Table of Contents
Вовед: Зошто во Ирска е важна ревизијата на заштитата на податоците
Откако во мај 2018 стапи на сила Регулативата за заштита на податоците (GDP) стапи на сила, ирските организации беа под значително испитување. Комисијата за заштита на податоците (ДПЦ), надзорната власт на Ирска, одреди некои од најголемите парични казни во ЕУ против големите технички и локални фирми. За секоја организација која ги обработува личните податоци на жителите на ЕУ, дали мултинационалните шефови во Даблин или мало претпријатие за мало претпријатие за мало тргување не е опција. Ревизија на податоците е единствената најефикасна алатка за проценка, одржуваое и подобрување на тоа.
Ревизијата е надвор од рамките на полето на крлежите. Таа обезбедува структурна, базирана на докази за тоа како личните податоци течат низ една организација, ги идентификува празнините во политиките и процедурите и препорачува соодветни подобрувања. Кога се спроведуваат редовно, ревизорските организации помагаат да останат пред регулаторните промени, го намалуваат ризикот од прекршување на податоците и градат доверба кај клиентите и партнерите. Овој напис ја истражува ефикасноста на ревизиите на податоците во ирските организации, нивните бенефиции, предизвиците и како да се измери успехот.
Ревизии за заштита на податоците
Ревизијата на заштитата на податоците е систематско испитување на организациите на податоци од една организација.
- [ФЛТ:0] Дата Маап: [ФЛТ:] Да идентификување на личните податоци, каде се складира, како се обработува и со кого се дели.
- [ФЛТ:0] Полиција: [ФЛТ:] Проценка на забелешките за приватност, механизми за согласност, распореди за задржување на податоците и процедури за барање на пристап на податочни податоци (ДСАР).
- [ФЛТ:0] Технички контроли: [ФЛТ:] Проценување на енкрипцијата, контролите за пристап, запечатувањето и плановите за реакција на инциденти.
- [ФЛТ:0] Штетни договори со продавачите кои се занимаваат со лични податоци во име на организацијата.
- [ФЛТ:0] Управување и свесност: проверка дали персоналот ги разбира нивните обврски од БДПР и внатрешната политика.
Секоја од нив има свои предности: внатрешните ревизии се исплатливи и градат домашно искуство, додека надворешните ревизии обезбедуваат непристрасно и длабоко регулаторно знаење.
Мал бизнис може да се фокусира на еден оддел или активност на обработка на податоци, додека поголем проект може да спроведе целосна ревизија низ сите деловни единици. без оглед на обемот, крајната цел е да се идентификуваат неисправните и неупотребливи ризици пред да доведат до пробив или парична казна.
Корист од однесувањето во ирските организации
Ревизиите за заштита на податоците даваат опиплива вредност, повеќе од само почитување. Еве ги клучните бенефиции:
Законско непочитување и намалување на ризикот
Регуларните ревизорски организации помагаат во идентификувањето и фиксирањето на јазот, што би довело до парична казна од 1 милијарда евра до вкупно 2018 година, при што неколку ирски претпријатија кои се соочуваат со казни за несоодветната практика на заштита на податоците.
Менаџмент на ризик и спречување на процеп
Провали на податоци во Ирска, пријавени се прекршувања на ДЗК секоја година, со преку 7.000 известувања само во 2023 година. Ревизиите проактивно ги идентификуваат слабите лозинки како што се слабите лозинки, некриптираните бази на податоци или прекумерните собирања на податоци. Со повторно спроведување на овие прашања, организациите можат да спречат прекршување на правата пред да се случат. На пример, здравствениот провајдер во Даблин користел ревизија за да открие дека пациентот е достапен за целиот персонал, а не само за да се спроведе пристап до нив.
Подобрување на муштеријата и довербата на чувари
Организациите кои можат да покажат дека ја имаат усвоена независна ревизија честопати ја користат како предност на маркетингот, особено во секторите како што се финансиите и здравството.
Операција на ефикасност и заштеда на трошоци
Ревизиите честопати откриваат непотребни или застарени податоци кои можат безбедно да се избришат, намалување на трошоците за складирање и поедноставување на управувањето со податоците. Тие исто така ги рационализираат процесите: на пример, претпријатие за производство во Лимерик откри дека нејзиниот поредок формира непотребена опрема за користење на лични податоци, го забавува времето на обработка на податоци. Со отстранување на несуштинските полиња, компанијата го подобри бројот на довршување на 15% и го намали времето потрошено на влез во податоците.
Подобрите способности и култура на вработените
Клучната компонента на секоја ревизија е испитувањето на вработените и проверката на знаењето.Самиот процес ја подига свеста за заштитата на податоците.Органациите кои ги интегрираат ревизорските наоди во редовна обука покажуваат значително зголемување на довербата на вработените при водењето на лични податоци.Случајно за 2022 од ирски малопродажни синџир покажа дека по два круга ревизија и целна обука, инцидентите на случајно откривање на податоци се намалиле за 40%.
Предизвици со кои се соочуваат ирските организации
И покрај јасните бенефиции, многу ирски организации се борат да спроведат ефективни ревизии за заштита на податоците.
Ограничени ресурси и буџет
Според извештајот на Европската комисија од 2023 до 65%, кој е за многу луѓе, а тоа е за многу од трошоците за ревизија на податоците.
Недостаток на експертизација во домот
Според тоа, многу ирски организации немаат персонал обучен за законот за заштита на податоците или ревизорските методи. Ова води до ревизии кои се фокусираат само на очигледни прашања, испуштање подлабоки проблеми како прекуграничните преноси на податоци или легитимни проценки. Без стручно водство, организациите можат исто така погрешно да ги разберат заклучоците на ревизијата, што води до неефикасна ревизија.
Да се држат под контрола прописите што се менуваат
Ревизорската управа од ДЗК редовно се обновува, а новите одлуки од Европскиот одбор за заштита на податоците (ЕДПБ) може да го променат толкувањето на законот. На пример, пресудата за трансферите на податоци од страна на Шремс II принуди многу ирски компании да го преиспитаат нивното користење на американските облак провајдери.
Отпор од персоналот и менаџментот
Некои вработени сметаат дека ревизијата на ревизијата е полициска вежба, која води до отпор или прикривање на прашањата. Без силна поддршка на раководството, ревизиите може да станат ниско приоритетна активност.
Мерење на ефикасноста на ревизијата
За да се утврди дали ревизијата на податоците е навистина ефикасна, организациите треба да ги следат специфичните показатели и пред и по ревизијата.
Намалување во инцидентите со податоци
Бројот на пријавени прекршувања на податоци, скоро промашувања или жалби од субјекти на податоци треба да се намали по подобрувањата што ги спроведува ревизијата.
Нивоа на непочитување против стандардите на БДП
Ревизијата треба да даде оценка или процент за секоја област (на пр. менаџмент со согласност, управување со ДСАР, одржување на политиките).
Довршување на способноста за обука и свесноста за вработените
Едноставни квизови пред и по обуката осигурува дека празните точки од знаењето се затвораат. Ефективните ревизии исто така ги следат стапките на довршување на обуката: цел од 100% за почетна обука и 80% за годишните рекреатори е вообичаена меѓу организациите со висока состојба.
Време на подобрување на процесите и на подобрување
Времето што се бара за да се затворат ревизорските наоди е клучен показател за организациската реакција. Најдобрата практика е да се има план за ревенција со јасни сопственици и крајни рокови. На пример, критичните наоди (пр. недостатокот на криптирање за лични податоци) треба да се реши во рок од 30 дена, додека средноризичните прашања (на пр. застарените известувања за приватноста) во рок од 90 дена. Следењето на просечното време на ревизии што се случува, покажуваат дали организацијата станува поефикасна во решавање на проблемите.
Штедење на трошоците и намалување на ризикот
Ефикасните ревизии можат директно да ги намалат трошоците: помалку прекршувања на податоците значат пониски законски трошоци, намалени казни и помалку функционални штети.
Примери од реалниот свет: Одобрени приказни за успехот во Ирска
Неколку ирски организации јавно го споделија позитивното влијание на ревизијата на заштитата на податоците:
- По една сеопфатна ревизија во 2021, организацијата спроведе политика на задржување на податоците и се ослободи од преку 10 години непотребна лична податоци.
- [ФЛТ:0] По фаза на брз раст, почетокот имаше повеќе податоци и неконзистентна практика на согласност.
- Фирмата спроведе внатрешна ревизија фокусирајќи се на водењето на податоци за клиентите. Тие открија дека некои доверливи датотеки се чуваат на лични уреди без енкрипција.
Најдобрите практики за ирските организации
За да се зголеми ефикасноста на ревизијата на податоците, разгледајте ги следниве препораки:
- [ФЛТ:0] Произведуваме редовен ревизорски циклус: [ФЛТ:] на минимум, спроведуваме целосна ревизија на секои 12 месеци.
- [ФЛТ:0] Користи пристап базиран на ризик: [ФЛТ:] Ревизорски ресурси Фокус на активностите со највисок ризик. Информатиката за проценка на ризикот може да помогне во приоритетните области каде што личните податоци се изложени на поголем ризик или каде регулаторното испитување е највисоко.
- [ФЛТ:0] Вклучете ги сите оддели: [ФЛТ:] Заштитата на податоците не е само ИТ или правно прашање. Ревизиите треба да вклучат ХР, маркетинг, продажба и операции за да се обезбеди целосна слика за прилив на податоци.
- [ФЛТ:0] Документирајте се: [ФЛТ:] задржете јасни извештаи за ревизорските ревизии, методологии, заклучоци и акции за ремедијација.
- Покрај тоа, Европскиот одбор за заштита на податоците нуди насоки за специфични ревизорски теми како што се оценување на податоците (ДПИ) и записи за обработка.
- [ФЛТ:0] Стандардот за управување со информациите за приватноста обезбедува рамка за ревизија и континуирано подобрување.
Иднината на ревизијата на заштитата на податоците во Ирска
Регулаторните предели не се статични. ДЗЦ најави планови за зголемување на бројот на инспекциите на лице место, особено за високоризичните сектори како што се технологијата, здравството и финансиите.
Ирските организации кои се вплеткуваат во нивната култура наместо да го третираат како еднократен настан ќе бидат најдобро позиционирани за да се насочат овие промени.
Заклучок
Кога се спроведуваат ефикасно, тие обезбедуваат правно исполнување на БНП, намалување на ризикот од скапи прекршувања на податоците, зголемување на довербата кај клиентите и партнерите, како и подобрување на оперативните средства.
Најуспешната организација ги третира ревизиите како постојано подобрување на циклусот Оеј, со тоа што ги забрзува, ги забрзува и повторува.