Določite svoje poslanstvo in finančni načrt

Uspešni dobrodelni dogodki se začnejo s kristalno jasno misijo. Preden rezervirate prizorišče ali natisnete en sam letak, se vprašajte: kakšen je vaš specifičen rezultat? Ali naj zberemo 10.000 $ za lokalno banko hrane, zberemo 500 plaščev za zavetišča za brezdomce ali povečamo ozaveščenost za medicinsko raziskovalno fundacijo? Zapišite si svoj primarni cilj in dva ali tri sekundarne cilje. Ta jasnost bo vodila vsako odločitev, ki jo sprejmete, in preprečimo, da bi se obseg splazil, ki vam ne bi bil v proračunu.

S svojimi cilji zaklenjeni, ustvarite granularen proračun. Navesti vse možne stroške: najem prostora, dovoljenja, zavarovanja, dekoracije, avdio-vizualna oprema, tiskanje, gostinstvo, zabava, osebje, in krizni sklad (običajno 10-15% skupnih stroškov). Uporabite preglednico za sledenje tako načrtovanih kot dejanskih stroškov. Raziskave povprečni stroški v vašem območju za skupne predmete. Na primer, osnovni PA sistem najem lahko stane 200–500 $, medtem ko lokalni pas lahko zaračuna 500–1500 $. Vedoč te številke vam pomaga pogajati in prednostno.

Da bi vaš proračun ostal realističen, ločene potrebe od želja. Sedenje večerja z waitstaff je želja; pečen krompir bar, ki ga zaposlujejo prostovoljci, je potreba, ki lahko prihrani na tisoče. Bodite iskreni o tem, kaj lahko vaša skupnost realno daruje. Uporabite brez proračunske predloge[] zasnovan za neprofitne dogodke, da se zagotovi, da don’t manjkajo vse postavke.

Izberite kraj, ki je osvojil ’t Break Bank

Stroški prostora lahko porabijo 40% ali več vašega proračuna, če ste’t strateško. Začnite z ogledom brezplačnih ali poceni možnosti. Javni prostori, kot so centri skupnosti, javni parki (z dovoljenjem), šolske telovadnice, cerkvene kleti, ali celo veliko zasebno dvorišče lahko služijo kot odlična prizorišča. Lokalne knjižnice imajo pogosto sejne sobe za nominalne pristojbine. Če potrebujete bolj formalno nastavitev, pristopite k cerkvam ali dvoranam skupnosti, ki bi se lahko odpovedali pristojbinam za dobrodelne prireditve.

Druga pametna taktika je, da sodelujete z lokalnim podjetjem, ki ima velik prostor, kot so pivovarna, prostor za prireditve ali skladišče. Številna podjetja so odprta za organizacijo dobrodelnega dogodka v zameno za izpostavljenost in dobro voljo. Lahko ponudite, da svoj logotip vključite na vse marketinške materiale, jim date izpise z odra ali jih navedete kot sponzorja. Vedno imejte rezervni načrt za dogodke na prostem: najem šotora (150–400 $) ali preverite, če ima prizorišče notranjo alternativo. Spletna mesta, kot so Peerspace], vam lahko pomagajo najti cenovno ugodne edinstvene prostore v vašem prostoru.

Pri ocenjevanju prostora se pozanimajte o skritih stroških. Ali najem vključuje mize, stole in osnovne AV? Ali obstajajo stroški čiščenja? Ali zahtevajo uporabo njihove notranje catering? Pogajajte se: zaprosite za neprofitni popust, ponudite gostitelja v času ne-konec (dnevno popoldne proti sobotni večeri), ali pa prosite za znižano obrestno mero v zameno za dolgoročno obvezo, če načrtujete več dogodkov.

Varno darovanje in sponzorstvo

Eden najmočnejših načinov za raztegovanje proračuna je, da dobite darovano blago in storitve. Ustvarite seznam želja, ki jih potrebujete – hrano, pijačo, tiskanje, dekoracije, nagrade, zabavo, celo zavarovanje – in nato ujemajo vsako postavko z morebitnim lokalnim darovalcem. Na primer, lokalna picerija lahko daruje pice za prostovoljni sestanek; pekarna lahko zagotovi mizo za sladice; tiskarna lahko daruje letake in pasice.

Pristopite k tem podjetjem s strokovnim sponzorskim predlogom. Pojasnite svoje poslanstvo, pričakovano udeležbo in kaj so’boste dobili v zameno: logotip umestitev na vaši spletni strani dogodka, socialni mediji omenja, podpis na dogodku, in potrdilo za njihovo davčno-odbitno donacijo. Če lahko ponudite stopenjsko sponzorstvo ravni (npr. Silver, Gold, Platinum), boste olajšali za podjetja vseh velikosti za sodelovanje.

Don’t spregledati spletne platforme za zbiranje sredstev. Nastavite kampanjo na GoFundMe, Facebook Fundraisers, ali namenski strani donacije na vaši spletni strani tedne pred dogodkom. Uporabite tekst-donate kode, tako da lahko udeleženci dajejo na kraju samem. Prav tako, razmislite o “donacijske vstopnice” model: namesto zaračunavanja pavšalnega sprejema, predlagajte priporočeno donacijo $25, vendar pustite ljudem plačati, kar lahko. To lahko dejansko poveča skupni prihodek, medtem ko je vključujoč.

Naslonite se na prostovoljce, da zmanjšajo stroške dela

Prostovoljci so najbolj dragocen vir. Naročite se zgodaj iz svoje obstoječe baze podpornikov, lokalnih fakultet (zlasti študentov v gostoljubju, načrtovanju dogodkov ali marketinških programih) in skupin skupnosti, kot sta Rotary ali Kiwanis. Določite jasne vloge: prijava v mizo, nastavljena posadka, čistilna ekipa, tekači na dražbah, gostitelji dejavnosti in fotografija. Uporabite prostovoljsko orodje za načrtovanje, kot je SignUpGenius ali Google Sheets, da se izognete prekrivanju.

Da bi prostovoljci lahko sodelovali, navedite jasna navodila, oznake imen in hitro usposabljanje. Ponudite majhne žetone hvaležnosti: majico, brezplačen prigrizek ali fotografijo zahvalne igre, ki jo lahko delijo na družbenih omrežjih. Nikoli ne domnevajte, da ljudje vedo, kaj storiti – dajte jim natisnjeno ali digitalno kartico vlog s kontrolnim seznamom.

Če potrebujete specializirane spretnosti (npr. DJ ali fotograf), vendar si lahko’t privoščijo strokovnjaki, razmislite o trgovini. Ponudite za spodbujanje svoje poslovanje močno med dogodkom, svoje delo na vaših socialnih kanalov, ali jim brezplačno stojnico na dogodku. Mnogi nadarjeni ustvarjalci so z veseljem podpre dober razlog v zameno za izpostavljenost in davčne olajšave.

Oblikovalske nizkostroške, visoko-impaktne dejavnosti

Vaše aktivnosti bi morale biti angažirane, vendar ne drage. Tukaj so dokazane ideje, ki ustvarjajo vznemirjenje in sredstva brez stroškov veliko proizvesti:

  • Silent licitation[] z darovanimi predmeti (darila košare, potrdila o restavraciji, spa paketi, športni spominki).Uporabite spletne licitacije preko platform, kot so 32auctions ali Handbid za zmanjšanje papirja in dela.
  • Žrebanje ali 50/50 remi]. Prodaja vstopnic med dogodkom in podeljevanje nagrade (donirane) ali razdelitev lonca.
  • ]Game stojnice[]. Preproste karneval igre, kot so metanje obroča, metanje fižola v vrečo ali tank za tombolo (izposoja ali gradnja poceni verzije). Naplačate $1 na igro.
  • Živa zabava[]. Lokalni glasbeniki, plesne skupine ali komedijanti pogosto nastopajo zastonj ali pa v majhnem častnem salonu, če’s za dobrodelne namene. Povabite jih, da na prireditvi zbirajo napitnine ali prodajajo blago.
  • Foto stojnica. Nastavite ozadje z zabavnimi rekviziti (ugotovitve trgovine) in uporabite pametni telefon na trinožniku z daljinsko zaklopno aplikacijo. Natisnite fotografije s prenosnim tiskalnikom ali pa preprosto delite digitalne datoteke.
  • Interaktivna donacija tabla[]. Ustvarite zid ali plakat, kjer lahko ljudje pripnejo svoje prispevke in vidijo skupni vzpon. Ta gamificiranje spodbuja k večjemu dajanju.

Vsaka dejavnost naj se poveže z vašim ciljem zbiranja sredstev. Na primer, če’re zbiranje denarja za šolske potrebščine, nastavite “Napolnite Backpack” postaja, kjer ljudje darujejo določene predmete – oprijemljivo, vizualno merilo uspešnosti.

Trg je pametnejši, ne težje

Plačano oglaševanje lahko hitro poje vaš proračun. Namesto tega se osredotočite na ekološko, družbeno usmerjeno trženje, ki stane nič drugega kot čas. Uporabite te brez stroškov poti:

  • ]Socialni mediji[]. Ustvarite Facebook stran z dogodki, objave na Instagramu in video serijo TikTok, ki bo vodila do dneva. Spodbujajte člane odbora in prostovoljce, da si vsak dan delijo. Uporabite lokalne oznake (npr. #DenverCharityEvent).
  • Email blasts[]. Pošljite tedensko e-pošto na svoj seznam z osebno zgodbo o tem, zakaj ste’re gostovanje dogodka, odštevanje in delljiva grafika. Uporabite Mailchimp ali MailerLite’s brezplačno načrte.
  • Mestni mediji]. Pošljite sporočilo za javnost na lokalni časopis, radijske postaje, koledarje televizijskih novic in bloge. Ponudite popustno kodo ali brezplačne vstopnice za prvih 50 anketirancev.
  • Skupnostne oglasne table]. Natisni preproste letake in jih objavi v knjižnicah, kavarnah, trgovinah in centrih skupnosti. Vedno vključi QR kodo, ki se poveže na vašo stran dogodka.
  • Partnerstva. Prosite svoje sponzorje, da dogodek promovirajo na njihove dopisne sezname in socialne privržence. Medpromocija pomnoži vaš doseg brez porabe centa.

Za majhen proračun razmislite o povečanju ene ali dveh Facebookovih objav za ciljno lokalno občinstvo (20 $ – 50 $). Ta majhna poraba lahko prinese znatne donose, če je cilj natančen.

Poteka logistika in dan izvedbe

Gladek dogodek se zdi brez napora, vendar zahteva podrobno načrtovanje. Ustvarite glavni časovnico za dan – od nastavitve do rušenja – in ga razdelite vsem osebjem in prostovoljcem. Vključujejo naloge, odgovorne osebe, in časovnih oken. Tukaj so ključni logistični nasveti za varčevanje denarja in glavobolov:

  • Checklist[]. Pack polje z podaljški, zadrge, lepilni trak, komplet za prvo pomoč, dodatne baterije, ostreši in Power trak. Izposoja predmetov namesto nakupa.
  • Signage[]. Uporabite table za kredo, table za table ali na novo namensko naslikane kartonske znake s kredo.
  • Music. Namesto da bi najeli DJ-ja, ustvarite visokoenergijski predvajalni seznam z uporabo Spotify ali Apple Music in ga predvajate preko najetega ozvočenja ali izposojenega zvočnega sistema. Crowdsournove pesmi zahteva vnaprej.
  • Katering. Tovornjaki v slogu potrate ali tovornjaki s hrano, ki darujejo del prodaje, so prijazni do proračuna. Alternativno pa servirajo preproste prigrizke, kot so pokovka, piškoti in limonada, ki jih zagotavljajo prostovoljci.
  • Prijavi se. Uporabi brezplačno aplikacijo za mobilne vozovnice, kot je Eventbrite (brezplačno za brezplačne dogodke) ali preprost obrazec za spremljanje obiska in zbiranje e-poštnih naslovov za nadaljnje spremljanje.

Na dan, določite strelca na težave – nekdo, ki ni vezan na določeno nalogo in lahko obravnavajo nepričakovane težave, kot manjka podaljšek ali prostovoljec, ki je’t kažejo. Ohranite kul in se spomnite, zakaj ste’re tam: za podporo vzrok in združiti ljudi.

Povečaj darovanje med in po dogodku

Don’t pustite denar na mizi. Struktura vaš dogodek za zajemanje donacij na več točkah:

  1. Ob registraciji – prosi za predlagano donacijo.
  2. Med dogodkom[] – objavite, ki pojasnjujejo vpliv vsake donacije (npr. “ $50 hrani družino za teden dni”).
  3. Na tihi dražbi se odjavite[] – spodbudite ljudi, da “Okrožijo” njihovo skupno število.
  4. Na koncu – končna strastna pritožba člana odbora ali upravičenca.

Naj bo vidnih več načinov darovanja: koda QR, ki se povezuje z mobilno prijazno stranjo darovanja, vidno postavljenim vrček za darovanje in kartico za besedilo-donoram. Če je mogoče, ponudite majhno darilo zahvalno darilo za darovalce (nalepka ali ročno izdelana kartica), da ustvarite nepozabno povezavo.

Po dogodku je delo’t opravljeno. Pošlji zahvalno e-pošto v 48 urah. Vključite fotogalerijo, skupna sredstva, ki se zberejo (če jo imate), in osebno zgodbo o tem, kako se bo denar uporabil. Zahtevajte povratne informacije preko kratke ankete. Ta nadaljevanje gradi dobro voljo in postavlja oder za vaš naslednji dogodek. Razmislite o ustvarjanju video zahvalnih sponzorjev in prostovoljcev, nato pa si jo delite po družbenih medijih.

Nasveti za trajnostno proračun in prihodnjo rast

En proračunsko prijazen dogodek lahko postane letna tradicija, če sledite, kaj deluje in kaj ne’t. Po vašem dogodku, vodite poročilo z osnovno ekipo. Pregled vašega proračuna vs. aktualci, opomba, kateri marketinški kanali so pripeljali do obiska, in ugotoviti, katere dejavnosti so zbrale največ denarja. Shranite vse predloge, kontrolne sezname in kontakte prodajalca za ponovno uporabo naslednje leto.

Obdrži “ lessons naučeni” dokument. Na primer, če ste odkrili, da so bili tiskani programi redko prebrani, jih preskočite naslednjič in uporabite preprosto digitalno različico. Če so bili prostovoljci preobremenjeni pri prijavi, vložite v drugo tablico ali pa nekoga posebej usposobite za to vlogo. Stalno izboljševanje zmanjšuje stroške in povečuje vpliv skozi čas.

Razmislite o vzpostavitvi ponavljajočega se sponzorskega modela. Če je lokalno podjetje sponzoriralo vaš dogodek letos, jim pristopite nekaj mesecev prej za naslednje leto s študijami primerov dogodka’s uspeh. Podobno, zgraditi prostovoljni odbor, ki se sestaja četrtletno za začetek načrtovanja, tako da ste’t scraming last minute.

Za nadaljnje branje o nizkocenovnih neprofitnih dogodkih si oglejte TechSoup’ vire o tehnologiji za neprofitne dejavnosti[] in ]WildApricot’s seznam za načrtovanje dogodkov]. Ta orodja pomagajo v vaš proces načrtovanja vključiti brezplačno ali diskontirano programsko opremo.

Zaključek: Vsak prihranjen dolar gre še dlje za vaš vzrok

Gostovanje dobrodelnega dogodka na omejenem proračunu ne pomeni poravnave za manj. Nasprotno, omejitve pogosto vzpodbujajo ustvarjalnost in globlje sodelovanje skupnosti. Z določanjem jasnih ciljev, vzvoda partnerstva, zanašanje na prostovoljce, in osredotočanje na visoko-vplivne nizkocenovne dejavnosti, lahko vržete dogodek, ki se počuti velikodušno in strokovno brez šest-mestne cene oznake. Vaši podporniki se bodo spomnili strasti in namena, ne pa razkošne posteljnine.

Začnite majhno, iterate, in proslavite vsak uspeh. $5,000 neto dobiček iz 500 $ proračuna je 900% vrnitev – veliko boljši rezultat kot dogodek $1, ki zajema $4,000. Načrtujte pametno, porabite pametno in pustite vaš cilj sijaj. To je recept za resnično uspešno dobrodelno prireditev na proračun.