Rekwiżiti ta' Mandat għall-Aċċess u t-Tfittxija ta' Rekords u Arkivji Pubbliċi

Huwa essenzjali li wieħed jifhem li r-rekwiżit mandat mhuwiex limitat għal tiftix fiżiku. L-Att Komunikazzjonijiet Mħażen (SCA), parti mill-Att dwar il-Privatezza Komunikazzjonijiet Elettroniċi (ECPA), jimponi rekwiżiti mandat statutorju għall-aċċess komunikazzjonijiet elettroniċi u rekords miżmuma minn fornituri tas-servizz. Ħafna arkivji issa jeżistu fil-forma diġitali, u l-interazzjoni bejn rekwiżiti mandat kostituzzjonali u protezzjonijiet tal-privatezza statutorja forom kif infurzar tal-liġi u riċerkaturi jistgħu jaċċessaw dawn rekords maħżuna.

Meta Mandat Huwa Meħtieġa għal Rekords Pubbliċi u Arkivji

Il-kwistjoni limitu huwa jekk ir-rekords mfittxija huma verament “ public ” jew jekk fihom interess ta " privatezza protetta. aġenziji tal-gvern iżommu firxa wiesgħa ta " dokumenti, minn atti art u preżentatajiet fil-qorti għal fajls tal-persunal, rekords mediċi, u materjali investigatorji kunfidenzjali. Ir-rekwiżit mandat ġeneralment japplika meta:

• Ir-rekords jinsabu f'żona mhux pubblika.] Pereżempju, kabinett tal-fili msakkra f'uffiċċju tal-gvern, database protetta mill-password, jew kamra tas-server b'aċċess ristrett tipikament jeħtieġ mandat biex jidħol u jfittex.
• Ir-rekords huma ssiġillati jew soġġetti għal ordni protettiva.] Qrati u aġenziji amministrattivi spiss joħorġu ordnijiet ta' siġillar biex jipproteġu l-privatezza jew investigazzjonijiet li jkunu għaddejjin. L-aċċess għar-rekords issiġillati mingħajr mandat jikser l-ordni tal-qorti u l-ordni; u jistgħu jikkostitwixxu tfittxija illegali.
• Il-metodu ta' tfittxija huwa intrużiv.] L-użu ta' għodod forensiċi biex jiġu rkuprati fajls imħassra, it-twettiq ta' tfittxija b'test sħiħ ta' bażi tad-dejta sħiħa, jew tagħmir ta' ħażna fiżikament żarmat, kollha jeħtieġu mandat minħabba li jilħqu lil hinn mill-ambitu ta' spezzjoni ta' rutina.
• Ir-rekords fihom informazzjoni sensittiva jew kunfidenzjali.] Rekords mediċi, dikjarazzjonijiet tat-taxxa, rekords ta' adozzjoni, fajls tal-qorti minorenni, u evalwazzjonijiet tal-persunal għandhom aspettattivi akbar dwar il-privatezza. Anki jekk jinżammu f'aġenzija pubblika, tipikament ikun hemm bżonn ta' mandat qabel ma l-infurzar tal-liġi jkun jista' jeżaminahom.
• Ir-rekords huma miżmuma minn kustodju terz bi protezzjonijiet statutorji tal-privatezza.] Libreriji, sptarijiet, skejjel, u fornituri ta' servizzi tal-internet jistgħu jżommu arkivji li mhumiex direttament proprjetà tal-gvern iżda huma rilevanti għal inkjesta tal-gvern. L-Istatuti bħall-Att dwar il-Portabilità tal-Assigurazzjoni tas-Saħħa u l-Responsabbiltà (HIPAA), l-Att dwar id-Drittijiet Edukattivi tal-Familja u l-Privatezza (FERPA), u l-SCA jimponu rekwiżiti li spiss jagħtu mandat għal mandat għall-iżvelar.

Huwa kunċett żbaljat komuni li kwalunkwe dokument miżmum minn aġenzija tal-gvern huwa awtomatikament soġġett għal aċċess mhux ristrett. Fir-realtà, ir-Raba' Emenda tipproteġi l-privatezza tal-individwi li l-informazzjoni tagħhom tidher f'dawk ir-rekords. Mandat jiżgura li l-intrużjoni hija ġġustifikata minn kawża probabbli u hija limitata fl-ambitu.

Digital Rekords, Cloud Archives, u l-Aċċess Remote

Il-proliferazzjoni ta 'arkivji diġitali ikkomplika kunċetti tradizzjonali ta' post u l-pussess. servers Cloud jistgħu jkunu jinsabu fi stati jew pajjiżi differenti, u rekords jistgħu jiġu duplikati madwar ġurisdizzjonijiet multipli. Fil ] Stati Uniti v. Microsoft Corp. (2018) (il- “ Microsoft Ireland ” każ, li wassal għall-Att CLOUD), it-Tieni Ċirku qajjem mistoqsijiet dwar il-firxa extraterritorjali ta 'mandat għall-emails maħżuna barra minn pajjiżhom. L-Att CLOUD sussegwentement iċċarat li l-fornituri għandhom jipproduċu data fil-pussess tagħhom, kustodja, jew kontroll irrispettivament minn fejn huwa maħżun, sakemm il-gvern jikseb mandat ibbażat fuq kawża probabbli. Għal rekords pubbliċi, l-analiżi mandat spiss jiddependi fuq jekk il-gvern innifsu jżommx l-arkivju jew jekk hux fdat lil kustodju privat.

Il-liġijiet tal-Istat u tar-rekords pubbliċi lokali, bħall-Att dwar il-Libertà tal-Informazzjoni (FOIA) u l-ekwivalenti tal-istat tiegħu, jipprovdu mogħdija separata għall-aċċess ta' dokumenti. Madankollu, dawn il-liġijiet huma ġeneralment ċivili fin-natura tagħhom u ma jegħlbux ir-rekwiżit tal-mandat kostituzzjonali meta l-infurzar tal-liġi jfittex rekords għal investigazzjoni kriminali. Talba għal FOIA tista' tiġi miċħuda jekk ir-rekords ikunu eżentati mill-iżvelar (eż., informazzjoni identifikabbli personalment, rekords tal-infurzar tal-liġi li jinterferixxu ma' investigazzjoni), u l-parti rikjedenti ma tistax tevita l-protezzjonijiet tal-privatezza billi ċċempel it-talba għal a & ldquo;search.” Id-distinzjoni bejn talba għal rekords ċivili u tfittxija għall-infurzar tal-liġi hija kruċjali: tfittxija għal skopijiet investigattivi kriminali li kieku tkun teħtieġ mandat ma tistax titwettaq taħt il-gwida ta' talba għal rekords pubbliċi.

Eċċezzjonijiet għar-Rekwiżit tal-Mandat

Filwaqt li r-rekwiżit tal-mandat huwa l-inadempjenza, diversi eċċezzjonijiet stabbiliti sew jippermettu t-tiftix jew il-qbid ta' rekords u arkivji pubbliċi mingħajr mandat.

• ]Konsegwenti Jekk il-persuna li għandha jew għandha kontroll legali fuq ir-rekords tagħti permess b'mod volontarju, ma hemm bżonn ta' l-ebda mandat. Important: Il-kunsens irid ikun volontarju, mhux kostrett, u l-persuna għandu jkollha awtorità attwali jew apparenti biex tagħti aċċess. L-aġenziji tal-Gvern ma jistgħux sempliċiment jitolbu l-kunsens bħala kundizzjoni ta' impjieg jew aċċess għas-servizzi.
• Ċirkostanzi estremi Meta jkun hemm theddida immedjata ta' qerda ta' evidenza, ħarba ta' persuna suspettata, jew periklu għal persuni, l-uffiċjali jistgħu jidħlu u jfittxu mingħajr mandat. Għall-arkivji, dan jista' japplika jekk ikun hemm informazzjoni kredibbli li r-rekords ikunu se jitħassru, jitkissru, jew jitneħħew qabel ma jkun jista' jinkiseb mandat. L-eigenza għandha tkun ġenwina u ma tkunx immanifatturata mill-uffiċjali.
• Dimetika ta' viżjoni ta' plain.] Jekk uffiċjal ikun legalment preżenti f'żona u jara rekords jew evidenza f'viżjoni sempliċi, dawk l-oġġetti jistgħu jinqabdu mingħajr mandat, sakemm in-natura inkriminanti tkun tidher immedjatament. Din l-eċċezzjoni tipikament tapplika għal rekords fiżiċi li jitħallew miftuħa fuq skrivanija jew viżibbli permezz ta' tieqa, iżda ma tawtorizzax li jsiru drawers jew fajls ta' tiftix.
• Inċident fit-triq għall-arrest.] Meta persuna tiġi arrestata b'mod legali, l-uffiċjali jistgħu jfittxu ż-żona fi ħdan l-arreste u r-reżwri; kontroll immedjat (eż., basket jew portmoni) mingħajr mandat. Din l-eċċezzjoni hija limitata fl-ambitu u ma testendix għal arkivji jew servers remoti.
• ]Il-kunsens tat-tielet parti u t-"tiftix privat" u d-"duttrina Jekk individwu privat (li ma jaġixxix bħala aġent tal-gvern) ifittex rekords u mbagħad b'mod volontarju jaqleb l-evidenza għall-infurzar tal-liġi, ir-Raba' Emenda ġeneralment ma tapplikax. Bl-istess mod, jekk impjegat b'awtorità jagħti l-kunsens biex ifittex fajls tal-post tax-xogħol, jista' ma jkunx meħtieġ mandat. Il-qrati jħarsu lejn it-totalità taċ-ċirkostanzi biex jiddeterminaw jekk it-tiftix privat kienx verament indipendenti jew jekk il-gvern inkoraġġiex dan.
• Ċessjoni u abbandun volontarju.] Rekords li huma intenzjonalment skartati jew li jitħallew f'post pubbliku (eż., trash li jitħalla fil-magħluq) jistgħu jiġu mfittxija mingħajr mandat. Din l-eċċezzjoni hija limitata; rekords maħżuna f'dumpster imsakkar jew riċiklati b'istennija ta' kunfidenzjalità jistgħu xorta waħda jiġu protetti.

Dawn l-eċċezzjonijiet huma strettament mifhuma mill-qrati. Il-gvern għandu l-piż li jipprova li tapplika eċċezzjoni. Fil-kuntest tal-arkivji, it-tilwim l-aktar komuni jinqala' fuq il-kunsens u l-ambitu tar-rekords ta' partijiet terzi, partikolarment meta kustodju tal-gvern jagħti l-kunsens tiegħu għal tfittxija ta' bażi tad-dejta kondiviża li fiha informazzjoni personali ta' ħafna individwi.

Il-Proċess ta' Akkwist ta' Mandat għar-Rekords

Il-proċess ta' applikazzjoni tal-mandat huwa mfassal biex jiżgura li t-tiftixa tkun raġonevoli u li d-drittijiet tal-privatezza tal-individwi jkunu protetti.

1. Servigattiv Predicate.] L-infurzar tal-liġi għandu jiżviluppa kawża probabbli bbażata fuq fatti u ċirkostanzi li jwasslu lil persuna raġonevoli biex temmen li r-rekords fihom evidenza ta' delitt.
2. Id-diversifikazzjoni tal-Affavit.] L-uffiċjal tal-investigazzjoni jaħlef lil affidavit bil-miktub li jistabbilixxi l-fatti li jsostnu l-kawża probabbli. L-affidavit irid ikun dettaljat u speċifiku, li jiddeskrivi d-delitt li qed jiġi investigat, ir-rabta bejn ir-rekords u d-delitt, u għaliex ir-rekords x'aktarx li jinstabu fil-post li se jiġu mfittxija. Għall-arkivji diġitali, l-affidavit għandu jindirizza n-natura tal-fajls elettroniċi, il-post tas-server, u kwalunkwe proċedura teknika meħtieġa biex tinkiseb id-dejta mingħajr ma tinbidel.
3. Ir-Reviżjoni Pubblika. imħallef indipendenti jew maġistrat jirrevedi l-affidavit u kwalunkwe dokument ta' sostenn. L-imħallef jivvaluta jekk teżistix kawża probabbli u jekk il-mandat jiddeskrivix il-post li għandu jiġi mfittex u l-oġġetti li għandhom jiġu maqbuda b'mod partikolari biżżejjed. Il-mandat ma għandux ikun mandat ġenerali – ma jistax jawtorizza espedizzjoni tas-sajd. Ir-rekwiżit ta' partikolarità huwa importanti b'mod speċjali għall-arkivji: il-mandat irid jidentifika r-rekords speċifiċi, il-meded tad-data, jew il-kustodji, jew tal-inqas jiddeskrivi metodoloġija li tillimita t-tiftix għad-dejta rilevanti.
4. Il-garanzija trid tiġi eżegwita fi żmien speċifikat Jekk l-imħallef isib kawża probabbli, jinħareġ il-mandat. Il-mandat irid jiġi eżegwit fi żmien speċifikat (tipikament 10 sa 14-il jum, skont il-ġurisdizzjoni) u spiss biss matul is-sigħat ta' bil-lejl sakemm ma jkunx awtorizzat is-servizz ta' bil-lejl. Matul l-eżekuzzjoni, l-uffiċjali għandhom jaderixxu mal-ambitu tal-mandat. Jistgħu jaħtfu biss ir-rekords deskritti. Fil-każ ta' rekords diġitali, jista' jkollhom bżonn joħolqu immaġni forensika ta' drives sħaħ u mbagħad sussegwentement jiffiltraw dejta mhux ta' rispons taħt superviżjoni tal-qorti jew ma' kaptan speċjali maħtur biex jipproteġi materjali privileġġati jew irrilevanti.
5. Ir-ritorn u l-Inventarju.] Wara l-eżekuzzjoni, l-uffiċjal għandu jippreżenta ritorn lill-qorti, li jelenka l-oġġetti maqbuda. L-inventarju huwa importanti għat-trasparenza u jippermetti lill-partijiet affettwati biex aktar tard jikkontestaw it-tfittxija.

Għar-rekords fil-livell tal-istat, il-proċeduri jistgħu jvarjaw ftit, iżda l-qafas kostituzzjonali huwa l-istess. Ħafna stati adottaw rekwiżiti stretti għal mandati mmirati lejn rekords elettroniċi, li jinkorporaw dispożizzjonijiet mill-SCA jew il-liġijiet tal-privatezza tal-istat.

Implikazzjonijiet għall-Aċċess u t-Trasparenza tar-Rekords Pubbliċi

Ir-rekwiżit ta' mandat joħloq tensjoni bejn il-pubbliku u l-insquo; id-dritt li wieħed ikun jaf u l-individwu u d-dritt għall-privatezza. Il-liġijiet tar-rekords pubbliċi huma mfassla biex jippromwovu t-trasparenza tal-gvern billi jippermettu liċ-ċittadini jispezzjonaw u jikkopjaw id-dokumenti miżmuma mill-aġenziji tal-gvern. Madankollu, dawn il-liġijiet fihom ukoll eżenzjonijiet li jipproteġu l-privatezza personali, il-kunfidenzjalità, u l-interessi tal-infurzar tal-liġi. Ir-rekwiżit ta' mandat iżid saff addizzjonali għal sitwazzjonijiet fejn l-infurzar tal-liġi jfittex rekords għal skopijiet investigattivi.

Għal ġurnalisti, riċerkaturi, u ċittadini privati, fehim meta rekwiżit ta "mandat jista' jgħin biex jagħti pariri sorsi u jirrikonoxxu meta talba tal-gvern għal rekords jistgħu jkunu legalment dubjużi. Pereżempju, jekk aġenzija tal-gvern titlob aċċess għal arkivji diġitali privati mingħajr mandat, il-kustodju jista "jkollhom id-dritt li jirrifjutaw sakemm l-aġenzija tista' turi eċċezzjoni. Bil-maqlub, jekk ir-rekords huma pubbliċi b'mod ċar u jaqgħu taħt eżenzjoni FOIA, il-parti rikjedenti jista "jkollha bżonn li jsegwu litigazzjoni biex iġġiegħel żvelar, proċess kompletament separati mill-qafas mandat.

Ħafna aġenziji iddeżinjaw kustodji li huma mħarrġa biex jirrikonoxxu meta mandat huwa meħtieġ u meta subpoeta jew ordni tal-qorti jista 'jkun biżżejjed. Żvelar inadegwat ta 'rekords protetti jista' jwassal għal responsabbiltà ċivili, avukati privatezza, u azzjoni dixxiplinarja. L-Aġenziji għandhom jikkunsidraw ukoll il-] teorija monożaika] – l-idea li taħlita ta 'informazzjoni apparentement mhux sensittiva, meta aggregati, jistgħu jiżvelaw kwistjonijiet privati protetti – u japplikaw approċċ kawt għall-produzzjoni settijiet kbar ta' data.

Żviluppi reċenti fil-liġijiet tal-privatezza tal-istat, bħall-Att dwar il-Privatezza tal-Konsumatur ta' Kalifornja (CCPA) u l-Att dwar il-Protezzjoni tad-Dejta tal-Konsumatur tal-Venezja (VCDPA), u regolamenti simili f'ġurisdizzjonijiet oħra, ħolqu obbligi ġodda għall-entitajiet tal-gvern li jiġbru informazzjoni personali. Dawn il-liġijiet spiss jeħtieġu mandat jew ordni ġudizzjarja simili qabel ma l-infurzar tal-liġi jista' jkollu aċċess għal ċerti kategoriji ta' dejta, anke jekk dik id-dejta tinħażen mill-gvern innifsu.

Gwida Prattika għall-Kustodiċi ta 'Arkivji

Kustodians ta 'rekords pubbliċi u arkivji – inklużi librarys, clerks belt, maniġers rekords, u arkivisti – għandhom ikunu ppreparati biex jittrattaw talbiet għall-aċċess. L-aħjar prattiki li ġejjin jistgħu jgħinu jinnavigaw ir-rekwiżit mandat:

• ]Kun af il-liġi applikabbli.] Familia ruħek mal-liġijiet tar-rekords pubbliċi tal-istat, mal-istatuti federali bħall-FOIA u l-ECPA, u mad-deċiżjonijiet rilevanti tal-qorti. Żomm ċart kurrenti li tagħmel kontroreferenzi għat-tip ta' rekord bil-proċess legali meħtieġ (wara, sottopuena, ordni tal-qorti, jew sempliċi talba).
• Jirrikjedi mandat għal dejta sensittiva.] Għal rekords li fihom informazzjoni personali jew kunfidenzjali li ma tkunx miftuħa mod ieħor għall-pubbliku, insista fuq mandat sakemm it-talba ma tiġix mill-individwu li d-dejta tiegħu tkun qed tiġi kkunsidrata jew tapplika eċċezzjoni ċara. Meta jkun hemm dubju, ikkonsulta mal-parir legali qabel ma tipproduċi r-rekords.
• Id-dokument kull talba. Żomm log tat-talbiet kollha għall-aċċess, kemm jekk mill-infurzar tal-liġi jew partijiet oħra, inkluża l-bażi legali li fuqha hija bbażata u r-reazzjoni. Din id-dokumentazzjoni tista' tkun kruċjali biex tiddefendi kontra l-isfidi għall-iżvelar jew it-talbiet ta' ksur tal-privatezza.
• Uża t-teknoloġija biex tfittex ftit.] Meta twettaq mandat validu għal rekords diġitali, aħdem ma' professjonisti tal-IT biex toħroġ biss id-dejta deskritta fil-mandat. Ikkunsidra billi tuża termini ta' tiftix, filtri tad-data, u kontrolli tekniċi oħra biex tevita li tiżvela materjali irrilevanti jew privileġġati.
• Katina ta' kustodja protetta.] Għal rekords li huma maqbuda bħala evidenza, iżommu proċeduri stretti ta' katina ta' kustodja.
• Educate staff. Wettaq taħriġ regolari dwar rekwiżiti ta' mandat, liġijiet ta' privatezza, u obbligi etiċi. Tiżgura li l-impjegati kollha jifhmu li mhumiex awtorizzati li jagħtu l-kunsens tagħhom għal tfittxija f'isem l-aġenzija sakemm ma jkollhomx awtorità legali attwali biex jagħmlu dan.

Nibbbilanċjaw it-Trasparenza u l-Privatezza: Xejriet riċenti

L-età diġitali wasslet lill-qrati biex jirrevedu l-prinċipji tradizzjonali tar-Raba' Emenda fil-kuntest tar-rekords pubbliċi. Fil-]Riley v. California (2014), il-Qorti Suprema ddeċidiet li l-pulizija ġeneralment teħtieġ mandat biex tfittex il-kontenut ta' inċident ta' telefown ċellulari biex tiġi arrestata, filwaqt li rrikonoxxiet li l-apparat modern fih “vvent kwantitajiet ta' informazzjoni personali. ” rdquo; Dan ir-raġunament ġie applikat minn qrati iżgħar għall-kontijiet tal-ħżin tal-cloud, l-arkivji tal-midja soċjali, u anke l-bażijiet tad-dejta tal-gvern li jiġbru dejta personali. Ix-xejra hija lejn protezzjoni akbar tal-privatezza, anki meta d-dejta tinżamm minn fornitur ta' servizz ta' parti terza jew aġenzija tal-gvern.

Fl-istess ħin, is-sejħiet għal trasparenza tal-gvern kibru aktar. flus id-dlam, imġiba ħażina tal-pulizija, u inugwaljanza sistemika ħeġġew talbiet għal aċċess pubbliku għal dejta li tvarja minn rekords dixxiplinari ta' uffiċjali sa tressiqi ta' finanzjamenti ta' kampanji. Ir-rekwiżit tal-mandat ma jostakolax sforzi leġittimi ta' trasparenza bħal dawn minħabba li dawk it-talbiet tipikament isiru skont il-liġijiet tal-FOIA jew tal-istat dwar rekords miftuħa, mhux permezz tal-infurzar kriminali. Madankollu, meta l-istess rekords jiġu mfittxija għal skopijiet ta' infurzar tal-liġi, ir-rekwiżit tal-mandat jiżgura li s-setgħa tal-istat li jfittex ma tiġix abbużata.

Leġiżlati wieġbu ma 'istatuti li jikkodifikaw mandat rekwiżiti. Diversi stati għaddew liġijiet li jeħtieġu mandat ta 'aċċess data dwar il-post apparat elettroniku, li tfittex korrispondenza diġitali miżmuma minn partijiet terzi, jew biex jiksbu rekords student. L-Att Email Privatezza (għaddew bħala parti mill-Att USA Liberty iżda mhux kompletament promulgata bħala ambigwu; madankollu, ħafna stati adottaw leġiżlazzjoni simili) mandat għall-gvern biex iġġiegħel lill-fornituri email biex jiżvelaw il-kontenut ta 'emails aktar minn 180 jum. Ix-xejra hija ċara: protezzjonijiet statutorji qed jespandu biex timla l-lakuni li r-Raba Emenda waħdu ma tistax tkopri, partikolarment għal rekords miżmuma minn entitajiet mhux governattivi.

Konklużjoni

Il-ħtiġijiet ta' mandati għall-aċċess u t-tiftix ta' rekords u arkivji pubbliċi huma l-pedament tal-governanza kostituzzjonali. Huma jipproteġu lill-individwi minn intrużjonijiet arbitrarji tal-gvern filwaqt li jippermettu lill-infurzar tal-liġi u lill-aġenziji jwettqu investigazzjonijiet leġittimi. Il-kustodjajiet ta' rekords għandhom jibqgħu viġilanti, jifhmu meta jkun meħtieġ mandat u meta japplikaw eċċezzjonijiet. Il-liġijiet tar-rekords pubbliċi u r-Raba' ġurisprudenza tal-Emenda jevolvu flimkien mat-teknoloġija, u li jibqgħu infurmati hija l-aħjar difiża kontra żbalji legali li jiswew il-flus. Fl-aħħar mill-aħħar, ir-rekwiżit tal-mandat iservi kemm it-trasparenza kif ukoll il-privatezza, filwaqt li jiżgura li t-tiftix għall-verità ma jiġix bi spejjeż għad-drittijiet fundamentali.