • Vietējie mediji. Nosūtiet paziņojumu presei vietējam laikrakstam, radio stacijām, TV ziņu kopienu kalendāriem un blogiem. Piedāvājiet atlaides kodu vai bezmaksas biļetes pirmajiem 50 respondentiem.
  • Kopienas biļetenu dēļi. Izdrukāt vienkāršus skrejlapas un ievietot tās bibliotēkās, kafejnīcās, pārtikas veikalos un kopienas centros. Vienmēr iekļauj QR kodu, kas ir saistīts ar jūsu pasākuma lapu.
  • Partnerības. Jautājiet saviem sponsoriem, lai veicinātu notikumu to adresātu sarakstus un sociālo sekotāju. Cross-promotions palielina jūsu sasniedzamību, netērējot dimeju.

Par nelielu budžetu, apsvērt palielinot vienu vai divas Facebook ziņas uz mērķtiecīgu vietējo auditoriju ($20-$50). Ka mazie izdevumi var dot ievērojamus ienākumus, ja jūsu mērķis ir precīzs.

Racionalizēt loģistiku un izpildes dienu

Vienmērīgs notikums jūtas bez piepūles, bet prasa detalizētu plānošanu. Izveidot meistara laika līniju dienai – no iestatīšanas līdz nojauktam – un izplatīt to visiem darbiniekiem un brīvprātīgajiem. Iekļaut uzdevumus, atbildīgās personas, un laika logiem. Šeit ir galvenie loģistikas padomi, lai ietaupītu naudu un galvassāpes:

  • Pārbaudi. Iepakojiet kasti ar pagarinātājiem, rāvējslēdzējiem, cauruļlenti, pirmās palīdzības komplektu, papildu baterijām, asiem priekšmetiem un elektrolenti. Aizvelkamie priekšmeti nevis pērk.
  • Zīmējums.Izmantot ar krītu krāsotas kartona zīmes, topozītus vai apgrieztus kartona zīmes. Tās’atkārtoti lētas, atkārtoti lietojamas un vizuāli pievilcīgas.
  • Mūzika. Tā vietā, lai nolīgtu dīdžeju, izveidojiet augstas enerģijas repertuāru, izmantojot Spotify vai Apple Music, un atskaņojiet to, izmantojot īrētu vai aizņemtu skaņu sistēmu.
  • Kadrāžņi. Potluck stila vai pārtikas kravas automašīnas, kas ziedo daļu no pārdošanas, ir budžeta draudzīgu. Alternatīvi, kalpot vienkāršas uzkodas, piemēram, popkorns, cepumi, un limonāde, ko nodrošina brīvprātīgie.
  • Iebraukšana. Izmantojiet bezmaksas mobilo biļešu aplikāciju, piemēram, Eventbrite (bez maksas par bezmaksas pasākumiem) vai vienkāršu Google formu, lai izsekotu apmeklējumu un savāktu e-pasta adreses, lai sekotu līdzi.

Dienā norāda problēmu atzarojumu-dažu, kas nav piesaistīts konkrētam uzdevumam un var tikt galā ar neparedzētiem jautājumiem, piemēram, trūkstošu pagarinājuma vadu vai brīvprātīgo, kurš to ir parādījis ’t. Saglabājiet savu vēsu un atcerieties, kāpēc tu’ vai tur: atbalstīt cēloni un savest cilvēkus kopā.

Maksimizēt ziedojumus pasākuma laikā un pēc tam

Don’t atstāt naudu uz galda. Structure jūsu notikumu, lai iegūtu ziedojumus vairākās skārienpunktos:

  1. Reģistrācijas brīdī — lūgt ieteikto ziedojumu.
  2. Pasākuma laikā — sniedz paziņojumus, kuros izskaidro katra ziedojuma apjoma ietekmi (piem., “$50 pabaro ģimeni nedēļu”).
  3. Pasīvos izsoles izrakstos — mudināt cilvēkus “ apvilkt ” viņu kopsummu.
  4. Gala beigās – galīgs kaislīgs valdes locekļa vai saņēmēja aicinājums.

Ir vairākas ziedošanas metodes redzams: QR kods, kas saistīts ar mobilo draudzīgu ziedojuma lapu, ievērojami novietots ziedojuma burka, un karte teksta-to-donāta. Ja iespējams, piedāvā nelielu paldies-jūsu dāvanu donoriem (uzlīme vai roku darināta karte) lai izveidotu neaizmirstamu savienojumu.

Pēc pasākuma darbs ir ’t darīts. Nosūtiet pateicības vēstuli 48 stundu laikā. Pievienojiet fotogaleriju, kopējos piesaistītos līdzekļus (ja jums ir), un personīgu stāstu par to, kā nauda tiks izmantota. Jautājiet pēc atgriezeniskās saites, izmantojot īsu aptauju. Šis turpinājums veido labu gribu un uzstāda posmu nākamajam pasākumam. Apsveriet video pateicības sponsoriem un brīvprātīgajiem, tad dalieties ar to sociālajos medijos.

Padomi ilgtspējīgam budžeta budžetam un turpmākai izaugsmei

Viens no budžeta draudzīgu notikumu var kļūt par ikgadēju tradīciju, ja jūs izsekot, kas darbojas un kas notiek ’t. Pēc jūsu pasākuma, turēt debrief ar savu galveno komandu. Pārskatiet savu budžetu vs. aktualitātes, piezīmi, kas mārketinga kanāli brauca apmeklētību, un noteikt, kuras darbības ieguva visvairāk naudas. Saglabāt visas veidnes, kontrolsaraksti, un pārdevēja kontakti atkārtotai nākamgad.

Paturēt “sesons walked” dokuments. Piemēram, ja atklājat, ka drukātās programmas tika lasītas reti, izlaidiet tās nākamreiz un izmantojiet vienkāršu digitālo versiju. Ja pie reģistrācijas tika pārspēti brīvprātīgie, ieguldiet otrā planšetdatorā vai apmāciet kādu tieši šai lomai. Nepārtraukti uzlabojumi samazina izmaksas un palielina ietekmi laika gaitā.

Apsveriet, vai izveidot regulāru sponsorēšanas modeli. Ja vietējais bizness šogad sponsorē jūsu pasākumu, pieiet viņiem vairākus mēnešus agri nākamajam gadam ar gadījuma pētījumiem par notikumu’s panākumiem. Tāpat, izveidot brīvprātīgo komiteju, kas tiekas reizi ceturksnī, lai sāktu plānošanu, tāpēc jūs esat’t scrambling pēdējā brīdī.

Lai sīkāk izlasītu par zemu izmaksu bezpeļņas pasākumiem, izbraukšana TechSoup’s resursi tehnoloģiju bezpeļņas un WildApricot’s pasākumu plānošanas kontrolsaraksts]. Šie rīki palīdz integrēt bezmaksas vai diskontētu programmatūru jūsu plānošanas procesā.

Secinājums: katrs dolārs ietaupīts iet tālāk par jūsu cēloni

Labdarības pasākuma organizēšana uz ierobežota budžeta nozīmē ’t nozīmē nostāšanos uz mazāku rēķina. Gluži pretēji, ierobežojumi bieži vien vairo radošumu un dziļāku kopienas iesaisti. Nosakot skaidrus mērķus, piesaistot partnerības, paļaujoties uz brīvprātīgajiem un koncentrējoties uz augstas ietekmes zemu izmaksu aktivitātēm, jūs varat mest pasākumu, kas jūtas dāsns un profesionāls bez sešu figūru cenu tag. Jūsu atbalstītāji atcerēsies kaislību un mērķi, nevis iedomātā veļa.

Sākt nelielu, atkārtot, un svinēt katru panākumu. $5,000 neto peļņa no $500 budžets ir 900% atgriešanās- daudz labāks rezultāts nekā $10,000 notikums, kas tīkli $4,000. Plānot gudri, tērēt gudri, un ļaujiet jūsu iemesls spīdēt. Tā ir recepte patiesi veiksmīga labdarības pasākumu par budžetu.