Għala l - Organizzazzjonijiet Karitattivi Għandhom bżonn Pjan taʼ Reazzjoni għall - Kriżijiet

Meta kriżi tattakka jekk huwiex diżastru naturali, ksur ta "data, allegazzjoni ta' ġestjoni ħażina finanzjarja, jew emergenza tas-saħħa pubblika ħadha li l-fiduċja tista 'evapora fis-sigħat. Mingħajr pjan ta "rispons kriżi, l-organizzazzjoni tiegħek tista' tħabtu biex jikkomunikaw b'mod effettiv, jipproteġu l-popolazzjonijiet vulnerabbli, jew saħansitra jgħix il-konsegwenzi. Pjan ta "kriżi strutturat tajjeb ma' aktar minn jimmaniġġjaw emerġenzi; hija tissalvagwardja l-missjoni tiegħek, tipproteġi r-reputazzjoni tiegħek, u tiżgura tim tiegħek jistgħu jaġixxu b'mod deċiżiv taħt pressjoni. Din il-gwida tipprovdi qafas komprensiv għall-iżvilupp ta "pjan ta' reazzjoni għall-kriżi mfassla għall-ħtiġijiet uniċi ta "organizzazzjonijiet karità, minn nonprofitti tal-komunità żgħar għall-gruppi kbar ta' għajnuna internazzjonali.

Pass 1: Twettaq Valutazzjoni tar-Riskju bir-Ragħwa

Qabel ma inti tista 'tippjana għal kriżi, inti għandek bżonn biex jifhmu dak li qed tippjana għal. Valutazzjoni tar-riskju tidentifika l-theddid organizzazzjoni tiegħek tiffaċċja u tevalwa l-probabbiltà tagħhom u l-impatt potenzjali. Dan il-proċess għandu jinvolvi kontribut minn madwar l-organizzazzjoni tiegħek, inkluż il-persunal programm, operazzjonijiet, finanzi, u tmexxija.

Kategoriji ta' Riskju għal Organizzazzjonijiet Charitable

Riskji komuni jaqgħu f'diversi kategoriji. Id-diżastri naturali] jinkludu għargħar, uragani, terremoti, u nirien selvaġġi li jistgħu jagħmlu ħsara lill-faċilitajiet tiegħek jew ifixklu l-programmi tiegħek. Theddid fiċ-ċibersigurtà] bħal attakki ta' fidwa, scarms ta' phishing, u ksur tad-dejta jistgħu jesponu informazzjoni dwar id-donaturi u dejta sensittiva dwar il-benefiċjarji. Riskji finanzjarji u operattivi] jistgħu jirriżultaw minn imġiba ħażina minn impjegati jew voluntiera, riżultati ħżiena tal-programm, jew kopertura negattiva tal-midja. Emerġenza tas-saħħa F'dawk li huma riskji ta' reputazzjoni jistgħu jinqalgħu minn operazzjonijiet ta' persuna jew minn voluntiera, riżultati ħżiena tal-programm, jew minn emerġenzi negattivi fil-midja. Emerġenza tas-saħħa Kif muri mill-pandemij COVID-19, jistgħu jingħalqu minn operazzjonijiet ta'persuni u riżorsi ta' tensjoni għal

Kif Twettaq il - Valutazzjoni

Ibda billi tgħaqqad tim li jaħdem biex braintemporm potenzjalment kriżijiet speċifiċi għall-missjoni tiegħek u ġeografija. Uża matriċi tar-riskju biex score kull theddida fuq żewġ assi: probabbiltà (rari għal kważi ċerti) u impatt (minuri għall katastrofiku). Dan l-eżerċizzju jgħinek tipprijoritizza liema riskji jeħtieġu l-aktar preparazzjoni. Għal kull riskju ta 'prijorità għolja, jiddokumenta l-iskattaturi, sinjali ta' twissija, u l-konsegwenzi potenzjali. Riżorsa esterna bħal ) Gwida lesta.gov għal nonprofits jipprovdi listi addizzjonali mfassla għall-preparazzjoni emerġenza.

Pass 2: Tistabbilixxi Tim Dedikat ta' Maniġġar ta' Kriżijiet

Matul kriżi, in-nuqqas ta' deċiżjoni jista' jkun ta' ħsara daqs l-avveniment innifsu. Tim magħżul għall-ġestjoni tal-kriżijiet jiżgura li l-awtorità tkun ċara, li d-deċiżjonijiet jittieħdu malajr, u li ma tiġi injorata l-ebda funzjoni kritika. Dan it-tim għandu jkun żgħir biżżejjed biex jaġixxi b'mod effiċjenti iżda komprensiv biżżejjed biex ikopri l-oqsma essenzjali kollha.

Kompożizzjoni u Rwoli ta' Tim

Jassenja r-rwoli li ġejjin ibbażati fuq l-istruttura organizzattiva tiegħek. Il- mexxej tat-tim ta' kriżi ] _ tipikament id-direttur eżekuttiv jew membru ta' bord superjuri _ jieħu deċiżjonijiet finali u jservi bħala l-awtorità aħħarija. Il-]gwida dwar il-komunikazzjonijiet Jissorvelja s-sikurezza, il-loġistika, u l-kontinwità tas-servizzi. L- Uffiċjal legali u ta' konformità jagħti pariri dwar l-obbligi regolatorji u l-kwistjonijiet ta' responsabbiltà. F'organizzazzjonijiet akbar, jinkludi ċombHR biex jittratta l-benesseri tal-impjegati u ċomb teknoloġija biex jimmaniġġja t-theddid diġitali. Jiddokumenta membri primarji u supplenti għal kull rwol biex ikopri l-mard jew in-nuqqas.

L-għoti tas-setgħa lit-Tim biex jaġixxi

Tim kriżi tiegħek għandu jkollu l-awtorità li tieħu deċiżjonijiet mingħajr stennija għall-approvazzjoni tal-bord f'sitwazzjonijiet sensittivi għall-ħin. Tistabbilixxi parametri ċari għal liema deċiżjonijiet jistgħu jittieħdu b'mod awtonomu u dak li jeħtieġ eskalazzjoni. It-tim għandu wkoll jistabbilixxi kanal ta 'komunikazzjoni sigur, bħal cat grupp apposta jew app messaġġi encrypted, biex jikkoordinaw matul kriżi attiva.

Pass 3: Il-Bini ta' Strateġiji ta' Komunikazzjoni Robust

Il-komunikazzjoni hija l-linja ta' ħajja tal-ġestjoni tal-kriżijiet. Il-partijiet interessati jeħtieġu informazzjoni preċiża, f'waqtha u empatija biex iżommu l-fiduċja u jieħdu azzjoni xierqa. Il-pjan tiegħek għandu jindirizza kemm il-komunikazzjoni interna kif ukoll dik esterna, b'mudelli u protokolli lesti biex jintużaw f'avviż ta' mument.

Komunikazzjoni interna

Il-persunal tiegħek u l-voluntiera huma l-ewwel prijorità tiegħek. Huma jeħtieġu li jkunu jafu x'qed jiġri, x'inhu mistenni minnhom, u kif jibqgħu sikuri. Jiżviluppaw sistema ta 'notifika tittajpjat: twissija inizjali permezz ta' test jew telefonata, segwiti minn aġġornamenti regolari permezz ta 'email jew pjattaforma interna. messaġġi pre-script għal xenarji differenti sabiex inti tista 'tikkomunika malajr anke taħt stress. Inkludi struzzjonijiet għas-sospensjoni operazzjonijiet, faċilitajiet evakwazzjoni, jew ċaqliq għal xogħol remot.

Komunikazzjoni Esterna

udjenzi esterni jinkludu donaturi, benefiċjarji, organizzazzjonijiet imsieħba, il-midja, u l-pubbliku ġenerali. Identifika l-kelliema primarji tiegħek u tħarreġhom fit-tekniki ta 'komunikazzjoni kriżi. Iħejji mudelli għall-istqarrijiet għall-istampa, postijiet tal-midja soċjali, u aġġornamenti websajt li jistgħu jiġu personalizzati għal avvenimenti speċifiċi. Il-messaġġi tiegħek għandhom jirrikonoxxu s-sitwazzjoni, empatija espressa, jiddikjaraw dak li qed tagħmel, u jipprovdu mod biex in-nies jiksbu aġġornamenti jew joffru l-għajnuna. Il-]-Qafas ta 'CDC Kriżi u Emerġenza tar-Riskju (CERC) toffri gwida eċċellenti dwar snajja messaġġi li jibnu fiduċja u jnaqqsu paniku.

Il-Qbid tal-Partijiet Interessati

Mhux il-partijiet interessati kollha jeħtieġu l-istess informazzjoni fl-istess ħin. Oħloq mappa tal-partijiet interessati li tidentifika kull grupp, it-tħassib primarju tagħhom, il-mezz ta' komunikazzjoni ppreferut tiegħek għalihom, u skeda ta' żmien għall-aġġornamenti. Pereżempju, donaturi ewlenin jistgħu jeħtieġu sejħa personali mid-direttur eżekuttiv, filwaqt li l-pubbliku ġenerali huwa moqdi l-aħjar minn stqarrija għall-istampa u postijiet tal-midja soċjali.

Pass 4: Żvilupp ta' Proċeduri ta' Rispons Speċifiku għax-Xenarju

Pjan wieħed ma joqgħodx għal kriżijiet kollha. Filwaqt li l-qafas ġenerali tiegħek għandu jkun konsistenti, l-azzjonijiet speċifiċi meħtieġa għal ksur tad-dejta huma differenti ħafna minn dawk meħtieġa matul diżastru naturali. Jiżviluppaw proċeduri ta 'rispons għar-riskji tiegħek ta' l-ogħla prijorità, li dettall azzjonijiet pass pass għall-fażi ta 'reazzjoni immedjata (l-ewwel 24 sa 48 siegħa).

Elementi Ewlenin ta' Kwalunkwe Proċedura ta' Reazzjoni

Kull proċedura għandha tinkludi: (1) kif il-kriżi tkun ġiet skoperta u rrappurtata fil-bidu, (2) il-kriterji għall-attivazzjoni tat-tim tal-kriżijiet, (3) azzjonijiet immedjati ta' sikurezza (pereżempju, evakwazzjoni, evakwazzjoni tas-sistema, attenzjoni medika), (4) protokolli ta' notifika għall-awtoritajiet, l-assiguraturi, u l-partijiet interessati, (5) rekwiżiti ta' dokumentazzjoni, u (6) katina ta' kmand biex jiżdiedu d-deċiżjonijiet.

Eżempju: Proċedura ta' Inċident taċ-Ċibersigurtà

Għal attakk b'paċenzja, il-proċedura tiegħek tista' tinkludi: sistemi affettwati iżolati min-netwerk immedjatament, jinnotifikaw lill-mexxej tat-tim tal-IT u l-kriżi, jikkuntattjaw lit-trasportatur tal-assigurazzjoni elettronika tiegħek u parir legali, ma jħallsux il-fidwa mingħajr parir espert, u jippreparaw komunikazzjoni lid-donaturi u l-imsieħba dwar l-espożizzjoni potenzjali għad-dejta. Ferrovija lill-persunal kollu biex jirrikonoxxi tentattivi ta' phishing u jirrapporta attività suspettuża. Il-"Ċentru tar-riżorsi taċ-ċibersigurtà li ma jagħmlux profitt jipprovdi riżorsi addizzjonali għal organizzazzjonijiet iżgħar b'baġits tal-IT limitati.

Eżempju: Proċedura ta' Diżastru Naturali

Għal uragan jew nar selvaġġ li jhedded il-faċilità tiegħek, il-proċedura tista' tinkludi: immoniterja t-twissijiet tat-temp permezz ta' kanali uffiċjali, attiva s-sistema ta' notifika biex tagħlaq uffiċċji u tikkanċella programmi, ċaqlaq rekords u tagħmir kritiċi biex tiżgura postijiet jew backups tas-sħab, iċċekkja l-persunal u l-benefiċjarji f'żoni affettwati, u tikkoordina ma' aġenziji lokali tal-ġestjoni tal-emerġenzi.

Pass 5: Ipprepara Riżorsi, Kuntatti, u Għodod Diġitali

Kriżi mhix il-ħin biex tfittex għal numri tat-telefon jew jinstabu provvisti ta 'emerġenza. Il-pjan tiegħek għandu jinkludi direttorju tar-riżorsi ċentralizzat li huwa aċċessibbli kemm diġitali kif ukoll fl-istampar. Dan id-direttorju għandu jiġi rivedut u aġġornat kull tliet xhur.

Kuntatti ta' Emerġenza

Tikkompila lista ta 'kuntatti ewlenin inklużi pulizija lokali u dipartimenti tan-nar, sptarijiet, kontroll velenu, kumpaniji ta 'utilità, sensar assigurazzjoni tiegħek, parir legali, appoġġ IT, u speċjalisti relazzjonijiet pubbliċi kriżi. Inkludi wara sigħat ta 'kuntatt informazzjoni u kuntatti backup għal kull. Jinkludi wkoll kuntatti interni bħal membri tal-bord, persunal ewlieni, u maniġers tal-faċilitajiet.

Riżorsi Fiżiċi u Diġitali

Stokk provvisti meħtieġa bħal kits għajnuna ewwel, ikel emerġenza u l-ilma, flashlights, batteriji, u kutri jekk l-organizzazzjoni tiegħek topera faċilità fiżika. Għal tħejjija diġitali, iżommu backups kriptati regolari tad-data tiegħek, jaħżnuhom offsite jew fil-sħaba, u proċeduri ta 'restawr tat-test. Jiżguraw tim tiegħek għandu aċċess għal apparat ta 'komunikazzjoni backup bħal telefons bis-satellita jew radji bidirezzjonali jekk netwerks taċ-ċelluli jistgħu jiġu stabbiliti.

Nużaw Direttus biex Jiġġestixxu l-Pjan Kriżi tiegħek

A pjattaforma kontenut diġitali bħal Directus jistgħu jservu bħala l-repożitorju ċentrali għall-pjan tiegħek rispons għall-kriżi. Aħżen dokumenti tiegħek valutazzjoni tar-riskju, listi ta 'kuntatt, mudelli ta' komunikazzjoni, u proċeduri speċifiċi għal xenarju f'sistema sigura, ibbażati fuq ir-rwol li huwa aċċessibbli għall-membri awtorizzati tim kriżi minn kwalunkwe apparat. Bil-mudellar kontenut flessibbli Directus, inti tista 'toħloq entrati strutturati għal kull xenarju kriżi, jorbtu kuntatti u riżorsi rilevanti, u malajr timbotta aġġornamenti lit-tim tiegħek matul sitwazzjoni li qed tevolvi. Dan jelimina l-chaos ta tmur isfel spreadsheets multipli jew binders karta meta kull minuta jgħodd.

Pass 6: Ferrovija, Test, u kontinwament Titjib

Pjan li tpoġġi fil-bnder ma jkunx pjan. Taħriġ regolari u eżerċizzji ta 'simulazzjoni jiżguraw li t-tim tiegħek jaf ir-rwoli tagħhom, proċeduri huma prattiċi, u lakuni huma identifikati qabel emerġenza reali. Jagħmlu ċiklu kontinwu ta 'taħriġ, ittestjar, u l-aġġornament.

Tipi ta' Eżerċizzji

Ibda b'eżerċizzju ta' fuq nett fejn it-tim tal-kriżi jiġbor jitkellem permezz ta' xenarju ipotetiku pass wara pass. Dan l-issettjar ta' pressjoni baxxa jgħin jidentifika handoffs mhux ċari jew informazzjoni nieqsa. Imbagħad, agħmel eżerċizzju funzjonali li jittestja proċeduri speċifiċi, bħall-attivazzjoni tas-sistema ta' notifika tiegħek jew l-eżekuzzjoni ta' mudell ta' komunikazzjoni. Għal organizzazzjonijiet ta' prontezza ogħla, a eżerċizzju fuq skala sħiħa jinvolvi simulazzjoni ta' kriżi realistika b'elementi multipli, bħal reazzjoni koordinata tal-midja, proċeduri ta' evakwazzjoni, u rkupru tad-dejta.

Reviżjonijiet ta' Wara l-Azzjoni

Wara kull eżerċizzju, twettaq reviżjoni ta 'wara l-azzjoni biex jidentifikaw dak li ħadem, dak li ma, u dak li jeħtieġ titjib. Dokument dawn is-sejbiet u jaġġornaw il-pjan tiegħek kif xieraq. Jassenja sjieda għal kull punt ta 'azzjoni bi skadenza ċara. Inkoraġġiment rispons onest mill-parteċipanti kollha, inklużi dawk li jistgħu jkunu identifikaw nuqqasijiet fil-komunikazzjoni jew riżorsi.

Inżommu l-Pjan Attwali

Pjan tiegħek ta 'rispons għall-kriżi għandu jkun dokument għajxien. Reviżjoni mill-inqas kull sena jew kull meta l-organizzazzjoni tiegħek tgħaddi minn bidliet sinifikanti, bħal ċaqliq għal faċilità ġdida, tnedija ta 'programm ġdid, jew telf ta' persunal ewlieni. Abbona għal theddid għalf intelliġenza rilevanti għas-settur tiegħek biex jibqgħu konxji ta 'riskji emerġenti.

Konsiderazzjonijiet Speċjali għall-Organizzazzjonijiet Charitable

Organizzazzjonijiet charitable jiffaċċjaw sfidi uniċi li jiddifferenzjaw l-ippjanar tagħhom kriżi minn negozji għall-profitt. Fehim dawn sfumaturi jagħmel il-pjan tiegħek aktar effettivi u tipproteġi l-poplu li inti sservi.

Il-Protezzjoni tal-Benefiċċji Vulnerabbli

Jekk l-organizzazzjoni tiegħek isservi lit-tfal, lill-anzjani, lill-individwi b'diżabilità, jew lil popolazzjonijiet vulnerabbli oħra, il-proċeduri ta' kriżi tiegħek għandhom jinkludu miżuri speċifiċi ta' sigurtà. Dan jista' jinvolvi siġġijiet ta' evakwazzjoni għal individwi mhux ambizzjonali, għajnuniet ta' komunikazzjoni għal dawk li għandhom problemi ta' smigħ jew ta' viżjoni, u protokolli biex jingħaqdu mill-ġdid il-benefiċjarji mal-familji. Ikkoordina mas-servizzi ta' emerġenza lokali biex tiżgura li huma konxji tal-ħtiġijiet tal-popolazzjoni tiegħek.

Il-Ġestjoni tal-Komunikazzjonijiet Volontiera

Il-voluntiera huma essenzjali għal ħafna missjonijiet ta' karità, iżda jistgħu jkunu sfida ta' komunikazzjoni matul kriżi. B'differenza mill-persunal, jistgħu ma jkollhomx aċċess regolari għal kanali interni. Inkludi voluntiera fis-sistema ta' notifika tiegħek u jipprovdu struzzjonijiet ċari dwar meta għandhom jirrappurtaw u meta għandhom jibqgħu d-dar. Ikkunsidra protokoll separat għall-voluntiera li jistgħu jkunu jridu jgħinu matul kriżi iżda li jeħtieġ li jkunu diretti lejn rwoli sikuri.

Il - Konfidenzjalità Waqt il - Krijiet

L-organizzazzjoni tiegħek tista' żżomm informazzjoni sensittiva dwar il-benefiċjarji, bħal rekords mediċi, storja finanzjarja, jew stejjer personali. Kriżi tista' toħloq pressjoni biex toħroġ informazzjoni malajr, iżda ksur ta' kunfidenzjalità jista' jikkawża ħsara dejjiema. Inkludi linji gwida fl-istrateġija ta' komunikazzjoni tiegħek għal liema informazzjoni tista' tinqasam esternament u x'għandu jibqa' protett, anki taħt skrutinju tal-midja.

Ir-Reżiljenza Finanzjarja u l-Assigurazzjoni

Ir-reviżjoni tal-politiki tal-assigurazzjoni tiegħek biex tiżgura li dawn ikopru telf relatat mal-kriżi, inklużi ċ-ċiberresponsabbiltà, l-interruzzjoni tan-negozju, u d-diretturi u l-uffiċjali, iżommu fond ta' riżerva ta' emerġenza li jkun daqs tal-anqas tliet xhur ta' spejjeż operattivi, u jikkunsidraw li jistabbilixxu linja ta' kreditu li tista' tintuża malajr. Il-]Il-Kunsill Nazzjonali tan-Nonprofitt joffri gwida dwar il-ġestjoni tar-riskju finanzjarju għall-organizzazzjonijiet tal-karità.

Nibnu Kultura taʼ Preparazzjoni

Fl-aħħar mill-aħħar, il-pjan ta' reazzjoni għall-kriżijiet l-aktar robusti huwa effettiv biss daqs il-persuni li jimplimentawh. Ikkultiva kultura fejn it-tħejjija hija parti mill-operazzjonijiet ta' kuljum, mhux eżerċizzju ta' darba fis-sena. Inkoraġġiment lill-persunal biex jirrapporta kważi nieqes, jaqsam suġġerimenti dwar is-sikurezza, u jipparteċipa fit-taħriġ mingħajr biża' ta' ħtija. Irrikonoxxi u ippremja l-viġilanza. Meta l-organizzazzjoni kollha tiegħek tħaddan l-attitudni li l-kriżijiet mhumiex kwistjoni ta' jekk iżda meta, tibni reżiljenza li testendi ferm lil hinn minn kwalunkwe pjan wieħed.

It-tħejjija hija wkoll sinjal ta' fiduċja għad-donaturi u l-imsieħba tiegħek. Meta l-partijiet interessati jaraw li għandek pjan strutturat u prattiku tajjeb ta' reazzjoni għall-kriżijiet, huma aktar probabbli li jibqgħu leali fi żminijiet diffiċli. Huma se jkunu jafu li l-kontribuzzjonijiet tagħhom u l-poplu li jservu huma f'idejn kapaċi.

Konklużjoni

Jiżviluppaw pjan ta 'rispons għall-kriżi huwa wieħed mill-investimenti aktar importanti organizzazzjoni karità tiegħek tista 'tagħmel. Hija tipproteġi tim tiegħek, benefiċjarji tiegħek, reputazzjoni tiegħek, u l-abbiltà tiegħek biex jissodisfaw missjoni tiegħek meta l-mhux mistennija jiġri. Billi tivvaluta bir-reqqa riskji, assemblaġġ tim tas-sengħa, bini strateġiji ta 'komunikazzjoni, ħolqien ta 'xenarju-proċeduri speċifiċi, tħejjija tar-riżorsi, u l-impenn għal taħriġ kontinwu, inti tista 'navigazzjoni emerġenzi b'ċarezza u l-kunfidenza. Jibda llum anke pjan parzjali huwa aħjar minn xejn, u kull titjib iġib inti eqreb lejn reżiljenza organizzazzjonali vera.