Table of Contents
Участие сообщества представляет собой одну из самых мощных сил для позитивных изменений в обществе. Независимо от того, организуете ли вы очистку района, запускаете некоммерческую инициативу, создаете общественный сад или координируете волонтерские программы, активное гражданское участие укрепляет социальную структуру и удовлетворяет местные потребности. Однако, хотя преимущества участия сообщества очевидны, многие организаторы и участники упускают из виду критический аспект этой деятельности: правовую базу, которая управляет ими.
Понимание юридической стороны участия сообщества не связано с созданием барьеров или препятствием для участия. Скорее, речь идет о том, чтобы ваши благие намерения были защищены, устойчивы и соответствовали применимым законам и правилам. От проблем ответственности до требований разрешения, от страховых соображений до обязательств по конфиденциальности данных, правовой ландшафт работы сообщества является многогранным и все более сложным.
В этом всеобъемлющем руководстве рассматриваются основные правовые аспекты, которые должны понимать организаторы сообщества, некоммерческие лидеры, волонтеры и гражданские участники. Независимо от того, начинаете ли вы свой первый проект сообщества или управляете созданной организацией, эта статья поможет вам ориентироваться в правовых требованиях, защитить вашу организацию и участников и создать основу для долгосрочного успеха.
Понимание правовых структур для общественных организаций
Прежде чем углубляться в конкретные юридические требования, важно понять различные правовые структуры, доступные для общественных организаций. Выбранная вами структура значительно повлияет на ваши юридические обязательства, налоговый статус, подверженность ответственности и эксплуатационные требования.
Неформальные группы и неинкорпорированные ассоциации
Многие инициативы сообщества начинаются как неформальные группы без формальной правовой структуры. Хотя этот подход предлагает простоту и гибкость, он также несет значительные риски. В неинкорпорированной ассоциации отдельные члены могут нести личную ответственность за долги группы и юридические обязательства. Это означает, что если кто-то пострадал на вашем мероприятии сообщества или если ваша группа несет задолженность, отдельные члены могут нести личную ответственность.
Несмотря на эти риски, неформальные группы остаются общими для небольших, краткосрочных проектов или инициатив на низовом уровне.Если вы выберете этот маршрут, крайне важно поддерживать четкую коммуникацию о ролях, обязанностях и потенциальных обязательствах среди всех участников.
Некоммерческие корпорации
Для организаций, планирующих устойчивую деятельность по вовлечению сообщества, формирование некоммерческой корпорации предлагает существенные преимущества.Некоммерческая корпорация является отдельным юридическим лицом, что означает, что она может владеть имуществом, заключать контракты и брать на себя обязательства от своего имени, а не от имени отдельных членов или директоров.
Процесс регистрации в качестве некоммерческой организации варьируется в зависимости от штата, но обычно включает в себя подачу учредительных документов, принятие подзаконных актов, назначение совета директоров и получение идентификационного номера работодателя (EIN) от IRS. Хотя это требует более первоначальных усилий и текущей административной работы, это обеспечивает решающую правовую защиту и открывает двери для возможностей финансирования.
501 (c) (3) Статус освобожденного от налогов
Многие общественные организации преследуют статус 501 (c) (3), освобожденный от налогов, от Службы внутренних доходов. Это обозначение предлагает значительные преимущества, включая освобождение от федерального подоходного налога, право на получение благотворительных взносов, подлежащих налогообложению, и доступ к грантам, которые доступны только для освобожденных от налогов организаций.
Чтобы претендовать на статус 501 (c) (3), организация должна быть организована и эксплуатироваться исключительно для целей, освобожденных от налогообложения, таких как благотворительные, религиозные, образовательные, научные или литературные цели. Организация не должна быть организована или эксплуатироваться в интересах частных интересов, и никакая часть ее чистого дохода не может принести пользу любому частному акционеру или физическому лицу.
Процесс подачи заявки включает в себя подачу формы 1023 или формы 1023-EZ в IRS, а также подробную информацию о структуре, управлении и планируемой деятельности вашей организации. Организации со статусом 501 (c) (3) должны соответствовать текущим требованиям, включая годовые информационные декларации (форма 990), обязательства по раскрытию информации и ограничения на политическую деятельность.
Другие организационные структуры
Помимо 501 (c) (3) организаций, другие правовые структуры могут быть подходящими для определенных типов участия сообщества. К ним относятся 501 (c) (4) организации социального обеспечения, 501 (c) (6) бизнес-лиги и торговые палаты, компании с ограниченной ответственностью (ООО), организованные для социальных целей, и приносят пользу корпорациям или B-корпусам, которые уравновешивают прибыль с социальной миссией.
Каждая структура имеет свои юридические требования, налоговые последствия и оперативные соображения.Консультация с адвокатом, специализирующимся на некоммерческом праве, может помочь вам определить, какая структура лучше всего соответствует целям и деятельности вашего сообщества.
Разрешения, лицензии и нормативное соблюдение
Одним из наиболее часто упускаемых из виду аспектов участия сообщества является необходимость в надлежащих разрешениях и лицензиях.В зависимости от характера и объема вашей деятельности вам может потребоваться разрешение от нескольких правительственных учреждений на местном, государственном и даже федеральном уровнях.
Разрешения на события
Если участие вашего сообщества включает в себя публичные мероприятия, вам, вероятно, понадобятся различные разрешения. Специальные разрешения на мероприятия обычно требуются для собраний в общественных местах, парках или на улицах. Эти разрешения гарантируют, что ваше мероприятие соответствует местным постановлениям относительно шума, размера толпы, парковки и общественной безопасности.
Процесс подачи заявки на получение разрешения на мероприятие варьируется в зависимости от юрисдикции, но обычно требует предоставления подробной информации о запланированном мероприятии заблаговременно — часто за 30-90 дней до даты мероприятия.
Дополнительные разрешения могут потребоваться в зависимости от особенностей вашего мероприятия. Если вы подаете еду, вам понадобятся разрешения на питание и должны соблюдать правила департамента здравоохранения. Если вы продаете алкоголь, вам понадобятся временные лицензии на алкоголь. Если вы используете усиленный звук, вам может понадобиться разрешение на шум. Если вы блокируете улицы или тротуары, вам понадобятся разрешения на закрытие дорог.
Регистрация фандрайзинга
Многие штаты требуют от благотворительных организаций зарегистрироваться до получения пожертвований от резидентов. Эти законы о благотворительном пожертвовании призваны защитить доноров от мошенничества и обеспечить прозрачность деятельности по сбору средств. Требования к регистрации значительно различаются в зависимости от штата, но большинство требуют от организаций подавать первоначальные регистрационные формы, платить регистрационные сборы и представлять годовые финансовые отчеты.
Некоторые штаты освобождают определенные организации от требований регистрации, такие как религиозные организации, учебные заведения или небольшие организации, которые ежегодно собирают менее указанной суммы. Однако, даже если ваша организация имеет право на освобождение, вам все равно может потребоваться подать заявление на это освобождение.
Если ваша общественная организация планирует запрашивать пожертвования по государственным линиям, в том числе через онлайн-платформы сбора средств, вам может потребоваться зарегистрироваться в нескольких штатах. Это может быстро стать сложным, поэтому многие организации работают с службами соблюдения или юридическими консультантами, чтобы обеспечить их соответствие всем применимым требованиям.
Соблюдение требований к строительству и зонированию
Проекты сообщества, которые включают физические структуры или землепользование, должны соответствовать местным постановлениям о зонировании и строительным нормам. Независимо от того, создаете ли вы общественный сад, строите игровую площадку, ремонтируете общественный центр или устанавливаете общественное искусство, вам нужно убедиться, что ваш проект разрешен в соответствии с местными законами о зонировании и получить необходимые разрешения на строительство.
Законы о зонировании регулируют, как земля может использоваться в разных областях, указывая, может ли собственность использоваться для жилых, коммерческих, промышленных или смешанных целей. Если ваш проект сообщества не соответствует текущим обозначениям зонирования, вам может потребоваться подать заявку на разрешение на отклонение или условное использование.
Разрешения на строительство гарантируют, что строительные или ремонтные работы соответствуют стандартам безопасности и строительным нормам. Даже, казалось бы, незначительные проекты могут потребовать разрешений, а работы, выполняемые без надлежащих разрешений, могут привести к штрафам, приказам о прекращении работ или требованиям удалить или переделать завершенные работы.
Экологические нормы
Проекты сообщества, которые влияют на окружающую среду, могут вызвать различные нормативные требования.Проекты очистки окружающей среды, инициативы по качеству воды, восстановление среды обитания и аналогичные мероприятия могут потребовать разрешения в соответствии с экологическими законами, такими как Закон о чистой воде, Закон о чистом воздухе или государственные законы об охране окружающей среды.
Перед началом любого проекта, который включает в себя нарушение почвы, воздействие на водные пути или изменение естественной среды обитания, проконсультируйтесь с местными экологическими агентствами, чтобы определить, какие разрешения или оценки могут потребоваться. Несоблюдение экологических норм может привести к значительным штрафам и может потребовать дорогостоящего восстановления.
Вопросы ответственности и управление рисками
Ответственность представляет собой одну из наиболее значительных юридических проблем для общественных организаций.Когда вы объединяете людей для общественной деятельности, могут произойти несчастные случаи, и ваша организация может быть привлечена к ответственности за травмы или ущерб, которые происходят.
Понимание различных видов ответственности
Общие обязательства охватывают телесные повреждения и материальный ущерб третьих лиц, например, если участник путешествует и попадает на мероприятие в вашем сообществе или если ваши добровольцы случайно повреждают имущество во время работы над проектом.
Профессиональная ответственность, также известная как страхование от ошибок и упущений, защищает от претензий, возникающих из профессиональных услуг, предоставляемых вашей организацией. Это особенно актуально для общественных организаций, которые предлагают консультации, образовательные программы или другие профессиональные услуги.
Ответственность директоров и должностных лиц защищает членов совета директоров и руководителей организаций от личной ответственности за решения, принятые в их официальном качестве. Это покрытие становится все более важным, поскольку члены совета директоров могут быть лично привлечены к ответственности за предполагаемое ненадлежащее управление, нарушение фидуциарных обязанностей или другие сбои в управлении.
Ответственность за практику найма охватывает претензии, связанные с вопросами занятости, включая утверждения о незаконном прекращении трудовых отношений, дискриминации, домогательствах или нарушениях заработной платы и рабочего времени.
Законы о защите добровольцев
Признавая важность добровольческой службы, Конгресс принял Закон о защите добровольцев 1997 года, который предусматривает защиту ограниченной ответственности для добровольцев некоммерческих организаций.В соответствии с настоящим Федеральным законом добровольцы обычно защищены от ответственности за вред, причиненный их действиями или бездействием от имени организации, при соблюдении определенных условий.
Чтобы претендовать на защиту в соответствии с Законом о защите добровольцев, доброволец должен действовать в рамках своих обязанностей, должен быть надлежащим образом лицензирован или сертифицирован, если это необходимо, не должен причинять вред путем преднамеренного или преступного проступка или грубой небрежности и не должен причинять вред при эксплуатации транспортного средства, для которого требуется лицензия и страхование оператора.
Важно отметить, что Закон о защите добровольцев защищает отдельных добровольцев, но не защищает саму организацию от ответственности.Кроме того, во многих штатах существуют свои собственные законы о защите добровольцев, которые могут обеспечивать более широкую или более узкую защиту, чем федеральный закон.
Обязанность заботы и небрежности
Общественные организации обязаны заботиться о участниках, добровольцах и общественности. Это означает принятие разумных мер для предотвращения предсказуемого вреда. Небрежность возникает, когда организация не проявляет разумной заботы и эта неудача вызывает травму или ущерб.
Для минимизации рисков небрежности общественные организации должны проводить оценку рисков до начала деятельности, разрабатывать и внедрять политику и процедуры безопасности, обеспечивать надлежащий надзор за деятельностью, поддерживать объекты и оборудование в безопасном состоянии и надлежащим образом реагировать на инциденты, когда они происходят.
Документация имеет решающее значение для защиты от претензий о халатности. Ведение записей о подготовке по вопросам безопасности, отчетов об инцидентах, журналов технического обслуживания и других доказательств, которые демонстрируют приверженность вашей организации безопасности и разумной заботе.
Особые соображения в отношении деятельности, связанной с несовершеннолетними
В дополнение к общей обязанности по уходу за несовершеннолетними организации, работающие с детьми, должны проводить проверку биографических данных сотрудников и добровольцев, работающих с детьми, поддерживать соответствующие коэффициенты надзора и соблюдать обязательные требования к отчетности для подозреваемых в жестоком обращении с детьми или пренебрежении.
Во многих штатах действуют специальные законы, регулирующие деятельность организаций, работающих с молодежью, включая требования к подготовке по вопросам предупреждения злоупотреблений, политику, запрещающую индивидуальные контакты между взрослыми и несовершеннолетними, а также процедуры реагирования на утверждения о неправомерных действиях. Несоблюдение этих требований может привести не только к гражданской ответственности, но и к уголовным наказаниям.
Страховое покрытие для организаций сообщества
Хотя практика управления рисками может снизить подверженность ответственности, страхование обеспечивает существенную финансовую защиту при возникновении инцидентов. Многие источники финансирования, места проведения и контракты предписывают, чтобы некоммерческие организации осуществляли страхование ответственности в качестве условия участия, что делает адекватное покрытие не только разумным, но и часто необходимым для операций.
Страхование общей ответственности
Некоммерческое страхование общей ответственности защищает вас от потенциальных юридических претензий и финансовых потерь, вызванных несчастными случаями, связанными с травмами клиентов и ущербом имуществу. Это основополагающее покрытие должно быть приоритетом практически для каждой общественной организации, которая взаимодействует с общественностью.
Всеобъемлющая общая ответственность обеспечивает покрытие третьими лицами телесных повреждений, имущественного ущерба, личного / рекламного ущерба и расходов, связанных с защитой этих требований. Освещение обычно включает расходы на правовую защиту, которые могут быть существенными даже тогда, когда претензии в конечном итоге не увенчались успехом.
При выборе общего покрытия ответственности обратите внимание на лимиты политики, которые обычно выражаются в пределах по случаям и агрегированных лимитах. Предел по случаю - это максимум, который страховщик заплатит за один инцидент, в то время как совокупный предел - это максимум, который страховщик заплатит за все претензии в течение периода действия политики. Многие организации имеют лимиты не менее одного миллиона долларов за событие и двух миллионов долларов в совокупности, хотя требования варьируются в зависимости от деятельности организации и договорных обязательств.
Страхование директоров и должностных лиц
Любая некоммерческая организация с советом директоров должна рассматривать страхование директоров и должностных лиц, вид страхования ответственности руководства. Это покрытие становится все более важным, поскольку члены совета директоров сталкиваются с растущим вниманием и потенциальной личной ответственностью за организационные решения.
Ответственность за D&O защищает должностных лиц, директоров и членов совета директоров от претензий на ошибки, упущения, неправомерные действия и ненадлежащее управление, включая защиту от халатности, нарушения обязанностей и ответственности за трудовую практику. Без этого покрытия члены совета директоров могут неохотно служить, а те, кто служит, сталкиваются с личным финансовым риском.
Политика в области УиО обычно включает в себя покрытие расходов на оборону, расчеты и решения, вытекающие из требований к отдельным директорам и должностным лицам. Некоторые политики также обеспечивают покрытие предприятия, защищая саму организацию от определенных требований. При оценке политики в области УиО учитывайте, включает ли покрытие ответственность за практику занятости, существуют ли исключения для конкретных типов требований, удержание или вычитаемая сумма политики и обеспечивает ли политика «хвостовое покрытие» для бывших директоров и должностных лиц.
Страхование имущества
Если ваша общественная организация владеет или арендует имущество, страхование имущества защищает от потери или повреждения зданий, оборудования, предметов снабжения и других физических активов. Страхование имущества для некоммерческих организаций обеспечивает защиту от потери доходов от бизнеса и связанных с этим расходов, чтобы организация вернулась и работала.
Покрытие имущества должно включать не только стоимость замены поврежденного имущества, но и покрытие прерывания бизнеса, которое компенсирует потерянный доход и постоянные расходы, если ваша организация не может работать из-за покрываемого имущественного ущерба. Для общественных организаций, которые полагаются на конкретное оборудование или средства для доставки программ, покрытие прерывания бизнеса может иметь решающее значение для выживания организации после катастрофы.
Специальное страхование событий
Общественные организации часто проводят мероприятия, а мероприятия по сбору средств являются значительной частью операций для некоммерческих организаций, требующих защиты для мероприятий с или без ответственности за алкоголь.Специальное страхование событий может быть приобретено в качестве отдельного полиса для одноразовых мероприятий или в качестве одобрения годовой политики общей ответственности.
Страхование событий обычно покрывает общую ответственность за событие, ответственность за алкоголь, отмену или отсрочку из-за покрываемых причин и повреждение арендованного оборудования или мест проведения. При планировании мероприятий сообщества заранее проверьте свое страховое покрытие и убедитесь, что любые поставщики, исполнители или подрядчики также имеют соответствующую страховку.
Страхование киберответственности
Поскольку общественные организации все больше полагаются на цифровые инструменты и собирают личную информацию в электронном виде, страхование кибер-ответственности стало необходимым. Это покрытие защищает от расходов, связанных с утечками данных, включая расходы на уведомление, кредитный мониторинг для пострадавших лиц, расходы на юридическую защиту, штрафы и штрафы регулирующих органов и расходы на связи с общественностью для управления репутационным ущербом.
Даже небольшие общественные организации, которые собирают адреса электронной почты, обрабатывают пожертвования в Интернете или поддерживают базы данных членства, сталкиваются с кибер-рисками и должны учитывать это покрытие.
Выбор страховых провайдеров
Некоммерческий страховой альянс (NIA) предоставляет страхование ответственности исключительно для 501 (c) (3) некоммерческих организаций, с покрытием, доступным в настоящее время во многих штатах для многих типов некоммерческих организаций 501 (c) (3). Работа со страховщиками, которые специализируются на некоммерческом покрытии, может обеспечить преимущества, поскольку эти поставщики понимают уникальные риски, с которыми сталкиваются общественные организации, и могут предложить индивидуальные варианты покрытия.
При выборе страховки не просто выбирайте вариант с наименьшими затратами. Рассмотрим финансовую стабильность страховщика и способность к выплате требований, опыт работы с некоммерческими организациями, широту вариантов покрытия, качество обслуживания клиентов и обработки претензий, а также включает ли политика ресурсы управления рисками и поддержку. Работа со страховым брокером, который специализируется на некоммерческом страховании, может помочь вам ориентироваться в вариантах и обеспечить адекватное покрытие для конкретных потребностей вашей организации.
Юридические соглашения и документация
Надлежащая документация и юридические соглашения необходимы для защиты вашей организации сообщества и разъяснения ожиданий с участниками, волонтерами, партнерами и другими заинтересованными сторонами.
Отказы и формы освобождения
Отказы от ответственности и формы освобождения обычно используются общественными организациями для информирования участников о рисках и получения их согласия не привлекать организацию к ответственности за определенные травмы или ущерб. Хотя отказы могут обеспечить некоторую правовую защиту, они не являются пуленепробиваемыми и должны быть тщательно составлены, чтобы быть подлежащими исполнению.
Для того, чтобы отказ был подлежащим исполнению, он должен быть четко написан понятным языком, конкретно определить риски, которые отменяются, быть добровольно подписанным участником (или их родителем / опекуном, если участник является несовершеннолетним), и не нарушать государственную политику. Суды тщательно изучают отказы и не будут применять отказы, которые пытаются освободить ответственность за грубую небрежность, преднамеренное неправомерное поведение или нарушения закона.
Важно понимать, что отказы для несовершеннолетних представляют особые проблемы. Во многих штатах родители не могут отказаться от права ребенка подать в суд за травмы, а это означает, что отказы, подписанные родителями от имени детей, могут быть неосуществимыми. Несмотря на эти ограничения, отказы по-прежнему выполняют важные функции, информируя участников и родителей о рисках и демонстрируя, что организация серьезно относится к безопасности.
Добровольческие соглашения
В этих соглашениях должны быть изложены роль и обязанности добровольца, ожидания в отношении времени, организационная политика, которой должен следовать доброволец, обязательства по обеспечению конфиденциальности, если доброволец будет получать доступ к конфиденциальной информации, и признание того, что должность добровольца не является трудовым правоотношением.
Добровольческие соглашения помогают предотвратить недоразумения и могут быть важными доказательствами, если возникают споры о характере отношений добровольца. Они также предоставляют возможность сообщать о важных политиках, таких как кодексы поведения, антидискриминационная политика и требования безопасности.
Форма согласия для несовершеннолетних
В случае, когда в общественной деятельности участвуют несовершеннолетние, формы согласия родителей являются существенными. Эти формы должны включать разрешение на участие несовершеннолетнего в конкретной деятельности, признание рисков, связанных с деятельностью, разрешение на экстренное медицинское лечение, если это необходимо, контактную информацию для родителей/опекунов, информацию о любых медицинских состояниях или аллергии, а также разрешение на использование изображения несовершеннолетнего на фотографиях или видео, если это применимо.
Формы согласия должны быть получены до начала каждого вида деятельности или программы, поскольку общая форма согласия, подписанная в начале года, не может надлежащим образом покрывать конкретные риски, связанные с конкретными видами деятельности.Сохраняйте формы согласия легко доступными во время деятельности, чтобы при необходимости была доступна контактная информация по чрезвычайным ситуациям и медицинская информация.
Соглашения о партнерстве и сотрудничестве
Письменные соглашения о партнерстве или сотрудничестве помогают обеспечить понимание всеми сторонами их ролей, обязанностей и ожиданий. Эти соглашения должны охватывать цели и задачи сотрудничества, конкретные обязанности каждого партнера, финансовые механизмы и совместное использование затрат, право собственности на интеллектуальную собственность или созданные материалы, требования к распределению ответственности и страхованию, процессы принятия решений, продолжительность партнерства и положения о прекращении и процедуры разрешения споров.
Даже при партнерстве с доверенными организациями письменные соглашения предотвращают недоразумения и обеспечивают основу для разрешения разногласий, которые могут возникнуть.
Контракты с поставщиками и поставщиками услуг
Когда ваша общественная организация нанимает поставщиков или поставщиков услуг, таких как поставщики услуг для мероприятий, подрядчики для строительных проектов или консультанты для специализированных услуг, письменные контракты защищают обе стороны. контракты должны указывать объем работ или услуг, которые должны быть предоставлены, сроки и сроки, условия оплаты и суммы, требования к страхованию и возмещению, право собственности на продукт работы, положения о прекращении и процедуры разрешения споров.
Перед подписанием договоров убедитесь, что вы понимаете все условия и что договор точно отражает соглашение.Если договор является сложным или предполагает значительные финансовые обязательства, рассмотрите возможность его рассмотрения адвокатом.
Конфиденциальность и защита данных
Общественные организации регулярно собирают и хранят личную информацию об участниках, добровольцах, донорах и других лицах. Это создает правовые обязательства по защите этой информации и ее надлежащему использованию.
Законы и правила о конфиденциальности
Различные законы регулируют, как организации собирают, используют и защищают личную информацию. В то время как всеобъемлющее федеральное законодательство о конфиденциальности остается ограниченным в Соединенных Штатах, отраслевые законы применяются к определенным типам информации. Например, Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) регулирует информацию о здоровье, Закон о правах на образование в семье и конфиденциальности (FERPA) защищает записи об образовании учащихся, а Закон о защите конфиденциальности детей в Интернете (COPPA) ограничивает сбор информации от детей в возрасте до 13 лет.
Кроме того, несколько штатов приняли всеобъемлющие законы о конфиденциальности, которые применяются к организациям, работающим в или сбор информации от жителей этих штатов.Закон о конфиденциальности потребителей Калифорнии (CCPA), Закон о защите данных потребителей Вирджинии, Закон о конфиденциальности Колорадо и аналогичные законы в других штатах создают обязательства в отношении уведомлений о сборе данных, прав потребителей на доступ и удаление данных, а также ограничений на продажу и обмен данными.
Организации сообщества должны понимать, какие законы о конфиденциальности применяются к их деятельности и обеспечивать соблюдение применимых требований. Это может включать в себя размещение политик конфиденциальности на веб-сайтах, получение согласия перед сбором определенных типов информации, предоставление людям доступа к их данным, реализацию мер безопасности для защиты данных и сообщение о нарушениях данных, когда они происходят.
Лучшие практики по безопасности данных
Помимо соблюдения законодательства, общественные организации несут этическое обязательство по защите личной информации, вверенной им. Лучшие практики в области безопасности данных включают ограничение сбора данных информацией, которая действительно необходима, безопасное хранение данных с использованием средств шифрования и контроля доступа, регулярное обновление программного обеспечения и систем безопасности, обучение персонала и добровольцев по безопасности данных, разработку и реализацию планов реагирования на утечку данных и надлежащее удаление данных, когда они больше не нужны.
Даже небольшие общественные организации могут столкнуться с утечками данных, и затраты — как финансовые, так и репутационные — могут быть разрушительными. Инвестирование в соответствующие меры безопасности данных имеет важное значение для защиты вашей организации и лиц, чью информацию вы поддерживаете.
Фото и использование изображений
Организации сообщества часто фотографируют или записывают видеосъемку для рекламных целей, социальных сетей или документации.Однако использование изображений лиц без разрешения может создавать юридические вопросы, связанные с правами на неприкосновенность частной жизни и правами на рекламу.
Наилучшие практики включают получение письменного согласия перед использованием изображений идентифицируемых лиц, особенно тщательное изучение изображений несовершеннолетних, четкое информирование о том, как будут использоваться изображения, выполнение запросов от лиц, которые не хотят фотографироваться, и избегание использования изображений способами, которые могут быть неудобными или вредными для изображенных лиц.
Формы выпуска фотографий должны указывать, какие виды использования разрешены (например, веб-сайт, социальные сети, печатные материалы), может ли организация предоставлять разрешение третьим лицам на использование изображений, как долго длится разрешение и может ли лицо отозвать разрешение.
Трудоустройство и управление добровольцами
Юридическое различие между сотрудниками и добровольцами имеет решающее значение для общественных организаций, поскольку неправильное классификация может привести к значительным юридическим и финансовым последствиям.
Служащий против волонтерской классификации
Согласно Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), лица, которые выполняют работу в организации, как правило, должны получать компенсацию в качестве сотрудников, если они не квалифицируются как добровольцы. Чтобы считаться добровольцем в соответствии с FLSA, человек должен предлагать свои услуги свободно без принуждения или давления, служить по гражданским, благотворительным или гуманитарным причинам и не ожидать или получать компенсацию за счет возмещения расходов.
Тот факт, что кого-то называют «добровольцем», автоматически не делает их таковыми в юридических целях.Если физическое лицо выполняет ту же работу, что и оплачиваемые сотрудники, получает компенсацию сверх возмещения расходов или обязано добровольно участвовать в качестве условия получения пособий или услуг, оно может быть классифицировано как работник независимо от используемого звания.
Неправильная классификация сотрудников как добровольцев может привести к ответственности за невыплаченную заработную плату, сверхурочные, налоги на заработную плату и штрафы. Если вы не уверены в том, следует ли кого-то классифицировать как сотрудника или добровольца, проконсультируйтесь с адвокатом по трудоустройству или специалистом по кадрам.
Соблюдение трудового законодательства
Организации сообщества с работниками должны соблюдать многочисленные законы о занятости на федеральном, государственном и местном уровнях.Ключевые области соблюдения включают законы о заработной плате и о часе, требующие оплаты минимальной заработной платы и сверхурочных, антидискриминационные законы, запрещающие дискриминацию на основе охраняемых характеристик, правила безопасности на рабочем месте в соответствии с Законом о безопасности и гигиене труда (OSHA), требования к семейным и медицинским отпускам, страхование компенсации работникам и страхование от безработицы.
Многие законы о занятости применяются только к работодателям с минимальным количеством работников, но некоторые меры защиты применяются независимо от размера организации.Кроме того, законы о занятости штатов и местных органов власти часто обеспечивают большую защиту, чем федеральный закон, поэтому организации должны соблюдать наиболее защитный применимый стандарт.
Проверка данных
Общественные организации, особенно те, которые работают с уязвимыми группами населения, такими как дети или пожилые люди, должны проводить проверку биографических данных сотрудников и добровольцев. Справочные проверки помогают выявлять лиц с криминальной историей или другими красными флагами, которые могут сделать их непригодными для определенных должностей.
При проведении проверок фона организации должны соблюдать Закон о справедливой кредитной отчетности (FCRA), если используют стороннюю компанию по проверке. требования FCRA включают получение письменного согласия от физического лица, предоставление требуемых раскрытий и соблюдение конкретных процедур, если предпринимаются неблагоприятные действия на основе результатов фоновой проверки.
В законодательстве штатов и на местах могут устанавливаться дополнительные требования или ограничения в отношении проверок биографических данных, включая ограничения на рассмотрение определенных видов уголовной истории или требования в отношении конкретных видов проверок на должности, связанные с детьми.
Политика управления добровольцами
Эффективное управление добровольцами требует четкой политики, касающейся процедур набора и отбора, требований к обучению и ориентации, надзора и надзора, кодексов поведения и поведенческих ожиданий, протоколов безопасности, процедур возмещения расходов, признания и оценки, а также процедур для решения проблем производительности или ненадлежащего поведения.
Письменные добровольные стратегии помогают обеспечить последовательность, защитить организацию от ответственности и создать положительный опыт добровольцев. Политика должна предоставляться добровольцам в письменной форме и регулярно пересматриваться, чтобы обеспечить их актуальность и эффективность.
Управление и фидуциарные обязанности
Для инкорпорированных общинных организаций на совет директоров возлагается основная ответственность за организационное управление и соблюдение правовых норм. Для эффективного и законопослушного руководства необходимо понимание фидуциарных обязанностей и передовой практики управления.
Фидуциарные обязанности членов Совета
Члены совета директоров некоммерческих организаций обязаны выполнять три основные фидуциарные обязанности перед организацией. Обязанность по уходу требует, чтобы члены совета директоров были разумно проинформированы о деятельности организации и принимали участие в решениях с осторожностью, которую обычно осмотрительный человек будет осуществлять в аналогичных обстоятельствах. Это включает посещение совещаний, просмотр материалов, задание вопросов и принятие обоснованных решений.
Обязанность лояльности требует от членов совета директоров действовать в интересах организации, а не в личных интересах. Это включает в себя предотвращение конфликта интересов, не использование организационных ресурсов в личных интересах и сохранение конфиденциальности конфиденциальной организационной информации.
Обязанность повиновения требует от членов совета директоров обеспечить соблюдение организацией применимых законов и оставаться верными своей миссии и руководящим документам. Это включает в себя обеспечение того, чтобы организация действовала в рамках своей цели, освобожденной от налогов, и соблюдала ограничения на свою деятельность.
Нарушение фидуциарных обязанностей может привести к личной ответственности членов совета директоров, хотя такая ответственность относительно редка, когда члены совета директоров действуют добросовестно и проявляют разумную осторожность.
Политика конфликта интересов
Конфликты интересов возникают, когда члены совета директоров или ключевые сотрудники имеют личные или финансовые интересы, которые могут влиять на их решения от имени организации.Хотя конфликты интересов не являются по своей сути незаконными, они должны надлежащим образом управляться для защиты организации и поддержания общественного доверия.
Эффективная политика в отношении конфликтов интересов требует от членов совета директоров и ключевых сотрудников раскрытия потенциальных конфликтов, установления процедур рассмотрения и урегулирования выявленных конфликтов, отвода от обсуждений и голосования по вопросам, где существуют конфликты, и документирования того, как конфликты урегулировались.
Налоговое управление США требует, чтобы организации, освобожденные от налогов, имели политику конфликта интересов и сообщали в Форме 990, есть ли у них такая политика и как они реализуются.
Финансовый надзор и прозрачность
Члены Совета отвечают за обеспечение рационального финансового управления и прозрачности. Это включает в себя рассмотрение и утверждение бюджетов, мониторинг финансовых отчетов и сравнение фактических результатов с бюджетами, обеспечение надлежащего внутреннего контроля для предотвращения мошенничества и ненадлежащего управления, организацию ежегодных финансовых аудитов или обзоров, когда это необходимо, и обеспечение своевременной подачи необходимых налоговых деклараций и отчетов.
Организации, освобожденные от налогов, должны предоставить определенные документы для публичной проверки, включая форму 1023 (заявление о статусе, освобожденном от налогов), форму 990 (ежегодный возврат информации) и руководящие документы, такие как устав и устав.
Подзаконные акты и документы по вопросам управления
Организационные подзаконные акты устанавливают правила управления организацией, включая состав и сроки правления, должности и обязанности должностных лиц, соблюдение требований и процедур, требования к голосованию и кворуму, структуру комитета и процедуры внесения поправок.
В тех случаях, когда необходимо внести поправки в подзаконные акты, организации должны следовать процедурам внесения поправок, предусмотренным в существующих подзаконных актах, и периодически проводить их обзор.
В дополнение к подзаконным актам организации должны поддерживать другие документы по вопросам управления, такие как политика в отношении конфликта интересов, политика в отношении хранения и уничтожения документов, политика в отношении осведомителей и политика в отношении компенсации руководителям. Эти политики демонстрируют надлежащее управление и помогают защитить статус организации, освобожденной от налогов.
Рассмотрение вопросов интеллектуальной собственности
Организации сообщества создают и используют различные формы интеллектуальной собственности, от названий организаций и логотипов до учебных материалов и творческих работ.Понимание прав интеллектуальной собственности помогает защитить активы вашей организации и избежать нарушения прав других.
Товарные знаки
Торговые марки защищают имена, логотипы, слоганы и другие идентификаторы, которые отличают вашу организацию от других.В то время как права на товарные знаки возникают из-за использования, а не регистрации, федеральная регистрация в Управлении по патентам и товарным знакам США обеспечивает значительные преимущества, включая национальную защиту, юридическую презумпцию собственности и право на использование символа ®.
Перед тем, как принять имя или логотип, проведите поиск товарного знака, чтобы убедиться, что вы не нарушаете существующие товарные знаки. Использование имени или логотипа, который сбивает с толку, подобно товарному знаку другой организации, может привести к судебным искам и требованиям к ребрендингу, что может быть дорогостоящим и разрушительным.
Авторские права
Авторское право защищает оригинальные авторские работы, включая письменные материалы, фотографии, видео, музыку и программное обеспечение.Защита авторских прав возникает автоматически, когда произведение создается и фиксируется в материальной форме, хотя регистрация в Бюро по авторскому праву США предоставляет дополнительные преимущества.
Организации сообщества должны помнить об авторском праве в двух контекстах. Во-первых, защищать свои собственные материалы, защищенные авторским правом, включая уведомления об авторском праве, регистрируя важные произведения и используя лицензии или соглашения для контроля за тем, как другие могут использовать ваши материалы. Во-вторых, уважать авторские права других, получая разрешение перед использованием материалов, защищенных авторским правом, понимая ограничения на справедливое использование и используя должным образом лицензированные изображения, музыку и другой контент.
Доктрина добросовестного использования допускает ограниченное использование защищенных авторским правом материалов без разрешения для таких целей, как критика, комментарии, репортажи, преподавание, стипендия или исследования.Однако добросовестное использование является сложной правовой доктриной, и организации не должны предполагать, что их использование квалифицируется как добросовестное использование без тщательного анализа или юридической консультации.
Лицензии на Open Source и Creative Commons
Многие общественные организации получают выгоду от использования программного обеспечения с открытым исходным кодом и контента, лицензированного Creative Commons, который может свободно использоваться при определенных условиях. При использовании этих ресурсов тщательно проверяйте применимые условия лицензии для обеспечения соответствия. Некоторые лицензии требуют атрибуции, запрещают коммерческое использование или требуют, чтобы производные работы распространялись по той же лицензии.
Аналогичным образом, если ваша организация создает учебные материалы или другой контент, которым вы хотите широко делиться, рассмотрите возможность использования лицензий Creative Commons для четкого информирования о том, как другие могут использовать вашу работу, сохраняя при этом определенные права.
Политическая деятельность и лоббистские ограничения
Организации, освобожденные от налогов в соответствии с разделом 501 (c) (3), сталкиваются со значительными ограничениями на политическую деятельность кампании и лоббирование. Понимание этих ограничений имеет решающее значение для общественных организаций, которые хотят отстаивать свои причины, сохраняя при этом статус освобожденных от налогов.
Запрет на политическую деятельность
В соответствии с разделом 501(c)(3) организациям категорически запрещается участвовать в политических кампаниях или вмешиваться в них от имени кандидатов на государственные должности или в их оппозиции. Этот запрет является всеобъемлющим и применяется ко всем видам деятельности, независимо от того, насколько они малы или недороги.
Запрещенная деятельность включает в себя поддержку или противодействие кандидатам, внесение вкладов в кандидатов или политические партии, распространение агитационных материалов, предоставление кандидатам возможности использовать организационные ресурсы и делать заявления в официальных организационных публикациях в пользу или против кандидатов.
Нарушение запрета на проведение политических кампаний может привести к акцизам на организацию и ее руководителей, а в вопиющих случаях - к аннулированию статуса, освобождаемого от налогов.
Допустимые лоббистские действия
В отличие от политической агитационной деятельности, лоббирование не является абсолютно запрещенным для 501 (c) (3) организаций, но оно должно быть ограничено. Лоббирование включает в себя попытки влиять на законодательство через контакты с законодателями или их сотрудниками, призывая общественность связаться с законодателями или занимая позиции по конкретным законодательным предложениям.
В рамках теста "существенная часть" лоббирование не может составлять значительную часть деятельности организации. Этот тест является неопределенным и специфичным для конкретных фактов. В качестве альтернативы организации могут выбрать "расходы" в соответствии с разделом 501(h), который предусматривает четкие долларовые ограничения на расходы на лоббирование на основе освобожденных от налогообложения целевых расходов организации.
Многие организации выбирают тест на расходы, поскольку он обеспечивает большую ясность и, как правило, позволяет вести большую лоббистскую деятельность, чем тест на значительную часть.
Пропаганда и образование
Хотя деятельность по проведению политических кампаний запрещена и лоббирование ограничено, 501 (c) (3) организации могут заниматься неограниченной информационно-пропагандистской деятельностью и образованием по вопросам, связанным с их миссией.Допустимая деятельность включает в себя просвещение общественности по вопросам, проведение исследований и опубликование результатов, проведение форумов кандидатов, которые являются беспартийными и охватывают широкий круг вопросов, поощрение регистрации избирателей и участия без поддержки конкретных кандидатов и пропаганду политических позиций без ссылки на конкретное законодательство.
При планировании пропагандистской деятельности общественные организации должны тщательно рассмотреть вопрос о том, пересекаются ли действия на запрещенной территории и обращаться за юридической консультацией, когда они неопределенны.
Доступность и недискриминация
Общественные организации имеют юридические и этические обязательства по обеспечению доступности своих программ и объектов и не допускают дискриминации в отношении охраняемых групп.
Американцы с инвалидностью соблюдают законы
Закон об американцах-инвалидах (ADA) запрещает дискриминацию в отношении инвалидов в сфере занятости, общественных местах и других областях. Для общественных организаций соблюдение ADA включает обеспечение физической доступности объектов, предоставление разумных условий для сотрудников и добровольцев с ограниченными возможностями, обеспечение доступности программ и услуг, а также обеспечение доступности веб-сайтов и цифрового контента.
Требования к физической доступности включают в себя доступную парковку, подъездные пандусы и доступные входы, доступные туалеты и доступные маршруты по всем объектам. При ремонте объектов или строительстве новых зданий организации должны соблюдать стандарты доступности ADA.
Доступность программ означает, что инвалиды должны иметь возможность участвовать в программах и услугах и пользоваться ими. Это может потребовать предоставления вспомогательных средств и услуг, таких как переводчики жестового языка, изменение политики или процедур или предложение альтернативных форматов материалов.
Законы о гражданских правах и недискриминационных правах
Различные федеральные, государственные и местные законы запрещают дискриминацию на основе таких охраняемых характеристик, как раса, цвет кожи, национальное происхождение, пол, религия, возраст и инвалидность. Эти законы применяются к занятости, программам и услугам и другим организационным мероприятиям.
Общественные организации должны принимать и осуществлять политику недискриминации, проводить обучение по вопросам недискриминационных требований, устанавливать процедуры рассмотрения жалоб на дискриминацию и обеспечивать, чтобы программы и услуги предоставлялись на справедливой основе всем имеющим на это право лицам.
Организации, получающие федеральную финансовую помощь, должны соблюдать дополнительные требования недискриминации, включая Раздел VI Закона о гражданских правах (запрещение расовой дискриминации), Раздел IX Поправок к образованию (запрещение дискриминации по признаку пола в образовательных программах), Раздел 504 Закона о реабилитации (запрещение дискриминации по признаку инвалидности) и Закон о дискриминации по возрасту (запрещение дискриминации по признаку возраста).
Языковой доступ
В то время как требования варьируются в зависимости от источников финансирования организации и юрисдикции, передовая практика включает оценку языковых потребностей обслуживаемого сообщества, предоставление услуг устного перевода для ключевых взаимодействий, перевод жизненно важных документов на обычно разговорные языки и обучение персонала эффективной работе с переводчиками и ограниченными владеющими английским языком людьми.
Предоставление доступа к языкам не только помогает обеспечить соблюдение законодательства, но и способствует миссии организации, делая программы и услуги действительно доступными для всех членов сообщества.
Руководящие принципы и кодексы поведения сообщества
Установление четких руководящих принципов и кодексов поведения в общинах помогает создать безопасные, уважительные и продуктивные условия для участия в жизни общества, обеспечивая при этом основу для решения проблемных вопросов поведения.
Разработка эффективных руководящих принципов сообщества
Руководящие принципы сообщества должны четко формулировать ценности и поведенческие ожидания участников деятельности вашей организации. Эффективные руководящие принципы являются четкими и конкретными, а не расплывчатыми, положительно сформулированными, когда это возможно, ориентированными на поведение, а не на личность, последовательно применяемыми ко всем участникам и регулярно пересматриваемыми и обновляемыми по мере необходимости.
Руководящие принципы должны охватывать такие ключевые области, как уважительное общение, преследование и дискриминация, безопасность и защита, использование организационных ресурсов, конфиденциальность и конфиденциальность, конфликты интересов, а также поведение в социальных сетях и Интернете.
Политика преследования и дискриминации
Все общественные организации должны иметь четкую политику, запрещающую домогательства и дискриминацию. Эти политики должны определять запрещенное поведение, включая сексуальные домогательства, враждебные преследования в окружающей среде и дискриминацию на основе охраняемых характеристик, устанавливать процедуры для сообщения о проблемах, намечать процесс расследования, определять потенциальные последствия нарушений и запрещать возмездие в отношении лиц, которые сообщают о проблемах или участвуют в расследованиях.
Политика эффективна только в том случае, если она четко, последовательно применяется и подкрепляется соответствующей подготовкой и обеспечением соблюдения. Организации должны регулярно проводить подготовку по вопросам предупреждения домогательств и дискриминации и оперативно и надлежащим образом реагировать на все жалобы.
Процедуры разрешения конфликтов
Несмотря на все усилия по предотвращению конфликтов, разногласия и споры неизбежно возникнут в общественных организациях. Наличие четких процедур разрешения конфликтов помогает конструктивно решать проблемы до их эскалации.
Эффективные процедуры урегулирования конфликтов включают поощрение прямого общения между сторонами, когда это необходимо, обеспечение посредничества или содействие диалогу в целях более серьезных конфликтов, установление четких путей эскалации, когда неформальное урегулирование не приносит успеха, и обеспечение справедливых процессов, которые дают всем сторонам возможность быть услышанными.
Некоторые организации включают в свои подзаконные акты или соглашения альтернативные положения об урегулировании споров, требующие посредничества или арбитража до начала судебного разбирательства. Эти положения могут помочь разрешать споры быстрее и с меньшими затратами, чем судебные разбирательства.
Обеспечение соблюдения и подотчетность
Руководящие принципы и кодексы поведения Сообщества имеют смысл только в том случае, если они последовательно применяются. Организации должны установить четкие процессы для устранения нарушений, включая процедуры расследования, диапазон потенциальных последствий, процессы обжалования или обзора и требования к документации.
Последствия нарушений должны быть пропорциональны тяжести поведения и могут варьироваться от словесных предупреждений до временного приостановления до постоянного удаления из программ или мероприятий. Серьезные нарушения, такие как насилие, угрозы или незаконное поведение, могут потребовать немедленных действий и участия правоохранительных органов.
Ведение записей и хранение документов
Надлежащее ведение учета имеет важное значение для соблюдения правовых норм, подотчетности организаций и эффективной деятельности. Организации Сообщества должны вести учет различных категорий и осуществлять соответствующую политику в области удержания и уничтожения.
Требуемые записи
Организации, освобожденные от налогов, должны вести учет, подтверждающий их статус освобожденных от налогов и демонстрирующий соблюдение требований налогового законодательства.Необходимые записи включают статьи о регистрации и подзаконные акты, письмо-определение IRS, предоставляющее статус освобожденных от налогов, форму 990 годовых информационных деклараций, финансовые записи, включая документацию о доходах и расходах, протоколы заседаний совета директоров и комитетов и записи о полученных взносах.
Записи о занятости должны вестись для всех сотрудников, включая заявления о приеме на работу и документы о найме, проверку приемлемости для трудоустройства по форме I-9, записи о заработной плате и формы удержания налогов, оценки эффективности и дисциплинарные записи, а также записи о отпуске и проживании.
Записи программ документируют деятельность и влияние организации, включая формы регистрации участников и согласия, записи посещаемости, данные оценки программ и результатов, заявки на гранты и отчеты, а также контракты и соглашения с партнерами и поставщиками.
Политика хранения документов
Политика хранения документов определяет, как долго должны храниться различные типы записей и когда они могут быть уничтожены. Эти политики помогают обеспечить сохранение важных записей при одновременном снижении беспорядочных и затрат на хранение записей, которые больше не требуются для хранения.
Сроки хранения варьируются в зависимости от типа записи и применимых правовых требований. Например, правила IRS требуют, чтобы освобожденные от налогов организации вели записи, поддерживающие Форму 990, по крайней мере, в течение трех лет, записи о налоге на трудоустройство должны храниться в течение как минимум четырех лет, корпоративные записи, такие как учредительные документы и подзаконные акты, должны храниться постоянно, а контракты и соглашения должны храниться в течение определенного периода после истечения срока действия.
Политика хранения документов должна быть в письменной форме, одобрена советом директоров, сообщена сотрудникам, ответственным за ведение документации, и периодически пересматриваться, чтобы обеспечить их соответствие требованиям законодательства.
Управление электронными записями
Поскольку организации все чаще ведут учет в электронном виде, управление электронными документами приобретает решающее значение. Электронные документы являются в целом приемлемыми заменами бумажных документов, если они ведутся в формате, обеспечивающем их целостность и доступность.
Наилучшая практика управления электронными документами включает использование надежных систем и форматов, которые будут оставаться доступными в течение долгого времени, внедрение процедур резервного копирования и аварийного восстановления, контроль доступа к конфиденциальным электронным документам и обеспечение того, чтобы электронные записи включались в политику хранения и уничтожения документов.
Документы Уничтожение
По истечении срока хранения документов организации должны уничтожать записи таким образом, чтобы защитить конфиденциальную информацию. Бумажные записи, содержащие конфиденциальную информацию, должны быть измельчены, а электронные записи должны быть надежно удалены с использованием методов, препятствующих восстановлению.
Организации никогда не должны уничтожать записи, которые подлежат ожидающемуся или ожидаемому судебному разбирательству, правительственному расследованию или аудиту. Когда судебный процесс или расследование разумно предполагается, организации должны осуществлять судебный хозяин для сохранения соответствующих записей.
Реагирование на правовые вопросы и споры
Несмотря на все усилия по соблюдению и управлению рисками, общественные организации могут сталкиваться с юридическими проблемами или спорами. Знание того, как реагировать должным образом, может минимизировать ущерб и защитить организацию.
Когда искать юридического консультанта
Организации Сообщества должны консультироваться с адвокатами в различных ситуациях, в том числе при формировании организации или внесении значительных структурных изменений, при столкновении с потенциальными судебными разбирательствами или получении юридических требований, при работе со сложными контрактами или сделками, при решении вопросов занятости, таких как прекращение или жалобы на дискриминацию, при ответе на правительственные расследования или аудиты, а также при неопределенности в отношении правовых требований или обязательств по соблюдению.
Многие организации устанавливают отношения с адвокатами, которые могут предоставлять постоянные консультации и быть легко доступными при возникновении проблем.Некоторые адвокаты предлагают бесплатные или льготные услуги некоммерческим организациям, а организации юридической помощи могут оказывать помощь квалификационным группам.
Ответы на жалобы и юридические требования
Когда ваша организация получает жалобу, юридическое требование или иск, ответьте быстро и надлежащим образом.Немедленно уведомите своего страхового перевозчика, если вопрос может быть покрыт страховкой, проконсультируйтесь с адвокатом перед ответом, сохраните все соответствующие документы и сообщения, не признавайте ответственность или не берите на себя обязательства без юридической консультации и сохраняйте конфиденциальность по этому вопросу.
Даже если вы считаете жалобу необоснованной, отнеситесь к ней серьезно и отреагируйте профессионально.Отказ от ответственности или защитные меры могут привести к эскалации конфликтов и создать дополнительную юридическую нагрузку.
Управление кризисными ситуациями
Серьезные инциденты, такие как несчастные случаи, утверждения о неправомерных действиях или публичные споры, требуют скоординированного управления кризисом. Организации должны иметь планы реагирования на кризис, которые определяют группу реагирования на кризис, устанавливают протоколы связи, назначают представителей, определяют процедуры уведомления заинтересованных сторон и рассматривают правовые и страховые соображения.
Во время кризиса сосредоточьтесь на обеспечении безопасности, сборе точной информации, прозрачном общении при защите законных интересов и документировании предпринятых действий.После того, как немедленный кризис пройдет, проведите тщательный обзор, чтобы выявить извлеченные уроки и внедрить улучшения для предотвращения подобных инцидентов.
Построение культуры правового соответствия
Вместо того чтобы рассматривать соблюдение правовых норм как бремя, успешные общественные организации интегрируют правовую осведомленность в свою организационную культуру и деятельность.
Подготовка кадров и образование
Регулярная подготовка помогает членам совета директоров, сотрудникам и добровольцам понять свои юридические обязанности и политику организации. Темы обучения должны включать миссию и правовую структуру организации, фидуциарные обязанности для членов совета, предотвращение домогательств и дискриминации, безопасность и управление рисками, конфиденциальность и безопасность данных и конкретные правовые требования, относящиеся к деятельности организации.
Подготовка должна проводиться для новых членов совета директоров, сотрудников и добровольцев в ходе ориентации и периодически обновляться для всех участников. Документация о завершении обучения может быть важным свидетельством приверженности организации соблюдению.
Мониторинг соблюдения и аудит
Регулярный мониторинг соблюдения помогает выявлять и решать проблемы до того, как они станут серьезными проблемами. Организации должны проводить периодические обзоры соблюдения ключевых правовых требований, регулярно пересматривать и обновлять политику и процедуры, проводить внутренние аудиты финансового контроля и процессов и, при необходимости, запрашивать внешние аудиты или обзоры.
Мониторинг соблюдения должен быть документирован, а любые выявленные проблемы должны быть оперативно устранены с помощью соответствующих корректирующих действий.
Постоянное улучшение
Со временем правовые требования и передовая практика меняются. Организации Сообщества должны быть информированы об изменениях в применимых законах и правилах, участвовать в сетях и ассоциациях, которые предоставляют обновления и ресурсы, учиться на инцидентах и практических ошибках для улучшения политики и практики, а также регулярно оценивать и обновлять стратегии управления рисками.
Построение культуры непрерывного совершенствования помогает организациям адаптироваться к меняющимся правовым условиям и поддерживать высокие стандарты соблюдения и управления.
Ресурсы и поддержка общественных организаций
Общественным организациям не нужно ориентироваться только в юридических сложностях. Доступны многочисленные ресурсы и системы поддержки, которые помогают организациям понять и выполнить свои юридические обязательства.
Правовые ресурсы
Многие организации предоставляют юридическую информацию и помощь общественным организациям. Национальный совет некоммерческих организаций предлагает обширные ресурсы по некоммерческим правовым вопросам и информации о состоянии. Государственные ассоциации некоммерческих организаций предоставляют обучение, ресурсы и адвокатскую деятельность для некоммерческих организаций в своих штатах. Юридические программы Pro bono связывают некоммерческие организации с адвокатами-добровольцами. Клиники юридических школ предлагают юридические услуги квалификационным организациям, обеспечивая практическую подготовку студентов-юристов.
Интернет-ресурсы, такие как веб-сайт IRS, предоставляют руководство по требованиям организации, освобожденной от налогов, в то время как такие организации, как Национальный совет некоммерческих организаций (FLT:0) предлагают исчерпывающую информацию об управлении, соблюдении и передовой практике.
Профессиональные консультанты
Помимо адвокатов, общественные организации пользуются преимуществами отношений с другими профессиональными консультантами. Бухгалтеры и бухгалтеры помогают обеспечивать точные финансовые отчеты и соблюдение налогов. Страховые брокеры, специализирующиеся на некоммерческом страховании, помогают организациям получить надлежащее покрытие. Консультанты по кадрам предоставляют рекомендации по вопросам занятости и соблюдения. Консультанты по сбору средств помогают организациям разрабатывать стратегии устойчивого финансирования при соблюдении законов о благотворительном привлечении.
Создание команды надежных консультантов предоставляет общественным организациям экспертные знания и поддержку в различных областях соблюдения правовых и оперативных норм.
Сети сверстников и обучающие сообщества
Связь с другими общественными организациями дает возможность учиться у коллег, делиться ресурсами и быть в курсе возникающих проблем. Местные некоммерческие сети, национальные ассоциации, ориентированные на конкретные проблемные области, онлайн-сообщества и форумы, а также конференции и учебные мероприятия - все это предлагает ценные возможности для обучения и связи.
Обучение с равными возможностями может быть особенно ценным для небольших организаций, которые могут не иметь большого персонала или ресурсов, но могут извлечь выгоду из коллективных знаний и опыта более широкого сообщества.
Вывод: Юридическое соблюдение как основа воздействия
Понимание и решение правовой стороны участия сообщества не о создании препятствий или ослаблении энтузиазма для гражданской активности. Скорее, речь идет о создании прочной основы, которая позволяет общественным организациям эффективно, устойчиво и этично выполнять свои миссии.
Соответствие законодательству защищает лиц, которые посвящают свое время и энергию работе в общинах, обеспечивает надлежащее и эффективное использование организационных ресурсов, укрепляет доверие к участникам, донорам и более широкому сообществу, создает устойчивость, избегая правовых проблем, которые могут сорвать важную работу, и демонстрирует профессионализм и подотчетность, которые привлекают поддержку и партнерские отношения.
Хотя юридический ландшафт может показаться сложным, особенно для небольших организаций или инициатив на низовом уровне, помните, что вам не нужно быть экспертом по правовым вопросам, чтобы управлять соответствующей организацией сообщества. Что вам действительно нужно, так это осведомленность о ключевых правовых вопросах, приверженность обучению и совершенствованию, готовность обращаться за помощью, когда это необходимо, и приверженность работе с целостностью и прозрачностью.
Начните с рассмотрения наиболее фундаментальных правовых требований для вашей организации — надлежащей структуры, необходимых разрешений и лицензий, базового страхового покрытия и основных политик и процедур. По мере роста вашей организации и расширения вашей деятельности вы можете опираться на эту основу с более сложными системами соответствия и стратегиями управления рисками.
Юридическая сторона участия сообщества в конечном итоге служит той же цели, что и сама работа сообщества: создание позитивных изменений при одновременной защите людей и сообществ, вовлеченных в процесс. Интегрируя юридическое понимание в вашу организационную культуру и операции, вы создаете среду, в которой участие сообщества может процветать безопасно, устойчиво и эффективно.
Независимо от того, организуете ли вы свою первую уборку в районе или управляете хорошо зарекомендовавшей себя некоммерческой организацией, принципы, изложенные в этом руководстве, обеспечивают дорожную карту для навигации по правовым аспектам участия сообщества. Используйте эти идеи для создания сильных, совместимых организаций, которые могут сосредоточить свою энергию на том, что важнее всего: сделать значимое изменение в вашем сообществе.
Для получения дополнительных рекомендаций по конкретным юридическим вопросам, влияющим на вашу общественную организацию, рассмотрите возможность консультации с адвокатом, связи с вашей государственной ассоциацией некоммерческих организаций или изучения ресурсов таких организаций, как Независимый сектор , которые предоставляют исчерпывающую информацию о некоммерческом управлении и соблюдении.