Požiadavky na zabezpečenie prístupu k verejným záznamom a archívom a ich vyhľadávania

Je nevyhnutné pochopiť, že požiadavka na povolenie nie je obmedzená na fyzické vyhľadávanie. Zákon o uložených komunikáciách (SCA), ktorý je súčasťou zákona o ochrane súkromia elektronických komunikácií (ECPA), ukladá zákonný zatykač na prístup k elektronickým komunikáciám a záznamom, ktoré majú poskytovatelia služieb. Mnohé archívy v súčasnosti existujú v digitálnej forme, a súhra medzi požiadavkami na ústavný zatykač a zákonnou ochranou súkromia tvorí, ako môžu orgány presadzovania práva a výskumníci prístup k týmto uloženým záznamom.

Keď je príkaz potrebný pre verejné záznamy a archívy

Prahová otázka je, či záznamy sú skutočne “verejné” alebo či obsahujú chránené záujmy súkromia. Vládne agentúry udržiavať širokú škálu dokumentov, od pozemkových listín a súdnych podaní do osobných spisov, zdravotných záznamov, a dôverné vyšetrovacie materiály. Požiadavka na povolenie všeobecne platí, keď:

• Záznamy sa nachádzajú v neverejnom priestore. Napríklad uzamknutá kabinetka na podávanie správ vo vládnom úrade, databáza chránená heslom alebo serverová miestnosť s obmedzeným prístupom si obvykle vyžaduje povolenie na vstup a vyhľadávanie.
• Záznamy sú zapečatené alebo podliehajú ochrannému príkazu. Súdy a správne orgány často vydávajú príkazy na zapečatenie na ochranu súkromia alebo prebiehajúce vyšetrovania. Prístup k zapečateným záznamom bez príkazu porušuje príkaz súdu a môže predstavovať nezákonné vyhľadávanie.
• [Vyhľadávacia metóda je dotieravá. Používanie forenzných nástrojov na obnovenie vymazaných súborov, vykonanie úplného prehľadávania celej databázy alebo fyzické demontáže úložných zariadení si vyžaduje povolenie, pretože presahujú rámec bežnej kontroly.
• [Záznamy obsahujú citlivé alebo dôverné informácie.[ Lekárske záznamy, daňové priznania, adopčné záznamy, súdne spisy mladistvých a personálne hodnotenia nesú zvýšené očakávania týkajúce sa súkromia.Aj keď sú umiestnené vo verejnej agentúre, príkaz je zvyčajne potrebný skôr, ako ich môže právo preveriť.
• V záznamoch je usadený správca tretej strany so zákonnými ochranou súkromia.[ Knižnice, nemocnice, školy a poskytovatelia internetových služieb môžu mať archívy, ktoré nie sú priamo vo vlastníctve vlády, ale sú relevantné pre vládne vyšetrovanie. Stanovy, ako je zákon o prenosnosti zdravotného poistenia a zodpovednosti (HIPAA), zákon o rodinných vzdelávacích právach a ochrane súkromia (FERPA), a SCA ukladajú požiadavky, ktoré často oprávňujú na vydanie príkazu na zverejnenie.

Je bežné, že akýkoľvek dokument vládnej agentúry automaticky podlieha neobmedzenému prístupu. V skutočnosti štvrtý dodatok chráni súkromie jednotlivcov, ktorých informácie sa nachádzajú v týchto záznamoch. Záruka zaručuje, že vniknutie je odôvodnené pravdepodobným dôvodom a je obmedzený rozsahom.

Digitálne záznamy, Cloud Archives a vzdialený prístup

V Spojené štáty americké v. Microsoft Corp.] (2018) (dokument “ Microsoft Ireland ” prípad, ktorý viedol k zákonu CLOUD), druhý obvod vyvolal otázky o extrateritoriálnom dosahu príkazu na e-maily uložené v zahraničí. Zákon CLOUD následne objasnil, že poskytovatelia musia vytvárať údaje v ich vlastníctve, úschove alebo kontrole bez ohľadu na to, kde sú uložené, za predpokladu, že vláda získa zatykač na základe pravdepodobnej príčiny. V prípade verejných záznamov sa analýza záruky často zameriava na to, či samotná vláda uchováva archív alebo či je zverená súkromnému správcovi.

Zákony o štátnych a miestnych verejných záznamoch, ako je zákon o slobode informácií (FOIA) a jeho štátne ekvivalenty, poskytujú samostatný prístup k dokumentom. Tieto zákony sú však všeobecne občianskoprávnej povahy a neprevažujú nad požiadavkou ústavného zatykača, keď sa výkon práva snaží získať záznamy o vyšetrovaní trestného činu. Žiadosť o FOIA môže byť zamietnutá, ak sú záznamy oslobodené od zverejnenia (napr. osobné identifikovateľné informácie, záznamy o trestnom konaní, ktoré by mohli zasahovať do vyšetrovania) a žiadajúca strana nemôže obísť ochranu súkromia tým, že na žiadosť nazve a “ vyhľadávanie.” Rozdiel medzi žiadosťou o občianske záznamy a vyhľadávaním práva je kľúčový: vyhľadávanie na účely vyšetrovania trestného činu, ktoré by inak vyžadovalo vykonanie príkazu, nemôže byť vykonané pod zámienkou žiadosti o verejné záznamy.

Výnimky z požiadavky na vydanie povolenia

Zatiaľ čo požiadavka na povolenie je v rozpore s právom, niekoľko zavedených výnimiek umožňuje vyhľadávanie alebo zabavenie verejných záznamov a archívov bez povolenia. Pochopenie týchto výnimiek je nevyhnutné pre presadzovanie práva aj pre obhajcov súkromia.

• [Súhlas. Ak osoba, ktorá vlastní alebo má zákonnú kontrolu nad záznamami dobrovoľne dáva povolenie, nie je potrebný žiadny zatykač. [Dôležité: Súhlas musí byť dobrovoľný, nie vynútený a osoba musí mať skutočnú alebo zjavnú právomoc na udelenie prístupu. Vládne agentúry nemôžu jednoducho požadovať súhlas ako podmienku zamestnania alebo prístupu k službám.
• [Naliehavé okolnosti. Ak existuje bezprostredná hrozba zničenia dôkazov, úniku podozrivého alebo nebezpečenstve pre osoby, môžu úradníci vstúpiť a hľadať bez povolenia. Pre archívy, to môže platiť, ak existuje dôveryhodné informácie, že záznamy sa majú vymazať, roztrhať, alebo odstrániť pred získaním povolenia. Exigencia musí byť pravá a nie vyrobené dôstojníkmi.
• [Doktrína o pohľade na klauzulu.] Ak je úradník v súlade so zákonom prítomný v oblasti a vidí záznamy alebo dôkazy v čistom svetle, tieto položky môžu byť zabavené bez povolenia, za predpokladu, že je okamžite zjavná usvedčujúca povaha. Táto výnimka sa zvyčajne vzťahuje na fyzické záznamy, ktoré zostali otvorené na stole alebo viditeľné cez okno, ale nepovoľuje vyhľadávanie šuplík alebo súborov.
• [Zatknutie sa týka nehody ] Ak je osoba zákonne zatknutá, úradníci môžu prehľadávať oblasť v rámci zatknutia a/alebo zatknutia (napr. kufrík alebo peňaženka) bez povolenia. Táto výnimka je obmedzená rozsahom pôsobnosti a nevzťahuje sa na vzdialené archívy alebo servery.
• Súhlas tretích strán a “Súkromné vyhľadávanie” doktrína. Ak súkromná osoba (nekoná ako vládny zástupca) vyhľadáva záznamy a potom dobrovoľne prevráti dôkazy na presadzovanie práva, Štvrtý dodatok sa všeobecne neuplatňuje. Podobne, ak zamestnanec s autoritou dáva súhlas na vyhľadávanie pracovných spisov, príkaz nemusí byť potrebný. Súdy sa pozerajú na totálnu situáciu, aby zistili, či súkromné vyhľadávanie bolo skutočne nezávislé, alebo či ho vláda podporila.
• [Zobratie a opustenie vozidla.[] Záznamy, ktoré sa úmyselne vyradia alebo nechajú na verejnom mieste (napr. odpadky ponechané na obrubníku), môžu byť prehľadané bez povolenia.Táto výnimka je obmedzená; záznamy uložené v uzamknutom kontajneri alebo recyklované s očakávaním dôvernosti môžu byť stále chránené.

Tieto výnimky sú úzko interpretované súdmi. Vláda nesie bremeno dokazovania, že platí výnimka. V súvislosti s archívmi vznikajú najčastejšie spory o súhlas a rozsah záznamov tretích strán, najmä ak vládny správca súhlasí s hľadaním spoločnej databázy, ktorá obsahuje osobné údaje mnohých jednotlivcov.

Proces získavania príkazu na zápis

Proces podávania žiadostí o povolenie je určený na zabezpečenie toho, aby vyhľadávanie bolo primerané a aby boli chránené práva jednotlivcov na súkromie.

1. [Investigatívne predikatívne. Vynútiteľnosť práva musí vyvinúť pravdepodobnú príčinu založenú na skutočnostiach a okolnostiach, ktoré by viedli rozumnú osobu k presvedčeniu, že záznamy obsahujú dôkazy o zločine. Pravdepodobne príčina môže vzniknúť z výpovedí svedkov, fyzických dôkazov, dohľadu alebo súdnej analýzy. Štandard je nižší ako dôkaz nad dôvodnými pochybnosťami, ale vyšší ako len podozrenie.
2. [Navrhnutie Affidavit. Vyšetrujúci dôstojník prisahá na písomné vyhlásenie, ktoré uvádza fakty podporujúce pravdepodobnú príčinu. Vyhlásenie musí byť podrobné a konkrétne, opisujúce trestný čin, ktorý je predmetom vyšetrovania, vzťah medzi záznamami a trestným činom a prečo záznamy pravdepodobne nájdete na mieste, kde sa majú hľadať. Pre digitálne archívy by sa vyhlásenie malo zaoberať povahou elektronických súborov, umiestnením servera a akýmikoľvek technickými postupmi potrebnými na získanie údajov bez ich zmeny.
3. [Zástupca. Nezávislý sudca alebo sudca preskúma vyhlásenie a akékoľvek podporné dokumenty. Sudca posudzuje, či existuje pravdepodobná príčina a či príkaz opisuje miesto, kde sa má prehľadávať, a položky, ktoré sa majú zabaviť s dostatočnou zvláštnosťou. Záruky nesmú byť všeobecným príkazom – nemôže povoliť expedíciu na rybolov. Požiadavka na zvláštnosť je obzvlášť dôležitá pre archívy: príkaz musí identifikovať konkrétne záznamy, rozsahy dátumov alebo správcov, alebo aspoň opísať metodiku, ktorá obmedzuje vyhľadávanie na príslušné údaje.
4. [Vydávanie a poprava.[ Ak sudca zistí pravdepodobnú príčinu, príkaz je vydaný. Závod musí byť vykonaný v stanovenej lehote (zvyčajne 10 až 14 dní v závislosti od jurisdikcie) a často len počas dňa, pokiaľ nie je povolená nočná služba. Počas výkonu, úradníci musia dodržiavať rozsah povolenia. Môžu zabaviť iba popisované záznamy. V prípade digitálnych záznamov môžu byť potrebné vytvoriť forenzný obraz celého pohonu a neskôr vyfiltrovať nereagujúce údaje pod súdnym dohľadom alebo so špeciálnym kapitánom vymenovaným na ochranu privilegovaných alebo irelevantných materiálov.
5. [Vrátiť a inventarizovať. Po vykonaní musí úradník podať na súd návrat, v ktorom uvedie zaistené položky. Súpis je dôležitý pre transparentnosť a umožňuje dotknutým stranám neskôr napadnúť vyhľadávanie.

V prípade záznamov na štátnej úrovni sa postupy môžu mierne líšiť, ale ústavný rámec je rovnaký. Mnohé štáty prijali prísne požiadavky na záruky zamerané na elektronické záznamy, ktoré obsahujú ustanovenia zákonov o SCA alebo štátnych predpisoch o ochrane súkromia.

Dôsledky prístupu k verejným záznamom a transparentnosti

Požiadavka na povolenie vytvára napätie medzi verejným a verejným právom na poznanie a individuálnym právom na súkromie. Zákony o verejných záznamoch sú určené na podporu transparentnosti vlády tým, že občanom umožňujú kontrolovať a kopírovať dokumenty vo vlastníctve vládnych agentúr. Tieto zákony však obsahujú aj výnimky, ktoré chránia osobné súkromie, dôvernosť a záujmy presadzovania práva. Požiadavka na povolenie pridáva ďalšiu vrstvu pre situácie, kde sa presadzovanie práva snaží o záznamy na účely vyšetrovania.

Pre novinárov, výskumných pracovníkov a súkromných občanov, pochopenie, keď je potrebný príkaz môže pomôcť pri poskytovaní poradenstva zdrojom a uznaní, kedy môže byť žiadosť vlády o záznamy právne pochybné. Napríklad, ak vládna agentúra požaduje prístup k súkromným digitálnym archívom bez povolenia, správca môže mať právo odmietnuť, ak agentúra nemôže preukázať výnimku. Naopak, ak sú záznamy jasne verejné a spadajú pod výnimku FOIA, žiadajúca strana by mohla potrebovať súdne konanie na donútenie zverejnenia, proces úplne oddelený od rámca zatykača.

Vládne agentúry, ktoré majú záznamy, musia implementovať jasné politiky, ako reagovať na požiadavky orgánov presadzovania práva. Mnohé agentúry majú určených správcov, ktorí sú vyškolení uznať, kedy je príkaz je potrebné a kedy predvolanie alebo súdny príkaz môže stačiť. Nevhodné zverejnenie chránených záznamov môže viesť k občianskoprávnej zodpovednosti, súkromia súdnych konaní, a disciplinárne konanie. Agentúry by mali tiež zvážiť []mosaic teórie[] – myšlienka, že kombinácia zdanlivo necitlivé informácie, keď agregované, môže odhaliť chránené súkromné záležitosti – a uplatňovať opatrný prístup k tvorbe veľkých súborov údajov.

Nedávny vývoj zákonov o ochrane súkromia štátu, ako je Kalifornia Zákon o ochrane osobných údajov (CCPA) a Virginia zákon o ochrane údajov spotrebiteľov (VCDPA) a podobné predpisy v iných jurisdikciách, vytvorili nové povinnosti pre vládne subjekty, ktoré zhromažďujú osobné údaje. Tieto zákony často vyžadujú príkaz alebo podobný súdny príkaz, než presadzovanie práva môže mať prístup k určitým kategóriám údajov, aj keď tieto údaje sú uložené vládou.

Praktické pokyny pre kustodiánov archívov

Custodiáni verejných záznamov a archívov – vrátane knihovníkov, mestských úradníkov, manažérov záznamov, a archivistov – musia byť pripravení na spracovanie žiadostí o prístup. Nasledujúce osvedčené postupy môžu pomôcť navigovať požiadavky na povolenie:

• Veďte rozhodné právo. Zoznámte sa so zákonmi štátnej verejnej správy, federálnymi štatútmi ako FOIA a ECPA a príslušnými súdnymi rozhodnutiami. Udržujte aktuálnu tabuľku, ktorá prehodnocuje druh záznamu s požadovaným právnym postupom (vojvod, súdne predvolanie, alebo jednoduchá žiadosť).
• [Požiadajte o povolenie na získanie citlivých údajov. Pre záznamy, ktoré obsahujú osobné alebo dôverné informácie, ktoré nie sú inak prístupné verejnosti, trvať na povolení, pokiaľ žiadosť nepochádza od jednotlivca, ktorého údaje sú predmetom sporu, alebo ak sa uplatňuje jasná výnimka. Ak máte pochybnosti, pred predložením záznamov sa poraďte s právnym zástupcom.
• Dokladovať každú žiadosť. Uchovať záznam všetkých žiadostí o prístup, či už od orgánov presadzovania práva alebo iných strán, vrátane právneho základu, na ktorý sa odvoláva, a odpovede. Táto dokumentácia môže byť rozhodujúca pri ochrane pred výzvami na zverejnenie alebo tvrdeniami o porušení ochrany súkromia.
• Použite technológiu na úzke vyhľadávanie. Pri vykonávaní platného zatykača na digitálne záznamy pracujte s IT profesionálmi na získavaní iba údajov uvedených v príkaze. Zvážte použitie vyhľadávacích výrazov, dátových filtrov a iných technických kontrol, aby ste zabránili odhaleniu irelevantných alebo privilegovaných materiálov.
• [Ochranný reťazec úschovy. Pre záznamy, ktoré sú zachytené ako dôkaz, zachovávajte prísne postupy reťazovej starostlivosti. Označte pôvodné médiá, uchovajte podrobné záznamy o tom, kto s nimi zaobchádza a bezpečne ich uložte. To zabezpečuje prípustnosť na súde a pomáha vyvrátiť akékoľvek žaloby o manipuláciu.
• [ Vzdelávať zamestnancov. Vykonávať pravidelné školenia o požiadavkách na povolenie, zákonoch o ochrane súkromia a etických povinnostiach. Uistite sa, že všetci zamestnanci chápu, že nemajú oprávnenie na povolenie na prehliadku v mene agentúry, pokiaľ na to nemajú skutočnú právnu právomoc.

Vyváženie transparentnosti a súkromia: nedávne trendy

Digitálny vek podnietil súdy, aby prehodnotili tradičné zásady štvrtej zmeny a doplnenia v kontexte verejných záznamov. V [Rilej v Kalifornii] (2014) Najvyšší súd rozhodol, že polícia vo všeobecnosti potrebuje príkaz na vyhľadávanie obsahu mobilného telefónu, ktorý bol zadržaný incidentom, aby zatkli, pričom uznal, že moderné zariadenia obsahujú “vast množstvo osobných údajov.” Toto odôvodnenie uplatnili nižšie súdy na účty cloudového ukladania, archívy sociálnych médií a dokonca aj vládne databázy, ktoré zhromažďujú osobné údaje. Trend smeruje k väčšej ochrane súkromia, aj keď údaje uchováva poskytovateľ služieb tretej strany alebo vládna agentúra.

Zároveň výzvy na transparentnosť vlády sa zvýšil hlasnejšie. Temné peniaze, policajné pochybenia, a systémová nerovnosť podnietili požiadavky na prístup verejnosti k údajom v rozsahu od disciplinárnych záznamov dôstojníkov na kampane finančných podaní. Požiadavka zatykača nebráni takejto legitímnej transparentnosti úsilie, pretože tieto žiadosti sú zvyčajne podľa zákona FOIA alebo štátne otvorené záznamy, nie prostredníctvom presadzovania trestného práva. Avšak, keď sa rovnaké záznamy hľadajú na účely presadzovania práva, požiadavka na povolenie zaisťuje, že právomoc štátu na vyhľadávanie nie je zneužitá.

Zákony reagovali so štatútmi, ktoré kodifikácia požiadavky na oprávnenie. Niekoľko štátov schválilo zákony vyžadujúce povolenie na prístup k údajom o polohe elektronických zariadení, na vyhľadávanie digitálnej korešpondencie v držbe tretích strán, alebo na získanie študentských záznamov. Zákon o ochrane osobných údajov (prešiel ako súčasť zákona USA o slobode, ale nie je úplne prijatý ako samostatný; však mnohé štáty prijali podobné právne predpisy) poveril vládu, aby donútila poskytovateľov e-mailov, aby zverejnili obsah e-mailov starších ako 180 dní. Trend je jasný: zákonné ochrany sa rozširujú na vyplnenie medzier, ktoré samotná štvrtá zmena a doplnenie nemusí zahŕňať, najmä pre záznamy vedené nevládnymi subjektmi.

Záver

Požiadavky na získanie záruky na prístup a vyhľadávanie verejných záznamov a archívov sú základným kameňom ústavného riadenia. Chránia jednotlivcov pred svojvoľným zásahom vlády a zároveň umožňujú orgánom presadzovania práva vykonávať legitímne vyšetrovania. Custodiáni záznamov musia zostať bdelí, pochopiť, kedy sa vyžaduje povolenie a kedy sa uplatňujú výnimky. Zákony o verejných záznamoch a štvrtý dodatok judikatúry sa vyvíjajú v tandeme s technológiou, a zostať informovaný je najlepšou obranou pred nákladnými právnymi chybami. V konečnom dôsledku, požiadavka na povolenie slúži ako transparentnosť a súkromie, zabezpečenie, že hľadanie pravdy nepríde na náklady základných práv.