A Quarta Emenda à Constituição dos EUA garante o direito do povo de estar seguro em suas pessoas, casas, papéis e efeitos contra buscas e apreensões desarrazoadas, essa proteção se estende diretamente à apreensão de arquivos e arquivos, seja eles residam em um gabinete de arquivos do governo, um servidor privado, ou um sistema de armazenamento em nuvem, o Supremo Tribunal de Justiça sempre considerou que uma busca ou apreensão realizada sem mandado é presumívelmente irracional, sem exceção reconhecida, o requisito de um mandado serve como um cheque judicial sobre o poder executivo, garantindo que a aplicação da lei e as agências governamentais não invadem interesses protegidos sem causa.

O conceito jurídico de “expectativa razoável de privacidade” desempenha um papel crítico na determinação da necessidade de um mandado.Em Katz v. Estados Unidos (1967), o Tribunal estabeleceu que a Quarta Emenda protege as pessoas, não os lugares, e que é necessário um mandado onde um indivíduo tenha uma expectativa subjetiva de privacidade que a sociedade está preparada para reconhecer como razoável.Para os registros públicos e arquivos, esta análise torna-se matizada: enquanto alguns materiais são inerentemente públicos, outros contêm dados pessoais sensíveis ou informações confidenciais que desencadeiam a Quarta Emenda. Os tribunais também reconheceram que a posse de registros de terceiros pode alterar a expectativa de privacidade, como visto em Estados Unidos v. Miller (1976] e Smith v. Maryland (1979], embora decisões posteriores como Carpente v. United States[FT:7](FLT:7) striteram a doutrina digital.

A Lei de Comunicações Armazenadas (SCA), parte da Lei de Privacidade das Comunicações Eletrônicas (ECPA), impõe requisitos legais de mandado para acessar comunicações eletrônicas e registros detidos por provedores de serviços.

Quando um mandado é necessário para registros e arquivos públicos

A questão é se os registros procurados são realmente públicos ou se contêm um interesse protegido pela privacidade, agências do governo mantêm uma vasta gama de documentos, desde escrituras de terras e arquivos judiciais até arquivos de pessoal, registros médicos e materiais confidenciais de investigação, e o requisito de mandado geralmente se aplica quando:

  • Os registros estão localizados em uma área não pública. Por exemplo, um armário de arquivos trancado em um escritório do governo, um banco de dados protegido por senha, ou uma sala de servidores com acesso restrito, normalmente requer um mandado para entrar e procurar.
  • Os registros são selados ou sujeitos a uma ordem de proteção.
  • O método de busca é intrusivo. Usando ferramentas forenses para recuperar arquivos apagados, conduzindo uma busca completa de um banco de dados inteiro, ou desmontando dispositivos de armazenamento fisicamente, todos requerem um mandado porque eles alcançam além do escopo de uma inspeção de rotina.
  • Os registros contêm informações confidenciais ou confidenciais, registros médicos, declarações fiscais, registros de adoção, arquivos de menores e avaliações de pessoal, mesmo que alojados em uma agência pública, um mandado é normalmente necessário antes que a polícia possa examiná-los.
  • Os registros são mantidos por um terceiro guardião com proteção legal de privacidade.

É comum que qualquer documento de uma agência do governo esteja automaticamente sujeito a acesso irrestrito, na verdade, a Quarta Emenda protege a privacidade dos indivíduos cuja informação aparece nesses registros, um mandado garante que a invasão seja justificada por causa provável e seja limitada em alcance.

Registros digitais, arquivos em nuvem e acesso remoto

A proliferação de arquivos digitais complicou as noções tradicionais de localização e posse. Servidores de nuvem podem estar localizados em diferentes estados ou países, e os registros podem ser duplicados em várias jurisdições.No Estados Unidos v. Microsoft Corp. (2018) (o caso “Microsoft Ireland”, que levou à Lei CLUUD), o Segundo Circuito levantou questões sobre o alcance extraterritorial de um mandado de e-mails armazenado no exterior. A Lei CLOUD esclareceu que os provedores devem produzir dados em sua posse, custódia ou controle independentemente de onde seja armazenado, desde que o governo obtenha um mandado baseado em causa provável.Para registros públicos, a análise de mandados muitas vezes depende se o próprio governo mantém o arquivo ou se ele é confiado a um guardião privado.

As leis de registros públicos estaduais e locais, como a Lei da Liberdade de Informação (FOIA) e seus equivalentes estaduais, fornecem um caminho separado para acessar documentos. No entanto, essas leis são geralmente de natureza civil e não anulam o requisito de mandado constitucional quando a aplicação da lei procura registros para uma investigação criminal.Um pedido de FOIA pode ser negado se os registros estão isentos de divulgação (por exemplo, informações pessoalmente identificáveis, registros de aplicação da lei que interfeririam com uma investigação), e a parte requerente não pode ignorar as proteções de privacidade, chamando o pedido de uma pesquisa “.” A distinção entre um pedido de registro civil e uma busca policial é crucial: uma busca por fins investigativos criminais que de outra forma exigiriam um mandado não pode ser realizada sob o pretexto de um pedido de registro público.

Excepções ao requisito do mandado

Enquanto o requisito de mandado é o padrão, várias exceções bem estabelecidas permitem a busca ou apreensão de arquivos e arquivos públicos sem um mandado.

  • Se a pessoa que possui ou tem controle legal sobre os registros voluntariamente dá permissão, nenhum mandado é necessário.
  • Quando há uma ameaça imediata de destruição de provas, fuga de um suspeito ou perigo para pessoas, oficiais podem entrar e procurar sem um mandado, para arquivos, isso pode se aplicar se houver informações confiáveis que os registros estão prestes a ser apagados, rasgados ou removidos antes que um mandado possa ser obtido.
  • Se um oficial estiver legalmente presente em uma área e vir registros ou evidências em vista clara, esses itens podem ser apreendidos sem um mandado, desde que a natureza incriminadora seja imediatamente aparente, esta exceção normalmente se aplica aos registros físicos deixados abertos em uma mesa ou visíveis através de uma janela, mas não autoriza a busca de gavetas ou arquivos.
  • Quando uma pessoa é presa legalmente, os oficiais podem vasculhar a área dentro do controle imediato do preso (por exemplo, uma pasta ou bolsa) sem um mandado.
  • Se um indivíduo privado (não agindo como agente do governo) procurar registros e então voluntariamente entregar as provas para a aplicação da lei, a Quarta Emenda geralmente não se aplica.
  • Os registros que são intencionalmente descartados ou deixados em um lugar público (por exemplo, lixo deixado na calçada) podem ser revistados sem um mandado.

Estas exceções são interpretadas por tribunais, o governo tem o fardo de provar que uma exceção se aplica, no contexto dos arquivos, as disputas mais comuns surgem sobre o consentimento e o alcance de registros de terceiros, particularmente quando um guardião do governo concorda com uma busca de um banco de dados compartilhado que contém informações pessoais de muitos indivíduos.

O Processo de Obtenção de um Mandado de Registros

O processo de pedido de mandado foi projetado para garantir que a busca seja razoável e que os direitos de privacidade dos indivíduos sejam protegidos.

  1. A lei deve desenvolver uma causa provável baseada em fatos e circunstâncias que levariam uma pessoa razoável a acreditar que os registros contêm evidências de um crime.
  2. O investigador jura por escrito que os fatos que sustentam a causa provável devem ser detalhados e específicos, descrevendo o crime sob investigação, o nexo entre os registros e o crime, e por que os registros são prováveis de serem encontrados no local a ser pesquisado, para arquivos digitais, a declaração deve abordar a natureza dos arquivos eletrônicos, o local do servidor, e quaisquer procedimentos técnicos necessários para recuperar os dados sem alterá-los.
  3. O juiz avalia se existe causa provável e se o mandado descreve o local a ser pesquisado e os itens a serem apreendidos com suficiente particularidade, o mandado não deve ser um mandado geral, não pode autorizar uma expedição de pesca, o requisito de particularidade é especialmente importante para arquivos, o mandado deve identificar os registros específicos, intervalos de datas, ou guardas, ou, pelo menos, descrever uma metodologia que limite a busca aos dados relevantes.
  4. Se o juiz achar causa provável, o mandado é emitido, o mandado deve ser executado dentro de um determinado tempo, tipicamente 10 a 14 dias, dependendo da jurisdição, e muitas vezes apenas durante o dia, a menos que o serviço noturno seja autorizado, durante a execução, os oficiais devem aderir ao alcance do mandado, eles podem apreender apenas os registros descritos, no caso de registros digitais, eles podem precisar criar uma imagem forense de unidades inteiras e depois filtrar dados não responsivos sob supervisão judicial ou com um mestre especial designado para proteger materiais privilegiados ou irrelevantes.
  5. Após a execução, o oficial deve apresentar um relatório com o tribunal, listando os itens apreendidos.

Para registros estaduais, os procedimentos podem variar um pouco, mas o quadro constitucional é o mesmo, muitos estados adotaram requisitos rigorosos para mandados de busca de registros eletrônicos, incorporando disposições da ACS ou leis de privacidade do Estado.

Implicações para o acesso e transparência de registros públicos

A exigência de mandado cria uma tensão entre o direito público de saber e o direito individual de privacidade, leis de registros públicos são projetadas para promover a transparência do governo, permitindo que os cidadãos inspecionem e copiem documentos detidos por agências governamentais, no entanto, essas leis também contêm isenções que protegem a privacidade pessoal, confidencialidade e interesses de aplicação da lei, o requisito de mandado acrescenta uma camada adicional para situações em que a aplicação da lei procura registros para fins investigativos.

Para jornalistas, pesquisadores e cidadãos privados, entender quando um mandado é necessário pode ajudar a aconselhar fontes e reconhecer quando um pedido de registro do governo pode ser legalmente duvidoso.

Agências governamentais que possuem registros devem implementar políticas claras sobre como responder a pedidos de aplicação da lei, muitas agências designaram guardas treinados para reconhecer quando um mandado é necessário e quando uma intimação ou ordem judicial pode ser suficiente, a divulgação inadequada de registros protegidos pode levar a responsabilidade civil, processos de privacidade e ação disciplinar, agências também devem considerar a teoria dos masaicos, a ideia de que uma combinação de informações aparentemente não sensíveis, quando agregadas, pode revelar assuntos privados protegidos e aplicar uma abordagem cautelosa para produzir grandes conjuntos de dados.

Os recentes desenvolvimentos nas leis de privacidade do Estado, como a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA) e a Lei de Proteção de Dados do Consumidor da Virgínia (VCDPA), e regulamentos semelhantes em outras jurisdições, criaram novas obrigações para entidades governamentais que coletam informações pessoais, que muitas vezes exigem um mandado ou ordem judicial semelhante antes que a aplicação da lei possa acessar certas categorias de dados, mesmo que esses dados sejam armazenados pelo próprio governo.

Orientação prática para os guardiães dos arquivos

Os responsáveis de registros públicos e arquivos, incluindo bibliotecários, funcionários municipais, gerentes de registros e arquivistas, devem estar preparados para atender aos pedidos de acesso.

  • Conheça a lei aplicável, mantenha um quadro atual que cruze o tipo de registro com o processo legal exigido, mandado, intimação, ordem judicial ou simples pedido.
  • Para registros que contenham informações pessoais ou confidenciais que não estejam abertas ao público, insista em um mandado a menos que o pedido venha do indivíduo cujos dados estão em questão ou uma exceção clara se aplica.
  • Mantenha um registro de todos os pedidos de acesso, seja de policiais ou de outras partes, incluindo a base legal e a resposta, esta documentação pode ser crucial para defender contra desafios à divulgação ou reivindicações de violações de privacidade.
  • Quando executar um mandado válido para registros digitais, trabalhe com profissionais de TI para extrair apenas os dados descritos no mandado.
  • Proteger cadeia de custódia, para registros que são apreendidos como evidência, manter procedimentos rigorosos de cadeia de custódia, etiquetar mídia original, manter registros detalhados de quem cuidou dos registros, e guardá-los com segurança, garantindo admissibilidade no tribunal e ajudando a refutar qualquer alegação de adulteração.
  • Eduque a equipe.

Equilibrando transparência e privacidade: tendências recentes

A era digital levou os tribunais a reverem os princípios tradicionais da Quarta Emenda no contexto dos registros públicos.

O pedido de autorização não impede os esforços legítimos de transparência, porque esses pedidos são tipicamente feitos sob a FOIA ou leis de registros abertos do Estado, não através de aplicação de leis criminais.

Vários estados aprovaram leis que exigem um mandado para acessar dados de localização de dispositivos eletrônicos, para pesquisar correspondência digital de terceiros, ou para obter registros de estudantes, a Lei de Privacidade de Emails (passada como parte da Lei da Liberdade dos EUA, mas não totalmente promulgada como autônoma, no entanto, muitos estados adotaram legislação semelhante) ordenaram um mandado para que o governo obrigue os provedores de e-mails a divulgar o conteúdo de e-mails com mais de 180 dias, a tendência é clara: proteções legais estão expandindo para preencher lacunas que a Quarta Emenda por si só não pode cobrir, particularmente para registros detidos por entidades não governamentais.

Conclusão

Os requisitos para acessar e pesquisar registros públicos e arquivos são uma pedra angular da governança constitucional, eles protegem os indivíduos de intrusão arbitrária do governo, ao mesmo tempo que permitem que as autoridades e agências realizem investigações legítimas, os responsáveis dos registros devem permanecer vigilantes, entendendo quando um mandado é necessário e quando exceções se aplicam, as leis de registros públicos e a jurisprudência da Quarta Emenda evoluem em conjunto com a tecnologia, e manter-se informados é a melhor defesa contra erros legais caros, e finalmente, a exigência de mandado serve tanto à transparência quanto à privacidade, garantindo que a busca pela verdade não venha ao custo de direitos fundamentais.