Table of Contents
Зошто управувањето со податоците е поважно од кога и да е порано за ирските организации
Ирските организации сега работат во средина каде податоците се критична предност и значителна одговорност. Од финансиски услуги во Даблин ИФСЦ до агро-техника фирми во Корк, секој сектор управува со информации кои можат да се идентификуваат (ПII), финансиски записи или оперативни податоци кои мора да се водат со нив. Сепак, многу бизниси сè уште го третираат управувањето со податоците како последователна работа за проверка на состојбата, наместо како стратешка способност за управување, ефикасност и конкурентна предност.
Ефикасното управување со податоците не е само за избегнување на паричните казни од Комисијата за заштита на податоците (ДПЦ). За ирските организации предмет на законот за заштита на податоците (GDP) и се повеќе строги правила специфични за секторот, обемна стратегија за управување е основата врз која се градат дигиталната трансформација, аналитиката и довербата на клиентите.
Овој напис ги содржи практичните, дејствувачки стратегии за спроведување на ефикасно управување со податоци прилагодени на ирската регулаторна и бизнис сцена. Тој ги покрива основните принципи, основните улоги и алатки, пристапот на животниот циклус и културното поместување на податоците кои се потребни за пренесување од ад-хок, во програмата за зрело управување.
Што навистина значи тоа да се водат податоци
Управувањето со податоците е често помешано со менаџментот на податоци, но разликата е важна. Менаџментот на податоци ги опфаќа техничките процеси на собирање, складирање, обработка на податоци. Како треба да се спроведе управувањето со податоците?
За ирските организации, управувањето мора експлицитно да ги разгледа барањата на БДП, на е-президентивните регулативи и сите правила специфични за секторот (на пример, на Централната банка на ирски фирми).
Во основа, управувањето со податоците утврдува три работи: правата на одлуки (кои можат да носат одлуки за податоците), одговорноста (која е одговорна за квалитетот на податоците и безбедноста) и контролните механизми (како се спроведуваат и се следат политиките). Без овие, подвижните иницијативи од аналитика на клиентите до проектите на ВИ се градат на несигурна основа.
Клучни стратегии за ефикасно управување со податоци во Ирска
Подолу се основните стратегии кои треба да го формираат 'рбетот на сите напори на управувањето во ирски контекст.
1. Дефинирај јасни политики на податоци што го одразуваат ирскиот закон
Политиката е правило на патот.Ирските организации мора да ја водат политиката која ја покрива класификацијата на податоците, периодите на задржување, контролите на пристап, неспроведување на процедурите на известување и правата за користење на податоците (вклучувајќи го и правото за бришење и стврднување на податоците). Овие политики треба да бидат доволно специфични за да бидат флексибилни, но доволно флексибилни за да се развијат како што регулативите се менуваат.
Критично, политиката мора да го одреди водството на DNU. На пример, DNUS водителот за периодите на задржување на податоците сугерира дека личните податоци не треба да се чуваат подолго од потребното, но што е намерно , но што е , се случува. Ирските организации треба да документираат оправдани распореди за задржување на податоците за секоја категорија и да се осигураат дека се ревизорски. Слично на тоа, необјаснетите процедури за известување мора да се во согласност со 72-часовниот услов за известување според БДП.
Политиките се бескорисни ако собираат прав, мора да им се пренесуваат на сите вработени, да се интегрираат во програмите за управување и да се разгледуваат најмалку годишно.
2. Додели ја состојбата на податоци со јасни одговорности
Работници се луѓето кои ја оперативуваат политиката на следење на податоците, раководат со класификацијата и служат како точки на контакт за прашања на податоците. Во ирскиот СМЕ, една личност може да дејствува како службеник за заштита на податоците (ДПО) и како раководител на податоци. Во поголеми претпријатија, управата треба да се дистрибуира низ бизнис единиците, со секој помошник одговорен за специфични домени (пр., податоци од клиентите, податоци од ХР, финансиски податоци).
Клучот е да се дефинираат одговорностите на управата формално во однос на целите за вработување и остварување на работата.
Ирските организации треба исто така да назначат сопственик на податоци за секое клучно множество податоци. Сопственикот на податоците е обично постар менаџер кој одговара за севкупното управување со податоци, вклучувајќи го и обезбедувањето на соодветна употреба и дека сите ризици се ескалираат до раководството. ДПО, пак, обезбедува независен надзор и совет, особено за регулаторните работи.
3 Спроведи контрола на квалитетот на податоците што води до вистински подобрувања
Квалитетот на податоци често е највидливата корист од управувањето. Но, подобрувањето на квалитетот не е еднократен проект , потребно е тековно мерење, ременување на информации и процес. Почнете со идентификување на вашите најкритични елементи на податоци: на пример адресите на клиентите, кодовите за производите или идентификаторите на финансиските трансакции. За секој елемент дефинирајте метрички како потполностст, прецизност, доследност, време и уникатност.
Користи автоматски алатки за профилирање за редовно скенирање на изворите на податоци. Кога се откриени проблеми , недостасуваат вредности, грешки во форматот . .. тие треба да се регистрираат во следач за квалитет на податоци и да му се доделуваат на соодветниот управител. Бидејќи анализата на коренот е од суштинска важност: ако имињата на клиентите се постојано погрешно напишани, проблемот може да лежи во интерфејсот за влез во податоците наместо во самата база на податоци.
Во ирскиот контекст, квалитетот на податоците е особено важен за да се постигне согласност со принципот за прецизност на БДП (Article 5 æ1)).
Осигурете го регулаторниот режим надвор од основниот БДП
И покрај тоа што БДП е најистакната регулатива, ирските организации мора да размислат за други обврски. Директивата за еПрвенција ги регулира електронските комуникации, вклучително и согласноста за колачиња и директниот маркетинг.
Оваа регистрација служи како централен извор на вистината за проценка на влијанието на податоците (ДПИЈА), Рекордот за процесирачки активности (РОПА) и барањата за пристап до податоци (ДСАР).
Ирските организации треба, исто така, да одржуваат блиски односи со нивните ДПО , дали внатрешни или надлежни , и дали ќе ја разгледаат можноста за пишување на новости од ДЗК и Европскиот одбор за заштита на податоците.
5 Да се пренесе технологија на автоматска и на обемна власт
Овие алатки се поврзани со вашите постоечки податоци и со извршните податоци, езерата, системите за податоци и со сопствениците.
Кога ги оценувате алатките, барајте карактеристики како што се автоматско откривање податоци (за лоцирање и класифицирање на чувствителни податоци), работните мотори за обновување на прашањата и интеграцијата со решенијата за идентитетот и управувањето со пристап (ИАМ).
Надворешните алатки се исто така корисни за специфични задачи за исполнување на пораките. На пример, архивирањето на решенијата за е-пошта ќе помогне во исполнувањето на барањата, додека платформите за управување со согласност ќе го рационализираат ADR за маркетинг тимови. Инвестицијата во технологијата треба да биде пропорционална на сложеноста на вашата средина со податоци; почеток може да започне со едноставен каталог на податоци, додека на мултинационалните тимови ќе им треба центар за управување на претпријатијата.
Промовирајте ја писменоста на податоците на секое ниво
Владеењето со податоците пропаѓа кога вработените не разбираат или не се грижат за тоа. Критична стратегија е да се вградат писменоста на податоците низ целата организација. Ова не значи да се претворат сите во научници за податоци; тоа значи да се обезбеди дека секој човек знае како одговорно да ракува со податоците во нивната секојдневна улога.
На пример, претставник на продажбата треба да знае како да класифицира контакт-снимање и кога да побара согласност за маркетинг.
Тренингот треба да биде специфичен, пренесен редовно и засилен со визуелни потсетници (постари, внатрешни совети, брзи карти за брзо споредување). Симулирајте ги вистинските сценарија: ,А муштеријата се јавува и бара да ги види сите податоци што ги држите на нив. Што правите? ? или , наоѓате отворена папка со податоци за платите на заеднички драјв.
Градење на рамката за управување со податоците: улоги и одговорност
Подолу се основните улоги кои ирските организации треба да ги воспостават, без оглед на големината.
- ЃПО советува за почитување, следење на внатрешно придржување и дејствува како контакт-точка за ДЗК.
- [ФЛТ:0] Управување со податоци (или Управниот комитет): [ФЛТ:]
- Тие одобруваат одлуки за пристап до податоци и се грижат податоците да бидат користени во согласност со бизнис целите и регулативите.
- [ФЛТ:0] Стјуарди: [ФЛТ:] Оперативен персонал кој извршува секојдневни задачи за управување , ги класифицира податоците, го следи квалитетот, управува со метаподатоците, ракува со ДСАР и документирање на лозата.
- [ФЛТ:0] Дата Кустодиани: [ФЛТ:] Обично персонал на ИТ кој управува со базата на податоци на техничката средина, резервните, безбедносните контроли и дозволите за пристап , според политиките поставени од страна на управниците и сопствениците.
За помалите ирски организации, овие улоги можат да се комбинираат. Почетниот почеток може да има основач кој ќе работи како сопственик на податоци и советник за ДПО. Критично правило е дека ниту една личност не треба да биде процесер на податоци и носител на одлуки за управување; мора да има поделба на должностите каде што е тоа можно.
Податоци за управувањето со животниот циклус: Од создавање до Делење
Управувањето со податоците мора да го покрие целиот животен циклус на податоци, а не само складирањето и користењето.
Создавање и собирање
Во точката на создавање на податоци , започнува управувањето со селекторите, или системските записи. Осигурете се дека се добива согласност и документира каде што е потребно, дека собирањето е ограничено на она што е неопходно (дета минимизација) и дека целта е јасно наведена. Користете ги правилата за проверка на податоците за влез за намалување на прашањата на квалитетот на речниот тек.
Складирање и заштита
Класификувај ги податоците според чувствителноста (пр. јавноста, внатрешната, доверлива, ограничена) и примени ги соодветните контроли за пристап, енкрипција и резервните политики. За ирските организации, складирањето лични податоци во ЕАЕ е директно; ако планирате да ги пренесувате податоците надвор од ЕАЕ, мора да биде на место валиден механизам за пренос (како што се Стандардните договорни клаузули). Осигурете се дека оние што даваат облаци нудат опции за одржување податоци во Ирска или на други места во ЕУ.
Употреба и споделување
Управување со користењето значи спроведување на податоците кои се користат само за целите за кои се собрани. Документирајте ги сите текови на податоци, особено кога делите податоци со трети страни (процесори). Вршењето на задолженоста на продавачите и вклучува клаузули за заштита на податоците во договорите. Регуларните ревизии на корисничките пристапни записи може да откријат неовластена употреба.
Архивска и задржувањето
Не треба да се чуваат сите податоци засекогаш. Дефинирајте ги распоредите за задржување базирани на законски барања (на пример, податоците за вработување мора да се чуваат седум години според ирскиот закон) и потребите на бизнисот. По периодот на задржување, податоците мора да бидат сигурно избришани или анонимизирани. Автоматски архивски процеси каде што е можно да се избегнат физички грешки.
Бришење и уништување
Кога податоците ќе стигнат до крајот на неговиот живот, бришењето мора да биде проверено. Користете потврдени методи на уништување за физичките медиуми и обезбедете пребришување на записот за дигитално складирање. Одржете ги записите за бришење кои го запишуваат она што е избришано, од кого и кога. Ова е особено важно за покажување на согласност со БДП за да се избришат.
Да се надминат предизвиците на управувањето со ирските организации
Ова се најчестите предизвици со кои се соочуваат ирските организации и како да се справат со нив.
- [ФЛТ:0] Дата силос [ФЛТ]
- "Доделување на извршното купување во [ФЛТ:] , Без високи спонзорства, управување нема доволно средства и авторитет. Решението: Да се изгради бизнис случај кој ќе ги намали трошоците на лошите податоци .g., RODR казни, неуспешна ревизија, неефикасни операции. Поврзете го управувањето со стратешките цели како дигитална трансформација или искуство на клиенти.
- Решението: Подложете се на дневните и индустриските извештаи. Закажете четврто регулаторни рецензии.
- Решение: Посочувањето на придобивките им помага подобро да си ја завршат работата, да ги намалат грешките и да ги заштитат од лична одговорност.
Успех при мерење: KPI за управување со податоци
Ирските организации треба да ги следат следните клучни показатели за перформансата за да ја проценат ефикасноста на нивната програма за управување.
- [ФЛТ:0]
- Време е да исполните барање за пристап до податоци.
- [ФЛТ:0] Поличното следење на стапката [ФЛТ:]
- Време на инцидентна реакција [ [FLT:] , Време меѓу откривање на нарушување на податоци или нарушување на политиката и задржување. Занимирај со минути, а не со часови.
- [ФЛТ:0] Зреност на управувањето со податоци
Визуелни таблички кои покажуваат трендови со текот на времето се попогодни од статичките табели.
Да се зачува културата на податоци преку ирските тимови
Ирските организации имаат посебна предност тука: соработката, ориентирана кон односите на многу ирски бизниси, може да се искористи за да се изгради заедница на шампиони на податоци, наместо да се изгради режим на команда и контрола.
Почнете со идентификување на раните корисници , поединци кои природно се грижат за квалитетот на податоците или почитувањето. Овозможете ги да ги обучуваат врсниците, да создаваат документација и да забележуваат подобрувања.
Лидерството го поставува тонот. Кога извршните директори и постарите менаџери постојано ги реферираат податоците во нивните комуникации и го поминуваат говорот на пример, со следење на истите правила за задржување на податоци како и сите други . Тоа сигнализира дека ова не е мода. направете управување со податоците дел од организациските вредности, можеби како столб на вашиот одговорен бизнис или рамка на ЕСГ.
На крајот, вградувањето на управувањето во постојните процеси наместо да се додаде како одделен слој. На пример, кога се стартува нов производ или сервис, вклучува задолжително управување со податоци во листата на податоци. Кога станува збор за нов продавач, потребно е прашалник за заштита на податоците. Колку помалку управување изгледа како дополнителен товар, толку поголема е веројатноста дека ќе се држи.
Надворешни ресурси за ирските експерти за управување со податоци
За да бидете информирани и да ја подобрите вашата програма за управување, консултирајте се со овие авторитетни извори:
- Нивната веб-страница нуди насоки, одлуки за спроведување и најнови вести.
- [ФЛТ:0] ДАМА Интернационал [ФЛТ:1] Глобалното здружение за управување со податоци.
- [ФЛТ:0] ИСО/ИЕЦ 38505-1:2017 [ФЛТ:1]
Да се изгради програма за управување што расте кај тебе
Ирските организации не треба да се обидуваат да спроведат совршена, сеопфатна програма на првиот ден.Почни со пилот во една бизнис единица или податочни податоци за корисниците е често добро место за почеток.Научи од пилотот, прочисти го пристапот и потоа прошири.
Со примената на фазата можете да демонстрирате брзи победи, доверба и да ја прилагодите стратегијата базирана на повратни информации од реалниот свет. Исто така, го намалува ризикот од огромен персонал со премногу промени одеднаш.
Запомнете дека управувањето со податоците не е проект со краен датум; тоа е тековна способност која мора да биде реширана и одржлива. со вистинските стратегии, јасни улоги и култура која ги вредности податоците, ирските организации можат да го претворат управувањето од товар на почитување во стратешка предност, заштитувајќи ја нивната репутација, овозможувајќи подобри одлуки и отклучувајќи го целосниот потенцијал на нивните податоци.