Defineşte - ţi misiunea şi planul financiar

Evenimentele de caritate de succes încep cu o misiune clar-cristal. Înainte de a rezerva un loc sau de imprimare un singur pliant, întrebați-vă: ce rezultat specific vrei? Este de a ridica 10.000 dolari pentru o bancă locală de alimente, colecta 500 de haine pentru adăposturi fără adăpost, sau de a crește gradul de conștientizare pentru o fundație de cercetare medicală? Scrieți în jos obiectivul principal și două sau trei obiective secundare. Această claritate va ghida fiecare decizie pe care o face și pentru a preveni înșelăciune domeniu care suflă bugetul.

Cu obiectivele blocate în, crea un buget granular. Lista fiecare cheltuială posibilă: închiriere loc, permise, asigurare, decorațiuni, echipamente audio-vizuale, imprimare, catering, divertisment, personal și fondul de urgență (de obicei 10 ții de costuri totale). Utilizați o foaie de calcul pentru a urmări atât costurile proiectate și reale. Costuri medii de cercetare în zona dumneavoastră pentru articole comune. De exemplu, un sistem de bază de închiriere PA ar putea costa 200 ți 500 dolari, în timp ce o bandă locală ar putea percepe $ 500 ți $ 1.500. Știind aceste numere vă ajută să negocieze și să acorde prioritate.

Pentru a vă păstra bugetul realist, nevoile separate de cele dorite. O cină cu personalul de așteptare este o dorință; un bar de cartofi copt, dotat cu voluntari, este o nevoie care poate salva mii. Fii sincer cu privire la ceea ce comunitatea ta poate dona în mod realist. Utilizați șabloane bugetare gratuite concepute pentru evenimente nonprofit pentru a vă asigura că nu’t pierde orice element de linie.

Selectaţi un loc de desfăşurare care Won’t Break the Bank

Costurile de localizare pot consuma 40% sau mai mult din bugetul dumneavoastră dacă sunteţi’t strategice. Începeţi prin a privi la opţiuni gratuite sau low-cost. Spaţii publice cum ar fi centre comunitare, parcuri publice (cu un permis), gimnastică şcolară, subsoluri bisericeşti, sau chiar o curte privată mare poate servi ca locuri excelente. Bibliotecile locale au adesea săli de întâlnire pentru taxe nominale. Dacă aveţi nevoie de un cadru mai formal, aborda biserici sau săli comunitare care ar putea renunța la taxe pentru evenimente caritabile.

O altă tactică inteligentă este să partener cu o afacere locală care are un spațiu mare, cum ar fi o fabrică de bere, spațiu de evenimente sau depozit. Multe întreprinderi sunt deschise pentru găzduirea unui eveniment de caritate în schimbul expunerii și fondului comercial. Puteți oferi să includă logo-ul lor pe toate materialele de marketing, să le dea un strigăt-out de pe scenă, sau lista-le ca un sponsor. Întotdeauna au un plan de rezervă pentru evenimente în aer liber: închiria un cort (150 $ țigări 400 $) sau verificați dacă locul de desfășurare are o alternativă interioară. Site-uri cum ar fi Peerspace vă poate ajuta să găsiți spații unice accesibile zona dumneavoastră.

Atunci când evaluează un loc, întrebați despre costurile ascunse. Are închiriere include mese, scaune, și AV de bază? Există taxe de curățare? Nu vă cer să utilizați lor de catering intern? Negociați: cereți o reducere non-profit, oferta de a găzdui în timpul orelor de vârf (după-amiezele săptămânii vs. sâmbătă seara), sau cereți o rată redusă în schimbul unui angajament pe termen lung, dacă planificați mai multe evenimente.

Donații sigure și sponsorizări

Una dintre cele mai puternice modalități de a întinde bugetul este de a obține bunuri și servicii donate. Creați o listă de dorințe de tot ce aveți nevoie . Alimente, băuturi, imprimare, decorațiuni, premii, divertisment, chiar de asigurare și apoi meci fiecare element cu un potențial donator local. De exemplu, un magazin de pizza locale ar putea dona pizza pentru o întâlnire voluntară; o brutărie ar putea oferi o masă de desert; o companie de imprimare ar putea dona pliante și bannere.

Abordați aceste afaceri cu o propunere de sponsorizare profesională. Explicați misiunea dvs., prezența așteptată și ce vor primi în schimb: plasarea logo-ului pe site-ul dvs. de eveniment, menționează social media, semn la eveniment, și o chitanță pentru donația lor deductibilă. Dacă puteți oferi niveluri de sponsorizare nivelate (de exemplu, Silver, Gold, Platinum), faceți mai ușor pentru întreprinderile de toate dimensiunile să participe.

Don’t trece cu vederea platformele de strângere de fonduri online. Înființați o campanie pe GoFundMe, Facebook Fundraisers, sau o pagină dedicată donației pe site-ul dvs. cu săptămâni înainte de eveniment. Utilizați coduri text-to-donate astfel încât participanții să poată da pe loc. De asemenea, ia în considerare un bilet de donare “ #8221; model: în loc de a percepe o admitere plat, sugerează o donație recomandată de 25 dolari, dar să lase oamenii să plătească ceea ce pot. Acest lucru poate crește de fapt veniturile totale în timp ce este inclusiv.

Sprijină-te pe voluntari pentru reducerea costurilor muncii

Voluntarii sunt resursa cea mai valoroasă. Recrutaţi devreme din baza de susţinători existentă, colegii locale (în special studenţii în ospitalitate, planificarea evenimentelor sau programe de marketing), şi grupuri comunitare, cum ar fi Rotary sau Kiwanis. Asignaţi roluri clare: check-in birou, echipa de configurare, echipa de curăţenie, alergători de licitaţii, gazde de activitate, şi fotografie. Utilizaţi un instrument de programare voluntar cum ar fi SignUpGenius sau foi Google pentru a evita suprapuneri.

Pentru a menţine voluntarii angajaţi, pentru a oferi instrucţiuni clare, etichete de nume şi o sesiune de formare rapidă. Oferiţi-le mici jetoane de apreciere: un tricou, o gustare gratuită, sau o fotografie de mulţumire pe care o pot partaja pe social media. Nu presupuneţi niciodată că oamenii ştiu ce să facă ?

Dacă aveți nevoie de abilități specializate (de exemplu, un DJ sau un fotograf) dar pot’t permite profesioniști, ia în considerare un comerț. Oferă-ți să-ți promovezi afacerea în mod intens în timpul evenimentului, prezintă-le activitatea pe canalele tale sociale, sau le oferă o cabină gratuită la eveniment. Mulți creativi talentați sunt bucuroși să susțină o cauză bună în schimbul expunerii și a unei deduceri fiscale.

Proiectare cu consum redus, activități de mare amploare

Activităţile dvs. de eveniment ar trebui să fie angajarea, dar nu scumpe. Iată idei dovedite care generează entuziasm şi fonduri fără a costa mult pentru a produce:

  • Licitație de silențios cu produse donate (coșuri cadou, certificate de restaurant, pachete spa, memorabilii sportive). Utilizați oferte online prin intermediul platformelor cum ar fi 32 de aucții sau Handbid pentru a reduce hârtia și munca.
  • Raffle sau 50/50 remiză.Vinde bilete în timpul evenimentului și să acorde un premiu (donat) sau împărțit potul.
  • Cabine de joc. Jocuri de carnaval simple, cum ar fi aruncare inel, sacoșe de fasole, sau un rezervor dunk (împrumut sau construi versiuni ieftine). Încarcă 1 dolar pe joc.
  • Divertisment live. Muzicieni locali, grupuri de dans, sau comici de multe ori efectua gratuit sau un mic onorium în cazul în care acesta’s pentru caritate. Invita-i să colecteze sfaturi sau să vândă mărfuri la eveniment.
  • Foto stand.Aranjează un fundal cu recuzită distractivă (descoperiri de magazin) și folosește un smartphone pe un trepied cu o aplicație de obturare la distanță.Printează fotografii folosind o imprimantă portabilă sau pur și simplu partajează fișiere digitale.
  • Tilonul de donație interactivă. Creează un perete sau un poster unde oamenii își pot fixa contribuțiile și vedea urcarea totală. Această joc încurajează mai mult dăruirea.

Fiecare activitate ar trebui să se reconecteze la obiectivul de strângere de fonduri. De exemplu, dacă ’re strangerea de bani pentru rechizite școlare,se infiinteaza un “Fill the Backpack” gara unde oamenii donează anumite elemente metrice de succes tangibile, vizuale.

Mai inteligent pe piaţă, nu mai greu

Publicitatea plătită poate mânca bugetul rapid. În schimb, se concentrează pe marketing organic, orientat către comunitate, care costă nimic altceva decât timp. Utilizați aceste canale fără costuri:

  • Social media[. Creați o pagină de eveniment Facebook, Instagram posturi, și o serie video TikTok care duce până la zi. Încurajați membrii consiliului și voluntarii să partajeze zilnic. Utilizați hashtag-uri locale (de exemplu, #DenverCharityEveniment).
  • Email blats.Trimite un e-mail săptămânal pe lista ta cu o poveste personală despre motivul pentru care ai găzduit evenimentul, o numărătoare inversă și o grafică partajabilă.Use Mailchimp sau MailerLite’s planuri gratuite.
  • Mesaj local.Trimite un comunicat de presă către ziarul local, posturile de radio, calendarele de știri TV și blogurile. Oferă un cod de reducere sau bilete gratuite pentru primii 50 de respondenți.
  • Plăcile de buletine comunitare. Imprimaţi fluturaşi simpli şi postaţi-i la biblioteci, cafenele, magazine alimentare şi centre comunitare. Întotdeauna includeţi un cod QR care face legătura cu pagina dumneavoastră de eveniment.
  • Parteneri. Cere sponsorilor să promoveze evenimentul la listele lor de e-mail și adepții lor sociale. Cross-promovare multiplică ajunge fără a cheltui un ban.

Pentru un buget mic, ia în considerare stimularea unul sau două posturi Facebook la un public local vizat ($ 20

Logistica streamline și ziua de execuție

Un eveniment neted se simte fără efort, dar necesită o planificare detaliată. Creați un calendar de master pentru ziua de la configurare-up la lacrimi-down și distribui-l la tot personalul și voluntarii. Include sarcinile, persoanele responsabile, și ferestre de timp. Aici sunt sfaturi logistice cheie pentru a economisi bani și dureri de cap:

  • Checklist.Ambalați o cutie cu cabluri de extensie, legături zip, bandă adezivă, trusă de prim ajutor, baterii suplimentare, ascuțiți și o bandă de alimentare.Împrumutați elemente în loc de cumpărare.
  • Semnaj.Folosește tăblițe, table albe sau semne de carton refolosite pictate cu vopsea de cretă.Ei’re ieftine, reutilizabile și atractive vizual.
  • Music. În loc să angajeze un DJ, creați o listă de redare de mare energie folosind Spotify sau Apple Music și redați-l printr-un sistem de sunet închiriat sau împrumutat.
  • Caterizare.Cadru de potluck sau camioane alimentare care dona o parte din vânzări sunt buget-friendly. Alternativ, servesc gustări simple, cum ar fi popcorn, cookie-uri, și limonadă furnizate de voluntari.
  • Verificare . Utilizați o aplicație gratuită de ticketing mobil cum ar fi Eventbrite (free for free events) sau un formular Google simplu pentru a urmări prezența și a colecta adrese de e-mail pentru follow-up.

În ziua, desemnează un shooter-problem-problem . Cineva care nu este legat de o sarcină specifică și poate ocupa probleme neașteptate ca un cablu de extensie lipsă sau un voluntar care nu a făcut & #8217;t spectacol. Păstrați-vă calmul și amintiți-vă de ce & #8217;re acolo: pentru a sprijini o cauză și aduce oamenii împreună.

Maximizează donaţiile în timpul şi după eveniment

Don ’t lasa bani pe masa. Structureaza-ti evenimentul pentru a captura donatii la mai multe puncte de contact:

  1. [ ]At register
  2. În timpul evenimentului
  3. La checkout-ul licitației tăcute
  4. La sfârșitul

Au mai multe metode de donare vizibile: un cod QR care leagă la o pagină de donație prietenos mobil, un borcan de donare plasat proeminent, și o carte pentru text-to-donat. Dacă este posibil, oferi un mic cadou de mulțumire pentru donatori (un autocolant sau o carte de mână) pentru a crea o conexiune memorabilă.

După eveniment, lucrarea este ’t făcut. Trimiteți un e-mail de mulțumire în termen de 48 de ore. Include o galerie foto, fondurile totale colectate (dacă o aveți), și o poveste personală a modului în care banii vor fi utilizați. Cereți feedback prin intermediul unui scurt sondaj. Această monitorizare construiește bunăvoință și stabilește scena pentru următorul eveniment. Gândiți-vă să creați un video mulțumind sponsorilor și voluntarilor, apoi împărtășiți-l pe social media.

Sfaturi pentru bugetarea durabilă și creșterea viitoare

Un eveniment prietenos cu bugetul poate deveni o tradiție anuală dacă urmăriți ceea ce funcționează și ceea ce nu’t. După eveniment, țineți o informare cu echipa de bază. Revizuiți bugetul vs. reali, rețineți care canale de marketing condus de participare, și de a identifica care activități au ridicat cei mai mulți bani. Salvați toate șabloane, liste de verificare și contacte vânzători pentru reutilizarea anul viitor.

Păstrați un “lecții învățate” document. De exemplu, dacă ați descoperit că programele tipărite au fost rareori citite, săriți peste ele data viitoare și utilizați o versiune digitală simplă. Dacă voluntarii au fost copleșiți la check-in, investi într-o a doua tabletă sau instrui pe cineva special pentru acest rol. Îmbunătățirea continuă reduce costurile și crește impactul în timp.

Dacă o afacere locală sponsorizat evenimentul dumneavoastră în acest an, abordaţi-le câteva luni mai devreme pentru anul viitor cu studii de caz de succes eveniment’s. În mod similar, construiţi un comitet de voluntariat care se întâlneşte trimestrial pentru a începe planificarea, astfel încât sunteţi’t scrambling ultimul minut.

Pentru a citi mai departe despre desfăşurarea de evenimente nonprofit low-cost, verificaţi TechSoup’s resurse pe tehnologie pentru non-profit şi WildAprobicot’s lista de verificare de planificare a evenimentelor.Aceste instrumente ajută la integrarea software-ului gratuit sau actualizat în procesul de planificare.

Concluzie: Fiecare dolar economisit merge mai departe pentru cauza ta

Gazduirea unui eveniment caritabil pe un buget limitat nu inseamna ca te-ai asezat la mai putin. Dimpotrivă, constrângerile cresc adesea creativitatea si implicarea mai profunda a comunitatii. Prin stabilirea unor obiective clare, prin mobilizarea parteneriatelor, bazându-te pe voluntari, si concentrându-te pe activitati de mare impact low-cost, poti arunca un eveniment care se simte generos si profesionist fara eticheta pretului de sase cifre. Sustinatorii tai isi vor aminti pasiunea si scopul, nu lenjeria de pat.

Începe mici, iterate, și celebra fiecare succes. Un profit net de 5.000 dolari dintr-un buget de 500 dolari este un profit de 900% revenire un rezultat mult mai bun decât un eveniment de 10.000 dolari care plasează 4.000 dolari. Plan inteligent, cheltui înțelept, și lăsați-vă cauza strălucească. Aceasta este rețeta pentru un eveniment de caritate cu adevărat de succes pe un buget.