Introducere

În litigiile civile, înregistrările medicale și psihice servesc adesea ca dovezi esențiale. De asemenea, nu sunt doar de natură procedurală, să stabilească un model de abatere, sau să evalueze o parte. Totuși, aceste înregistrări sunt printre cele mai sensibile documente din sistemul nostru juridic. Protecția vieții private care le înconjoară nu sunt doar de natură procedurală; acestea sunt fundamentate în drepturi constituționale, statute federale, și reglementările de stat. Înțelegerea atunci când un mandat este necesar. Și ceea ce acest mandat trebuie să conțină este esențial pentru avocați, litiganți, și furnizorii de asistență medicală deopotrivă. Acest articol extinde cerințele de bază de mandat pentru accesarea înregistrărilor medicale și medicale în cazuri civile, oferind un ghid cuprinzător care echilibrează nevoile evidente cu garanții solide de confidențialitate.

Cadrul juridic pentru cerințele privind mandatul

Obligația de a solicita dosare medicale și de sănătate mintală nu există în vid. Ea rezultă dintr-o convergență a principiilor constituționale, statutare și de drept al cazurilor.

Protecţii pentru al patrulea amendament

Al patrulea amendament la Constituţia SUA protejează indivizii împotriva percheziţiilor şi crizelor nerezonabile. În timp ce amendamentul vizat iniţial acţionarii guvernamentali, protecţiile sale se extind la aplicarea legii şi, în unele contexte, la descoperirea civilă atunci când este implicată o entitate guvernamentală. Instanţele au susţinut în mod constant că o persoană păstrează o aşteptare legitimă a vieţii private în dosarele lor medicale. Prin urmare, orice dezvăluire obligatorie de către guvern sau de către o parte care acţionează sub autoritatea instanţei trebuie să îndeplinească standardul celui de-al patrulea amendament al naţiunii. Acest standard necesită de obicei un mandat susţinut de cauza probabilă şi descrierea particularizată a înregistrărilor solicitate. Chiar şi în cazurile civile în care o parte privată caută înregistrări printr-o citaţie sau printr-un ordin de descoperire, dimensiunea constituţională se aplică dacă înregistrările sunt deţinute de un terţ (ca unui spital) şi pacientul nu a consimţit.

HIPAA și reglementările federale privind confidențialitatea

Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA) Legea privind confidențialitatea stabilește un nivel federal pentru protejarea informațiilor privind sănătatea identificabile individual. Conform HIPAA, entitățile vizate (furnizorii de servicii medicale, planurile de sănătate și casele de compensare) nu pot dezvălui informații de sănătate protejate (PHI) fără o autorizație valabilă din partea pacientului sau un mandat legal. Un astfel de mandat este un ordin sau un mandat de instanță. În mod critic, HIPAA face distincție între o citație, un ordin judecătoresc și un mandat. Un mandat (deseori emis de un judecător după o expunere a unei cauze probabile) îndeplinește cerințele HIPAA pentru divulgarea informațiilor fără autorizarea pacienților. O citație, pe de altă parte, necesită, în general, notificări suplimentare și o oportunitate pentru pacient de a obiecta. Aceasta consolidează importanța unui mandat atunci când partea solicitantă nu se poate baza pe consimțământul pacientului și are nevoie de un mecanism suficient din punct de vedere juridic pentru a impune producția.

Variații ale dreptului de stat

Legile statului pot impune protecţii mai stricte decât dreptul federal. Multe state au propriile lor statute de confidenţialitate medicală, legi de confidenţialitate a sănătăţii mintale (deseori cu protecţii sporite pentru note de psihoterapie) şi proceduri specifice de mandat. De exemplu, unele state cer ca un mandat pentru evidenţele de sănătate mintală să fie revizuit de un judecător cu pregătire specializată sau ca pacientul să primească preaviz în avans, cu excepţia cazului în care o instanţă găseşte o cauză bună de întârziere. Avocaţii care practică în cazurile civile trebuie să consulte atât cadrul federal cât şi codul de stat aplicabil. Înţelegerea inter-intersecţiei dintre HIPAA şi legea statului este crucială; HIPAA nu face decât să solicite o protecţie mai redusă, astfel încât standardul de stat mai protecţie să guverneze.

Când este necesar un mandat în cazuri civile?

O concepţie greşită comună este că mandatele sunt necesare doar în investigaţiile penale. În realitate, litigiile civile implică frecvent cereri de fişe medicale şi mentale care pot necesita un mandat de arestare în special atunci când înregistrările sunt deţinute de o terţă parte şi pacientul nu le-a pus în discuţie în mod voluntar.

Regula generală

Un mandat este necesar atunci când partea solicitantă caută să obțină înregistrări medicale sau psihice prin constrângere, fără consimțământul pacientului, și în cazul în care înregistrările nu sunt deja în posesia unei părți la proces. Acest lucru apare de multe ori în litigiile de descoperire. De exemplu, în cazul în care un reclamant într-un caz de vătămare personală refuză să autorizeze eliberarea antecedentelor psihiatrice preexistente, pârâtul poate avea nevoie pentru a obține un ordin judecătoresc. Dar un ordin judecătoresc nu este același cu un mandat. Multe instanțe tratează un mandat ca un prag de probă mai mare decât un prag de stat care solicită cauza probabilă, nu doar relevant. În cazuri civile, instanțele pot emite un mandat de discotecă sau o citație care funcționează în mod similar unui mandat, dar problemele de terminologie, deoarece HIPAA și legile de stat specifică adesea ordinea judiciară sau legea de stat, ca vehicule juridice distincte.

Consimțământ explicit împotriva abandonului implicit

Atunci când o parte pune starea lor medicală în cauză prin depunerea unui proces (de exemplu, revendicând stres emoțional), acestea pot fi considerate ca au renunțat implicit la privilegiul pacient-psihoterapeut. Cu toate acestea, renunțarea nu elimină automat necesitatea unui mandat sau a unui ordin judecătoresc valabil. Înregistrările rămân PHI, iar entitatea acoperită nu poate doar să le predea. Partea solicitantă trebuie să obțină încă un mandat juridic adecvat. De asemenea, sub forma unui ordin judecătoresc care îndeplinește cerințele HIPAA. Dacă ordinul instanței se bazează exclusiv pe motive relevante și nu probabile, aceasta nu poate satisface cerința de mandat complet, dar poate fi suficientă în cadrul HIPAA, dacă include constatările necesare (de exemplu, că partea solicitantă a epuizat alte mijloace). Distincția este subtilă, dar importantă pentru asigurarea conformității.

Excepții care pot elimina cerința de mandat

  • Consimțământ de pacient: O autorizație semnată conform HIPAA poate ocoli în întregime cerința privind mandatul. Aceasta este cea mai comună metodă în cazurile civile în care pacientul este de acord voluntar să elibereze înregistrări.
  • În cazuri rare, o instanță poate autoriza divulgarea fără o audiere prealabilă, dacă este necesar accesul imediat pentru a preveni prejudiciul sau a păstra dovezile. Chiar și atunci este necesar un mandat retroactiv sau o ordine.
  • Evaluări ale Tribunalului: Atunci când o instanță dispune un examen de sănătate mintală în conformitate cu articolul 35 din Regulamentul federal de procedură civilă (sau echivalent de stat), raportul rezultat poate fi prezentat direct instanței, adesea fără a fi nevoie de un mandat separat. Ordinul de evaluare însuși furnizează autoritatea juridică.
  • Cereri de date limitate: Unele state permit unei părți să obțină date limitate, neidentificate sau agregate privind sănătatea în scopuri de cercetare sau de sănătate publică, fără mandat, dar care rareori servește nevoilor de litigii civile.

Cerințe privind obținerea unui mandat valabil

Atunci când este necesar un mandat, acesta trebuie să îndeplinească mai multe standarde legale. Neatingerea uneia dintre aceste cerințe poate duce la suprimarea înregistrărilor, a sancțiunilor sau chiar a răspunderii pentru divulgarea ilegală.

Cauza probabilă

Cauza probabilă în contextul înregistrărilor medicale nu înseamnă că înregistrările în sine sunt contrabandă. În schimb, aceasta necesită o dovadă că există o convingere rezonabilă că înregistrările sunt susceptibile de a conține dovezi materiale la o anumită problemă de fapt în cazul. De exemplu, într-un proces de malpraxis, o parte care caută un pacient . Înregistrările diabetice preexistente trebuie să demonstreze o legătură plauzibilă între aceste înregistrări și prejudiciul pretins. O afirmație clară de relevanță este insuficientă. Standardul cauza probabilă este mai mare decât . . . . Sau susceptibile de a duce la dovezi admisibile standard de descoperire civilă obișnuită. Multe instanțe îl analogizează la standardul pentru un mandat de căutare într-un caz penal: affiant trebuie să furnizeze fapte specifice, nu doar concluzii.

Specificitate (articularitate)

Mandatul trebuie să descrie înregistrările căutate cu particularitate. Solicitările Vague, cum ar fi

Susţinerea declaraţiei

Aproape fiecare mandat necesită o declaraţie sub jurământ de la partea solicitantă sau de la avocatul acesteia. Declaraţia trebuie:
- Să statueze baza de fapt pentru cauza probabilă
- Explică modul în care înregistrările sunt relevante pentru litigiul civil
- Demonstrează că partea solicitantă a depus eforturi rezonabile pentru a obţine înregistrările prin mijloace mai puţin intruzive (de exemplu, consimţământul, citaţia]
- Confirmă că înregistrările nu sunt disponibile în alt mod
Judecătorul va revizui declaraţia de a stabili dacă aceasta îndeplineşte pragul juridic. În unele jurisdicţii, declaraţia poate fi sigilată sau servită sub un ordin protector pentru a evita dezvăluirea strategiei de judecată.

Aprobarea judiciară

În cazurile civile, judecătorul care supraveghează cazul poate emite mandatul, dar unele state cer o cerere separată unui alt ofiţer judiciar pentru a menţine imparţialitatea. Mandatul trebuie să fie scris şi semnat de autoritatea emitentă.

Cerințe specifice HIPAA pentru ordonanțele judecătorești

Chiar și atunci când se obține un mandat, HIPAA impune condiții suplimentare înainte ca o entitate acoperită să poată divulga PHI. În conformitate cu articolul 164.512(e)(1), un ordin sau un mandat judecătoresc trebuie să îndeplinească următoarele:
- Ordinul este emis de o instanță competentă.
- Ordinul include constatările potrivit cărora informațiile solicitate sunt relevante și materiale pentru litigiu.[
- Ordin limitează divulgarea informațiilor specifice solicitate.
- Ordinul include măsuri de protecție adecvate (de exemplu, sigilare, reacție sau o comandă de protecție) pentru a preveni utilizarea secundară neautorizată.
Aceste cerințe înseamnă adesea că un mandat nepermis fără aceste constatări poate fi insuficient. În practică, avocații ar trebui să elaboreze ordinul propus pentru a include în mod explicit aceste elemente.

Protecția vieții private și limitări privind accesul

Chiar și după ce un mandat este acordat, interesele de confidențialitate ale pacientului rămân esențiale. Curțile și custozii impun mai multe niveluri de protecție.

În revista camerei

Înainte de a preda înregistrările sensibile, în special notele de sănătate mintală sau înregistrările de psihoterapie, instanţele de judecată necesită o revizuire în camera (private). Judecătorul examinează înregistrările pentru a se asigura că acestea conţin dovezi relevante pentru caz şi că nu se dezvăluie în mod necorespunzător niciun material privilegiat. Acest lucru este în special comun cu note de psihoterapie, care în cadrul HIPAA au un nivel de protecţie şi mai mare. Curtea de revizuire poate redacta părţi care sunt irelevante, supraapreciate, sau supuse privilegiului pacient-psihterapeut.

Ordine de protecție

Odată ce înregistrările sunt produse, ele intră de obicei sub umbrela unui ordin de protecție care limitează difuzarea. Ordinul poate permite numai avocaților și martorilor experți să vizualizeze înregistrările, să interzică copierea, și necesită întoarcere sau distrugere după ce cazul se încheie. Un ordin de protecție nu autorizează expediții de pescuit; acesta pur și simplu oferă un mediu sigur pentru utilizarea probelor la proces sau în depuneri.

Reguli speciale pentru înregistrările medicale mentale

Dosarele medicale mentale primesc adesea protecție sporită datorită naturii sensibile a tratamentului și așteptărilor puternice de confidențialitate ale pacienților. Multe state au statute care oferă pacienților un privilegiu calificat împotriva dezvăluirii comunicărilor cu un terapeut. Privilegiul poate fi renunțat numai în cazul în care pacientul pune starea lor mentală în discuție, și chiar și atunci, dezvăluirea este adesea limitată la starea în litigiu. Un mandat pentru înregistrările de sănătate mintală trebuie să demonstreze în mod specific că necesitatea pentru înregistrările depășește interesul pacientului de confidențialitate și că alternativele mai puțin invazive au fost epuizate. Unele jurisdicții solicită ca terapeutul sau pacientul să fie notificat și o oportunitate de a obiecta înainte de executarea mandatului.

Sancțiuni pentru divulgarea neautorizată

Atât partea solicitantă, cât și entitatea acoperită se confruntă cu consecințe grave pentru încălcarea cerințelor privind mandatul sau a legilor privind confidențialitatea. Sancțiunile civile în temeiul HIPAA pot ajunge la zeci de mii de dolari pentru încălcarea legii, iar legea de stat poate autoriza procese private pentru încălcarea confidențialității, încălcarea confidențialității sau încălcarea drepturilor constituționale ale pacientului.Avocații care depășesc limita pot face față sancțiunilor etice, inclusiv descalificarea sau sesizarea la bara de stat. Astfel, respectarea strictă a procedurilor de mandatare nu este necesară numai din punct de vedere juridic, ci și înțelept strategic.

Pași practici pentru avocații care caută înregistrări medicale sau medicale de sănătate mintală

Pentru a naviga eficient procesul de mandat, sfatul ar trebui să urmeze o abordare sistematică.

  1. În primul rând, încercarea de aprobare. Cea mai simplă cale este o autorizație semnată, conformă cu HIPAA de la pacient (sau reprezentantul lor legal). Multe litigii pot fi rezolvate prin negocierea domeniului de aplicare al eliberării. Dacă consimțământul este refuzat, documentați refuzul instanței.
  2. Înainte de a căuta un mandat, consideraţi o citaţie ducată (sau o cerere de descoperire) însoţită de un aviz conform HIPAA. Dacă pacientul obiectează, puteţi să vă mutaţi pentru un ordin judecătoresc. Aceasta demonstrează bună credinţă şi eforturi mai puţin intruzive.
  3. Abandonează cu grijă declaraţia de răspundere. Declaraţia depoziţiei ar trebui să includă fapte specifice care leagă evidenţele de revendicări sau de apărare. Evitaţi placa cazanelor.Ataşaţi porţiuni relevante de declaraţii, fişe medicale deja în probe, sau rapoarte de experţi care stabilesc conexiunea.
  4. Propune un domeniu de aplicare îngust.Pentru a crește probabilitatea aprobării judiciare, limita cererea la înregistrările minime necesare.De exemplu, în cazul în care cazul implică o leziune încheieturii mâinii, nu este nevoie să se caute înregistrările dermatologice vechi ale pacientului.
  5. Cere o cerere de revizuire a camerei sau de ordin de protecție. Cereți în mod proactiv instanței să revizuiască înregistrările în particular sau să emită un ordin de protecție.Acest lucru se referă la probleme de confidențialitate judecătorului și poate accelera decizia.
  6. Compilat cu Legea de Stat. Verificați cerințele specifice de stat. Unele state solicită ca mandatul să fie comunicat furnizorului de servicii medicale într-un mod special (de exemplu, personal, nu prin poștă). Altele mandatează ca pacientul să primească o copie a mandatului și o declarație a drepturilor lor.
  7. Pregătire pentru executare. În cazul în care mandatul este acordat, atașați-l la o scrisoare către furnizorul de asistență medicală care explică obligația de a produce înregistrări.Dacă furnizorul refuză încă, s-ar putea să fie necesar să reveniți la instanță pentru un ordin de executare sau audiere a sfidării.

Cauza legii şi exemple practice

Mai multe decizii de apel ilustrează aplicarea cerințelor de mandat în contexte civile. În Statele Unite împotriva Sweeney[ (un caz de confiscare civilă care implică înregistrări medicale), al zecelea Circuit a considerat că un mandat de percheziție pentru înregistrările medicale trebuie executat cu respectarea cuvenită a vieții private a pacientului, inclusiv posibilitatea pacientului de a contesta mandatul înainte de executare. În timp ce în cazul de origine penală, raționamentul a fost adoptat în ordinele de descoperire civilă. În Doe v. Statele Unite, o instanță districtuală federală a solicitat guvernului să obțină un mandat susținut de o cauză probabilă înainte de accesarea unui reclamant al unei înregistrări de tratament medical mintal într-un caz federal al creanțelor privind torturarea, chiar dacă reclamantul a pus statul emoțional în discuție.

La nivel de stat, Matter of Grand Jury Citation for Medical Records (N.Y. 2019) a subliniat că o citație numai fara un ordin judecătoresc sau mandat [Naturare a privilegiului pacientului-fizician în cauzele civile. În mod similar, California Roe v. Superior Court a susținut că înregistrările de sănătate mintală sunt protejate de un privilegiu special care poate fi depășit doar printr-o manifestare clară a nevoii convingătoare, care este aproape de standardul cauzei probabile. Aceste decizii consolidează necesitatea unui mandat sau a unui ordin judecătoresc bine adaptat ori de câte ori pacientul nu își dă acordul voluntar.

Concluzie

Obligația de a solicita documente medicale și psihice în cazurile civile nu este o simplă formalitate; este o garanție critică care echilibrează necesitatea de a dovedi cu drepturi fundamentale de confidențialitate. Avocații trebuie să înțeleagă că în cel de-al patrulea amendament, HIPAA și în legile de stat interacționează pentru a crea un standard juridic solicitant: cauză probabilă, particularitate, afidații sub jurământ și implicare judiciară. Chiar și atunci când se obține un mandat, protecția vieții private, cum ar fi în revizuirea camerei foto, în ordine de protecție și limitele domeniului de aplicare rămân în vigoare. Prin abordarea metodic vorbind, începând cu acordul, apoi în mod mai puțin intruziv, și în cele din urmă căutând un mandat numai atunci când este necesar, practicienii pot atinge obiectivele lor evidente în litigiu[FLT]; pentru o scufundare mai profundă în legea celui de-al patrulea amendament, a se vedea [FLT] Institutul de Informare Juridică [Cornell]