Definujte svoju misiu a finančnú koncepciu

Úspešné charitatívne akcie začínajú krištáľovo čistým poslaním. Predtým, než si rezervujete miesto alebo vytlačíte jeden leták, spýtajte sa sami seba: aký konkrétny výsledok chcete? Je to zvýšiť $10 000 pre miestnu potravinovú banku, zbierať 500 kabátov pre bezdomovcov útulkov, alebo zvýšiť povedomie o zdravotníckom výskumnom nadácii? Napíšte si svoj primárny cieľ a dva alebo tri sekundárne ciele. Táto zrozumiteľnosť bude riadiť každé rozhodnutie urobíte a zabrániť rozsahu, ktorý fúka váš rozpočet.

S vašimi cieľmi uzamknuté, vytvoriť granulovaný rozpočet. Zoznam všetkých možných nákladov: miesto prenájmu, povolenia, poistenie, dekorácie, audio-vizuálne zariadenia, tlač, stravovanie, zábava, personálne, a pohotovostný fond (aspoň 10 TWC 15% celkových nákladov). Použite tabuľku sledovať ako plánované a skutočné náklady. Výskum priemerné náklady vo vašej oblasti pre bežné položky. Napríklad, základný PA systém prenájom môže stáť $200 TWh, zatiaľ čo miestne pásmo by mohlo účtovať $500 TWh $ 1500. Vedieť, že tieto čísla vám pomôže vyjednávať a prioritizovať.

Aby váš rozpočet zostal realistický, oddelené potreby od požiadaviek. Posedenie večera s čašníkom je chúlostivý; pečený zemiakový bar, ktorý je vybavený dobrovoľníkmi, je potreba, ktorá môže zachrániť tisíce. Buďte úprimní o tom, čo vaša komunita môže reálne darovať. Použite [] Bezplatné rozpočtové šablóny[ navrhnuté pre neziskové akcie, aby sa vám zabezpečilo, že don’ nenechajte si ujsť žiadnu položku riadkov.

Vyberte miesto, ktoré vyhralo &# 8217;t Prelomiť banku

Náklady na miesto môžu spotrebovať 40% alebo viac z vášho rozpočtu, ak máte are&# 8217;t strategický. Začnite tým, že sa pozerá na bezplatné alebo lacné možnosti. Verejné priestory, ako sú komunitné centrá, verejné parky (s povolením), školské telocvične, kostolné pivnice, alebo dokonca veľké súkromné dvore môže slúžiť ako vynikajúce miesta. Miestne knižnice často majú zasadacie miestnosti za nominálne poplatky. Ak potrebujete viac formálne nastavenie, pristupovať kostoly alebo komunitné sály, ktoré by mohli upustiť od poplatkov za charitatívne akcie.

Ďalšia inteligentná taktika je partnerom s miestnym podnikom, ktorý má veľký priestor, ako je pivovar, priestor pre udalosti, alebo sklad. Mnoho firiem je otvorený hosting charitatívnej akcie výmenou za expozíciu a dobrú vôľu. Môžete ponúknuť zahrnúť svoje logo na všetkých marketingových materiálov, dať im krik-out z etapy, alebo ich zoznam ako sponzora. Vždy mať záložný plán pre vonkajšie akcie: prenájom stanu ($150

Pri hodnotení miesta konania sa spýtajte na skryté náklady. Zahŕňa prenájom stoly, stoličky a základné AV? Sú tam poplatky za vyčistenie? Vyžaduje sa od vás použitie ich in-house stravovanie? Rokovať: požiadať o neziskovú zľavu, ponuka hostiteľa počas off-peak-časy (týždenné popoludnie vs. Sobota večer), alebo požiadať o zníženie kurzu výmenou za dlhodobé záväzky, ak plánujete viac akcií.

Bezpečné dary a sponzorstvá v Kinde

Jedným z najsilnejších spôsobov, ako natiahnuť svoj rozpočet je získať tovar a služby darované. Vytvorte si zoznam želaní všetko, čo potrebujete

Pristupujte k týmto firmám s profesionálnym sponzorstvom. Vysvetlite svoju misiu, Vašu očakávanú dochádzku a čo im a# 8217;dostanete na oplátku: umiestnenie loga na vašich webových stránkach podujatia, zmienky o sociálnych médiách, označenie na podujatí a potvrdenie ich daňovo odpočítateľného daru. Ak môžete ponúknuť stupňovité sponzorské úrovne (napr. Silver, Gold, Platinum), uľahčíte to podnikom všetkých veľkostí zúčastniť sa.

Don&# 8217;neprehliadnite online platformy na získavanie finančných prostriedkov. Nastavte kampaň na GoFundMe, Facebook Fundraisers, alebo venovanú stránku darovania na vašich webových stránkach týždne pred udalosťou. Použite kódy text-to-darovať, takže účastníci môžu dať na mieste. Tiež, zvážiť “ Darcovský lístok” model: namiesto spoplatnenia paušálneho vstupu, navrhnúť odporúčaný dar $25, ale nechajte ľudí zaplatiť, čo môžu. To môže skutočne zvýšiť celkový príjem, zatiaľ čo je inkluzívne.

Oslabte záujem dobrovoľníkov o zníženie nákladov na prácu

Dobrovoľníci sú vaším najcennejším zdrojom. Nábor čoskoro z vašej existujúcej podporovateľskej základne, miestne vysoké školy (najmä študenti v pohostinnosti, plánovanie udalostí, alebo marketingové programy), a komunitné skupiny, ako Rotary alebo Kiwanis. Priradiť jasné úlohy: check-in desk, nastaviť posádku, upratovacie posádky, aukční bežci, hostiteľov aktivít, a fotografovanie. Použite dobrovoľný plánovací nástroj, ako je SignUpGenius alebo Google Sheets, aby sa zabránilo prekrývaniu.

Ak chcete, aby sa dobrovoľníci zapojili, poskytnúť jasné pokyny, menovky, a rýchle školenie. Ponúknite malé žetóny ocenenia: tričko, zadarmo občerstvenie, alebo ďakovať-you fotografie, ktoré môžu zdieľať na sociálnych médiách. Nikdy predpokladať, že ľudia vedia, čo robiť

Ak potrebujete špecializované zručnosti (napr. DJ alebo fotograf), ale môžete&# 8217; dovoliť profesionálov, zvážiť obchod. Ponuka na podporu svojho podnikania výrazne počas akcie, funkcie ich práce na vašich sociálnych kanáloch, alebo dať im zadarmo stánok na podujatí. Mnoho talentovaných tvorivých sú radi, že podporujú dobrú príčinu výmenou za vystavenie a daňové odpočet.

Design Low-Cost, High-Impact Activities

Vaše akcie aktivity by mali byť zaangažované, ale nie drahé. Tu sú overené nápady, ktoré generujú vzrušenie a finančné prostriedky bez toho, aby stál veľa produkovať:

  • [Tichá aukcia s darovanými predmetmi (darové koše, reštauračné certifikáty, kúpeľné balíky, športové memorabílie). Použite online ponuky prostredníctvom platforiem ako 32auctions alebo Handbide na zníženie papier a práce.
  • Raffle alebo 50/50 remíz . Predať lístky počas podujatia a udeliť cenu (odoslané) alebo rozdeliť banku.
  • Hrané stánky. Jednoduché karnevalové hry ako vrhanie prsteňov, vrhanie bean vrece alebo nádrž na punk (vypožičať alebo vybudovať lacné verzie). Nabite $1 za hru.
  • Živá zábava. Miestni hudobníci, tanečné skupiny alebo komikári často vykonávajú zadarmo alebo malé honorárium, ak je to &# 8217; je pre charitu. Pozvite ich zbierať tipy alebo predávať tovar na podujatí.
  • Fotografia. Nastavte si pozadie so zábavnými rekvizitami (nájde sa archiftový obchod) a použite smartfón na statíve s aplikáciou vzdialenej uzávierky. Vytlačte fotografie pomocou prenosnej tlačiarne alebo jednoducho zdieľajte digitálne súbory.
  • [Interaktívna donáška . Vytvorte stenu alebo plagát, kde ľudia môžu prišiť svoje príspevky a vidieť celkový výstup. Toto gamifikácia podporuje viac dáva.

Každá činnosť by mala byť viazaná na váš cieľ na získavanie finančných prostriedkov. Napríklad, ak ste&# 8217;re získavanie peňazí na školské potreby, nastaviť &# 8220;Naplňte Backpack&# 8221; stanica, kde ľudia darovať konkrétne položky

Trh múdrejší, nie ťažšie

Platená reklama môže jesť svoj rozpočet rýchlo. Namiesto toho sa zamerať na organické, komunitné-riadil marketing, ktorý stojí nič, ale čas. Použite tieto bezplatné kanály:

  • [Sociálne médiá. Vytvorte stránku podujatí na Facebooku, Instagram príspevky a TikTok video série vedúce až do dňa. Povzbudzujte členov rady a dobrovoľníkov, aby sa denne delili. Použite miestne hashtagy (napr. #DenverCharityEvent).
  • Email blasts. Pošlite týždenný e-mail do svojho zoznamu s osobným príbehom o tom, prečo ste &# 8217;re hosting udalosti, odpočítavanie, a zdieľateľné grafiky. Použite Mailchimp alebo MailerLite’s zadarmo plány.
  • Miestne médiá. Pošlite tlačovú správu do miestnych novín, rozhlasových staníc, televíznych spravodajských kalendárov a blogov. Ponúknite zľavový kód alebo vstupenky zadarmo pre prvých 50 respondentov.
  • Súbory správ Spoločenstva. Tlačte jednoduché letáky a pošlite ich do knižníc, kaviarní, obchodov s potravinami a komunitných centier. Vždy uveďte QR kód, ktorý odkazuje na vašu stránku podujatí.
  • Partnerské spoločnosti. Požiadajte svojich sponzorov, aby propagovali podujatie na svoje mailingové zoznamy a sociálnych nasledovníkov. Krížová podpora znásobuje váš dosah bez toho, aby ste minuli ani cent.

Pre malý rozpočet, zvážiť zvýšenie jedného alebo dvoch Facebooku príspevkov na cielené miestne publikum ($20

Zefektívniť logistiku a deň realizácie

Bezproblémová udalosť sa cíti bez námahy, ale vyžaduje podrobné plánovanie. Vytvorte si majstrovský časový plán pre deň

  • Checklist. Zabaľte krabicu s predlžovacími šnúrami, zip-linkami, lepiacou páskou, súpravou prvej pomoci, ďalšími batériami, ostrými predmetmi a elektrickým prúžkom.
  • Signáže. Použite tabule, tabule alebo prepurné kartónové značky namaľované kriedovou farbou.
  • Hudba. Namiesto prenájmu DJ si vytvorte vysokoenergetický zoznam skladieb pomocou Spotify alebo Apple Music a prehrajte ho cez prenajatý alebo požičaný zvukový systém.
  • Skladovanie . Potluck-style alebo potraviny nákladné autá, ktoré darujú časť predaja sú rozpočet-friendly. Prípadne, slúžiť jednoduché občerstvenie, ako popcorn, cookies, a limonáda poskytované dobrovoľníkmi.
  • [Check-in. Použite bezplatnú mobilnú aplikáciu na predaj lístkov, ako je Eventbrite (bezplatne pre podujatia zdarma) alebo jednoduchý formulár Google na sledovanie návštevnosti a zbieranie e-mailových adries pre následné sledovanie.

Na deň, určiť problémový-výstrelca chyťte niekto, kto nie je viazaný na konkrétnu úlohu a môže zvládnuť neočakávané problémy, ako je chýbajúce predĺženie kábel alebo dobrovoľník, ktorý dinn&# 8217;t ukázať. Udržujte v pohode a pamätajte, prečo vy &# 8217;re tam: podporovať príčinu a spojiť ľudí dohromady.

Maximalizovať dary počas udalosti a po nej

Don&# 8217;nenechávajte peniaze na stole.Štruktúrujte si udalosť na zachytenie darov na viacerých dotykových bodoch:

  1. Pri registrácii
  2. [Počas podujatia] , ktoré vysvetľujú vplyv každej sumy darovania (napr. , &# 8220; $ 50 živí rodinu na týždeň & # 8221;).
  3. V tichej aukčnej pokladni
  4. Na konci

Majte niekoľko spôsobov darovania viditeľné: QR kód spájajúci mobilné-priateľský darovanie stránky, výrazne umiestnené dary pohár, a karta pre text-to-darovať. Ak je to možné, ponúknuť malý ďakovný darček pre darcov (nálepka alebo ručne vyrobené karty) vytvoriť nezabudnuteľné pripojenie.

Po podujatí je práca &# 8217;t hotová. Pošlite e-mail s poďakovaním do 48 hodín. Zahrňte fotogalériu, celkové získané finančné prostriedky (ak ich máte), a osobný príbeh o tom, ako sa peniaze použijú. Požiadajte o spätnú väzbu prostredníctvom krátkeho prieskumu. Toto následné spracovanie buduje dobrú vôľu a nastaví pôdu pre vašu ďalšiu akciu. Zvážte vytvorenie videoďakujúcich sponzorov a dobrovoľníkov, potom zdieľajte ju cez sociálne médiá.

Tipy na trvalo udržateľné plánovanie a budúci rast

Jeden rozpočtový-priateľský udalosť sa môže stať každoročnou tradíciou, ak sledujete, čo funguje a čo sa dejen&# 8217;t. Po vašom podujatí, držať poradu so svojím hlavným tímom. Skontrolujte svoj rozpočet vs. aktuálne, všimnite si, ktoré marketingové kanály riadil dochádzku, a identifikovať, ktoré činnosti získané najviac peňazí. Uložiť všetky šablóny, kontrolné zoznamy, a kontakty predajcov pre opätovné použitie budúci rok.

Majte &# 8220;hodiny sa naučil&# 8221; dokument. Napríklad, ak ste zistili, že tlačené programy boli zriedka čítať, preskočiť ich nabudúce a používať jednoduchú digitálnu verziu. Ak dobrovoľníci boli preťažení pri prihlásenie, investovať do druhej tabletu alebo vyškoliť niekoho konkrétne pre túto úlohu. Nepretržité zlepšovanie znižuje náklady a zvyšuje vplyv v priebehu času.

Zvážte vytvorenie opakujúce sa sponzorstvo model. Ak miestne podnikanie sponzoroval vaše podujatie v tomto roku, priblížiť sa im niekoľko mesiacov skoro na budúci rok s prípadovými štúdiami o udalosti&# 8217;s úspechom. Podobne, vybudovať dobrovoľnícky výbor, ktorý sa stretne štvrťročne začať plánovanie, takže si are &# 8217;t scrambling last-minute.

Pre ďalšie čítanie o behu nízkonákladových neziskových podujatí pozri TechSoup’s zdroje na technológie pre neziskové činnosti[ a WildAbicot’s kontrolný zoznam plánovania podujatí[. Tieto nástroje pomáhajú integrovať bezplatný alebo diskontovaný softvér do procesu plánovania.

Záver: Každý ušetrený dolár ide ďalej pre váš dôvod

Hostiť charitatívne akcie na obmedzenom rozpočte doesn&# 8217; to znamená usadenie sa pre menej. Naopak, obmedzenia často plemena tvorivosť a hlbšiu účasť komunity. Stanovením jasné ciele, pákových partnerstiev, spoliehanie sa na dobrovoľníkov, a zameranie na vysoko-vplyvní lacné aktivity, môžete hodiť udalosť, ktorá sa cíti veľkorysý a profesionálny bez šesť-číslo cenovku. Vaši podporovatelia budú pamätať vášeň a účel, nie luxusné bielizeň.

Začnite malé, iterovať, a oslavovať každý úspech. $5,000 čistý zisk z 500 dolárov rozpočtu je 900% návrat