Table of Contents
Вклучувањето во заедницата претставува една од најмоќните сили за позитивни промени во општеството. Дали организирате чистење на соседството, отпочнување на непрофитна иницијатива, воспоставување на општинска градина или координирање на волонтерските програми, активно граѓанско учество ја зајакнува социјалната структура и ги задоволува локалните потреби.
Наместо тоа, во однос на гарантирањето на обврските кон приватноста на податоците, правниот аспект на работата на заедницата е повеќесоочен и се повеќе комплексен.
Овој сеопфатен водич ги истражува основните правни аспекти кои организаторите на заедниците, непрофитните лидери, волонтерите и граѓанските учесници треба да ги сфатат.
Да се разберат правните структури за организациите на заедницата
Пред да се нурнете во специфични законски барања, од суштинска важност е да се разберат различните правни структури достапни за организациите од заедницата.
Неформални групи и неокорпорирани здруженија
Многу иницијативи на заедницата започнуваат како неформални групи без официјална правна структура. додека овој пристап нуди едноставност и флексибилност, исто така носи значителни ризици. во неинкорпорирано здружение, одделни членови може да бидат лично одговорни за долговите и правните обврски на групата, што значи дека ако некој е повреден на вашиот случај или ако вашата група налага долг, одделни членови може да бидат лично одговорни.
И покрај овие ризици, неформалните групи остануваат вообичаени за мали, краткорочни проекти или иницијативи.
Непрофитни корпорации
За организациите кои планираат активности на заедницата, формирањето на непрофитна корпорација нуди значителни предности.
Процесот на вклучување како непрофитна организација варира од државата, но генерално вклучува поднесување на членови на инклузивација, усвојување на закони, назначување на одбор од директори и добивање на број за идентификација на работодавачи (ЕИН) од IRS.
501 CH) **3) Статус на даночен излез
Многу организации од заедницата бараат 501г.) 3 без данок од Службата за внатрешни приходи. Овој назив нуди значителни бенефиции, вклучувајќи и изземање од федералниот данок на приход, елигмабилност за добивање добротворни придонеси кои можат да се приложат на данок, како и пристап до субвенции кои им се достапни само на организациите без данок.
За да се квалификува за статус од 501 cr) , една организација мора да биде организирана и управувана исклучиво за добротворни, религиозни, образовни, научни или литературни цели, кои не смеат да бидат организирани или да работат за доброто на приватните интереси, а ниту еден дел од нејзината нето заработувачка може да биде од корист за секој приватен акционер или поединец.
Статусите на организациите со 501г.) ,3 , мора да се придржуваат на тековните барања, вклучувајќи и годишен враќаое на информациите (FO 990), обврски за јавно откривање и ограничувања на политичките активности.
Други организациски структури
Освен 501,3 организации, други правни структури можат да бидат соодветни за одредени видови на вклучено општество.
Консултацијата со адвокат кој специјализира непрофитен закон може да ви помогне да одредите кои структури најдобро се усогласуваат со целите и активностите на вашата заедница.
Дозволи, дозволи и регулаторни правила
Еден од најпроменетите аспекти на вклученоста на заедницата е потребата од соодветни дозволи и лиценци.
Дозволи за настан
Ако вашата заедница вклучува јавни настани, најверојатно ќе ви требаат различни дозволи.
Процесот на апликации за дозволи на настани варира според јурисдикција, но генерално бара поднесување детални информации за вашиот планиран настан во текот на 30 до 90 дена пред датумот на настанот. Ќе треба да обезбедите информации за очекуваните присутни, планирани активности, безбедносни аранжмани, санитарни капацитети и планови за итни случаи.
Дополнителни дозволи може да бидат потребни во зависност од специфичните карактеристики на вашиот настан. Ако служите храна, ќе ви требаат дозволи за храна и мора да ги почитувате здравствените прописи. Ако продавате алкохол, ќе ви требаат привремени дозволи за алкохол. Ако користите засилен звук, можеби ќе ви треба дозвола за бучава. Ако ги блокирате улиците или тротоарите, ќе ви требаат дозволи за затворање на патиштата.
Финансирање на регистрацијата
Многу држави бараат од добротворни организации да се регистрираат пред да се побараат донации од жителите.
Некои земји изземаат извесни организации од барањата за регистрација, како што се религиозните организации, образовните институции или малите организации што собираат помалку од одредена сума годишно.
Ако вашата организација планира да бара донации преку државните линии, вклучувајќи преку онлајн платформите за собирање на средства, можеби ќе треба да се регистрирате во повеќе држави.
Градење и потпишување на дозвола
Проектите на Заедницата кои вклучуваат физички структури или употреба на земјиште мора да се во согласност со локалните прописи за урбанизација и градежни правила.
Законите за зонските односи регулираат како може да се користи земјиштето во различни области, специфицирајќи дали имотот може да се користи за станбени, комерцијални, индустриски или мешани цели.
Дури и малите проекти можат да бараат дозволи, а работата што не е соодветна, може да резултира со парични казни, прекини на нарачките или барања за отстранување или повторно комплетирање на работата.
Регулативи за животната средина
Проектите за животна средина кои влијаат врз животната средина можат да поттикнат различни регулаторни барања.
Пред да се започне некој проект кој вклучува вознемирувачка почва, влијание врз водните патишта или измена на природните живеалишта, консултирајте се со локалните агенции за животна средина за да се одреди кои дозволи или проценки можат да бидат потребни.
Прашања на избор и управување со ризик
Кога ги собирате луѓето заедно за активностите во заедницата, несреќите може да се случат, а твојата организација може да биде одговорна за повредите или штетите што се случуваат.
Да се разберат различните видови на одговорност
Организациите на заедниците се соочуваат со неколку категории потенцијална одговорност. [ФЛТ:0] Генералниот став [ФЛТ:] покрива трета партија телесни повреди и штета на имотот на пример, ако учесникот патува и паѓа на настанот во вашата заедница или ако вашите доброволци случајно го уништуваат имотот додека работат на проект.
Ова е особено важно за организациите кои нудат советување, образовни програми или други професионални услуги.
Ова покривање е сé поважно бидејќи членовите на одборот може да бидат тужени за наводно лошо раководење, прекршување на фидуциската должност или други неуспеси во управувањето.
Дури и малите организации со само неколку вработени или доброволци можат да се соочат со овие тврдења.
Закони за заштита од доброволци
Со тоа што ја сфати важноста на доброволната служба, Конгресот го донесе Актот за заштита на доброволците од 1997, кој обезбедува ограничена заштита на одговорност за доброволците од непрофитните организации.
За да се квалификува за заштита на доброволците, волонтерот мора да дејствува во рамките на нивните одговорности, мора да е соодветно лиценциран или потврден ако е потребно, мора да не предизвикал штета преку намерно или криминално лошо дело или сериозна небрежност, и мора да не предизвикувал штета додека работел со моторно возило за кое е потребна дозвола и осигурување.
Важно е да се забележи дека Актот за заштита на доброволците ги штити индивидуалните доброволци, но не ја штити самата организација од одговорност, туку и дека многу држави имаат свои закони за волонтерска заштита кои можат да обезбедат поголема или потесна заштита од федералниот закон.
Должноста на грижата и негрижата
Тоа значи дека треба да преземат разумни чекори за да спречат невнимание.
За да се намалат ризиците од небрежност, организациите на заедницата треба да спроведат проценка на ризикот пред активностите, да развијат и спроведат безбедносни политики и процедури, да обезбедат соодветен надзор за активностите, да одржуваат објекти и опрема во безбедна состојба и соодветно да реагираат на инцидентите кога ќе се случат.
Документацијата е клучна за одбраната од небрежноста.
Специјални гледишта за активностите што ги вклучуваат малцинствата
Освен генералната должност на грижата за децата, организациите кои работат со малолетници мора да спроведуваат политики за заштита на децата, да вршат проверка на персоналот и доброволците кои работат со деца, да одржуваат соодветни соодноси со надзорот и да ги почитуваат задолжителните барања за известување за сомневање дека децата се малтретирани или запоставени.
Многу држави имаат специфични закони во врска со организациите за заштита од злоупотреба, политики кои забрануваат контакти еден на еден помеѓу возрасни и малолетници, како и процедури за одговор на наводите за злоупотреба.
Осигурување за организациите на заедницата
Иако практиката на управување со ризици може да ја намали изложеноста на одговорност, осигурувањето обезбедува суштинска финансиска заштита кога ќе се случат инциденти.
Општа осигурителна полиса
Непрофитното осигурување за генерална одговорност те штити од потенцијални законски барања и финансиски загуби како резултат на несреќите кои вклучуваат повреди на клиентите и оштетување на имотот.
Покривањето обично вклучува трошоци за правна одбрана, кои можат да бидат значителни дури и кога барањата се крајно неуспешни.
Кога се избира генерално покривање на одговорност, обрнете внимание на границите на политиката, кои вообичаено се изразени како ограничување за пер-избор и агрегатни ограничувања. Ограничувањето за пероперации е максимумот кој осигурителот ќе го плати за еден инцидент, додека агрегатната граница е максимумот што ќе го плати осигури за сите барања во текот на политичкиот период. Многу организации носат граници од најмалку еден милион долари по појавување и два милиони долари се собираат, иако условите се разликуваат од активностите на организацијата и договорните обврски.
Директори и офицери осигурување
Секоја непрофитна организација со одбор на директори треба да ги разгледа директорите и офицерите како осигурување, вид на осигурување за управувачката одговорност.
Без ова покривање, членовите на одборот можеби не сакаат да служат, а оние што служат се соочуваат со финансиски ризик.
Некои политики исто така обезбедуваат покривање на ентитетот, заштита на самата организација од одредени барања. Кога е проценката на Д&О политиките, размислете дали покривањето вклучува одговорност на вработувањето, дали има исклучувања за специфични видови на барања, за задржување или одземање на политиката, и дали политиката обезбедува "телесно покривање" за поранешните директори и офицери.
Осигурување за имот
Осигурувањето за непрофитни организации обезбедува заштита за губење на бизнис приходите и трошоците што се поврзани со тоа да се обнови организацијата.
За организациите кои зависат од специфична опрема или објекти за обезбедување програми, покривањето на бизнисот може да биде клучно за организацискиот опстанок по катастрофата.
Посебна осигурителна компанија за настани
Организирањето на средства за собирање средства е голем дел од работењето за непрофитните организации, кој бара заштита за настаните со или без одговорност за алкохол.
Осигурителното осигурување обично ја покрива општата одговорност за настанот, одговорност за алкохолот ако се служи алкохол, ако се откаже или се одложува поради покриени причини, како и штета на изнајмената опрема или места.
Осигурување за онлајн-либилност
Со оглед на тоа што организациите на заедницата сè повеќе се потпираат на дигиталните алатки и собираат лични информации електронски, осигурувањето на сајбер одговорност стана основно.
Дури и малите организации за заедница кои собираат имејл адреси, ги процесираат онлајн донациите или одржуваат бази на податоци за членство се соочуваат со сајбер ризици и треба да го разгледаат ова покривање.
Избирам снабдувачи на осигурување
Непрофитните организации на Непрофитните организации (NIA) обезбедуваат осигурување исклучиво за 501.) непрофитни организации, со покривање во многу земји кое е достапно за многу видови на непрофитни компании од 501.3. Работејќи со осигурителни работници кои специјализирани во непрофитно покривање можат да обезбедат предности, бидејќи овие провајдери ги разбираат уникатните организации со кои се соочуваат и можат да понудат опции за покривање.
Кога избирате осигурување, не само да ја изберете опцијата со најмала цена. Сметајте ја финансиската стабилност на осигурителот и способноста за плаќање на барања, искуството со непрофитни организации, широкото покривање на можностите, квалитетот на услугите на клиентите и барањата, и дали политиката вклучува ресурси за управување со ризици и поддршка. Работејќи со осигурителен брокер кој специјализира во непрофитно осигурување може да ви помогне во навигирањето на опциите и да обезбеди соодветно покривање за специфичните потреби на вашата организација.
Законски договори и документација
Неопходно е да се направат соодветни документи и правни договори за да се заштити вашата организација и да се разјаснат очекувањата со учесниците, волонтерите, партнерите и другите учесници.
Услуги и облици на ослободување
Организациите за ослободување на одлижност обично ги користат за да ги информираат учесниците за ризиците и да добијат договор да не ја држат организацијата одговорна за одредени повреди или штети.
За да може еден одбојник да се спроведе, мора да биде јасно напишан на разбирлив јазик, конкретно да ги идентификува ризиците што се одбиени, да биде потпишан од учесникот (или нивниот родител/чувар ако учесникот е мал), и да не ја прекрши јавната политика.
И покрај овие ограничувања, одбивањето на правата и способностите сепак е важно со информирање на учесниците и родителите за ризиците и покажувањето дека организацијата сериозно ја сфаќа безбедноста.
Доброволни договори
Напишани доброволни договори го расчистуваат односот помеѓу доброволците и вашата организација.
Волонтерските договори помагаат да се спречат недоразбирањата и можат да бидат важни докази ако се појават спорови во врска со природата на волонтерската врска.
Константи форми за малцинствата
Кога активностите на заедницата вклучуваат малолетници, се потребни формулари за согласност од родителите. Овие форми треба да вклучуваат дозвола за малолетниот да учествува во специфични активности, признание за ризиците поврзани со активностите, овластување за итен медицински третман ако е потребно, контакт информации за родителите/чувари, информации за какви било медицински услови или алергии, и дозвола за користење на сликата на малолетниот во фотографии или видеа ако е применливо.
Конзервативните форми треба да се добијат пред секоја активност или програма, бидејќи општото одобрување потпишано на почетокот од годинава можеби не ги покрива соодветно специфичните ризици поврзани со одредени активности.
Партнерство и колаборациски договори
Проектите на заедниците често вклучуваат соработка помеѓу повеќе организации. Напишаните партнерски или договори за соработка помагаат сите страни да ги разберат нивните улоги, одговорности и очекувања. Овие договори треба да ги решат целите и целите на соработката, специфични одговорности на секој партнер, финансиски аранжмани и поделба на трошоците, сопственост на интелектуална сопственост или материјали создадени, распределба на одговорност и барања за осигурување, процес на донесување одлуки, траење на одредбите за партнерство и прекинување на договорот, и процедури за решавање на споровите.
Дури и кога сме во брак со доверливи организации, пишаните договори спречуваат недоразбирања и даваат рамка за решавање на несогласувањата што може да се појават.
Договори со продавачите и провајдерите на услуги
Кога вашата организација вработува продавачи или провајдери на услуги, како што се средувачи на настани, градежни претпријатија за градежни проекти или консултанти за договори за специјализирани услуги, заштитувајќи ги двете страни.
Ако договорот е сложен или вклучува значителни финансиски обврски, размисли дали ќе го разгледаш од страна на адвокат.
Приватност и заштита на податоци
Организациите на заедницата рутински собираат и одржуваат лични информации за учесниците, доброволците, донаторите и другите.
Приватни закони и прописи
Различни закони за регулирање на тоа како организациите собираат, користат и штитат лични информации. Иако сеопфатниот закон за приватност во САД, законите специфични за секторот важат за одредени видови информации. На пример, Законот за заштита на здравствената сигурност и отчетност (HIA) ги регулира здравствените информации, Законот за семејни образовни права и приватност (FERPA) ги штити записите за студентите и Законот за заштита на детската онлајн приватност (COPPA) го ограничува собирањетоњето на информации од деца под 13.
Освен тоа, неколку држави донесоа сеопфатни закони за приватност кои важат за организациите кои работат или собираат информации од жителите на овие држави.
Организациите на заедницата мора да разберат кои закони за приватност важат за нивните активности и да осигурат исполнување на важечките барања. Ова може да вклучува поставување на политики за приватност на веб-страниците, добивање согласност пред собирање на одредени видови информации, обезбедување на пристап до нивните податоци, спроведување на безбедносни мерки за заштита на податоците и известување за прекршување на податоците кога ќе се случат.
Најдобри практики за безбедност на податоците
Без законски да се усогласат, организациите на заедницата имаат етичка обврска да ги заштитат личните информации до кои им се доверени.
Дури и малите организации можат да доживеат нарушување на податоците, а трошоците и финансиските и угледните имиња можат да бидат катастрофални.
Фотографија и користење на слика
Организациите на Заедницата често фотографираат или снимаат активности за промотивни цели, социјални медиуми или документација.
Најдобрите практики вклучуваат добивање писмена согласност пред користење на слики на препознатливи поединци, особено внимателност со слики на малолетници, јасно комуницирање како ќе се користат сликите, почитување на барањата на поединци кои не сакаат да бидат фотографирани и избегнување на слики на начин што би можело да биде засрамувачки или штетен за поединците што не сакаат да бидат фотографирани и да не користат слики на кои се прикажани.
Формите за издавање фотографии треба да специфицираат какви видови на употреба се дозволени (како што е веб-сајтот, социјалните медиуми, печатените материјали), дали организацијата може да им даде дозвола на трети страни за користење на сликите, колку долго трае дозволата, и дали индивидуата може да ја повлече дозволата.
Менаџмент на вработување и волонтер
Правната разлика помеѓу вработените и доброволците е клучна за организациите во заедницата, бидејќи погрешното класификување може да резултира со значителни правни и финансиски последици.
Класификација на вработен против доброволец
Според Законот за фер труд (ФЛСА), поединците кои вршат работа за некоја организација мора генерално да бидат надоместени како вработени ако не се квалификуваат како доброволци.
Фактот што некој се нарекува "доброволно" не го прави автоматски "едно за правни цели." Ако некое лице ја врши истата работа како платените вработени, добива надоместок повеќе од надоместокот за трошоците, или се бара доброволно да волонтира како услов за добивање бенефиции или услуги, може да биде класифицирано како вработен без оглед на насловот.
Ако не сте сигурни дали некој треба да биде класифициран како вработен или доброволец, консултирајте се со адвокат за вработување или професионалец за човечки ресурси.
Законот за вработување се забранува
Клучните области на почитувањето на платите и часовите бараат плаќање на минимална плата и прекувремена работа, антидискриминаторски закони кои забрануваат дискриминација врз основа на заштитени карактеристики, прописи за безбедност на работното место според Актот за Окупација и здравство (ОСХА), семејни и медицински барања за отсуство, осигурување на вработените и осигурување на невработеноста.
Многу закони за вработување важат само за работодавачите со минимум вработени, но некои заштитни мерки важат без оглед на големината на организацијата.
Проверка на подлога
Заедничките организации, особено оние кои работат со ранливи популации како што се децата или постарите поединци, треба да вршат проверка на минатото на вработените и доброволците.
Кога се спроведува проверка на минатото, организациите мора да го почитуваат Законот за фер кредитно известување (ФЦРА) ако се користи компанија за проверка на настаните од трета страна.
Државните и локалните закони може да воведат дополнителни барања или ограничувања на проверката на минатото, вклучувајќи и ограничувања на разгледувањето на одредени видови криминална историја или барања за конкретни видови проверки на позициите во кои се вклучени децата.
Политики за управување со доброволци
Ефикасното волонтерско управување бара јасна политика во врска со процедурите за регрутирање и проверка, условите за обука и ориентација, надзорот и надзорот, кодовите за однесување и однесување, безбедносните протоколи, процедурите за надомест на трошоците, признавањето и ценењето, како и процедурите за решавање на прашањата на остварувањето или лошото однесување.
Позициите треба да им се даваат на доброволците кои пишуваат и редовно да се разгледуваат за да се осигураат дека ќе останат сегашни и ефикасни.
Управување и одговорност
Разумноста на обуките и на најдобрите практики на управување е од суштинска важност за ефикасно и правно водство.
Фидуциентни дози на членовите на одборот
Членовите на одборот на непрофитни организации ѝ должат на организацијата три основни должности.
[ФЛТ:0] Од Лојалното дело [ФЛТ: 1) се бара членовите на одборот да дејствуваат во најдобри интереси наместо во личните интереси.
[ФЛТ:0], должноста на послушност [ФЛТ: 1) бара членовите на одборот да се погрижат организацијата да се усогласи со законите што важат и да остане верна на својата мисија и да ги води документите.
Пробивањето на должностите во врска со фидуциската служба може да резултира со лична одговорност за членовите на одборот, иако таквата одговорност е релативно ретка кога членовите на одборот постапуваат со добра волја и практикуваат разумна грижа.
Конфликт на интересни политики
Конфликтите на интереси се јавуваат кога членовите на одборот или клучните вработени имаат лични или финансиски интереси кои би можеле да влијаат на нивните одлуки во име на организацијата.
Ефикасните политики за судир на интереси бараат од членовите на одборот и клучните вработени да откријат потенцијални конфликти, да воспостават процедури за прегледување и решавање на откриените конфликти, да бараат објаснување од дискусиите и гласовите за работи каде постојат конфликти и да документираат како се управувани конфликти.
ИРС бара организациите кои немаат даночни права да имаат конфликт на интереси и да известуваат за Форм 990 дали имаат таква политика и како се имплементираат.
Финансиска контрола и транспарентност
Членовите на одборот се одговорни за обезбедување на здраво финансиско управување и транспарентност.
Организациите треба да имаат процедури за одговарање на јавните барања за овие документи.
Документи за бајпас и управување
Организациските закони ги утврдуваат правилата за тоа како се управува со организацијата, вклучувајќи го составот и условите на одборот, позициите и одговорностите, исполнувањето на барањата и процедурите, барањата за гласање и кворум, структурата на одборот и процедурите на амандмани.
Според законите кои треба да се менуваат, организациите мора да ги следат амандманите наведени во постоечките закони.
Покрај законите, организациите треба да одржуваат и други документи за управување, како што се конфликт на каматните политики, политики за задржување на документите и уништување, политики за брзо уништување и политики за извршен надоместок.
Оценки за интелектуална сопственост
Разбери ги правата на интелектуална сопственост, помага во заштитата на имотот на твојата организација и избегнува да се расфрлаат правата на другите.
Замени
Трговските марки ги штитат имињата, логоата, слоганите и другите идентификатори кои ја разликуваат вашата организација од другите.
Пред да прифатите име или лого, направевте пребарување на заштитен знак за да се осигурате дека не ги внесувате постоечките знаци. Користењето на име или лого кое е збунувачко слично на заштитен знак на друга организација може да резултира со правно дејство и барања за ребрендирање, што може да биде скапо и неспробежно.
Авторски права
Авторските права ги штитат оригиналните дела на авторството, вклучувајќи пишани материјали, фотографии, видеа, музика и софтвер.
Организациите на Заедницата треба да имаат обѕир кон авторските права во два контекста. Прво, да ги заштитите сопствените авторски права со тоа што ќе вклучите забелешки за авторски права, ќе регистрирате важни дела и ќе користите лиценци или договори за да контролирате како другите можат да ги користат вашите материјали.
Со ова учење се дозволува ограничено користење на материјали со авторски права без дозвола за цели како што се критики, коментари, известување на вести, учење или истражување.
Creative Commons
Многу организации од заедницата имаат корист од користење на софтвер со отворен код и Криејтив комонс содржини, кои можат да се користат слободно под одредени услови. Кога ги користите овие ресурси внимателно проверувајте ги условите на лиценцата за да се осигура почитување. Некои лиценци бараат припитомување, забранување на комерцијална употреба или бараат дериватички работи да се делат со истата лиценца.
Слично на тоа, ако вашата организација креира образовни материјали или друга содржина која сакате да ја споделувате насекаде, размислете за тоа како Криејтив комонс лиценците јасно да комуницираат за тоа како другите можат да ја користат вашата работа додека задржуваат одредени права.
Политичка активност и ограничување на односите
Разбирањето на овие ограничувања е клучно за организациите на заедницата кои сакаат да се залагаат за нивните цели, со истовремено одржување на статус на ослободен од даноци.
Прохибиција на активностите на политичката кампања
Организациите од одделот 501.1.) 3.
Проценетите активности вклучуваат укинување или спротивставување на кандидатите, давање придонес за кандидатите или политичките партии, дистрибуирање на предизборни материјали, овозможување на кандидатите да ги користат организациските средства и давање изјави во официјалните организациски публикации во корист на или против кандидатите.
Прекршувањето на забраната за политички кампањи може да резултира со акцизи за организацијата и нејзините менаџери, како и во несериозни случаи, поништување на статус на даночници.
Дозволени кожни активности
За разлика од политичките предизборни активности, лобирањето не е апсолутно забрането за 501г.)3 организации, но мора да биде ограничено.
Организациите можат да избираат помеѓу два тестови за мерење на дозволеното лобирање. Според "значителниот дел" тест, лобирањето не може да претставува значителен дел од активностите на организацијата. Овој тест е нејасен и фактичен.
Многу организации избираат тест за трошоците бидејќи даваат поголема јасност и обично овозможуваат поголема лобирање отколку значителен тест за дел од тестот.
Авокација и образование
Додека активноста на политичката кампања е забранета и лобирањето е ограничено, организациите од 501гмг) можат да се вклучат во неограничена застапување и образование за прашања поврзани со нивната мисија.
Линијата помеѓу дозволено застапување и забрането лобирање или активности на кампањи може да биде суптилна.
Пристапливост и недискриминација
Организациите на заедниците имаат правни и етички обврски со цел нивните програми и објекти да бидат достапни и да не ги дискриминираат заштитените групи.
Актот на инвалидитет кај Американците
За организациите од заедницата, ADA следењето вклучува обезбедување на физичка пристапност на објектите, обезбедување на разумно сместување за вработените и волонтерите со хендикеп, правење програми и услуги достапни, како и обезбедување на веб-страници и дигитална содржина.
Потребите за физичка пристап вклучуваат пристапност, пристапни паркинги и пристапни влезни влезни влезови, пристапни тоалети и пристапни патишта низ објектите.
Пристапливоста на програмата значи дека поединци со хендикеп мора да можат да учествуваат во програмите и услугите.
Граѓански права и закони за недискриминација
Различни федерални, државни и локални закони забрануваат дискриминација врз основа на заштитени карактеристики како што се раса, боја, национално потекло, пол, религија, возраст и инвалидност.
Организациите на заедниците треба да усвојат и да спроведат недискриминаторски политики, да обезбедат обука за недискриминаторски барања, да воспостават процедури за решавање на жалбите за дискриминација и да се осигурат дека програмите и услугите ќе бидат подеднакво обезбедени за сите лица со право на глас.
Организациите кои добиваат федерална финансиска помош мора да ги почитуваат дополнителните барања за недискриминација, вклучувајќи го член VI од Законот за граѓански права (проценка на расната дискриминација), Законот IX од Амандманите за образование (забраната на сексуална дискриминација во образовните програми), Секција 504 од Законот за рехабилитација (Промената дискриминација на инвалидите), и Актот за дискриминација на ерата (прометна дискриминација на возраст).
Јазичен пристап
Организациите на заедниците кои служат во различни популации треба да размислуваат за пристап на јазиците за поединци со ограничен англиски пристап. Додека условите варираат во зависност од изворите на финансирање и јурисдикцијата на организацијата, најдобрите практики вклучуваат проценка на потребите на заедницата, обезбедување услуги за толкување за клучни интерпретации, преведување на витални документи на јазиците кои се зборуваат и обука на персоналот за ефикасно работење со преведувачи и ограничени англиски експерти.
Обезбедувањето на пристапот до јазиците не само што ќе обезбеди правна согласност туку и напредок во мисијата на организацијата преку правење програми и услуги кои се навистина достапни за сите членови на заедницата.
Упатства на заедницата и кодекси на однесување
Воспоставувањето јасни насоки и правила на однесување помага да се создаде безбедна, почитувана и продуктивна средина за вклученоста на заедницата, истовремено обезбедувајќи рамка за решавање на проблематичното однесување.
Развој на ефикасни насоки за заедниците
Успешните упатства се јасни и нејасни, позитивно врамени кога е можно, фокусирани на однесување наместо на идентитет, кон постојано применувани на сите учесници, и редовно разгледувани и ажурирани како што е потребно.
Водките треба да ги решат клучните области како што се комуникацијата со почит, малтретирањето и дискриминацијата, безбедноста и безбедноста, користењето на организациски ресурси, доверливоста и приватноста, конфликтите на интереси и социјалните медиуми и онлајн однесувањето.
Позиции за малтретирање и дискриминација
Сите организации во заедницата треба да имаат јасна политика со која се забранува малтретирање и дискриминација.
Организациите треба редовно да ги обучуваат малтретирањето и дискриминацијата и веднаш и соодветно да реагираат на сите поплаки.
Процедури за конфликт
И покрај најдобрите напори да се спречат конфликти, неизбежно ќе се појават несогласувања и расправии во организациите на заедницата.
Процедурите за ефикасно решавање на конфликтите вклучуваат охрабрување на директната комуникација помеѓу партиите кога е соодветно, обезбедување медијација или олеснет дијалог за посериозни конфликти, воспоставување јасни ескалација патишта кога неформалната резолуција е неуспешна и обезбедување фер процеси кои ќе им дадат можност на сите страни да бидат сослушани.
Некои организации вклучуваат одредби за алтернативно решавање на споровите во нивните закони или договори, кои бараат медијација или арбитража пред судски постапки.
Врска и одговорност
Организациите треба да воспостават јасни процеси за решавање на прекршувањата, вклучувајќи ги процедурите на испитување, редица потенцијални последици, апелациони процеси и барања за документација.
Последиците од прекршувањата треба да се пропорционални со сериозноста на однесувањето и може да се движат од вербални предупредувања до привремено укинување до трајно отстранување од програмите или активностите.
Задржувањето на записи и зачувувањето на документите
Организациите на Заедницата треба да одржуваат различни категории на евиденција и да спроведат соодветна политика на задржување и уништување.
Потребни рекорди
Заради даночните барања мора да се водат документи кои го поддржуваат нивниот статус на ослободен од данок и да се покаже почитување на барањата за даночните закони.
За сите вработени мора да се водат досиеја, вклучувајќи ги апликациите за вработување и документите за вработување, проверката на верификацијата на вработувањето И-9, платниот список и даночните записи за задржување на формуларите, евалуациите на перформансите и дисциплинските досиеја, како и записите за отсуство и сместување.
Програмата ги документира активностите и влијанието на организацијата, вклучувајќи ги и регистрирањето на учесниците и формуларите за согласност, податоците за присуството, податоците на програмата и исходот, грантните апликации и извештаи, како и договорите и договорите со партнерите и продавачите.
Политика на задржување на документот
Политиката за задржување на документите специфицира колку различни видови записи треба да се чуваат и кога тие можат да бидат уништени. Овие политики помагаат да се загарантира дека важните записи се чуваат додека се намалуваат трошоците за неред и складирање за записите кои повеќе не мора да се чуваат.
Периодите на задржување варираат во зависност од видот на евиденција и примената на законските барања. На пример, прописите на IRS бараат од организациите за да се задржат досиејата кои го поддржуваат Форм 990 најмалку три години, даночните извештаи за вработување мора да се чуваат најмалку четири години, корпоративните записи како што се членовите на инклузивација и документите за бајс треба да се чуваат трајно, а договорите и договорите треба да се одржуваат за одреден период по истекувањето.
Политиката на задржување на документите треба да биде писмена, одобрена од страна на одборот на директори, комуницирана до персоналот одговорен за одржување на документацијата и анализирана повремено за да се осигури дека тие ќе останат во тек со правните барања.
Менаџмент на електронски рекорди
Електронските записи се генерално прифатливи замени за хартијата ако се одржуваат во форма која го задржува нивниот интегритет и пристапност.
Најдобрите практики за менаџмент на електронските податоци вклучуваат користење на сигурни системи и формати кои ќе останат достапни со текот на времето, спроведување на процедурите за поддршка и за закрепнување од катастрофи, контрола на пристапот до чувствителни електронски записи и осигурување на електронската документација во политиките за задржување и уништување на документите.
Уништување документи
Кога истекува периодот на задржување на записите, организациите треба да ги уништат записите на начин кој ги штити доверливите информации. Записите што содржат осетливи информации треба да се исечат, а електронските записи треба безбедно да се избришат користејќи методи кои спречуваат закрепнување.
Организациите никогаш не треба да ги уништат записите што чекаат или очекуваат судски постапки, истрага од владата или ревизија.
Одговор на правни прашања и спорови
И покрај тоа што се трудат да ги почитуваат и да се борат со ризикот, некои организации можеби ќе се соочат со правни проблеми или спорови.
Кога да побараш правен совет
Организациите на Заедницата треба да се консултираат со адвокатите во различни ситуации, вклучувајќи ги и кога ја формираат организацијата или кога прават значајни структурни промени, кога се соочуваат со потенцијално судски постапки или добиваат правни барања, кога се работи за сложени договори или трансакции, кога се решаваат прашања за вработување како што се прекинување на жалбите за дискриминација, кога одговараат на владините истраги или ревизија, и кога се несигурни околу законските барања или обврски за исполнување на законот.
Многу организации воспостават односи со адвокати кои можат да дадат тековни совети и да бидат достапни кога ќе се појават проблеми.
Како одговор на поплаките и на правните барања
Веднаш извести го својот осигурител ако тоа е покриено со осигурување, ако се консултираш со правен совет пред да одговориш, зачувај ги сите релевантни документи и комуникации, не прифаќај одговорност или не преземај никакви обврски без законски совет и не се потпирај на тоа.
Разочарувачки или одбрамбени реакции можат да ги ескалираат конфликтите и да создадат дополнителна правна изложеност.
Менаџмент на кризи
Организациите треба да имаат планови за одговор на кризи кои ќе го идентификуваат тимот за одговор на кризи, да воспостават комуникациски протоколи, да одредат портпароли, да ги зацртаат процедурите за известување на учесниците и да ги решат законските и осигурителните интереси.
За време на кризата, фокусирајте се на обезбедување сигурност, собирање на точни информации, комуникација транспарентно, истовремено заштита на правните интереси и документирање на дејствата преземени по итната криза, спроведување темелна проверка за идентификување на лекциите научени и спроведување на подобрувања за спречување слични инциденти.
Да се изгради една култура на законски укор
Наместо да гледаат на законската согласност како на товар, успешните организации на заедницата ја интегрираат законската свест во нивната организациска култура и операции.
Обучување и образование
Редовните обуки треба да ги вклучуваат мисијата и правната структура на организацијата, филципативните должности за членовите на одборот, малтретирањето и дискриминацијата, безбедноста и управувањето со ризикот, безбедноста на приватноста и податоците, како и специфичните законски барања релевантни за активностите на организацијата.
За сите учесници, за време на ориентацијата и повременото освежувањето треба да се обезбеди обука.
Монитори на однесување и ревизија
Организацијата треба да спроведува периодични прегледи на почитувањето на клучните законски барања, редовно да ги проверува и да ги ажурира политиките и процедурите, да врши внатрешни ревизии на финансиските контроли и процеси, и да бара надворешни ревизии или прегледи кога е соодветно.
Набљудувањето со непочитување треба да се документира, и сите идентификувани прашања треба брзо да се решат со соодветна корективна акција.
Континуирано подобрување
Организациите на Заедницата треба да бидат информирани за промените во важечките закони и регулативи, да учествуваат во мрежите и здруженијата кои обезбедуваат новости и ресурси, да учат од инцидентите и скоро исчезнатите лица за подобрување на политиките и практиките, и редовно да ги оценуваат и ажурираат стратегиите за управување со ризикот.
Градењето на култура на континуирано подобрување им помага на организациите да се приспособат на промената на правните предели и да задржат високи стандарди на почитување и управување.
Ресурси и поддршка за организациите на заедниците
Многу од ресурсите и системите за поддршка се достапни за да им помогнат на организациите да ги разберат и да ги исполнат своите законски обврски.
Законски ресурси
Многу организации обезбедуваат правни информации и помош за организациите во заедницата.
Онлајн ресурсите како што е веб-страницата IRS обезбедуваат насоки за барањата на организациите без даноци, додека организациите како [ФЛТ:0] Националниот совет за непрофитни средства [ФЛТ:1] нудат сеопфатни информации за управувањето, почитувањето и најдобрите практики.
Професионални советници
Консултантите за човечки ресурси даваат водство во врска со вработувањето и следењето.
Градењето на тим од доверливи советници им обезбедува експертиза и поддршка на организациите во повеќе области на правно и оперативно почитување.
Мрежи на врсниците и заедници на учење
Врската со другите организации обезбедува можности да се научат од врсниците, да се делат ресурсите и да се остане информиран за новите прашања.
Учењето од врсниците може да биде особено вредно за малите организации кои можеби немаат голем персонал или ресурси, но можат да имаат корист од колективното знаење и искуство на пошироката заедница.
Заклучок: Правното признание како основа за влијание
Разбирањето и решавањето на правната страна на вклученоста на заедницата не е за создавање на пречки или намалување на ентузијазмот за граѓански ангажман, туку за градење цврста основа која им овозможува на организациите на заедницата да ги извршуваат своите мисии ефикасно, одржливо и етички.
Правното почитување ги штити поединците кои го посветуваат своето време и енергија на работата на заедницата, гарантира дека организациските ресурси се користат соодветно и ефикасно, ја гради довербата кај учесниците, донаторите и пошироката заедница, создава одржливост со избегнување на правните проблеми кои би можеле да ја попречат важната работа, и покажува професионализам и одговорност која привлекува поддршка и партнерства.
Иако правните предели можат да изгледаат застрашувачки, особено за малите организации или за основните иницијативи, не заборавајте дека не треба да бидете правен експерт за водење на солидарна социјална организација.
Почнете со решавање на најосновните правни барања за структурата на вашата организација, потребните дозволи и лиценци, основно осигурување и основни политики и процедури.
Правната страна на вклученоста на заедницата на крајот служи за истата цел како и самата заедница: создавање на позитивни промени, истовремено заштитувајќи ги луѓето и заедниците.
Сеедно дали го организирате вашето прво чистење на соседството или водење на добро утврдена непрофитна организација, принципите наведени во овој водич даваат патоказ за водење на правните аспекти на вклученоста на заедницата. Користете ги овие увиди за да изградите силни, солиентни организации кои ќе ја фокусираат својата енергија на она што е најважно: да направите значајна разлика во вашата заедница.
За дополнителни насоки за одредени правни прашања кои влијаат на вашата организација, размислете за консултирање со правни совети, поврзување со вашата државна асоцијација на непрофитни организации или истражување на ресурси од организации како [ФЛТ:0] Независниот сектор [ФЛТ:1] кој обезбедува сеопфатни информации за непрофитното управување и почитување. Со правилно знаење, ресурси и посветеност на законската согласност, вашите напори за вклучување во заедницата можат да постигнат трајно позитивно влијание додека ги заштитуваат сите оние што се вклучени во него.