Определите свою миссию и финансовый план

Успешные благотворительные мероприятия начинаются с кристально чистой миссии. Прежде чем заказать место или напечатать один флаер, спросите себя: какой конкретный результат вы хотите? Собрать 10 000 долларов для местного продовольственного банка, собрать 500 пальто для приютов для бездомных или повысить осведомленность о медицинском исследовательском фонде? Запишите свою основную цель и две или три вторичные цели. Эта ясность будет направлять каждое принятое вами решение и предотвращать ползучесть сферы, которая подрывает ваш бюджет.

С вашими целями, заблокированными в, создать подробный бюджет. Перечислите все возможные расходы: место аренды, разрешения, страхование, украшения, аудиовизуальное оборудование, печать, питание, развлечения, укомплектование персоналом и непредвиденные расходы (обычно 10-15% от общих расходов). Используйте электронную таблицу для отслеживания как прогнозируемых, так и фактических расходов. Например, базовая система PA прокат может стоить 200-500 долларов, в то время как местная группа может взимать 500-1500 долларов. Зная эти цифры помогает вам вести переговоры и расставлять приоритеты.

Чтобы ваш бюджет был реалистичным, отделите потребности от желаний. Обед с официантами - это желание; запеченный картофельный бар, укомплектованный добровольцами, - это потребность, которая может сэкономить тысячи. Будьте честны о том, что ваше сообщество может реально пожертвовать. Используйте бесплатные шаблоны бюджета , предназначенные для некоммерческих мероприятий, чтобы убедиться, что вы не пропустите ни одного пункта строки.

Выберите место, которое выиграло #8217; разорвать банк

Стоимость мест может занять 40% или более от вашего бюджета, если вы & #8217;t стратегический. Начните с рассмотрения бесплатных или недорогих вариантов. Общественные места, такие как общественные центры, общественные парки (с разрешением), школьные гимназии, церковные подвалы или даже большой частный задний двор, могут служить отличными местами. Местные библиотеки часто имеют конференц-залы за номинальную плату. Если вам нужна более формальная настройка, подойдите к церквям или общественным залам, которые могут отказаться от платы за благотворительные мероприятия.

Еще одна умная тактика - сотрудничать с местным бизнесом, который имеет большое пространство, такое как пивоварня, пространство для мероприятий или склад. Многие предприятия открыты для проведения благотворительного мероприятия в обмен на экспозицию и доброжелательность. Вы можете предложить включить их логотип во все маркетинговые материалы, выставить их напоказ со сцены или перечислить их в качестве спонсора. Всегда иметь запасной план для мероприятий на открытом воздухе: арендовать палатку ($150-$400) или проверить, есть ли у места крытый альтернативный. Такие сайты, как Peerspace , могут помочь вам найти доступные уникальные пространства в вашем районе.

При оценке места проведения, спросите о скрытых затратах. Включает ли аренда столы, стулья и базовые AV? Есть ли плата за уборку? Они требуют, чтобы вы использовали их внутреннее питание? Переговоры: попросите некоммерческую скидку, предложите провести в непиковое время (дни в будние дни против вечеров в субботу) или попросите сниженную ставку в обмен на долгосрочное обязательство, если вы планируете несколько мероприятий.

Безопасные пожертвования и спонсорство в Интернете

Один из самых мощных способов растянуть свой бюджет — это получить пожертвованные товары и услуги. Создайте список пожеланий всего, что вам нужно — еда, напитки, печать, украшения, призы, развлечения, даже страхование — и затем сопоставьте каждый пункт с потенциальным местным донором. Например, местный магазин пиццы может пожертвовать пиццу для волонтерской встречи; пекарня может предоставить десертный стол; типография может пожертвовать листовки и баннеры.

Объясните свою миссию, ожидаемую посещаемость и то, что они & #8217; получат взамен: размещение логотипа на вашем сайте мероприятия, упоминания в социальных сетях, вывески на мероприятии и квитанцию об их налогооблагаемом пожертвовании. Если вы можете предложить многоуровневый уровень спонсорства (например, серебро, золото, платина), вы облегчите участие для предприятий всех размеров.

Don’t пропустить онлайн-платформы сбора средств. Настройте кампанию на GoFundMe, Facebook Fundraisers или выделенную страницу пожертвования на вашем сайте за несколько недель до мероприятия. Используйте текстовые коды для пожертвования, чтобы посетители могли давать на месте. Также рассмотрите модель билета “ пожертвование ” модель: вместо того, чтобы взимать фиксированный взнос, предложите рекомендуемое пожертвование в размере 25 долларов, но позвольте людям платить то, что они могут. Это может фактически увеличить общий доход, будучи инклюзивным.

Накопить на добровольцах, чтобы снизить затраты на труд

Добровольцы - ваш самый ценный ресурс. Нанимайте на ранней стадии из вашей существующей базы поддержки, местных колледжей (особенно студентов в сфере гостеприимства, планирования мероприятий или маркетинговых программ) и общественных групп, таких как Ротари или Киванис. Назначайте четкие роли: стойка регистрации, команда установки, команда очистки, аукционные бегуны, хосты деятельности и фотография. Используйте инструмент планирования волонтеров, такой как SignUpGenius или Google Sheets, чтобы избежать перекрытий.

Чтобы волонтёры продолжали работать, предоставляйте четкие инструкции, теги и быстрое обучение. Предлагайте небольшие знаки признательности: футболку, бесплатную закуску или фотографию с благодарностью, которой они могут поделиться в социальных сетях. Никогда не думайте, что люди знают, что делать — дайте им распечатанную или цифровую ролевую карту с контрольным списком.

Если вам нужны специализированные навыки (например, диджей или фотограф), но вы можете позволить себе профессионалов, рассмотрите сделку. Предложение активно продвигать свой бизнес во время мероприятия, показывать свою работу на ваших социальных каналах или предоставить им бесплатную кабинку на мероприятии. Многие талантливые креативщики рады поддержать хорошее дело в обмен на экспозицию и налоговый вычет.

Проектирование недорогой, высокоэффективной деятельности

Ваши мероприятия должны быть интересными, но не дорогими. Вот проверенные идеи, которые генерируют волнение и средства, не требуя больших затрат на производство:

  • Молчаливый аукцион с подаренными предметами (подарочные корзины, ресторанные сертификаты, спа-пакеты, спортивные памятные вещи). Используйте онлайн-ставки через такие платформы, как 32 аукциона или Handbid, чтобы сократить бумажную и рабочую силу.
  • Рэффл или 50/50 ничья.Продавайте билеты во время мероприятия и присуждайте приз (подаренный) или разделяйте банк.
  • Игровые кабины. Простые карнавальные игры, такие как подбрасывание колец, подбрасывание бобовой сумки или бак для данка (заимствование или сборка недорогих версий). Зарядите 1 доллар за игру.
  • Живые развлечения. Местные музыканты, танцевальные группы или комики часто выступают бесплатно или за небольшой гонорар, если это’s для благотворительности. Пригласите их собрать чаевые или продать товар на мероприятии.
  • Фотобудка. Настройте фон с забавным реквизитом (находки магазина фрифта) и используйте смартфон на штативе с приложением удаленного затвора. Печатайте фотографии с помощью портативного принтера или просто делитесь цифровыми файлами.
  • Интерактивная доска пожертвований. Создайте стену или плакат, на котором люди могут закрепить свои взносы и увидеть общий подъем. Эта геймификация поощряет больше отдачи.

Например, если вы & #8217; собираете деньги на школьные принадлежности, создайте & #8220; Заполните рюкзак & #8221; станцию, где люди жертвуют конкретные предметы - ощутимый, визуальный показатель успеха.

Рынок умнее, а не сложнее

Платная реклама может быстро съедать ваш бюджет. Вместо этого сосредоточьтесь на органическом, ориентированном на сообщество маркетинге, который стоит ничего, кроме времени. Используйте эти бесплатные каналы:

  • Социальные медиа. Создайте страницу событий в Facebook, посты в Instagram и серию видео TikTok, ведущую к дню. Поощряйте членов совета директоров и добровольцев ежедневно делиться. Используйте местные хэштеги (например, #DenverCharityEvent).
  • Электронная почта взрывает . Отправьте еженедельное электронное письмо в свой список с личной историей о том, почему вы & #8217; размещаете мероприятие, обратный отсчет и общую графику. Используйте бесплатные планы Mailchimp или MailerLite & #8217.
  • Местные СМИ. Отправьте пресс-релиз в местную газету, радиостанции, календари теленовостей и блоги. Предложите код скидки или бесплатные билеты для первых 50 респондентов.
  • Общественные доски объявлений. Печатайте простые листовки и размещайте их в библиотеках, кафе, продуктовых магазинах и общественных центрах. Всегда включайте QR-код, который ссылается на вашу страницу мероприятия.
  • Партнерства Попросите своих спонсоров продвигать мероприятие в их почтовые списки и социальных подписчиков. Кросс-продвижение умножает вашу досягаемость, не тратя ни копейки.

Для небольшого бюджета рассмотрите возможность увеличения одного или двух сообщений Facebook для целевой местной аудитории (20-50 долларов США).

Упорядочение логистики и день исполнения

Гладкие события кажутся легкими, но требуют детального планирования. Создайте мастер-схему дня - от настройки до срыва - и распределите ее среди всех сотрудников и добровольцев. Включите задачи, ответственных лиц и временные окна. Вот ключевые логистические советы, чтобы сэкономить деньги и головные боли:

  • Контрольный список. Упакуйте коробку с удлинителями, зип-галстуками, клейкой лентой, аптечкой, дополнительными батареями, заострениями и силовой полосой. Занимайте предметы вместо покупки.
  • Знаки. Используйте меловые доски, доски или перепрофилированные картонные знаки, окрашенные меловой краской. Они’дешевые, многоразовые и визуально привлекательные.
  • Музыка Вместо того, чтобы нанимать диджея, создайте высокоэнергетический плейлист с помощью Spotify или Apple Music и воспроизводите его через арендованную или заимствованную звуковую систему.
  • Катеринг. Потлак-стиль или фуд-траки, которые жертвуют часть продаж, являются бюджетными. Альтернативно, подавайте простые закуски, такие как попкорн, печенье и лимонад, предоставляемые добровольцами.
  • Зарегистрируйтесь . Используйте бесплатное мобильное приложение для продажи билетов, такое как Eventbrite (бесплатно для бесплатных мероприятий) или простую форму Google для отслеживания посещаемости и сбора адресов электронной почты для последующего наблюдения.

В этот день назовите стрелка-неудачника — того, кто не привязан к конкретной задаче и может справиться с неожиданными проблемами, такими как недостающий удлинитель или доброволец, который не показал #8217. Сохраняйте спокойствие и помните, почему вы #8217; здесь: чтобы поддержать дело и объединить людей.

Максимальное количество пожертвований во время и после мероприятия

Дон 8217, не оставляйте деньги на столе. Структурируйте ваше мероприятие, чтобы фиксировать пожертвования в нескольких точках касания:

  1. При регистрации — попросите о предложенном пожертвовании.
  2. Во время мероприятия — делайте объявления, которые объясняют влияние каждой суммы пожертвования (например, “ $50 кормит семью в течение недели”).
  3. На молчаливом аукционе — поощряйте людей к “ округляйте ” их общее количество.
  4. В конце — окончательное страстное обращение члена правления или бенефициара.

Наглядно видно несколько способов пожертвования: QR-код, ссылающийся на мобильную страницу пожертвования, заметно размещенную банку для пожертвований и карту для отправки текста. Если возможно, предложите небольшой подарок благодарности для доноров (наклейка или карта ручной работы), чтобы создать запоминающееся соединение.

После мероприятия работа не закончена. Отправьте благодарственное письмо в течение 48 часов. Включите фотогалерею, общую сумму собранных средств (если у вас есть), и личную историю о том, как будут использоваться деньги. Спросите обратную связь через короткий опрос. Это последующее наблюдение создает добрую волю и задает основу для вашего следующего мероприятия. Подумайте о создании видео, благодарственное спонсорам и волонтерам, а затем поделитесь им в социальных сетях.

Советы по устойчивому бюджетированию и будущему росту

Одно бюджетное мероприятие может стать ежегодной традицией, если вы отслеживаете, что работает, а что нет & #8217;t. После вашего мероприятия проведите опрос с вашей основной командой. Просмотрите свой бюджет против фактических данных, обратите внимание, какие маркетинговые каналы привели к посещаемости, и определите, какие мероприятия собрали больше всего денег. Сохраните все шаблоны, контрольные списки и контакты поставщиков для повторного использования в следующем году.

Сохраните документ, содержащий 8220 уроков и 8221. Например, если вы обнаружили, что печатные программы редко читаются, пропустите их в следующий раз и используйте простую цифровую версию. Если добровольцы были перегружены при регистрации, инвестируйте во второй планшет или тренируйте кого-то специально для этой роли. Постоянное улучшение снижает затраты и увеличивает влияние с течением времени.

Подумайте о создании модели регулярного спонсорства. Если местный бизнес спонсировал ваше мероприятие в этом году, подойдите к ним на несколько месяцев раньше в следующем году с тематическими исследованиями успеха мероприятия. #8217. Аналогично, создайте волонтерский комитет, который собирается ежеквартально, чтобы начать планирование, поэтому вы #8217.

Для дальнейшего чтения о запуске недорогих некоммерческих мероприятий ознакомьтесь с ресурсами TechSoup & #8217 по технологиям для некоммерческих организаций и WildApricot & #8217;s контрольный список планирования мероприятий . Эти инструменты помогают интегрировать бесплатное или дисконтированное программное обеспечение в процесс планирования.

Вывод: каждый доллар, сэкономленный, идет дальше для вашего дела

Проведение благотворительного мероприятия с ограниченным бюджетом не означает, что нужно соглашаться на меньшее. Напротив, ограничения часто порождают творчество и более глубокое участие сообщества. Устанавливая четкие цели, используя партнерские отношения, полагаясь на добровольцев и сосредотачиваясь на высокоэффективных недорогих мероприятиях, вы можете провести мероприятие, которое кажется щедрым и профессиональным без шестизначного ценника. Ваши сторонники будут помнить страсть и цель, а не причудливое белье.

Начните с малого, повторяйте и празднуйте каждый успех. Чистая прибыль в размере 5000 долларов США из бюджета в 500 долларов США - это 900%-ная прибыль - гораздо лучший результат, чем событие в 10 000 долларов США, которое приносит 4000 долларов США. Планируйте разумно, тратьте мудро и позвольте вашему делу блистать. Это рецепт для действительно успешного благотворительного мероприятия с бюджетом.